BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM

MỤC LỤC




LỜI MỞ ĐẦU
Đứng trước thời kỳ phát triển và hội nhập ngày càng sâu r ộng c ủa đ ất
nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động luôn không ngừng n ỗ l ực, c ố gắng c ải
tiến để vươn tới sự hoàn thiện và đảm bảo sự phát tri ển v ững ch ắc của tổ ch ức.
Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây công tác Văn phòng đã có những bước
phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng yêu cầu của n ền cải cách hành chính
đất nước.
Văn phòng trước đây trong hình dung và suy nghĩ của nhi ều ng ười được
coi là loại hình lao động đơn giản, là công việc hành chính, gi ấy t ờ. Nh ưng ngày
nay nó đã thực sự trở thành bộ máy tham mưu, giúp vi ệc cho Th ủ tr ưởng các c ơ
quan, đơn vị, giữ vị trí then chốt và có sự ảnh hưởng đến chất lượng, hi ệu qu ả
công tác của cơ quan.
Nhận thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong xu thế phát tri ển
hiện nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo ra khối lượng l ớn
sinh viên trên lĩnh vực công tác hành chính nói chung và công tác Văn phòng nói
riêng không chỉ chất lượng về chuyên môn nghiệp vụ mà còn trang bị đầy đủ các
kỹ năng cần thiết đối với một nhà quản trị Văn phòng trong tương lai.
Là một sinh viên của Khoa Quản trị Văn phòng, sau 3 năm h ọc tập, rèn
luyện chúng em được trang bị kiến thức chuyên môn và m ột s ố kỹ năng nghi ệp
vụ nhất định để phục vụ cho công tác sau này. Như Bác Hồ đã từng nói “H ọc ph ải
đi đôi với hành”, lý thuyết luôn đi đôi với thực tế, do vậy nh ững ki ến thức lý
thuyết được học ở lớp phải được áp dụng vào thực tế để có thể đáp ứng được
yêu cầu công việc của các cơ quan. Chính vì vậy trường Đại học Nội vụ Hà N ội
phân hiệu Quảng Nam thực hiện kế hoạch đào tạo tổ chức ki ến tập ngành ngh ề
cho sinh viên tại các cơ quan đơn vị. Việc kiến tập này giúp sinh viên làm quen
với công việc, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học ở giảng đường

vào công việc thực tế tại cơ quan mình kiến tập. Đây cũng là dịp giúp cho sinh
viên củng cố lại kiến thức, tập dượt và rèn luyện ph ẩm ch ất c ủa m ột người cán
bộ công chức, là cơ hội cho sinh viên đúc rút được kinh nghi ệm làm vi ệc, giao
tiếp phục vụ cho công tác sau này.
4


Được sự quan tâm của nhà trường, dưới sự hướng dẫn của cô giáo Th.S
Đinh Thị Hải Yến và sự giúp đỡ tạo mọi điều kiện của Lãnh đạo Công ty Cổ phần
Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam em đã được tiếp nhận kiến tập tại phòng
HC – TC từ ngày 08/5/2017 đến ngày 02/6/2017. Trong thời gian này bản thân
em đã được tiếp cận trực tiếp công việc, nỗ lực học hỏi kinh nghi ệm làm việc
trên cơ sở đó áp dụng được lý thuyết vào công việc thực tiễn tại Công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng trên, được sự đồng ý của Công ty, ban
chủ nhiệm khoa, vận dụng những kiến thức đã được trang bị ở trường kết h ợp
với thực tế tiếp thu được tại Công ty. Ngoài phần mở đầu, kết lu ận và phần n ội
dung, bố cục của bài báo cáo gồm hai phần.
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại Công ty Cổ phần Lâm đ ặc s ản
Xuất khẩu Quảng Nam.
Phần II: Đánh giá chung và đề xuất kiến nghị.
Tuy nhiên trong quá trình kiến tập việc áp dụng các ki ến thức đã h ọc và
công việc thực tế còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm của bản thân còn chưa nhi ều,
vì vậy bài báo cáo không tránh khỏi những thi ếu sót. Em r ất mong nh ận đ ược s ự
góp ý nhận xét và đóng góp ý kiến của nhà trường, của Khoa và các th ầy cô giáo
để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh, giúp em có thêm những kinh nghiệm quý
báu trong công việc và tạo tiền đề cho những bước đi tiếp trong tương lại.
Em xin chân thành cảm ơn!

