ĐỀ tài PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH bán HÀNG của CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại DỊCH vụ PHỤNG HOÀNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG
CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ PHỤNG HOÀNG
Sinh viên thực hiện:

Vũ Thị Hoa

Mã số sinh viên:

092488

Lớp:

TV0911

Cơ quan thực tập:

Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng

Thời gian thực tập:

Từ 10/09/2012 đến 22/12/2012

Người hướng dẫn:

Bà Ngô Thị Oanh Kiều

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Dương Kim Thạnh

Tháng 12/2012


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG
CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ PHỤNG HOÀNG
Sinh viên thực hiện:

Vũ Thị Hoa

Mã số sinh viên:

092488

Lớp:

TV0911

Cơ quan thực tập:

Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng

Thời gian thực tập:

Từ 10/09/2012 đến 22/12/2012

Người hướng dẫn:

Bà Ngô Thị Oanh Kiều

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Dương Kim Thạnh

Tháng 12/2012


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

TRÍCH YẾU
Sau thời gian học tập và tích lũy kiến thức căn bản về quản trị kinh doanh tại trường, tôi
đã tham gia thực tập tại Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng, đây là cơ
hội tốt để tôi có thể tích lũy thêm kiến thức chuyên môn, tiếp cận với những kinh nghiệm
mới và áp dụng những lý thuyết đã được học vào thực tế trước khi thực sự bước vào môi
trường làm việc thực tiễn đầy thách thức sắp tới.
Trong quá trình thực tập, tôi đã rút ra được nhiều kinh nghiệm đáng quý thông qua việc

quan sát và tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh của công ty chẳng hạn như
cách tiếp cận hoặc thuyết phục khách hàng… Từ đó tôi đã trưởng thành, tích cực và tự
tin hơn trong giao tiếp. Hơn thế nữa, tôi đã tự trang bị cho mình những kỹ năng và kinh
nghiệm cần thiết cho công việc sau này.

i


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

TÓM TẮT
Chuyên đề thực tập: “Quá Trình Bán Hàng tại Công Ty TNHH TMDV Phụng Hoàng”
Nội dung của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm những phần chính như sau:
 Thông tin đơn vị thực tập: Trình bày những thông tin tổng quát về công ty
như lịch sử hình thành, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, định hướng
 Thông tin phòng ban thực tập: chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
 Tình trạng hoạt động của công ty: Bao gồm sản phẩm, nhà cung cấp, đối
thủ cạnh tranh, khách hàng, thông tin hoạt động kinh doanh năm 2011 của
công ty.
 Công việc thực hiện tại công ty.
 Những vấn đề quan sát khi thưc tập.
 Cơ sở lý thuyết về những vấn đề đó.
 Những giải pháp đề xuất cho những vấn đề đó.
 Hiệu quả của những giải pháp.
 Những định hướng tiếp theo để giải quyết vấn đề trong tương lai.
Trên đây là tóm tắt tất cả những nội dung mà tôi sẽ trình bày trong bài báo cáo tốt nghiệp
của mình. Và kính mong quý thầy cô và các bạn mở ra trang sau để biết thêm chi tiết về
cuốn nhật ký của tôi.

ii


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng
Hoàng, tôi đã gặp nhiều khó khăn do chưa quen với môi trường làm việc, nhưng với sự
giúp đỡ tận tình của mọi người trong công ty cũng như các thầy cô hướng dẫn trong
trường đại học Hoa Sen, tôi đã học hỏi và tích lũy được nhiều kinh nghiệm từ đó dần
hoàn thiện những kỹ năng thông qua việc hoàn thành các công việc được giao. Để đạt
được những thành quả này tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến:
 Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng.
 Bà Tôn Nữ Diệu Trang, Giám đốc Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ
Phụng Hoàng.
 Bà Ngô Thị Oanh Kiều, Trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH Thương
Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng.
Về phía nhà trường tôi chân thành cảm ơn:


Ban giám hiệu trường Đại học Hoa Sen



Giảng viên điều phối, thầy Lê Ngọc Đức



Giảng viên hướng dẫn, thầy Dương Kim Thạnh

đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội thực tập tại môi trường thực tế, cung cấp cho tôi những
thông tin cần thiết về thực tập nhận thức, cách trình bày báo cáo và giải đáp các thắc mắc
trong suốt quá trình tôi thực tập.
Tuy đã cố gắng nhưng cũng không tránh khỏi những thiếu sót kính mong được sự
nhận xét để tôi có thể khắc phục những khuyết điểm và hoàn thiện hơn.

iii


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
TRÍCH YẾU .................................................................................................................... i
TÓM TẮT ....................................................................................................................... ii
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................ iii
MỤC LỤC ..................................................................................................................... iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................... vii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................................ viii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU – CHỮ VIẾT TẮT .......................................................... ix
NHẬP ĐỀ ....................................................................................................................... 1
1 Tổng quan về Công ty TNHH TMDV Phụng Hoàng .................................................. 2
1.1 Thông tin tổng quát về Công ty ...................................................................................... 2
1.1.1 Thông tin công ty ...................................................................................................... 2
1.1.2 Thông tin về chi nhánh công ty ................................................................................. 2
1.1.3 Thông tin về văn phòng đại diện công ty ................................................................... 3

1.1.4 Lịch sử hình thành ..................................................................................................... 4
1.2 Mục tiêu của công ty ...................................................................................................... 5
1.3 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty............................................ 5
1.4 Tổ chức bộ máy quản lý ................................................................................................. 6
1.4.1 Sơ đồ tổ chức ............................................................................................................ 6
1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ................................................................... 6
1.5 Thông tin của phòng ban thực tập – Phòng kinh doanh .................................................. 9
1.5.1 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh ........................................................ 10
1.5.2 Nhân sự ................................................................................................................... 10
1.5.3 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kinh doanh. ............................. 11
1.5.4 Quy trình bán hàng của công ty ............................................................................... 15
1.5.5 Chính sách hoa hồng ............................................................................................... 17

iv


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2 Thực trạng hoạt động của công ty .............................................................................19
2.1 Các sản phẩm của công ty ............................................................................................ 19
2.2 Thông tin hoạt động của công ty .................................................................................. 27
2.2.1 Thông tin nhà cung cấp ........................................................................................... 27
2.2.2 Khách hàng ............................................................................................................. 29
2.2.3 Đối thủ cạnh tranh ................................................................................................... 29
2.3 Thông tin về tình hình hoạt động của công ty ............................................................... 31
2.3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2011 .................................. 31
2.3.2 Triển khai kế hoạch năm 2011 ................................................................................. 32
2.3.2.1

Kế hoạch phát triển doanh nghiệp ................................................................ 32

2.3.2.2

Kế hoạch tiếp thị và bán hàng ...................................................................... 35

2.3.2.3

Kế hoạch phát triển thị trường ..................................................................... 36

2.3.3 Chi phí, doanh thu và lợi nhuận của công ty năm 2010 và năm 2011 ....................... 36

3 Công việc thực hiện tại công ty .................................................................................39
3.1 Đọc các quy định và tiêu chí của công ty ..................................................................... 39
3.2 Viết mã và dán mã hàng ............................................................................................... 41
3.3 In giá và dán giá sản phẩm ........................................................................................... 43
3.4 Bán hàng...................................................................................................................... 43
3.5 Báo cáo hàng tồn kho ................................................................................................... 45
3.6 Thu Ngân ..................................................................................................................... 47
3.7 Đề xuất kế hoạch khai trương @store 3 cho công ty ..................................................... 49

4 Chuyên đề của thực tập “PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY
TNHH TMDV PHỤNG HOÀNG” .................................................................................51
4.1 Những vấn đề phát hiện trong quá trình thực tập ............ Error! Bookmark not defined.
4.1.1 Một số vấn đề tại công ty .......................................... Error! Bookmark not defined.
4.2 Cơ sở lý luận.................................................................. Error! Bookmark not defined.
4.2.1 Các khái niệm ........................................................... Error! Bookmark not defined.
4.2.2 Khái niệm về đào tạo và lợi ích của việc đào tạo ....... Error! Bookmark not defined.
4.2.3 Khái niệm, mục tiêu và quy trình của tuyển dụng ...... Error! Bookmark not defined.

v


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4.2.4 Khái niệm về bán hàng và marketing ......................... Error! Bookmark not defined.
4.2.4.1

Khái niệm về bán hàng .................................. Error! Bookmark not defined.

4.2.4.2

Khái niệm về marketing ................................. Error! Bookmark not defined.

