Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Hà Nội.doc.DOC

mục lục
Nội dung Tran
g
Mục lục 1
Lời nói đầu 3
Chơng 1:
Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
5
1.1. Thực chất vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp
5
1.1.1. Khái niệm
5
1.1.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
8
1.1.3. Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp
10
1.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp .
Các nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
11
1.2.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
11
1.2.2. Các nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp
21
1.3. Phơng hớng biện pháp cơ bản nhằm củng cố và hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp nớc ta hiện nay.
22
1.3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp

22
1.3.2. Những phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 23
1.3.3. Thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh
nghiệp nớc ta hiện nay
28
Chơng 2:
Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội
31
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 31
2.2. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty 34
2.2.1. Tính chất hoạt động và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh 34
2.2.2. Đặc điểm công nghệ chế tạo sản phẩm 35
2.2.3. Đặc điểm về nhà xởng, máy móc thiết bị 37
2.2.4. Đặc điểm về nguyên vật liệu 39
2.2.5. Đặc điểm về lao động 40
2.2.6. Đặc điểm về tài chính 42
2.3. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cơ khí Hà Nội 43
1
2.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cơ khí Hà Nội
43
2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy quản lý
Công ty CKHN
45
2.3.3. Mối quan hệ giữa các đơn vị trong Công ty 73
2.3.4. Đánh giá chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty
CKHN
75
Chơng 3:
Một số giải pháp nhằm góp phần xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội

79
3.1. Hoàm thiện cơ chế quản lý 79
3.2. Sắp xếp lại một số bộ phận phù hợp với nhiệm vụ và đặc điểm
SXKD
80
3.3. Bố trí lại số lợng lao động quản lý trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ
từng bộ phận
80
3.4. Nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên thông qua đào tạo, tuyển
chọn
83
3.5. Xây dựng tiêu chuẩn cho cán bộ 83
3.6.Cải thiện điều kiện làm việc của lao động quản lý 85
3.7. Biện pháp kinh tế 86
3.8. Một số biện pháp khác 87
Lời kết
88
Tài liệu tham khảo
89
ý kiến giáo viên hớng dẫn
90
ý kiến Công ty Cơ khí Hà Nội
91
Lời nói đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, Việt Nam đã chính thức là thành viên của ASEAN, của tổ
chức thơng mại thế giới WTO và từ đầu năm 2005, hiệp định thơng mại Việt
Mỹ cũng đợc thực thi. Xu thế hội nhập và toàn cầu hoá kinh tế thế giới
này đã và đang tạo ra nhiều cơ hội nhng đồng thời đặt ra nhiều thách thức
cho kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng.

Các doanh nghiệp nớc ta hiện đang phải đối mặt với các khó khăn từ nhiều
2
phía nhng trở ngại lớn nhất là sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp khác
trong và ngoài nớc.
Muốn tạo đợc chỗ đứng và khẳng định vị trí của mình trên thơng trờng,
doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua việc
khai thác tối đa tiềm năng từ các nguồn lực sẵn có. Nhng để làm đợc điều đó,
trớc tiên doanh nghiệp phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Đây là
một yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp
nào. Bởi bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của doanh nghiệp, là nơi đa ra
các chủ trơng, chính sách, đờng lối hoạt động cho toàn doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực tế của bộ máy quản lý nói chung và của Công ty Cơ
khí Hà Nội nói riêng, đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Hữu Chí
cùng các cán bộ phòng tổ chức Công ty Cơ khí Hà Nội em đã quyết định
chọn đề tài: Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ khí Hà Nội làm nội dung
cho khoá luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu thực tế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cơ khí Hà Nội. Qua đó thấy
đợc những u, nhợc điểm của cơ cấu và rút ra bài học kinh nghiệm trong công tác này.
- Đề xuất với lãnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội một số ý kiến nhằm xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý hơn.
3. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tợng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CKHN.
- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý giới hạn trong phạm vi Công ty Cơ khí Hà Nội thời gian từ năm 2001
trở lại đây.
4. Phơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đã vận dụng các phơng pháp phân tích,
khảo sát, so sánh, tổng hợp dựa trên lý luận kinh tế học Mác Lênin và đ-

ờng lối chính sách của Đảng , Nhà nớc.
5. Kết quả nghiên cứu
3
Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm các phần sau:
Phần 1: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp .
Phần 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội.
Phần 3: Một số giải pháp nhằm góp phần xây dựng và hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội.
6. ý nghĩa
- Về mặt lý luận: đã hệ thống hoá về mặt lý luận cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý trong doanh nghiệp .
- Về mặt thực tiễn: Giúp Công ty Cơ khí Hà Nội đề ra đợc những giải
pháp trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty, giúp
Công ty vợt qua những khó khăn trớc mắt.
Do thời gian thực tập và trình độ bản thân còn hạn chế, khóa luận
không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong đợc sự góp ý, giúp đỡ
của các thầy cô và các cấp lãnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hữu Chí và các đồng chí
lãnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội đã nhiệt tình hớng dẫn em hoàn thành khoá
luận này.
Chơng 1
lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý trong doanh nghiệp
1.1. Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm
1.1.1.1. Quản lý
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết với hợp tác lao động.
Mác cho rằng, quản lý xuất hiện nh là một kết quả tất nhiên của sự chuyển
nhiều lao động tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã
hội, có nghĩa là lao động chung nào mà tiến hành trên một quy mô lớn đều có

