Đánh giá công tác phân tích công việc và 1 số giải pháp nâng cao công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô

MỤC LỤC
A.

MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................2
B.

NỘI DUNG...................................................................................................................................3

I.

Cơ sở lý thuyết về công tác phân tích công việc.......................................................................3

II.

Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô.............8

III.
Đánh giá công tác phân tích công việc và 1 số giải pháp nâng cao công tác phân
tích công việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô...............................................................................19

C.

Kết luận...........................................................................................................................................21

TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................................22

1


A. MỞ ĐẦU

Con người là chủ thể của mọi hoạt động, là nguồn lực quý giá nhất của mọi
tổ chức, chính chất lượng nhân lực mới quyết định sự thành bại chứ không phải
là các yếu tố khác. Chính vì thế, quản trị nhân lực đã ngày càng xác lập được vị
trí của mình vào việc đóng góp cho các mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức. Phân
tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự.
Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc
bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân
viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Để hiểu
rõ hơn công tác phân tích công việc trong tổ chức/doanh nghiệp nhóm chúng tôi
đã tiến hành nghiên cứu với đề tài “Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công
việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô”

2


B. NỘI DUNG
I.

Cơ sở lý thuyết về công tác phân tích công việc

1. Khái niệm và vai trò của công tác phân tích công việc
1.1.
Khái niệm
Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động
hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao
động.
Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc để
xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức
độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các
năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được

giao.
Phân tích công việc hướng tới trả lời các câu hỏi sau:
 Lý do sự tồn tại của công việc?
 Người thực hiện cần thực hiện những nhiệm vụ/trách nhiệm gì? Kết
quả ra sao?
 Quyền hạn của người thực hiện nhiệm vụ?
 Điều kiện để tiến hành công việc?
 Người thực hiện công việc phải quan hệ với ai (bên trong, bên ngoài)
để thực hiện nhiệm vụ đó?
 Tính phức tạp của công việc?
 Để thực hiện công việc đó, người thực hiện công việc cần phải có các
năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất nghề nghiệp) gì?

1.2.

Các trường hợp cần tiến hành phân tích công việc

Đối với các tổ chức/doanh nghiệp, phân tích công việc không phải là
hoạt động thường xuyên mà thường được tiến hành theo dự án. Đấy cũng
chính là lý do giải thích tại sao ở nhiều doanh nghiệp ở bộ phận nhân sự
không có chức danh chuyên viên/nhân viên phân tích công việc.
Có thể liệt kê một số trường hợp tổ chức/doanh nghiệp cần tiến
hành phân tích công việc như sau:
 Tổ chức/doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân
tích được thực hiện đầu tiên. Khi thành lập tổ chức/doanh nghiệp,
chúng ta cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức, trong đó quy định các
công việc, chức danh, vị trí việc làm cụ thể.
 Tổ chức/doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh: Khi chiến
lược kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp thay đổi thì công việc
của nhân viên không còn giữ nguyên như trước nữa.

3


 Tổ chức/doanh nghệp có thêm một số công việc mới. Hoạt động
sản xuất kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp phát triển hoặc
thay đổi dẫn đến yêu cầu tuyển dụng thêm các chức danh mới.
 Công việc thay đổi: Hiện nay công việc trong các tổ chức/doanh
nghiệp được thiết kế theo xu hướng linh hoạt hơn trước. Công
việc sẽ không ổn định mà luôn thay đổi do sự luân chuyển công
việc và mở rộng công việc.
 Khi nhận thấy các dấu hiệu cần tiến hành phân tích công việc

1.3.

Vai trò của phân tích công việc

Phân tích công việc có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, phát
triển và thực hiện các chính sách và quy trình quản trị nhân lực của tổ
chức/doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
 Giúp dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn
thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.
 Có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc. Giúp
người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người
nhận việc biết chính xác mình cần phải làm gì và người quản lý
mong đợi gì từ họ.
 Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp phân công công
việc rõ ràng, bố trí và sử dụng nhân lực chính xác hơn, tránh sự
chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh
nghiệp.
 Giúp doanh nghiệp xây dựng được các chương trình đào tạo và

phát triển nhân lực thiết thực hơn.
 Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt
hơn.
 Doanh nghiệp xây dựng được một chế độ lương, thưởng công
bằng hơn. Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức
độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc,...đã
được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động. Đây
chính là cơ sở để nhà quản trị xây dựng hệ thống lương, thưởng
sao cho hợp lý với các đối tượng khác nhau và các công việc khác
nhau.

2. Sản phẩm của phân tích công việc
a) Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc(MTCV) là văn bản liệt kê kết quả mong muốn
của công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong công
việc, mức độ phức tạp của công việc.Giúp cho người thực hiện
công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được
quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
4


b) Bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc(TCCV) là văn bản liệt kê những yêu cầu
về năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực
hiện công việc được giao. Thường đề cập đến các năng lực cá nhân
như kiến thức, kĩ năng, thái độ và phẩm chất nghề nghiệp thích hợp
cho công việc.

