Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất ở công ty cầu 7 Thăng Long

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, các
doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp mình, phải tự quyết định từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm. Vì thế
doanh nghiệp phải tổ chức quản lý sao cho phù hợp để tồn tại và phát triển
trong cơ chế thị trường đầy biến động và phức tạp.
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý không phải là
một việc làm đơn giản mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu khoa học. Công
tác này nếu có sự sai lệch không hợp lý sẽ dẫn đến sự suy bại của doanh
nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là một bộ phận đầu não cho sự
ra đời những đường lối chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển của doanh
nghiệp. Do đó việc phân tích và xem xét các vấn đề về công tác xây dựng và
hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một trong những vấn đề cấp bách
cần thiết trong nền kinh tế hiện nay của các doanh nghiệp nước ta.
Là một sinh viên khoa quản trị kinh doanh, được tiếp thu những kiến
thức cơ bản về kinh tế kết hợp với quá trình nghiên cứu thực tế em thấy: tổ
chức bộ máy quản lý mà hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp thì nó góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu
cơ bản của doanh nghiệp. Chính vì lý do đó mà em đã chọn đề tài: “Xây dựng
và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất
ở công ty cầu 7 Thăng Long” làm luận văn của mình.
Kết cấu luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn đi sâu vào ba
vấn đề chính sau:
Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận cơ bản về xây dựng và hoàn thiện
cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp.
Phần thứ hai: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty
cầu 7 Thăng Long.
1
Phần thứ ba: Một số biện pháp cơ bản nhằm củng cố và hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cầu 7 Thăng Long.

Do trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, luận văn tốt
nghiệp của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất
mong được sự giúp đỡ góp ý phê bình của công ty và thầy cô để luận văn thu
được kết quả cao.
Em xin chân thành cảm ơn .
2
Phần thứ nhất
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG VÀ HOÀN
THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP
I - MỘT SỐ QUAN NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:
1. Khái niệm quản lý
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm
đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. Nói đến
quản lý là nói đến hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động linh hoạt
của con người, của tập thể.
Quản lý một doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh
tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh
tế - chính trị - xã hội - tổ chức - kỹ thuật) để tác động đến tập thể người lao
động và thông qua họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh
doanh.
Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là: Sự tác động liên tục có tổ
chức có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì
tính trồi của hệ thống, nhằm đưa hệ thống đến mục tiêu một cách tốt nhất
trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Với bất kỳ quan niệm nào thì mục đích của quản lý cũng phải đạt được:
- Sản xuất kinh doanh có lãi.
- Đề ra các biện pháp gắn chặt giữa quyền lợi với trách nhiệm người lao
động lại với nhau.
- Xây dựng được cơ chế để chuyển hoá được các hình thức sở hữu từ
các ưu thế khác nhau thành hình thức sở hữu của chính bản thân mình.

2. Các chức năng và lĩnh vực quản lý doanh nghiệp:
2.1. Khái niệm và cách phân loại chức năng quản lý doanh nghiệp:
3
Hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều
cách tiếp cận, nhưng xét cho cùng cần thiết phải quy nạp vấn đề quản lý vào
những hoạt động nhất định mà khả dĩ các nhà thực tiễn cũng như giới khoa
học có thể tìm kiếm để có tiếng nói chung - hoạt động quản lý đó được gọi là
các chức năng quản lý.
Có thể định nghĩa chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của
lao động quản lý, thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý
đến đối tượng quản lý.
Có hai cách phân loại chức năng quản lý như sau:
* Theo nội dung quá trình quản lý thì chức năng quản lý doanh nghiệp
bao gồm:
- Chức năng dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được
hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác
định rõ: sản xuất, kinh doanh cái gì? bán cho ai? sản xuất kinh doanh bằng
cách nào, với nguồn tài chính nào?
- Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, tổ chức, tận dụng mọi nguồn lực
trong nội bộ, thực hiện nhiệm vụ bổ nhiệm các chức vụ quản lý. Tổ chức
doanh nghiệp tức là trang bị những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp:
vốn, máy móc, nhân viên, nguyên vật liệu... để đạt được mục tiêu đề ra.
- Chứa năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự
hài hoà cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tức là đặt các bộ
phận khác nhau của doanh nghiệp vào đúng vị trí thích hợp và đảm bảo vận
hành nhịp nhàng. Điều hoà tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo
cho các công việc thực hiện một cách ăn khớp tạo hiệu quả cao.
- Chức năng chỉ huy: Chức năng này nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động,
giải quyết các khó khăn vướng mắc. Đây là chức năng quan trọng, phải nắm
được các lý thuyết, kết hợp với kinh nghiệm thực tế để ra quyết định.