4
sự chỉ đạo để điều hoà một vấn đề, các hoạt động cá nhân, các mục đích cá
nhân. Sự chỉ đạo đó phải là chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự
khác nhau giữa vận động của cơ chế sản xuất với những vận động cá nhân
hợp thành cơ chế sản xuất đó.
Quản lý đợc hiểu theo nghĩa chung nhất là sự tác động có tổ chức, có
mục đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm duy trì tính trội của
hệ thống, nhằm đa hệ thống tới mục tiêu tốt nhất trong điều kiện môi trờng
biến động.
Bất kỳ tổ chức, đơn vị kinh doanh nào, hệ thống quản lý cũng bao gồm
hai phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tợng hay còn gọi là bộ phận quản lý và
bộ phận bị quản lý.Trong hệ thống này, giữa hai bộ phận có mối quan hệ qua
lại gọi là mối quan hệ quản lý.
Bộ phận quản lý bao gồm các chức năng quản lý; đội ngũ cán bộ quản
lý, bao gồm: Giám đốc, phó Giám đốc, trởng và phó các phòng ban, bộ
phận;hệ thống các mối quan hệ quản lý,các phơng tiện vật chất kỹ thuật để
thực hiện trong quá trình quản lý, hệ thống các phơng pháp quản lý.
Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống các phân xởng, các bộ phận sản
xuất, hệ thống máy móc thiết bị, các phơng pháp công nghệ.
Hai bộ phận này có quan hệ qua lại mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau
tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Mối quan hệ đó đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Nh vậy chủ thể quản lý trên cơ sở mục tiêu đã xác định, tác động lên
đối tợng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của
đối tợng quản lý, chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đa ra.
Thông qua mối liên hệ trên, chúng ta thấy rằng, muốn quản lý hiệu quả
cần phải có bộ máy quản lý hoàn thiện.
1.1.1.2. Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là một hệ thống liên kết các bộ phận, phòng ban có
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định trong doanh nghiệp nhằm hoàn
thành các mục tiêu, mục đích một cách có hiệu quả, góp phần làm cho doanh

5
nghiệp chủ động, linh hoạt, thích ứng với sự biến động không ngừng của cơ
chế thị trờng.
1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá
nhân khác nhau có mối quan hệ qua lại, phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn
hoá và có những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng
quản trị và mục đích chung đã đợc xác định của doanh nghiệp.
Việc tạo lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cho phép
chúng ta tổ chức sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng
ta xác định rõ mối tơng quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm
gắn liền với các cá nhân, các bộ phận của cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra
quyết định hiệu quả thông qua các thông tin rõ ràng, chính xác. Đồng thời,
nó cũng giúp ta xác định cơ cấu quyền lực của tổ chức.
Cấu thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy phải là các bộ phận chuyên môn
có trình độ, đợc sắp xếp theo một thứ tự cấp bậc nhất định.
Nói tóm lại, tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là nhằm đảm bảo sự
vận hành của bộ máy quản lý và không tách rời mục tiêu, nhiệm vụ của đơn
vị.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con ngời, yếu tố cơ bản
của lực lợng sản xuất, thông qua đó sử dụng hợp lý các tiềm năng, cơ hội của
doanh nghiệp vì con ngời đợc xem là nguồn lực của mọi nguồn lực. Quản lý
là nhân tố hết sức quan trọng để nâng cao năng suất lao động, tăn hiệu quả
kinh tế của sản xuất kinh doanh.
Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức
gồm các vai trò, nhiệm vụ mà con ngời có thể thực hiện sao cho có sự cộng
tác thống nhất để đạt đợc các mục tiêu của doanh nghiệp.
1.1.1.4. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý,
thể hiện những phơng hớng tác động của chủ thể quản lý lên đối tợng quản

lý. Việc xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiền đề cần thiết, khách
6
quan để có thể quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có
hiệu lực.
Có hai cách phân loại chức năng quản lý:
Một là: phân loại theo nội dung và quá trình quản lý
Theo chuyên gia nổi tiếng về quản trị doanh nghiệp H.Fayd, quản lý có
thể bao gồm các chức năng chủ yếu sau:
- Chức năng dự báo: Nhằm lựa chọn chiến lợc dài hạn, trả lời đợc ba
câu hỏi cơ bản của doanh nghiệp: sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất
nh thế nào?
- Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, bố trí tận dụng mọi nguồn lực
trong nội bộ, thực hiện bổ nhiệm các chức vụ quản lý.
- Chức năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo
sự hài hoà, cân đối tối u trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chức năng chỉ huy: Nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động nhịp nhàng,
đúng hớng, giải quyết các khó khăn vớng mắc một cách dễ dàng
- Chức năng kiểm tra: Nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh mà ban
lãnh đạo doanh nghiệp đã ban hành, phân tích sự ăn khớp giữa thực tiễn hoạt
động với chơng trình, mục tiêu đã đề ra.
Hai là: Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp giữa các mặt hoạt động sản
xuất kinh doanh( thờng áp dụng cho các doanh nghiệp công nghiệp). Cách
này gồm các chức năng sau:
- Chức năng kỹ thuật
- Chức năng thơng mại
- Chức năng kế hoạch hoá
- Chức năng hạch toán
- Chức năng tài chính
- Chức năng kiểm tra và phân tích
- Chức năng nhân sự

