Bài thu hoạch Môn Quản lý cơ quan Thông tin Thư viện hiện đại: Đánh giá hiệu quả quản lý hoạt động chuyên môn ở đơn vị anh (chị) công tác

Câu hỏi: Đánh giá hiệu quả quản lý hoạt động chuyên môn ở đơn vị anh
(chị) công tác
Bài làm
Phần 1: Lý luận về Quản lý hoạt động chuyên môn
Quản lý hoạt động chuyên môn: Là quản lý quá trình hoạt động thư viện, là
sự tác động của cán bộ thư viện vào các hoạt động này thông qua dây truyền thông
tin tư liệu.
Quản lý HĐCM chính là quản lý quá trình hoạt động thư viện, là sự tác động
của cán bộ thư viện vào các hoạt động này thông qua các chức năng (lập kế hoạch,
điều hành, tổ chức, ….) nhằm làm cho các hoạt động đó, thực hiện đạt được mục
đích đề ra.
Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động chuyên môn:
- Đúng quy trình
- Mức độ hợp lý so với quy trình
- Mức độ đáp ứng phù hợp nhu cầu thông tin các sản phẩm dịch vụ.
Vậy hiệu quả cần được hiểu như thế nào?
Có thể nói khó khăn lớn nhất đối với nền công vụ chúng ta hiện nay đó chính
là đánh giá hiệu quả hoạt động. Chúng ta rất khó nâng cao được hiệu quả hoạt
động khi mà chúng ta chưa xác định được chính xác thế nào là hiệu quả cũng như
chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của nền
công vụ nói chung và các lĩnh vực cụ thể nói riêng trong đó có thư viện.
Hoạt động thư viện phải được xem xét từ các góc độ kinh tế, góc độ xã hội
với đầy đủ các yếu tố đầu vào, đầu ra, quá trình và kết quả.
Một lẽ tất yếu là nếu như hiệu quả của thư viện được đánh giá bởi những tiêu
chí như "thành tựu'', hay ''thực hiện đầy đủ'' hoặc ''về cơ bản đạt mục tiêu đã đề
ra''… thì việc trách nhiệm của các cá nhân đối với công việc cũng được xác định
một cách không rõ ràng, dù là thành công hay thất bại thì đó cũng là ''thành quả
của tập thể'' hay ''trách nhiệm của tập thể''.
Thực tế trên là do: các cá nhân, các nhà quản lý thiếu ý thức, do thiếu sự gắn
kết giữa trách nhiệm với công việc. Nếu như không thể tạo ra sự gắn kết chặt chẽ

hoạt động với trách nhiệm của các cá nhân thì tình trạng ''làm việc cầm chừng'',
''trách nhiệm tập thể'' hiện nay trong các cơ quan nhà nước cũng như thư viện vẫn
sẽ khó có thể kiểm soát được.
Trước đây tất cả sản phẩm của nền hành chính đều mang tính ''chung chung'',
đều mang danh cái chung, vì cái chung, thành tựu chung và đương nhiên trách
nhiệm cũng là trách nhiệm chung. Dường như chúng ta gặp phải qua nhiều khó
khăn trong việc xác định ranh giới cho các loại hoạt động, cho việc phân công
nhiệm vụ, phối hợp giữa các cơ quan, các bộ phận và các cá nhân.
Vì vậy, mục tiêu cuối cùng là kết quả hoạt động, quản lý, là con đường duy
nhất giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Song nếu chỉ đơn thuần chạy theo kết quả mà
không chú trọng đến quá trình thì chúng ta cũng sẽ không thể đạt được mục tiêu
như mong muốn. Quản lý là con đường nhưng đi qua con đường ấy bằng phương
tiện gì, đi với tốc độ bao nhiêu, phải vượt qua những chướng ngại vật nào và trong
thời gian bao lâu thì hoàn toàn không có câu trả lời cố định mà nó hoàn toàn phụ
thuộc vào khả năng ''đọc'' tình huống, khả năng phân tích, tầm nhìn và khả năng
hoạch định chính sách của các nhà quản lý. Hiệu quả của quản lý không đơn giản
chỉ là việc chúng ta có đạt được mục tiêu hay không mà phải là việc “chúng ta đạt
được mục tiêu với chi phí thấp nhất theo khả năng và phù hợp với thời gian đã
định”. Muốn làm được điều này thì chúng ta phải xem xét đến cả quá trình thực
hiện hay nói cách khác là tính quá trình của các hoạt động cụ thể trong thư viện.
Nội dung quản lý hoạt động chuyên môn
Bước 1: Lập kế hoạch hoạt động chuyên môn: Xác định nhiệm vụ, nguồn lực,
thời gian hoạt động cho toàn bộ tổ chức và cho từng bộ phận
Bước 2: Tổ chức
hoạt động: phải phân
công hợp lý trong các
phòng của thư viện
Bước 3: Điều hành
hoạt động chuyên môn:

