Đánh giá hiệu quả công việc thông qua b ảng mô tả công việc

ỏnh giỏ hiu qu cụng vic thụng qua b ng mụ t cụng vic

I - Đặt vấn đề

Với một ngời làm công tác nhân sự hay bạn đang đứng đầu một
đội, một phòng ban trong tổ chức, việc đánh giá kết quả làm việc
của nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên có không ít nhà
quản lý đã làm không tốt công tác này vì không biết rằng đây là
công việc có tính chất con dao hai lỡi.
Thực tế có nhiều doanh nghiệp đã xây dựng riêng cho mình
hẳn một bộ Quy trình đánh giá nhân viên hoàn chỉnh nhng đôi khi
nó bị lạm dụng hoặc hiểu sai đi nên không thực sự phát huy hiệu quả.
Từ chỗ chỉ là quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của
nhân viên nó bị biến thành công cụ để đánh giá con ngời của chính
nhân viên đó. Làm thế nào để nhà quản lý có thể tách biệt giữa
đánh giá công việc và đánh giá con ngời? làm thế nào để bạn có thể
công t phân minh không để những cảm xúc riêng t chi phối công việc
đánh giá? Làm thế nào để bạn có thể phát huy đợc nguồn lực nội tại,
động viên nhân viên của mình tiếp tục cống hiến cho tổ chức? là
những câu hỏi không dễ có lời đáp cho mỗi ngời quản lý. Đó cũng thật
sự là những kỹ năng và kiến thức của một ngời lãnh đạo cần có, và
Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

1


những học viên MBA đã có những điều đó qua những giờ học môn
quản trị nguồn nhân lực qua xem xét nội dung đánh giá kết quả thực
hiện công việc của công ty học viên đang làm việc ( Công ty vật t vận
tải và xếp dỡ TKV ) ; Trên cơ sở đó hãy nêu những hạn chế về đề
xuất một số giải pháp để khắc phục.

II Nội Dung

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

2


Định nghĩa :
Đánh giá thực hiện công việc là hệ thống chính thức nhằm xem
xét và đánh giá kết quả công việc của cá nhân hoặc là của nhóm.
Một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ đánh giá đợc thành tích và
đa ra đợc các bản kế hoạch cho việc phát triển, các mục tiêu tổng thể
và cụ thể.
Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình liên tục và kết quả
là một tài liệu xác nhận quá trình thực hiện công việc chính thức của
nhân viên trong kỳ đánh giá. Tài liệu này xác định mức độ thực hiện
công việc của nhân viên trên cơ sở các tiêu chuẩn đã thiết lập trớc.
Đánh giá thực hiện công việc là một bớc trong chiến lợc chung nhằm
nâng cao khả năng và hiệu quả hoạt động của cả Công ty. Quá trình
này đợc gọi là quản trị thực hiện công việc.

Mục đích :
Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho việc truyền đạt các
mục tiêu, yêu cầu và là trung tâm của bất kỳ hệ thống cải thiện hay
khuyến khích thực hiện công việc. Nó là cơ sở cho xây dựng kế
hoạch, truyền đạt mong đợi tới từng vị trí chức danh. Triển khai quản
trị thực hiện công việc còn rất cần thiết cho cải tiến liên tục và quản
lý thay đổi trong môi trờng luôn biến động nh hiện nay.
Lợi ích :
- Thể hiện rõ các yêu cầu cảu ngời quản lý và khả năng đáp ứng

của nhân viên
- Tạo điều kiện khích lệ và phát hiện nhân viên.
- Không để xảy ra tình trạng nhân viên không bao giờ đợc biết
ngời quản lý đợc mong đợi điều gì ở họ.

