MặT TồN TạI Và CảI TIếN CÔNG TáC VĂN PHòNG TạI TổNG CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG TRìNH

MộT Số GIảI PHáP NHằM KHắC PHụC những
MặT TồN TạI Và CảI TIếN CÔNG TáC VĂN PHòNG
TạI TổNG CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG TRìNH
GIAO THÔNG 8
Cải tiến và xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hớng hiện đại, có đủ
năng lực và trình độ nhằm theo kịp xu hớng phát triển sản xuất kinh doanh
của đất nớc.Tổng công ty cần có những giải pháp cần khắc phục những nhợc
điểm cần tồn tại, tiếp tục phát huy những khả năng còn tiềm tàng để xây
dựng Tổng công ty đủ sức cạnh tranh, phát triển trong nền kinh tế
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đặc biệt với
thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng
quan hệ kinh tế. ở các doanh nghiệp lớn, mô hình văn phòng hiện đại dần
dần đợc đổi mới và áp dụng khá phổ biến. Điểm yếu nhất của văn phòng nớc
ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao.
Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ
động xử lý thông tin. Do vậy yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo h-
ớng hiện đại là rất cấp bách. Hiện nay hiện đại hoá văn phòng cũng không
tốn kém lắm, điều kiện để trạng bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái
quan trọng là phải đào tạo con ngời thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó,
với phong cách làm việc mới, hiện đại. Trớc hết phải hiện đại chính tri thức
con ngời làm việc ở văn phòng sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị. Vậy
việc tổ chức hoạt động của bộ máy quản lý ở văn phòng của Tổng công ty
XDCTGT 8 qua tìm hiểu và phân tích ngoài những mặt mạnh còn những hạn
chế. Do nhận thức về vai trò văn phòng cha rộng rãi nên việc đầu t trang thiết
bị vào còn ít. Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế. Tôi xin mạnh dạn đề xuất
một số giải pháp nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong văn phòng tại
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
1
1
1. Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý
Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp một khâu then

chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó,
văn phòng nhất thiết phải đợc đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống
thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy
điều hành, đa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong văn phòng.
Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động
trong lĩnh vực quản lý. Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại
tác động tích cực trở lại sự phát triển sản xuất. Muốn đổi mới tổ chức bộ máy
quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc.
+Tính tối u: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải đợc tổ chức mối liên
hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào
phục vụ cho hoạt động công tác.
+Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh
hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống.
+Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả
cao nhất.
Muốn xây dựng đợc một bộ máy quản lý của doanh nghiệp gọn nhẹ, có
hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cơng, thiếu khoa học, tham
nhũng. Chúng ta không thể bằng lòng với cách làm thủ công nh hiện nay.
Nên thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế một
vấn đề phức tạp cha giải quyết đợc trong thời gian ngắn. Trong thời gian sắp
tới còn phải từng bớc cơ giới hoá các tác nghiệp nh sau:
+Tác nghiệp văn th: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động,
máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy
phân loại công văn.
+Tác nghiệp sao in: Sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy
photocopy, máy sao chụp điện.
+Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng
chuyền tự động, Telex, fax
2
2

Tổng công ty XDCTGT 8 là một tổng công ty do Bộ giao thông quản lý,
tổng công ty chịu trách nhiệm chung về quản lý và điều hành các đơn vị
thành viên. Do vậy công việc của ngời chánh văn phòng còn nhiều khó khăn
và bộn bề, nên bố trí một th ký giúp việc cho chánh văn phòng thực hiện
công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi
cần thiết.
2. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong
văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8.
Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất,
thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất sẽ đến thành công. Muốn vậy
phải có biện pháp quản lý con ngời trong văn phòng. Nhân viên làm việc
trong văn phòng phải là ngời có năng lực chuyên môn, có trình độ đào tạo cơ
bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội. Bên cạnh đó họ phải là ngời có
phẩm chất tốt, có sự nhiệt tình say mê với công việc.
Một trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc,
không ngừng đào tạo, bồi dỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên. Tinh
thần làm việc của nhân viên có ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả công tác. Vì
thế cần quan tâm đầy đủ đến quyền và lợi ích của họ.
Con ngời trong văn phòng tổng công ty là yếu tố cần thiết cho mọi hoạt
động. Nhân tố môi trờng luôn gắn với môi trờng xung quanh, cụ thể con ng-
ời làm việc ở đây là liên tục. Do đó phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn
trọng lẫn nhau. Công việc của văn phòng tởng nh đơn giản nhng phức tạp,
nên công tác quản lý phải hợp lý để có phơng pháp xử dụng lao động đợc tốt.
Trong công cuộc đổi mới, việc sắp xếp lại lao động, hầu hết tất cả các cơ
quan trong doanh nghiệp đều có tình trạng thừa, thiếu lao động. Thiếu là
thiếu lao động có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ,có năng lực, có tính
sáng tạo, thừa những lao động trình độ thấp, thiếu năng động. Chính vì thế
đòi hỏi các đơn vị phải giải quyết sự thừa thiếu đó để nâng của hiệu quả sử
dụng lao động.
3

3
a. Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý:
Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:
- Đánh giá lại lao động về các mặt lao động nh: trình độ chuyên môn,
năng lực, tuổi đời
- Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số l-
ợng.
- Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay
cha, nếu cha phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà
công việc đó yêu cầuhoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn.
Do vậy, để biết chính xác về năng lực làm việc của từng ngời và giao
công việc cho đúng ngời, phù hợp với năng lực. Từ đó, tạo điều kiện cho cán
bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn
khởi làm việc. Chú ý giúp đỡ họ thờng xuyên nâng cao về mặt chuyên môn
khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc của họ. Tạo điều kiện thuận lợi,
tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, chú ý cải tiến công tác. Nếu bố trí
nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm
việc và đảm bảo phát triển về quy mô cũng nh trong điều kiện cần thiết bố trí
quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí ng-
ời. Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc.
Vậy việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ
phận để bố trí nhân viên cho thích hợp.
b. Quản lý lao động trong văn phòng:
Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công
nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá
trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thờng xuyên các hình thức khen thởng
khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng
lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức
cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo
tính nghiêm minh trong văn phòng.

4
4
Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ
quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc
và đồng bộ.
c. Công tác đào tạo và tuyển dụng lao động trong văn phòng:
Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại
lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản
thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế
hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp.
Hiện nay hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều đợc trang bị máy điện
thoại, cần trang bị thêm máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông
tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến
khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Học tập nâng cao
kỹ năng tác nghiệp văn phòng bằng nhiều hình thức.
Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hởng lớn đến chất lợng lao
động để có đợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ
thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần đợc quan tâm đúng mức. Cụ
thể: phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn.
Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nớc về công
tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc đối với lao động đợc tuyển dụng.
Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ
quan, đơn vị. Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng nh
phẩm chất chính trị.
3. Đổi mới cơ chế hoạt động hành chính văn phòng.
- Chuyển dần chế độ cũ sang chế độ làm việc trực tiếp, thực hiện chế độ
thủ trởng, giảm cấp phó (tránh nhiều cấp trung gian) để đảm bảo mỗi công
việc điều có ngời phụ trách.
- Xuất phát từ cơ chế mới của quản lý nhà nớc và chức năng nhiệm vụ
của cơ quan mà xây dựng một hệ thống quy chế, nội quy mới đáp ứng yêu

cầu của giai đoạn mơí.
5
5