3. Quy trình phân tích công việc
Quy trình phân tích công việc gồm 7 bước và được th ể hi ện ở s ơ đ ồ

dưới đây:
Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm
vụ của các bộ phận với chiến lược kinh doanh

Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc

Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc

Thu thập thông tin phân tích công việc

Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc

Điều chỉnh phân tích công việc

Bước 1: Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ
của các bộ phận với chiến lược kinh doanh
Đây là bước đầu tiên cần thực hiện trong quá trình phân tích công vi ệc để
kiểm tra xem cơ cấu tổ chức hiện tại của doanh nghiệp đã phù h ợp v ới
5


chiến lược kinh doanh chưa?Từ đó, việc phân tích công việc m ới có ý
nghĩa. Đồng thời, với cơ cấu tổ chức đã phù h ợp cần rà soát lại các ch ức
năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận đảm bảo không trùng l ặp
nhau, đủ và hợp lý để tạo điều kiện thực hiện chiến lược kinh doanh mà
doanh nghiệp đã xác định.
-

Bước 2: Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc

Sau khi đã rà soát lại được các chức năng, nhiệm vụ của các bộ ph ận,
người thực hiện phân tích công việc phải xác định được các công vi ệc ở
từng bộ phận.Một công việc tương đương với một ch ức danh, t ương
đương một vị trí.Nếu hai người thực hiện cùng một công việc cần được
gọi với chức danh giống nhau, khác công việc thì sẽ có ch ức danh khác
nhau.Kết thúc bước này doanh nghiệp sẽ lập được danh sách các công việc
cần phân tích.
-

Bước 3: Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc

Đối tượng tham gia phân tích công việc th ường bao gồm:
+ Người trực tiếp thực hiện công việc: là người có nhiều thông tin c ụ th ể,
chi tiết nhất về công việc mà họ thực hiện, nên thông tin mà h ọ cung cấp
rất hữu ích để phục vụ phân tích công việc. B ước này cần thi ết khi m ột
công việc có nhiều người thực hiện, khi đó cần lựa ch ọn ng ười th ực hi ện
công việc tiêu biểu để phân tích.
+ Quản lý trực tiếp sẽ là người bao quát, chịu trách nhiệm chính về qu ản lý
công việc cần phân tích và phân tích công việc đó.
+ Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài hỗ trợ về kỹ thuật, tư vấn
điều phối dự án phân tích công việc.
-

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

+ Xác định các thông tin về công việc cần phân tích.
+ Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin.
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin tùy thuộc vào t ừng công vi ệc

mà chọn phương pháp nào cho phù hợp như các ph ương pháp: ph ương
pháp bảng câu hỏi, phỏng vấn, quan sát,…
Sau khi đã có thông tin cần thu thập phải kiểm tra lại v ới nh ững ng ười
thực hiện khác và quản lý để:
+ Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin v ề công vi ệc.
+ Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh thông tin sai l ệch.
+ Nhận được sự nhất trí của những người thực hiện công việc v ề nh ững
thông tin và kết luận phân tích công việc.
6


-

Bước 5: Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

Sau khi đã thu thập được những thông tin chính xác nh ất, bộ ph ận ph ụ
trách phân tích công việc sẽ đưa thông tin đó vào bản mô t ả công vi ệc và
bản tiêu chuẩn công việc.
•
Bản mô tả công việc:
Sự cần thiết của bản mô tả công việc:
+ Để mọi người biết họ cần phải làm gì
+ Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho công việc đó
+ Công việc không bị lặp lại do một người khác làm
+ Tránh được các tình huống va chạm
Do đặc thù về quy mô, trình độ và bộ máy tổ chức của mỗi doanh nghi ệp
là khác nhau nên không có biểu mẫu bản mô tả công việc chung. Nh ưng
một bản mô tả công việc cần phải có những nội dung sau:
+ Nhận diện công việc gồm: tên công việc, mã số công việc, c ấp bậc c ủa
nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, người th ực hiện và phê

duyệt bản mô tả công việc,…
+ Tóm tắt công việc: thực chất đó là công việc gì
+ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: m ối quan h ệ bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp.
+ Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê các nhi ệm v ụ chính và
nêu cụ thể những công việc cần làm để th ực hiện nhiệm vụ đó.
+ Quyền hành của người thực hiện công việc: xác định rõ quy ền hành v ề
mặt tài chính và nhân lực.
+ Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên thực hiện công việc: tiêu chuẩn về số
lượng, chất lượng…
+ Điều kiện làm việc: liệt kê các điều kiện làm việc nh ư làm thêm gi ờ, s ự
may rủi trong công việc.
•
Bản tiêu chuẩn công việc
Những nội dung chính trong bản tiêu chuẩn công việc:
+ Kiến thức: gồm bằng cấp, kinh nghiệm, kiến th ức chuyên sâu và ki ến
thức xã hội.
+ Kỹ năng: gồm các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.
+ Thái độ/phẩm chất: các thái độ cần có và phẩm ch ất nghề nghiệp c ủa
người thực hiện công việc.
-

Bước 6: Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc

Sau khi bản MTCV và bản TCCV được xây dựng, cần xin ý kiến của các cá
nhân có liên quan, hoàn chỉnh và xin phê duyệt để áp dụng vào th ực tế.
-

Bước 7: Điều chỉnh phân tích công việc
7

Kết thúc quá trình phân tích công việc, cần ph ải th ẩm đ ịnh nh ững thông
tin thu thập với những người thực hiện khác và người quản lý(hay giám
sát) công việc này về tính chính xác và hợp lý của bản mô t ả công vi ệc và
tiêu chuẩn công việc. Việc thẩm định này sẽ giúp cho doanh nghi ệp có các
điều chỉnh kịp thời: cập nhật, điều chỉnh mô tả công vi ệc, b ổ sung mô t ả
công việc khi có các chức danh mới,...

II. Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công
việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô
1. Giới thiệu cơ bản về Công ty cổ phần Kinh Đô
Tổng quan về công ty:
 Trụ sở chính tại 6/134 Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ
Đức, TP.HCM
 Lịch sử thành lập công ty: Năm 1993, Công ty TNHH xây dựng và chế
biến thực phẩm Kinh Đô được thành lập gồm 1 phân xưởng sản xuất
bánh snack nhỏ tại Phú Lâm, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh với vốn
đầu tư là 1,4 tỷ VNĐ và khoảng 70 công nhân viên
 Qúa trình phát triển:
- Năm 1993 và 1994 công ty tăng vốn pháp định lên 14 tỷ VNĐ, nhập
dây chuyền sản xuất bánh Snack với công nghệ của Nhật Bản trị giá
trên 750.000 USD
- Năm 1996, Công ty tiến hành đầu tư xây dựng nhà xưởng mới tại số 6
trên 134 quốc lộ 13, phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức,
Tp.HCM với diện tích 14000m2. Đồng thời công ty cũng đầu tư dây
chuyền sản xuất bánh Cookies với công nghệ và thiết bi hiện đại cú Đan
Mạch trị giá trên 5 triệu USD.
- Năm 1997 và 1998, Công ty tiếp tục đầu tư dây chuyền thiết bị sản xuất
bánh mỳ, bánh bông lan, công nghiệp với tổng đầu tư trên 1,2 triệu

USD.
8


- Cuối năm 1998, dây chuyền sản xuất kẹo Chocolate được đưa vào khai
thác sử dụng với tổng đầu tư khoảng 800.000 USD
- Sang năm 1999, Công ty tiếp tục tăng vốn pháp định lên 40 tỷ VNĐ ,
cùng với sự ra đời của trung tâm thương mại Savico- Kinh Đô, tại quận
1 thành Phố Hồ Chí Minh
Cùng thời gian đó hệ thống Kinh Đô Bakery - kênh bán hàng trực tiếp của Công
ty Kinh Đô - ra đời.
- Năm 2000, Công ty Kinh Đô tiếp tục tăng vốn pháp định lên 51 tỉ VNĐ, mở
rộng nhà xưởng lên gần 60.000 m2, trong đó diện tích nhà xưởng là
40.000m². Để đa dạng hóa sản phẩm, công ty đầu tư một dây chuyền sản xuất
Bánh mặn Cracker từ châu Âu trị giá trên 2 triệu USD.
Bên cạnh đó, một nhà máy sản xuất bánh kẹo Kinh Đô cũng được xây dựng tại thị
trấn Bần Yên Nhân tỉnh Hưng Yên trên diện tích 28.000m², tổng vốn đầu tư là 30 tỉ
VNĐ.
- Tháng 04/2001, Công ty đầu tư thêm một dây chuyền sản xuất Kẹo cứng và
một dây chuyền sản xuất Kẹo mềm hiện đại với tổng trị giá 2 triệu USD,
công suất 40 tấn/ngày, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường trong và ngoài
nước.
- Đến tháng 06/2001, tổng vốn đầu tư của Công ty Kinh Đô lên đến 30 triệu
USD. Công ty đưa vào khai thác thêm một dây chuyền sản xuất bánh mặn
Cracker trị giá 3 triệu USD và công suất 1.5 tấn/giờ. Nhà máy Kinh Đô tại
Hưng Yên cũng được đưa vào hoạt động nhằm phục vụ cho thị trường Hà
Nội và các tỉnh phía Bắc.
- Năm 2001 công ty đẩy mạnh việc xuất khẩu ra các thị trường Mỹ, Pháp,
Canada, Đức, Đài Loan, Singapore, Campuchia, Lào, Nhật, Malaysia, Thái
Lan.

- Năm 2002, sản phẩm và dây chuyền sản xuất của công ty được BVQI chứng
nhận ISO 9002 và sau đó là ISO 9002:2000. Nâng vốn điều lệ lên 150 tỉ
VNĐ, công ty bắt đầu gia nhập thị trường bánh Trung Thu và đổi tên thành
Công ty cổ phần Kinh Đô.
- Ngày 01/10/2002, Công ty Kinh Đô chính thức chuyển thể từ Công ty TNHH
Xây dựng và Chế Biến Thực Phẩm Kinh Đô sang hình thức Công ty Cổ Phần
Kinh Đô.
Sản lượng tiêu thụ năm sau luôn tăng gấp đôi so với năm trước. Kinh Đô hiện có
một mạng lưới 150 nhà phân phối và trên 30.000 điểm bán lẻ rộng khắp cả nước.
Tốc độ phát triển kênh phân phối hàng năm tăng từ 15% đến 20%.
- Năm 2003, Kinh Đô chính thức mua lại công ty kem đá Wall's Việt Nam của
tập đoàn Unilever từ Anh Quốc và thay thế bằng nhãn hiệu kem Kido's.
Tầm nhìn
9


Hương vị cho cuộc sống
Kinh Đô mang hương vị đến cho cuộc sống mọi nhà bằng những thực
phẩm an toàn, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo.
Sứ mệnh
Sứ mệnh của Kinh Đô đối với người tiêu dùng là tạo ra những sản phẩm phù
hợp, tiện dụng bao gồm các loại thực phẩm thông dụng, thiết yếu, các sản phẩm
bổ sung và đồ uống. Chúng tôi cung cấp các thực phẩm an toàn, thơm ngon,
dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo cho tất cả mọi người để luôn giữ vị trí tiên
phong
trên
thị
trường
thực
phẩm.

 Với cổ đông, sứ mệnh của Kinh Đô không chỉ dừng ở việc mang lại mức
lợi nhuận tối đa trong dài hạn mà còn thực hiện tốt việc quản lý rủi ro từ
đó làm cho cổ đông an tâm với những khoản đầu tư.
 Với đối tác, sứ mệnh của Kinh Đô là tạo ra những giá trị bền vững cho
tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng bằng cách đảm bảo một mức
lợi nhuận hợp lý thông qua các sản phẩm, dịch vụ đầy tính sáng tạo.
Chúng tôi không chỉ đáp ứng đúng xu hướng tiêu dùng mà còn thỏa mãn
được
mong
ước
của
khách
hàng.
 Chúng tôi luôn ươm mầm và tạo mọi điều kiện để thỏa mãn các nhu cầu
và kỳ vọng trong công việc nhằm phát huy tính sáng tạo, sự toàn tâm và
lòng nhiệt huyết của nhân viên. Vì vậy Kinh Đô luôn có một đội ngũ
nhân viên năng động, sáng tạo, trung thành, có khả năng thích nghi cao
và
đáng
tin
cậy.
 Để góp phần phát triển và hỗ trợ cộng đồng, chúng tôi chủ động tạo ra,
đồng thời mong muốn được tham gia và đóng góp cho những chương
trình hướng đến cộng đồng và xã hội.
Cơ cấu tổ chức của công ty là phải có độ tin cậy , tính linh hoạt cao và có tính
kinh tê tối ưu, chủ động và linh hoạt trong công tác sản xuất cũng như điều
động vốn, nhân lực, khâu sản xuất sản phẩm đảm bảo về số lượng cũng như
chất lượng
Sơ đồ bộ máy cơ cấu tỏ chức của Công ty cổ phần Kinh Đô:

10


-Hệ thống chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
 Ban lãnh đạo gồm
+ Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề c ủa quan
trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, ĐHĐCĐ là c ơ
quan thông qua thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài h ạn trong vi ệc
phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và đi ều
hành sản xuất kinh doanh của công ty.
+Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty đ ể quy ết
định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, tr ừ nh ững
vấn đề ĐHĐCĐ quyết định. Định hướng các chính sách tồn tại và phát
triển thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông thông qua vi ệc
hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho t ừng th ời đi ểm phù
hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
11


+ Ban kiểm soát:
Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, qu ản
trị và điều hành công ty.
+ Ban điều hành :
Qua sơ đồ ta thấy bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu ch ức
năng, đứng đầu là Tổng giám đóc, Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhi ệm là
người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhi ệm tr ước HĐQT
có nhiệm vụ điều hành chung hoạt động của toàn công ty. Bên cạnh đó còn
có phó tổng Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất c ủa tông giám đ ốc

chuyên trách từng bộ phận. Cơ cấu bộ máy được chuyên môn hoá đến
từng phòng ban như sau:
 Hoạt động cơ cấu tổ chức của công ty :
- Công ty sử dụng mô hình cơ cấu "trực tuy ến ch ức năng" để t ổ ch ức c ơ
cấu công ty, với chế độ một thủ trưởng được ta mô tả như sơ đồ. Ban lãnh
đạo mà đại diện công ty là tổng giám đốc dưới sự bổ trợ của phó tổng
giám đốc chuyên môn và các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên
công việc hiệu quả và mệnh lệnh từ tổng giám đốc được th ực hiện nhanh
và hiệu quả.
- Lãnh đạo các phòng ban có ch ức năng làm nhi ệm v ụ tham m ưu, giúp
việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho tổng giám đốc nh ưng không có
quyền quyết định cho các bộ phận, đơn vị sản xuất.

2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty c ổ ph ần
Kinh Đô
2.1.

Quy trình phân tích công việc tại công ty

Là một công ty nổi tiếng và đã hoạt động lâu năm với nhiều trải nghiệm lên
xuống trên thị trường, nguồn nhân lực của Kinh Đô có đầy đủ kinh nghiệm
cũng như kỹ năng cần thiết để có thể ứng phó với mọi tình huống có thể xảy
ra. Để có một đội ngũ nhân sự hùng hậu như vậy Kinh Đô đã thực hiện công
tác phân tích công việc một cách tỷ mỉ chỉnh chu nhất. Và dưới đây là công
tác phân tích công việc của Kinh Đô về chức danh nhân viên Marketing.
 Sau khi nhận thấy công ty cần phải thay đổi thường xuyên chính sách
kinh doanh cũng như cần có những ý tưởng mới về sản phẩm của mình
để có thể cạnh tranh được với những đối thủ khác trên thị trường cùng với
12

việc phòng Marketing đang thiếu nhân viên làm việc Kinh Đô đã tiến
hành công tác phân tích công việc cho chức danh cụ thể đó là chức danh
nhân viên Marketing để có cơ sở thực hiện công tác tuyển thêm nhân sự.
 Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc điều hành chỉ đạo phòng nhân sự
phối hợp với các phòng Marketing trong công ty thực hiện công tác phân
tích công việc cho chức danh nhân viên Marketing. Đảm bảo sự phân
công rõ ràng trong công việc trách nhiệm và quyền hạn giữa những người
tham gia vào quá trình phân tích công việc. Cụ thể:
+Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc là những người trực tiếp chỉ đạo công
tác phân tích công việc với chức danh trên.

+ Quản lý trực tiếp sẽ là Trưởng phòng Marketing người chịu trách nhiệm chính
về quản lý công việc.
+ Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài hỗ trợ về kỹ thuật, tư vấn điều
phối dự án phân tích công việc.
 Về chức danh này Kinh Đô cần phải thu thập đầy đủ những thông tin về
công việc mà nhân viên Marketing làm để phân tích đảm bảo nhân sự khi
được tuyển sẽ hoàn thành tốt công việc được giao.
Ví dụ như yêu cầu về những kỹ năng cần có về kỹ năng mềm, cứng..v..v
 Sau đó công ty sẽ lựa chọn phương pháp để thu thập thông tin về công
việc. Thông thường với công việc cần sự năng động sáng tạo và linh hoạt
như vị trí Marketing này thì Kinh Đô sẽ thực hiện thu thập thông tin kết
hợp cả phỏng vấn và quan sát trực tiếp để có thể lấy được những dữ liệu
chính xác nhất về công việc.
 Tổng hợp những thông tin đã thu được, lấy ý kiến của các thành viên
khác tham gia quá trình phân tích công việc để đưa ra được kết luận về
thông tin phân tích công việc.
 Đưa ra được bản mô tả và tiêu chuẩn công việc cho chức danh
nhân viên Marketing

13


BẢN
MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Mã số
Lần ban hành
Ngày hiệu lực
Trang

Người soạn thảo
Chức vụ

MAR-NVMAR
12
31/10/2017
12
Người phê duyệt
Chức vụ

1.Mô tả chung về chức danh/vị trí công việc
Chức danh công việc
Phòng/ đơn vị
Cấp quản lý trực tiếp
Cấp quản lý gián tiếp
Nơi làm việc(bộ phận làm việc)

Nhân viên marketing

Phòng marketing
Giám đốc kinh doanh
Trưởng phòng marketing
Marketing

2.Mục đich công việc
- Thực hiện các chương trình Marketing nhằm quảng bá và phát triển thương hiệu của công ty và
thương hiệu sản phẩm công ty đang cung cấp.
3. Các nhiệm vụ chính
STT
1.

Nhiệm vụ
Nghiên cứu sản phẩm công ty và các đối thủ cạnh tranh

2.

Nghiên cứu người tiêu dùng về các dòng sản phẩm

3.

Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao

4.

Hỗ trợ các hoạt động marketing bằng cách soạn thảo, định dạng, và báo cáo các thông tin tài liệu

5.

Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng bằng cách soạn thảo, tập hợp định dạng và

tóm tắt thông tin, đồ thị, và trình bày
Cập nhật thông tin đối thủ bằng cách nhập dữ liệu từ doanh số các chủng loại sản phẩm bằng
cách soạn thảo, tập hợp định dạng và tóm tắt thông tin,đồ thị, và trình bày phân phát các báo cáo
Chuẩn bị thư từ và các catalo bằng cách định dạng nội dung và hình ảnh , sắp xếp việc in ấn và
cước phí trọn gói internet

6.
7.
8.

Duy trì thư viện marketing bằng cách kiểm tra và cung cấp thêm sách báo

9.

Cung cấp thông tin và theo dõi marketing bằng cách thu nhập, phân tích, và tổng kết dữ liệu và
xu hướng
10. Đạt được các mục tiêu marketing và của tổ chức bằng cách đạt được các kết quả liên quan theo
yêu cầu, theo các kế hoạch marketing chương trình quảng cáo khuyến mãi
11.
Thu nhập thông tin về khách hàng nhu cầu khách hàng, khả năng khách hàng...
12.

Thu nhập và xử lý thông tin về các đối thủ cạnh tranh

4. Quyền hạn
14


-

-

Yêu cầu các bộ phận liên quan thực hiện đối với công việc được giao
Đề xuất các phương án phương pháp cải tiến để thực hiện tốt nhiêm vụ được giao

15


BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆ

Mã số
Lần ban hành
Ngày hiệu lực
Trang

BẢN
TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Người soạn thảo
Chức vụ

12
12
31/10/2017
12

Người phê duyệt
Chức vụ

1. Mô tả chung về chức danh vị trí/ công việc

Chức danh công việc
Phòng/đơn vị
Cấp quản lý trực tiêp
Cấp quản lý gián tiếp
Nơi làm việc (bộ phận làm việc)

Nhân viên Marketing
Phòng Marketing
Giám đốc kinh doanh
Trưởng phòng Marketing
Marketing

2. Các tiêu chuẩn công việc
Tiêu chuẩn
Trình độ đào tạo
Ngành nghề ưu tiên
Kiến thức chuyên môn
Kiến thức xã hội
Kinh nghiệm
Ngoại ngữ
Tin học
Kỹ năng chuyên môn

Chi tiết
Tốt nghiệp đại học , cao đẳng
Chuyên ngành Marketing
Nắm vững kiến thức chuyên ngành Marketing
Am hiểu về kinh tế, chính trị và văn hóa-xã hội ở
trong và ngoài nước
Có kinh nghiệm từ 2 năm trở nên

Tiếng anh giao tiếp tốt
Sử dụng thành thạo word, excel, tin học văn
phòng
Kỹ năng nghiên cứu và phân tích khách hàng
và thị trường, xây dựng giải pháp cho khách
hàng, phát triển sản phẩm và thị trường mới.

Kỹ năng bổ trợ

Giao tiếp tốt, giải quyết công việc khéo léo, khả
năng quan sát tốt.
Phẩm chất
Kiên trì, chịu được áp lực công việc
Năng đông, nhiệt tình, linh hoạt, sáng tạo, tâm lý,
biết lắng nghe
Ngoại hình
Có ngoại hình là một lợi thế.
Sức khỏe và môi trường làm Tốt
việc
16


 Sau khi đã có kết quả của công tác phân tích công việc tổng hợp ý
kiến đánh giá của các thành viên tham gia vào công tác phân tích
công việc một lần nữa và cuối cùng hoàn chỉnh và đưa ra phê duyệt
và áp dụng vào công tác tuyển dụng nhân sự cho phòng Marketing.

2.2.Ảnh hưởng và vai trò của công tác phân tích công việc tới các hoạt
động quản lý khác của Công ty
Kết quả của công tác phân tích công việc là bản miêu tả và tiêu chuẩn công

việc. Đây là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quản lý khác như
công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đãi ngộ và thúc đẩy động lực cho
nhân sự .
Từ bản tiêu chuẩn công việc Kinh Đô có thể tìm thấy được những nhân sự phù
hợp với nhu cầu của mình.
Bản tiêu chuẩn công việc giúp Kinh Đô nhận biết được tình trạng nhân sự của
mình để có những chính sách phát triển hợp lý. Ngoài ra đây còn là cơ sở để
Kinh Đô tuyển dụng thêm nhân sự cũng như nhìn ra được những nhân lực còn
yếu kém để đào tạo thêm tránh người làm nhiều mà không hết việc vì không
hiểu được việc.
Trong quá trình tuyển dụng nhân lực của Kinh Đô , Kinh Đô đã đặt ra cho mình
những mục tiêu như
Đáp ứng nhu cầu nhân sự theo chiến lược phát triển của công ty trong từng
thời kỳ.
+ Khai thác tối đa nguồn lực con người để tạo ra hiệu quả công việc tối ưu cho
tổ chức.
+ Luôn chú trọng đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân tài
+ Luôn cải thiện các quan hệ lao động.
Tại Kinh Đô, luôn tạo điều kiện để cán bộ công nhân viên trau dồi và nâng cao
năng lực chuyên môn nhằm phát huy hết tính sáng tạo, tính năng động, tính tiên
phong cùng với lòng nhiệt huyết yêu nghề của họ. Chúng tôi đánh giá cao năng
lực, thái độ và khả năng cống hiến của đội ngũ nhân sự mình. Chính sự tăng
17


trưởng liên tục trong kinh doanh đã giúp Kinh Đô đủ điều kiện đảm bảo các
chính sách lương & đãi ngộ hấp dẫn cạnh tranh thu hút được nhiều nhân tài.
Triết lý của Kinh Đô là thu hút nhân tài giỏi nhất bằng cách là công ty tốt nhất.
Qua quá trình phân tích công việc ở các chức danh nhiệm vụ khác nhau trong
công ty mà nhà quản trị sẽ có một cái nhìn tổng quát nhất đối với tình trạng của

đa số nhân lực và từ đó vạch ra những chính sách đãi ngộ khen thưởng , đào tạo
thêm hay rèn luyện thêm kỹ năng khác cho nhân lực .

2.3.Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác phân tích công việc của Công
ty Kinh Đô
Là một công ty được thành lập từ lâu và có thương hiệu uy tín trên thị trường
hiện nay Kinh Đô có rất nhiều nhưng lợi thế cũng như các yếu tố cạnh tranh nổi
bật hơn so với các doanh nghiệp khác . Một trong yếu tố tạo lên lợi thế cạnh
tranh của công ty đó là nguồn nhân lực của Kinh Đô có rất nhiều thế mạnh. Và
để có được một đội ngũ nhân lực hùng hậu như vậy Kinh đô đã thực hiện công
tác phân tích công việc một cách thật nghiêm túc chính xác và đem lại hiệu quả
Việc thực hiện công tác phân tích công việc của Kinh Đô bị ảnh hương rất nhiều
từ những yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và có những yếu tố gây
ảnh hưởng trực tiếp đến công tác phân tích công việc đó là
 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Với cơ cấu tổ chức theo cấu trúc hỗn hợp Kinh Đô đã có nhưngx chính sách
nhân sự hợp lý để quản lỹ cũng như vận hành nhằm hoàn thành mục tiêu của
doanh nghiệp
Công ty có bộ máy quản trị được phân chia ở các cấp và các đơn vị kinh doanh.
Với đội ngũ nhân viên đông đảo tính đến nay đã gần 8000 thành viên Kinh Đô
có một nguồn nhân lực hùng hậu và có nhiều tiềm năng . Việc phân chia nhân
sự vào các phòng ban và chức năng khác nhau trong công ty giúp công ty làm
việc hiệu quả và tránh được việc hao phí nhân lực .
Cơ cấu tổ chức của Kinh Đô được chia thành nhiều phòng ban các cấp như
Hội đồng cổ đông, hội đông quản trị , tổng giám đốc, phó giám đốc, phòng
marketing, phong nhân sự, phòng tài chính, phòng kinh doanh quốc tế, phòng
pháp chế và đối ngoại, phòng cung ứng vật tư,....v.....v...
Vì vậy công tác phân tích công việc của Kinh Đô diễn ra một cách rất tỉ mỉ
chính xác và liên tục để có thể xác định rõ nhiệm vụ quyền hạn của nhân sự ở
mỗi phòng ban cũng như tuyển chọn những nhân viên phù hợp cho công ty

 Mặt khác quan điểm của lãnh đạo cũng là một yếu tố ảnh hưởng rất lớn
đến công tác phân tích công việc của Kinh Đô
18


Tổng giám đốc hoặc phó giám đốc sẽ điều hành và chỉ đạo phòng nhân sự tiến
hành công tác phân tích công việc
Từ đó phòng nhân sự sẽ tiến hành công tác phân tích công việc theo chỉ đạo của
lãnh đạo và cho ra kết quả là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
của các chức danh cần phân tích công việc
Lấy ví dụ cụ thể như : Công ty Kinh Đô muốn tiến hành phân tích công việc của
vị trí nhân viên sales và marketing
Khi nhận được chỉ thị ở trên phòng nhân sự tiến hành phân tích công việc tìm
hiểu về những thông tin liên quan đến vị trí sales và marketing và các kỹ năng
cần thiết của nhân sự đảm nhiệm chức danh này cũng như vạch ra các yêu cầu
và điều kiện của lãnh đạo về nhân sự đảm nhiệm cho vị trí này
Kết quả của quá trình phân tích công việc này là bản tiêu chuẩn công việc và
bản mô tả công việc thể hiện rõ những yêu cầu và điều kiện của lãnh đạo với
mục đích cuối cùng là tìm được nhân sự phù hợp vào vị trí cần tuyển.
 Quá trình phân tích công việc còn bị ảnh hưởng bởi chính cán bộ nhân
sự thực hiện công tác phân tích công việc này.
Những người trực tiếp thực hiện phân tích công việc là những người có thể thay
đổi một cách trực tiếp nhất đến kết quả của hoạt động phân tích công việc . Kết
quả của công tác phân tích công việc là bản miêu tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc. Kết quả này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ hiểu biết, kinh nghiệm,
kỹ năng của người tham gia vào quá trình phân tích công việc.
Cũng ví dụ ở trên
Sau khi nhận được chỉ thị của lãnh đạo phòng nhân sự thực hiện bước tiếp theo
là tiến hành công tác phân tích công việc của vị trí nhân viên sales và marketing.

Trường hợp một là trưởng phòng nhân sự giao công việc này cho một anh nhân
viên mới vào thực tập vừa ra trường kinh nghiệm cũng như năng lực còn hạn
chế và trương hợp hai là trưởng phòng nhân sự giao cho một anh đã làm lâu
năm tại công ty có kinh nghiệm và năng lực làm thì kết quả của bản tiêu chuẩn
và bản mô tả cuả hai người này sẽ khác nhau.
Ngoài ra trạng thái cung lao động cũng như trình độ của người lao động cũng
ảnh hưởng đến công tác phân tích công việc của Kinh Đô.
Nếu cung lao động dư thừa thì doanh nghiệp sẽ có nhiều lựa chọn hơn cho một
vị trí và cũng đồng nghĩa rằng điều kiện ứng tuyển vào vị trí nào đó sẽ khó khăn
hơn và ngược lại.
Nói như vậy cũng đã đủ cho chúng ta thấy rằng công tác phân tích công việc
của Kinh Đô nói riêng và của các doanh nghiệp khác nói chung đều bị ảnh
hưởng bởi các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp .

19


III. Đánh giá công tác phân tích công việc và 1 s ố
giải pháp nâng cao công tác phân tích công
việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô
1. Ưu điểm và ngyên nhân
 Ban giám đốc đã quan tâm đến công tác quản lý nhân lực trong công
ty đặc biệt là công tác phân tích công việc.
 Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc có quyền lực cao nhất, quản lý
phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác. Điều này giúp cho
quá trình quản lý được thống nhất và chuyên môn.
 Giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác có mối quan hệ biện
chứng với nhau. Quá trình làm việc của cac phòng ban không bị chồng
chéo.
 Nguyên nhân: ban quản lý của công ty đã nhận thức được tầm quan trọng

của công tác phân tích công việc trong quản trị nhân lực, từ đó xây dựng
một bộ máy quản trị nhân lực đúng quy mô và có hệ thống giúp các
phòng ban làm việc tốt hơn.
2. Hạn chế và nguyên nhân
 Nhiều phòng ban thực hiện công tác phân tích công việc chưa thực
sự nghiêm túc
 Bản mô tả các tiêu chuẩn công việc ở một số phòng ban còn chưa
đầy đủ các yêu cầu công việc đối với người thực hiện
 Trong bản mô tả công việc còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin không
tránh khỏi những chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ
những nhiệm vụ, trách nhiệm với những quyền hạn của người lao
động

20


 Nguyên nhân: công tác phân tích công việc mới chỉ được chú trọng ở cấp
công ty, còn trong các phòng ban chưa chú trọng. Lãnh đạo còn chủ quan
trong vấn đề phân tích công việc
3. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác phân tích công việc tại
Công ty cổ phần Kinh Đô
* Về tổ chức nhân sự :
- Cơ cấu lại bộ máy sản xuất, sắp xếp lại phòng ban phù hợp với điều
kiện phát triển của công ty
- Tinh giảm, sắp xếp lại lực lượng lao động, cân đối lực lượng lao động
- Khuyến khích và có chính sách hỗ trợ người lao động trong việc học
tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ .
* Về công tác phân tích công việc
Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình phân tích công
việc :

+ Cán bộ nhân sự được đào tạo về các kiến thức chuyên môn, kỹ năng
giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm,…
+ Đào tạo nhân lực bằng cách cử đi học tại các trường chính quy, mở lớp
do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về phân tích công việc,..
Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng ban và nhân viên
thực hiện công việc để tìm ra các giải pháp khắc phục cũng như hiểu
thêm về công việc, từ đó có được sự đồng nhất giữa các bên liên quan
Cải tiến quy trình phân tích công việc tại Công ty cổ phân Kinh Đô.
Công ty nên xây dựng một quy trình phân tích công việc rõ ràng, có hệ
thống để đảm bảo hiệu quả trong tổ chức quản trị nhân lực.

21


C. Kết luận
Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), nền kinh tế
Việt Nam đang hội nhập sâu sắc với nền kinh tế thế giới . Các doanh nghiệp của
chúng ta đang đứng trước những cơ hội và thách thức lớn khi tham gia vào sân
chơi quốc tế . Để có thế phát triển được trong một môi trường như thế , nguồn
nhân lực trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Kinh Đô nói
riêng và các doanh nghiệp hiện nay nói chung đã nhận thức được tầm quan
trọng của hoạt động quản lý nhân sự đối với mình .Phân tích công việc là công
cụ cơ bản của quản lý nhân sự , nó tác động đến mọi công tác khác của quản lý
nhân sự. Muốn hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả thì công tác phân tích
công việc phải được hoàn thiện .

22


TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Giáo trình quản trị nhân lực cơ bản- trường đại học Thương Mại
- />- Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân sự:
/>
23