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

3


- Hỗ trợ việc ra các quyết định lu giữ, thăng tiến hoặc khen thởng/ đãi ngộ.
Chu kỳ quản trị thực hiện công việc:
Chu kỳ đánh giá chính thức thực hiện công việc là 6 tháng, vào
tháng 01 và tháng 07 hàng năm, bên cạnh giữa kỳ đánh gía
chính thức, còn có đánh giá 03 tháng vào tháng 3 và tháng 9
hàng năm.
Các mẫu sử dụng :
Mẫu ĐG 01 - Bản mô tả công việc của vị trí chức danh. Mẫu này
dùng để xác định trách nhiệm chủ yếu của một vị trí, khi có
một vị trí chức danh mới, khi cập nhập mô tả công việc, khi thay
đổi trách nhiệm, hoặc thay đổi % thời gian làm việc của các
trách nhiệm chủ yếu.
Mẫu ĐG 02 Mẫu lập kế hoạch và đánh giá thực hiện công việc.
Mẫu đợc sử dụng để xây dựng các yêu cầu và là tài liệu để
đánh giá thực hiện công việc.
Mẫu ĐG 03 Bản kế hoạch cải thiện thực hiện công việc. Sử dụng
trong trờng hợp nhân viên thực hiện công việc không đạt yêu cầu
- Đây là tài liệu hỗ trợ đánh giá.
Mẫu ĐG 04 Tổng hợp kết quả đánh giá hoàn thành .
Mẫu ĐG 05 Bản nhắc nhở nhân viên.

Mẫu ĐG 06 Bản cảnh cáo nhân viên.
04 Cấp độ đánh giá thực hiện công việc :
- Hoàn thành xuất sắc (A1)
- Hoàn thành tốt (A2)
- Hoàn thành (B)
- Không hoàn thành (C)
Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

4


Bản mô tả công việc của vị trí chức danh có cho từng vị trí
công tác kế toán, kỹ thuật, thơng mại , bảo vệ , kiểm toán . . .
Ví dụ :
Bản mô tả công việc

Mẫu

ĐG 01
Kỹ s giám sát thi công

Chức danh công việc :

Phòng/ban :

Kỹ s giám sát thi công

Kỹ thuật

a

Tên ngời đảm nhận :

Ngời quản lý trực tiếp

______________________________

_____________________________

Phòng phụ trách về nhân sự điền thông tin :
Mã nhân viên : ________ Nhóm lơng ______________
Loại hợp đồng lao động :

Thử việc

Bậc lơng __________

Dới 12 tháng

Từ đủ 12-36

tháng
Không xác định thời hạn
Lý do soạn thảo :

Soạn mới

Khác

Đánh giá lại công việc

Sửa đổi,

cập nhập
Khác ____________________________
Ngời phê duyệt
:

/
Chức danh

Lần sửa đổi :_______

________________________________

Ngày phê duyệt

________________________________

Ngày có hiệu lực :

/
/

/
Mục đích của công việc :

Giám sát, theo dõi công trình xây dựng. Tham gia đóng góp ý kiến
xây dựng, phê duyệt biện pháp thi công công trình. Thực hiện các công
việc khác theo yêu cầu của Quản lý.

Các trách nhiệm chính :

1. Giám sát thi công các công trình theo sự phân công :

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

5


a. Trực tiếp kiểm tra, theo dõi, đánh giá quá trình thi công công trình
tại hiện trờng. Cập nhập thông tin vào sổ nhật ký công tác hàng ngày.
b. Nhắc nhở và đình chỉ thi công khi phát hiện vi phạm quy trình,
quy phạm kỹ thuật, chất lợng, an toàn công trình theo thiết kế và biện pháp
đã duyệt.
c. Làm đầu mối giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong thực
tế thi công trên công trờng.
d. Lập biên bản nghiệm thu công việc, hạng mục công trình.
2. Theo dõi công trình xây dựng đợc phân công :
a. Mở sổ theo dõi công trình.
b. Kiểm tra công tác thi công của các đơn vị căn cứ vào khối lợng thực
tế, phiếu nghiệm thu.... định kỳ/ đột xuất.
c. Phát hiện các tồn tại về hồ sơ và tổ chức thi công hiện trờng, cảnh
báo các nguy cơ tiềm ẩn (nếu có).
d. Kiểm tra, hớng dẫn công tác lập hồ sơ quản lý chất lợng của các đơn
vị.
3. Xác nhận khối lợng, hạng mục đã đợc nghiệm thu đạt tiêu
chuẩn chất lợng hàng tháng của các đơn vị phụ trách.
4. Tham gia lập, thẩm định/ phê duyệt biện pháp thi công,
thiết kế kỹ thuật các công trình :
a. Hớng dẫn, t vấn đơn vị lập biện pháp thi công công trình. Duyệt

sơ bộ các biện pháp thi công do đơn vị trực thuộc lập.
b. Tham gia thẩm định thiết kế kỹ thuật các dự án do Công ty làm
chủ đầu t theo phân công của trởng phòng.
5. Nghiên cứu đồ án thiết kế của các công trình đợc giao giám
sát và theo dõi. Phát hiện các sai sót, tồn tại và đa ra các phơng án
sửa đổi, bổ xung.
6. Thực hiện các công việc khác :
a. Tham gia/ hỗ trợ các đơn vị lập hồ sơ dự thầu.

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

6


b. Tham gia, đóng góp ý kiến xây dựng quy định công tác thi công
trong xây dựng và các tài liệu, văn bản khác có liên quan.
c. Hớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật tại các đơn vị trực thuộc
đợc phân công.
Kết quả công việc cần đạt đợc :

1. Công tác giám sát, theo dõi thực hiện đúng quy định, thủ tục. Các
vi phạm, sai sót trong thi công đợc phát hiện, nhắc nhở, đình chỉ kịp thời.
2. Các công trình đợc hoàn thành đúng khối lợng, kỹ thuật, chất lợng
theo hồ sơ thiết kế, biện pháp thi công đã đợc phê duyệt.
3. Đánh giá trung thực, khách quan, chất lợng công trình hoàn thành
làm cơ sở chi trả tiền lơng phù hợp.
4. Các sai sót trong hồ sơ thiết kế, biện pháp thi công đợc phát hiện,
cảnh báo kịp thời, đảm báo đúng chất lợng và tiến độ.
Trách nhiệm quản lý, giám sát :

Trực tiếp

* Chức danh chịu sự quản lý, giám sát :

Có

- Chức danh 1

Không

- Chức danh 2
* Tổng số

Gián tiếp

Ngời

* Chức danh chịu sự quản lý, giám sát :

Có

- Chức danh 1

Không

- Chức danh 2
* Tổng số

Ngời

Các yêu cầu đối với ngời thực hiện :

Trình độ

Đại học hoặc tơng đơng.

Chuyên ngành Xây dựng
Chứng chỉ
Kinh nghiệm

T vấn giám sát xây dựng (3 tháng)
02 năm làm việc trong việc về giám sát, theo dõi

thi công công trình.

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

7


Kiến thức Nắm vững các quy định pháp luật về luật xây dựng, tiêu
chuẩn xây dựng và các quy định liên quan.
Am hiểu tiêu chuẩn kỹ thuật của các loại vật t, thiết bị
xây dựng lắp đặt công trình.
Kỹ năng

Thành thạo nghiệp vụ thi công, thiết kế công trình xây

dựng.
Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm Autocad,

Project....
Khả năng

Làm việc độc lập, Tinh thần trách nhiệm cao.
Phát hiện và xử lý vấn đề.

Môi trờng, điều kiện làm việc
Thờng xuyên làm việc trong văn phòng
Thờng xuyên phải làm việc :
Ngoài trời

Trong môi trờng nóng ẩm

Di chuyển nhiều

Trong môi trờng hoá chất

Vào ban đêm

Khác :

Chữ ký

Tên ngời trởng
phòng : ________________

_________

Chữ ký :_________ Ngày :

________
Mã số chức danh

Tên ngời phê
duyệt : ________________

_________

Chữ ký :_________ Ngày :

________
Mã số chức danh

Tên ngời nhận

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

8


việc :

________________

_________

Chữ ký :_________ Ngày :

________
Mã số chức danh

Đại diện Phòng
Nhân sự :_______________

________ Chữ

ký :_________

Ngày :

________
Mã số chức danh

Công ty Vật t, vận tải & xếp dỡ TKV

Mẫu ĐG 04

Bản đánh giá Kết quả Hoàn thành công việc
của Ngời quản lý đối với nhân viên
(dành cho ngời quản lý)
Tên nhân viên : ___________________________
Chức danh :

_____________________________Phòng

ban :

_________________
Ký đánh giá :

Từ...../....../.....