4.3 Một số giải pháp để giải quyết vấn đề ............................ Error! Bookmark not defined.
4.3.1 Phát huy thế mạnh của công ty .................................. Error! Bookmark not defined.
4.3.2 Tái cấu trúc nguồn nhân lực ...................................... Error! Bookmark not defined.
4.3.3 Giải pháp cải thiện, và cắt giảm công việc cho các phòng banError! Bookmark not defined.
4.3.4 Giải pháp cho những vấn đề trong quá trình bán hàng Error! Bookmark not defined.
4.4 Hiệu quả của các giải pháp đề xuất ................................ Error! Bookmark not defined.
4.4.1 Hiệu quả cửa giải pháp phát huy thế mạnh của công tyError! Bookmark not defined.
4.4.2 Hiệu quả của giải pháp tái cấu trúc nguồn nhân lực. .. Error! Bookmark not defined.

4.4.3 Hiệu quả của giải pháp cải thiện và cắt giảm công việc cho các phòng banError! Bookmark not defin
4.4.4 Hiệu quả của những giải pháp cho vấn đề trong quá trình bán hàngError! Bookmark not defined.
4.5 Những định hướng tiếp theo để giải quyết vấn đề tương lai.Error! Bookmark not defined.

KẾT LUẬN ....................................................................................................................61
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................... x
PHỤ LỤC....................................................................................................................... xi
NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ....................................................................xv
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ........................................................ xvi
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO................................................. xvii
THÔNG TIN LIÊN HỆ ............................................................................................... xvii

vi


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Tình hình nhân sự của phòng kinh doanh năm 2012 ......................................... 10
Bảng 2: Bảng tóm tắt các bước bán hàng của công ty .................................................... 15
Bảng 3: Bảng chiết khấu của công ty ............................................................................. 18
Bảng 4: Bảng chiết khấu của công ty tại @store 3 ......................................................... 18
Bảng 5: Bảng chiết khấu của công ty tại @store 4 ......................................................... 19
Bảng 6: Danh sách nhà cung cấp .....................................Error! Bookmark not defined.
Bảng 7: Bảng mô tả số lượng nhân sự của công ty...........Error! Bookmark not defined.
Bảng 8: Bảng kê khai chi phí của công ty năm 2010-2011Error!

Bookmark

not

defined.

Bảng 9: Doanh thu năm 2010-2011 của công ty ..............Error! Bookmark not defined.
Bảng 10: Lợi nhuận năm 2010-2011 của công ty .............Error! Bookmark not defined.

vii


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Cửa hàng thế giới phụ kiện @astore1.................................................................. 2
Hình 2: Logo công ty....................................................................................................... 3
Hình 3: Sơ đồ tổ chức của công ty ................................................................................... 6
Hình 4: Loa JBL ..............................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 6: Loa Divoom........................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 7: Loa Philips..........................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 8: Loa Edifier..........................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 9: Loa Altec Lansing M402 ....................................Error! Bookmark not defined.
Hình 10: Loa Creative .....................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 11: Tai nghe Beats ..................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 12: Tai nghe Bose ...................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 13: Tai nghe Sennheizer..........................................Error! Bookmark not defined.
Hình 14: Tai nghe TDK ...................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 15: Tai nghe Memorex............................................Error! Bookmark not defined.
Hình 16: Tai nghe Bluetooth ...........................................Error! Bookmark not defined.
Hình 17: Bao da Iphone ...................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 18: Case iPad ..........................................................Error! Bookmark not defined.
Hình 19: Case Galaxy Tab ...............................................Error! Bookmark not defined.
Hình 20: Balo, túi xách ....................................................Error! Bookmark not defined.

Hình 21: Poster khai trương @store .................................Error! Bookmark not defined.

viii


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU – CHỮ VIẾT TẮT
1. TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

2. Tp.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

3. VNĐ

Việt Nam đồng

4. TMDV

Thương mại dịch vụ

5. BGĐ

Ban giám đốc

6. CNV

Công nhân viên

ix


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

NHẬP ĐỀ
Trong thời đại hiện nay, công nghệ ngày càng phát triển cùng với nhu cầu về chất lượng
và sự nhanh chóng của người tiêu dùng ngày càng cao, những hình thức kinh doanh mới
ra đời đáp ứng những nhu cầu ấy. Trong đó, hình thức kinh doanh thương mại điện tử
đang ngày càng khẳng định tính hiệu quả của nó. Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ
Phụng Hoàng là một trong những doanh nghiệp kinh doanh theo hình thức thương mại
điện tử với ngành nghề cung cấp các phụ kiện cho những mặt hàng cao cấp của iPhone,
iPad, máy tính xách tay…của nhiều thương hiệu khác nhau nhằm đa dạng hóa sản phẩm
với một đội ngũ bán hàng năng động và trẻ trung để tạo cho khách hàng có được chất
lượng dịch vụ tốt nhất từ “Thế Giới Phụ Kiện”. Chính vì vậy, tôi đã quyết định chọn
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng làm nơi thực tập cho mình với mong
muốn học hỏi được những kinh nghiệm làm việc quý báu từ những người đi trước trong
ngành nghề đầy tính cạnh tranh và có thêm kiến thức về hình thức kinh doanh năng động
và tiện lợi này.
Trong đợt thực tập tốt nghiệp này, tôi đặt ra những mục tiêu chung cho mình:


Mục tiêu 1. Hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp.



Mục tiêu 2. Quan sát, học hỏi cách làm việc, rèn luyện kỹ năng và tác phong
trong công việc.



Mục tiêu 3. Áp dụng những kiến thức, kỹ năng đã học vào môi trường thực tế.



Mục tiêu 4. Mở rộng và tạo mối quan hệ tốt với các thành viên trong công ty.



Mục tiêu 5. Trình bày báo cáo đúng chuẩn ISO 5966 và tuân thủ theo công
ước Bern.

1


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1 Tổng quan về Công ty TNHH TMDV Phụng Hoàng
1.1 Thông tin tổng quát về Công ty
1.1.1 Thông tin công ty
Tên công ty:

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng

Tên tiếng anh:

Phung Hoang Trading and Services Company Limited

Tên viết tắt:

Phung Hoang Co. Ltd

Loại hình công ty:

Công ty trách nhiệm hữu hạn

Ngày thành lập:

01/08/2008

Mã số DN-GPKD:

03014524581

Địa chỉ:

Số 1 Đường 12, khu phố 4, Phường Bình An, Quận 2, Thành
Phố Hồ Chí Minh.

Điện thoại:

(08) 374 00 248

Website:



1.1.2 Thông tin về chi nhánh công ty
Địa chỉ chi nhánh: Hệ thống @STORE – Thế giới phụ kiện
 @Store- Thế giới phụ kiện 1: Tầng trệt và Lầu 1 số 136 Sương Nguyệt Ánh,
Phường Bến Thành, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Hình 1: Cửa hàng thế giới phụ kiện @astore1
(Nguồn: Tự chụp trong quá trình thực tập)
 @Store - Thế giới phụ kiện 2 : Tầng 3, Trung Tâm Thương Mại The Crescent
Mall, Phú Mỹ Hưng, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt
Nam.

2


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

 @astore - Thế giới phụ kiện 3: Hầm B1, Tòa nhà Vincom Center, 171 Đồng
Khởi, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP HCM, Việt Nam.
 @astore - Thế giới phụ kiện 4: Tầng trệt TTTM BIG C. KDC, Hưng Phát,
phường Hưng Phú, Quận Cái Răng, TP Cần Thơ, Việt Nam.
1.1.3 Thông tin về văn phòng đại diện công ty
Văn phòng:
136 Sương Nguyệt Ánh, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: (08) 39 256 112 – Fax: (08). 39 257 523
Mã chi nhánh: 0305894383

Hình 2: Logo công ty
(Nguồn: )

3


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.1.4 Lịch sử hình thành
Công ty được thành lập vào ngày 01 tháng 08 năm 2008, với vốn điều lệ là
1.000.000.000 đồng, cùng các thành viên góp vốn như sau:
STT

Tên thành

Nơi đăng ký hộ

Giá trị phần

Tỷ

viên

khẩu thường trú

góp vốn

lệ

đối với cá nhân,

(VNĐ)

