Quy trình luân chuyển văn bản đi đến tại công ty CP sơn nam

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN “ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN ” TẠI CÔNG TY
CP SƠN NAM
Hoàn thiện các quy trình tác nghiệp trong doanh nghiệp là yêu cầu của cải cách
hành chính, là nếp sống văn hóa của đơn vị và có ý nghĩa rất quan trọng,không ngừng
nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh.Trong đó công tác văn thư cũng là
một tác nghiệp ngày càng cần chú trọng , là thông tin hai chiều “ vào – ra” của DN .
Bằng bút tích giấy tờ chứng cớ có tính pháp lý cao và được lưu giữ lâu dài, thậm trí
có loại văn bản quan trọng hơn cả những lời nói ,tin truyền qua công cụ truyền thông
hiện nay .
Vì vậy tại DN của mình tôi chọn hoạt động “ văn thư đi, đến ” để bước đầu vận
dụng kiến thức lý luận môn học vào trong thực tiễn của DN nơi tôi đang làm việc,
nhằm nghiên cứu ,phân tích thực trạng quy trình “ văn thư”. Tìm ra những tồn tại ,
yếu kém và xin đề xuất một số giải pháp hoàn thiện trong tương lai.
2. Thông tin chung
Công ty CP Sơn Nam - Tỉnh Nam Định tiền thân là nhà khách Tỉnh Ủy - Thuộc
Tỉnh ủy Nam Định ,Công ty kế thừa tài sản ,tiền vốn của Doanh nghiệp nhà nước đã
hoạt động từ năm 1993 .
Chức năng , nhiệm vụ chính là : Kinh doanh dịch vụ Khách sạn du lịch , Kinh
doanh hàng tiêu dùng và xây dựng công trình . …
Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây ngày càng tăng trưởng .
Doanh số tăng nhanh , Nộp ngân sách cao hơn năm trước , Thu nhập của người lao
động ngày một nâng lên rõ dệt . Công ty đã có nguồn tích lũy và lợi tức tương đối ổn
định .
- Vốn điều lệ : 56 tỷ đồng VN ( Năm sáu tỷ đồng Việt Nam )
- Cơ cấu vốn
1


TT

DANH MỤC

Số lượng cổ phần

Tỷ lệ nắm giữ

1

Cổ đông nhà nước

40 tỷ

71%

2

Cổ đông là người lao động và 16 tỷ

29%

các nhà đầu tư khác
Tổng cộng

56 tỷ

100%

- Cơ cấu tổ chức của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC

P. Tổ chức
Hành chính

P. Kế toán
Tài vụ

Khu khách
sạn 3 sao

Phòng chăm sóc
khách hàng

Phòng xây
dựng

P. Thị trường
Lữ hành

3. Quy trình luân chuyển “ văn bản đi, đến ” tại công ty CP Sơn Nam .
Mục đích là hướng dẫn, điều hành cán bộ công nhân viên trong công ty các
bước thực hiện của quy trình thống nhất luân chuyển văn bản chứng từ . Từ khâu lễ
tân là khâu tiếp nhận ban đầu tiếp đến các bộ phận trực thuộc tại công ty.Từ đó tạo
phong cách làm việc chuyên nghiệp,khoa học,nhất quán, cập nhật thông tin một cách
2

chính xác và lưu trữ văn bản cẩn trọng, lâu dài theo đúng quy trình để xử lý mọi công
việc trong hoạt động của DN được tốt hơn.
Hoạt động “văn thư đi,đến ”liên quan đến toàn thể hoạt động trong Cty nên
phạm vi áp dụng rộng khắp bao trùm toàn DN .Với quy trình luân chuyển chứng từ
cụ thể như sau :
*/ Khâu tiếp nhận thông tin ban đầu : Khi bộ phận lễ tân tiếp nhận văn bản
được chuyển từ các nơi khác đến, nhân viên lễ tân tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra về số lượng, tình trạng phong bì, nơi nhận, dấu niêm phong .Đối với văn bản được
chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên lễ tân cũng phải kiểm tra về số
lượng văn bản, trang văn bản ... Trong trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời thông
báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cấp trên xem xét, giải quyết.
*/ Sau khi tiếp nhận, văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại thư riêng : Bao gồm các phong bì văn bản gửi cho Ban Giám đốc, các
phong bì văn bản gửi đích danh.
- Loại gửi chung về công ty và cả các loại phong bì còn lại, trừ những phong bì
có đóng dẫu ký hiệu các mức độ bảo mật .
-Loại văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì nhân viên lễ tân nhận sẽ