đến...../....../.....

Ngời quản lý

_______________
T

Điểm(

Trọng

Điểm

Ghi

T

Đ)

số (T)

yếu tố

chú

(100)

(=Đ*T)

A

Hiệu quả công việc

50%

1

Chất lợng, số lợng công việc hoàn 40

30%

12

thành
2

Thời hạn hoàn thành công việc

40

10%

4

3

Kỹ năng chuyên môn

40

10%

4

B

Kỷ luật lao động

50%

4

Tuân thủ giờ làm việc và nội quy lao 40

10%

4

15%

6

động
5

Tuân thủ các quy chế, quy định 40

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

9


làm việc
6

Chấp hành mệnh lệnh ngời quản lý

40

15%

6

7

Tinh thần hợp tác trong công việc

40

10%

4

Ghi chú:

Trên 90 đến 100: A1 Tổng điểm :

40

Trên 70 đến 89: A2
Trên 50 đến 69 : B

D- Xếp loại :

C

ới 50 : C
Với mỗi yếu tố đợc đánh giá đề nghị ngời quản lý nêu rõ lý do :

Nêu ý kiến nhận xét tổng thể của ngời quản lý về kết quả thực hiện công
việc của nhân viên

Chữ

ký

nhân

viên :

______________________

Ngày :___________________________
Chữ

ký

ngời

quản

lý :

___________________

Ngày :___________________________
Ghi chú : Sau khi ký xác nhận, nhân viên copy giữ một bản, chuyển bản
gốc cho các trởng phòng, ban, bộ phận làm căn cứ đánh giá chính thức và lu tại Phòng nhân sự.

Mẫu ĐG 05

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

10


®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p ®Ó kh¾c phôc

Bµi tËp c¸ nh©n m«n qu¶n tri nguån nh©n lùc

11


Công ty vật t vận tải và xếp dỡ nơi học viên làm việc đã đa ra các
bớc đánh giá kết quả thực hiện công việc dựa trên chức danh nhiệm
vụ và kế hoạch thực hiện công việc của từng cá nhân có những hớng
dẫn nhắc nhở , khiển trách nhân viên khi không đáp ứng kịp thời sản
xuất ; Cán bộ quản lý trực tiếp là ngời hớng dẫn giám sát đánh giá công

việc của nhân viên mình, nh thế có thể là tơng đối hoàn chỉnh qua
các biểu mẫu (vì phần trình bầy có hạn học viên không thể đua hết
các biểu mầu ĐG vào hết đợc).
Qua xem xét học viên cũng thấy những phần còn hạn chế và đề
xuất bổ xung nh sau:
*Doanh nghiệp nào thờng thì cấp trên đánh giá cấp dới còn
chuyện ngợc lại thì ít có vậy ngoài việc tự kiểm điểm đánh giá bản
thân mình các lãnh đạo phải để cấp dới nhận xét về mình qua
những phiếu nhận xét kín hoặc các cuộc họp đánh giá cán bộ có sự
tham gia của nhân viên.
* Phơng pháp đánh giá 360 độ.
Nếu đang tìm một phơng pháp tốt hơn để đánh giá một cách
toàn diện nền văn hóa công ty, tính chính xác của các bản mô tả
công việc, kết quả làm việc của nhân viên, hiệu quả của các thực
tiễn và quy trình kinh doanh thì doanh nghiệp có thể áp dụng phơng pháp đánh giá 360 độ.
Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

12


Đây là phơng pháp đánh giá dựa trên ý kiến phản hồi từ nhiều hớng khác nhau, từ các nhân viên thuộc các nhóm khác, sếp trực tiếp,
nhân viên thuộc cấp ( đồng nghiệp tự đánh giá nhau) , thành viên
ban giám đốc đến khách hàng và nhà cung cấp
* Cuối cùng để nhân viên của bạn tự đánh giá về mình:
Nhân viên của bạn dù ở bất cứ vị trí nào họ cũng đều có quyền đợc
đánh giá kết quả làm việc của mình. Bạn là nhà quản lý, bạn không
có quyền áp đặt sự đánh giá của riêng bạn mà quên đi quyền tự đợc
đánh giá của ngời lao động. Hãy để nhân viên của bạn đợc quyền tự
nhìn nhận kết quả công việc mà họ tạo ra theo một mẫu hớng dẫn
chung của công ty trên cơ sở mục tiêu công việc mà họ đã cam kết.