- Chức năng kiểm tra: Kiểm tra thực chất là duyệt lại xem tất cả có
được tiến hành phù hợp chương trình đã phù hợp với những mệnh lệnh đã ban
bố và những nguyên lý đã thừa nhận.
4
* Theo mối quan hệ trực tiếp với hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh
thì chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chức năng kế hoạch hoá, điều độ sản xuất: gồm những công việc có
liên quan đến xác định chiến lược chung và chiến lược sản phẩm của doanh
nghiệp, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm lập tiến độ sản xuất và công
tác điêù độ sản xuất.
- Chức năng thương mại: gồm các công việc thuộc các quan hệ kinh tế
đối ngoại như khai thác, mua vật tư kỹ thuật, nghiên cứu thị trường, ký hợp
đồng kinh tế, tổ chức tiêu thụ sản phẩm...
- Chức năng hạch toán: gồm hạch toán kế toán và thống kê, công tác ghi
chép ban đầu, thông tin kinh tế nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với
cơ quan cấp trên.
- Chức năng kiểm tra và phân tích: trên các lĩnh vực hoạt động như kiểm
tra kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kiểm tra và phân tích kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh.
- Chức năng quản lý nhân sự: Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí, đào
tao, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lương, tiền
thưởng đối với doanh nghiệp.
- Chức năng quản lý tài chính: Bao gồm công tác tạo vốn, quản lý các
loại vốn và quỹ của doanh nghiệp, công tác tín dụng, nhằm nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn và chấp hành các quy định tài chính của nhà nước.
- Chức năng kỹ thuật công nghệ: Bao gồm tất cả các công việc trang
thiết bị, phương tiện đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chức năng đầu tư.
- Chức năng hành chính pháp chế.
- Chức năng an ninh bảo vệ.

- Chức năng tổ chức tốt đời sống tập thể và các hoạt động xã hội như tổ
chức việc ăn ở, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá, thể thao
và các hoạt động xã hội khác.
5
- Chức năng sản xuất: điều phối các mặt hàng sản xuất của các phân
xưởng.
Thực hiện các chức năng quản lý có nghĩa là xây dựng một bộ máy
quản lý sao cho vừa đảm bảo đầy đủ các chức năng trên vừa thích hợp với các
đặc điểm của doanh nghiệp.
2.2. Khái niệm và các phân loại lĩnh vực quản lý doanh nghiệp:
Lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động
quản lý khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó, ở các bộ phận này có
người chỉ huy và liên quan đến việc ra quyết định quản lý,
Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:
truyền thống quản lý, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như
đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia,
mỗi vùng cụ thể và sự tiến bộ về nhận thức trong khoa học quản lý.
Cách phân loại các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp như sau:
* Lĩnh vực vật tư bao gồm các nhiệm vụ:
- Phát hiện nhu cầu vật tư.
- Tính toán vật tư tồn kho.
- Mua sắm vật tư.
- Nhập kho và bảo quản.
- Cấp phát vật tư.
* Lĩnh vực sản xuất bao gồm các nhiệm vụ:
- Hạch toán chương trình
- Xây dựng kế hoạch sản xuất.
- Điều khiển quá trình chế biến.
- Kiểm tra chất lượng.
- Giữ gìn bản quyền, kiểu dáng... và phát minh sáng chế của mọi thành

viên.
6
* Lĩnh vực marketing gồm các nhiệm vụ:
- Thu thập các thông tin về thị trường.
- Hoạch định chính sách sản phẩm.
- Hoạch định chính sách giá cả.
- Hoạch định chính sách phân phối.
- Hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu dùng.
* Lĩnh vực nhân sự gồm các nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch nhân sự.
- Tuyển dụng nhân sự.
- Bố trí nhân sự.
- Đánh giá nhân sự.
- Phát triển nhân viên.
- Thù lao.
- Quản lý nhân sự thông qua hỗ trợ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt
động của các nhân viên và hỗ trợ đời sống.
* Lĩnh vực tài chính và kế toán:
- Lĩnh vực tài chính:
+ Tạo vốn.
+ Sử dụng vốn.
+ Quản lý vốn.
- Lĩnh vực kế toán:
+ Kế toán sổ sách.
+ Tính toán chi phí - kết quả.
+ Xây dựng các bảng cân đối.
7
+ Tính toán lỗ lãi.
+ Các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc
tính toán, bảo hiểm, thuế.

* Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ:
- Thực hiện nghiên cứu cơ bản.
- Nghiên cứu ứng dụng.
- Đưa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp dụng.
- Thẩm định hiệu quả các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng.
* Lĩnh vực tổ chức gồm các nhiệm vụ:
- Tổ chức các dự án.
- Phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp.
- Tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.
* Lĩnh vực thông tin gồm các nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch và các thông tin liên quan cho doanh nghiệp.
- Chọn lọc và xử lý các thông tin.
- Kiểm tra thông tin và giám sát các thông tin.
* Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung:
- Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp.
- Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp.
- Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp.
Sự phân loại theo lĩnh vực quản lý nhằm chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần
phải tổ chức thực hiện quản trih trong một doanh nghiệp. Là căn cứ để thiết
lập bộ máy quản lý doanh nghiệp để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản
trị viên. Là cơ sở để đánh giá và phân tích hoạt động trong toang bộ máy quản
lý, điều hành hoạt động quản lý trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
8
Tóm lại, phân loại theo chức năng và phân loại theo lĩnh vực có mối
quan hệ trực tiếp, hữu cơ với nhau, không gạt bỏ nhau, có quan trọng cả về lý
luận và thực tiễn.
II - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP:
1. Thực chất, vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
1.1. Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau

được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố
trí theo nhiều cấp nhiều khâu khác nhau đảm bảo thực hiện các chức năng
quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực
quản lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Cơ cấu tổ
chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích
cực trở lại việc phát triển sản xuất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chỉ có giá trị ổn định tương đối và cũng
có vòng đời của nó. Xây dựng cho doanh nghiệp một cơ cấu tổ chức bộ máy
để có thể gọi là hoàn thiện và hợp lý là việc rất đáng quan tâm. Chính vì vậy
mà những nhà lãnh đạo giỏi phải biết tìm kế hoạch cho tương lai. Xây dựng
được một cơ cấu tổ chức bộ máy rồi còn phải biết nghĩ đến việc hoàn thiện nó
sao cho phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại. Muốn cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là một vấn đề quan
trọng, xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
1.2. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý đối với hoạt động của doanh
nghiệp:
Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản của sự
sống còn của các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi người, mọi thành viên
trong bộ máy phối hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá
trình hình thành các mục tiêu kế hoạch đã đề ra.
9
- Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức
tạp cho công tác quản lý. Các giới có thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý đều
có hai nhận định chung đó là:
+ Khoảng từ 75% đến 80% các vấn đề khó khăn phức tạp gây ra trong
công tác quản lý giải quyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ
chức.
+ Những phí phạm lo ngại nhất là những phí phạm về tinh thần làm việc

và năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra. Phần lớn những khuyết
điểm mắc phải trong doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là do người ta coi
thường công tác tổ chức.
- Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là một việc làm quan trọng bậc
nhất của quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu qủa, góp phần
quan trọng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.
- Công tác tổ chức hiệu quả giúp thực hiện triệt để việc áp dụng khoa học
kỹ thuật vào hoạt đồng quản trị, giúp cho việc khuyến khích sử dụng với tính
chất là con người phát triển toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng,
đa dạng hoá tổ chức và nâng cao tính độc lập và sáng tạo của nhà quản trị. Vì
vậy, chức năng tổ chức là cốt lõi của quy trình quản trị.
Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động một cách
hợp lý để khai thác tối đa lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất nhằm đạt
năng suất lao động và hiệu quả quản trị cao.
2. Những yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy doanh
nghiệp
Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay bé, dù đơn giản hay phức
tạp đều đòi hỏi phải đạt được những yêu cầu cần thiết đặt ra, có như thế
những công việc mới đạt hiệu quả cao. Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề vô cùng phức tạp . Nó đòi
hỏi rất lớn về nhiều mặt mà những mặt đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải
đạt được trong cơ chế thị trường hiện nay. Những yêu cầu đó là:
10
Một là, phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp,
phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp.
Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ
trách nhiệm cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập
thẻ lao động trong doanh nghiệp.
Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm
kinh tế và kỹ thuật của doanh nghiệp.

Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giảm lại vừa vững mạnh trong bộ
máy quản lý.
Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng là một tất yếu bởi vì xuất phát từ
tính biện chứng giữa tập trung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với
mọi người, cần tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, vào một người.
Xuất phát từ yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nghiệp chính xác từ
những quyết định, từ mối quan hệ trong phân công lao động xã hội, phân
công lao động chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc tất yếu dẫn đến hợp tác hoá
lao động và bất kỳ một sự trục trặc nào trong hợp tác sản xuất cũng dẫn đến
đình trệ sản xuất, giảm hiệu quả. Vì vậy bất kỳ một sự hợp tác nào cũng phải
có người chỉ huy thống nhất. Trong cơ chế tổ chức bộ máy có các chức danh
thủ trưởng, vị trí, mối quan hệ trong các chức danh này.
STT Chức danh thủ
trưởng
Vị trí từng
chức danh
Phạm vi
phát huy
tác dụng
Người
giúp việc T
T
Người dưới
quyền
1 Giám đốc Thủ
trưởng
cao nhất
Toàn bộ
Doanh
nghiệp

các phó
giám đóc
mọi người
trong doanh
nghiệp
2 Quản đốc T T cấp
cao nhất
trong px
Toàn bộ
phân
xưởng
Các phó
quản đốc
Mọi người
trong px.
3. Đốc công T T cấp
cao nhất
trong ca
làm việc
Toàn ca
làm việc
Không Mọi người
trong ca làm
việc
4 Tổ trưởng công tác T T cấp
cao nhất
Toàn tổ Tổ phó mọi người
11
trong tổ trong tổ
5 Thủ trưởng các

phòng (ban) chức
năng
T T cấp
cao nhất
trong
phòng
(ban)
toàn
phòng
(ban)
Phó phòng
(ban)
Mọi người
trong phòng
(ban)
Thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ
trưởng c ấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Thủ trưởng từng bộ
phận có toàn quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi đơn vị mình quản
lý, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt hoạt động của đơn vị mình
phụ trách. Thủ trưởng mỗi cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội
quy hoạt động ở từng cấp đã được quyết định về chức năng, quyền hạn, nhiệm
vụ, mối quan hệ công tác. Tất cả các cấp phó đều là những người giúp việc
cho cấp trưởng ở từng cấp tương đương và phải chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cấp trên trực tiếp của mình, mọi người trong từng bộ phận là những
người thừa hành của thủ trưởng cấp trên trước hết là của thủ trưởng cấp tương
đương và phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng. Giám đốc
là thủ trưởng cấp trên và là thủ trưởng cấp cao nhất trong doanh nghiệp, chịu
hoàn toàn trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh, kinh tế , chính trị,
xã hội trong doanh nghiệp trước tập thể những người lao động và trước chủ sở
hữu doanh nghiệp, mọi người trong doanh nghiệp phải phục tùng nghiêm

chỉnh mệnh lệnh của giám đốc.
3. Một số phương pháp hình thành bộ máy quản lý doanh nghiệp
3.1. Phương pháp tương tự
Phương pháp này là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức dựa vào
việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý
của các cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ
chức quản lý sắp hình thành . Ưu điểm nổi bật nhất của phương phápnày là:
quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thừa kế những kinh
nghiệm quý báu của quá khư. Nhìn chung đây là phương pháp đã được áp
dụng phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi.
3.2. Phương pháp phân tích theo yếu tố
12
Đây là phương páp khoa học được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối
tượng quản trị. Phương pháp này được chia ra ba giai đoạn như sau:
- Giai đoạn đầu là: xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát và xác định những
kết luận có tính chất nguyên tắc của cơ cấu.
- Giai đoạn hai là: xác định các thành phần cho các bộ phận cơ cấu và
xác định mối liên hệ giữa các bộ phận.
- Giai đoạn ba là: xác định các đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu như
chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý. Ở giai đoạn này thường xảy ra hai trường hợp sau:
+ Trường hợp thứ nhất: Đối với việc hoàn thiện các cơ cấu tổ chức quản
lý đang hoạt động việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị được bắt đầu bằng
cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của
nó theo những căn cứ nhất định. Từ đó chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc của từng
phòng ban, bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà nó phải thực hiện.
+ Trường hợp thứ hai: hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới.
Trong trường hợp này chúng ta phải tiến hành theo ba bước.
Bước 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của
cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ

đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất
của cơ cấu tổ chức này. Như vậy bước 1 là nhằm giải quyết những vấn đề có
tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị.
Bước 2: Xác định thành phần, các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ
chức bộ máy và xác lập các mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận ấy. Điều
quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý.
Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn,
quyết định số lượng cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận, trong cơ cấu tổ
chức quản trị. Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm
đảm bảo bộ máy quản trị đạt hiệu quả cao.
4. Các hình thức cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp
13
Cùng với sự phát triển không ngừng của sản xuất, để phù hợp với những
điều kiện cụ thể nhất định đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức quản lý
khác nhau. Mỗi một kiểu, một hình thức đều chứa đựng những đặc điểm,
những ưu điểm , nhược điểm và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể
nhất định.
4.1. Cơ cấu quản lý trực tuyến (theo đường thẳng)
... ...
Sơ đồ cơ cấu trực tuyến.
Trong đó a1, a2, a
n
, b1, b2, bn... người thực hiện trong các bộ phận.
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, toàn bộ vấn đề được giải quyết theo
một kênh liên hệ đường thẳng. Một người lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện tất
cả các chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình
phụ trách.
Với những đặc điểm đó, cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực
hiện chế độ một thủ trưởng, mệnh lệnh được thi hành nhanh và mỗi cấp dưới

chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.
Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này cũng có những nhược điểm: Nó đòi hỏi
người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hạn chế việc sử
dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị. Khi cần phối hợp,
hợp tác công việc giữa hai đơn vị hai, hai cá nhân ngang quyền thuộc các
14
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo trực tuyến Lãnh đạo tuyến II
a1 a2 an b1 b2 bn
tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin phải đi đường vòng theo kênh liên
hệ đã quy định.
Do những ưu nhược điểm trên nên chỉ áp dụng cơ cấu này cho một tổ
sản xuất hoặc là phân xưởng nhỏ.
4.2. Cơ cấu trực tuyến tham mưu
Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng vì thế nó có đặc điểm như là
cơ cấu trực tuyến nhưng mỗi cấp lãnh đạo đã có thêm bộ phận tham mưu giúp
việc, bộ phận tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia
hoặc một nhóm người.
Cơ cấu này vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng, bên cạnh đó đã
biệt khai thác tài năng của các chuyên gia giúp việc.
Tuy nhiên vẫn còn có nhược điểm là lãnh đạo mất nhiều thời gian để làm
việc với tham mưu làm cho thời gian làm việc với đối tượng bị quản lý ít đi,
dẫn đến tốc độ ra quyết định chậm. Cơ cấu này thường áp dụng ở phạm vi
phân xưởng.
15
... ...
Sơ đồ cơ cấu trực tuyến tham mưu
4.3. Cơ cấu chức năng:
Đặc điểm của cơ cấu này là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các
đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị được chuyên môn hoá

thực hiện một chức năng, hình thành những người lãnh đạo chức năng và họ
có quyền ra lệnh.
Ưu điểm của cơ cấu này. Cho phép chuyên môn hoá quản lý theo chức
năng một cách sâu sắc, tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng và
giảm bớt được cho lãnh đạo chung.
Nhược điểm: khó duy trì kỷ luật kiểm tra và phối hợp, khó xác định
trách nhiệm và gây phức tạp trong mối quan hệ .
Đây là mô hình thường được nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh áp dụng.
Sơ đồ cơ cấu chức năng
16
Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu
Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo tuyến I Tham mưuTham mưu
a1 a2 an b1 b2 bn
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng A
..................
Các cấp dưới
1
2 n
4.4. Cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Để khắc phục các nhược điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức
năng, hiện nay cơ cấu liên hợp (trực tuyến - chức năng ) thường dùng cho
doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý được phân thành các chức năng chuyên
môn.
Ưu điểm của cơ cấu là vẫn thực hiện chế độ một thủ trưởng mà vẫn khai
thác được tài năng của cơ quan chức năng. Tạo điều kiện cho các chuyên gia
đóng góp và sự đóng góp đó cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là nếu không rõ quyền hạn thì
sẽ gây nên hỗn độn như mô hình chức năng.
Tạo ra xu hướng tập trung đối với nhà quản lý cấp cao, cơ cấu này trong

thực tế không bao giờ tồn tại một cách nguyên vẹn mà thường xuyên bị vi
phạm vì:
- Xu hướng có sự tăng trưởng của các đơn vị chức năng: đối với các đơn
vị trực tuyến.
- Trên thực tế các quyết định đều do tham mưu.
Người ta khuyến cáo các đơn vị, công ty, xí nghiệp nên áp dụng mô hình
trực tuyến - chức năng nhưng phải có nội quy đây đủ để tránh xu hướng trở
lại mô hình chức năng.