Số giấy CMND

Ghi

(hoặc chứng thực chú

(%) cá nhân hợp pháp

địa chỉ trụ sở

khác) đối với cá

chính với tổ chức

nhân, MSDN đối
với doanh
nghiệp, số quyết
định thành lập
đối với tổ chức

2/1A Trần Não,
1

Huỳnh

Phường Bình An,

Đình Phúc

Quận 2, Thành

Nguyên

Phố Hồ Chí

400.000.000

40

024067288

Bình An, Quận 2, 600.000.000

60

022768122

Minh
2/21Tổ 2, Bình
2

Tôn Nữ

Diệu
Trang

Khánh 2, Phường

Thành Phố Hồ
Chí Minh
(Nguồn: giấy phép kinh doanh của công ty Phụng Hoàng)

Ngành nghề kinh doanh của công ty là: chuyên cung cấp các sản phẩm phụ kiện cao cấp
cho Ipad, Iphone, Ipod, máy tính…

4


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.2 Mục tiêu của công ty
Thế Giới Phụ Kiện (@Store) mong muốn đem đến cho quý khách hàng những sản phẩm
công nghệ tiên tiến, cao cấp, để hòa nhập được với tốc độ phát triển như vũ bão của nền
khoa học thời đại.
Ngoài những sản phẩm giải trí đa phương tiện hiện đại, chúng tôi còn cung cấp cho quý
khách hàng những mặt hàng phụ kiện tiện lợi và độc đáo, đảm bảo đầy đủ nhu cầu bảo
quản, nâng cao tính năng của thiết bị và thể hiện cá tính của người sử dụng thiết bị.
Đến với Thế Giới Phụ Kiện, quý khách hàng sẽ được tư vấn bởi đội ngũ bán hàng năng
động, với phong cách chuyên nghiệp, chế độ hậu mãi chu đáo và được hưởng những
chương trình khuyến mãi hấp dẫn.
Tận tâm, uy tín, chu đáo. Đó là tất cả mục tiêu tồn tại của Thế Giới Phụ Kiện chúng tôi!

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty
 Chức năng
Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ, tư vấn và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất ;
Mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng, có uy tín trên thị trường.
 Nhiệm vụ
Công ty có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh với nhà nước, hoạt động kinh doanh đúng
ngành nghề đã đăng ký kinh doanh ;
Công ty phải chịu trách nhiệm trước nhà nước về kết quả kinh doanh và trước khách
hàng về chất lượng và dịch vụ sản phẩm mà công ty phân phối ;
Nhiệm vụ chính của công ty là thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, bán được nhiều
sản phẩm, tạo ra doanh thu và lợi nhuận một cách tối đa ;
Tạo niềm tin và mối quan hệ thân thiết với khách hàng, luôn cố gắng tìm hiểu nhu cầu và
đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất ;
Đào tạo đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung của
công ty ;
Công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính
của nhà nước, tuân thủ các nguyên tắc hạch toán kế toán, công ty có nghĩa vụ nộp thuế
theo quy định của pháp luật ;
Nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.

5


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

 Định hướng phát triển của công ty
Củng cố và mở rộng mạng lưới bán hàng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người

tiêu dùng, thành lập thêm các showroom ở các vùng lân cận.

1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
1.4.1 Sơ đồ tổ chức
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng thực hiện tổ chức quản lý theo cơ
cấu tổ chức trực tuyến chức năng, chỉ có một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp ra
quyết định về quản trị. Phó Giám đốc và các Trưởng phòng có chức năng tham mưu cho
Giám đốc trong việc ra quyết định, chịu trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện công việc
và đề xuất các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ và hiệu quả kinh doanh của công ty.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY PHỤNG HOÀNG

Hình 3: Sơ đồ tổ chức của công ty
1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
 Giám đốc
Là người đại diện cao nhất của công ty, thực hiện quản lý, giám sát các hoạt động trong
công ty và chịu trách nhiệm toàn diện các hoạt động của công ty trước pháp luật.
 Phó Giám đốc
Thực hiện việc giám sát các hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty.