5

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN
XUẤT KHẨU QUẢNG NAM
* Giới thiệu vài nét về quá trình hình thành và phát tri ển Công ty Cổ
phần Lâm Đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam
Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam có tên giao d ịch
quốc tế là FOREST PRODUCTS EXPORT JOINT – STOCK COMPANY OF QUANG
NAM. Được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh s ố: 4000101608 do Sở kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp lần đầu ngày 30/12/2005, thay đổi l ần
thứ 6 ngày 08/06/2015.
Sau khi được thành lập Công ty hoạt động với vốn ban đầu như sau:
- Vốn điều lệ: 30.000.000.000 ( Ba mươi tỷ đồng )
- Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 30.000.000.000 ( Ba mươi tỷ đồng )
Trụ sở chính được đặt tại Khối phố Câu Hà – Phường Đi ện Ngọc – Th ị xã
Điện Bàn – Tỉnh Quảng Nam
Số điện thoại: 0510.3843668
Số fax: 0235.3843619
Website: www.forexco.com.vn
Email:
Mã cổ phiếu: FRC
6


Được thành lập ngày 29/11/1986 với tên gọi ban đầu là Xí nghi ệp Liên
hiệp Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam – Đà Nẵng. Năm 1997 đổi tên thành
Công ty Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam. Sau đó chuy ển đổi s ở hữu thành
Công ty Cổ phần theo quyết định số 5084/QĐ-UB ngày 09/12/2004 của UBND
tỉnh Quảng Nam về việc phê duyệt phương án cổ phần hóa doanh nghi ệp nhà
nước thành Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam. Ngày

01/01/2006 chính thức chuyển thành Công ty Cổ phần Lâm đặc s ản Xu ất khẩu
Quảng Nam. Thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu s ố:
3303070165 ngày 30/12/2005 và đăng ký thay đổi lần thứ 6, số đăng ký kinh
doanh 4000101608 ngày 08/06/2015 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế
hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp.
Công ty là thành viên của Công ty TNHH sản xuất nguyên liệu giấy Việt
Nhật và đã chính thức gia nhập Mạng lưới kinh doanh lâm s ản Vi ệt Nam (VFTN)
từ ngày 06/12/2006. Hiện nay công ty đã có chứng chỉ COC, ISO 9001-2000, đang
thực hiện chương trình BSCI.
Sau nhiều năm theo đuổi thực hiện chương trình quản lý rừng bền v ững
theo các nguyên tắc và tiêu chí FSC (Forest Stewardship Council). Ngày
18/09/2012 Công ty đã chính thức được Hội đồng quản trị rừng thế gi ới cấp
chứng nhận FSC cho 1.500 ha rừng trồng.
Theo số liệu số thống kê tính đến hết năm 2016 Công ty có 496 nhân viên
và người lao động, 5 đơn vị trực thuộc và văn phòng Công ty:
+ Văn phòng công ty đóng tại Khối phố Câu Hà, phường Điện Ngọc, thị xã
Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam.
+ Xí nghiệp Mộc Việt Đức đóng tại Phường Thanh Hà, thành phố Hội An,
tỉnh Quảng Nam.
+ Xí nghiệp chế biến Lâm sản Điện Ngọc đóng tại xã Điện Ngọc, thị xã
Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam.

7


+ Xí nghiệp chế biến Lâm sản Hòa Nhơn: đóng tại huyện Hòa Vang, TP Đà
Nẵng.
+ Xí nghiệp chế biến Lâm đặc sản Tam Kỳ đóng tại phường Trường Xuân,
thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam.
+ Xí nghiệp Lâm Nghiệp Quảng Nam đóng tại số 821/11đường Phan Chu

Trinh, thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam.
Ngành nghề kinh doanh bao gồm:
+ Khai thác, chế biến gỗ và lâm đặc sản.
Công ty có 4 xí nghiệp chế biến gỗ trực thuộc chuyên sản xuất hàng đ ồ g ỗ
ngoài trời các loại, được trang bị máy móc nhập khẩu từ Italia, Đài loan, Đức,..đặc
biệt các xí nghiệp được trang bị hệ thống lò sấy hơi nước hi ện đại theo công
nghệ của Italia. Tổng công suất bình quân 700 container 40'/năm. Th ị tr ường
xuất khẩu là Châu Âu.Nguyên liệu được dùng để chế biến hàng ngoài tr ời là
nguyên liệu hợp pháp được trồng tại khu vực tỉnh Quảng nam và vùng xung
quanh thành phố Đà nẵng. Ngoài ra công ty còn nhập kh ẩu ch ủng loại g ỗ keo có
chứng chỉ FSC, Bạch đàn FSC, Teak FSC,....để sản xuất hàng bàn gh ế ngoài tr ời .
+ Thiết kế, trồng rừng và chăm sóc rừng, khai thác rừng tr ồng
Công ty đang quản lý 4100 ha rừng trồng trên địa bàn t ỉnh Qu ảng nam và
thành phố Đà nẵng. Chủng loại cây trồng là Keo và Bạch đàn. Cây keo g ồm 3 lo ại
là keo lá tràm, keo tai tượng và keo lai; cây bạch đàn g ồm ch ủng lo ại b ạch đàn
kamadulensis (trắng) và bạch đàn urophylla (đỏ). Chu kỳ khai thác là 7 năm, s ản
lượng gỗ khai thác hàng năm từ 60.000BDT đến 80.000BDT (BDT: Tấn dăm khô)
được xuất khẩu để làm bột giấy. Trồng rừng mới hàng năm khoảng 500ha.
Với mục tiêu hoạt động là hợp tác để cùng phát tri ển, bình đẳng cùng có
lợi, phát triển sản xuất song hành với bảo vệ môi tr ường và đ ảm b ảo quy ền l ợi
người lao động để phát triển bền vững thì công ty đã và đang tạo dựng cho mình
một thương hiệu riêng, nhận được sự tin tưởng và ủng hộ của khách hàng – đó
8


là nguồn động lực cho sự phát tri ển và hoàn thi ện h ơn nữa cho công ty, đ ảm b ảo
chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Hình ảnh và website của Công ty ( phụ lục 1)
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam

1.1. Chức năng
Khai thác và chế biến các mặt hàng nông – lâm - s ản tiêu th ụ n ội đ ịa và
xuất khẩu như bàn ghế gỗ các loại, gỗ xẽ xây dựng cơ bản, gỗ bạch đàn, keo lá
tram, quế trầm…và trực tiếp nhập khẩu các loại máy móc thi ết bị để phục vụ
cho quá trình kinh doanh của công ty theo quy định hi ện hành của nhà n ước.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của
công ty theo pháp luật hiện hành của nhà n ước và theo ch ỉ đ ạo, h ướng d ẫn c ủa
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Quảng Nam.
- Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường để xây dựng phương án kinh doanh
hiệu quả.
- Quản lý và sử dụng vốn của công ty đúng quy định đạt hiệu qu ả kinh tế,
đảm bảo trang trải tài chính, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và trách nhiệm đối
với nhà nước, luôn chăm lo đời sống vật chất và tinh th ần cho cán b ộ công nhân
viên của công ty.
Công ty có trách nhiệm khai thác và sử dụng có hiệu qu ả các ngu ồn tài
nguyên nông lâm sản, đặc sản rừng, gắn sản xuất v ới tái tạo rừng, đ ảm b ảo cho
sự cân bằng môi sinh.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu
Quảng Nam
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty (phụ lục 2)
9


Mô hình quản trị bao gồm: Đại hội Đồng cổ đông; Hội đồng Quản tr ị - Ban
Kiểm soát, Ban Điều hành đứng đầu là Giám đốc phụ trách chung, dưới Giám đ ốc
có Phó Giám đốc phụ trách các khối chức năng. Dưới ban Giám đ ốc có các Phòng
nghiệp vụ và các Xí nghiệp, đứng đầu phòng nghiệp vụ và Xí nghi ệp là các
Trưởng phòng và Giám đốc Xí nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng trên nguyên tắc phân công,

quản lý theo các khối chức năng công việc, có m ối quan h ệ ch ặt chẽ v ới nhau.
Giám đốc Công ty quản lý, điều hành thông qua vi ệc phân c ấp, phân quy ền đ ể
trực tiếp giải quyết các công việc cụ thể của khối thông qua các Phó Giám đốc
phụ trách.
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc: là người phụ trách chung mọi
hoạt động của Công ty, có nhiệm vụ đi ều hành mọi họat động s ản xuất kinh
doanh nhằm bảo tồn và phát triển vốn góp của các cổ đông, đ ại di ện cho m ọi
quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về m ọi ho ạt
động của công ty. Tổ ch ức quản lý sản xuất, xây dựng quy ho ạch đ ội ngũ cán b ộ
công nhân viên và lao động toàn Công ty. Phụ trách công tác thi đua khen th ưởng
tại Công ty. Trực tiếp theo doi phòng tổ chức, phòng tài vụ Công ty. Trực ti ếp theo
doi công tác Đảng và công tác đoàn thể.
+ Phó giám đốc phụ trách th ương mại: là người tham mưu cho Giám đ ốc,
chỉ đ ạo các phòng chức năng thực hiện các nhiệm vụ đ ược phân công và ch ịu
trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh v ực được phân công: Công tác lâm sinh
nguyên liệu giấy, trồng và khai thác rừng; Công tác lao động ti ền l ương, công tác
bảo hộ lao đ ộng, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao đ ộng; tr ực ti ếp ch ỉ
đạo công tác thu mua và cung ứng nguyên liệu giấy cho liên doanh VIJACHIP; tr ực
tiếp theo doi phòng lâm sinh nguyên liệu giấy, Xí nghiệp Lâm đ ặc s ản Tam Kì, Xí
nghiệp Lâm nghiệp Quảng Nam, Xí nghiệp Chế biến Lâm sản Đi ện Ngọc; th ực
hiện một số công tác khác do Giám đốc phân công.

