SỔ TAY HƯỚNG DẪN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHO CÔNG DÂN TẠI XÃ DIÊN LẠC – HUYỆN DIÊN KHÁNH

UBND HUYỆN DIÊN KHÁNH
UBND XÃ DIÊN LẠC

“SỔ TAY HƯỚNG DẪN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
CHO CÔNG DÂN TẠI XÃ DIÊN LẠC – HUYỆN DIÊN KHÁNH”

Tháng 8 năm 2015


SÁNG KIẾN CẢI TIẾN KINH NGHIỆM
TRONG CÔNG TÁC CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
I. PHẦN GIỚI THIỆU:

Tên cơ quan: UBND XÃ DIÊN LẠC – HUYỆN DIÊN KHÁNH.
Thành viên đội thi:
1. Huỳnh Minh Hùng
– Đội trưởng
2. Võ Thụy Thanh Ngọc
– Thành viên
3. Lê Thị Lan
– Thành viên
Tên mô hình sáng kiến:
“SỔ TAY HƯỚNG DẪNGIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHO
CÔNG DÂN TẠI XÃ DIÊN LẠC – HUYỆN DIÊN KHÁNH”


II. BỐI CẢNH RA ĐỜI:

1. Đặt vấn đề:
Cải cách TTHC tiếp tục được Đảng, Nhà nước xác định là một nhiệm vụ trọng
tâm. Tinh thần cốt lõi của Cải cách TTHC chính là việc nâng cao chất lượng phục vụ

Nhân dân ngày một tốt hơn, chất lượng hệ thống thể chế ngày càng cao hơn. Cải cách
TTHC không phải là sửa đổi được bao nhiêu quy định mà là những sửa đổi này phải
đi vào cuộc sống, giảm thiểu gánh nặng, thời gian, công sức cũng như những khó
khăn cho người dân, lấy sự hài lòng của người dân và hiệu quả quản lý nhà nước làm
thước đo cho kết quả cải cách.
Mục tiêu của cải cách hành chính là việc giải quyết yêu cầu của người dân, tổ
chức kết hợp với phương châm: “Sự hài lòng của nhân dân là mục tiêu phục vụ của
cơ quan nhà nước” và phải đảm bảo “Dân chủ, nhanh gọn, đúng luật” là nhiệm vụ
trọng tâm và thường xuyên của cơ quan nhà nước.
Để cải cách TTHC tiếp tục có những kết quả mới, thì cần phải tuyên truyền,
phổ biến, hướng dẫn và triển khai sâu rộng đến công dân để từ đó phục vụ tốt nhất
cho người dân, tổ chức.
2. Thực trạng hiện nay:
Căn cứ vào tình hình thực tế, một công dân đến chính quyền địa phương để giải
quyết một TTHC như Thủ tục đăng ký khai sinh, thì họ phải đi và về theo sơ đồ minh
họa sau đây:

(1) : Công dân đến chính quyền địa phương gặp cán bộ chuyên môn hỏi về các
hồ sơ yêu cầu của một TTHC.
(2) : Công dân về chuẩn bị hồ sơ.
(3) : Sau khi hoàn tất hồ sơ công dân đến UBND xã để đăng ký giải quyết
TTHC.
(4) : Sau khi nhận giấy biên nhận, công dân về và đợi kết quả.
(5) : Đúng ngày hẹn, công dân đến lấy kết quả TTHC.
(6) : Công dân về.
Với quy trình trên thì họ đi và về đến 6 lần để giải quyết TTHC. Đó cũng chính
là thực tế hầu hết ở tất cả các địa phương.


Và với thực tế khi giải quyết TTHC, công dân đều phải kê khai vào một số biểu

mẫu. Đây cũng chính là việc khó khăn, tốn nhiều thời gian cho công dân và cũng tốn
nhiều thời gian cho cán bộ, công chức chuyên môn để hướng dẫn cho công dân.
Qua đó, tôi đã tiến hành khảo sát lấy ý kiến đối với 30 khách hàng đến giải
quyết TTHC tại địa phương:


Kết quả cụ thể như sau:

Câu
hỏi
1

Đáp án a
(có)
2

Đáp án b
(không)
28

2

30

0

3

0

30

4
5

26

4

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin, UBND các cấp
đều hiện đại hóa việc giải quyết TTHC bằng cách ứng dụng Công nghệ thông tin như
phần mềm một cửa, phần mềm quản lý văn bản Eoffice. Mỗi xã đều được thiết lập
trang thủ tục hành chính công để phục cho nhu cầu của người dân trong việc giải
quyết TTHC (dienlac.tthc.khanhhoa.vn).
Nhưng thực tế thì người dân sử dụng hầu như không có. Người dân không biết
cách, cũng không biết đến trang thủ tục hành chính công của xã để phục vụ nhu cầu
của bản thân.
Qua tìm hiểu, nghiên cứu thì tôi thấy trang thủ tục hành chính công của xã Diên
Lạc (dienlac.tthc.khanhhoa.vn) được Sở Thông tin vàTruyền thông xây dựng rất bổ
ích, cung cấp các thông tin cơ bản, đơn giản cho người dân khi tham gia giải quyết
TTHC.
Với thực trạng trên, chúng tôi thấy như thế quá bất cập và tốn thời gian, công
sức cho công dân trong công tác giải quyết TTHC. Trong khi đó trang thủ tục hành
chính công của xã được Sở thông tin và truyền thông xây dựng chưa được ứng dụng
rộng rãi.
Chính vì vậy, Trên có sở nghiên cứu ứng dụng trang tiếp nhận và giải quyết
TTHC của xã Diên Lạc và thực tế ở địa phương, chúng tôi đã xây dựng một sổ tay
hướng dẫn cho công dân trong việc giải quyết TTHC tại địa phương. Mục đích nhằm
nâng cao sự hiểu biết của người dân trong công tác giải quyết TTHC, giảm thiểu thời
gian đi lại, tiết kiệm được công sức, tiền bạc, giúp công dân làm hồ sơ nhanh chóng,

chính xác đồng thời cũng giảm bớt thời gian giải thích của công chức chuyên môn đối
với công dân.


Sổ tay hướng dẫn giải quyết TTHC cho công dân gồm các nội dung sau:
Phần I. Hướng dẫn công dân tra cứu một Thủ tục hành chính.

Phân II. Hướng dẫn công dân tra cứu tiến độ xử lý một TTHC.
Phần III. Cung cấp một số mẫu tờ khai có sẵn.


“SỔ TAY HƯỚNG DẪN GIẢI QUYẾT TTHC
CHO CÔNG DÂN TẠI XÃ DIÊN LẠC – HUYỆN DIÊN KHÁNH”
Phần I. HƯỚNG DẪN TRA CỨU THỦ TỤC, QUY TRÌNH CỦA MỘT
TTHC: * Truy cập cổng thông tin hành chính công xã Diên Lạc
(dienlac.tthc.khanhhoa.vn)  Xuất hiện trang chủ giao diện như sau:


* Công dân chọn mục “Thủ tục quy trình”

* Sau đó Chọn một Thủ tục hành chính mà công dân cần giải quyết:
1. Ví dụ 1: Thủ tục cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ tại nông thôn:
Bước 1:
1. Chọn lĩnh vực “xây dựng” 2.Gõ tên TTHC: “cấp giấy phép xây
dựng”  3. nhấn chuột chọn mục “tìm thủ tục”


Bước 2: Chọn Thủ tục “QT-XD-3: Thủ tục cấp giấy phép xây dựng nhà ở
riêng lẻ tại nông thôn”

Bước 3:
3a. Nhấp chuột vào thẻ “thông tin thủ tục” để xem các thông tin cơ bản đối
với Thủ tục cấp giấy phép xây dựng:
Như Tên Thủ tục: Thủ tục cấp giấy phép xây dựng; thuộc lĩnh vực: Xây dựng,
Thời gian xử lý: 10 ngày kể từ khi nộp hồ sơ
Cơ quan quản lý, Cơ quan thụ lý: UBND xã Diên Lạc;


3b. Nhấp chuột vào thẻ “quy trình” để xem các bước xử lý của TTHC:

3c. Nhấp chuột vào “hồ sơ yêu cầu” để xem các hồ sơ cần nộp của thủ tục cấp giấy
phép xây dựng
1. Sơ đồ mặt bằng xây dựng công trình trên lô đất và các công trình liền kế nếu
có do chủ nhà tự vẽ: 01 bản chính
2. Đơn xin cấp giấy phép xây dựng: 01 bản chỉnh
3. Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: 01 bản photo.
Tại đây công dân có thể tải các mẫu về để kê khai: như mẫu đơn xin cấp giấy
phép xây dựng (nhấn chuột vào nút tải về)


2. Ví dụ 2: Thủ tục đăng ký khai sinh đúng hạn thuộc lĩnh vực tư pháp.
Làm tương tự như trên:
Bước 1: 1. Chọn lĩnh vực “tư pháp” 2.Gõ tên TTHC: “khai sinh”  3. nhấn
chuột chọn mục “tìm thủ tục”

Bước 2: Chọn Thủ tục QT-TP-01: Thủ tục đăng ký khai sinh đúng hạn


Bước 3:
3a. Nhấp chuột vào thẻ “thông tin thủ tục” để xem các thông tin cơ bản đối

với Thủ tục Tư pháp như:
Tên Thủ tục: Thủ tục đăng ký khai sinh đúng hạn; thuộc lĩnh vực: Tư pháp
Thời gian xử lý: 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ
Cơ quan quản lý, Cơ quan thụ lý: UBND xã Diên Lạc
Lệ thí thực hiện: 0 VNĐ ; Mô tả thủ tục.