các hoạt động có diễn ra


nhịp nhàng, đều đặn theo những quy định không và có thực hiện các quyết sách,
quy định không?
Bước 4: Kiểm tra các hoạt động: thường xuyên hay không thường xuyên, phát
hiện những thiếu sót, rủi ro để chủ động điều chỉnh.
Phần 2: Thực tế tại đơn vị
2.1 Vấn đề lập kế hoạch:
Do Trung tâm Thông tin – Thư viện là một đơn vị trực thuộc Trường đại học
vì thế Trung tâm Thông tin – Thư viện luôn luôn lập kế hoạch dài hạn 5-10 năm và
kế hoạch ngắn hạn (từng năm) cho các hoạt động của Trung tâm.
Kế hoạch dài hạn thường được đưa ra khi Nhà trường xây dựng chiến lược
phát triển cho giai đoạn từ 5 đến 10 năm tiếp theo, được thể hiện cụ thể trong tài
liệu chiến lược phát triển của nhà trường. Kế hoạch dài hạn chỉ nêu những vấn đề
chung nhất như: mục tiêu xây dựng “các phòng học đa năng hiện đại và thư viện
điện tử phục vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao”, giải pháp là “tạo lập
ngân hàng gióa trình điện tử, xây dựng thư viện điện tử đáp ứng nhu cầu đào tạo và
NCKH” “đến năm 2015 hiện đại hóa thư viện đạt tiêu chuẩn của trường trọng điểm
Quốc gia” [1]
Kế hoạch ngắn hạn (từng năm) thường được soạn thảo vào đầu năm, được
Bạn giám đốc Trung tâm thông qua và trình lên Ban giám hiệu trường. Kế hoạch
ngắn hạn xác định từng nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong năm đó như: Công tác
tổ chức, nhân sự và xây dựng đội ngũ cán bộ; công tác chuyên môn, nghiệp vụ;
công tác phục vụ bạn đọc; công tác cơ sở vật chất; công tác phong trào đoàn thể
….Trong đó, xác định rõ thời gian hoàn thành.
Như vậy Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Mỏ - Địa chất đã
làm tương đối tốt công tác lập kế hoạch cho các hoạt động chuyên môn. Tuy nhiên
theo tôi cần chi tiết hơn nữa cho từng nhiệm vụ. Ngoài việc xác định cần làm gì?
Phòng ban nào hay nhóm nào đảm nhận công việc? thì cần có định mức lao động

rõ ràng cho từng khối lượng công việc, từ đó có kế hoạch phân công, theo dõi,
giám sát, đánh giá kết quả …
[1]. Chiến lược phát triển Trường Đại học Mỏ - Địa chất giai đoạn 2008-2020 và tầm nhìn đến 2030


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT
Giám đốc

Phó giám đốc
(Mạng - Máy tính)

Văn phòng Kỹ thuật

Phó giám đốc
(Thư viện)

Giám sát Phòng Nghiệp vụ
Phòng đọcPhòng Phòng
quản tài
dịch
liệu
vụ bán tài liệu
mượnbảoPhòng

2.2 Về tổ chức, điều hành, kiểm tra các hoạt động:
Do việc tổ chức, điều hành và kiểm tra các hoạt động thường là diễn ra đồng
thời nên có thể xem xét ba khâu này theo quy trình công việc cụ thể như sau:
Về xây dựng vốn tài liệu
- Vốn tài liệu được bổ sung theo nội dung các chuyên ngành đào tạo của

Nhà trường; tài liệu kinh tế - chính trị, văn học nghệ thuật …
- Tài liệu được bổ sung bằng các phương thức:
+ Mua tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành hoặc các tổ chức,
doanh nghiệp có chức năng kinh doanh, xuất nhập khẩu sách, báo theo quy
định của pháp luật; nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm (luận án/
luận văn, đề tài, sách của học viên, nghiên cứu sinh và thầy cô trong Nhà
trường).
+ Số hóa tài liệu nội sinh; Mua quyền truy cập cơ sở dữ liệu, tài liệu
điện tử.


+ Nhận các tài liệu của thầy cô trong Nhà trường viết và tặng, các tổ
chức và cá nhân có mối quan hệ với Nhà trường và Thư viện.
- Thực hiện thanh lọc tài liệu đối với tài liệu hư hỏng nặng hoặc nội dung
không còn phù hợp (thay thế giáo trình mới).
Công tác xây dựng vốn tài liệu được giao cho một vài cá nhân Phòng
nghiệp vụ đảm nhận và được thực hiện theo đúng quy trình:

Tuy nhiên còn nhiều nhược điểm như:
- Phần mềm chưa được trang bị modul bổ sung nên hầu hết các công
đoạn đều phải làm thủ công.
- Công tác bổ sung được giao cho một vài cá nhân đảm nhận nhưng
không có kiếm tra, đánh giá trong từng hoạt động cũng như so sánh chất
lượng tài liệu được nhập về.
- Không kiểm tra kết quả thường xuyên để điều chỉnh


- Không có đánh giá chất lượng tài liệu mới được bổ sung sau thời gian
sử dụng nhất định.
Về xử lý tài liệu

- Xử lý kỹ thuật (xử lý hình thức và xử lý nội dung). Việc xử lý tài liệu
phải tuân thủ theo các quy tắc, quy chuẩn của nghiệp vụ thư viện; Thư viện sử
dụng bảng phân loại DDC 23, biên mục theo chuẩn MARC 21.
- Tận dụng kết quả xử lý nội dung tài liệu của các thư viện lớn, đầu
ngành để đảm bảo tính chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời gian, công sức
và kinh phí của thư viện. Thư viện tham khảo kết quả xử lý tài liệu của Thư
viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia .
Công tác xử lý tài liệu được giao cho một vài cá nhân Phòng nghiệp vụ
đảm nhận và được thực hiện theo đúng quy trình.
Tuy nhiên còn một số hạn chế sau:
- Do cơ quan mới chuyển đổi phần mềm nên chưa có sự phân quyền
trong biên mục.
- Thiếu văn bản thống nhất trong biên mục các loại hình tài liệu, thông
tin điền vào các trường trong Marc21
Về tổ chức bộ máy tra cứu:
- Hệ thống tra cứu mục lục truyền thống;
- Hệ thống tra cứu điện tử (cổng điện tử của Nhà trường, xử lý qua phần
mềm Kipos).
Việc tổ chức bộ máy tra cứu được thực hiện thường xuyên và cập nhật
nhưng chưa được quan tâm, đánh giá chất lượng thông qua kết quả tìm kiếm.


Về tổ chức tài liệu
- Các hình thức tổ chức tài liệu trong thư viện gồm: tài liệu giấy, tài liệu
số và tài liệu đa phương tiện.
Hình thức tổ chức tài liệu là tổ chức kho mở.
Về bảo quản tài liệu
- Tổ chức, sắp xếp tài liệu khoa học, tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và
môi trường;
- Gia cố, đóng bìa;

- Làm vệ sinh, khử nấm mốc;
- Phục chế kịp thời các tài liệu hư hỏng trong quá trình sử dụng;
- Chuyển dạng tài liệu quý hiếm.
Việc bảo quản tài liệu được giao cho Phòng bảo quản tài liệu, nhưng chỉ
có 1 cán bộ đảm nhận công việc này và không đúng chuyên ngành. Việc bảo
quản tài liệu chưa đạt chất lượng do thiếu hầu hết các công cụ, vật tư cần thiết
nên chỉ dừng lại ở công đoạn xử lý vật lý cho tài liệu.
Về kiểm kê, thanh lọc tài liệu:
- Kiểm kê tài liệu được thực hiện đối với tất cả các kho tài liệu được tổ
chức trong thư viện.
- Kiểm kê tài liệu được thực hiện thường xuyên định kỳ, gắn với công
tác thanh lọc tài liệu trong thư viện;


- Việc kiểm kê đột xuất được thực hiện trong các trường hợp thay đổi
viên chức phụ trách kho tài liệu hoặc khi có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc khi có
yêu cầu của đơn vị trực tiếp quản lý thư viện.
Việc kiểm kê cũng còn tồn tại nhiều hạn chế do thiếu kế hoạch kiểm kê
thường xuyên. Việc kiểm kê hiện tại khá vất vả do chưa được tự động hoàn
toàn.
Về tổ chức dịch vụ thư viện
Dịch vụ thư viện được tổ chức theo phương thức dịch vụ thư viện truyền
thống và dịch vụ thư điện tử, bao gồm: dịch vụ cung cấp thông tin, tài liệu;
dịch vụ hỗ trợ việc học tập ngoài nhà trường; dịch vụ văn hóa và giải trí; dịch
vụ truy cập máy tính, dịch vụ tư vấn, hỗ trợ về tra tìm tài liệu.
Việc tổ chức dịch vụ thư viện tại Trung tâm còn yếu kém và chưa được
chú trọng. Việc tổ chức dịch vụ thường bị động phụ thuộc vào nhu cầu của
người dùng tin hơn là chủ động xuất phát từ kiến thức của cán bộ thư viện –
tổ chức các dịch vụ cung cấp đến tay người dùng tin.
Về biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện

Ấn phẩm thông tin thư viện được biên soạn dưới dạng giấy, điện tử, bao
gồm một số loại hình chủ yếu như: thông tin thư mục, thông tin chọn lọc.
Hiện tại Trung tâm thiếu hầu hết các ấn phẩm thông tin thư viện do công
việc này chưa được tin học hóa và không có sự phân công trách nhiệm trong
công tác này.
Về hoạt động truyền thông, vận động
Bao gồm một số hình thức chủ yếu sau: giới thiệu sách mới, chuyên đề;
tổ chức các sự kiện văn hóa tại thư viện; tổ chức lấy ý kiến đánh giá của công


chúng; xây dựng mạng lưới tổ chức, cá nhân có liên quan để phát triển hoạt
động thư viện.
Hoạt động truyền thông, vận động của Trung tâm còn yếu kém và bị
động. Chủ yếu là giới thiệu cho bạn đọc là sinh viên khóa mới, chưa có nhiều
các buổi hội nghị, tọa đàm và các hình thức khác.
Về thống kê thư viện:
Một số nội dung thống kê chủ yếu bao gồm: thống kê về tài liệu, thống
kê về người sử dụng và một số nội dung thống kê khác theo yêu cầu của cơ
quan trực tiếp quản lý thư viện và cơ quan quản lý nhà nước về thư viện.
Mặc dù việc thống kê đã được tin học hóa một phần nhưng việc thống kê
vấn chưa được chú trọng. Do đó, việc đánh giá còn mang tính chủ quan.
Như vậy, các công việc đều được tổ chức thực hiện. Tuy nhiên còn nhiều tồn
tại như:
- Công việc còn chồng chéo, một cá nhân có thể phải đảm nhận nhiều công
việc khác nhau, mang nhiều vai trò cùng một lúc.
- Việc đánh giá hiệu quả từng công việc mới chỉ dừng lại ở kết quả tập thể, kết
quả cuối quá trình; chưa có định mức cho từng cá nhân, đánh gia năng lực cá nhân
trong quá trình hoạt động.
- Chưa có những biện pháp kích thích nhu cầu “tự thể hiện bản thân” ở mỗi cá
nhân. Việc đánh giá nguồn nhân lực mới chỉ dừng lại ở tính hình thức.