6


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tham mưu cho Giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự trong
công ty để từ đó Giám đốc đề ra các kế hoạch kinh doanh cho công ty và chịu trách
nhiệm trước Giám đốc về hoạt động này;
Thay Giám đốc điều hành công việc khi Giám đốc đi vắng theo sự ủy quyền hợp pháp

của Giám đốc.
 Phòng Nhân sự
Làm công tác tổ chức, tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm toàn diện trước ban lãnh
đạo công ty về kết quả công tác tổ chức nhân sự theo đúng quy định của nhà nước và nội
quy, quy chế của công ty;
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào
tạo;
Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty;
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao
động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động;
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của ban giám đốc;
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy dịnh áp dụng trong công ty, xây dựng cơ
cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện;
Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ
hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt đông tốt;
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an
toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty;
Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức – Hành chính Nhân sự;
Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và người lao
động trong công ty.
Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận
liên quan;
Lên trương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện;
Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt;
Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động;
Quản lý hồ sơ của CNV toàn công ty;

7

Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV nghỉ việc;
Đánh giá kết quả đào tạo;
Trực tiếp tổ chức và tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về
lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động…
Điều động nhân sự theo yêu cầu;
Quản lý nghỉ việc, nghỉ phép của CNV;
Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự;
Lập ngân sách nhân sự;
Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV công ty;
Bảo vệ lợi ích của người lao động và của công ty;
Có trách nhiệm lưu giữ sổ sách, chứng từ, các giấy tờ quan trọng của công ty;
 Phòng kinh doanh
Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc quản lý, điều hành
công việc thuộc các lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo và ứng dụng công
nghệ thông tin;
Nghiên cứu, xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch kinh
doanh hàng năm, hàng quý cho công ty, đưa ra những phương án kinh doanh cho Giám
Đốc phê duyệt và triển khai thực hiện;
Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thị trường; xây dựng và triển khai thực hiện kế
hoạch tiếp thị, quảng cáo của Công ty;
Xem xét và thực hiện các hợp đồng mua bán theo đúng quy định pháp luật;
Tổ chức thống kê, theo dõi, quản lý chặt chẽ hàng hóa kinh doanh, báo cáo kịp thời,
chính xác, tổng hợp và phân tích đánh giá kết quả kinh doanh của công ty;
Chịu trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trực tiếp cho Giám đốc;
Các nhân viên bán hàng chỉ phụ trách công tác tư vấn và bán hàng trực tiếp tại
Showroom của công ty.

 Phòng kế toán
Thực hiện chế độ ghi chép chứng từ về sổ sách, tài chính và chế độ báo cáo tài chính;
Xây dựng hạch toán kế toán đối với các đơn vị trực thuộc xét duyệt các báo cáo tài chính
của các đơn vị trực thuộc;

8


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chịu trách nhiệm thực hiện theo dõi công tác kiểm kê quản lý về mặt sổ sách toàn bộ tài
sản của công ty;
Ngoài ra phòng kế toán còn tham mưu cho ban quản trị công ty việc xác định kế hoạch
hàng năm của công ty.
 Thu ngân
Thanh toán hàng hóa khách hàng mua;
Nhập dữ liệu bán hàng và lấy thông tin khách hàng;
Quản lý phần mềm những khách hàng tiềm năng.
 Phòng Xuất Nhập khẩu
Chịu trách nhiệm thực hiện các chứng từ cần thiết để nhập hàng khi có yêu cầu của Giám
đốc, lập kế hoạch theo dõi việc nhập khẩu của công ty, báo cáo và chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về vấn đề này.
 Phòng marketing
Là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính
của sản phẩm và nhu cầu khách hàng;
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng;
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu;
Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng;

Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu;
Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn
(thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng,….);
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi
khi là hồi sinh;
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P: sản phẩm, giá cả, phân
phối, chiêu thị; 4 C: Nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin. Đây là kỹ năng tổng hợp
của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp 4P và 4C.

1.5

Thông tin của phòng ban thực tập – Phòng kinh doanh

Sau khi được nhận vào công ty làm việc thì tôi được điều đến phòng kinh doanh tại công
ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Phụng Hoàng.