10


+ Phó giám đốc phụ trách s ản xuất: là người tham mưu cho Giám đốc và
chỉ đ ạo các phòng chức năng, các đơn vị tr ực thu ộc thực hi ện các nhiệm vụ và
trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các lĩnh v ực được phân công nh ư: Công
tác sản xuất hàng mộc xuất khẩu và tiêu thụ n ội địa; xây dựng chiến lược phát

triển thị tr ường và khách hàng; xây dựng kế ho ạch sản xuất kinh doanh toàn
Công ty, trực tiếp chỉ đạo về công tác Marketing; tr ực ti ếp theo doi các đ ơn v ị: Xí
nghiệp chế bi ến lâm sản Hòa Nhơn, Xí nghiệp Mộc Việt Đức, Phòng kế ho ạch
sản xuất kinh doanh Công ty; theo doi và thực hi ện phụ trách các quy trình ISO,
IWAY, COC; thực hiện một số công tác khai thác theo sự phân công của Giám đốc.
+ Phòng tài vụ: tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính c ủa Công ty
nhằm bảo toàn và phát triển vốn và thực hiện một s ố nhi ệm vụ: Xây dựng kế
hoạch tài chính của toàn Công ty nhằm đảm bảo vốn cho hoạt đ ộng kinh doanh;
tổ ch ức và theo doi công tác hạch toán ở văn phòng và ở các đ ơn v ị đúng theo
pháp lệnh kế toán thống kê và chuẩn mực kế toán hiện hành; thực hi ện điều hòa
vốn, quản lý kiểm tra nguồn vốn, tài chính của Công ty; quản lý b ảo vệ h ồ s ơ s ổ
sách kế toán theo quy đ ịnh của pháp luật hi ện hành; lập báo cáo quyết toán kết
quả s ản xuất kinh doanh hằng tháng, quý, năm của Công ty; thực hi ện đ ầy đ ủ
nghĩa vụ n ộp ngân sách đối với nhà nước; theo doi và thanh toán kịp th ời các
khoản thu chi đối với khách hàng…;thực hiện một s ố nhi ệm v ụ khác theo s ự
phân công của Giám đốc.
+ Phòng kế ho ạch kinh doanh: tham mưu cho Giám đốc về công tác k ế
hoạch sản xuất kinh doanh, công tác Marketing, mở rộng thị tr ường, công tác xây
dựng cơ bản, đầu tư máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất và th ực hi ện một số
nhiệm vụ c ơ bản sau: Lập kế ho ạch sản xuất kinh doanh cho toàn Công ty; xây
dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho toàn Công ty; tr ực ti ếp theo doi công
tác sản xuất sản phẩm của các đơn vị s ản xuất hàng m ộc, đ ảm b ảo giao hàng
đúng tiến độ, đúng chất lượng, đúng mẫu mã theo các đơn đặt hàng; ch ịu trách
nhiệm về việc tổ chức sản xuất hàng mẫu, thiết kế mẫu sản phẩm; giao dịch v ới
khách hàng về vi ệc cung cấp một số ph ụ ki ện, bao bì nhãn mác theo từng đ ơn
đặt hàng cho các đơn vị tr ực thuộc đảm bảo kịp th ời và chất lượng; quản lý các
11


hợp đồng, đơn đặt hàng, và một số h ồ s ơ liên quan nhằm bảo đảm bí m ật trong

kinh doanh; thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
+ Phòng lâm sinh nguyên liệu giấy: tham mưu cho Giám đ ốc trong vi ệc
bảo vệ, xây dựng và phát triển vốn rừng, quản lý và thực hi ện các dự án tr ồng
rừng, khai thác rừng và cung ứng nguyên liệu giấy và thực hi ện m ột s ố công vi ệc
cụ th ể như sau: Xây dựng kế ho ạch trồng rừng, chăm sóc và khai thác rừng; l ập
kế ho ạch và thực hiện cung ứng nguyên liệu giấy cho Công ty liên doanh
VIJACHIP; quản lý và chỉ đ ạo việc đầu tư trồng rừng cho Công ty và các dự án
khác; lập các hồ s ơ thủ t ục trồng và khai thác rừng; tổ ch ức ki ểm tra th ường
xuyên và định kì diện tích trồng rừng, kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh
và đề xu ất biện pháp xử lý; xây d ựng quy trình cho vay vốn trồng r ừng và thực
hiện cho vay đúng và có trách nhiệm quản lý các h ợp đồng và các th ủ t ục h ồ s ơ
vay vốn trồng rừng; thực hiện một số nhi ệm vụ khác do ban giám đ ốc phân
công.
+ Phòng xúc tiến thương mại: tham mưu cho Giám đốc về công tác tìm
kiếm khách hàng mới, nguyên liệu mới và chương trình mới. Thực hi ện các
chương trình có hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, 2000, chương trình quản
lý chất lượng QWAY, chương trình an sinh xã hội SA 8000; một phần chương
trình môi trường ISO 4001; chương trình truy nguyên nguồn gốc COC; th ực hi ện
một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam
Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, là nơi tiến hành các hoạt động
giao dịch, tiếp khách, làm cầu nối cho lãnh đạo Công ty trong công tác qu ản lí
điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
2.1. Chức năng
Chức năng của Văn phòng được thể hiện chủ yếu ở hai mặt:

12

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Bao gồm các hoạt động nghiên cứu,
tham gia đề xuất cho Lãnh đạo, tổng hợp tình hình, cung cấp thông tin và đ ề
xuất biện pháp xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch nhằm thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên
soạn, quản lý văn bản và tổ chức lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
- Chức năng hậu cần: Chăm lo các đi ều ki ện vật ch ất tinh th ần cho cán b ộ
công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, ti ếp khách, chuẩn b ị các
chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức s ử d ụng toàn b ộ
tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đ ảm b ảo các ph ương
tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại. Thực hi ện m ột s ố
công tác về vệ sinh, y tế, giữ gìn an ninh trật tự, phục vụ các sự ki ện, các cu ộc
họp của Công ty.
Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, đi ều hành
của Lãnh đạo Công ty. Công tác văn phòng tại công ty được thực hi ện m ột cách
nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhi ệm v ụ, quy ền h ạn c ủa
mình.
Ngoài ra Văn phòng Công ty còn thực hiện các chức năng khác nh ư ch ức
năng giao dịch trong việc tham mưu cho công ty v ề các đi ều kho ản h ợp đ ồng và
phục vụ cơ quan trong thực hiện tổ chức giao dịch, kí kết các d ự án quan tr ọng.
Chức năng nhân sự trong việc hoạch định và quản lí, điều động, tuy ển d ụng,
thuyên chuyển nhân sự theo quy định của công ty. Chức năng tài chính đ ối v ới
việc duyệt mua, cấp các trang thiết bị, đề xuất phòng Tài chính – Kinh doanh
không thanh toán lương đối với các trường hợp hết hợp đồng lao động nh ưng
không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc nhắc nh ở, không ký gi ấy
xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị trực thuộc công ty khi
không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
Ví dụ trong đợt kiến tập vừa rồi Giám đốc Công ty Cổ phần Lâm đặc s ản
Xuất khẩu Quảng Nam đã thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao đ ời s ống cán
bộ công nhân viên trong công ty. Cụ thê Văn phòng chịu trách nhi ệm thu th ập

13


phân tích và tổng hợp thông tin về đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty
rồi cung cấp cho Giám đốc. Tiến hành tham mưu cho Giám đ ốc về chính sách
tiền lương, chế độ phụ cấp cho cán bộ công nhân viên và nâng cao trình đ ộ, năng
lực chuyên môn cho cán bộ. Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đ ốc v ề vi ệc c ải
thiện thu nhập, vật chất và điều kiện làm việc, và cải thi ện bữa ăn cho cán b ộ,
nhân viên trong công ty. Để từ đó giúp cho Giám đốc thực hi ện các bi ện pháp
nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
2.2. Nhiệm vụ
- Công tác tổ chức cán bộ
+ Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy
chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, ki ện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhi ệm vụ của các phòng
ban và đơn vị trực thuộc Công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xu ất phù h ợp v ới
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi nh ững bất
hợp lí trong công tác tổ chức và hoạt động Công ty.
+ Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh
doanh, các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng nhi ệm
vụ của phòng.
+ Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp v ới kế ho ạch SXKD
của Công ty.
+ Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thu ộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhi ệm, điều đ ộng và
tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
+ Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghi ệp v ụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
+ Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty.

14


+ Tổ chức giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân s ự và t ổng h ợp đánh
giá nhân sự theo định kỳ, lập các báo cáo theo quy định.
+ Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lí bảo mật hồ sơ nhân sự.
+ Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động,
đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho ng ười lao đ ộng trong
Công ty.
+ Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đ ến chức năng
nhiệm vụ của phòng.
+ Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động
sản xuất kinh doanh.
+ Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật n ội bộ, ch ống
tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
+ Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và t ập
thể, đề xuất mức khen tổng hợp. Tổng hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và
tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quy ết đ ịnh.
Theo doi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty.
+ Tổ chức công tác lao động trong toàn Công ty.
- Công tác Lao động tiền lương
+ Theo doi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước v ề qu ản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đ ến ch ế
độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và gi ải quy ết th ắc m ắc v ề chính
sách, chế độ cho người lao động.
+ Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy đ ịnh c ủa
pháp luật.
+ Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng l ương, nâng
bậc lương cho người lao động trình hội đồng lương phê duyệt.
15

+ Đề xuất cho lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người
lao động theo quy định của Bộ Luật lao động về ti ền l ương, các kho ản ph ụ c ấp,
các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động.
+ Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền l ợi cho
người lao động.
+ Thực hiện theo doi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám s ức kh ỏe đ ịnh
kỳ cho người lao động.
- Công tác hành chính
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các
đơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin k ịp th ời,
thông suốt.
+ Quản lí và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, b ảo
mật, đúng quy định.
+ Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
+ Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, gi ải quy ết các th ủ
tục hành chính cho CBNV Công ty.
+ Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.
+ Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan h ệ giao d ịch đ ến làm
việc với Công ty.
+ Theo doi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về gi ờ gi ấc, tác
phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý ki ến giúp ban lãnh đ ạo Công ty
bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
+ Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty.
- Công tác quản trị văn phòng
+ Quản lí văn phòng và trang thiết bị văn phòng.
16

+ Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thi ết bị văn phòng ph ục v ụ
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Mua sắm, quản lí, cấp phát trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
+ Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí văn
phòng.
+ Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháy
khối văn phòng Công ty.
+ Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ th ống đi ều hòa, đi ện, n ước, d ụng
cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban.
+ Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.
- Công tác truyền thông
+ Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự ki ện liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
+ Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình
thành Công ty.
+ Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn
bản pháp luật.
+ Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, bản tin n ội
bộ...).
+ Phổ biến, hướng dẫn chính sách công ty, thu nhận, phản ánh đến Ban
lãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác.
+ Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xu ất
kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông.
17


- Truyền thông đối ngoại
+ Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, qu ảng

bá hình ảnh thương hiệu, các hoạt động SXKD của Công ty đến v ới khách hàng.
+ Thiết lập, duy trì mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
+ Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, s ản phẩm của Công ty cho
khách hàng.
+ Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
+ Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan quyền thông viết về Công ty.
+ Thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin ph ản h ồi c ủa khách
hàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác.
- Quản trị thương hiệu
+ Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty.
+ Xây dựng, quản trị trang Web công ty.
+ Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty.
- Công tác Đoàn thể
+ Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các
tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng ch ức
năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn th ể vững m ạnh,
quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác s ản
xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo điều kiện cho các Đoàn
thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây dựng
chính quyền. Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, h ưởng ứng tốt các đ ợt
vận động xã hội.

18


+ Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ ch ức Đoàn
thể.
- Công tác pháp lý

+ Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng.
+ Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, h ướng d ẫn,
giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt đ ộng s ản xu ất
kinh doanh của Công ty. Định kỳ kiểm tra và đánh giá vi ệc vận d ụng các quy đ ịnh
pháp luật này của Phòng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp.
2.3. Quyền hạn
- Đối với công tác tổ chức, nhân sự
+ Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với các Xí nghi ệp.
+ Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, k ịp th ời theo
quy định tình hình tổ chức các hoạt động, chế độ chính sách đ ời s ống đ ối v ới
người lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động.
+ Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ Công ty.
- Đối với công tác Hành chính
+ Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng th ẩm quy ền, không
đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo.
+ Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm các
nội quy về giờ giấc làm việc.
+ Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
- Đối với công tác Quản trị văn phòng
19


+ Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ cho công tác văn
phòng.
+ Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi
công tác.
- Đối với công tác Truyền thông
+ Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ

chức các sự kiện của công ty.
2.4. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng Công ty do phòng Hành chính – Tổ chức phụ trách, làm vi ệc
theo chế độ quản lí của Giám đốc - Phó Giám đốc Công ty và thực hi ện ch ức
năng, nhiệm vụ của mình theo quy định của Pháp luật, quy ch ế làm vi ệc c ủa
Công ty. Đứng đầu là Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp và giúp vi ệc cho
Ban Giám đốc về toàn bộ công tác Hành chính – Tổ chức của Công ty. Đ ồng th ời
Trưởng phòng là người chỉ đạo, giám sát hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tới
các tổ chuyên trách.
Đứng dưới sự quản lí của Trưởng phòng là Phó Trưởng phòng kèm theo
bộ máy giúp việc gồm: 01 Tổ Hành chính, 01 Tổ Văn thư – Lưu trữ, 01 Tổ L ễ tân,
02 Tổ bảo vệ, 02 Bộ phận nhà ăn, 01 Tổ Quản trị thiết bị.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Tổ ch ức (phụ lục3)
Khái quát nhiệm vụ chung của các bộ phận
- Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức: Chịu trách nhiệm về tổ chức điều
hành công việc phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân
công chỉ đạo công việc chung.
- Phó Trưởng phòng: Giúp việc cho Trưởng phòng, được Trưởng phòng
phân công theo doi từng khối công việc và chịu trách nhi ệm tr ước pháp lu ật v ề
các lĩnh vực công việc được phụ trách.

20


- Nhân viên Hành chính Văn phòng: Tham mưu và giúp Lãnh đạo phòng
thực hiện công tác hành chính văn phòng trong công ty dưới sự qu ản lý của Lãnh
đạo phòng.
- Nhân viên Văn thư – Lưu trữ: Thực hiện hoạt đ ộng công tác Văn th ư –
Lưu trữ của Công ty và những công việc theo sự phân công của Tr ưởng phòng.
Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tu ần t ới, làm các

công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quản lý các trang thi ết
bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng
ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi.
- Nhân viên bảo vệ: Bảo vệ tài sản công ty và tài s ản người lao đ ộng trong
địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty.
- Nhân viên nấu ăn: Nhân viên nấu ăn kiêm tạp v ụ có nhi ệm v ụ n ấu ăn
trưa cho toàn Công ty và làm công tác tạp v ụ, vệ sinh công ty. Đ ảm b ảo an toàn
vệ sinh cho bữa ăn của Cán bộ, nhân viên và người lao động trong Công ty.
- Nhân viên Lễ tân: Thực hiện công tác Lễ tân và ti ếp tân c ủa Công ty bao
gồm: Nghe điện thoại, giao dịch với khách hàng; đón ti ếp khách tr ước khi b ắt
đầu làm việc với Lãnh đạo. Hỗ trợ tài liệu, nước, thi ết bị cần thi ết cho các cu ộc
họp của công ty. Ngoài ra tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, hội họp của công
ty với khách hàng hoặc nội bộ.
- Nhân viên lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón Lãnh đạo và nhân viên Công ty.
Theo doi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe luôn được trong tình tr ạng
sẵn sàng hoạt động.
- Nhân viên Quản trị thiết bị: Theo doi các thi ết bị, tài s ản c ủa công ty, có
kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có k ế ho ạch mua s ắm các
thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
3.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
21


Căn cứ vào Sổ đăng kí công văn đi, th ống kê các hình th ức văn b ản hành
chính và số lượng ban hành trong năm 2015 và 2016
Bảng thống kê số lượng văn bản văn bản đi năm 2015

Tên
loại

Số
lượn
g
(bản)

Quyế Thông
t định
báo

200

100

Công
Văn

Tờ
trìn
h

Báo
cáo

Kế
hoạch

140

78

94

170

Hợp
đồn
g
160

Biên Phiế
bản u gửi

30

40

Giấy
đi
đườn
g
50

Bảng thống kê số lượng văn bản văn bản đi năm 2016

Tên
loại
Số
lượn
g
(bản)

Quyế Thông
t định
báo

230

110

Công
văn

Tờ
trìn
h

Báo
cáo

Kế
hoạch

160

70

85

200

Hợp
đồn
g
180

Biên Phiế
bản u gửi

50

60

Giấy
đi
đườn
g
70

(Nguồn Phòng Hành chính – Tổ chức )
Từ bảng thống kê trên cho thấy trong cả năm 2015 và 2016 vừa qua s ố
lượng văn bản quản lí do Công ty ban hành chủ yếu là Quy ết định, K ế ho ạch và
Hợp đồng. Do đặc thù của Công ty là Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu, do
vậy ban hành nhiều văn bản để quản lí như Quyết định mua bán s ản ph ẩm,
quản lí các Xí nghiệp trực thuộc, quản lí công việc cũng như công nhân viên
trong toàn thể Công ty. Khi hoạt động của Công ty được thực hi ện hay bắt đầu
mua bán các sản phẩm thì phải cần đến quyết định của Ban Lãnh đạo Công ty.
Mặt khác, Công ty là đơn vị Xuất khẩu các mặt hàng gia công v ề g ỗ nh ư
bàn ghế, thiết bị gia dụng ra nước ngoài, với nhi ều đối tác l ớn trên th ế gi ới nên
ký kết được rất nhiều bản hợp đồng với các đối tác. Khi ký k ết được nhi ều h ợp
đồng, thì Công ty phải lên Kế hoạch tri ển khai phân công và th ực hi ện công vi ệc

theo nội dung của bản hợp đồng đưa ra. Chính vì thế những văn b ản trên đã
được ban hành nhiều nhất trong năm qua.
22


3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
- Chủ tịch HĐQT thay mặt Hội đồng ký các văn bản của Hội đồng quản trị công
ty.
- Giám đốc có quyền ký ban hành tất cả văn bản của công ty theo thẩm quyền
của mình, cũng có thể giao cho cấp phó ký thay, hoặc giao cho các Trưởng phòng ký
thừa lệnh hoặc trường hợp đặc biệt có thể ủy quyền cho 1 cán bộ phụ trách dưới mình
một cấp ký thừa ủy quyền văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách.
- Trưởng phòng HC-TC được ký thừa lệnh các loại văn bản: giấy đi đường, giấy
ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, giấy nghỉ phép, phiếu chuyển, các bản sao văn bản.
Các Trưởng phòng chỉ được ký ban hành các văn bản có tính chất hướng dẫn nội bộ
trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản lý theo ủy quyền của Giám đốc.
Nhận xét
Qua khảo sát công ty đã lựa chọn chính xác hình thức văn bản áp dụng cho việc
truyền đạt, ghi chép các quyết định quản lý và các thông tin quản lý. Các quy định về
thẩm quyền ban hành cũng rất rõ ràng và không trái với quy định của nhà nước.
Các Quyết định (cá biệt) của công ty về các quy định, quy chế đều được căn cứ
vào tính chất và nội dung của dự thảo, đồng thời tiến hành tổ chức việc lấy ý kiến của
các cơ quan chức năng có liên quan và của công – nhân – viên của công ty để chỉnh lý
dự thảo. Qua đó, thể hiện được tính dân chủ và minh bạch của cấp quản lý đồng thời
đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản quản lý được ban hành.
3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Công ty áp dụng thực hiện soạn thảo văn bản theo Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Thể thức văn bản đảm
bảo đầy đủ các thành phần sau: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và

trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
(đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Riêng đối với các công văn, các loại giấy, các loại phiếu, thư gửi khách hàng
ngoài các thành phần được quy định như trên có thể bổ sung thêm logo công ty, địa chỉ
công ty, địa chỉ E-mail, số điện thoại, số fax...
Nhận xét
23


