ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ BÍNH XÁ HUYỆN ĐÌNH LẬP TỈNH LẠNG SƠN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ


BÁO CÁO
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
ĐỀ TÀI:
ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN TẠI UBND XÃ BÍNH XÁ HUYỆN ĐÌNH LẬP TỈNH LẠNG SƠN

Giáo viên hướng dẫn : ThS. LÊ ANH TÚ
Sinh viên :

HOÀNG VĂN PHƯỢNG

Lớp:

QTVP - K13B

Thái nguyên, năm 2017
1


MỤC LỤC

2


DANH MỤC HÌNH

3

DANH MỤC VIẾT TẮT
Ký hiệu
UBND
HĐND
CNH
HĐH
QĐ
TDTT
TC
HC
TT
UBMTTQVN

Giải thích
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Công nghiệp hóa
Hiện đại hóa
Quyết định
Thể dục thể thao
Tổ chức
Hành chính
Thanh tra
Uỷ ban mặt trận tổ quốc Việt
Nam

XH
KT

CNQSD
VH

Xã hội
Kinh tế
Chứng nhận quyền sử dụng
Văn hóa

4


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động th ường xuyên
trong nền hành chính nhà nước. Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công c ụ quan
trọng để thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước. Là hoạt động nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, ch ỉ đạo, đi ều hành công vi ệc
của cơ quan, tổ chức; công tác văn thư có ảnh hưởng trực ti ếp đến chất lượng và
hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức. Ngoài ra công tác văn th ư còn là m ột
hoạt động liên quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức trong cơ quan nhà n ước.
Ngày nay, vai trò các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã được quy định cụ
thể ở nghị định 110/ 2003 – CP được ban hành ngày 8-7-2004. Trong đó, khâu
nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến được xem là khâu quan tr ọng c ủa
công tác văn thư.
Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc
quản lý văn bản đến. Em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhi ệm v ụ
của UBND xã Bính Xá nói chung, của văn phòng và của phòng văn th ư nói riêng.
Em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản
đến tại UBND xã Bính Xá, huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn” làm chuyên đề báo
cáo thực tập của mình.

2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn
Quản lý văn bản đến giúp chúng ta hi ểu rõ h ơn v ề chuyên ngành mình đã
học và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt
động quản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra nh ững gi ải pháp, khuy ến ngh ị
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đ ến t ại đ ơn
vị thực tập.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn
bản hành chính đến và đi của UBND xã Bính Xá.
5


- Phạm vi: UBND xã Bính Xá.
5. Phương pháp
+ Phương pháp quan sát thực tế
+ Phương pháp phân tích tài liệu
+ Phương pháp tổng hơp – thống kê
6. Kết cấu đề tài
- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý văn bản đến.
- Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản đến tại UBND xã Bính, Xá huy ện
Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn.
- Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản đến
tại UBND xã Bính Xá, huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn.
Trong quá trình thực hiện đề tài thực tập chuyên ngành, do th ời gian và ki ến
thức có hạn nên em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý
kiến đóng góp của các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn sinh viên đ ể bài báo
cáo được hoàn thiện hơn.

6


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1.1. Tổng quan về văn bản
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin bằng m ột
ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.
1.1.2. Khái niệm về văn bản đến
Bao gồm cả văn bản gửi đến cơ quan theo đường chính th ống (bưu đi ện
hoặc tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến văn thư hoặc do cán bộ, lãnh đ ạo đi h ọp
mang về) và văn bản được gửi qua hộp thư điện tử, bản Fax và ph ải đ ược
chuyển văn thư để vào sổ, theo dõi.
1.1.3. Nội dung quy trình quản lý văn bản đến
Mẫu đến theo phụ lục kèm theo thông tư số 07/2012/TT-BNV.
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
Số :……………………………
ĐẾN
Ngày :…………………………
Chuyển :…………………........................
Lưu hồ sơ số :…………………………….

Hình 1.1: Hình mô tả dấu đến
- Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm.
- Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”:
+ Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đếm được đánh
liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, cơ quan tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng

1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối của năm .
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn th ư ph ải được đóng d ấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần

7


thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong tr ường h ợp
cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn th ư (văn b ản g ửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuy ển cho n ơi nh ận
mà không phải đóng đấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng gi ấy tr ống d ưới s ố,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích y ếu n ội dung (đ ối
với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
- Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục I.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn b ản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản m ật) và s ổ đăng ký
văn bản mật
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký
văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương. Sổ đăng ký văn b ản đ ến c ủa
các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi ti ết theo nhóm c ơ

quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến

8


- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khi ếu nại, tố
cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quy ết s ố lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của c ơ quan,
tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy đ ịnh
của pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
Cũng như đối với văn bản đi đăng ký văn bản đến là m ột khâu quan tr ọng
của quá trình xử lý công văn đến. Có th ể đăng ký b ằng s ố có th ể dùng m ột ho ặc
nhiều số hoặc có thể truy cập vào máy tính. Theo quy định,văn bản đến ngày nào
thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó. Đặc biệt với công văn khẩn thì khi
nhận được phải đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết, không được để chậm trễ làm nhỡ việc
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin c ần thi ết v ề văn
bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ.
- Bìa sổ đăng ký văn bản đến.
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………
Quyển số: ….(6)…

9

Hình 1.2: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
(Bìa và trang đầu Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích th ước
210mm x 297mm).
(1) Ghi tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quy ển sổ;
(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6) Số thứ tự của quyển sổ;
- Phần đăng ký: 3 loại
+ Phần đăng ký văn bản đến
+ Phần đăng ký đơn thư
+ Đăng ký văn bản mật đến

10


- Phần đăng ký văn bản đến: Trình bày trên khổ giấy A3 (420mm x
297mm) và bao gồm 9 cột:

Ngày
đến
(1)

Số
đế
n
(2)

Tác
giả
(3)

Đơn vị
Số,ký
Ngày
Tên loại và
hoặc
hiệu
tháng
trích yếu
người
nội dung
nhận
(4)
(5)
(6)
(7)
Hình 1.3: Mẫu bảng theo dõi văn bản đến

Ký
nhận

Ghi
chú

(8)

(9)

Mẫu trình bày văn bản đến được ghi theo phụ lục kèm thông t ư
07/2012/TT-BNV
(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến” VD: 03/01, 27/07, 31/12
(2) Ghi theo số được ghi trên dấu Đến.
(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa ch ỉ c ủa ng ười g ửi
đơn, thư.
(4) Ghi số và kí hiệu của văn bản đến.
(5) Ghi ngày,tháng , năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới
10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 ch ữ s ố cu ối,
VD: 03/01/11.
(6) Ghi tên loại của văn bản đến( trừ công văn; tên loại văn b ản có th ể vi ết t ắt ) và
trích yếu nội dung.Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì
người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối,ý ki ến
chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
(9) Ghi những điểm trực tiếp của văn bản đến (Văn bản không có s ố, ký hi ệu, ngày
tháng, trích yếu, bản sao…)
Lưu ý: Sổ đăng kí đơn, thư: Đối với những cơ quan có chức năng gi ải quy ết
các đơn thư, khiếu nại và tố cáo như UBND tỉnh, huyện, ban thanh tra, vi ện ki ểm
sát nhân dân các cấp có thể lập sổ đăng ký đơn thư theo mẫu in s ẵn có bìa và
trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký
văn bản đến, khác tên gọi là ‘sổ đăng ký đơn, thư .

11


- Mẫu sổ đăng ký đơn thư.

Họ tên,

Ngà
y
đến

Số

địa chỉ

đến

người

(1)

(2)

Ngày

Trích

thán

yếu nội

Đơn vị hoặc

Ký

người nhận

nhận

g
dung
gửi
(3)
(4)
(5)
(6)
Hình 1.4: Mẫu bảng sổ đăng ký đơn thư

Ghi chú

(7)

(8)

(1). Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến” VD: 03/01, 27/7.
(2). Ghi theo số được ghi trên dấu “ Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đ ơn,
thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đên và đăng ký
riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy
số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác)
(3). Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, s ố đi ện tho ại (n ếu có c ủa
người gửi

đơn, thư).

(4). Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới

10, và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước. Năm được ghi bằng 2 chữ s ố cu ối
năm, Vd: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợp đơn, thư không ghi ngày, tháng thì có
thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ th ể.
(5). Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đ ơn, thư. Trường h ợp đơn, th ư
không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
(6). Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý ki ến phân ph ối, ý
kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền.
(7). Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn hoặc thư.
(8). Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ, đ ơn, thư
không ghi ngày tháng.
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Ngày
đến

Số
đế
n

(1)

(2)

Tác
giả

Số,
kí
hiệu

Ngầy

tháng

Tên loại và
trích yếu nội
dung

Đơn
vị
hoặc
người
nhận
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Hình 1.5: Bảng mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến
12

Mức
độ
Mậ t

Ký
nhậ
n

Ghi
chú

(9)

(10)


Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn
bản đến theo hướng dẫn tại mục 3; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” ghi rõ độ mật
(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đ ến đ ộ
“Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được s ự đ ồng ý
của người có thẩm quyền
1.1.4. Phân phối, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý ki ến
phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức đ ộ khẩn ph ải
được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến: Quy chế làm vi ệc của c ơ quan, t ổ
chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn v ị, cá
nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quy ết và
thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì
cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân ph ối h ợp và th ời h ạn
giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (n ếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan,
tổ chức quy định cụ thể.
+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người

có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào
Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đến.
13


- Chuyển giao văn bản đến
+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn
bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản.
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý ki ến ch ỉ đạo gi ải
quyết. Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn th ư đơn v ị chuy ển văn
bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuy ển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như s ố đến và ngày đến của
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuy ển cho đơn v ị
hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ
chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng
ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ
chuyển giao văn bản đến.
1.1.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhi ệm gi ải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy đ ịnh c ủa c ơ
quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn ph ải gi ải quy ết
trước.
+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định ph ương

án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đ ến có ý
kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
14


Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đ ơn v ị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn b ản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo gi ải quy ết của ng ười có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình ng ười đứng đầu c ơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì ph ải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan .
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Tr ưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hi ện theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết + Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được
giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ
quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ
theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhi ệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.2. Giới thiệu về phần mềmMicrosoft Excel
Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft
Office, dùng để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý dữ liệu theo định d ạng b ảng tính.
Excel đặc biệt phù hợp với các tính năng yêu cầu xử lý tính toán b ằng công th ức
hay hàm với các loại dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, Excel cho phép phân tích d ữ
liệu thông qua các đối tượng trực quan như bảng bi ểu (tables) hay bi ểu đ ồ
(charts).
Cũng như các chương trình bảng tính, bảng tính của Excel cũng bao g ồm

nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trên Excel
cũng có nhưng điểm tương tự tuy nhiên Excel có những tính năng ưu việt và có
giao diện thân thiện với người dùng.
15


Hiện nay Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp
nhằm phục vụ các công trình tính toán thông dụng, bằng các công th ức tính toán
mà người sử dụng không cần xây dựng chương trình.
- Các trợ giúp trong việc thực hiện các tác vụ như:
+ Tính toán đại số phân tích dữ liệu.
+ Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.
+ Truy cập các guồn dữ liệu kác nhau.
+ Vẽ đồ thị và các sơ đồ.
+ Tự động hóa các công việc bằng các macro.
+ Và nhiều ứng dụng khác để chúng ta phân tích nhi ều loại hình bài toán
khác.

16


- Giới thiệu màn hình giao diện của Excel

Hình 1.6: Màn hình giao diện của Excel
- Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép b ạn thao tác d ữ
liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.
- Sắp xếp
Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên m ột c ột:
+ Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp

+ Kích nút Sort & Filter trên tab Home
+ Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Hình 1.7: Mẫu hình sắp xếp văn bản đến theo chiều tăng dần hay giảm dần

17


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
TẠI UBND XÃ BÍNH XÁ HUYỆN ĐÌNH LẬP TỈNH LẠNG SƠN
2.1. Giới thiệu khái quát về xã Bính Xá
Bính Xá là một xã thuộc huyện Đình lập tỉnh Lạng Sơn, Việt Nam. Xã có
diện tích 146,49 km², dân số năm 1999 là 3122 người, mật độ dân số đạt 21
người/km², Mã hành chính 06622,UBND xã Bính Xá 025846444.
2.1.1. Địa giới hành chính
Xã Bính Xá nằm ở phía đông của huyện Đình Lập cách trung tâm huy ện
Đình Lập 15km.Phía Đông giáp Trung Quốc, Phía, Nam giáp huyện Đình Lập,Phía
Bắc giáp xã Kiên Mộc, Phía Tây giáp xã Tam gia.
2.1.2. Tình hình kinh tế chính trị an ninh
Bước vào những năm đầu thế kỷ XXI, UBND xã Bính Xá đứng tr ước những
vấn đề mới đăt ra với những thuận lợi và khó khăn đan xen nhau. Theo quy
hoạch của Tỉnh đến năm 2010, quá nửa xã nằm trong vành đai phát tri ển đô th ị,
diện tích đất nông nghiệp ngày càng bị thu hẹp và chia c ắt. Sự biến động này có
thuận lợi song nó cũng đặt ra rất nhiều thách thức l ớn vì nó tác đ ộng đ ến t ất c ả
các lĩnh vực kinh tế, văn hoá xã hội của xã
Thực tế trong những năm qua thành tích cán bộ và nhân dân xã đã đ ạt
được thật đáng khâm phục và trân trọng: UBND xã Bính Xá đã được Đảng và Nhà
nước tặng thưởng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân", "Anh hùng
Lao động thời kỳ đổi mới".

2.1.3. Cơ cấu chức năng nhiệm vụ của UBND xã Bính Xá
UBND xã Bính Xá do HĐND huyện bầu ra, giúp việc chi UBND có các phòng
ban chuyên môn trực thuộc UBND xã đồng thời là tổ chức của h ệ th ống qu ản lý
ngành từ trung ương xuống tới địa phương. Các phòng, ban chuyên môn thu ộc
UBND gồm.

18


CHỦ TỊCH
UBND

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Phụ trách văn hóa

Phụ trách kinh tế

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

văn

tư pháp

văn

tài

khuyến

tư địa

quân

thư

hóa

chính

nông

chính

sự

lưu trữ

xã hội

khuyến
lam

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Bính xá
- Khái quát chung về phòng văn thư lưu trữ:
Chức năng:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị cá nhân
+ Theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ghi s ố ngày
tháng ban hành, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có)
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành chuy ển phát và theo dõi vi ệc chuy ển
phát văn bản đi
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu
+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các lo ại con d ấu
khác được giao
19


Nhiệm vụ: Bộ phận văn thư của xã gồm 3 người. Nông Thị Thủy chuyên
về báo cáo tổng hợp Hoàng Thu Hường vào sổ văn bản đến, đi và qu ản lý con
dấu. Nguyễn Thị Hạnh xử lý và quản lý văn bản. Trên thực tế việc gi ải quy ết các
văn bản hành chính đến và đi của phường được giải quyết chủ yếu b ằng vi ệc
lập sổ đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản đến và đi. Việc đăng ký văn bản đến và đi được thực hiện
bằng lập sổ đăng ký văn bản đến; Ngày tháng đi đến, s ố đến n ơi nh ận, n ơi g ửi,

số ký hiệu, ngày tháng văn bản đến đi, số lượng văn bản, tên loại và trích yếu.
Quy trình này do chuyên viên chính Nguyễn Thị Hạnh xử lý và thực hiện.
- Khái quát chung về phòng thư pháp
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quản lí nhà nước v ề
công tác xây dựng và thi hành pháp luật; ki ểm soát th ủ tục hành chính; pháp ch ế;
phổ biến; giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ s ở; hộ tịch; qu ốc tịch; ch ứng th ực;
nuôi con nuôi; lý lịch tư pháp; bồi thường nhà nước.
- Khái quát chung về phòng văn hóa xã hội
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân trong các lĩnh vực: Giáo dục và Đào tạo; Văn hoá, th ể thao, Du l ịch;
Thông tin, truyền thông; Lao động, Thương binh và Xã hội; Y tế và chế độ chính
sách liên quan Bảo hiểm xã hội; hoạt động của các Hội thuộc lĩnh vực nêu trên.
- Khái quát chung về phòng tài chính
Phòng Tài chính - là cơ quan chuyên môn thu ộc UBND xã, cóchức năng
tham mưu giúp cho UBND trong hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính,
kế hoạch đầu tư, đăng ký kinh doanh trên địa bàn.
- Khái quát chung về phòng khuyến nông khuyến lâm
Có chức năng thực hiện các hoạt động khuyến nông, khuy ến lâm khuy ến
khích phát triển ngành nghề nông thôn trên địa bàn nhằm hướng dẫn, tr ợ giúp
nông dân phát triển nông nghiệp nông thôn.
- Khái quát chung về phòng tư địa chính
Tổ chức thực hiện đăng kí quyền sử dụng đất và chỉnh lý thống nhất bi ến
động về sử dụng đất, quản lí hồ sơ địa chính, giúp cơ quan tài nguyên và môi

20


trường cung cấp trong việc thực hiện thủ tục hành chính về quản lý, s ử dụng
đất đai theo quy định của pháp luật.
- Khái quát chung về phòng nhân sự

Là củng cố, xây dựng thế trận quốc phòng toàn dân; tổ chức quán triệt,
triển khai thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của
Nhà nước về công tác quốc phòng nâng cao sức mạnh tổng hợp sẵn sàng chiến
đấu của lực lượng vũ trang huyện đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ quân sự, quốc phòng
an ninh trong tình hình mới.
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến của UBND xã Bính Xá
2.2.1. Thực trạng chung về công tác quản lý văn bản đến của UBND xã Bính Xá
Đối với việc giải quyết, xử lý văn bản đến: Quy định rõ ràng nhi ệm v ụ,
quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, củ th ể là quy đ ịnh rõ ch ức năng,
nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Bính Xá, trong đó có Văn thư chịu trách nhiệm
chính trong việc quản lý, giải quyết văn bản đến nhằm làm tăng trách nhi ệm của
từng phòng ban, cá nhân trong việc giải quyết văn bản xử lý các văn b ản tránh
tình trạng đùn đẩy, ùn tắc và chậm trễ trong việc gi ải quy ết, x ử lý văn b ản đ ến.
Điều đó sẽ giúp văn bản được giải quyết nhanh chóng, mang lại hi ệu qu ả cao và
nâng cao được tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân, bộ ph ận trong gi ải quy ết
văn bản đến của UBND xã Bính Xá.
UBND xã Bính Xá đã quy định chặt chẽ và khoa học quy trình xử lý văn bản
đến tạo nên một sự vận hành thông suốt, tránh tình trạng làm mất mát, th ất l ạc
các văn bản đến cơ quan và tạo ra tính trách nhiệm đ ối v ới những người tr ực
tiếp nhận, liên quan tới văn bản.

21


2.2.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
Trách nhiệm
thực hiện

Trình tự công việc

Tiếp nhận kiểm tra,
Bộ phận văn thư

Văn thư

Chủ tịch/ phó
chủ tịch UBND

Bộ phận văn thư

Bộ phận văn thư
và đơn vị cá
nhận có liên
quan

Phân loại bóc bì

Đóng dấu, đăng ký vào sổ
văn bản đến

Trình lãnh đạo
xem xét thực hiện

Chuyển giao văn bản

Tài liệu
biểu
mẫu
liên quan
Sổ đăng

ký văn
bản đến

Phiếu xử
lý văn
bản

Thời
gian
Ngay
sau
khi
tiếp
nhận
văn
bản
Trong
ngày

1-2
ngày

Trong
ngày

Theo dõi,
lưu hồ sơ

Hình 2.2: Sơ đồ miêu tả quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Bính Xá

- Mô tả
22


Bước 1. Tiếp nhận văn bản, phân loại bóc bì
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn bản gồm công văn,
tài liệu, bản Fax v.v... đến từ bất kỳ nguồn nào (gọi chung là văn bản đến). Các đơn
vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không được đăng
ký tại văn thư.
a) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
- Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
+ Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đ ảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh ng ười nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh ng ười
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công vi ệc chung của c ơ quan, tổ ch ức cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn l ại, tr ừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hi ện theo quy đ ịnh t ại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà n ước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được ki ểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
- Đối với các văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”: Văn thư cần bóc
phong bì ngay và ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay cho ch ủ t ịch
hoặc phó chủ tịch để xin ý kiến giải quyết

23


b) Dấu “Đến”: Được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số ký
hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung ( đ ối v ới
công văn) hoặc vào khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
c) Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản trên máy tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật đến, được thực
hiện theo hướng dẫn của Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005.
Bước 2. Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến
Cán bộ văn thư xem xét, phân loại (theo từng lĩnh v ực), x ử lý nh ững văn
bản thuộc thẩm quyền được phân cấp và chuyển trình Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
UBND.
Đóng dấu "đến" vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng tr ống
trên đầu văn bản; ghim Phiếu xử lý văn bản (BM-TCHC-03-01), ghi số văn bản,
ngày đến, dấu “đến”.
Đơn vị/cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải quy ết văn
bản đến có liên quan đến bộ phận mình theo sự phân công c ủa chủ tịch ho ặc
phó chủ tịch UBND.
Bước 3. Trình lãnh đạo
- Văn thư chuyển trực tiếp văn bản lên chủ tịch UBND xã để có ý kiến xử
lý.

24

- Chủ tịch UBND xã sau khi xem xét văn bản, ghi ý kiến chỉ
đạovào "Phiếu xử lý văn bản" hoặc ghi trực tiếp lên Văn bản.
Bước 4. Chuyển giao văn bản
Lãnh đạo UBND xã xem nội dung văn bản và phân cho các Phòng ban x ử lý
công việc. Các phòng ban xác định xem lĩnh vực công việc do chuyên viên nào phụ
trách thì giao cho chuyên viên đó giải quyết. Nếu văn bản nào cần ph ải sao gửi
cho các đơn vị khác thì lãnh đạo UBND xã gửi yêu cầu xu ống cho nhân viên văn
thư xử lý và thực hiện.
Bước 5. Theo dõi, lưu hồ sơ
Hàng tháng, vào ngày cuối cùng của tháng nhân viên văn th ư có trách
nhiệm lập sổ đăng ký công văn đến, in và lưu tra cứu theo quy định.
2.3. Ưu điểm, nhược điểm, phương hướng và biện pháp
2.3.1. Ưu điểm
- Về công tác cán bộ: Thực hiện nghị định 09/1998/NĐ-CP của chính phủ “Quy
định về chức danh chuyên môn thuộc UBND xã, thị trấn “Trong đó đã có chức danh
văn phòng làm việc chuyên môn UBND đã phân công cán bộ phụ trách về công tác
tiếp nhận, giải quyết và quản lý văn bản “đến” đảm bảo đầy đủ về các tiêu chuẩn về
lý lịch sức khỏe,trình độ năng lực và nhiệt tình công tác đặc biệt là đã được qua đào
tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng.
- Đến nay, hoạt động công tác của văn phòng UBND dần dần ổn định và đi vào nề
nếp nhất là trong công văn giấy tờ của UBND nhờ đó mà mọi công việc của UBND để
được trôi chảy.
- Về phương tiện cơ sở vật chất văn phòng UBND xã được trang bị cơ bản
đầy đủ các phương tiện như máy vi tính bàn làm việc tủ đựng hồ s ơ tài li ệu và
các phương tiện cần thiết khác.
- Công tác xây dựng văn bản đã đảm bảo hợp lý hợp pháp đúng thể thức đúng
quy trình
25