9


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5.1 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh
 Chức năng
Định hướng kế hoạch và phát triển kinh doanh, marketing hàng năm và dài hạn của Công
ty trên cơ sở tính khoa học và tính hiện thực;
Tham mưu các hoạt động kinh doanh, marketing cho Giám Đốc, nhằm đem lại hiệu quả
kinh doanh cao nhất cho Công ty;
Cung cấp cho Giám đốc những số liệu cần điều chỉnh, bổ sung trước khi nhóm họp,

thanh toán, quyết toán, ký kết, thanh lý các hợp đồng.
 Nhiệm vụ
Nghiên cứu và hoạch dịnh các chiến lược, các loại hình kinh doanh;
Chịu trách nhiệm quảng bá thông tin, các sản phẩm mới đến khách hàng qua các phương
tiện như truyền thông, tin nhắn;
Chủ động tìm kiếm, tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ của
Công ty, đồng thời hướng dẫn thực hiện các thủ tục mua bán cho khách hàng, phối hợp
với các bộ phận liên quan hoàn tất quy trình mua bán;
Thực hiện khảo sát, thăm dò nhu cầu khách hàng và thực hiện các hoạt động nghiên cứu
thị trường;
Giải đáp thắc mắc, khiếu nại của khách hàng;
Thống kê, lưu trữ hồ sơ và thông tin khách hàng;
Lập kế hoạch chi phí cho hoạt động marketing, kinh doanh hàng năm.
1.5.2 Nhân sự
Phòng kinh doanh có tất cả 40 nhân viên trong tổng số nhân viên trong công ty và được
phân bổ cho từng @store.
Bảng 1: Tình hình nhân sự của phòng kinh doanh năm 2012
CHỨC VỤ

SỐ LƯỢNG

TRÌNH ĐỘ

Trưởng phòng kinh doanh

1

Đại học

Giám sát

4

Đại học – Cao đẳng

Cửa hàng trưởng

4

Đại học – Cao đẳng

10


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trưởng kho

4

Đại học – Trung cấp

Nhân viên bán hàng

22

Đại học_ Trung cấp

Bộ phận giao hàng

1

Cao đẳng

2

Cao đẳng

2

Cao đẳng – Trung cấp

Bộ phận chăm sóc khách
hàng
Bộ phận bảo hành sản
phẩm cho khách hàng

(Nguồn: từ công ty cung cấp trong quá trình thực tập)
1.5.3 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kinh doanh.
 Trưởng phòng kinh doanh
Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong các quyết định về các chính sách và các chế độ phù
hợp;
Định hướng, xây dựng và lên các kế hoạch kinh doanh và các phương án hoạt động phù
hợp với Công ty theo từng thời kỳ, từng giai đoạn;
Báo cáo cho Ban Giám Đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình
thị trường theo định kỳ và khi có biến động;
Tham gia vào các chương trình bán hàng và marketing của Công ty;
Tìm kiếm và phát triển quan hệ với khách hàng và đối tác tiềm năng, đàm phán và ký kết

các hợp đồng;
Kinh doanh các mặt hàng của Công ty, góp phần nâng cao doanh số;
Phổ biến và triển khai kịp thời các chỉ thị của Ban Giám Đốc;
Chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động của bộ phận kinh doanh;
Quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kinh doanh;
Theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính, nhân sự của Công ty;
Tổ chức công tác quản lý và điều hành bộ phận kinh doanh thực hiện các công việc liên
quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc bộ
phận mình;

11


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của bộ phận để kịp thời
giải quyết các khó khăn, vướng mắc, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận và
mỗi thành viên đạt hiệu quả cao nhất;
Nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ
nhân viên trong bộ phận để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời;
Đề xuất các phương pháp khen thưởng đối với nhân viên có thành tích vượt trội;
Chủ trì các cuộc họp hội ý, định kỳ, họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề
liên quan đến công tác của từng bộ phận và từng thành viên;
Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ
của bộ phận hoặc cần đến sự phối hợp của phòng kinh doanh;
Khuyến khích, khích lệ tinh thần và giúp đỡ nhân viên;
Xây dựng, phát triển đội nhóm kinh doanh;
Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

 Giám sát
Quản lý, giám sát, thực hiện hoạt động bán hàng tại khu vực được giao;
Báo cáo trực tiếp cho cấp trên;
Quản lý hoạt động bán hàng của nhà phân phối tại khu vực được giao;
Quản lý và giám sát đội ngũ bán hàng;
Quản lý, triển khai, tổng kết các chương trình hỗ trợ bán hàng;
Hỗ trợ, đào tạo, hướng dẫn nhân viên bán hàng nhằm đạt được các chỉ tiêu bán hàng do
công ty đề ra;
Thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh;
Thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ;
Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu từ cấp trên.
 Cửa hàng trưởng
Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên bán hàng thuộc quyền quản lý của mình hàng tuần;
Kiểm tra giờ giấc làm việc của nhân viên;
Kiểm tra, giám sát thái độ và tình thần làm việc của từng nhân vên của mình quản lý;
Họp nhân viên bán hàng 1lần/tuần;
Đào tạo và huấn luyện nhân viên thuộc quyền quản lý của mình;
Theo dõi giám sát tình hình bán hàng;
12


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nắm được doanh thu bán hàng hằng ngày, các mã hàng bán được, không bán được, lý do
không bán được hàng, những mẫu mã không đẹp cần sửa chữa;
Kiểm tra cách trưng bày hàng hóa sao cho bắt mắt và phải thường xuyên thay đổi;
Nắm bắt hàng hóa tồn kho mỗi ngày;
Quản lý cửa hàng, các tài sản của showroom, những hư hỏng nhẹ cần sửa chữa ngay;

Kiểm tra vệ sinh trong quầy;
Làm báo cáo hàng ngày gửi lên cấp trên;
Nắm được doanh thu bán hàng ở các khu lân cận và ngoài khu vực;
Tìm hiểu nhu cầu khách hàng;
Trực tiếp tham gia huấn luyện nhân viên mới;
Giám sát tình hình làm việc cũng như tinh thần và thái độ làm việc của nhân viên.
 Trưởng kho
Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, tài sản cố định
hàng hoá do mình quản lý;
Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, tài sản cố
định, hàng hoá theo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm;
Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ (theo tháng hoặc theo quý);
Ban hành quy chế quản lý hàng hoá.
 Nhân viên bán hàng
Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu ban giám đốc đưa ra;
Quản trị hàng hóa;
Nhập, xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho các cửa hàng, đặt hàng sản xuất;
Tham mưu, đề xuất cho BGĐ để xử lý các công tác có liên quan đến hoạt động kinh
doanh của công ty;
Thực hiện các chỉ tiêu doanh thu hàng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán hàng;
Theo dõi thực tế bán hàng so với chỉ tiêu đặt ra;
Lập sổ sách theo dõi số lượng tồn hàng ngày;
So sánh đối chiếu doanh thu thực tế với doanh thu chỉ tiêu, tìm ra nguyên nhân tăng giảm
doanh thu so với kế hoạch và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
Tổ chức hệ thống thu thập về hàng hóa: nhập xuất tồn, tốc độ bán, dự trù hàng tồn kho;
Tổ chức thu thập thông tin về mẫu sản phẩm mới, ý kiến khách hàng;
13


Trường Đại Học Hoa Sen

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lập kế hoạch đặt hàng sản xuất;
Tham mưu cho BGĐ về việc phát triển thương hiệu, các kênh phân phối;
Thực hiện công tác điều động nhân sự, thuyên chuyển công tác thuộc phạm vị bộ phận
mình.
 Bộ phận chăm sóc khách hàng
Theo dõi danh sách, phân loại khách hàng trong công ty;
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng;
Đề xuất và thực hiện chương trình chăm sóc khách hàng hiện có và tiềm năng của công
ty để phát hiện các nhu cầu của khách hàng;
Cập nhật thông tin vào Phần mềm quản lý khách hàng.
 Bộ phận giao hàng
Phụ trách công việc giao nhận hàng hóa bao gồm thành phẩm, bao bì, giấy tờ liên quan
theo quy định của công ty, phải đảm bảo yêu cầu về thời gian giao và nhận hàng hóa và
yêu cầu của hợp đồng vận chuyển;
Chịu trách nhiệm về các thủ tục nhập xuất có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhận
giữa công ty và cửa hàng;
Chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển và sai lệch về chứng từ
theo quy định;
Chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ về công tác giao nhận.
 Bộ phận bảo hành sản phẩm cho khách
Khi nhận được yêu cầu về sản phẩm bảo hành của khách hàng thì lấy thông tin từ khách
hàng, dò lại chứng từ của khách và phần mềm xem có trùng khớp không, xem sản phẩm
còn nằm trong thời hạn bảo hành không, ghi giấy biên nhận cho khách mỗi bên một tờ và
phải ghi rõ đã nhận những gì sau đó thì hẹn khách 1 tuần sau quay lại lấy;
Mang sản phẩm tới công ty bảo hành và lấy sản phẩm bảo hành;
Liên lạc với khách hàng để nhận sản phẩm.

14