Những vấn đề cần quan tâm trong quá trình giao tiếp quản lý

Những vấn đề cần quan tâm trong quá trình giao tiếp quản lý
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống ngôn
ngữ nhằm đạt được những mục tiêu nhất định, là yếu tố không thể thiếu được trong sự phát
triển của xã hội loài người, giao tiếp đa dạng, phức tạp, nó thể hiện muôn hình, muôn vẻ
của con người. Một trong những yếu tố quyết định sự thành bại, tiến lùi của một cá nhân,
đó là khả năng giao tiếp của người ấy.
Giao tiếp được diễn ra nhiều hình thức khác nhau như giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân,
giữa cá nhân với nhóm, giao tiếp với đối tác, giao tiếp ngang hàng. Và ứng với từng hình
thức giao tiếp cần có những cách giao tiếp thích hợp.
Giao tiếp quản lý chính là sự thiết lập nên những mối quan hệ hai chiều lẫn nhau về mặt
tâm lý giữa chủ thể quản lý với các chủ thể được quản lý nhằm giải quyết hợp lý được
những nhiệm vụ giao tiếp quản lý, làm cơ sở cho việc thực thi có hiệu quả những nhiệm vụ
quản lý xác định.
Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý luôn phải giao tiếp dưới ba hình thức giao tiếp cơ
bản sau đây:
- Giao tiếp giữa những người lãnh đạo với nhau.
- Giao tiếp giữa người lãnh đạo với những người dưới quyền mình.
- Giao tiếp giữa người lãnh đạo với đồng sự gần gủi của mình.
Hoạt động quản lý là một hoạt động đặc biệt trong xã hội, phụ thuộc vào nhiều mối quan
hệ xã hội và mối quan hệ giữa các nhà quản lý với xã hội, với những người khác. Các mối
quan hệ xã hội và hoạt động giao tiếp cũng ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu mối quan hệ tốt thì
hoạt động giao tiếp sẽ thuận lợi, dễ dàng và ngược lại, nếu giao tiếp tốt lại có điều kiện dễ
xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, chặt chẽ.
Do đó, hoạt động giao tiếp của nhà quản lý rất phức tạp, đa dạng, liên quan đến nhiều yếu
tố tâm lý xã hội, yếu tố kinh tế và yếu tố văn hóa. Hoạt động giao tiếp này quyết định hiệu
quả của hoạt động quản lý. Nên khi giao tiếp trong hoạt động quản lý, người quản lý cần
quan tâm đến một số vấn đề sau:
1. Những phương thức dùng để tạo ra được sự thiện cảm ở người khác khi tiếp xúc
- Tỏ ra thành thật chú ý đến đối phương, bằng sự tư duy sâu sắc với những ánh mắt đôn
hậu và tấm lòng trong sang bằng cách:
+ Biết thể hiện ra được sự tế nhị, lịch lãm, có văn hóa, sự khẽ khàng và sự điềm tĩnh khi