3b. Nhấp chuột vào thẻ “quy trình” để xem các bước xử lý của TTHC:


3c. Nhấp chuột và “hồ sơ yêu cầu” để xem các hồ sơ cần nộp của thủ tục
Đăng ký khai sinh gồm
1. Giấy chứng nhận kết hôn: 01 bản sao
2. Giấy chứng sinh: 01 bản chính
3. Tờ khai đăng ký khai sinh: 01 bản chính
4. Sổ hộ khẩu : 01 bản công chứng

* Đối với các TTHC thuộc các lĩnh vực khác, công dân làm tương tự
như trên.


Phần II. HƯỚNG DẪN TRA CỨU TIẾN ĐỘ XỬ LÝ HỒ SƠ
Bước 1: Từ trang chủ dienlac.tthc.khanhhoa.vn, Công dân chọn mục “Tiến
độ xử lý”

Bước 2: Nhập vào số biên nhận:
a. Số biên nhận lấy từ phiếu biên nhận hồ sơ của công dân



b. Nhập vào số biên nhận theo phiếu biên nhận trên: 201506020008  nhấn nút

“xem thông tin”

Dưới đây là màn hình minh họa kết quả truy vấn thông tin xử lý hồ sơ:
201506020008
+ Thủ tục: Cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ tại nông thôn
+ Công dân: Nguyễn Thị Ánh
+ Yêu cầu: Xin cấp giấy phép xây dựng
+ Ngày nộp: 02/6/2015 + Hạn xử lý: 16/6/2014.
+ Tình trạng: Đã giao.



Phần III. MỘT SỐ BIỂU MẪU TỜ KHAI CƠ BẢN THƯỜNG GẶP:
(Theo mục lục đính kèm)
III. GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI:
1. Lập kế hoạch tổ chức hội nghị tuyên truyền đến các công chức chuyên
môn, mặt trận và các đoàn thể, thôn trưởng, thôn phó, Bí thư Chi bộ thôn,
Trưởng ban công tác mặt trận thôn.
Sau đó, lồng ghép việc tuyên truyền phổ biến cho Nhân dân vào sinh hoạt cụm
dân cư ở từng thôn, sinh hoạt chi bộ, sinh hoạt BCH các hội đoàn thể ở thôn và
phát sổ tay hướng dẫn đến người dân.
2. Phát sổ tay cho người dân mỗi khi đến liên hệ giải quyết TTHC tại địa
phương.
3. Niêm yết tại bảng niêm yết của UBND xã, văn phòng các thôn.
IV. NHỮNG KẾT QUẢ CỤ THỂ:
1. Đối với công dân:
- Giúp công dân biết được hồ sơ yêu cầu của TTHC mình tham gia giải quyết,
nâng cao sự hiểu biết của người dân trong công tác giải quyết TTHC. Từ đó, tạo tiền
đề sau này cho công dân có nhu cầu giải quyết TTHC ở mức độ 3.
- Giúp công dân biết được hồ sơ của mình đã giải quyết đến đâu. Nếu hồ sơ đã

giải quyết xong, Công dân có thể đến lấy trước thời hạn.
- Giúp công dân làm hồ sơ nhanh chóng, chính xác. Giảm 1/3 số lần đi lại của
công dân từ đó tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc cho công dân.
2. Đối với công chức chuyên môn: Giảm thiểu thời gian giải thích, hướng dẫn
cho công dân. Từ đó, tăng hiệu suất giải quyết hồ sơ, công việc của công chức chuyên
môn.
3. Đối với UBND xã: Thực hiện sáng kiến tại UBND xã Diên Lạc đã đem lại
nhiều thuận lợi cho công dân trong công tác CCHC. Tạo niềm tin của người dân vào
chính quyền cơ quan để cùng nhau “Chung tay cải cách thủ tục hành chính”.
V. HIỆU QUẢ QUẢN LÝ, KINH TẾ- XÃ HỘI MÀ MÔ HÌNH, SÁNG
KIẾN ĐEM LẠI QUA QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN.
Nâng cao sự biết của công dân trong giải quyết TTHC, từ đó tạo điều kiện cho
người dân thể hiện tốt vai trò giám sát đối với họat động của đội ngũ cán bộ, công
chức cơ quan hành chính nhà nước. Đồng thời nâng cao tính chủ động ý thức trách
nhiệm của các cán bộ, công chức. Qua đó, tạo những kết quả tích cực và đáp ứng tốt
yêu cầu phục vụ nhân dân, phát triển kinh tế – xã hội.
VI. KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG MÔ HÌNH:
Mô hình này mang tính thực tế, có thể áp dụng được ở các mô hình cấp xã và
có thể áp dụng ở cấp huyện. Nếu mô hình này được nhân rộng, sẽ tạo nhiều điều kiện
thuận lợi cho công dân trong việc giải quyết TTHC.


Trên đây là đề tài sáng kiến cải tiến trong công tác CCHC tại xã Diên Lạc –
Huyện Diên Khánh./.
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG

Nguyễn Hữu Nghĩa

Người viết đề tài

Huỳnh Minh Hùng