đối

chiếu phong bì với phiếu gửi. Khi nhận xong ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho nơi đã gửi văn bản.
Khi văn bản đến được nhận nhân viên lễ tân đăng ký tập trung tại phòng hành
chính trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định khác của cơ quan như
chứng từ kế toán, các hóa đơn...Và tất cả văn bản đến được đăng ký vào sổ công văn
đến và ngày đến, sau đó phòng hành chính chuyển cho từng phòng ban liên quan
hoặc cá nhân được ghi đích danh theo dõi, giải quyết.
Khi đăng ký văn bản đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút
mực đỏ, không viết những từ, cụm từ không thông dụng.
3

*/ Khâu quản lý và chuyển văn bản đi
Trong công ty các văn bản cần soạn thảo/đánh máy của từng bộ phận, phòng
ban do bộ phận, phòng ban đó trực tiếp làm.
Riêng văn bản của Ban Giám đốc sẽ do từng phòng ban mà Giám đốc, hoặc
Phó giám đốc được phân công phụ trách quản lý trực tiếp làm hoặc giao cho phòng
Tổ chức Hành chính soạn thảo / đánh máy.
Các văn bản đánh máy yêu cầu đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản và đảm bảo đúng số lượng quy định.Đồng thời được giữ bí
mật nội dung văn bản.tiếp theo phô tô và đóng dấu theo đúng quy định
Khi văn bản chuyển đi phải có chữ ký của Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách
từng phòng ban đã được phân công và dấu chức danh, dấu của công ty .
Tất cả các văn bản chuyển đi phải được đăng ký vào sổ theo dõi công văn đi
của phòng Tổ chức hành chính .
Toàn bộ công văn đi ,đến được phòng hành chính xắp xếp theo thứ tự ngày
tháng và theo số công văn, riêng bản Fax lưu giữ cuống . Hàng năm phòng hành
chính đóng thành từng quyển có số thứ tự lưu giữ theo quy định hiện hành .
Tóm lại : Lộ trình văn bản đi- đến công ty đã và đang theo đúng quy định nhưng
không theo quy trình “ một kênh, một cửa ,một người chịu trách nhiệm”
4. Đánh giá về ưu nhược điểm của quy trình
* Ưu điểm:
Các bước tiến hành về lộ trình văn bản đi – đến công ty đã đảm bảo theo một
dòng thông suốt từ khâu lễ tân tiếp nhận ban dầu sau lưu lại một địa chỉ chung là
phòng hành chính .
* Nhược điểm:
4


Việc thực hiện tiếp nhận công văn đến còn qua nhiều công đoạn : Từ khâu lễ

tân sau chuyển đến phòng hành chính tiếp đến cá nhân hoặc các phòng ban được
nhận . Như vậy sẽ tốn nhiều thời gian ,nhiều công đoạn và đôi khi còn dẫn đến thất
thoát hoặc chậm chuyển đến cá nhân hoặc các phòng ban .
Khi sảy ra sơ xuất do chủ quan thì khó quy trách nhiệm đến từng cá nhân : Do
chuyển qua từ 2 -> 3 khâu tiếp nhận chuyển giao văn bản .
Khâu kiểm tra việc thực hiện văn bản thiếu chặt chẽ ,thiếu thường xuyên có
trường hợp thiếu hồi âm….
Khâu xử lý công văn ,hồ sơ ,dự án hợp đồng kinh tế chưa đảm bảo công khai
nên hạn chế tính hiệu quả .
Khâu lưu trữ văn bản chưa khoa học và mang tính ngắn hạn vì chưa có kho lưu
trữ chứng từ , Những văn bản lưu giữ lâu dài khi sử lý hủy chưa đáp ứng đúng quy
định hiện hành .
Hiệu quả của quy trình quản lý tác nghiệp văn thư trong cty chưa nhiều , chưa rõ
nét , mang đậm tính thủ công .
5. Đề xuất một số giải pháp cụ thể như sau :
Phát huy kết quả đã và đang đạt được về quy trình tác nghệp văn thư lưu trữ tại
công ty . Từ đó công ty nên xây dựng theo mô hình : một kênh một cửa một người
chịu trách nhiệm . Đồng thời cần đào tạo tuyển chọn một nhân viên văn thư có
chuyên môn có trách nhiệm để đảm nhiệm đầu mối trọng tâm tiếp nhận thông tin văn
bản đến – đi có chất lượng ,đúng thể chế , kịp thời , hiệu quả .
Đối với những thông tin văn bản đến của công ty có nội dung về sản xuất kinh
doanh thì ban giám đốc cần trú trọng cả 3 hệ thống : JIT , PN , và LEAN để đồng thời
phát huy tính hiệu quả ,kịp thời ….Đó mới chính là mục đích và phương pháp tiến
hành truyền thông ,đường đi của thông tin hai chiều, gắn kết nhịp nhàng ,đạt hiệu quả
cao trong tương lai.
5


Cần lưu ý khâu phân tích – sử lý thông tin trong văn bản đi và đến để có hồi âm
ngày càng hữu ích trong sản xuất kinh doanh , mở rộng quan hệ hiệu quả .

Phải trú trọng hơn khâu lưu trữ văn bản : Thiết lập hệ thống tủ ,cặp chống
cháy ,chống mối để bảo quản chứng từ lâu dài đồng thời có kho lưu trữ chứng từ văn
bản và đi đôi với việc giao trách nhiệm cá nhân cụ thể sẽ giao nhiệm vụ rõ ràng trong
việc theo dõi danh mục văn bản hồ sơ ,phân loại chứng từ cụ thể .
Trong thời đại khoa học tiến bộ ,mạng internet phổ biến công ty nên xây dựng
phần mềm quản lý văn bản tạo kho dữ liệu trong máy tính để linh hoạt hơn trong việc
tra cứu cũng như bảo mật chứng từ văn bản .
Khâu lưu trữ văn bản nếu xuất dùng hoặc xuất hủy phải được tiến hành theo
đúng quy trình quy định của nhà nước.
Tới đây chúng ta đã nhận biết rõ hơn tác dụng của tác nghiệp văn thư . Nếu
người lãnh đạo biết làm và làm với một phương pháp khoa học,sáng tạo thì sẽ làm
cho những câu chữ ,hoặc con số trong văn bản đi và đến đều “ biết nói” làm gắn kết
lòng người đồng thời nhân lên sức mạnh tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh .
--------------------------------------------------------------------------------------------

Câu 2: Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, theo
anh/chị, doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7 loại lãng phí được liệt
kê theo mô hình LEAN? Loại bỏ những loại lãng phí đó bằng cách nào?
BÀI LÀM CÂU 2

Công ty CP Sơn Nam là nơi tôi đang công tác. Với đặc điểm tình hình sản xuất – kinh
doanh - dịch vụ của công ty đã được khái quát ở phần câu 1, tuy hiện nay đang có xu
hướng phát triển. Song khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp vẫn đang có những
lãng phí trong 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN, làm ảnh hưởng đến
6


doanh thu, tăng thêm chi phí, giảm lợi nhuận và hạn chế bước tăng trưởng của đơn
vị.... Công ty thực sự cần tìm ra được những giải pháp hữu hiệu để khắc phục kịp thời
những lãng phí đang tồn tại .

Vận dụng những kiến thức đã học trong môn “Quản trị SX và tác nghiiệp” vào công
ty. Tôi xin góp phần xây dựng đơn vị ngày càng vững mạnh và phục vụ kinh doanh
ngày càng tốt hơn .
I - Một số điểm trong lý thuyết môn học “ Quản trị SX và tác nghiiệp ”
A/ Khái niệm về lãng phí :
1- Lãng phí: Là bất kể những gì không mang lại gía trị gia tăng cho sản xuất và
dịch vụ ....
2- Bảy loại lãng phí theo Obno là :
1

Sản xuất thừa

5

Thao tác

2

Đợi chờ

6

Gia công thừa

3

Vận chuyển

7

Sản phẩm hỏng

4

Lưu kho
3- Các giải pháp để loại bỏ được những lãng phí bằng cách :
a) Tiết kiệm tiêu hao về năng lượng điện, nước, khí ga dùng trong phục vụ
khách sạn. Trong xây dựng cần tiết kiệm vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ trong
quá trình sản xuất .
Vì :*/ Trong nghành dịch vụ khách sạn những chi phí điện, nước, khí ga chiếm tỷ
trọng trong chi phí rất lớn, mà trong thực tế quản lý những khoản mục chi phí trên
rất khó, ngoài ý thức sử dụng của khách hàng còn một phần rất lớn chủ yếu do ý
thức của người lao động trong công ty. Vậy nên cần tăng cường phổ biến hơn nữa
tới toàn thể người lao động với tinh thần một đồng tiết kiệm một đồng lãng phí thì
người lao động sẽ thu lợi về một đồng mà không cần bỏ công sức ra phục vụ .
7


*/ Trong khâu xây dựng cần tiết kiệm vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản
xuất ở mức tối đa thì người lao động cũng sẽ được hưởng thu nhập cao hơn trong
cả những phần chi phí không bị lãng phí .
b) Giảm thiểu chi phí đầu vào như nguyên vật liệu sản xuất, sản phẩm gia
công, sản phẩm hỏng và những sản phẩm chế biến sẵn hoặc tự SXKD .
Muốn vậy cần hiểu rõ chương trình Jiut-In-Time. Nghĩa là phải chú trọng ngay
đến việc giải quyết các vấn đề lãng phí trong sản xuất, cải tiến kỹ thuật, đổi mới
công nghệ , đầu tư công cụ thiết bị làm tăng năng xuất đồng thời nghiên cứu hoàn
chỉnh quản lý SXKD để sản phẩm làm ra so với chi phí có giá thành thấp hơn, rẻ
hơn và tốt hơn. Chính là cơ sở để giảm năng lượng điện, nguyên vật liệu, nước,
khí ga .... cho một đơn vị sản phẩm .
Tăng năng suất lao động, tăng công suất thiết bị là yếu tố quyết định của phát

triển sản xuất kinh doanh dịch vụ.
Tăng cường hiệu lực “quản trị sản xuất - tác nghiệp” giữ vai trò quan trọng.
Nếu tính lượng hóa thì Quản lý chiếm 52% còn yếu tố con người chỉ chiếm 48%
hiệu quả.
Đồng thời cũng cần phải vận dụng hệ thống TPS. : Là tập trung vào quá trình
đào tạo, học hỏi của các nhân viên và trao quyền trong hệ thống sản xuất kinh
doanh, dịch vụ cho họ.
Cuối cùng là hệ thống LEAN : Là tập trung vào việc tìm hiểu và đáp ứng đầy
đủ, kịp thời mọi mong muốn của khách hàng.
Ba hệ thống nêu trên, từng chương trình độc lập, phát huy tác dụng trong quản
lý tác nghiệp sản xuất kinh doanh dịch vụ, có sức mạnh, vị trí, quy mô khác nhau
và được vận dụng vào từng ngành, nghề thích hợp. Vừa tiết kiệm, chống lãng phí
cần chủ động, sáng tạo, vận dụng phối hợp cả 3 hệ thống: JIT –TPS và LEAN,
tạo nên sức mạnh tổng hợp, mang tính cộng hưởng để đưa sản xuất kinh doanh
8


dịch vụ phát triển bền vững trên thương trường. Nhất là thương trường hội nhập
kinh tế quốc tế ở nước ta hiện nay.
Cũng có thế loại bỏ lãng phí bằng cách giám sát truyền thống, chuyển
sang 7S (7 chữ tiếng Anh đều bắt đầu vần S) cụ thể là:
1.Sort (Sàng lọc): Những gì không dùng đến thì bỏ đi hoặc chuyển sang nơi
khác.
2.Simplyfy (sắp xếp): Các công cụ, dụng cụ được bố trí chuẩn bị trước trong
dây truyền sản xuất kinh doanh dịch vụ theo phương pháp khoa học (tiết kiệm trên
20% thời gian)
3.Shine (Sạch sẽ): làm sạch môi trường hàng ngày.
4.Standardize (sẵn sàng): loại bỏ các biến động trong quá trình sản xuất kinh
doanh dịch vụ.
5.Sustain (Sâu sát): Duy trì công việc đã được thực hiện và nhận diện sự phát

triển.
6.Safety (An toàn): Tạo dựng các hoạt động thực hành hiệu quả.
7.Support (Hỗ trợ): Giảm sự biến động và tốn thời gian do không có kế hoạch.
Bảy phương pháp khắc phục nêu trên để loại bỏ 7 lãng phí. Mỗi giải
pháp:”Chữ S” này đều có tác dụng tổng hợp loại bỏ các lãng phí. Song riêng vận
dụng hệ thống LEAN thì phức tạp nhất và khó hơn cả. Vì LEAN là hệ thống
hướng thêm ra bên ngoài, tập trung vào khách hàng.
Bắt đầu từ tìm hiểu khách hàng muốn gì. Sau là tối ưu hóa quá trình sản xuất
kinh doanh dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Xây dựng tổ chức hệ
thống LEAN là xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp. Đào tạo nhà cung cấp,
loai bỏ những hoạt động lãng phí không mang lại giá trị, phát triển nhân viên.
Liên tục cải tiến cả kỹ năng rất linh hoạt. Cả 6 nội dung trên đều là những yếu tố
9


cơ bản để làm tốt theo hệ thống LEAN: vừa loại bỏ lãng phí, phát triển sản xuất
kinh doanh dịch vụ và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm đầu ra, mua nguyên
phụ liệu đầu vào của đơn vị.
II. Vận dụng lý luận “Quản trị sản xuất tác nghiệp” vào thực tế Công ty
cổ phần Sơn Nam.
1. Đối với Công ty : Bảy lãng phí được liệt kê nêu trên phần lý thuyết đều có
biểu hiện trong quá trình hoạt động – tác nghiệp sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
Nhất là trong những tác nghiệp của khách sạn như:
Buồng: khách đến không đồng đều, tính bình quân khai thác phòng ở,
giường nằm chỉ khoảng 70%. Như vậy công suất phòng thừa 30% luôn phải chờ đợi
khách.
Bàn: ăn uống: cũng có thừa món ăn quen thuộc, thiếu món ăn, uống đặc
sản, thao tác phục vụ chậm. Đôi khi nhân viên còn chưa nhanh nhẹn, niềm nở, nhã
nhặn. Vận chuyển tủ bếp lên bàn, buồng còn chưa ăn khớp, nhịp nhành. Làm lưu kho
nguyên liệu, sản phẩm hỏng vẫn có lúc xảy ra…

1. Như vậy cả 5B: Buồng, bàn, bếp, Ba, Bar đều còn lãng phí, chưa có
nhiều khả năng tăng năng suất, hạ chi phí và đưa lại lợi nhuận cao. Ở giữa trung tâm
thành phố, trước cửa có 2 hồ lớn, công viên xanh tươi, quanh năm tỏa mát trong lành.
có mặt bằng rộng rãi, đẹp đẽ khang trang,Công ty có tiềm năng và thuận tiện rất lớn.
Cần phải vận dụng các lý luận khoa học nêu trên vào thực tiễn của công ty, nhằm
khắc phục kịp thời những yếu kém trong sản xuất kinh doanh dịch vụ. Trên cơ sở đó
mà loại bỏ lãng phí đưa hiệu quả sản xuất kinh doanh dịch vụ tăng lên không ngừng.
2. Đối với Công ty : vận dụng hệ thống LEAN vào quá trình sản xuất kinh
doanh và dịch vụ khách sạn lấy dịch vụ là chính. Nên cần luôn tìm hiểu nhu cầu
khách hàng. Lấy sự hài lòng của khách hàng làm niềm vui của chính mình và làm
mục đích để kinh doanh dịch vụ. Chăm sóc khách hàng từng chu đáo tận tình, vui
10


lòng khách đến vừa lòng khách đi. Đó là phương châm xử sự văn hóa của công ty…
Tất cả 5B đều hướng vào đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hành. Đây cũng là nguồn
tăng doanh thu của khách sạn. Nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm, chống lãng
phí, trực tiếp (JIT). Qua phục vụ tốt 5B mà tăng được uy tín, thu hút, cạnh tranh với
khách sạn khác trên địa bàn.
Đồng thời với quy trình tác nghiệp thu hút khách đến ăn, nghỉ tại khách sạn,
công ty cũng cần mở rộng, liên kết phối hợp với các khách hàng cung ứng nguyên
vật liệu, món ăn uống, sẵn sàng nhằm đa dạng hóa mặt hàng, nhất là món ăn ngon, lạ,
đặc sản tại địa phương.
Mở rộng mạng lưới thị trường để tiếp thị và chăm sóc khách hàng kịp thời
và chu đáo hơn .
4.Thường xuyên tôn trọng, tin tưởng, bồi dưỡng, đào tạo nhân viên trong
khách sạn để chọn lọc người vào từng tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo
nhóm thích hợp. Để chuyên môn hóa và đa năng hóa nhân viên có thể làm tốt được
nhiều việc, đều đạt hiệu suất cao. Trên cơ sở đó nghiên cứu, ban hành định mức
khoán cho từng việc làm, từng bộ phận (B) và từng món ăn tiến tới giao cho nhân

viên quyền tự làm chủ trước công ty và liên kết giữa các bộ phận trong đơn vị ngày
càng chặt chẽ, nhịp nhàng. Mỗi một kết quả tốt đẹp của một bộ phận, việc làm, lời
nói, nụ cười duyên dáng đều ghi đậm dấu ấn với khách hàng.Tuy tách ra 5B, có
nhiệm vụ, tác nghiệp riêng, nhưng trong kinh doanh dịch vụ đều phải phối hợp, liên
kết khăng khít với nhau. Hướng tới một mục đích chung là cùng phục vụ và thỏa mãn
mọi nhu cầu khách hàng.
Công ty phấn đấu vươn lên, khắc phgục yếu kém, loại bỏ lãng phí, không
ngừng xây dựng đơn vị có nếp sống văn hóa mới, ngày càng thu hút được nhiều
khách hàng, phát triển sản xuất kinh doanh dịch vụ ngày càng tốt hơn.
Học viên : Nguyễn Thị Ngát
11