tiếp xúc.
+ Biết dùng ngôn ngữ trong sáng, thân mật, đúng nghĩa và khái quát khi tiến hành trao đổi
với nhau.
+ Trong suốt quá trình tiếp xúc, luôn luôn biết tạo lập ra được những cử chỉ, dáng điệu
thân thiện với những nụ cười tươi tắn và ánh mắt trung thực, cảm thông đôn hậu.
- Luôn tỏ ra biết hoặc nhớ rõ tên từng người, mà họ đang tiếp xúc với mình. Do vậy, tuyệt
đối không thể có được sự nhầm lẫn, trong khi gọi tên lúc mình thực thi các quá trình tiếp
xúc.
- Luôn luôn tỏ ra nắm vững được tất cả những việc làm và mọi quan hệ của đối phương.
Biết dựa vào ánh mắt, cử chỉ, dáng điệu và ngôn ngữ của đối phương mà tiến hành trao đổi
cho phù hợp. Tăng cường biểu lộ được những cảm xúc tích cực, qua ánh mắt, nét mặt, cử
chỉ, dáng điệu của mình. Tiến tới sẽ hạn chế tối đa được việc sử dụng ngôn ngữ nói.
- Biết chăm chú lắng nghe và tìm mọi cách kích thích - khuyến khích đối phương để họ tự
nói về bản thân mình một cách đầy đủ. Trên cơ sở đó biết nói ra những điều đúng với sở
thích, ý nghĩ và hoài bão của đối phương trong toàn bộ quá trình tiếp xúc.
- Luôn luôn làm cho đối phương thấy rõ được tầm quan trọng cũng như việc làm của mình
trong cấu trúc - hệ thống những công việc của đơn vị, mà mình đang điều hành quản lý. Từ
đó luôn luôn biết làm cho đối phương thấy rõ rằng, mình và cơ quan rất cần thiết và sự tin
tưởng ở khả năng của họ. Không thể chấp nhận sự tồn tại của những biểu hiện về sự thô
bạo, áp đặt, cửa quyền, sự khinh miệt và sự nóng nảy khi trao đổi với nhau.
2. Phương thức dùng để người khác suy nghĩ theo mình
- Phải luôn luôn tránh mọi sự tranh luận gay gắt. Không bao giờ được tiến hành tấn công
trực tiếp vào bất kỳ ai khi trao đổi.
+ Trong toàn bộ tiến trình tiếp xúc, luôn luôn biết để cho đối phương được nói ra một cách
thỏa thích mà không bao giờ được ngắt lời họ cả.
+ Khi giao tiếp qua điện thoại, công văn - thư tín hay khi tiếp xúc trực tiếp, luôn luôn biết
dựa vào ý nghĩ của đối phương mà tiến hành hoạt định ra được những chiến lược trao đổi
cho phù hợp.
+ Luôn luôn đảm bảo được không khí vui tươi, thoải mái, tự nhiên, nhẹ nhàng, sâu sắc và
tinh tế khi thực thi các quá trình tiếp xúc. Trong mọi không gian - thời gian giao tiếp, luôn

luôn biết tôn trọng nhân cách của đối phương.
+ Khi trao đổi, tuyệt đối không được tỏ ra chê bai, chì chiết cũng như không để tồn tại
những cử chỉ ngạo mạn, coi thường, lãnh đạm và sự khinh miệt đối phương. Luôn luôn
biết hình dung ra một cách đầy đủ, một bức chân dung tâm lý thực về cả mình lẫn đối
phương mà tiến hành trao đổi cho ăn nhập với nhau.
- Thực sự vui lòng nhận thiếu sót khi biết mình có sự lầm lẫn về một vấn đề nào đó. Biết tỏ
ra có được phong cách sống bằng Tâm - Trí - Dũng khi tiếp xúc với mọi người.
- Luôn luôn nói ôn tồn, sẽ sàng, ngọt ngào, không nổi nóng và xẳng giọng khi trao đổi với
mọi người.
- Phải dùng tư duy lý luận để tiến hành chẩn đoán tâm lý đối phương, từ đó biết khôn khéo
để cho họ tự nói ra những từ "phải", "đúng", "có" ngay từ đầu cũng như trong suốt quá
trình trao đổi với mình. Trong bất kỳ tình huống nào của sự trao đổi với người khác cũng
phải biết khôn khéo ứng xử sao cho đối phương hiểu được rằng ý kiến của họ là đúng đắn,
hợp lý. Không bao giờ được nhận điều hay, lẽ phải là thuộc về mình khi tiến hành trao đổi
với bất kỳ ai.
- Luôn luôn biết tỏ ra có sự đồng cảm với những ước vọng và ý tưởng của đối phương về
tất cả những vấn đề của cuộc sống. Trong quá trình tiếp xúc với mọi người luôn luôn biết
khiêu gợi ra những tình cảm cao thượng của đối phương để ở họ có được sự đồng cảm với
sự chỉ đạo của mình và với những quan hệ - hoạt động chung của tập thể. Khi tình huống
giao tiếp gặp phải những khó khăn phải biết dùng phương thức "phản đề" nhằm thách đố,
khiêu gợi được lòng tự trọng, danh dự của đối phương trong việc suy nghĩ và làm theo ý
mình.
- Biết tiến hành phương thức "tự kỉ ám thị" để hiểu mình, hiểu người trong toàn bộ quá
trình tiếp xúc. Trên cơ sở đó, biết tổ chức thực hiện những tác động định hướng các thao
tác tư duy của đối phương vào việc tiếp nhận và giải quyết các bài toán giao tiếp. Cũng
như biết hướng các thao tác ý nghĩ của họ được diễn ra một cách hợp lý, theo cùng một
hướng với cấu trúc thao tác tư duy của mình.
3. Phương pháp tiến hành phê bình nhưng không gây ra sự oán thù với nhân viên:
- Biết bắt đầu các quá trình giao tiếp với những người bị lầm lỗi bằng những lời khen thành
thật, trung thực và tự giác.