- Chức năng an ninh, bảo vệ
- Chức năng hành chính, pháp chế
7
- Chức năng tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội.
Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp, cả hai cách phân loại
trên đều đợc kết hợp thực hiện.
1.1.2. Những yêu cầu, nguyên tắc đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý doanh nghiệp
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh
nghiệp là vấn đề vô cùng phức tạp, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải đạt đợc.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đợc hình thành từ những mục tiêu, mục
đích mà doanh nghiệp đã chọn, nó góp phần quan trọng làm cho doanh
nghiệp linh động, sáng tạo, chủ động thích ứng với sự biến động của cơ chế
thị trờng. Vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công
cụ chứ không phải mục đích trong quản lý.
Nền kinh tế hiện nay đòi hỏi việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp
lý, phù hợp với từng doanh nghiệp.
1.1.2.1.Những yêu cầu đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hạt nhân trung tâm, ảnh hởng trực
tiếp tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng và hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Tính tối u:
Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mối quan hệ hợp
lý với số lợng cấp quản lý ít nhất không thừa, không thiếu, không chồng chéo
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng, đảm bảo thông tin thông suốt, không bị
sai lệch trong việc ra quyết định để bộ máy quản trị luôn đi sát phục vụ hoạt
động sản xuất kinh doanh đợc liên tục và phát triển.
- Tính linh hoạt:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải có khả năng thích
ứng với mọi tình huống, mọi sự biến động, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một

cách mau lẹ, kịp thời trong công tác quản lý của doanh nghiệp cũng nh cơ
cấu tổ chức bộ máy có khả năng sáng tạo, chủ động, linh hoạt, thích ứng với
những sự biến động của thị trờng.
8
- Tính tin cậy:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các thông tin đợc doanh
nghiệp sử dụng là chính xác, đạt hiệu quả. Nhờ đó mà sự phối hợp hoạt động
nhiệm vụ của các phòng ban bộ phận trong việc sản xuất trong việc sản xuất
kinh doanh đợc nâng cao. Muốn vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy phải đợc cấu
thành bởi những ngời có năng lực và phẩm chất tốt.
- Tính kinh tế:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản trị sao cho đạt
hiêu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất có thể. Tiêu chuẩn để xem xét yêu
cầu này là mối tơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.
- Phải bảo đảm chế độ một thủ trởng:
Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính tập trung dân chủ trong doanh
nghiệp. Thực chất của chế độ một thủ trởng là quyền quyết định thuộc về một
ngời. Ngời đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị
mình, đợc trao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và chịu hoàn toàn
trách nhiệm về quyết định của mình.
1.1.2.2. Những nguyên tắc đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý doanh nghiệp
Trong những năm vừa qua, Nhà nớc ta luôn coi trọng việc hoàn thiện
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp và luôn coi đây là một trong
những nội dung chủ yếu của đổi mới trong doanh nghiệp.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục
tiêu của doanh nghiệp theo hớng phát triển. Bởi vậy, việc tiến hành tập hợp
đầy đủ thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là rất quan trọng. Một cơ cấu
hình thành phải thoả mãn và đáp ứng đợc việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu
đề ra, có khả năng biến nó thành hiện thực và yêu cầu có hiệu quả cao nhất.

- Từ công việc, nhiệm vụ để biến thành tổ chức, hình thành bộ máy và
lựa chọn con ngời. Sự xuất hiện của tổ chức bộ máy hay bố trí con ngời cụ
9
Người lãnh đạo tuyến n
thể trong hệ thống quản trị là do yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất đặt ra. Sự cần
thiết của nó chính là ở chỗ phải đảm nhận những chức năng do quá trình sản
xuất kinh doanh quy định.
Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây
dựng trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ và lề lối phối hợp hoạt động đảm bảo
cho sự chỉ đạo thống nhất, thông suốt và mau lẹ. Muốn vậy, các hoạt động
và mối quan hệ trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải đợc quy định
bằng văn bản dới dạng điều lệ, nội quy, quy chế
Trong phạm vi từng doanh nghiệp, việc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý phải thoả mãn việc đảm bảo nguyên tắc chế độ một thủ trởng, trách
nhiệm cá nhân, trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ, quyền quyết
định toàn diện về các mặt liên quan đến doanh nghiệp và từng bộ phận phòng
ban đợc giao cho một ngời.
Ngoài việc phải đảm bảo những nguyên tắc trên cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc thù kỹ thuật của
doanh nghiệp, phải chuyên sâu, tinh gọn và rõ ràng. Đồng thời phải hoàn
thành đầy đủ mọi chức năng quản lý, đảm bảo mọi quyết định của bộ máy
quản lý đợc đa ra nhanh nhất, khoa học nhất, sát với thực tiễn, đáp ứng đợc
nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp theo hớng phát triển.
1.1.3. Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Một vấn đề quan trọng trong xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
là xác định một cách đúng đắn và rõ ràng các loại liên hệ giữa các bộ phận,
các cấp, các nhân viên quản lý và doanh nghiệp. Nhìn chung, trong thực tế,
một tổ chức thờng có ba loại liên hệ đó là:
- Liên hệ trực thuộc: là loại liên hệ giữa thủ trởng với cán bộ nhân viên
trong bộ phận; giữa cán bộ có vị trí chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dới.