Công ty phân công trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản cho phòng HC-TC. Lãnh đạo công ty chỉ ký văn bản phát hành khi đã có
chữ ký duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày của Trưởng phòng HC-TC. Tuy nhiên
do đặc thù của Công ty là kinh doanh nên nhân viên soạn thảo thường chú trọng về
nội dung văn bản hơn nên còn tồn tại nhiều sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày,
ảnh hưởng đến tiến độ ban hành và giải quyết văn bản.
Trình độ nghiệp vụ văn phòng không đồng đều, có nhiều bộ phận cử cán bộ
kiêm nhiệm luôn cả công tác văn phòng nên việc thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản đang còn hạn chế, gây bất lợi cho việc duyệt thể thức của phòng HCTC. Đôi khi công tác hoàn thiện thể thức ban hành văn bản cũng chưa được chú ý
đúng mực: đóng dấu chưa đến hoặc quá 1/3 chữ ký, lỗi chính tả, ghi số văn bản chưa
rõ ràng (số 5 giống chữ s, số 9 giống chữ g), thiếu dấu hai chấm ” : ” sau chữ Lưu ở
phần nơi nhận và kết thúc Lưu phải có dấu chấm. Lỗi về đường kẻ gạch ngang và nét
liền, chiều dài đường kẻ không đủ: cụ thể ở phần trích yếu nội dung văn bản, phần
quốc hiệu, và tên cơ quan ban hành văn bản. Hệ lụy làm ảnh hưởng nhất định đến
chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản: giảm tính pháp lý, tính thẩm mĩ của
văn bản ban hành, đồng thời ảnh hưởng đến hình ảnh công ty trong sự nhìn nhận
của đối tác kinh doanh, khách hàng.
Một số lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong (Phụ lục 4)
3.4. Quy trình soạn thảo văn bản
- Bước 1. Soạn bản thảo. (Xác định được mục đích, tính chất, hình thức, nội

dung, và thu thập thông tin cho văn bản cần soạn) .
- Bước 2. Duyệt nội dung bản thảo. (Nhân viên soạn thảo trình Trưởng đơn
vị duyệt nội dung, thông qua thì Trưởng đơn vị ký nháy vào cuối nội dung bản
thảo).
- Bước 3. Duyệt thể thức bản thảo. ( Nhân viên soạn thảo trình lên Trưởng
phòng HC – TC để duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thông qua và ký
nháy).
- Bước 4. Trình ký ban hành văn bản. (Sau khi bản thảo được duyệt nội dung và
thể thức văn bản, nhân viên soạn thảo trình lên Giám đốc ký ban hành văn bản).
- Bước 5. Hoàn thiện văn bản để ban hành. (Văn thư làm thủ tục hoàn thiện văn
bản về mặt thể thức: ghi số ký hiệu, ngày tháng, nhân bản văn bản, đóng dấu).
24


- Bước 6. Phát hành và lưu văn bản. (lưu 01 văn bản gốc tại văn thư, lưu 01 văn
bản tại đơn vị soạn thảo, gửi văn bản đến các đơn vị liên quan).
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét
Qua so sánh với quy định tại Thông tư số 01/2011/TT – BNV cho thấy quy trình
soạn thảo văn bản quản lý tại Quyết định số 32/QĐ-CPLĐSXKQN ngày 05/11/2012 của
Công ty về việc ban hành Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty là hợp lý,
các bước thực hiện khoa học, được quy định cụ thể, rõ ràng và chặt chẽ. Đồng thời thời
nâng cao vai trò, trách nhiệm của nhân viên soạn thảo, tạo thuận lợi và phù hợp với mô
hình văn thư kiêm nhiệm của công ty.
4. Công tác quản lí văn bản đi
4.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm văn bản
Trước khi phát hành văn bản, nhân viên văn thư Công ty sẽ ch ịu trách
nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; n ếu phát hi ện sai sót
nhân viên văn thư sẽ báo lại cho Trưởng phòng hoặc phó tr ưởng phòng xem xét,
giải quyết. Các văn bản đi của Công ty đều được đánh số theo tên loại của văn
bản do bộ phận văn thư thống nhất quản lí, trừ trường hợp pháp luật có quy

định khác.
Tại Công ty việc ghi số, ngày tháng năm văn bản hành chính được th ực
hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ N ội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Công ty
hiện chưa có văn bản nào quy định ro về việc ghi s ố, ngày tháng năm văn b ản
hành chính.
Việc ghi số, ngày tháng năm văn bản quy phạm pháp lu ật được th ực hi ện
theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Nhận xét
Bên cạnh kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, văn b ản được th ực hi ện
đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì việc ghi
số, ngày, tháng, năm vẫn còn một số khuyết điểm nhất định: Thứ nhất, v ẫn còn
một số văn bản bị trùng lặp số vì có một s ố phòng ban khi tới văn th ư th ống
nhất lấy số nhưng sau đó không trả lại cho văn thư để vào sổ làm cho cán b ộ
văn thư đôi khi không nhớ nên có khi phòng ban khác tới lấy s ố thì cán b ộ văn
25