Chính trong quá trình đánh giá đó, bản thân nhân viên sẽ nhìn
nhận đợc sự cố gắng cũng nh những điểm cha hoàn thiện của mình
và chủ động có những giải pháp thay đổi. Trong bớc này, điều quan
trọng nhất bạn cần làm là hớng dẫn cụ thể và tránh áp đặt ý kiến của
bạn lên nhân viên về cách thức đánh giá.
* Hãy đàm phán với nhân viên để có một bản đánh giá
công minh: Chắc chắn khi so sánh 2 bản đánh giá của bạn và nhân
viên sẽ có những điểm khác biệt do sự khác biệt về góc nhìn và
những kỳ vọng. Khi đó, nhiệm vụ của bạn là hãy đàm phán, phân
tích để đi đến thống nhất với nhân viên của bạn về những điểm
khác biệt. Trong giai đoạn này thờng rất dễ xảy ra xung đột. Bạn cần
khéo léo sử dụng kỹ năng đàm phàn và giao tiếp của mình để đánh
giá đúng về kết quả làm việc của nhân viên cũng nh động viên,
khích lệ họ trong công việc.
* Đánh giá kết quả làm việc chứ không phải bạn đang đánh
giá phẩm chất của nhân viên là nguyên tắc bạn cần nhớ trong công
tác này. Hãy khôn ngoan tách biệt cảm xúc ra khỏi công việc nếu bạn
không a một nhân viên nào đó. Một kết quả đánh giá công việc công
minh là đòn bẩy giúp bạn phát huy đợc khả năng đóng góp của những
Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

13


nhân viên dới quyền. Nhng ngợc lại nếu bạn không tôn trọng các nguyên
tắc trong đánh giá sẽ khiến nhân viên của bạn bất mãn và dời bỏ bạn
bất cứ khi nào
II Kết luận

Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quan trọng trong

công tác quản trị nhân sự. Việc đánh giá giúp khẳng định năng lực,
khả năng của nhân viên. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp tuyển mộ,
tuyển chọn, phát triển nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời giúp doanh
nghiệp xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đa ra quyết định quản lý
về nhân sự một cách công bằng chính xác.
Đánh giá năng lực nhân viên nh thế nào để họ tâm phục khẩu
phục nh thế no để họ tâm phục khẩu phục? Làm sao chọn đợc
đúng ngời để tạo điều kiện hợp lý khuyến khích nhân tài làm việc
trung thành? Đó là những công việc không đơn giản.
Nhiều doanh nghiệp đã phải hứng chịu hậu quả vì thiếu kinh
nghiệm xây dựng và duy trì một hệ thống đánh giá và phát triển
nguồn nhân lực một cách chặt chẽ và khoa học. Có nơi thì cán bộ chủ
chốt bất mãn nghỉ việc, nhân viên cấp dới hoang mang. Nơi khác thì
mất khách hàng do chất lợng dịch vụ giảm sút, sản phẩm bị lỗi nhiều
làm tăng chi phí.

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

14


Rõ ràng đánh giá năng lực của nhân viên là công việc nhạy cảm
vì kết luận này ảnh hởng nhiều nhất đến quyền lợi thiết thân của
họ, từ việc tăng lơng, xét thởng cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dỡng.
Khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việc quy hoạch nhân
sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình
một cách cao nhất. Ngời đợc đánh giá đúng năng lực sẽ hài lòng vì đợc công nhận. Họ sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng
cao, góp phần làm giảm chi phí.

Các danh mục tài liệu tham khảo:

- Tài liệu học tập môn quản trị nguồn nhân lực.
- Thông tin trang
- Một số thông tin và tài liệu có liên quan đến sự việc nêu trên.

Xin trân trọng cám ơn !

Kết thúc.

Bài tập cá nhân môn quản tri nguồn nhân lực

15