Luận văn “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận tải quốc tế VT max”

LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế Việt nam có có những bước chuyển
mình đáng kể, đặc biệt là sự hội nhập với nền kinh tế trong khu vực và trên toàn
thế giới. Đây thực sự là một cơ hội lớn cho các doanh nghiệp trong nước được
mở rộng thị trường, đa dạng hóa đầu vào, học hỏi kinh nghiệm, kỹ thuật từ
nhiều nơi trên thế giới, tuy nhiên cơ hội luôn đi kèm với những khó khăn và
thách thức yêu cầu mỗi doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, thích nghi, tự
hoàn thiện và không ngừng phát triển bắt kịp tiến bộ và xu hướng để luôn đứng
vững trên thị trường. Đây là lúc vai trò của công tác quản lý, các phương hướng
chiến lược sản xuất kinh doanh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, ngoài việc
hiểu rõ về tình hình kinh tế vĩ mô, điều kiện bên ngoài thì nhà quản lý phải thực
sự hiểu rõ về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh
nghiệp mình. Do đó, Kế toán với tư cách là một bộ phận cấu thành quan trọng
của hệ thống công cụ quản lý Kinh tế –Tài chính, có vị trí không thể thiếu trong
quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh doanh, là một công cụ đắc
lực giúp các nhà quản lý hiểu rõ về doanh nghiệp của mình, từ đó đưa ra các
quyết định quản trị phù hợp. Hơn nữa, thông tin kế toán cung cấp không chỉ cần
thiết cho bản thân các doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với các
tổ chức, cá nhân có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến lợi ích của doanh
nghiệp. Đặc biệt, kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong công tác kế
toán- Tài chính, công tác bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh,
là căn cứ để công ty thực hiện xác định kết quả kinh doanh. Do vậy, hoàn thiện
công tác kế toán bàn hàng là vấn đề có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Công tác
bán hàng được thực hiện tốt, doanh nghiệp mới có điều kiện thu hồi vốn, bù đắp
chi phí, đầu tư phát triển mở rộng quy mô,…là cơ sở để tồn tại và phát triển bền
vững hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt.
Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng, sau một thời gian
thực tập tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thiết bị xây dựng
Vân Phong cùng với những kiến thức đã học được, em đã chọn đề tài “Hoàn

thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận tải
quốc tế VT max” cho chuyên đề thực tập chuyên ngành cuối khóa của mình.
Được sự giúp đỡ của tất cả các cán bộ công nhân viên trên phòng kế toán
và sự hướng dẫn của TS. LÊ PHÚ HƯNG giảng viên Khoa HTTTKT Học viện
Ngân Hàng, bước đầu em có thể làm quen với công việc và đã tạo điều kiện rất
nhiều để sắp xếp thời gian và hướng dẫn rất nhiệt tình giúp em hoàn thành
chuyên đề thực tập chuyên ngành này. Toàn bộ đề tài được trình bày trong
chuyên đề kết cấu gồm 3 chương :
- Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần
thương mại và dịch vụ vận tải quốc tế VT max.
- Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại
và dịch vụ vận tải quốc tế VT max.
- Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại
và dịch vụ vận tải quốc tế VT max.


CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA
CÔNG TY CP TM VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ VTMAX
1.1.

Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch
vụ vận tải quốc tế VTMAX

1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận
tải quốc tế VTMAX
- Buôn bán, cho thuê cẩu xích, khoan cọc nhồi, búa đóng cọc đã qua sử
dụng nhập khẩu từ Nhật Bản;
- Bán buôn, bán lẻ vật liệu xây dựng
- Buôn bán, cho thuê thiết bị và máy móc phục vụ công nông nghiệp, xây

dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi;
- Dịch vụ tư vấn xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình );
- Buôn bán vật liệu xây dựng;
- Bán buôn, bán lẻ các dụng cụ xây dựng
- …..
1.1.2. Thị trường của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận tải quốc tế
VTMAX
Việt Nam là một nước có tốc độ tăng trưởng kinh tế khá ổn định, thị
trường Việt Nam hiện nay nhu cầu mua và thuê máy xây dựng rất lớn do có
ngày càng nhiều dự án xây dựng nhà cao tầng, dự án làm cầu, làm đường,....Vì
vậy việc kinh doanh máy xây dựng rất thuận lợi.
Công ty CP thương mại và dịch vụ vận tải quốc tế VT max hoạt động tập
trung chủ yếu vào buôn bán máy móc thiết bị xây dựng do đây là hoạt động
mang lại nguồn lợi lớn cho công ty. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng
bước ổn định, phát triển và gặt hái được thành công trong việc mở rộng thị
trường đầu vào cũng như đầu ra của mình.