- Vấn đề lập kế hoạch mặc dù đã được triển khai đầy đủ nhưng thiếu phương
tiện để truyền tải đến từng cá nhân.
- Công tác kiểm tra, đánh giá từng sản phẩm dịch vụ được triển khai nhưng
không thường xuyên.


- Người cán bộ quản lý và các cá nhân còn thiếu kiến thức quản lý, trách
nhiệm với công việc do thiếu sự ràng buộc.

Phần 3: Nhận xét và kiến nghị
3.1. Ưu điểm
- Xác định chính sách phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ và đối tượng NDT của Thư viện.
- Tổ chức thu thập tài liệu bằng các hình thức khác nhau.
- Tài liệu bổ sung vào thư viện được xử lý theo đúng quy tắc, quy trình của
nghiệp vụ thư viện để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu và sử dụng.
- Việc tổ chức tài liệu trong thư viện đảm bảo tính khoa học, phù hợp với quy
mô, loại hình, nội dung nguồn lực thông tin, mục đích và đối tượng sử dụng.
- Việc bảo quản tài liệu được thực hiện với mọi tài liệu khi đưa ra phục vụ
cũng như lưu trữ.
- Thống kê thư viện được thực hiện theo quy định của pháp luật về thống kê.
- Việc bố trí cán bộ tại Trung tâm có nhiều ưu điểm: Trong thời gian hồi cố tài
liệu, thời điểm đông sinh viên mượn sách (tháng 4-6 và 9-11) cán bộ các phòng
khác nếu ít công việc hơn được điều chuyển xuống phòng mượn sách để phụ giúp
công việc cho mượn tài liệu. Thời điểm khác khi phòng mượn ít sinh viên đến
mượn sách, một vài cán bộ phòng mượn lại được điều động lên phòng nghiệp vụ
xử lý tài liệu.
Việc điều chuyển cán bộ như trên mặc dù gây ra đôi chút xáo trộn: công việc
của 1 cán bộ có thể bị dở dang và gây khó khăn cho người tiếp nhận công việc mới
tuy nhiên việc điều chuyển buộc cán bộ thư viện phải chủ động hơn trong việc học

tập, tiếp thu kiến thức mới và năng động hơn. Một cán bộ không chỉ biết làm một
công việc suốt đời tại tổ chức nhất là trong cơ chế tự chủ như hiện nay.
- Thời gian phục vụ được thay đổi hợp lý theo nhu cầu của người dùng tin. Do
quá trình chuyển đổi từ học niên chế sang học theo tín chỉ, thời gian học tập không
chỉ cố định trong khoảng 7h-17h nên thời gian phục vụ cũng được Trung tâm thay
đổi phục vụ từ 8h-19h vào các tháng đông sinh viên.
3.2 Nhược điểm
- Bộ máy tra cứu chưa cập nhật kịp thời các tài liệu mới bổ sung vào thư viện.
- Việc tổ chức dịch vụ thư viện còn nghèo nàn.
- Việc biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện chưa phải kịp thời, thường xuyên.
- Hoạt động truyền thông, vận động của thư viện chưa phong phú.
3.3 Kiến nghị
- Cập nhật nhanh chóng, kịp thời và thường xuyên tài liệu mới nhập về Thư
viện.
- Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện phù hợp, đáp ứng nhu cầu
của đối tượng sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ; bảo đảm việc tiếp cận
bình đẳng, thuận lợi cho người sử dụng.