Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đầu tư Trung Quý – Huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.97 MB, 108 trang )
1 of 128.
DANH MỤC BẢNG
Số hiệu bảng
Tên bảng
Trang
Bảng 1.1
: Sự khác nhau của HTKSNB và KTNB...............................................33
Bảng 1.2
: Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ với mô hình doanh
nghiệp đơn lẻ.........................................................................................33
Bảng 2.1
: Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty................................42
Bảng 2.2
: Nội dung và quy trình lập, thẩm định và phệ duyệt dự án
: Thủ tục kiểm soát quy trình lập, thẩm định và phệ duyệt
́H
Bảng 2.3
U
Ế
đầu tư.....................................................................................................46
dự án đầu tư...........................................................................................48
: Nội dung quy trình quản lý thi công xây dựng ...................................51
Bảng 2.5
: Cơ cấu mẫu phiếu điều tra ..................................................................76
Bảng 2.6
: Hệ số Cronbach’s Alpha .....................................................................77
Bảng 2.7
: So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố
IN
H
TÊ
Bảng 2.4
Bảng 2.8
K
môi trường kiểm soát ...........................................................................78
: So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố
: So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố
O
Bảng 2.9
̣C
Hoạt động kiểm soát ............................................................................81
̣I H
đánh giá rủi ro .......................................................................................83
Bảng 2.10 : So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố
Đ
A
thông tin và truyền thông ......................................................................85
Bảng 2.11 : So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố
hoạt động giám sát ................................................................................86
Bảng 2.12 : Bảng tổng hợp giá trị trung bình các biến ảnh hưởng đến
hệ thống KSNB .....................................................................................92
v
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
2 of 128.
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Số hiệu bảng
Tên bảng
Trang
Sơ đồ 1.1
: Quy trình quản lý dự án đầu tư........................................................26
Sơ đồ 1.2
: Quy trình kiểm soát chi tiêu khác....................................................27
Sơ đồ 1.3
: Quy trình kiểm soát thanh toán .......................................................28
Sơ đồ 2.1
: Cơ cấu tổ chức .................................................................................36
Sơ đồ 2.2
: Sơ đồ quy trình và thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà thầu và
Ế
Hợp đồng xây dựng............................................................................50
: Quy trình kết thúc, bàn giao công trình...........................................55
Sơ đồ 2.4
: Quy trình kiểm soát thanh toán, quyết toán công trình ...................62
Sơ đồ 2.5
: Quy trình kiểm soát chi tiêu khác....................................................65
Đ
A
̣I H
O
̣C
K
IN
H
TÊ
́H
U
Sơ đồ 2.3
vi
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
3 of 128.
MỤC LỤC
Trang
Lời cam đoan............................................................................................................... i
Lời cảm ơn ................................................................................................................. ii
Tóm lược luận văn .................................................................................................... iii
Danh mục các chữ viết tắt ......................................................................................... iv
Danh mục các bảng .................................................................................................... v
Danh mục các sơ đồ .................................................................................................. vi
U
Ế
Mục lục..................................................................................................................... vii
́H
PHẦN I: MỞ ĐẦU ...................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................1
TÊ
2. Mục đích nghiên cứu: ..........................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu: .........................................................................................2
H
4. Phạm vi nghiên cứu: ............................................................................................2
IN
5. Phương pháp nghiên cứu: ....................................................................................2
K
6. Cấu trúc luận văn: ................................................................................................2
PHẦN II: NỘI DUNG...............................................................................................3
̣C
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.......3
O
1.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ.........................................................................3
̣I H
1.1.1. Khái niệm: ..................................................................................................3
1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .....................................6
Đ
A
1.1.3. Các loại kiểm soát: theo PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa nghiên cứu.22
1.1.4 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ..................................................................23
1.1.5 Nội dung quy trình và thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ cơ bản phát sinh tại
doanh nghiệp. .....................................................................................................24
1.2 . Trách nhiệm về hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................29
1.2.1 Hội đồng quản trị.......................................................................................29
1.2.2 Nhà quản lý. ..............................................................................................29
1.2.3 Kiểm toán viên nội bộ. ..............................................................................29
1.2.4 Nhân viên. .................................................................................................30
vii
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
4 of 128.
1.2.5 Các đối tượng khác ở bên ngoài:...............................................................30
1.3. Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ...............................................30
1.4 Phân biệt hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ (KTNB) trong doanh nghiệp.......31
1.4.1 Khái niệm KTNB: .....................................................................................31
1.4.2 Phân biệt HTKSNB và KTNB .................................................................32
1.5 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ với mô hình doanh nghiệp đơn lẻ. .......33
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................34
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
Ế
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦY TƯ TRUNG QUÝ HUẾ .........................................35
U
2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần đầu tư Trung Quý – Huế. .............................35
́H
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. ..........................................35
TÊ
2.1.2. Sơ đồ tổ chức Công ty. .............................................................................36
2.1.3. Tổ chức thông tin kế toán tại Công ty CPĐT Trung Quý – Huế. ............40
H
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT Trung Quý – Huế.42
IN
2.2.1 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. ...................................42
2.2.2. Thực trạng môi trường kiểm soát. ............................................................43
K
2.2.3. Nội dung quy trình và thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ tại Công ty CPĐT
̣C
Trung Quý – Huế................................................................................................45
O
2.3. Đánh giá chung thực trạng Hệ thống KSNB tại CPĐT Trung Quý – Huế.....68
̣I H
2.3.1 Môi trường kiểm soát. ..............................................................................68
2.3.2 Hoạt động kiểm soát.................................................................................70
Đ
A
2.3.3 Đánh giá rủi ro:.........................................................................................73
2.3.4 Thông tin và truyền thông. .......................................................................74
2.3.5 Giám sát.....................................................................................................74
2.4. Khảo sát ý kiến đánh giá của nhân viên về các nhân tố tác động đến hoạt
động kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT Trung Quý - Huế. ................................75
2.5. Phân tích các nhân tố tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty CPĐT
Trung Quý – Huế. ..................................................................................................78
2.5.1. Đối với môi trường kiểm soát ..................................................................78
2.5.2. Đối với hoạt động kiểm soát ....................................................................81
viii
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
5 of 128.