- Thị trường cung cấp đầu vào: Hiện nay công ty nhập khẩu máy xây
dựng từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc,...trong đó Nhật Bản là
thị trường chính. Trong nhiều năm qua, công ty đã tạo dựng được mối quan hệ
bền vững với nhiều nhà cung cấp lớn tại nhiều quốc gia như:
Tên nhà cung cấp
Asia Consuling Limited
Next Corporation
Eikoh Trading Co.Ltd
Suneight Co.,Ltd
Shinsei Trading Co.,Ltd
Sungsan Corporation
JP Nelson Corporation

Dayou Trading Company
Sany Corporation
Z&C International Trading Company
…

Quốc gia
Nhật Bản
Nhật Bản
Nhật Bản
Nhật Bản
Nhật Bản
Hàn Quốc
Singapore
Đài Loan
Trung Quốc
Trung Quốc
…

- Thị trường đầu ra của công ty: khách hàng của công ty nằm rải rác trên
nhiều tỉnh thành như: Hà Nội, Ninh Bình, Hoà Bình, Hải Phòng, Nghệ
An,... nhưng tập trung chủ yếu ở thành phố Hà Nội. Công ty đã cung cấp
rất nhiều cần cẩu bánh xích, máy khoan cọc nhồi, các loại thiết bị thi
công công trình...của các hãng nổi tiếng như HITACHI, KOMATSU,
KOBELCO, NIPPON, SHARYO, SUMITOMO,...cho nhiều khách hàng
như Tổng công ty xây dựng Thăng Long, Tổng công ty Sông Đà, Tổng
công ty xây dựng Hà Nội, VINACONEX, Tổng công ty đầu tư phát triển
hạ tầng đô thị - UNIC, Công ty xây dựng thuỷ lợi 26, Công ty cổ phần
XD CTGT 419, cảng Thanh Hoá,..
1.1.3. Phương thức bán hàng của công ty.
Phương thức bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc đẩy nhanh tốc độ

tiêu thụ, nâng cao chất lượng. Lựa chọn phương thức bán hàng sao cho hiệu quả
là điều quan trọng nhất trong khâu lưu thông hàng hóa đến người tiêu dùng một
cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Việc xác định một cách linh hoạt phương
thức bán hàng góp phần thực hiện được kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty.


Công ty sử dụng hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Trong đó chủ
yếu là bán buôn.
- Với phương thức bán buôn: hàng hoá của công ty thường được bán theo lô
hoặc được bán với số lượng lớn cho các nhà thầu xây dựng, giá hàng hóa bán ra
được phòng Kinh doanh thương mại xác định tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và
phương thức thanh toán. Công ty sử dụng hai hình thức bán buôn. Cụ thể:


Bán buôn qua kho: là phương thức bán hàng hóa trong đó hàng hóa

của công ty sau khi mua về được nhập kho chờ bán, khi có khách hàng yêu cầu,
hàng hóa sẽ được xuất bán từ kho của doanh nghiệp. Lựa chọn hình thức này, công
ty áp dụng với vật liệu xây dựng, dụng cụ xây dựng. Bán buôn hàng hóa qua kho
được thực hiện dưới hai hình thức: buôn bán hàng hóa qua kho theo hình thức giao
hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng.
Buôn bán hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp (buôn bán tại
kho): trong trường hợp này, bên phía khách hàng cử đại diện đến kho của công ty,
công ty tiến hành xuất kho hàng hóa và giao hàng trực tiếp cho đại diện bên phía
khách hàng. Sau khi tiến hành nhận hàng và xác nhận đã nhận đủ số hàng, khách
hàng tiến hành thanh toán tiền hàng hoặc chứng nhận nợ, khi đó hàng hóa được xác
định là tiêu thụ.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng hóa: trong trường hợp này.
Sau khi kí kết hợp đồng, căn cứ vào hợp đồng đã kí kết hay dựa vào đơn đăt hàng đã
được kí kết, công ty tiến hành xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện của mình hoặc

đi thuê ngoài, chuyển hàng hóa đến địa điểm đã thỏa thuận với khách hàng trong
hợp đồng. Thông thường công ty dùng phương tiện của công ty để giao hàng.
 Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: hàng hóa của công ty mua về sau khi
được kiểm nhận không tiến hàng nhập kho mà chuyển thẳng cho khách hàng.
- Phương thức bán lẻ: hàng hóa của công ty được bán trực tiếp tại các kho
bãi của công ty. Hình thức bán lẻ này, hàng hóa của công ty được bán với số
lượng ít hơn bán buôn nhưng giá cao hơn bán buôn. Các hàng hóa công ty áp
dụng hình thức này chủ yếu là thiết bị xây dựng như cần cẩu, máy khoan,...
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần thương mại


và dịch vụ vận tải quốc tế Vtmax
Vấn đề tổ chức quản lý bán hàng là một vấn đề cần được coi trọng thích
đáng trong mỗi doanh nghiệp, đồng thời phải luôn đổi mới và hoàn thiện cho
phù hợp với cơ chế thị trường trong từng giai đoạn. Tổ chức quản lý hoạt động
bán hàng tốt, hàng hóa bán ra được nhiều sẽ làm cho lợi nhuận của công ty tăng
lên, ngược lại nếu khâu bán hàng không được tổ chức tốt sẽ làm cho lợi nhuận
của doanh nghiệp giảm. Tổ chức tốt khâu bán hàng làm tăng lượng hàng hóa
bán ra, tăng khả năng thu hồi vốn nhanh, từ đó làm tăng vòng quay của vốn lưu
động cho phép tiết kiệm một khoản đầu tư sản xuất kinh doanh hàng hóa khác,
hoặc cho phép mở rộng quy mô kinh doanh hàng hóa của doanh nghiệp. Do
vậy, công ty CP thương mại và dịch vụ vận tải quốc tế Vtmax rất chú trọng đến
việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng sao cho vừa hợp lý,
phù hợp với đặc điểm của công ty, vừa đáp ứng được sự thuận tiện cho khách
hàng trong việc liên hệ mua hàng hóa của công ty.
Hoạt động bán hàng của công ty CP thương mại và dịch vụ vận tải quốc
tế Vtmax được tổ chức theo từng giai đoạn của quá trình bán hàng. Quá trình
bán hàng của công ty được tổ chức thành ba giai đoạn: giai đoạn trước bán
hàng, giai đoạn trong bán hàng và giai đoạn sau bán hàng. Việc quản lý hoạt động
bán hàng của Công ty trong từng giai đoạn cụ thể như sau:

 Quản lý giai đoạn trước bán hàng.
Giai đoạn bán hàng gồm:
- Giai đoạn tìm kiếm khách hàng: trong giai đoạn này, bộ phận phụ trách
kinh doanh của công ty có trách nhiệm nghiên cứu thị trường, xác định rõ những
phần thị trường để khai thác những cơ hội hấp dẫn do thị trường đo mang lại. Từ
đó, làm căn cứ lựa chọn các mặt hàng kinh doanh hợp lý;
- Xây dựng các chính sách bán hàng, tiếp thị, giới thiệu hàng hóa, sản
phẩm của công ty đến các khách hàng tiềm năng.
Công tác quản lý giai đoạn trước bán hàng.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, nhu cầu cũng như thị hiếu của
khách hàng ngày một tăng cao. Do vậy, việc làm thế nào để nắm bắt thị trường,


xác định đúng đắn nhu cầu của thị trường mục tiêu luôn là vấn đề sống còn đối
với các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc tiếp thị, giới thiệu sản phẩm của công
ty cũng là việc làm cần thiết trong giai đoạn này. Do trên thị trường hiện nay,
việc kinh doanh cùng ngành nghề là không thể tránh khỏi, nhiều công ty kinh
doanh cùng ngành nghề không ngừng thực hiện các chính sách bán hàng, tiếp
thị, chào hàng,…nhằm lôi kéo khách hàng về phía mình. Vậy nên, để tồn tại và
phát triển trong nền kinh tế thi trường hiện nay, bên cạnh việc chú trọng nâng
cao chất lượng hàng hóa, công ty cần phải có chính sách bán hàng, tiếp thị phù
hợp để có thể chiếm được lòng tin của khách hàng, từ đó thu được nhiều lợi
nhuận.
- Trong giai đoạn này, nhân viên trực thuộc phòng kinh doanh sẽ đảm
nhiệm việc tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra danh sách các nhóm
đối tượng có nhu cầu sử dụng hàng hóa của công ty. Sau đó, xem xét và lựa
chọn ra nhóm đối tượng được cho là phù hợp nhất với công ty và quyết định
cung cấp hàng hóa cho nhóm đối tượng đó. Kết quả của bước nghiên cứu thị
trường sẽ là căn cứ để đưa ra bản kế hoạch kinh doanh theo định kì hàng tháng,

hàng quý, hàng năm trình lên giám đốc, từ đó sẽ có kế hoạch mua hay đặt hàng
phù hợp sao cho đảm bảo đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng khi cần.
- Sau khi xác định được nhóm khách hàng mục tiêu, dựa vào các tiêu chí
phân loại khách hàng đã được nghiên cứu trước đó, tiến hành tìm kiếm các
khách hàng cụ thể và sắp xếp cho nhân viên trực tiếp đến chào hàng, tiếp thị sản
phẩm đồng thời gửi báo giá đến cho khách hàng.


