ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh

LỜI CẢM ƠN
Để báo cáo này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của
nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, em xin
gửi lời cảm ơn tới các thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học
Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Ths. Nguyễn Thị Hằng
đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành đề tài “ứng dụng tính năng trộn
thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND
huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” trong thời gian qua. Em xin bày tỏ lòng biết ơn
đến lãnh đạo UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện để em hoàn
thiện bài báo cáo này.
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên đề tài thực
tập cơ sở này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ
bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và bạn bè để em có điều kiện bổ sung, nâng
cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày … tháng… năm 2017
Sinh viên thực hiện

Lưu Văn Chiến

1


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN............................................................................................................ 1
MỤC LỤC................................................................................................................. 2
DANH MỤC HÌNH ẢNH.........................................................................................4
DANH MỤC VIẾT TẮT...........................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................6

Chương 1. TỔNG QUAN VỀ TÍNH NĂNG TRỘN THƯ TRONG SOẠN THẢO
VĂN BẢN................................................................................................................. 8
1.1. Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản..............................................8
1.1.1. Khái niệm văn bản...................................................................................8
1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính.................................................................8
1.1.3. Chức năng của văn bản............................................................................8
1.1.4. Khái niệm soạn thảo văn bản.................................................................10
1.1.5. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản..........................................10
1.2. Khái niệm,vai trò và ý nghĩa của trộn thư trong soạn thảo văn bản.............11
1.2.1. Khái niệm...............................................................................................11
1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft Word
vào soạn thảo văn bản......................................................................................11
1.3. Các bước cơ bản của trộn thư trong soạn thảo văn bản.................................11
1.4. Giới thiệu phần mềm Microsoft Office Word...............................................12
1.4.1. Lịch sử hình thành Microsoft Office Word............................................12
1.4.2.Tính năng cơ bản của Microsoft Office Word.........................................14
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN
HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH...............................................................................16
2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.........................16
2.1.1. lịch sử hình thành của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.................16
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.................17
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà,
Tỉnh Quảng Ninh.............................................................................................19

2


2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân
huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh.....................................................................24
2.2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân Huyện Hải Hà,

Tỉnh Quảng Ninh.................................................................................................25
2.3. Thực trạng về công tác soạn thảo giấy mời...................................................26
2.4. Đánh giá về công tác soạn thảo giấy mời tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh
Quảng Ninh.........................................................................................................29
2.4.1. Ưu điểm.................................................................................................29
2.4.2. Nhược điểm...........................................................................................29
2.5. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo giấy mời tại UBND huyện
Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.....................................................................................29
Chương 3 . ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG TRỘN THƯ TRONG MICROSOFT
WORD TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẢI HÀ
TỈNH QUẢNG NINH.............................................................................................30
3.1. Đặt vấn đề.....................................................................................................30
3.2. Ứng dụng tính năng trộn thư trong Microsoft Word vào công tác soạn thảo
văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh............................30
3.2.1. Tạo văn bản hành chính.........................................................................30
3.2.2. Các bước thực hiện chức năng trộn thư trong soạn thảo văn bản hành
chính tại Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh............................31
3.3. Đánh giá hiệu quả phần mềm Microsoft Word và tính năng trộn thư vào công
tác xử lý giấy mời ,thư mời..................................................................................38
KẾT LUẬN.............................................................................................................39
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................40
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN......................................................41

3


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1:Hình ảnh Charles Simonyi........................................................................14
Hình 2.1: Trụ sở Huyện uỷ Hải Hà..........................................................................16
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Hải Hà.............................................18

Hình 2.3: Các bước soạn thảo giấy mời...................................................................28
Hình 3.1. Bảng mẫu giấy mời của UBND huyện Hải Hà........................................31
Hình 3.2. Bảng Excel danh sách cán bộ...................................................................31

4


DANH MỤC VIẾT TẮT

Ký hiệu
UBND
HĐND
NQ
QĐ
TT
BNV

Ý nghĩa
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Nghị quyết
Quyết định
Thông tư
Bộ Nội Vụ

5


LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài

Đất nước Việt Nam sau khi giải phóng đã bắt tay vào công cuộc xây dựng đất
nước theo con đường cách mạng xã hội chủ nghĩa, tiến hành công nghiệp hóa hiện
đại hóa đất nước đồng nghĩa với việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào đổi
mới đất nước. Công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng vào hầu hết các
ngành và lĩnh vực của đời sống giúp tăng hiệu quả sản xuất và quản lý…
Hòa nhập cùng với xu thế đó, ngành quản trị văn phòng nói chung và trong
công tác văn thư nói riêng cũng đã ứng dụng được công nghệ thông tin vào trong
công tác quản lý và soạn thảo các loại văn bản, giấy mời…
Tuy nhiên, do sự chênh lệch về trình độ phát triển kinh tế xã hội nên ở một
số vùng miền, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và soạn
thảo văn bản vẫn còn hạn chế.
Huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh là một trong số những huyện đã có ứng dụng
công nghệ thông tin nhưng vẫn còn hạn chế, trong việc soạn thảo văn bản, thư mời
vẫn còn thực hiện thủ công, thủ tục rườm rà, tốn thời gian. Chính vì thế mà em
quyết định chọn đề tài “ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft
office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh”
để nâng cao hiệu quả công các soạn thảo văn bản của Huyện.
2. Mục đích nghiên cứu
Xây dựng được tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word
vào công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Hải Hà- Tỉnh Quảng Ninh
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động soạn
thảo văn bản hành chính của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.
Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn bản giấy mời tại huyện Hải Hà,
tỉnh Quảng Ninh.
4. Phương pháp nghiên cứu
+ Khảo sát thực trạng
+ Phân tích hệ thống
+ Nghiên cứu tài liệu
6

5. Bố cục của bài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về tính năng trộn thư trong vào soạn thảo văn bản.
Chương 2: Thực trang công tác xử lý văn bản của UBND huyện Hải Hà, tỉnh
Quảng Ninh.
Chương 3: Ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft Office
Word vào công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.

7


CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TÍNH NĂNG TRỘN THƯ TRONG SOẠN
THẢO VĂN BẢN
1.1. Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các
tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan
nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ
dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông
tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày
nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.
1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghi
chép,truyền đạt các quyết định quản lý và các thôngtin cần thiết cho hoạt động quản
lý theo đúng thể thức,thủ tục, và thẩm quyền luật định. Nói cách khác, Văn bản
hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý và nó phản

ánh kết quả hoạt động của quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của các
cơ quan nhà nước cho cấp dưới.Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính
thức giữa các cơ quan,tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân.
1.1.3. Chức năng của văn bản
* Chức năng thông tin
- Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản chứa
đựng và chuyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn bản quản lý
Nhà nước chứa đựng các thông tin Nhà nước( như phương hướng, kế hoạch phát
triển, các chính sách, các Quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý( các cơ quan
quản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý ( là các cơ quan quản lý Nhà nước cấp
dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứ
8


đựng trong đó. Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu
nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:
Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu
phương hướng hoạt động của cơ quan. Thông tin về phương thức hoạt động, mục
tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị. Thông tin về các đối
tượng quản lý, về sự biến động. Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá
trình quản lý.
* Chức năng pháp lý
- Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản
quản lý Nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng
pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:
+ Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ
về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác.
+ Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể
trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
* Chức năng quản lý

- Thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn bản có một vai trò to lớn đối
với các nhà quản lý. Một cán bộ quản lý, nhất là những người đứng đầu một hệ
thống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ
thống văn bản ( tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu, thực hiện và soạn văn bản). Điều
đó cho thấy rằng vai trò của văn bản là đáng quan tâm.
- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định. Đối với một nhà
quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra Quyết định. Một yêu cầu có
tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường
thì biến động khôn lường.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành
và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới
phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung
ương. Xuất pháttừ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh.
Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.

9


- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các
Nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai
làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra". Để làm tốt công tác này, nhà quản lý
phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận
dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh
kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ. Một chu trình
quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự móc nối các khâu
trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa
1.1.4. Khái niệm soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một trong những chức năng chính của người thư
ký.Soạn thảo văn bản là những công việc liên quan đến văn bản như: soạn thông

báo, đơn từ, làm báo cáo, viết bài…
1.1.5. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản
* Yêu cầu về hình thức văn bản
- Nguyên tắc hoạt động của Nhà nước ta là tập trung thống nhất, do vậy hệ
thống văn bản cũng phải trên cơ sở thống nhất tập trung. Về hình thức, văn bản phải
có sự thống nhất xuyên suốt từ trung ương đến địa phương. Hình thức văn bản phải
là khuôn mẫu bắt buộc được cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, chọn lọc và thống
nhất chọn làm mẫu. Thể thức văn bản như cách trình bày, các ký hiệu phải được
chuẩn hóa tuyệt đối.
* Yêu cầu về nội dung văn bản Văn bản
Xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Có tính hợp pháp Một văn bản quản lý Nhà nước được soạn thảo và ban
hành trên các nguyên tắc sau:
+ Văn bản có giá trị pháp lý thấp hơn không được trái với văn bản có giá trị
pháp lý cao hơn.
+ Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quan
cấp trên, văn bản địa phương không được trái với văn bản trung ương.

10


+ Đặc biệt trong thực tiễn cần lưu ý: các văn bản không được vượt thẩm
quyền của cơ quan hay cá nhân ban hành. Ở đây có hai khía cạnh cần lưu ý: Thức
nhất, không được vượt quá thẩm quyền; thứ hai, không được lẩn tránh trách nhiệm,
tức là đáng ra cơ quan phải ban hành văn bản để giải quyết công việc thì thoái thác
lẩn tránh.
- Có tính hợp lý Vai trò của văn bản là rất rõ ràng. Song văn bản có thực thi,
có hiệu lực trong cuộc sống hay không phụ thuộc vào chỗ văn bản có trở thành
động lực phát triển hay không. Phát triển bền vững là sự phát triển đảm bảo được sự
hài hòa giữa các lợi ích. Nguyên tắc đặt ra là: lợi ích các nhân không được lớn hơn

lợi ích tập thể; lợi ích tập thể không được lớn hơn lợi ích của toàn xã hội, của Nhà
nước. Một văn bản khi ban hành phải nêu rõ: Nhiệm vụ; Đối tượng;Thời gian ;
Phương tiện thực hiện Văn bản quản lý Nhà nước phải bảo đảm tính hệ thống toàn
diện. Khi soạn thảo, nhất thiết phải đặt văn bản trong bối cảnh chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội; phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài; có sự thích ứng
giữa mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt với điều kiện, phương tiện thực hiện. Nhà nước
quản lý nhất thiết phải tính dến yếu tố tác động của môi trường vào quá trình thực
hiện văn bản. Để đảm bảo tính hệ thống, nhất quán, văn bản ra sau phải thống nhất,
đồng bộ với văn bản ra trước. Nếu một văn bản quản lý Nhà nước không đáp ứng
được những yêu cầu trên sẽ dẫn đến hai trường hợp: (1) Văn bản có tính khả thi
không cao (2) Văn bản vô hiệu .
1.2. Khái niệm,vai trò và ý nghĩa của trộn thư trong soạn thảo văn bản
1.2.1. Khái niệm
Trộn thư là 1 thủ thuật trong Microsoft Word được sử dụng rộng rãi vì mang
lại nhiều tiện ích như: Tính năng này dùng hợp nhất thông tin dữ liệu khác nhau vào
một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1.
Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn hợp nhất thông tin như tên, tuổi,
địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn…

11


1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft Word
vào soạn thảo văn bản
- Trộn thư giúp rút ngắn thời gian tạo lập các tài liệu như giấy mời, giấy
khen... với số lượng lớn để gửi tới cho nhiều người, nhiều địa chỉ khác nhau....
- Tránh nhầm lẫn, sai sót trong quá trình soạn thư....
- Ngoài ra, trộn thư còn giúp tiết kiệm giấy với những mẫu tài liệu nội dung ngắn.
1.3. Các bước cơ bản của trộn thư trong soạn thảo văn bản
Bước 1 : Soạn một file văn bản gốc trên Microsoft Word bao gồm các mục

cần thiết trong phần thư mời để tạo file văn bản theo ý muốn.
Bước 2 : trên file Microsoft Excel tạo 1 dữ liệu tên và các mục cần điền ở
trong file Microsoft Word trước đó và lưu lại ở phần desktop là “tronthu.xlsx”.
Bước 3 : mở văn bản gốc mà mình tạo phần thư mời trong file Microsoft
Word lúc trước , kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức
năng Step by Step Mail Merge Wizard…
Bước 4 : chọn letters và nhấn next: staring document.
Bước 5 : Chọn Use the current document và chọ Next: select recipients.
Bước 6: Chọn Use an existing list chọn Browse…
Bước7 : chọn và mở file excel đã lưu ở giao diện desktop là “danhsach.xlsx”.
và chọn sheel1.
Sau đó nhấn OK để xuấthiện file dữ liệu.
Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những
hàng không muốn tạo thư mời.Nhấn OK. Nhấn Next.
Bước 8 : trong mục Write you letter nhấn chọn more items…
Bước 9: Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản nơi cần chèn dữ liệu
vào, lần lượt chèn các field vào trong Văn bản gốc theo trình tự.
Bước 10: Chọn Next …
Và next tiếp cho đến steps 6 of 6 thì chọn Print… nếu muốn in các thư mời
trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời
trong văn bản.

12


Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư
mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người. sau đó
nhấn OK.
Bước 11: Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in,
chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

Bước 12: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp
phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.
1.4. Giới thiệu phần mềm Microsoft Office Word
1.4.1. Lịch sử hình thành Microsoft Office Word
Word 1.0 là phần mềm soạn thảo đầu tiên cho phép người dùng làm việc ở
chế độ màn hình đồ họa, thể hiện được chữ in đậm hoặc in nghiêng. Với các phần
mềm soạn thảo đang phổ biến vào thời đó (như WordPerfect, WordStar,...), người
dùng phải làm việc ở chế độ màn hình văn bản (màn hình gồm nhiều ô, mỗi ô hiển
thị một ký tự) và chỉ chuyển qua chế độ màn hình đồ họa khi cần hình dung phần
nào kết quả in trên giấy. Word 1.0 cũng là phần mềm soạn thảo đầu tiên cho phép
chọn lệnh bằng chuột (loại thiết bị còn được xem là "xa xỉ" vào lúc đó).
Những chức năng của Word 1.0 tuy không gây ấn tượng với người dùng
(việc dùng chuột không có ý nghĩa gì nhiều đối với hệ điều hành MS-DOS) nhưng
là dấu hiệu của một chiến lược dài hạn, là sự khởi đầu của cuộc chạy đua giành ngôi
vô địch, không chỉ cho bản thân Word mà cho cả hệ điều hành Windows của
Microsoft.
Nhìn lại đầu thập niên 1980, Microsoft khi ấy còn là công ty nhỏ đang hối
hả hoàn chỉnh hệ điều hành MS-DOS cho loại máy tính cá nhân mới mang tên PC
của "người khổng lồ" IBM. Tuy vậy, Bill Gates - người sáng lập Microsoft - bắt đầu
quan tâm đến việc tuyển người để phát triển phần mềm ứng dụng.
Tháng 5/1981, Charles Simonyi - kỹ sư trẻ người Hungary, đang làm việc
cho Trung tâm nghiên cứu Xerox PARC (Palo Alto, California) - đến gặp Gates để
trình bày một kế hoạch đầy tham vọng cho việc sản xuất phần mềm trên mọi loại
máy tính cá nhân. Simonyi đề nghị xây dựng một máy ảo (virtual machine) làm nền
tảng chung cho các ứng dụng, từ phần mềm soạn thảo văn bản, bảng tính cho đến
cơ sở dữ liệu. Ứng dụng xây dựng trên máy ảo có thể được biên dịch lại cho từng

13

loại máy tính cá nhân, chuyển đổi dễ dàng từ hệ điều hành này qua hệ điều hành
khác mà không mất nhiều công sức.

Hình 1.1:Hình ảnh Charles Simonyi.
1.4.2.Tính năng cơ bản của Microsoft Office Word
Phần mềm Word trong bộ Office có vẻ như cực kỳ thông dụng. Gõ gõ gõ và
gõ.Nhưng Word mạnh mẽ hơn vẻ bề ngoài của nó.
Từ năm 1997 (word 97), Word đã có những chức năng sau:
 Vẽ hình AutoShape với màu trong suốt
 Xử lý hình ảnh được đưa vào văn bản
 khả năng liên kết với những tài liệu office khác như Excel và PowerPoint
 Lưu phiên bản (Version)
 Hỗ trợ in ấn không cần dùng tới menu của máy in
 Sao lưu văn bản tự động
 Biên soạn văn bản
Từ phiên bản Office 2007, tuy có cải tiến lớn về giao diện và tính năng,
nhưng lại thiếu ổn định cực kỳ. Với hệ thống đuôi file mới, “docx”, Word gây khó
khăn cho người dùng với những thay đổi quá táo bạo mà không ổn định.
Office 2010 kế thừa ưu điểm của 2007 và sự ổn định của 2003, đồng thời cải
tiến rất nhiều tính năng mà ở 2007 bị người dùng chê bai.

14


Word là một phần mềm biên soạn văn bản cực mạnh. Báo chí, hợp đồng,
sách, trang web, e-book, thậm chí tới lịch block, lịch tờ, vỏ hộp sữa, tờ rơi, .v.v. đều
có thể dùng Word để biên soạn từ A tới Z. Với phiên bản 2010, văn bản của bạn sẽ
mang mọi sắc thái mà bạn mong muốn: chuyên nghiệp, dễ thương, thông thường,
đầm ấm. Nó còn cung cấp một bộ công cụ xử lý hình ảnh khá mạnh mẽ (không còn
phải lo mở Photoshop lên để chỉnh sửa hình ảnh trước khi đưa vào Word nữa). Với

những câu lệnh Visual Basic for Application, Word còn cho phép bạn chèn âm
thanh, phim ảnh, mọi thứ bạn muốn vào Word (nhưng tính năng này hơi khó xài, bị
giấu khá kỹ). Add-in, Add-on của Word thuộc loại đa dạng nhất thế giới, bao gồm
cả của những tập đoàn phần mềm lớn nhất thế giới như Adobe, Google, Oracle, tất
nhiên là Microsoft và Google nữa. Sử dụng Word được đánh giá là dễ dàng với
những hình ảnh minh họa cho tính năng rõ ràng, đẹp mắt. (Đây là thế mạnh của
Microsoft – Tính dễ dùng).

15


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN CỦA UBND
HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH

2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh
2.1.1. lịch sử hình thành của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh

Hình 2.1: Trụ sở Huyện uỷ Hải Hà
Hải Hà là một huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam. Huyện Hải Hà được
tái lập từ huyện Quảng Hà vào năm 2001. Huyện còn có tên gọi không chính thức là
Hà Cối.
 Vị trí địa lý
Nằm ở phía Đông Quảng Ninh, giáp với vịnh Bắc Bộ, thành phố Móng Cái,
huyện Đầm Hà, huyện Bình Liêu và địa cấp thị Phòng Thành Cảng của Quảng
Tây, Trung Quốc
 Hành chính
Hải Hà gồm có thị trấn Quảng Hà và 15 xã: Quảng Minh, Quảng Thành,
Quảng Thắng, Phú Hải, Quảng Chính, Quảng Trung, Quảng Điền, Quảng Phong,
Quảng Long, Quảng Sơn, Đường Hoa, Tiến Tới, Quảng Đức, Quảng Thịnh và xã
đảo Cái Chiên.