2.5.3 Đánh giá rủi ro:..........................................................................................82
2.5.4 Thông tin và truyền thông: ........................................................................84
2.5.5 Hoạt động giám sát....................................................................................86
2.6. Nguyên nhân tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ...................................88
2.6.1 Nguyên nhân khách quan: .........................................................................88
2.6.2 Nguyên nhân chủ quan:.............................................................................89
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TRUNG QUÝ – HUẾ...............94
Ế
3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT
U
Trung Quý – Huế: ..................................................................................................94
́H
3.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT
TÊ
Trung Quý – Huế. ..................................................................................................95
3.3 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại CPĐT Trung Quý –
H
Huế.........................................................................................................................95
IN
3.3.1 Các giải pháp về môi trường kiểm soát....................................................95
3.3.2 Giải pháp về hoạt động kiểm soát. ............................................................97
K
3.3.3 Giải pháp về đánh giá rủi ro: .....................................................................98
̣C
3.3.4 Giải pháp về thông tin và truyền thông: ....................................................99
O
3.3.5 Giải pháp về hoạt động giám sát: ........................................................... 100
̣I H
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..................................................................................... 101
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .......................................................... 102
Đ
A
1. Kết luận:.......................................................................................................... 102
2. Kiến nghị: ....................................................................................................... 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................104
PHỤ LỤC
Biên bản chấm luận văn
Bản nhận xét của phản biện 1
Bản nhận xét của phản biện 2
Bản giải trình chỉnh sửa luận văn
ix
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
6 of 128.
PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, gắn liền với
công tác quản lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Kiểm
tra, kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu quản lý. Trước tình hình hiện
nay, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như Công ty cổ phần đầu tư
Trung Quý - Huế cũng cần quan tâm tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ
Ế
thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp các cấp lãnh đạo có
U
thể biết được sự kém hiệu quả của công việc xảy ra ở những khâu cụ thể nào và
́H
nguyên nhân của sự việc là gì. Qua đó cũng xác nhận được trách nhiệm thuộc về bộ
TÊ
phận hay cá nhân nào.
Trong một doanh nghiệp sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn
H
tồn tại, nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không có quy định để hướng
IN
người lao động để hướng người lao động hành động không vì lợi ích tiêng của mình
mà làm tổn hại đến lợi ích của toàn doanh nghiệp.
K
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kinh doanh có
̣C
rủi ro. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần thay đổi theo để phù hợp với các
̣I H
nghiệp.
O
thay đổi kinh doanh xung quanh. Đây là yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh
Từ đó, đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần
Đ
A
đầu tư Trung Quý – Huế” được lựa chọn nghiên cứu thực hiện luận văn thạc sĩ,
nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động kiểm soát nội bộ.
2. Mục đích nghiên cứu:
2.1 Mục đích chung: Phân tích kết quả hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó đề xuất
giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty.
2.2 Mục đích cụ thể:
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty CPĐT Trung Quý - Huế.
- Đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty.
1
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
7 of 128.
- Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
tại Công ty.
- Đề ra ra giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu:
Hệ thống kiếm soát nội bộ trong Công ty cổ phần đầu tư Trung Quý - Huế.
4. Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: nghiên cứu kiểm soát chu trình hoạt động trong Công ty gồm:
quản lý dự án đầu tư, chu trình thanh toán và chu trình chi tiêu khác.
Ế
- Thời gian: thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đầu tư
U
Trung Quý - Huế từ năm 2008 đến nay.
́H
5. Phương pháp nghiên cứu:
TÊ
- Phương pháp thu thập số liệu:
+ Số liệu thứ cấp: đề tài sử dụng các tài liệu của Công ty cung cấp, tài liệu giáo
H
trình và các tổ chức, các báo và tạp chí chuyên ngành có liên quan của nhiều tác giả
IN
liên quan đến đề tài thực hiện.
+ Số liệu sơ cấp: thông qua bảng hỏi gửi đến nhân viên của Công ty nhằm đo
K
lường đánh giá của nhân viên công ty về các nhân tố tác động hệ thống kiểm soát
̣C
nội bộ tại Công ty CPĐT Trung Quý – Huế.
O
- Phương pháp hạch toán kinh tế.
̣I H
- Phương pháp so sánh.
6. Cấu trúc luận văn:
Đ
A
Ngoài mở đầu và kết luận, luận văn gồm 03 chương:
- Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đầu tư
Trung Quý – Huế.
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT
Trung Quý – Huế.
2
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
8 of 128.
PHẦN II: NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm:
* Theo COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the
Ế
Treadway Commission): " Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình bị chi phối
U
bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
TÊ
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
́H
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
H
(3) Sự tuân thủ các luật lệ và qui định". [14, tr23]
IN
Theo khái niệm trên:
(1): đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu của các Doanh nghiệp
K
là lợi nhuận và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
̣C
(2): xây dựng các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài
O
chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao, gồm các báo cáo quản trị nội bộ
̣I H
phục vụ cho việc ra quyết định của Ban giám đốc và các số liệu được công bố cho
bên thứ ba.
Đ
A
(3): đề cập đến việc tuân thủ quy định, luật lệ được áp dụng trong doanh nghiệp.
* Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp
các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public
Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of
Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức
cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp
nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực
tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo
đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai
lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn diện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin
3
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
9 of 128.
cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra
ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi
nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ
thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”(1).
* Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA)
Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn
diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban
quản lý nhằm :
Ế
- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;
U
- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;
́H
- Giữ an toàn tài sản;
TÊ
- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành
phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc
H
hoạt động kiểm tra nội bộ.”(2)
IN
* Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated
Public Accountant - AICPA) Khái niệm kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát
K
nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo
̣C
lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ,
O
kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của
̣I H
hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.[1, tr20]
* Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of
Đ
A
Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách,
thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo
đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo
đảm hiệu quả hoạt động”.[35, tr82]
1;2
: />
4
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
10 of 128.
Theo các khái niệm trên thì hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp
được hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm
toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ
cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v...) nhằm
làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn. Phần thứ hai của hệ
thống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có
kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói
trên được thực hiện một cách hợp lý, hợp lệ và hiệu quả nhằm đạt được các mục
Ế
tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận,
U
mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia
́H
vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau chứ không đơn thuần là chỉ có cấp
TÊ
trên kiểm soát cấp dưới.
* Theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng
H
Bộ Tài Chính ban hành 6 chuẩn mực Kiểm toán trong đó chuẩn mực 400: đánh
IN
giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì hệ thống kiểm soát nội bộ được khái niệm như
sau:"Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị
K
được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật
̣C
và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để
O
lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có
̣I H
hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm
soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát".
Đ
A
Vì vậy, Kiểm soát nội bộ là một quá trình, không phải là một sự kiện hay tình
huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi hoạt động, bộ phận trong
công ty là một nội dung cơ bản trong hoạt động tổ chức. Kiểm soát nội bộ thực hiện
thông qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục. Việc thiết lập và vận hành hệ thống
kiểm soát nội bộ thuộc về trách nhiệm của Hội đồng quản trị và người quản lý. Quá
trình thực hiện kiểm soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện,
kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục. Hội đồng quản trị (nếu có) là
một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động kiểm soát của đơn vị thông qua việc
tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý. Các nhân viên
5
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
11 of 128.
khác trong tổ chức chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày thông qua
việc tuân thủ các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cho nên khả năng, tinh thần
và phẩm chất của họ quyết định rất lớn đến sự thành công của kiểm soát nội bộ. Kiểm
soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ
không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động khác. Sự hữu hiệu của Hệ thống
kiểm soát nội bộ được thể hiện thông qua mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt
được ở mức độ nào, báo cáo tài chính đang được lập và trình bày có một cách tin cậy,
các luật lệ và quy định đang được tuân thủ như thế nào?.
Ế
Theo báo COSO năm 1992, một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm bộ
U
phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:
́H
- Môi trường kiểm soát
TÊ
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát
H
- Thông tin và truyền thông
IN
- Giám sát. [14, tr26]
1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
K
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát.
̣C
a. Khái niệm: Theo chuẩn mực 400: đánh giá rủi ro và kiểm soát nội
O
bộ:"môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt
̣I H
động của các thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm
soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. "
Đ
A
b. Trách nhiệm: Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc "tạo không
khí" cho tổ chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết
lập và thông tin bằng văn bản các quy trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu
chuẩn cư xử. Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư xử
đúng mục để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải
tuân thủ theo các chuẩn mục đã đưa ra.
c. Các yếu tố của môi trường kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát là
nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức phản ánh sắc thái chung của một tổ chức,
tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường
6
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
12 of 128.
kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng
những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trường kiểm soát nội bộ bao
gồm nhận thức, thái độ, và hành động của người quản lý đơn vị đối với kiểm soát
và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan
trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường
kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiết soát của các thủ tục kiểm soát. Những
nội dung của môi trường kiểm soát nội bộ gồm những nội dung sau:
- Triết lý và phong cách điều hành nhà quản lý: triết lý của nhà quản lý
Ế
thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc giám sát các rủi ro
U
trong kinh doanh, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và cả thái độ của họ
́H
đối với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh
TÊ
thông tin chính thức hay không chính thức... Sự khác biệt về triết lý và phong cách
điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực
H
hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm.
IN
+ Cơ cấu tổ chức: được thể hiện thông qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp,
K
đó là sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên
trong doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch,
̣C
điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị. Mỗi doanh nghiệp
O
có cơ cấu tổ chức riêng phù hợp với quy mô và bản chất hoạt động của doanh
̣I H
nghiệp. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào, nó cũng giúp cho doanh nghiệp thực
hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra.
Đ
A
+ Phân chia trách nhiệm: là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của
từng các nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm
báo cáo đối với các cấp có liên quan. Việc phân định thường thể hiện qua chính
sách trong đó mô tả kiến thức và kinh nghiệm của những nhân viên chủ chốt nguồn
lực để thực các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động kinh doanh. Một xu hướng
phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp là tăng quyền lực cho các cấp dưới để họ ra
quyết định nhanh chóng. Cần có văn bản ủy quyền để giúp cho công việc tiến hành
dễ dàng và tránh sự lạm quyền. Và điều này đòi hỏi phải cân nhắc giữa cái được và
cái mất trong việc ủy quyền.
7
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
13 of 128.
- Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên.
+ Chính sách nhân sự: là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với
tính chính trực hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân
viên, chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng
nghiệp đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. Các chính sách
nhân sự ảnh hưởng quyết định đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
+ Năng lực làm việc của nhân viên: được đánh giá thông qua trình độ và
phẩm chất của cán bộ nhân viên, một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu nếu
Ế
nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nhà quản lý chỉ
U
nên tuyển dụng các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ
́H
được giao. Kiến thức và kỹ thuật cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào sự xét
TÊ
đoán của nhà quản lý về các mục tiêu của doanh nghiệp, về chiến lược và kế hoạch
để đạt được mục tiêu đó. Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một
H
công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng.
IN
- Tính trung thực và các giá trị đạo đức: cư xử có đạo đức và tính trung
thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Tính trung thực và giá trị
K
đạo đức là quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực
̣C
hiện và giám sát các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Để đạt được ý thức này
O
trong đơn vị, các nhà quản lý các cấp cần xây dựng, ban hành và phổ biến rộng rãi
̣I H
các hướng dẫn về chuẩn mục đạo đức để có thể hướng dẫn hoặc ngăn chặn nhân
viên không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
Đ
A
Muốn đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân
thủ các giá trị đạo đức. Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân
viên đến sai phạm.
- Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc: môi trường kiểm soát
chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Ban giám đốc gồm
một số thành việc trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia điều hành
đơn vị. Ban giám đốc giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài
chính. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc sẽ làm cho môi trường kiểm
soát được tốt hơn do dự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý.
8
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
14 of 128.
1.2.1.2 Đánh giá rủi ro.
a. Khái niệm: đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên
quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin
cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết
định quản lý rủi ro như thế nào?.
b. Trách nhiệm: để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản
lý cần xác định mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng
chấp nhận. Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý cho
Ế
phép họ hành động đến giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi. Trong thực
U
tế, không có biện pháp nào để giảm được rủi ro bằng không khi mục tiêu hiện hữu.
́H
Vì vậy, vấn đề quan trọng của nhà quản lý là luôn quyết định rằng rủi ro nào có thể
TÊ
chấp nhận được và rủi ro nào không chấp nhận và phải làm thế nào đẻ quản lý và
giảm thiểu tác hai của chúng. Sự thất bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn
IN
c. Các yếu tố đánh giá rủi ro:
H
đến các mục tiêu hoạt động báo cáo tài chính và sự tuân thủ khác không đạt được.
- Xác định mục tiêu: là một quy trình chính thức hay không chính thức. Mục
K
tiêu có thế trình bày rõ ràng hay ngầm hiểu. Có hai mức độ mức độ mục tiêu: mục
̣C
tiêu ở toàn đơn vị và mục tiêu ở từng bộ phận.
̣I H
thành ba loại:
O
Mặc dù các mục tiêu của một tổ chức là đa dạng nhưng nhìn chung có thể phân
+ Mục tiêu hoạt động: gắn liền với việc hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của đơn vị
Đ
A
và mục đích chủ yếu cho sự tồn tại của một đơn vị.
+ Mục tiêu báo cáo tài chính: hướng đến việc công bố BCTC trung thực và tin cậy.
+ Mục tiêu tuân thủ: Hướng đến việc tuân thủ các luật lệ, quy định. Sự tuân thủ
này có thể ảnh hưởng đáng kể đến danh tiếng của đơn vị trong cộng đồng.
Những mục tiêu trên, chúng không độc lập mà bổ sung và liên kết với nhau. Những
mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị không những phải phù hợp với những mục tiêu và chức
năng của từng bộ phần kinh doanh. Những mục tiêu chung cho toàn đơn vị phải được
chia ra thành những mục tiêu nhỏ hơn với chiến lược chung, và liên kết với những hoạt
động trong toàn bộ cơ chế. Một đơn vị chỉ có thể đảm bảo hợp lý rằng sẽ đạt được một
9
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
15 of 128.
số mục tiêu nhất định, chứ không thể đảm bảo đạt được tất cả mục tiêu. Vì việc thực
hiện mục tiêu có thể phụ thuộc vào những sự kiện bên ngoài tầm kiểm soát của đơn vị
như sự thay đổi chính sách kinh tế vĩ mô, thiên tai......
- Rủi ro: là những nguy cơ mà làm cho mục tiêu của tổ chức không được thực
hiện. Dựa trên mục tiêu đã được thiết lập, người quản lý cần nhận dạng và phân tích
rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp quản trị chúng. Quá trình nhận dạng và
phân tích rủi ro là một then chốt để kiểm soát nội bộ. Căn cứ vào nguồn gốc phát
sinh, ta có thể phân loại rủi ro như sau: Rủi ro từ môi tường bên ngoài DN (hay còn
Ế
gọi là rủi ro kinh doanh) và rủi ro từ bên trong doanh nghiệp: rủi ro hoạt động và rủi
U
ro tuân thủ.
́H
Rủi ro kinh doanh : Là rủi ro phát sinh từ môi trường kinh doanh bên ngoài
doanh nghiệp.
TÊ
- Môi trường vĩ mô :
+ Chính trị: tình hình chính trị của đất nước mà DN đó đang kinh doanh, xu
H
hướng thay đổi chính sách, chế độ của Nhà nước quốc gia, thay đổi pháp luật ( luật
IN
thuế, luật DN, luật đất đai,...), chính sách đối ngoại, chính sách khuyến khích đầu
tư, vai trò của nền kinh tế quốc dân, quốc tế hoá, chiến tranh.....
K
+ Kinh tế: lạm phát, thất nghiệp; GDP: tăng trưởng kinh tế, ổn định việc làm,
̣C
ổn định đồng tiền, ổn định cán cân thanh toán; tỷ giá hối đoái, lãi suất, tâm lý đầu tư
O
nước ngoài và đầu tư trong nước; chu kỳ suy thoái nền kinh tế; giá nguyên liệu cơ
̣I H
bản; tỷ lệ tiêu dùng và tiết kiệm......
+ Xã hội: xu hướng tiêu dùng; cơ cấu gia đình; ảnh hưởng của các nhân vật
Đ
A
nổi tiếng; thói quen tiêu dùng; trình độ và ý thức cộng đồng; các thông số về dân số;
văn hoá xã hội.
+ Khoa học công nghệ: trình độ khoa học công nghệ trong ngành nghề lĩnh
vực của mình; sự ra đời của sản phẩm mới trên cơ sở công nghệ mới; phương thức
sản xuất mới trên cơ sở ít tiết kiệm hơn; cách quản lý mới; cách tiếp cận khách hàng
và kênh phân phối mới.....
- Môi tường vi mô:phân tích theo mô hình “ 5 Forces”
+ Nhà cung cấp: nguồn nguyên liệu thay thế; yêu cầu đặc biệt về quy cách
phẩm chất của nguyên liệu; chi phí để thay đổi nhà cung cấp; số lượng nhà cung cấp
đạt yêu cầu.
10
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
16 of 128.
+ Khách hàng: số lượng cung cấp; số lượng khách hàng; chi phí thay đổi
khách hàng; mặt hàng thay thế; thương hiệu/chất lượng sản phẩm; tình hình kinh
doanh của khách hàng; giá cả + chất lượng + phục vụ/chất lượng.....
+ Đối thủ cạnh tranh:số lượng đối thủ cạnh tranh; chi phí thay đổi khách hàng;
mặt hàng thay thế; thương hiệu/chất lượng sản phẩm; tình hình kinh doanh của
khách hàng; giá cả + chất lượng + phục vụ/chất lượng cạnh tranh.....
+ Sản phẩm thay thế: giá cả và chất lượng sản phẩm thay thế; chi phí thay đổi
tính chất mặt hàng có thuộc loại để thay đổi; chi phí nghiên cứu và phát triển...
Ế
+ Tình hình cạnh tranh: tổng hợp 4 yếu tố trên gồm sự phát triển thị trường, số
U
lượng đối thủ cạnh tranh, quan hệ cung cầu trên thị trường, mức độ khác nhau của
Rủi ro từ bên trong doanh nghiệp:
́H
sản phẩm, thương hiệu và số lượng các đối thủ từ bỏ thị trường.
TÊ
- Rủi ro hoạt động: là rủi ro phát sinh từ doanh nghiệp:
+ Vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội quy của DN,
H
cũng như cam kết của DN với bên ngoài.
IN
+ Rủi ro về tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng.
Chẳng hạn như: mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại...
K
+ Rủi ro về văn hoá DN......
̣C
- Rủi ro tuân thủ: vi phạm pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế.
O
+ Nhận dạng rủi ro: rủi ro mức toàn đơn vị có thể phát sinh do những yếu tố
̣I H
bên ngoài và bên trong, vì thế nhận dạng được những yếu tố bên ngoài và bên trong
làm gia tăng rủi ro của đơn vị sẽ quyết định thành công của việc đánh giá rủi ro.
Đ
A
Một khi các yếu tố rủi ro được nhận diện, nhà quản lý có thể nghiên cứu tầm quan
trọng của chúng và liên kết chúng xem xét gây ra những rủi ro cho kinh doanh như
thế nào?; rủi ro ở mức độ hoạt động: rủi ro ở từng bộ phận hay chức năng kinh
doanh chính trong đơn vị, đánh giá đúng rủi ro ở mức hoạt động sẽ góp phần duy trì
rủi ro ở mức độ toàn đơn vị một cách hợp lý.
Xác định rủi ro kinh doanh: phân tích rủi ro kinh doanh theo mô hình “ PEST”
P – Political: môi trường chính trị.
E – Econoic: nền kinh tế.
S – Social: xu hướng xã hội.
T – Technological: phát triển công nghiệp.
11
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
17 of 128.
Rủi ro hoạt động:
- Đánh giá mối liên hệ giữa các chứng năng cơ bản trong DN.
- So sánh với các DN khác.
- Căn cứ vào mục tiêu của từng chức năng và mục tiêu của từng hoạt động của
doanh nghiệp.
- Căn cứ vào bảng hỏi chuẩn: liệt kê ra các điểm mấu chốt quan trọng của quy
trình chuẩn, Ban giám đốc dựa vào các bảng hỏi để xem xét hệ thống của mình có
thiếu soát gì không.
Ế
Rủi ro tuân thủ:
U
- Cử cán bộ kiêm nhiệm.
́H
- Cử bộ phận kiêm nhiệm.
TÊ
- Cử cán bộ chuyên trách.
- Lập bộ phận chuyên trách cập nhật các thay đổi về pháp lý và kiểm tra việc
H
tuân thủ pháp luật.
- Thuê công ty tư vấn
K
- Tái cấu trúc Công ty.
IN
- Thuê chuyên gia tư vấn
̣C
+ Phân tích rủi ro: đánh giá hoạt động thông qua các bằng chứng có giá trị
O
(chứng từ, thông tin); đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi những tác nhân đang
̣I H
tồn tại và sẽ phát triển trong tương lai; đánh giá xác suất rủi ro có thể xảy ra. Nếu
rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị và ít có khả năng xảy ra thì nói chung
Đ
A
không cần quan tâm nhiều. Ngược lại, một rủi ro ảnh hưởng trọng yếu với khả năng
xảy ra cao thì cần phải tập trung chú ý. Những tình huống nằm giữa hai thái cực này
thường gây khó khăn cho việc đánh giá, do vậy cần phân tích hợp lý và cẩn thận.
Có 4 nội dung phải được xác định cụ thể đối với từng rủi ro khi xây dựng kế
hoạch ứng phó, đó là:
+ Những biện pháp phải thực thi để phòng chống, ngăn ngừa rủi ro xảy ra;
+ Thời hạn cụ thể phải thực hiện xong các biện pháp đã đưa ra;
+ Ai là sẽ người chịu trách nhiệm chính quản lý rủi ro đó.
12
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
18 of 128.
+ Tổ chức giám sát việc thực hiện các biện pháp: trong quá trình thực thi các
biện pháp ứng phó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống báo cáo thường xuyên
nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện. Doanh nghiệp cũng cần đảm
bảo mọi thiếu sót trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro phải được
thông tin kịp thời đến cấp quản lý có trách nhiệm. Thường xuyên tổ chức kiểm tra
và đánh giá việc tuân thủ chính sách quản lý rủi ro và các tiêu chuẩn liên quan. Môi
trường mà doanh nghiệp đang hoạt động là không ngừng vận động, do vậy doanh
nghiệp cần quan tâm xem xét điều chỉnh các biện pháp đang thực hiện cho phù hợp
Ế
với những chuyển biến của môi trường. Định kỳ, doanh nghiệp cần xem xét lại mức
U
độ phù hợp của danh sách các rủi ro cùng với biện pháp ứng phó tương ứng.
́H
Các phương pháp mà Doanh nghiệp có thể sử dụng trong phân tích rủi ro:
TÊ
- Phương pháp hồi cố: đánh giá hoạt động đã qua thông qua các bằng chứng
có giá trị (chứng từ, thông tin thứ cấp).
H
- Phương pháp dự báo: đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân
IN
đang tồn tại và sẽ phát triển trong tương lai.
- Phương pháp phân tích dữ liệu.
K
- Rà soát thường xuyên.
̣C
- Ban điều hành họp, nghiên cứu và trao đổi các yếu tố rủi ro ảnh hưởng đến
O
tình hình hoạt động đầu tư, kinh doanh của Công ty.
̣I H
- Đối với hoạt động đầu tư thì xem xét các giá trị hiện tại ròng dự kiến
(NPV>0); tỷ suất hoàn vốn nội bộ.
Đ
A
Biện pháp quản lý rủi ro: sau khi xác ước lượng tầm cỡ của rủi ro ảnh hưởng
đến mục tiêu thì xem xét khả năng xảy ra và những biện pháp có thể ứng phó.
- Giảm rủi ro bằng cách tăng cường việc sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ
nhằm làm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống mức có thể
chấp nhận.
- Tránh rủi ro bằng việc không tiến hành một số hoạt động .
- Chấp nhận rủi ro nếu rủi ro không lớn.
- Chuyển giao rủi ro cho tổ chức khác như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh,
đấu thầu lại.
13
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
19 of 128.
1.2.1.3 Hoạt động kiểm soát
a. Khái niệm: Hoạt động kiểm soát (thủ tục kiểm soát) là tập hợp những
chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý được thực
hiện nhằm đạt các mục tiêu.
b. Trách nhiệm: Một khi nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc
nhận diện rủi ro đối với các hoạt động doanh nghiệp, họ cũng chính là người có
trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát
để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó.
- Phệ duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh.
U
* Thủ tục phệ duyệt:
Ế
c. Một số thủ tục kiểm soát căn bản.
́H
- Phệ duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công
TÊ
ty. Việc phệ duyệt phải phù hợp với nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm
một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó trong quy chế và chính sách của công
ty. Phệ duyệt cũng có cái gì đó xảy ra, do vậy người phệ duyệt phải đúng thẩm
H
quyền.
IN
Khi phệ duyệt cần phải tuân thủ các quy định :
K
- Quy định về cấp phệ duyệt.
- Quy định về cơ sở của phệ duyệt.
̣C
- Quy định về dấu hiệu của phệ duyệt.
O
- Quy định về cấp ủy quyền: có 2 mức độ uỷ quyền
̣I H
+ Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng
cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm
Đ
A
vi giới hạn của chính sách.
+Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp
vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý
sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp.
Đối với thủ tục này cần lưu ý :
- Phệ duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế
kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện.
- Phệ duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh
hưởng đến tiến độ công việc.
- Cấp phệ duyệt, việc ủy quyền phệ duyệt cần được phân định một cách rõ ràng.
14
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
20 of 128.
* Thủ tục định dạng trước
- Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi DN áp dụng rộng rãi chương trình máy
tính vào công tác quản lý.
- Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệm vụ được xử lý nếu
các yêu cầu không được tuân thủ.
- Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai soát sẽ dẫn đến sai sót hàng loạt.
* Thủ tục báo cáo bất thường
- Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm
Ế
báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở
U
mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài DN.
́H
- Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc.
- Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có
TÊ
hướng xử lý từng trường hợp.
- Các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện.
H
Nhưng phần lớn do con người thực hiện
IN
- Nhiều công ty xem những báo cáo bất thường này là những đóng góp có giá
trị cho công ty và họ đã đề ra những chính sách thưởng, nâng lương và nâng
K
bậc…cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bất thường kịp lúc.
O
sáng tạo của công ty.
̣C
- Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến
̣I H
* Thủ tục bảo vệ tài sản: là tập hợp tất cả các hoạt động của DN nhằm giảm
thiểu thiểu tài sản bị: mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại.
Đ
A
Hoạt động này được thể hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin DN. Tài sản vật
chất cần được bảo vệ không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai
mục đích. Chỉ những người uỷ quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị.
Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khoá,
tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ... nhằm hạn chế việc tiếp
cận đối với chúng. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản
liên quan hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. Để thông tin kế toán đáng
tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra
tính xác thực, đầy đủ, phệ chuẩn các nghiệp vụ và phân quyền các mức độ truy cập
thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân.
15
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
21 of 128.
* Thủ tục sử dụng chỉ tiêu
- Quản trị theo mục tiêu : MBO (Management By Objective)
- Lượng hoá tất cả những mục tiêu mà công ty đặt ra cho các cá nhân, bộ
phậnvà sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này.
- Mục tiêu khi được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn.
- Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt
động của DN.
- Chỉ tiêu phải có tính khả thi.
Ế
- Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu .
U
- Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu.
́H
- Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập.
- Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
TÊ
* Thủ tục bất kiêm nhiệm: được thực hiện theo nguyên tắc phân công phân
nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho
H
một bộ phận hay các nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệpvụ từ khi
IN
hành thành cho đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất
K
cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau.
Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian
̣C
lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức
O
năng sau đây: phệ duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
̣I H
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng:
+ Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp
Đ
A
vụ không được ghi chép vào sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi phồng kết quả.
+ Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các kế toán viên không
được giao nhiệm giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che giấu bằng cách sữa chữa
lại sổ sách.
+ Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phệ duyệt
tài sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản.
Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân
chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên cần chú ý rằng việc
phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng.
16
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
22 of 128.
* Thủ tục đối chiếu: là việc so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau. Tất cả
mọi khác biệt đều làm rõ. Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ
phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ.
Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận. Sai sót hoặc các
biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý. Giúp phát hiện và ngăn ngừa
các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ. Đây là thủ tục hữu hiệu để
ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong tực hiện và ghi nhận các
nghiệp vụ. Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang
Ế
tính kiểm tra chéo.
U
Ngoài ra hoạt động kiểm soát này còn bao gồm việc xem xét lại những mục tiêu
́H
đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu kỳ trước
và những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính. Đồng thời xem xét một
TÊ
cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc soát xét lại quá trình thực hiện
giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục
H
tiêu của doanh nghiệp một cách hiệu quả hay không. Với việc điều tra nghiên cứu về
IN
những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi
kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hoặc những hành động điều chỉnh thích hợp.
K
Cần lưu ý : đối chiếu kịp thời, điều tra rõ nếu có khác biệt, phải có người theo
̣C
dõi việc đối chiếu, đối chiếu thông tin chung từ một nguồn.
O
* Thủ tục kiểm tra & theo dõi: là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân
̣I H
hoặc bộ phận khác với cá nhân hoặc bộ phận thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra và
theo dõi giúp giảm được các sai soát và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực
Đ
A
của nhân viên. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau
một cách tự nhiên trong độc lập, nhưng do hệ thống kiểm soát bội bộ thường có
khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra và theo dõi vẫn phải tồn tại
trong các nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao.
- Đây có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”.
- Ban giám đốc tự kiểm tra và theo dõi.
- BGĐ giao quyền cho cá nhân hay bộ phận nào đó kiểm tra & theo dõi .
- Giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng.
- Tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là “công việc nhân viên làm
luôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá”.
17
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
23 of 128.
1.2.1.4 Thông tin và truyền thông.
- Thông tin: Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có
những thông tin cần giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm
kiểm soát). Vì vậy, những thông tin cần thiết phải được xác định thu thập và truyền
đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống
thông tin của DN tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin tài chính,
hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát DN. Một thông
tin có thể được dùng cho nhiều mục đích hay mục tiêu khác nhau, như như để lập
Ế
BCTC để xem xét việc tuân thủ pháp luật hay các quy định được dùng để điều hành
U
hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
́H
Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo.
TÊ
Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phải phù hợp với nhu cầu, đặc biệt trong giai
đoạn DN đối mặt với thay đổi trong kinh doanh, với sự canh tranh gay gắt và sự thay
H
đổi nhu cầu của khách hàng. Do vậy hệ thống thông tin cũng phải phù hợp nhằm
IN
đáp ứng mục tiêu của DN. Một hệ thống thông tin tốt cần có các đặc điểm sau:
+ Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh: Hệ thống thông tin phải là một phần của
K
hoạt động kinh doanh. Có nghĩa hệ thống thông tin không chỉ thu thập thông tin
lược kinh doanh.
̣C
cần thiết trong việc đưa ra quyết định cho kiểm soát mà còn giúp đưa ra các chiến
O
+ Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược: Chiến lược kinh doanh và chiến
̣I H
lược hệ thống thông tin có ý nghĩa quyết định sự thành công của nhiều tổ chức.
Đ
A
Thực tiễn cho thấy tầm quan trọng của việc áp dụng hệ nhiều tổ chức. Thực tiễn cho
thấy tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống thông tin vào hoạt động kinh doanh.
Nhiều công ty đã sử dụng hệ thống thông tin giúp người tiêu dùng dễ tiếp cận với sản
phẩm của mình nhiều hơn.
+ Tích hợp với hoạt động kinh doanh: Việc sử dụng thông tin ngày nay đã
dịch chuyển từ hệ thống thông tin đơn thuần là tài chính sang hội nhập với hệ
thống thông tin chung của toàn công ty. Hệ thống thông tin này giúp kiểm soát
quá trình kinh doanh, theo dõi, ghi nhận nghiệp vụ kịp thời.
+ Phối hợp hệ thống thông tin cũ và mới: Sẽ không đúng khi cho rằng hệ thống
thông tin mới thường giúp kiểm soát tốt hơn bởi vì chúng mới hơn. Trong thực tế
18
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
24 of 128.
có thể là ngược lại. Do hệ thống cũ đã được kiểm tra thông qua sử dụng, do vậy
chúng thường đáp ứng được nhu cầu. Do vậy, cần nghiên cứu kỹ lưỡng hau hệ
thống (cũ và mới ) để có quyết định phù hợp.
+ Chất lượng thông tin: Bất kể là thông tin được tạo ra bởi hệ thống nào thì
cũng cần phải đảm bảo chất lượng, có vậy thông tin mới hữu ích cho nhà quản lý
trong việc kiểm soát DN. Cụ thể, các yêu cầu đối với thông tin là:
Phải thích hợp: tức những thông tin phải phù hợp với yêu cầu ra quyết
định của nhà quản lý.
Ế
Phải kịp thời: tức là thông tin phải cung cấp kịp thời, khi có yêu cầu.
U
Phải cập nhật: tức hệ thống phải đảm bảo có các số liệu mới nhất.
́H
Phải chính xác và dễ dàng truy cập.
TÊ
Khi thiết kế hệ thống thông tin phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần
được điều chỉnh ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà quản lý và các cá nhân
H
trong DN.
IN
- Truyền thông: là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các
bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. Bản thân mỗi hệ thống thông tin
K
đều có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì những thông tin được thu thập và
̣C
xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp học thực hiện được
O
trách nhiệm của mình. Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận:
̣I H
+ Truyền thông bên trong: cùng với việc nhận được các thông tin thích
hợp, tất cả nhân viên, đặc biệt những người có trách nhiệm quan trọng về quản trị
Đ
A
tài chính và kinh doanh, cần nhận được các thông báo ngắn gọn từ người quản trị
cao cao nhất để thực hiện công việc, ngược lại, người quản lý cấp cao nhất phải phản
hồi ý kiến đề xuất của thuộc cấp. Các kênh thông tin từ trên xuống dưới hay từ dưới
lên trên phải được thiết lập để đảm bảo sự truyền thông này. Ngoài ra, việc trao đổi
thông tin hàng ngày giữa các cá nhân hay bộ phận DN cũng cần được thông suốt.
Điều quan trọng là việc truyền thông phải giúp cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp
hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến các cá nhân khác để
từ đó có những biện pháp khắc phục. Thiếu sự hiểu biết này sẽ làm nảy sinh các
vấn đề bất lợi cho việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
19
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
25 of 128.
+ Truyền thông bên ngoài: thông tin từ các đối tượng bên ngoài DN như
nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng cũng cần được thu
thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp cho DN có cách ứng xử kịp
thời. Tương tự như truyền thông bên trong, bất cứ bên ngoài nào làm việc với công
ty cần thiết phải biết một số quy định của Công ty như tiền hoa hồng không được
chấp nhận, các khoản chi trả không hợp lệ. Công ty có thể thông tin trực tiếp về
điều mà công ty mong muốn khi làm việc với họ. Xuất phát từ mối quan hệ không
thể tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm được trình bày chung
Ế
cấu thành một bộ phận của hệ thống KSNB.
U
Thông tin và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phòng
́H
ban và cá nhân trong từng DN cũng như các đối tượng bên ngoài có liên quan.
TÊ
Thông tin và truyền thông ngày càng quan trọng trong việc tổ chức đạt được các mục
tiêu của mình để tồn tại và phát triển.
H
1.2.1.5 Giám sát: là bộ phận cuối cùng của hệ thống KSNB, là quá trình đánh
IN
giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Giám sát có một vai trò quan trọng, nó
giúp KSNB luôn hoạt động hữu hiệu. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những
K
người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm
̣C
soát. Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong DN, đôi khi còn áp dụng cho
các đối tượng bên ngoài theo 2 cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
O
- Giám sát thường xuyên: đạt được thông qua các ý kiến góp ý của khách
̣I H
hàng, nhà cung cấp hoặc xem các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất
thường. Một số ví dụ về hoạt động giám sát thường xuyên:
Đ
A
+ Báo cáo hoạt động và BCTC: dựa trên báo cáo này, những khác biệt hay
chệnh lệch đáng kể so với dự toán hay kế hoạch sẽ được phát hiện một cách
nhanh chóng.
+ Thông tin từ các đối tác bên ngoài sẽ làm rõ thệm các thông tin thu thập bên trong.
+ Một cơ cấu tổ chức thích hợp cùng với hoạt động giám sát thường xuyên
chính là sự giám sát tốt nhất cho hệ thống KSNB và giúp xác định các khiếm
khuyết của hệ thống.
+ Việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài
sản thực tế cũng là thủ tục giám sát thường xuyên.
20
kho tai lieu -123doc-doc-luan an - luan an tien si -luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Pag