- Liên hệ chức năng: là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với
nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trởng hoặc giữa các bộ
phận chức năng cấp trên với cán bộ nhân viên chức năng cấp dới nhằm hớng
dẫn, giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ.
10
Người lãnh đạo tuyến n
- Liên hệ t vấn: là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung , giữa cán
bộ chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế với các
hội đồng đợc tổ chức theo từng loại công việc.
Trên cơ sơ xác định đúng đắn, hợp lý những loại liên hệ nói trên, mỗi
bộ phận, cá nhân trong cơ cấu tổ chức quản lý nhận rõ nhiệm vụ, vị trí của mình.
1.2.Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.2.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Cơ cấu cơ bản của một tổ chức , doanh nghiệp tuỳ thuộc vào quy mô
của Công ty, của ngành nghề và tính phức tạp của những vấn đề gặp phải.
Hình thức chung nhất của cơ cấu tổ chức là tuyến và biên chế nhng có một số
dạng khác nhau của hình thức cơ bản này.
1.2.1.1. Cơ cấu trực tuyến( đ ờng thẳng)
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một
cấp dới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của đơn vị dựa trên nguyên tắc
thống nhất chỉ huy, ngời thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh từ ngời
phụ trách là cấp trên trực tiếp và đó cũng là ngời chịu hoàn toàn trách nhiệm
về cấp dới của mình. Toàn bộ những vấn đề đợc giải quyết theo một kênh
liên hệ đờng thẳng, cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chịu
trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến thờng đợc áp dụng trong những doanh
nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính sản xuất liên tục.
Loại cơ cấu này đợc thể hiện qua sơ đồ dới đây:

- Đặc điểm: Ngời lãnh đạo trong doanh nghiệp thực hiện tất cả các
chức năng quản trị, quản lý, mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
giữa các thành viên đợc liên hệ theo đờng thẳng, ngời thực hiện chỉ nhận
mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp mà thôi.
- Ưu điểm:
11
Lãnh đạo doanh
nghiệp
X. Cơ khí lớn
Phôi mẫu
Người lãnh đạo tuyến
Người lãnh đạo tuyến n
Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3 ....
+ Đơn giản, rõ ràng do thống nhất chỉ huy, dễ thực hiện chế độ một thủ
trởng, mệnh lệnh thi hành nhanh.
+ Tách biệt rõ ràng các trách nhiệm, tăng cờng đợc trách nhiệm cá nhân.
+ Giải quyết hiệu quả các mâu thuẫn do cấp dới chịu mệnh lệnh đồng
thời của các cấp trên và ngợc lại, mà ở đây,các cấp dới chịu mệnh lệnh của
cùng một cấp trên.
- Nhợc điểm:
+ Ngăn cách và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận.
+ Thiếu sự linh hoạt sáng tạo do việc báo cáo thông tin phải đi qua đ-
ờng vòng kênh đã quy định, làm cho những quyết định đa ra không kịp thời,
dễ làm mất cơ hội.
+ Không tận dụng đợc tài năng của những ngời dới quyền do sử dụng
hạn chế số lợng cán bộ quản lý.
+ Tình trạng quá tải đối với cấp quản lý, đòi hỏi phải có năng lực sáng
tạo, có kiến thức toàn diện tổng hợp để thực hiện tốt các chức năng quản lý
của mình.
+ Dễ làm xuất hiện các nguy cơ của sự quan liêu.

Do những đặc điểm trên mà kiểu cơ cấu này chỉ thích hợp với những
công ty thơng mại.
1.2.1.2. Cơ cấu chức năng( song trùng lãnh đạo)
Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có
quyền ra mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho
các phân xởng, các bộ phận sản xuất dựa trên chuyên môn hoá theo chức
năng công việc.
- Đặc điểm: Với cơ cấu này, nhiệm vụ quản trị đợc phân chia cho các
đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị và hình thành nên những ngời
lãnh đạo chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm thực hiện một chức năng nhất
định. Những ngời thuộc cấp dới nhận mệnh lệnh không chỉ từ lãnh đạo doanh
nghiệp mà còn từ lãnh đạo các chức năng khác.
Loại cơ cấu này đợc thể hiện dới dạng sơ đồ sau:
Lãnh đạo
chức năng A
12
- Ưu điểm:
+ Thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn
đề chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy
chung của doanh nghiệp.
+ Cơ cấu phân chia các nhiệm vụ rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực
chuyên môn mà cá nhân đợc đào tạo.
+ Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho cho các nhà phụ trách mới,
giúp họ áp dụng kiến thức đợc đào tạo vào thực tế nhanh hơn.
- Nhợc điểm:
+ Lãnh đạo doanh nghiệp trong cơ cấu này phải phối hợp hoạt động với
những lãnh đạo chức năng nhng do khối lợng công việc thuộc công tác quản lý
lớn nên khó khăn trong việc phối hợp đợc tất cả các mệnh lệnh của họ.
+ Cơ cấu dẫn tới các công việc nhàm chán ở một tuyến. Đồng thời,
việc liên lạc qua các lĩnh vực kỹ thuật khó khăn và xung đột giữa các đơn vị