 Dân cư

16


Các dân tộc chính là Kinh, Dao, Tày, Sán Dìu, Nùng,... Người Kinh tập trung
chủ yếu ở các thị trấn và các xã Quảng Chính, Quảng Trung.
 Kinh tế
- Dân sống chủ yếu là Nông, Lâm, ngư nghiệp.
- Huyện có đặc sản chè Đường Hoa, quế Quảng Sơn.
- Nuôi trồng và đánh bắt hải sản mang lại cho huyện một nguồn lợi lớn.
- Khoáng sản có đá cao lanh Tấn Mài được đánh giá là chất lượng tốt.
- Huyện có Khu kinh tế cảng biển lớn nhất miền bắc do 7 tập đoàn và các
tổng công ty lớn nhất Việt Nam tập trung đầu tư, nằm chủ yếu tại hai xã Quảng
Điền, Quảng Phong.
Huyện có cửa khẩu Bắc Phong Sinh (trên địa bàn xã Quảng Đức) đây là nơi
giao lưu hàng hoá 2 nước Việt Nam và Trung Quốc
 Giao thông
- Huyện có quốc lộ 18 chạy qua, là con đường chính để đến cửa khẩu Bắc
Luân thuộc thành phố Móng Cái. Ngoài ra huyện có cửa khẩu Bắc Phong Sinh
cách thị trấn Quảng Hà 22 km giáp Trung Quốc. Ở đây có dự án đường cao tốc Vân
Đồn - Móng Cái đi qua hiện đang được đầu tư.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh
Cơ cấu tổ chức bộ máy lãnh đạo của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh
gồm: 1 Chủ tịch, 2 phó chủ tịch, 4 ủy viên.
Thực hiện Nghị định 14/2008/NĐ-CP của UBND huyện, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh và biên chế theo số lượng do UBND tỉnh quy định.
Hiện nay các cơ quan chuyên môn thuộc huyện gồm 13 Phòng ban.

17

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Hải Hà
* Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân huyện:
- UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát
huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND huyện.
- Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảo đảm
sự lãnh đạo của Huyện ủy, sự giám sát của HĐND và sự chỉ đạo, điều hành của cơ
quan nhà nước cấp trên.
- Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một cơ quan, đơn vị,
một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay công việc
cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại. Công việc
được giao cho cơ quan, đơn vị thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đó phải chịu trách
nhiệm về công việc được giao.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của
pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND huyện.
- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc,
bảo đảm dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.

18


2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà,
Tỉnh Quảng Ninh
UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu
ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan quản lý cấp trên.
UBND huyện thực hiện chức năng Quản lý nhà nước ở địa phương, góp

phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy quản lý nhà nước từ
Trung ương đến cơ sở.
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hà thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan
nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định
của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát
và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
19


+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển

sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với
cây trồng và vật nuôi;
+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo
vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các ngành, nghề mới.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
theo phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ
ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

20

+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản
lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp
luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương;
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của

người nước ngoài ở địa phương.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

21


Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực
hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của
nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Đại hội xác định mục tiêu tổng quát cho giai đoạn 2015 - 2020 là:
Phát triển kinh tế nhanh, bền vững trên cơ sở chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ
nông nghiệp- dịch vụ- công nghiệp sang cơ cấu công nghiệp- dịch vụ- nông nghiệp
với hai khâu đột phá là phát triển Khu công nghiệp cảng biển Hải Hà, Khu kinh tế
cửa khẩu Bắc Phong Sinh và xây dựng nông thôn mới; nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực; nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân. Giữ vững ổn định
chính trị, bảo đảm quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội.
Tiếp tục đổi mới phương thức, nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu
của Đảng; hiệu lực, hiệu quả quản lý của chính quyền các cấp; tính thiết thực của
Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể. Huy động sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống
chính trị, của doanh nghiệp và các tầng lớp nhân dân, cùng hướng tới mục tiêu vì sự
nghiệp phát triển của huyện. Phấn đấu đến năm 2020, huyện Hải Hà đạt huyện nông

thôn mới và sớm trở thành huyện công nghiệp, dịch vụ.
Đại hội cũng nhất trí cao với các chỉ tiêu phát triển kinh tế – xã hội chủ yếu
từ nay đến năm 2020 như sau:
Về kinh tế :
- Tốc độ tăng trưởng kinh tế địa phương (GDP) bình quân: 18-20%/năm.
Trong đó: Công nghiệp và xây dựng tăng: 28- 30%/năm; Dịch vụ tăng: 19 20%/năm; Nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng: 5 - 6%/năm.

22


- Cơ cấu (GDP) theo ngành kinh tế:
+ Công nghiệp và xây dựng : 40%
+ Các ngành dịch vụ : 37%
+ Nông, lâm, ngư nghiệp : 23%
- Huy động vốn đầu tư toàn xã hội giai đoạn 2015-2020 đạt : 30.000 tỷ đồng.
- Tổng kim ngạch xuất- nhập khẩu tăng bình quân từ 12%/năm trở lên.
- Tổng thu NSNN trên địa bàn tăng bình quân từ : 9 -10%/năm
- Thu nhập bình quân đầu người năm 2020 đạt: 3.000 – 3.200 USD.
Về xã hội :
- Tạo việc làm mới 1.800 lao động/năm; tỷ lệ lao động qua đào tạo đạt: 65%.
- Giảm tỷ lệ hộ nghèo còn dưới 3%.
- Giảm tỷ suất sinh bình quân: 0,6%/năm, tỷ lệ sinh con thứ 3 trở lên:
0,5%/năm, tỷ lệ tăng dân số tự nhiên còn 1,06%; tỷ lệ trẻ em dưới 5 tuổi suy dinh
dưỡng còn: 11%.
- Tỷ lệ người dân tham gia bảo hiểm y tế đạt : 85%
- Duy trì số Trạm y tế xã đạt chuẩn quốc gia : 100%.
- Số trường học đạt chuẩn Quốc gia đạt 80%.
- Tỷ lệ khu phố, thôn, bản đạt văn hóa 75 – 80%, gia đình đạt văn hóa 80-85%
- Tỷ lệ xã đạt chuẩn nông thôn mới: 75% số xã trở lên.
Về môi trường:

- Tỷ lệ che phủ rừng giữ vững ổn định ở mức: 61%
- Tỷ lệ dân nông thôn sử dụng nước hợp vệ sinh: 95% (chung toàn huyện
là 98%).
- 90% chất thải rắn sinh hoạt được thu gom và xử lý; 100% khu công nghiệp
đang hoạt động có hệ thống xử lý nước thải tập trung đạt tiêu chuẩn môi trường;
100% các cơ sở sản xuất mới xây dựng xử lý chất thải đạt tiêu chuẩn môi trường;
100% chất thải rắn y tế được thu gom và xử lý theo đúng quy định.
Tổ chức Đảng:
- Tỷ lệ tổ chức cơ sở Đảng đạt trong sạch, vững mạnh: 50%.
- Tỷ lệ đảng viên đủ tư cách, hoàn thành tốt nhiệm vụ hàng năm đạt 85% trở lên.
- Tỷ lệ kết nạp đảng viên mới đạt: 4-5%/năm.

