QUY TRÌNH tác NGHIỆP đối với HOẠT ĐỘNG đặt HÀNG và NHẬP KHẨU tại CÔNG TY CP SIÊU THANH hà nội

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG ĐẶT HÀNG VÀ
NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CP SIÊU THANH HÀ NỘI

Công ty CP Siêu Thanh Hà Nội là Đại lý cấp 1 cho hãng Fuji Xerox, hoạt
động trong lĩnh vực Kinh doanh thiết bị máy văn phòng, bao gồm: phân phối
bán lẻ, bán buôn cho các đại lý các tỉnh, các dịch vụ sửa chữa, bảo trì và cho
thuê máy Photocopy, máy In, máy Fax... Hầu hết các mặt hàng Công ty đang
kinh doanh đều phải nhập khẩu từ nước ngoài, do đó phòng Xuất nhập khẩu
là một phòng khá quan trọng của Công ty. Dưới đây là quy trình tác nghiệp
của phòng Xuất nhập khẩu:
1. Tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra, đánh giá:

1.1. Tiếp nhận đơn đặt hàng:
Trưởng phòng Kinh doanh bán lẻ, bán buôn và phòng Kỹ thuật là các đơn vị
gửi đơn đặt hàng cho Phòng Xuất Nhập Khẩu: dựa trên nhu cầu tiêu thụ của
từng phòng ban mà cán bộ các phòng đưa ra đơn hàng dự kiến tiêu thụ trong
2 tháng. Đơn hàng này có thể gửi 1 lần hoặc nhiều lần - khi có nhu cầu phát
sinh.
1.2. Đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất:
Căn cứ vào đơn đặt hàng của các bộ phận gửi lên, Cán bộ Xuất nhập khẩu
(CBXNK) thực hiện việc tổng kết, đánh giá, phân tích. Công việc này bao
gồm các công đoạn:


- Kiểm tra số lượng hàng tồn kho những mặt hàng có trong đơn hàng gửi lên
thông qua Phần mềm Kế toán của Công ty.
- Đối với những mặt hàng còn trong kho nhiều nhưng vẫn có đơn hàng gửi lên
để nhập về, CBXNK sẽ kiểm tra lại số lượng hàng bán bình quân các kỳ trước
để phân tích và đưa ra dự đoán lượng hàng tiêu thụ thực tế. Từ đó, CBXNK sẽ
đưa ra cảnh báo cho bộ phận gửi đơn hàng.
- Tổng hợp tổng số lượng hàng cần đặt về. Đối với những mặt hàng bị trùng

lặp do các đơn hàng của các bộ phận đặt hàng là độc lập, CBXNK cũng sẽ
làm báo cáo cảnh báo tới các bộ phận.
- Tổng hợp những cảnh báo về các đơn hàng, lập báo cáo gửi các bộ phận đặt
hàng chức năng. Các bộ phận này có nghĩa vụ phải xác nhận lại số lượng các
hàng đã đặt. Và xác nhận này là quyết định cuối cùng cho đơn đặt hàng để
nhập khẩu của Công ty.

2. Gửi đơn đặt hàng
2.1. Soạn thảo đơn đặt hàng: Dựa vào xác nhận đặt hàng của các phòng chức
năng, CBXNK sẽ soạn thảo một đơn đặt hàng tổng hợp bao gồm: mã hàng,
tên hàng, số lượng, đơn giá thông qua phần mềm đặt hàng của Công ty.
2.2. Gửi đơn hàng:


- Để thuận lợi cho việc kinh doanh, Fuji Xerox đã thiết lập tại Việt Nam 2 văn
phòng đại diện, VP tại TP HCM đảm nhận việc tiếp nhận đơn hàng và hỗ trợ
kỹ thuật cho các Đại lý của hãng, còn VP tại Hà Nội chịu trách nhiệm về lĩnh
vực tài chính của Hãng tại Việt Nam. CBXNK của Công ty Siêu Thanh sẽ gửi
đơn hàng đã soạn thảo vào email của cán bộ tiếp nhận đơn hàng thuộc VP Fuji
Xerox TP HCM.
- Cán bộ tiếp nhận đơn hàng của Hãng (CBTNDH) sẽ kiểm tra và gửi thông
báo xác nhận. Đối với những mặt hàng có giá thay đổi, CBTNDH sẽ gửi
thông báo lại cho CBXNK của Công ty Siêu Thanh và yêu cầu xác nhận có
đặt tiếp hay không. Khi nhận được xác nhận, CBTNDH sẽ gửi đơn hàng này
sang VP Fuji Xerox tại Singapore để chuẩn bị hàng.
- Lãnh đạo phòng QLRR thực hiện kiểm tra, rà soát lại nội dung của Báo cáo
thẩm định rủi ro, ghi ý kiến và ký kiểm soát để trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt rủi ro.
2.3. Nhận thông tin về tình trạng hàng đặt và gửi báo cáo:
- Do đơn đặt hàng của Công ty bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau: ngoài

máy nguyên chiếc, còn có vật tư tiêu hao (trống, mực...) và vật tư thay thế
(các bộ phận: bánh răng, bảng mạch...), nên không phải hãng luôn có đầy đủ
hàng để cung cấp. Lúc này, CBXNK của Công ty sẽ nhận được một bảng
thông báo về lịch hàng sẽ có tại kho của Fuji Xerox tại Singapore bao gồm:
thời gian giao hàng, số lượng...


- CBXNK sẽ dựa vào thông báo này, cập nhật thông tin vào bảng theo dõi
hàng Nhập khẩu của Công ty và gửi báo cáo tình hình hàng đặt cho các bộ
phận đặt hàng để có thể lên kế hoạch kinh doanh hợp lý
3. Lên hợp đồng Ngoại Thương:
- Đối với các hàng hóa cần gấp (Những hàng đã ký hợp đồng và chốt ngày
giao hàng): ngay khi nhận được thông báo có hàng, CBXNK soạn thảo hợp
đồng Ngoại thương những mặt hàng này, gửi cho CBTNDH Fuji Xerox và
chuẩn bị các công đoạn để nhập khẩu.
- Đối với hàng hóa các bộ phận đặt dự phòng: CBXNK sẽ theo dõi số lượng
hàng đã có, kiểm tra đủ 1 Container thì lên Hợp đồng Ngoại thương để nhập
khẩu lô hàng này về.
- Khi nhận được Hợp đồng do phía Siêu Thanh gửi sang, đại diện bên hãng
FujiXerox sẽ ký, đóng dấu và gửi lại hợp đồng cho Siêu Thanh, đồng thời tiến
hành đóng gói hàng hóa theo Hợp đồng để xuất khẩu về Việt Nam. Thời hạn
giao hàng cho Đơn vị Vận tải của Siêu Thanh tại Singapore là 7 ngày kể từ
ngày ký kết hợp đồng (giá trên HĐ là giá FOB Singapore). Sau khi nhận được
bản Hợp đồng hoàn thiện do hãng gửi sang, CBXNK Siêu Thanh sẽ lên báo
cáo về lịch hàng về cho các Phòng chức năng.
4. Các thủ tục để nhập khẩu
4.1. Đặt tàu:


- Phần lớn hàng hóa nhập khẩu của Công ty là qua đường biển. Sau khi nhận

được hợp đồng hoàn thiện, CBXNK sẽ liên hệ hãng tàu để lấy lịch tàu và đặt
tàu cho lô hàng. Thông báo chi tiết lô hàng (ngày nhận hàng bên Singapore,
số hợp đồng, chủng loại hàng hóa...) và lấy lịch tàu về đến cảng Hải Phòng.
- Đối với hàng đi đường hàng Không: quy trình cũng tương tự như hàng biển.
4.2. Mua bảo hiểm: CBXNK sẽ gửi 1 bản sao Hợp đồng và đơn xin mua bảo
hiểm cho Công ty BH để đăng ký mua bảo hiểm cho lô hàng.
4.3. Làm giấy phép NK tự động: Vì mặt hàng Siêu Thanh đang kinh doanh
nằm trong danh mục phải xin giấy phép nhập khẩu tự động của Bộ Công
thương nên Công ty phải hoàn thành thủ tục xin giấy phép trước ngày hàng về
đến Cảng. CBXNK sẽ làm hồ sơ ngay khi nhận được bản sao chứng từ hàng
hóa và vận đơn qua Email hoặc Fax và gửi hồ sơ sang Bộ Công Thương ngay
sớm nhất có thể.
4.4. Khi hàng về đến cảng:
- Đối với hàng đi đường biển: Công ty thuê một Công ty dịch vụ chuyên mở
tờ khai và vận chuyển hàng từ Hải Phòng về Hà Nội để thay mặt Công ty làm
thủ tục nhập hàng. Thông thường, tàu đi từ Singapore về đến Hải Phòng mất 7
ngày. Trong ngày thứ 5 kể từ ngày tàu đi, CBXNK phải làm bộ hồ sơ khai báo
nhập khẩu (tính thuế, làm Tờ khai Hải Quan và chuẩn bị những hồ sơ khác
theo đúng Luật định). Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh, CBXNK sẽ
gửi toàn bộ hồ sơ này cho Công ty dịch vụ tại Hải Phòng. Công ty này sẽ thay


mặt Siêu Thanh làm thủ tục khai báo Hải Quan, chuẩn bị xe chuyên dụng để
vận chuyển lô hàng về Hà Nội.
- Đối với hàng đi đường hàng Không: CBXNK của Công ty sẽ trực tiếp đi
làm thủ tục khai báo Hải Quan và nhận hàng.
- Khi hàng về đến kho: 1 CBXNK sẽ kết hợp với thủ kho tiếp nhận, kiểm tra
và cho nhập kho lô hàng. Đồng thời, CBXNK sẽ chuyển cho Phòng Kế toán
một bộ hồ sơ gốc của lô hàng bao gồm: hợp đồng, Invoice, Packing list, vận
đơn. Phòng kế toán sẽ dựa vào hồ sơ này để cập nhật hàng nhập kho và làm

thủ tục thanh toán tiền hàng cho đối tác.
4.5. Làm thủ tục thanh toán: Sau khi hàng về đến kho của Công ty, CBXNK
sẽ nhận được hóa đơn thanh toán từ Vận tải Quốc tế, vận tải nội địa và Bảo
hiểm. Sau khi kiểm tra lại không có sai xót, toàn bộ những hóa đơn này sẽ
được chuyển cho Phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán.
4.6. Sao lưu hồ sơ: CBXNK sẽ phải sao lưu theo quy trình Quản lý, lưu trữ hồ
sơ, bao gồm những loại hồ sơ sau:
- Đơn đặt hàng của các Phòng chức năng: sao lưu 1 bộ hồ sơ giấy riêng biệt
để tiện cho việc theo dõi. Sao lưu trên máy tính bảng theo dõi tình trạng
những hàng đã đặt với Hãng.
- Hồ sơ nhập khẩu: lưu theo từng Hợp đồng đã ký với Hãng bao gồm: Hợp
đồng, Invoice bản sao, Packing list bản sao, vận đơn, đơn bảo hiểm, CO và
các chứng từ liên quan khác. Lưu trên máy tính toàn bộ thông tin về lô hàng


theo từng hợp đồng: HĐ (số HĐ, ngày ký và số tiền), tờ khai (số TK, ngày
ký), số vận đơn...
5. Hoạt động hỗ trợ các phòng ban khác.
- Tín dụng: CBXNK có nghĩa vụ giải thích những khoản thanh toán cho đối
tác khi Phòng Kế toán có yêu cầu. Hỗ trợ phòng kế toán trong nghiệp vụ
thanh toán Quốc tế khi có vướng mắc về thủ tục và giấy tờ với phía Ngân
hàng cũng như với các đối tác khác.
- Bảo hành: khi có một sản phẩm bị lỗi cần được bảo hành, Phòng XNK có
nghĩa vụ cung cấp toàn bộ hồ sơ liên quan đến sản phẩm này (sản phẩm thuộc
hợp đồng nào, được mua vào thời gian nào, số hóa đơn ...) cho phòng Kỹ
thuật để làm thủ tục gửi sang bên Hãng bảo hành.
- Các hoạt động khác: sẵn sàng hỗ trợ cho các Phòng ban khác khi có yêu cầu.

II. NHỮNG BẤT CẬP TRONG QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG VÀ NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY CP SIÊU THANH HÀ NỘI VÀ BIỆN PHÁP

KHẮC PHỤC.
1. Quá trình kiểm tra đơn đặt hàng của các phòng ban: phức tạp, lãng phí thời
gian và nhân sự, ảnh hưởng tới thời gian đặt hàng với Hãng cũng như ảnh
hưởng tới công việc Kinh doanh của các Phòng.
* Để khắc phục vấn đề này: Trước khi gửi đơn hàng cho Phòng XNK, cán bộ
các phòng phải tự động kiểm tra hàng tồn kho, điều chỉnh và đưa ra phương


án tối ưu cho nhu cầu lượng hàng đặt và chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc
tiêu thụ những hàng mình đã đặt. Việc này sẽ giúp cho Phòng XNK không
phải kiểm tra lại và sẽ gửi thẳng đơn hàng tới Hãng. Tiết kiệm chi phí, nhân
sự và thời gian.
2. Quá trình lên hợp đồng và nhập khẩu hàng hóa: do dự đoán về nhu cầu
không tốt nên các đơn hàng phát sinh cần về gấp khá nhiều, những đơn hàng
này bắt buộc phải lên hợp đồng và nhập khẩu dưới dạng hàng lẻ cho kịp thời
gian giao hàng, gây lãng phí về vận chuyển cũng như các chi phí khác để
nhập khẩu.
* Để khắc phục: đưa ra bảng dự đoán sát với thị trường hơn để luôn có một
lượng hàng dự trữ nhất định, linh hoạt với khách hàng về sản phẩm – chào
bán và hướng khách hàng tới những sản phẩm đang có sẵn và hạn chế tối đa
những trường hợp yêu cầu hàng về gấp.

III. MÔ HÌNH LEAN, CÁC LOẠI LÃNG PHÍ VÀ BIỆN PHÁP KHẮC
PHỤC TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY SIÊU
THANH
Theo mô hình LEAN trong quá trình tác nghiệp tại các doanh nghiệp
thường xuất hiện 7 loại lãng phí. Tuy nhiên, do đặc thù là một doanh nghiệp
hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ do đó biểu hiện của các loại
lãng phí trên không rõ ràng. Nhưng các loại lãng phí vẫn tồn tại. Xin đơn cử
một vài loại lãng phí điển hình:

Sản phẩm hỏng: Do hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, kinh doanh và dịch
vụ nên Công ty phải in ấn và sao lưu tài liệu rất nhiều. Để tiết kiệm chi phí,
Công ty đã đặt mua giấy In và giấy photocopy loại rẻ tiền nhất. Nhưng điều
này cũng đồng nghĩa với việc giấy rất mỏng, chất lượng kém và hậu quả là
thường xuyên bị kẹt giấy, in hỏng, gây tác hại cho máy móc và ảnh hưởng đến
thời gian làm việc cũng như tạo stress cho nhân viên. Bên cạnh đó, lượng in
hỏng bị hủy cũng rất nhiều khiến cho lượng giấy sử dụng tăng cao, gây lãng
phí cho Công ty.
Dự trữ quá mức cấn thiết: Việc dự trữ quá mức cấn thiết thường thể hiện ở
lượng hàng tồn kho một số mặt hàng cao, sức tiêu thụ thấp. Gây ảnh hưởng
đến chất lượng sản phẩm do để trong kho quá lâu, ảnh hưởng đến kho bãi bị
quá tải và quay vòng vốn chậm, ảnh hưởng đến công việc Kinh doanh.
Vận chuyển tốn kém: hiện tại trong công tác vận chuyển còn nhiều lãng phí.
Vì tính chất hàng hóa là máy móc nên rất to và nặng, phải dùng ô tô làm
phương tiện chuyên chở. Hơn nữa, kho hàng và Công ty lại ở 2 địa điểm cách
xa nhau nên việc chuyên chở luôn gây trở ngại và tốn kém. Bên cạnh đó, công
ty có nhiều đại lý ở các tỉnh, và nhiều khách hàng ở các khu Công nghiệp nên
chi phi chuyên chở lớn và nhiều rủi ro.
Thấy được những tồn tại về sự lãng phí đó, Công ty Siêu Thanh đang từng
bước khắc phục bằng các biện pháp sau:
Đối với sản phẩm hỏng: Để khắc phục sự lãng phí, Công ty đã chuyển sang
sử dụng những loại giấy tốt hơn. Thường xuyên cho kỹ thuật viên bảo trì định


kỳ máy móc tại Công ty đảm bảo luôn hoạt động tốt, không làm ảnh hưởng
đến năng suất làm việc của người lao động
Đối với việc dự trữ quá mức: cần phải nghiên cứu và sát sao với nhu cầu của
thị trường để đưa ra các dự đoán đúng về lượng hàng. Đưa ra các chính sách

ưu đãi về giá để giải phòng hàng tồn, quay vòng vốn nhanh.
Đối với vận chuyển: Công ty đã trang bị 2 xe ô tô 16 chỗ để tiện cho việc
chuyên chở máy móc cho những khách hàng ở xa, cho các đại lý các tỉnh.
Giúp cho chi phí vận chuyển cũng giảm tải và công việc tốt hơn.
Tuy những biện pháp trên chỉ khắc phục được một phần lãng phí của Công ty,
nhưng Công ty cũng đang từng bước tự hoàn thiện hơn nữa trong từng hoạt
động tác nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững.


HẾT