17
Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu
Lãnh đạo
tuyến I
Lãnh đạo
chức năng
A
Lãnh đạo
chức năng B
Lãnh đạo
tuyến II
1 2 1 2
Sơ đồ cơ cấu trực tuyến - chức năng.
4.5. Cơ cấu chính thức và không chính thức
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp còn được chia thành cơ cấu chính thức và
không chính thức.
a. Cơ cấu chính thức:
Cơ cấu nay gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ hướng đích trong một
doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Khi nói rằng tổ chức là
“chính thức” hoàn toàn chẳng có điều gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong
cách diễn đạt này. Nếu một người quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cơ cấu đó

phải tạo ra một môi trường ở đó việc thực hiện của từng cá nhân, cả trong
hiện tại và tương lai, phải đóng góp có hiệu quả nhất vào các mục tiêu của tập
thể; chứ không pải họ dành phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp , còn
phần lớn để làm thêm cho một doanh nghiệp khác.
b. Cơ cấu không chính thức:
Là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân, sự tác động qua lại cá nhân
cũng như sự tác động theo nhóm cán bộ, công nhân viên nmgoài phạm vi cơ
cấu đã được phê chuẩn của doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức có vai trò
to lớn trong thực tiễn quản lý. Nó không định hình và hay thay đổi, luôn luôn
tồn tại song song với cơ cấu không chính thức, có tác động nhất định và đôi
khi rất đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp vì:
- Cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ, họ không chỉ là
người thực hiện nghiêm túc cần mẫn nghĩa vụ của mình do quy chế tổ chức,
tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định mà họ còn cảm thấy những nhu
cầu tuy không liên quan đến công cụ nhưng lại liên quan, ảnh hưởng đến thái
độ đối với cá nhân, đối với con người từ phía những đồng nghiệp, những
người cấp dưới.
- Việc thực hiện tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định, việc
hoàn thành nhiệm vụ thường gặp khó khăn, nếu chỉ tuân theo những thủ tục
và thể lệ đã quy định chính thức. Bởi vì, cơ cấu không chính thức không phải
lúc nào cũng có thể cho biết những thông tin cần thiết, đặc biệt khi xuất hiện
18
những điều kiện, những tình huống mà chưa thể tính trước được để thể hiện
một cách chi tiết trong các thủ tục đã quy định. Trong những trường hợp như
vậy, cần có sự hỗ trợ của các cuộc tiếp xúc cá nhân, làm quen với các cán bộ
quản lý vĩ mô và các bộ quản trị của các doanh nghiệp khác. Thông qua đó,
cơ cấu không chính thức sẽ bổ sung cho cơ cấu chính thức, góp phần làm cụ
thể hoá thêm những mệnh lệnh còn quá chung chung.
- Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là dấu hiệu chỉ
ra chỗ yếu và trình độ chưa hoàn thiện của cơ cấu chính thức.

Cơ cấu không chính thức là một trong những yếu tố đòi hỏi người lãnh
đạo doanh nghiệp phải có một nghệ thuật đặc biệt. Người lãnh đạo cần phải
thường xuyên cơ cấu không chính thức, thúc đẩy sự phát triển những xu
hướng hỗ trợ để đạt được những mục đích của doanh nghiệp.
4.6 Cơ cấu tổ chức phi hình thức:
Phương thức này là phương thức tổ chức quản lý hiện dại nhất hiện
nay, là tổ chức bộ máy quản lý theo 5 nguyên tắc đó là: Tổ chức bộ quản lý
sao cho bộ máy đó có khả năng tự thích nghi, tự điều chỉnh, tự bổ sung, tự
đào thải và tự đổi mới. Hiện nay nhiều doanh nghiệp ở nước ta đã hình thành
cơ cấu tổ chức phi hình thức nghĩa là bộ máy doanh nghiệp có cả những bộ
phận và cá nhân nằm ngoài doanh nghiệp, nhằm thu hút được nhiều chất xám
và thu hút được những thông tin từ bên ngoài.
Sau đây là một vài mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp:
- Mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp quy mô nhỏ
19
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng
Kinh doanh
Phòng
T i chính Kà ế
toán
Phòng
Nội chính
Phòng Điều h nh à
sản xuất
20
- Mô hình quản lý doanh nghiệp quy mô vừa
- Mô hình bộ máy doanh nghiệp nông nghiệp nhà nước
5. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ

chức bộ máy quản lý:
Có thể thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý:
5.1. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý:
- Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.
- Tính chất và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp cũng như chủng loại
sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất.
Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung của những
chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý của doanh nghiệp.
21
Giám đốc
Phó GĐ Kinh doanh
Phòng Kinh doanh
Phòng H nh chính à
đời sống
Phó GĐ Kinh doanh
Phòng Kinh doanh
Phòng H nh chính à
đời sống
Phó GĐ Kinh doanh
Phòng Kinh doanh
Phòng H nh chính à
đời sống
Giám đốc
Kế toán trưởng, tổ t i và ụPhó giám đốc Các trợ lý
5.2. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý, trình
độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.

-Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra
của người lãnh đạo đối với những hoạt động của ngững người cấp dưới.
- Chế độ chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ
quản lý.
6. Các mối liên hệ trong cơ cấu:
- Liên hệ trực tuyến: Là liên hệ giữa cán bộ và nhân viên trong một bộ
phận, giữa các cán bộ có quan hệ chỉ huy trực tiếp cấp trên và cấp dưới.
- Liên hệ chức năng: Là liên hệ giữa các bọ phận chức năng với nhau
trong quá trình chuẩn bị quy định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ phận chức
năng cấp trên với cán bộ, nhân viên chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn giúp
được về chuyên môn nghiệp vụ.
- Liên hệ tư vấn: Là liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa cán bộ
chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật pháp, chế với các hội
đồng được tổ chức theo từng loại.
Một nhân tố nữa cũng hết sức quan trọng trong bộ máy quản lý là vấn
đề uỷ quyền. Bản chất của uỷ quyền đó là vấn đề trực tuyến và tham mưu.
Các chức năng trực tuyến đó là những chức năng có trách nhiệm trực tiếp
hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp, còn các chức năng tham mưu sẽ
giúp cho người quản lý trực tuyến có hiệu quả nhất. Thực ra chúng
chỉ là những mối quan hệ quyền hạn trực tiếp giao cho người giám sát một
quyền hạn trực tiếp đối với các cấp dưới. Còn tham mưu là cố vấn đưa ra ý
kiến tư vấn cho người quản lý trực tiếp của họ.
7. Vấn đề phân quyền và các nguyên tắc giao quyền:
7.1. Vấn đề phân quyền:
22
Phân quyền là vấn đề phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ
cấu tổ chức. Một chính sách phân quyền sẽ gây ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh
vực của quản lý và có thể coi là một nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý.
Trong thực tế nếu không có nó thì người quản lý không thể sử dụng khả năng
tự quyết để xử lý các trường hợp thường xuyên gặp phải. Phân quyền đòi hỏi

phải có sự lựa chọn thận trọng xem những quy định được giao cho cấp dưới,
những quy định nào được ban ra từ cấp cao nhất, thận trọng trong việc ra
những chính sách cụ thể hướng dẫn việc ra những quyêtd định, trong việc
lựa chọn và bồi dưỡng cán bộ và trong việc lựa chọn các bộ phận kiểm tra
thích hợp.
7.2. Các nguyên tắc giao quyền:
- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: quyền được giao cho
từng người quản lý cần phải tương xứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng
hoàn thành kết quả mong muốn.
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: nguyên tắc này bao gồm cả việc
giao quyền và phân chia bộ phận. Đó là sự giao quyền cho người quản lý các
bộ phận sao cho có đựơc sự xác định rõ ràng về các kết quả mong đợi, về các
hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao trong tổ chức và sự hiểu rõ
quyền lực và các mối liên hệ về thông tin với các cương vị khác.
- Nguyên tắc bậc thang: Nói về một chuỗi các quan hệ quyền hạn trực
tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Việc nhận thức
đầy đủ nguyên tắc bậc thang là rất cần thiết cho việc định chức năng tổ chức
một cách đúng đắn bởi vì cấp dưới phải biết được ai giao quyền cho họ và
những việc vượt quá phạm vi của họ thì phải trình cho ai.
- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Là việc duy trì sự uỷ quyền đã
định đòi hỏi rằng các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người
phải được chính họ đưa ra chứ không được đẩy lên theo cơ cấu tổ chức.
- Nguyên tẵc thống nhất trong mệnh lệnh: Các mệnh lệnh đưa ra phải
đảm bảo tính thống nhất, tránh hiện tượng lộn xộn, đùn đẩy trách nhiệm.
23
- Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: trách nhiệm của cấp
dưới đối với cấp trên của mình về thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối. Khi họ đã
chấp nhận một sự phân công và chấp nhận quyền thực thi nó và cấp trên
không thể lẩn trốn trách nhiệm về các hoạt động trong tổ chức của các cấp
dưới của mình.

- Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Do
quyền hạn là một quyền cụ thể tiến hành những công việc được giao và trách
nhiệm phải hoàn thành chúng về logic, điều đó dẫn đến việc quyền hạn phải
tương xứng với trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn
hơn trách nhiệm trong các quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ
hơn.
III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP CƠ BẢN NHẰM XÂY DỰNG VÀ HOÀN
THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP:
trong những năm gần đây, từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền
kinh tế thị trường, nhà nước ta luôn coi trọng việc hoàn thiện bộ máy quản lý
doanh nghiệp, đặt vấn đề này lên hàng đầu của đổi mới quản lý doanh nghiệp.
Hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy quản lý không những có
vai trò đặc biệt quan trọng trong việc góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp mà còn là một vấn đề có ý nghĩa quan trọng
trong việc phát triển nền kinh tế đất nước.
1. Vấn đề là phải tổ chức được các phòng chức năng, phân loại được các
chức năng quản lý: Quy trình xây dựng phòng chức năng là tổ chức bao gồm
cán bộ, nhân viên kinh tế kỹ thuật, hành chính được phân công chuyên môn
hoá theo chức năng quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo (Ban giám đốc) chuẩn bị
các quyết định, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất
cũng như các cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những
quyết định quản lý.
Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là hoàn thành tốt các
nhiệm vụ được giao, phối hợp tất cả các phòng ban khác nhằm đảm bảo cho
tất cả các lĩnh vực khác của doanh nghiệp được tiến hành đồng bộ, ăn khớp
nhịp nhàng.
24
Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định
việc tổ chức các phòng theo hướng chuyên môn, gọn nhẹ đồng thời phải coi
trọng các bộ phận có quan hệ trực tiếp đến kinh doanh, đến công tác nghiên

cứu đổi mới công nghệ.
Việc tổ chức các phòng chức năng cần tiến hành theo các bước sau đây:
- Phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản lý trường hợp
tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song
số lượng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, vào đặc điềm kinh tế -
kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức
năng liên quan mật thiết với nhau thuộc cùng lĩnh vực vào cùng một phòng.
Như vậy sẽ có điều kiện thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách.
-Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mô hình hoá quan hệ giữa các phòng
chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời phải ghi rõ chức
năng mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng chồng chéo lên nhau
hoặc ngược lại có phòng chức năng không có bộ phận nào chịu trách nhiệm.
Căn cứ vào sơ đồ từng phòng chức năng, xây dựng nội quy công tác của từng
phòng nhằm xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn chung của mỗi phòng cũng
như riêng từng cá nhân trong phòng.
- Tính toán, xác định số lượng cán bộ nhân viên các phòng chức năng
một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa đảm bảo nhiệm vụ vừa
giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý.
2. Trong hoạt động quản trị thì phần lớn các nguyên nhân tạo tình hình
quản trị không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo.
Việc tổ chức bộ máy quản lý nó quyết định 1/3 kết quả được công tác quản
trị. Vì vậy xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu để tìm ra nhược điểm cần phải
tiến hành và tổ chức lại là cần thiết.
* Các nhược điểm cơ bản về công tác tổ chức ở nước ta hiện nay:
- Không xác định rõ quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.
- Không uỷ quyền hoăch uỷ quyền cho các cấp quản trị không có hiệu quả.
- Tách rời hệ thống thông tin với hệ thống quyền hành.
25