23


- Duy trì 100% thôn, bản, khu phố có tổ chức chi bộ.
Để thực hiện được những mục tiêu trên, Đại hội tán thành với những nhiệm
vụ và giải pháp chủ yếu đã nêu trong Báo cáo chính trị, đồng thời trân trọng tiếp thu
những ý kiến đề xuất của các vị đại biểu về các biện pháp nhằm tập trung cao nỗ lực
của toàn Đảng bộ và nhân dân các dân tộc trong Huyện, phát huy nội lực, khai thác
tốt hơn các tiềm năng, lựa chọn được các khâu đột phá quan trọng để tạo sự phát
triển với tốc độ nhanh, ổn định cả về kinh tế, văn hoá- xã hội, an ninh- quốc phòng
và môi trường sinh thái.
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân
huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh
Bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh là một
bộ phận trực thuộc Văn phòng HĐND-UBND quản lý
* Chức năng:
- Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan giúp việc của TT – HĐND
và UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp việc và phục vụ hoạt động của TTHĐND và UBND huyện.

* Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tổ chức nắm tình hình và đề xuất TT-HĐND và UBND huyện để xử lý,
giải quyết kịp thời các vấn đề nẩy sinh thuộc thẩm quyền TT- HĐND và UBND
huyện; tổng hợp báo cáo TT- HĐND và UBND tỉnh theo quy định.
- Xây dựng và quản lý chương trình công tác của TT-HĐND và UBND đồng
thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Phối hợp với
các phòng ban chuyên môn trong huyện để chuẩn bị cho TT-HĐND và UBND
huyện ra các Quyết định kịp thời, chính xác, đúng quy định của pháp luật.
- Chuẩn bị nội dung các phiên họp thường kỳ của UBND huyện, các kỳ họp
của HĐND huyện, phối hợp chuẩn bị nội dung các cuộc làm việc của lãnh đạo
UBND tỉnh, TT- HĐND tỉnh.
- Theo dõi và đề xuất các biện pháp để đôn đốc các phòng, ban chuyên môn,
UBND các xã, thị trấn trong việc thực hiên các Nghị quyết của HĐND, các Quyết
định, Chỉ thị, văn bản … của UBND huyện và của cấp trên.

24


- Phối hợp với thanh tra huyện trong việc tiếp nhận, đôn đốc giải quyết đơn
thư, khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về công tác dân tộc trên địa
bàn và hoạt động “ Một cửa” tại trụ sở UBND huyện.
- Quản lý công văn giấy tờ và lưu trữ hồ sơ của TT- HĐND và UBND
huyện; Phối hợp với các phòng chức năng của huyện giúp UBND huyện hướng dẫn
kiểm tra các đơn vị, phòng, ban, văn phòng UBND các xã, thị trấn quản lý công
văn, văn bản… và lưu trữ theo đúng quy định của Chính phủ.
- Giữ mối liên hệ với Toà án, Viện kiểm sát, các đoàn thể nhân dân, các
phòng, ban, đơn vị, các xã, thị trấn…Để phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được
phân công, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của TT – HĐND và lãnh đạo UBND huyện.
- Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện cho sự hoạt động hàng ngày

của TT – HĐND, lãnh đạo UBND huyện. Phục vụ các cuộc Hội nghị, cuộc họp, làm
việc … của TT – HĐND và lãnh đạo UBND huyện.
+ Bộ phận văn thư trong văn phòng HDND – UBND có nhiệm vụ thực hiện
chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành các văn bản của HĐND, UBND huyện
và Văn phòng theo quy định.
2.2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân Huyện Hải
Hà, Tỉnh Quảng Ninh
Trưởng thành cùng với sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước,
công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác soạn thảo văn bản huyện Hải Hà nói
riêng đã có những bước tiến vững chắc, đạt được một số thành quả đáng khích lệ.
Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay và trong thời gian tới, công tác lưu trữ huyện
Hải Hà còn gặp rất nhiều khó khăn, cần có giải pháp để nhanh chóng khắc phục.
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng mà trong đó bao gồm nhiều
khâu nghiệp vụ và kỹ thuât soạn thảo văn bản. Thông qua văn bản mà cơ quan ban
hành ra sẽ có cái nhìn và cách đánh giá tổng quát, sinh động và chân thực về sự hiểu
biết nói chung của cán bộ chuyên môn.
UBND huyện Hải Hà soạn thảo văn bản theo hướng dẫn tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
25