+ Luôn luôn biết đặt mình vào đúng vị thế của đối pương, để có thể thấu hiểu được những
việc làm của họ trong trạng thái có sai lầm.
+ Từ đó, có được sự đánh giá hợp lý về mọi khía cạnh của việc làm đã dẫn đến khuyết
điểm của họ. Do hiểu được tính của sai lầm, khi trao đổi luôn luôn tỏ ra ôn tồn, nhẹ nhàng,
khách quan nhưng hết sức nghiêm túc. Vì tôn trọng và yêu quí lẫn nhau mà tiến hành trao
đổi thẳng thắn, nhằm tìm ra được cách giải quyết những tồn tại một cách hợp lý. Không thể
có những biểu hiện cá nhân chủ nghĩa trong động cơ góp ý.
+ Trong khi phân tích lỗi lầm, cần biết đặt địa vị của mình trên bình diện quyền lợi của đối
phương mà nhận xét, phán quyết. Điều đó sẽ góp phần làm cho họ có được những điều
kiện tâm lý cần thiết, có thể tự nhận ra được thiếu sót của mình một cách tự giác.
- Bằng mọi giá phải giữ được danh dự và thể diện cho người có lỗi.
+ Khi tiến hành phán xét, không được tỏ thái độ kẻ cả, trịch thượng trong cử chỉ - dáng
điệu - ngôn ngữ, không tỏ ra mệnh lệnh và sự khinh miệt lẫn nhau mà biết tỏ ra chân tình
khuyên bảo.
+ Sau đó, phải biết tạo ra cho họ có được những điều kiện tốt để thực thi các nhiệm vụ hoạt
động - giao tiếp mới mà có thể khẳng định lại được mình trong các hành động sắp tới.
- Biết gây cho đối phương luôn luôn có được niềm tin vào tương lai và sự cố gắng vương
tới trong mọi hành động của họ. Luôn tạo cho họ thấy được những viễn cảnh tươi đẹp của
cuộc đời, của hoạt động của họ, để ở họ sẽ có được những niềm vui mà có thể tiếp tục
cống hiến hết sức lực, trí tuệ của mình cho cơ quan trong thời gian tới.
Tóm lại, hoạt động quản lý rất đa dạng và phức tạp. Trong cuộc sống, có bao nhiêu lĩnh
vực hoạt động thì có bấy nhiêu hình thức quản lý. Mỗi một hoạt động quản lý đều được
thực hiện hướng vào để chiếm lĩnh, phân tích một đối tượng xác định của nó. Việc thực
hiện những quá trình giải các bài toán quản lý được diễn ra thông qua các hành động kế
hoạch hóa, hành động chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch đó và kiểm tra, đánh giá tiến trình
cũng như kết quả việc thực hiện chúng mà tiến hành hiệu chỉnh khi cần thiết. Và để thực
hiện được nhiệm vụ quản lý đó thì người cán bộ quản lý cần phải trải qua các quá trình
giao tiếp quản lý, phải nắm vững tâm lý cá nhân, tâm lý xã hội, nhất là hiểu biết đối tượng
giao tiếp, phải biết lựa chọn hình thức, phương tiện giao tiếp phù hợp và đồng thời phải
đảm bảo các nguyên tắc giao tiếp, trung thực, phù hợp, thiện chí.

Ths.Đỗ Cao Bảo Châu
Phòng Đào tạo - Trường TCN Kỹ thuật công nghệ Hùng Vương
Email: