BÀI tập cá NHÂN QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

Là một cán bộ lãnh đạo quản lý, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức sản xuất
và nghiên cứu tại Viện Quy hoạch Kiến trúc xây dựng Ninh Bình. Qua nghiên cứu đề
bài tôi thấy rằng các yêu cầu phân tích đều hết sức quan trọng và có tính thực tiễn cao
và đó cũng là bài toán khó đối với các doanh nghiệp cũng như đơn vị tôi đã và đang
hết sức khó khăn tìm lời giải trong nền kịnh tế thị trường cạnh tranh khốc kiệt trong
hình hình hiện nay.
Viện Quy hoạch Kiến trúc xây dựng Ninh Bình được thành lập theo yêu cầu
của UBND tỉnh Ninh Bình và được Bộ Xây dựng phê chuẩn với chức năng, nhiệm vụ
là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về công tác quy hoạch xây dựng, quản lý kiến
trúc đô thị, nghiên cứu lập các dự án đầu tư trên địa bàn toàn tỉnh.
Là đơn vị tư vấn trực tiếp cho các chủ đầu tư, chủ dự án và nhà thầu trên các
lĩnh vực: Quản lý dự án, tư vấn giám sát kỹ thuật thi công, lập hồ sơ thầu, lập hồ sơ
khảo sát địa hình và địa chất, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán xây lắp
các công trình: xây dựng, giao thông, thuỷ lợi, khai thác mỏ… (đến nhóm A).
Trực tiếp lập báo cáo và thực hiện các nghiên cứu về công tác quản lý kiến
trúc, quy hoạch, đô thị trên lĩnh vực quản lý nhà nước do Bộ Xây dựng giao.
Với tính chất công việc đặc thù của đơn vị hành chính – sự nghiệp – khoa học
hoạt động theo mô hình doanh nghiệp với cơ cấu tổ chức cán bộ đại đa số là cán bộ
kỹ thuật tác nghiệp và hoạt động hành nghề tư vấn, sản phẩm hoàn thiện với yêu cầu
cao vễ kỹ, mỹ thuật mang tính chính xác tại từng thời điểm cụ thể và tính nhạy cảm
của các lĩnh vực, tư vấn các dự án đầu tư xây dựng…
Chính vì vậy mọi hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp tôi đều cho thấy các
sản phẩm hoàn thiện qua quá trình sản xuất tuy rằng được nghiệm thu đưa vào sử
dụng nhưng vẫn không tránh khỏi những tồn tại nhất định hoặc tạo ra những khó
khăn trong công tác quản lý.
Ví dụ: Khi một dự án quy hoạch được triển khai theo yêu cầu của chủ đầu tư,
Ban lãnh đạo Viện nhóm họp với các bộ phận liên quan tới dự án xác định quy mô
Häc viªn: §inh TuÊn Trêng
GAMBA01.M02

1

Líp:


theo nhiệm vụ thiết kế hoặc hồ sơ yêu cầu của chủ đầu tư với các yếu tố kỹ thuật cụ
thể theo quy phạm. Qua đó xem xét đánh giá các tỷ trọng sản phẩm cần thực hiện,
tiến độ thực hiện theo hợp đồng, phân công các phòng, đội trực thuộc triển khai từng
phần việc theo nhiệm vụ và chức năng được giao.
Cụ thể là: Phòng kế hoạch dự thảo hợp đồng tư vấn được căn cứ bởi Luật Xây
dựng đã được ban hành, thương thảo với chủ đầu tư các yếu tố hoặc các phụ lục kèm
theo, trình lãnh đạo các bên ký, cam kết bằng pháp lý. Bộ phận Khảo sát địa hình
triển khai kế hoạch đo vẽ hiện trạng, xác định bằng đề cương khảo sát, đánh giá bằng
cá tiêu chí kỹ thuật, là cửa mở cho Phòng Kiến trúc Quy hoạch có các tài liệu cần
thiết để thiết lập các phương án thiết kế (bao gồm các phương án so sánh và một
phương án chọn). Sau đó thông qua chủ đầu tư và các cơ quan thẩm định lựa chọn
phương án thống nhất sẽ chính thức triển khai các bước tiếp theo như: quy hoạch sử
dụng đất, quy hoạch hệ thống giao thông, hệ thống hạ tầng kỹ thuật, quy hoạch không
gian kiến trúc cảnh quan… Phòng Quản lý kỹ thuật kiểm tra sản phẩm đã hoàn thiện,
yêu cầu chỉnh sửa các bản vẽ bị lỗi kỹ thuật hoặc chưa phù hợp với tiêu chuẩn quy
phạm, trình lãnh đạo ký, in ấn, xuất bản và nghiệm thu bàn giao cho chủ đầu tư.
Trên đây là quy trình sản xuất một sản phẩm quy hoạch xây dựng đơn giản
nhất được mô tả dưới hình thức tổ chức sản xuất dây chuyền, với phương thức này
yếu tố tích cực có được là sự phối hợp với nhau của các bộ phận liên quan, đồ án quy
hoạch có được các ý kiến hoàn thiện của nhà đầu tư và các cơ quan hữu quan, sản
phẩm được hoàn thiện và được nghiệm thu hạn chế thấp nhất các sai sót hoặc lỗi kỹ
thuật, trong quá trình thực hiện không phải điều chỉnh hoặc thay đổi lớn.
Tuy nhiên sự tồn tại của phương thức tổ chức sản xuất này mà hầu hết các nhà
lãnh đạo quản lý doanh nghiệp cùng lĩnh vực thường khó giải quyết và thường phải
chấp nhận đó là:
a) Về tiến độ thực hiện không chủ động, thường phải chờ đợi các tài liệu có

được từ bộ phận đi trước, thời gian yêu cầu thực hiện thường bị phụ thuộc, nếu vì lý

Häc viªn: §inh TuÊn Trêng
GAMBA01.M02

2

Líp:


do khách quan hoặc sự cố rủi ro xảy ra sẽ ảnh hưởng đến cả dây chuyền sản xuất. Do
đó tiến độ chung của các dự án thường chậm so với yêu cầu.
b) Người chủ trì đồ án, hoặc chủ nhiệm đồ án phải có trình độ tổng hợp
trong lĩnh vực mình phụ trách, kiểm soát được tổng thể quá trình tác nghiệp. Nếu
vai trò này yếu đương nhiên sản phẩm cuối cùng không thực hiện được theo đúng
yêu cầu kỹ thuật.
Người quản lý thường gặp áp lực công việc rất lớn và thường bị quá tải.
Để giải quyết được những tồn tại nêu trên theo cá nhân tôi thì các doanh
nghiệp hoạt động cùng lĩnh vực cần có đội ngũ cán bộ được tuyển dụng về cơ bản là
phải phù hợp với ngạch bậc và trình độ được đào tạo. Yêu cầu tác nghiệp cần được
chuyên môn hoá, công tác xây dựng kế hoạch phải được đi trước một bước và cần
theo sát cả quá trình nhằm đôn đốc, hỗ trợ và phối hợp thực hiện khi cần thiết.
2. Cũng giống như bất kỳ một doanh nghiệp nào khác, khi tiến hành sản xuất
thì vấn đề lãng phí trong các hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp chúng tôi cũng là
điều không sao tránh khỏi. Lãng phí được hiểu là bất kỳ những gì không mang lại giá
trị gia tăng cho sản phẩm (hoặc dịch vụ) đứng trên quan điểm của khách hàng. Lưu
kho, kiểm tra, chậm trễ, đợi chờ và sản phẩm sai hỏng là những yếu tố không mang
lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó 100% là lãng phí.

Häc viªn: §inh TuÊn Trêng

GAMBA01.M02

3

Líp:


7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN đó là:
- Sản xuất thừa.
- Đợi chờ.
- Vận chuyển.
- Lưu kho.
- Thao tác.
- Gia công thừa.
- Sản phẩm hỏng.
Căn cứ vào thực tế trong hoạt động tác nghiệp của đơn vị chúng tôi, nếu căn
cứ vào 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN thì có 03 yếu tố lãng phí đó
là: Đợi chờ, Thao tác và Sản phẩm hỏng.
Yếu tố Đợi chờ:
Do hiện nay chúng tôi luôn phải áp dụng các phần mềm ứng dụng mới, chính
vì vậy việc đợi chờ nâng cấp một phiên bản mới ra thường rất lâu mới đạt được chất
lượng. Có thể các phiên bản khác nhau nâng cấp liên tục nhưng đạt được sự ổn định
chỉ có rất ít.
Yếu tố Thao tác:
Do đặc thù của sản phẩm nên các công đoạn trong sản xuất cũng không được
nhất quán, còn tuỳ thuộc vào từng lãnh đạo, tuỳ thuộc vào từng bộ phận nên mặt thao
tác của các bộ phận không đồng đều dẫn tới thời gian xác định cho từng phiên bản
sản phẩm khó chính xác.
Yếu tố Sản phẩm hỏng:
Cũng do đặc thù của sản phẩm, vừa sản xuất vừa phải trình xin ý kiến đóng

góp chỉnh sửa rút kinh nghiệm nên các sản phẩm hỏng còn nhiều cũng là điều không
tránh khỏi và gây lãng phí.
Để loại bỏ lãng phí này, đơn vị chúng tôi đã áp dụng bằng cách cho tổ chức
kiểm tra lại kết quả công việc của từng công đoạn, chỉnh lý, bổ sung sao cho đạt yêu
cầu cao nhất.

Häc viªn: §inh TuÊn Trêng
GAMBA01.M02

4

Líp:


Häc viªn: §inh TuÊn Trêng
GAMBA01.M02

5

Líp: