Đồ án tốt nghiệp: Quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
KHOA TOÁN TIN ỨNG DỤNG
-------------oo0oo-------------

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề Tài:

Quản Lý Bán Hàng

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THẠC SĨ NGUYỄN HUY TRƯỜNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THÙY DUNG
LỚP

: K10C – CĐ TOÁN TIN ỨNG DỤNG
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

HÀ NỘI 05 - 2010
Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 0


Quản lý bán hàng

Mở Đầu
Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày
càng phát triển thì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ
quản lý đã trở nên vô cùng khó khăn và phức tạp. Họ đòi hỏi mức
độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Điều này là một
khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trì những biện pháp

lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công. Trong các
lĩnh vực như : quản lý kế toán, tài chính, quản lý lương, quản lý
bán hàng, quản lý nhân sự luôn đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết,
chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động
này giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng
thông tin vào quản lý dữ liệu.
Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ
áp dụng ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần.
Chính vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng
là vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó liên quan đến sự
phát triển của các công ty. Trên cơ sở đó tôi đã nghiên cứu đề tài
“Xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng tại công ty
TTHH Quốc Tế Trà Giang” với mục đích giúp cho việc quản lý
bán hàng của công ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao
nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn THẠC SĨ
NGUYỄN HUY TRƯỜNG, các thầy cô giáo đã giảng dạy và
giúp đỡ em nhiều để hoàn thành báo cáo như ngày hôm nay.
Chương I: Khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Chương III: Thiết kế giao diện và mã của chương trình

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 1


Quản lý bán hàng

Chương I :

Khảo Sát Hiện Trạng Và Xác Định Yêu Cầu

I.

Giới Thiệu Công Ty

Tên Công ty: Công ty TNHH Quốc Tế Trà Giang
Địa chỉ: 172/40/20 Âu Cơ – Tây Hồ - Hà Nội
Điện Thoại: 04.3767.4970
Mã số thuế:
Số tài khoản:
Đại diện: (Bà ) Dương Ngọc Bích

Chức vụ: Giám đốc

Nghành nghề kinh doanh: Nhập khẩu và cung cấp hàng về chăm
sóc tóc cho các đại lý và cửa hàng.

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 2


Quản lý bán hàng

II.

Bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty TNHH Quốc Tế
Trà Giang.
Giám đốc

Phó Giám đốc

Bộ
Phận
Bán
Hàng

Bộ
Phận
Kinh
Doanh

Bộ
Phận
Tài
Chính

Bộ
Phận
Liên
Quan
Khác

- Giám đốc: là người đứng đầu công ty có quyền hành cao nhất, là người đại
diện của công ty trước pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi
hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phó giám đốc: phụ trách công tác điều hoà mọi hoạt động của công ty như
hoạt động nhập và tiêu thụ sản phẩm, đời sống tinh thần cho toàn bộ bộ phận
nhân viên của công ty.

- Bộ phận bán hàng: tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Nhiệm vụ chính là
giới thiệu cho khách hàng về các loại hàng hoá của công ty, xuất sứ, giá cả...
Đồng thời tiếp nhận đơn mua cũng như đơn đặt hàng của khách
Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 3


Quản lý bán hàng
- Bộ phận kinh doanh: tìm hiểu thị trường đưa ra chiến lược kinh doanh, giới
thiệu sản phẩm, tham gia trực tiếp quá trình bán và nhập hàng của công
ty.Đồng thời có trách nhiệm phải thông báo thường xuyên cho giám đốc biết
về tình hình hàng hoá khi giám đốc yêu cầu để giám đốc có cách xử lý.
- Bộ phận tài chính: kế toán sổ sách, lập hoá đơn chứng từ thu chi tất cả các
khoản của công ty như tiền nhập hàng, thu tiền bán hàng …chi trả các khoản
tiền cố định khác và kiểm tra việc thực hiện tài chính kế toán của công ty.
- Bộ phận liên quan khác: bộ phận lái xe, thư ký cho giám đốc và tạp vụ.

III. Các quy trình bán hàng
- Khi một đại lý có nhu cầu mua hàng thì đại lý đó sẽ yêu cầu bên công ty
báo giá. Bộ phận bán hàng sẽ gửi cho bên mua hàng bản báo giá đầy đủ các
chi tiết của một bản chào hàng, bản chào hàng bao gồm đầy đủ thông tin cần
thiết về quy cách hàng bán. Sau đó bộ phận bán hàng sẽ trực tiếp nhận đơn
hàng từ đại lý. Đại lý mua hàng cần ghi rõ số hiệu sản phẩm. Đơn hàng có
thể ở dạng trực tiếp hay qua điện thoại và được chuyển đơn hàng bởi bộ
phận bán hàng. Khi đại lý cần mua hàng thì có hoá đơn mua hàng theo mẫu
in: phần đầu là thông tin đại lý, phần 2 là danh sách mặt hàng đặt mua, số
lượng và ngày nhập hàng.
- Khi bên mua có văn bản đáp lại đồng ý với những giá đã quy định, bên
công ty sẽ tiến hành các bước để bán hàng cho đại lý. Bộ phận bán hàng và

kế toán lập hoá đơn bao gồm: các thông tin về đại lý, tên hàng, đơn giá, thuế
và tổng thành tiền.

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 4


Quản lý bán hàng

IV. Hình thức thanh toán
Nếu là các đơn hàng nhỏ thì đại lý có thể thanh toán bằng tiền mặt ngay
tại công ty hoặc đặt cọc một số tiền tương ứng 10% giá trị hàng mua và bên
mua sẽ thanh toán hết số tiền sau khi nhận đủ hàng.
Nếu là đơn hàng lớn thì hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc
chuyển khoản. Thời gian thanh toán được ghi trên hợp đồng thông qua sự
thoả thuận của 2 bên.
Gần đến ngày thanh toán mà bên mua chưa có các hình thức trả tiền thì
phía công ty sẽ có bản thông báo và yêu cầu thanh toán hợp đồng theo thời
gian hợp đồng kinh tế còn hiệu lực.

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 5


Quản lý bán hàng

PHIẾU GIAO HÀNG
(Chỉ thanh toán khi xuất trình phiếu này)

Tên khách hàng:………………………………………………………
Địa chỉ:………………………………………………………………..
Điện thoại:…………………………………………………………….
Nhân viên phụ trách:………………………………………………….
Chương trình tham gia:……………………………………………….
STT Tên sản phẩm

Dung Khuyến Số
Đơn
Lượng mãi
lượng giá

Chiết
khấu

Thành
tiền

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Hàng nhập lại
1

2
3
4
Tổng số thanh toán
= ……………………………………………..
Tổng số nhập lại
= ……………………………………………..
Tổng số thanh toán sau nhập = ……………………………………………..
Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………..
Ngày hẹn thanh toán: …………………………………………………………
Kế toán

Người giao hàng Người nhận hàng

Khoa: Công nghệ thông tin

Ngày ….tháng….năm…
Phụ trách cung tiêu

Trang 6


Quản lý bán hàng

V. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại
1. Ưu điểm
Công ty có ưu điểm là các bộ phận trong công ty được tách biệt với
nhau, mỗi bộ phận được giao cụ thể. Do vậy hoạt động của công ty nói
chung là diễn ra tương đối tốt, khách hàng tin tưởng mua và đặt hàng ngày
càng đông. Đó là tín hiệu tốt đối với công ty.

2. Nhược điểm
Hoạt động của công ty diễn ra tương đối tốt nhưng nhược điểm là việc
lưu trữ phiếu chứng từ trên giấy tờ không an toàn khi sự cố xảy ra. Công ty
chưa trang bị hệ thống thông tin cho một số bộ phận nên việc kiểm tra, quản
lý hoạt động thông tin cho một số bộ phận gặp nhiều khó khăn.
3. Giải pháp khắc phục
Em sẽ xây dựng một hệ thống quản lý mới bằng việc áp dụng tin học
vào công tác quản lý bán hàng của công ty. Phần mềm được xây dựng làm
giảm bớt công sức của nhân viên cũng như chi phí bảo quản giấy tờ.
4. Yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng
Các chức năng của chương trình như: nhập, sửa, xoá, tìm kiếm, thống
kê phải hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng.
5. Nhập thông tin
- Thông tin về đại lý: có hai loại đại lý
+ Đại lý quen là những đại lý thường xuyên đặt hàng của công ty, các
đại lý này đa số được công ty ưu tiên có quyền lợi. Họ lấy hàng có thể nợ
nên cần lưu trữ thông tin riêng.

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 7


Quản lý bán hàng
+ Đại lý không thường xuyên: những đại lý này mua và thanh toán
ngay nên không cần lưu lại thông tin.
Việc nhập thông tin và lưu trữ về đại lý (đại lý thường xuyên) rất cần
thiết, vì họ là đại lý lấy hàng thường xuyên của công ty do vậy sau này khi
muốn tra cứu, tìm kiếm sẽ nhanh chóng và thuận tiện. Thông tin cần lưu trữ
bao gồm: Mã đại lý, tên đại lý, địa chỉ, điện thoại.

- Thông tin về nhân viên: thông tin nhân viên nên đầy đủ và chính xác gồm:
Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Nơi sinh, Điện thoai, Giới tính,
Chuyên môn, Trình độ văn hoá, Ngày sinh.
- Thông tin nhà cung cấp: là nơi công ty nhập hàng
- Thông tin về sản phẩm: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Nguồn gốc, Loại sản
phẩm, Đơn vị tính.
- Thông tin về phiếu nhập hàng: Mã phiếu, Ngày nhập, Mã kho hàng, Kho
hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền, Mã nhân
viên.
- Thông tin về phiếu chi: mã phiếu, mã nhà cung cấp, ngày chi, nội dung, số
lượng, đơn gia, số tiền chi, mã nhân viên
- Thông tin phiếu xuất: mã phiếu, mã đại lý, mã kho, người nhận hàng, mã
nhân viên, ngày xuất, tên sản phẩm, số lượng, tổng tiền
- Thông tin phiếu thu: mã phiếu, mã đại lý, ngày thu, nội dung, tên hàng hoá,
số lượng, đơn giá, số tiền thu.

6. Tìm Kiếm
Trong quá trình hoạt động của công ty, mọi việc thay đổi liên tục. Do vậy
mọi người không thể nhớ hết tất cả tên sản phẩm, mã hàng, cho nên chúng
tôi đưa ra các chức năng tìm kiếm nhanh như sau:
Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 8


Quản lý bán hàng
- Tìm kiếm sản phẩm
- Tìm kiếm nhà cung cáp
- Tìm kiếm đại lý
- Tìm kiếm chứng từ

- Tìm kiếm nhân viên
Sẽ cung cấp cho giám đốc cũng như nhân viên làm việc những thông tin cần
tìm một cách nhanh chóng và chính xác với độ tin cậy cao.
7. Báo Cáo
Bao gồm : Báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, báo cáo nhập tồn. Báo cáo
là phầm quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho nhà sử dụng. Dựa
vào báo cáo mà người sử dụng có thể thống kê, tình toán được các công việc
cần thiết. Ngoài ra ta có thể nắm bắt thông tin chi tiết một cách ngắn gọn của
hoạt động kinh doanh.

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 9


Quản lý bán hàng

Chương II:
Phân Tích Và Thiết kế Hệ Thống Thông Tin

I) Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin
1.1 Hệ Thống
“Hệ thống là sự xem xét sự vật trong sự thống nhất của toàn thể và
trong các mối quan hệ tương tác giữa yếu tố tạo thành”

1.2 Đặc điểm
- Sự vận hành của hệ thống tại một thờì điểm thông qua giá trị của các biến.
Có 3 kiểu biến khác nhau: biến vào, biến ra và biến trạng thái:
+ Biến vào lưu các giá trị tác động và của môi trường trong số các biến vào
có biến tác động, biến này tác động trực tiếp vào hoạt động của hệ thống

+ Biến ra lưu các giá trị tác động ra môi trường. Trong số các biến ra có biến
mục tiêu để thực hiện mục tiêu của hệ thống.
+ Biến trạng thái lưu các giá trị trạng thái bên trong của hệ thống.
- Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, quan
điểm về hệ thống đã được phát triển thành khoa học hệ thống hiện đại. Đặc
biệt là sự phát triển manh mẽ về tin học đòi hỏi các quan điểm về hệ thống
ngày càng cao đẻ có thể phát huy việc ứng dụng tin hoc trong việc xây dựng
1 hệ thống cụ thể. Hệ thống có 1 đơn vị trong thực tế quan điểm này là hệ
thống thông tin tổng hợp được thiết lập từ 3 hệ thống quản lý, hệ thống thao
tác và hệ thống thông tin.
Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 10


Quản lý bán hàng
+ Hệ thống quản lý các chức năng ra các quyết định, điều hành mọi hoạt
động của đơn vị, hệ thống này là “bộ não” của đơn vị.
+ Hệ thống thao tác chức năng thực hiện các quyết định, kiểm tra, đánh giá,
…. Hệ thống này cũng là kết quả của các quyết định của việc điều hành hệ
thống quản lý.
+ Hệ thống thông tin: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia
vào việc xử lý các thông tin
- Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
+ Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian bên trong và bên ngoài hệ
thống và những hệ thống con.
+ Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu nhập, lưu trữ, kiểm tra, truyền
đạt thông tin.

2.1 Hệ thống thông tin

2.1.1 Khái niệm:
“Hệ thống thông tin là 1 tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mêm, các thiết bị xử lý dữ liệu… thực hiện việc thu thập, lưu
trữ, xử lý và phân phối các thông tin trong 1 ràng buộc gọi là môi trường”
Hệ thống thông tin là 1 trong những nghành mũi nhọn của công nghệ
thông tin đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các
doanh nghiệp. Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây công tác quản lý
Và điều hành 1 tổ chức luôn đòi hỏi phải nắm bắt nhanh chóng, chính xác
các thông tin và xử lý thật nhanh chóng và chính xác. Nếu quyết định không
chính xác sẽ dẫn đến những hậu quả to lớn. vì vậy công tác quản lý ngày nay
không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ,

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 11


Quản lý bán hàng
những phương tiện hiện đại để hỗ trợ cho việc nắm bắt và sử lý các luồng
thông tin phục vụ cho việc đưa ra các quyết định được nhanh hơn và chính
xác hơn.
Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục
tin học và các thiết bị tin học.

2.1.2 Sơ đồ hệ thống thông tin
Nguồn

Cập Nhập

Đích

Xử Lý và lưu Trữ

Phân Phát

Kho dữ liệu

Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận sử lý dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống
thông tin phục vụ quản lý chung

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 12


Quản lý bán hàng

2.2 Phân tích hệ thống về chức năng
* Luồng thông tin vào
- Thông tin về sản phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm …)

- Thông tin về nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên ...)
- Thông tin về đại lý, những thay đổi về đại lý phải được lưu
trữ đầy đủ. với những đại lý cũ, họ là những đại lý đặt hàng thường
xuyên của công ty do đó phải lưu thông tin về họ
- Thông tin về nhà cung cấp cùng các mặt hàng mà nhà cung
cấp đó có thể cung cấp cho công ty, nhưng thông tin thay đổi liên
tục, những nhà cung cấp mới lại được cập nhật vào bảng cơ sở dữ

liệu.
- Thông tin về phiếu nhập
- Thông tin về phiếu xuất
- Thông tin về phiếu thu
- Thông tin về phiếu chi
* Luồng thông tin ra
- Tìm hiểu thông tin bao gồm:
+ Tìm kiếm về nhà cung cấp
+ Tìm kiếm về đại lý
+ Tìm kiếm về sản phẩm

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 13


Quản lý bán hàng

+ Tìm kiếm về nhân viên
+ Tìm kiếm về chứng từ
Tìm kiếm phiếu xuất
Tìm kiếm phiếu nhập
Tìm kiếm phiếu thu
Tìm kiếm phiếu chi
- Các báo cáo
Báo cáo xuất hàng
Báo cáo nhập hàng
Báo cáo hàng tồn
Báo cáo phiếu thu
Báo cáo phiếu chi

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 14


Quản lý bán hàng

2.3

Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý bán hàng

Hệ Thống

Đăng Nhập

Kết Thúc CT

Cập Nhật

Tìm kiếm

Báo cáo

Sản Phẩm

Sản Phẩm

Xuất Hàng

Nhà CCấp

Nhà CCấp

Nhập Hàng

Nhân Viên

Nhân Viên

Hàng Tồn

Đại Lý

Đại Lý

Phiếu Thu

Phiếu Xuất

Phiếu Xuất

Phiếu Chi

Phiếu Thu

Phiếu Thu

Phiếu Chi

Phiếu Chi

Phiếu Nhập

Phiếu Nhập

Chi Tiết PX
Chi Tiết PN

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 15


Quản lý bán hàng
Trong đó:
- Chức năng khuôn dạng của màn hình nhập:
+ Thiết kế khuôn dạng màn hình nhập
+ Tên trường được đặt ở phía trên hoặc trước trường đặt
+ Tên một số trường được đặt một số các giá trị ghi nhớ giúp cho
người sử dụng không phải chờ nhiều
- Danh mục cập nhật các dữ liệu bao gồm 10 danh mục:
+ Cập nhật sản phẩm: thông tin về sản phẩm và các chứng từ hàng
hoá mới
+ Cập nhật nhà cung cấp: thông tin về nhà cung cấp và việc thay
đổi nhà cung cấp mới
+ Cập nhật đại lý: thông tin đầy đủ về đại lý, đặc biệt là các đại lý
quen
+ Cập nhật phiếu nhập: các loại phiếu đã nhập hàng về

+ Cập nhật phiếu xuất: các loại phiếu đã xuất hàng đi cho đại lý
+ Cập nhật phiếu thu: thông tin về tất cả các loại phiếu đã thu
+ Cập nhật phiếu chi: thông tin về các loại phiếu chi cho đại lý và
nhà cung cấp
+Cập nhật hàng tồn: cập nhật về số lượng hàng tồn kho
+ Cập nhật nhân viên
- Danh mục tìm kiếm bao gồm :
+ Tk sản phẩm: tìm kiếm các loại sản phẩm theo mã, tên…
+ Tk nhà cung cấp: tìm kiếm các nhà cung cấp đã cung cấp hàng

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 16


Quản lý bán hàng
+ Tk đại lý: tìm kiếm thông tin đại lý mua hàng theo tên, địa chỉ.
+ Tk nhân viên
+ Tk tất cả các loại chứng từ đã xuất, nhập…
- Danh mục báo cáo bao gồm:
+ BC phiếu thu: lập báo cáo về phiếu thu được trong tháng
+ BC phiếu chi: lập bản báo cáo về số phiếu chi trong tháng
+ BC xuất hàng: BC về số lượng xuất hàng ra của Công ty
+ BC nhập hàng: BC về số lượng nhập hàng vào của Công ty
+ BC hàng tồn: BC số lượng hàng tồn

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu
- Các thành phần của biểu đồ luồn dữ liệu
+ Các chức năng xử lý: là các chức năng để chỉ 1 hay một quá
trình chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin

đầu vào theo 1 cách nào đó
Tên Chức Năng

+ Tác nhân ngoài: là những phân tử ngoài hệ thống có mối quan
hệ với hệ thống, thể hiện mối quan hệ giữa hệ thống với thế giới bên ngoài,
cung cấp dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin của hệ thống

Tác nhân ngoài

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 17


Quản lý bán hàng
+ Tác nhân trong: là một chức năng hoặc 1 quá trình ở bên ngoài
hệ thống được mô tả ở dạng khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin

Tác nhân trong

+ Luồng dữ liệu: là luồng thông tin vào ra của 1 quá trình hoặc 1
chức năng xử lý, mũi tên chỉ hướng ra của luồng thông tin
Luồng dữ liệu

+ Kho dữ liệu: là luồng thông tin lưu trong một khoảng thời gian
để có 1 hoặc nhiều chức năng truy cập vào, chúng có thể là các file dữ liệu
được dự trữ trong máy tính.

Kho dữ liệu

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 18


Quản lý bán hàng

2.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Trả lời kết quả

Trả lời kết quả

Quản lý bán
hàng

Ban quản lý
(I)

Yêu cầu thông tin

Nhân viên bán hàng
(II)

Yêu cầu thông tin

(I ) + Thông tin vào : Ban quản lý yêu cầu cung cấp thông tin về các nhà
cung cấp, thông tin về các đại lý, thông tin về các loại mặt hàng và thông tin
về các loại hoá đơn xuất nhập, phiếu thu, chi, đơn đặt hàng.
Thông tin ra: Ban quản lý nhận được các kết quả vầ các thông tin đã

yêu cầu: thông tin về nhà cung cấp...
(II) +Thông tin vào Nhân viên quản lý sẽ cho biết các thông tin nhập hàng
về và các loại hàng hoá bán cho khách
Thông tin ra: Nhân viên quản lý sẽ nhập các loại mặt hàng vào chương
trình quản lý và bán các loại hàng hoá cho khách, khi thông tin đại lý chưa
có trong chương trình thì cập nhập danh mục đại lý đó lập phiếu xuất bán
hàng cho đại lý
Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 19


Quản lý bán hàng

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Nhân viên bán hàng

Ban quản lý

(3)
(1)

(2)

Cập nhập

(4)

Báo cáo thống kê

Tìm kiếm

`

`
Danh mục CN

Sổ Kế Toán

Danh mục TK

(1) yêu cầu cập nhật thông tin, kết quả cập nhật
(2) yêu cầu báo cáo thống kê, kết quả báo cáo thông kê
(3) yêu cầu tìm kiếm, kết quả tìm kiếm
(4) yêu cầu tìm kiếm, kết quả tìm kiếm

Khoa: Công nghệ thông tin

Trang 20


Quản lý bán hàng

2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
A.Chức năng cập nhập
`
CN nhà cung
cấp

Yêu cầu, K/Q

Yêucầu,K/Q

Y/C, K/Q
Ban quản lý

CN Đại lý

CN
Sản phẩm

CN
nhập

Yêu cầu, K/Q

Nhà cung cấp

Đại lý

Sản phẩm

Sổ nhập xuất

xuất

Yêu cầu, K/Q

Khoa: Công nghệ thông tin

CN thu,
chi

Sổ thu chi

Trang 21


Quản lý bán hàng

B.Chức năng Tìm Kiếm

Yêu cầu,Kết quả

Yêu cầu, K/Q

Ban quản lý
Y/C,K/Q

Y/C, K/Q

Y/C, K/Q

Khoa: Công nghệ thông tin

TK
Nhà cung
cấp

TK
Nhân viên

TK
Đại Lý

TK

Sản Phẩm
TK
Chứng Từ

Nhà cung cấp

Nhân viên

Đại lý

Sản phẩm

Chứng từ

Trang 22


Quản lý bán hàng

C. Chức năng Báo Cáo

Yêu cầu,Kết quả

Yêu cầu, K/Q

Ban quản lý
Y/C,K/Q

Y/C, K/Q

Y/C, K/Q

Khoa: Công nghệ thông tin

BC
Phiếu thu

BC
Phiếu chi

BC
Xuất Hàng

BC

Nhập Hàng
BC
Hàng Tồn

Phiếu thu

Phiếu chi

Phiếu xuất hàng

Phiếu nhập hàng

Phiếu hàng tồn

Trang 23


Quản lý bán hàng

2.6 Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.6.1 Mô hình thực thể
Một số khái niệm về mô hình thực thể:
- Là mô hình dữ liệu được xây dựng trên các khái niệm logic như: thực thể,
kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ.
- Thực thể là 1 chủ điểm, một số nhiệm vụ, một số đối tượng hay 1 sự kiện
đáng quan tâm trong thực tế, kể cả thông tin mà nó lưu trữ là có ích cho hệ
thống.
- Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợp các
kiểu thuộc tính và biểu diễn cho 1 lớp tự nhiên các vật thể trong thế giới
thực.
- Khoá: mỗi thực thể có khoá. Một hay 1 tập hợp các kiểu thuộc tính của một
kiểu thực thể được gọi là 1 khoá nếu giá trị của nó cho phép ta phân biệt các
thực thể với nhau.
- Thuộc tính: sau khi xác định được kiểu thực thể thì ta xét đến những thông
tin nào cần thiết phải được thực lưu trữ cho mỗi thực thể, đó chính là các
thuộc tính. Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thường được biểu diễn
bằng các trường hoặc cột trong bảng.

Có 3 kiểu liên kết:
* liên kết 1-1: một thực thể thuộc kiểu A liên kết với 1 thực thể kiểu B và
ngược lại
A

Khoa: Công nghệ thông tin

B

Trang 24