có thể tăng, con đờng liên lạc qua tổ chức có thể trở nên phức tạp.
+ Các kênh liên lạc phức tạp có thể dẫn tới tình trạng quản lý chóp bu
quá tải, vi phạm chế độ một thủ trởng, dễ nảy sinh tình trạng thiếu trách
nhiệm. Nghĩa là một cấp dới chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên trực tiếp, dễ
xảy ra các quyết định trái ngợc nhau giữa ngời lãnh đạo quản lý và ngời lãnh
đạo chức năng. Do đó thông tin đa ra không kịp thời. Vì vậy, để hạn chế bớt
Người lãnh đạo doanh
nghiệp
Người lãnh đạo
chức năng 1
Người lãnh đạo
chức năng 2
Bộ phận sản xuất 2Bộ phận sản xuất 1 Bộ phận sản xuất n
Lãnh đạo
chức năng A
Lãnh đạo
chức năng A
13
nhợc điểm của cơ cấu, ngời lãnh đạo doanh nghiệp phải đảm nhiệm vai trò
phối hợp ăn khớp giữa những ngời lãnh đạo cấp chức năng và cấp dới để đảm
bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn cục bộ.
1.2.1.3. Cơ cấu trực tuyến- chức năng
Đây là kiểu cơ cấu kết hợp hai kiểu cơ cấu đã trình bày ở trên, cơ cấu này
dựa trên nguyên tắc : Bên cạnh đờng trực tuyến, đặt các bộ phận tham mu bao
gồm các chuyên gia có trách nhiệm để làm rõ các quyết định của lãnh đạo.
- Đặc điểm : Theo cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân thành các
chức năng chuyên môn và các bộ phận làm chức năng t vấn, giúp đỡ cho lãnh
đạo doanh nghiệp về mặt chuyên môn mà không đợc quyền ra quyết định.
Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn
quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Các đơn vị cơ sở chỉ nhận

mệnh lệnh chính từ lãnh đạo doanh nghiệp. ý kiến của các lãnh đạo chức
năng và lãnh đạo các tuyến chỉ mang tính chất t vấn về nghiệp vụ thông qua
sơ đồ sau :
- Ưu điểm :
+ Kết hợp u điểm của thống nhất chỉ huy với u điểm của chuyên môn
hoá, do cơ cấu này đã tận dụng u điểm của hai cơ cấu trên đồng thời khắc
lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
chức năng A
Lãnh đạo
chức năng B
Lãnh đạo
tuyến n
2
1
1
1
2
Lãnh đạo
doanh nghiệp
Lãnh đạo
chức năng A
14
phục đợc nhợc điểm của chúng. Vì thế cơ cấu này đợc áp dụng rộng rãi trong
hệ thống quản lý có quy mô lớn, phức tạp.
+ Quản lý đồng thời dài hạn bằng các chức năng và ngắn hạn bằng thừa hành.
- Nhợc điểm :
+ Nếu không xác định rõ quyền hạn sẽ gây hỗn độn, ngời lãnh đạo
doanh nghiệp phải thờng xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực

tuyến và chức năng. Ngời lãnh đạo quyết định thờng xuyên mối quan hệ đó,
phải họp nhiều để ra quyết định có hiệu quả, nên các quyết định đa ra không
nhanh vì các chức năng khác nhau.
+ Hạn chế mức độ sử dụng kiến thức của các chuyên viên.
+ Để tạo ra xu hớng tập trung hoá đối với các nhà quản trị cấp cao, cơ
cấu này trong thực tế không bao giờ tồn tại một cách nguyên vẹn mà thờng
xuyên bị vi phạm.
1.2.1.4. Cơ cấu trực tuyến tham m u
Sơ đồ cơ cấu nh sau:
- Đặc điểm : Vẫn là cơ cấu trực tuyến nhng lãnh đạo doanh nghiệp có
thêm bộ phận tham mu giúp việc, bộ phận tham mu co thể là một nhóm
chuyên gia hoặc là cán bộ quản lý. Cơ cấu chủ yếu đợc áp dụng trong những
doanh nghiệp co hoạt động phức tạp và quy mô lớn.
- Ưu điểm : Dễ thực hiện chế độ một thủ trởng, khai thác đợc khả năng
của chuyên gia, giúp đỡ ngời lãnh đạo ra quyết định có hiệu quả, những báo
cáo kế hoạch sát với tình hinh thực tế, thời gian làm việc với lãnh đạo chức
năng giảm.
Lãnh đạo doanh
nghiệp
Tham mư
u
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
chức năng A
Lãnh đạo
chức năng B
Lãnh đạo
tuyến 2
15

- Nhợc điểm : Ngời lãnh đạo mất thời gian làm việc với chuyên gia,
nếu lãnh đạo sử dụng cán bộ chuyên môn một cách lạm dụng quá, dẫn đến
tình trạng tham mu trong bộ phận có t chất không tốt sẽ ảnh hởng xấu đến
hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.1.5. Cơ cấu chính thức và không chính thức
- Cơ cấu chính thức : Cơ cấu này gán liền với vai trò, nhiệm vụ, mục
đích trong sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tổ chức một cách chính thức.
Nếu ngời quản lý có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó thì phải tạo ra một môi
trờng làm việc mà ở đó tùng cá nhân phải có sự đóng góp hiệu quả cả trong
hiện tại và tơng lai cho tập thể.
- Cơ cấu không chính thức : Là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân,
sự tác động qua lại giữa các cá nhân cũng nh theo nhóm cán bộ, công nhân
ngoài phạm vi cơ cấu đã đợc phê chuẩn của doanh nghiệp. Cơ cấu này có vai
trò to lớn trong thực tiễn quản trị, nó không định hình mà thay đổi, luôn tồn
tại song song với cơ cấu chính thức có tác động nhất định và đôi khi rất đáng
kể đến hoat động của doanh nghiệp.
Sau đây là một vài mô hình cơ cấu tổ chức không chính thức :
+ Mô hình hoá bộ máy quản lý doanh nhiệp quy mô nhỏ :
Giám đốc
Phòng kinh
doanh
Phòng tài vụ
Phòng nội
chính
Phó giám đốc
Phòng điều
hành sản xuất
16
+ Mô hình quản lý quy mô vừa:
+ Mô hình bộ máy doanh nghiệp nông nghiệp nhà nớc:

1.2.1.6. Cơ cấu tổ chức ch ơng trình mục tiêu:
- Đặc điểm: Có bộ phận chuyên tổ chức và điều phối quan hệ giữa các bộ
phận cùng cấp cao nhất đến cấp thấp nhất để thực hiện chơng trình mục tiêu.
- Ưu điểm:
+ Thể hiện đợc sự kết hợp tính mục tiêu và tính năng động của tổ chức.
Giám đỗc
Phòng tổng
hợp
Phòng rài vụ
Phòng nội
chính
Phòng giám
đốc kinh doanh
Phòng giám
đốc sản xuất
Phòng hành
chính
Phòng kinh
doanh
Phòng điều
hành sản xuất
Phòng kỹ
thuật
Giám đốc
Kế toán trưởng
Phó giám đốc
Các trợ lý
17
+ Cơ cấu đa đến một cách thức quản lý hoàn thiện hơn và đa ra đợc kế
hoạch nhằm đạt đợc kết quả chứ không đơn thuần là việc vạch kế hoạch cho

công tác.
+ Theo cơ cấu này nó khuyến khích mọi ngời tự nguyện cam kết các
mục tiêu chứ không phải thụ động làm theo chỉ thị và phải chờ đợi sự hớng
dẫn và các quyết định.
+ Cơ cấu này giúp cho những ngời trong cơ cấu có quyền đa ra những
ý kiến của mình vào mục tiêu của doanh nghiệp, họ hiểu đợc quyền và trách
nhiệm của họ.
- Nhợc điểm: Cấp trên mất thời gian làm việc với cấp dới, nhiều khi
trong cơ quan các mối liên hệ ngày càng kém hiệu quả, ảnh hởng đến chơng
trình mục tiêu và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bị ứ đọng.
1.2.1.7. Cơ cấu tổ chức ma trận
Theo cơ cấu này ta phân các chức năng theo phơng ngang của dự án,
theo phơng dọc của các đơn vị chức năng. Lãnh đạo tuyến và lãnh đạo các bộ
phận chức năng trực tiếp giải quyết vấn đề.
Sơ đồ cơ cấu:
18
F: Các bộ phận chức năng
0: Các dự án, sản phẩm hay công trình
- Đặc điểm: Khi thực hiện một dự án(01,02,03 ), lãnh đạo các tuyến,
các chức năng và lãnh đạo sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, các đơn vị sẽ cử ra
cán bộ tơng ứng cùng thực hiện, khi kết thúc dự án mọi ngời lại trở về vị trí
cũ của mình.
- Ưu điểm: Có tính năng động cao, dễ di chuyển các cán bộ có năng
lực để thực hiện các dự án khác nhau. Cơ cấu sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận
dụng cán bộ có chuyên môn sẵn có, giảm cồng kềnh cho bộ máy.
- Nhợc điểm: hay xảy ra mâu thuẫn giữa các cán bộ dự án với ngời lãnh
đạo các bộ phận phòng ban, do đó đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao.
1.2.1.8. Cơ cấu khung
- Đặc điểm: Duy trì thờng xuyên một số cán bộ nòng cốt của doanh
nghiệp cho các khâu quản lý quan trọng. Đối với công việc còn lại, khi nào

Các
dự
báo
sản
phẩm
công
trình
Ban lãnh đạo
02
Ban lãnh đạo
F1
01
F2 F3
03
Các bộ phận phòng ban
19
cần doanh nghiệp mới thuê ngời bổ sung tạm thời hay có kỳ hạn. Khi hết
việc, những ngời tạm tuyển này sẽ bị giải tán.
Loại cơ cấu này thích hợp với doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất
mang tính chất thời vụ, công việc không thờng xuyên.
- Ưu điểm: Tiết kiệm đợc chi phí nhân công sản xuất.
- Nhợc điểm: Không tạo đợc sự gắn bó công nhân với doanh nghiệp.
1.2.2. Các nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.2.2.1. Nhóm các nhân tố thuộc đối t ợng quản trị
- Tình trạng và sự phát triển của công nghệ sản xuất tại doanh nghiệp.
- Tình trạng, tính chất và đặc điểm sản xuất, chủng loại sản phẩm, quy
mô sản xuất, loại hình sản xuất.
- Tình trạng và mức độ phát triển của doanh nghiệp nh: quá trình thử
thách, đào tạo con ngời và tích luỹ kinh nghiệm.
Tất cả các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dung của

những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng trực tiếp đến cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý.
1.2.2.2. Nhóm các nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị.
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp .
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung các hoạt động quản trị, trình độ
của cán bộ có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu suất lao động của từng cá nhân
- Quan hệ phụ thuộc giữa cấp quản lý với đối tợng quản lý, khả năng
kiểm tra của ngời lãnh đạo với hoạt động của cấp dới.
- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với cán bộ quản lý.
1.2.2.3. Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà n ớc
Các quy định, chính sách, chế độ đãi ngộ của Nhà nớc có ảnh hởng
gián tiếp tới đội ngũ quản lý nhng lại có tác động rất lớn đến việc hình thành
và phát triển cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
1.3. Phơng hớng - biện pháp cơ bản nhằm củng cố và hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp nớc ta hiện nay.
20
1.3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một công cụ quan trọng trong doanh
nghiệp, mục đích là nhằm lập ra một hệ thống chính thức và không chính
thức gồm các vai trò và nhiệm vụ mà con ngời có thể thực hiện, có thể cộng
tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đợc mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu
tổ chức cũng cho ta biết đợc sự khác nhau cũng nh sự tác động qua lại giữa
cơ cấu tổ chức chính thức và không chính thức. Vì vậy, khi xem xét đến vấn
đề cơ cấu tổ chức cần phải xét đến hoàn cảnh cụ thể và kết hợp các nguyên
tắc, yêu cầu, lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức.
Trong nền kinh tế thị trờng với sự biến động không ngừng, đồng thời
xu thế hội nhập của các doanh nghiệp cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa
các doanh nghiệp thì việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý trong doanh nghiệp nhằm thích ứng với sự biến động của thị trờng và

nội bộ doanh nghiệp là một xu hớng tất yếu khách quan.
Đối với ngời quản lý doanh nghiệp, muốn hoạt động sản xuất kinh
doanh có hiệu quả thì yêu cầu đặt ra là phải xây dựng đợc cơ cấu tổ chức
doanh nghiệp hoạt động nh một cơ thể sống, hoạt động không ngừng đồng
thời phải luôn vận động cùng với sự vận động của cơ chế thị trờng. Nhờ đó
cơ cấu tổ chức mới vận động thích ứng, chủ động, linh hoạt làm cho kế hoạch
mục tiêu của doanh nghiệp luôn hoàn thành đúng nhiệm vụ và chức năng cơ
cấu bộ máy, góp phần tạo ra môi trờng làm việc thích ứng, đáp ứng nhu cầu,
nguyện vọng chính đáng của các thành viên trong doanh nghiệp; từ đó thúc
đẩy mọi thành viên trong doanh nghiệp lao động tích cực, phát huy nhiều
sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tiếp thu sáng tạo có chọn lọc khoa học kỹ thuật
tiên tiến, nâng cao năng suất lao động, chất lợng sản phẩm, giúp doanh
nghiệp phát triển mở rộng quy mô sản xuất, giảm chi phí sản xuất hạ giá
thành sản phẩm, tạo u thế cạnh tranh trên thị trờng. Đồng thời, công nhân
viên chức và lao động trong doanh nghiệp thấy đợc lợi ích chung của doanh
nghiệp gắn với công tác chăm lo đời sống, công tác đào tạo trình độ cho bản
thân.
21
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đợc xây dựng và hoàn thiện làm cho các
phòng ban, bộ phận ăn khớp, nhịp nhàng với nhau, tạo ra mối quan hệ phụ thuộc
lẫn nhau trong cơ cấu. Từ đó thúc đẩy sự tích cực hoạt động của các bộ phận
trong doanh nghiệp, giúp vai trò quản lý bộ máy doanh nghiệp đợc nâng cao, vị
trí và uy tín doanh nghiệp trên thơng trờng cũng đợc biết đến.
Đối với những cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý không liên tục đợc hoàn
thiện để vận động thích ứng, chủ động trong cơ chế thị trờng đầy biến động,
nhất định cơ cấu đó sẽ không còn là công cụ quan trọng trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp nữa. Thậm chí, cơ cấu đó sẽ cứng nhắc,
dập khuôn, ảnh hởng xấu tới mục tiêu của doanh nghiệp. Trên thực tế có
những doanh nghiệp hoạt động lâu năm, do không chú trọng công tác xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nên dẫn tới tình trạng cứng nhắc, trì trệ

trong tổ chức. Hậu quả là sản xuất kinh doanh không đạt hiệu quả, doanh
nghiệp không thích nghi đợc với những thay đổi bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp, dẫn đến thua lỗ, thậm chí là phá sản.
Cơ cấu tổ chức bộ máy chậm chạp, cứng nhắc quá thiên về kiểu tổ
chức cũ không còn thích ứng với xu thế thời đại, mối quan hệ giữa các bộ
phận kém tính năng động dẫn đến sự trì trệ. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp muốn
phát triển bền vững và hiệu quả, nhất thiết phải coi trọng công tác xây dựng
và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
1.3.2.Những ph ơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Xác định việc phân bố đúng đắn chức năng quản trị, yêu cầu và nguyên
tắc cũng nh nắm vững kiến thức về các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là
tiền đề quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý hiện có cũng nh hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới cho
doanh nghiệp.
Sự tuỳ tiện hình thành, xoá bỏ hoặc sửa chữa đổi mới một cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý thiếu sự phân tích khoa học, chỉ dựa trên ý chủ quan
phiến diện thờng xảy ra nhiều vấn đề ảnh hởng đến bộ máy quản lý doanh
nghiệp. Do đó, khi hình thành một bộ phận nào của doanh nghiệp phải xác
định chức năng, nhiệm vụ của nó một cách rõ ràng, dự kiến cán bộ đủ trình
22
độ để hoàn thành nhiệm vụ, chức năng, vị trí trong hệ thống cơ cấu các bộ
phận đã có trớc của doanh nghiệp.
Qua lý luận và thực tiễn, xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý doanh nghiệp gồm các phơng pháp sau đây:
1.3.2.1. Ph ơng pháp t ơng tự
Đây là phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc kế thừa
những kinh nghiệm, thành công và gạt bỏ những bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý đã có từ trớc. Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố
tơng tự với cơ cấu quản lý sắp hình thành. Cơ sở phơng pháp luận xác định sự t-
ơng tự là sự phân loại các đối tợng quản lý căn cứ vào tính đồng nhất về hoạt

động, mục tiêu, mục đích, vai trò và kết quả cuối cùng của hoạt động quản
trị( sản phẩm, quy trình công nghệ), quá trình đồng nhất về các chức năng quản
trị thực hiện, đặc điểm cơ cấu và ngành nghề.
Ưu điểm nổi bật của phơng pháp này là qúa trình hình thành cơ cấu
nhanh, chi phí thiết kế cơ cấu ít do dựa trên sự kế thừa có chọn lọc, có phân tích
những kinh nghiệm mang tính tối u trên cơ sở khoa học của cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý trớc. Nhng nếu sự kế thừa mang tính sao chép máy móc, không
phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động thì
cần phải ngăn ngừa loại bỏ. Nhìn chung đây là phơng pháp đợc áp dụng rộng rãi
ở nhiều doanh nghiệp, nhiều ngành, nhiều quỗc gia.
1.3.2.2. Ph ơng pháp phân tích theo yếu tố
Đây là phơng pháp khoa học đợc áp dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi
đối tợng quản trị và đợc chia làm 3giai đoạn theo sơ đồ sau:
23
Giai đoạn 3: Xác định những đặc trng của yếu tố cơ cấu(
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) tổ chức bộ máy
Phơng
pháp
phân
tích
theo
yếu tố
Giai đoạn 1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát. Xác định
những kết luận có tính nguyên tắc của cơ cấu.
Giai đoạn 2: Xác định các thành phần cho các bộ phận
cơ cấu. Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận
Trong giai đoạn 3 phân ra làm 2 trờng hợp:
- Trờng hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
đang hoạt động, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành đợc bắt đầu
từ việc nghiên cứu kỹ cơ cấu bộ máy hiện tại và bắt đầu đánh giá hoạt động

của nó theo những căn cứ nhất định. Vì vậy, ngời ta phải biểu thị cơ cấu bộ
máy quản trị hiện hành dới dạng sơ đồ để chỉ ra từng bộ phận trong cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý.
Nội dung phân tích bộ máy tổ chức đang hoạt động gồm:
+ Phân tích tình hình thực tiễn các chức năng đã quy định từng bộ
phận, từng nhân viên của bộ máy quản trị, khối lợng công tác của mỗi bộ
phận, mỗi ngời phát hiện ra những mặt còn hạn chế.
+ Phân tích việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm ở các bộ phận, các cấp
quản trị, đồng thời xem và phân tích các văn kiện tài liệu, những quy định của cơ
câu tổ chức quản trị doanh nghiệp với các cơ quan quản lý vĩ mô.
+ Đánh giá số lợng tỷ lệ cán bộ nhân viên trực tiếp và gián tiếp, trình
độ của cán bộ, nhân viên quản trị đối với công việc.
+ Phân tích các nhân tố khách quan trong doanh nghiệp và ngoài doanh
nghiệp có tác động tích cực và tiêu cực đến sự hoạt động của cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý.
+ Tổng hợp đánh gía một cách khoa học giữa mặt hợp lý và mặt cha hợp
lý của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới. Cơ cấu mới phải có tính tối u hơn cơ cấu
trớc và phải tuân thủ nghiêm ngặt những vấn đề cơ bản nh yêu cầu, nguyên tắc và dựa
trên các yếu tố cơ bản của các cơ cấu tổ chức bộ máy đã có. Đó là:
Thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trởng, trách nhiệm cá nhân.
Phải đảm bảo cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của
từng bộ phận cũng nh mối liên hệ mật thiết giữa chúng trong một chỉnh thể
thống nhất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Giữa các chức năng cần tránh sự chồng chéo, các bộ phận trong cơ cấu
bộ máy không thừa không thiếu, các nhân viên trong các bộ phận phải tối u
hoá mà vẫn đảm bảo công việc đợc giao phó.
24
Cơ cấu tổ chức bộ máy mới phải linh hoạt, chủ động, thích ứng với
mọi biến động của thị trờng.
- Trờng hợp 2: Với các tổ chức doanh nghiệp đang trong giai đoạn xây

dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc dựa trên những
bớc sau:
+ Bớc 1: Dựa vào tài liệu ban đầu, những văn bản, quy định của cơ
quan quản lý vĩ mô nhà nớc, những quy định mang tính pháp luật để xây
dựng nên sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổng quát, xác định đặc trng
cơ bản của kiểu cơ cấu này. Đây là xây dựng đợc mục tiêu cho cơ cấu tổ
chức, xây dựng các chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu, mục đích đồng thời
phải xác định rõ nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận một cách rõ ràng
trong cơ cấu tổ chức và mối quan hệ qua lại mật thiết giữa các bộ phận phòng
ban với cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên trong cơ cấu cũng nh bên
ngoài. Đây là bớc có vấn đề mang tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý.
+ Bớc 2: Xây dựng và xác lập mối quan hệ các phòng ban chức năng
trong cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp thể hiện bằng việc xây dựng phân
hệ trực tuyến, chức năng và chơng trình mục tiêu để xác định rõ mục đích
của phòng ban cũng nh mục tiêu, mục đích của doanh nghiệp. Từ đó tập hợp
phân tích những ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
+ Bớc 3: Phân phối cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
xác định về số nhân viên cũng nh trình độ trong từng bộ phận.Từ đó, xây
dựng điều lệ, quy định, quy tắc đảm bảo cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
có hiệu lực mang lại hoạt động có hiệu quả cao.
Trên thực tế không thể áp dụng một cách cứng nhắc, máy móc những ph-
ơng pháp đó mà phải dựa vào tình hình, mụctiêu cụ thể của từng doanh nghiệp
và vận dụng có chọn lọc kết hợp với sự phân tích trên cơ sở khoa học các mặt về
lý luận cũng nh thực tiễn cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
1.3.2.3. Ph ơng pháp dựa trên mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy
25