Biểu 1.1: Báo giá hàng hóa dịch vụ
Đơn vị: CT CP TM VÀ DV VT QT VTMAX

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Địa chỉ: Số 23, ngõ 84 – Võ Thị Sáu – Thanh

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

Nhàn – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Hà Nội, ngày 08 tháng 09 năm 2015

BÁO GIÁ HÀNG HÓA DỊCH VỤ
Kính gửi: QUÝ KHÁCH HÀNG
Công ty cổ phần thương mai và dịch vụ vận tải quốc tế Vtmax xin trân trọng
gửi đến quý khách hàng bảng báo giá hàng hóa, dịch vụ như sau:
STT
1
2
3
4

5
6
7
…

Tên hàng hóa, dịch vụ
Máy cẩu KOBELCO model
7045
Máy cẩu KOBELCO model
7055
Máy cẩu DCH800
Máy cẩu CX500
Máy cẩu DH400- 301009
Máy cẩu thuỷ lực bánh xích
CX5500209
MASAGO
…

Đơn vị tính

Đơn giá
(VNĐ)

Chiếc

3.060.760.675

Chiếc

3.169.367.745

Chiếc
Chiếc
Chiếc

4.575.784.432
3.896.966.918
1.752.780.000

Chiếc

4.095.000.000

Bộ

1.553.427.000

…
Hà Nội, Ngày 08 tháng 09 năm 2015
Giám đốc kinh doanh
(Ký tên, đóng dấu)




Kết thúc giai đoạn trước bán hàng: phòng kinh doanh sẽ nhận được đơn

đặt hàng của khách hàng. Đối với những khách hàng đã được liên hệ nhưng
không đặt hàng sẽ được lưu lại nhằm tìm ra phương thức tiếp thị phù hợp để có
thể cung cấp hàng hóa về sau.

 Quản lý giai đoạn trong bán hàng.
Giai đoạn trong bán hàng gồm:
- Duyệt bán hàng: trong giai đoạn này, công ty tiến hành duyệt đơn hàng,
cùng phía khách hàng tiến hành lập hợp đồng, cùng thống nhất giá, thời gian
bàn giao, chế độ bảo hành, phương pháp thanh toán và chính sách chiết khấu
với khách hàng,… sau đó tiến hành kí hợp đồng.
- Giai đoạn thực hiện bán hàng gồm: công ty có trách nhiệm giao hàng
cho khách tại kho của công ty hoặc bán thẳng có vận chuyển hàng hóa đến nơi
yêu cầu hoặc giao trực tiếp cho bên mua, viết phiếu xuất kho nếu xuất hàng từ
kho của Công ty và viết hóa đơn.
Trong hoạt động duyệt bán hàng, các đơn đặt hàng được đem ra xem xét
về khả năng thực hiện, nếu có vấn đề gì về thời gian giao hàng, chủng loại hàng
hóa, đơn hàng sẽ được xem xét lại sao cho đáp ứng đúng yêu cầu của khách
hàng. Nếu đơn hàng có thể thực hiện được sẽ tiến hành kí kết hợp đồng bán
hàng.
Sau khi kí kết hợp đồng, phòng kinh doanh tiến hành thực hiện giao hàng
cho khách hàng. Nếu trong hợp đồng kí kết yêu cầu công ty giao hàng tận nơi,
công ty sẽ bố trí xe của công ty vận chuyển hàng giao cho khách, trong trường
hợp bộ phận vận chuyển quá tải công ty sẽ thuê ngoài để vận chuyển hàng hóa
cho khách hàng. Sau khi bàn giao hàng hóa nhân viên kinh doanh sẽ viết biên
bản bàn giao hàng hóa nếu giao hàng hóa không qua kho hoặc thủ kho sẽ lập
phiếu xuất kho nếu hàng hóa được xuất tại kho, hóa đơn vận chuyển được lập
độc lập với hóa đơn bán hàng hóa.
 Quản lý giai đoạn sau bán hàng
Giai đoạn sau bán hàng gồm:
- Thanh toán với khách hàng: trong giai đoạn này, khách hàng có thể


thanh toán ngay cho công ty hoặc ghi nhận nợ. Tùy thuộc vào các hình thức
thanh toán khác nhau mà công ty sẽ đưa chính sách chiết khấu phù hợp.

- Chăm sóc khách hàng sau bán hàng: sau khi bán hàng phòng kinh doanh
của công ty có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, bảo dưỡng máy móc định kỳ, duy
tu, sửa chữa, tặng linh kiện liên quan đến máy móc,thiết bị, giải quyết khiếu nại
về hàng hóa,…và các phục vụ miễn phí khác.
Hoạt động thanh toán với khách hàng do phòng kế toán thanh toán đảm
nhiệm còn hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán hàng sẽ được phòng kinh
doanh đảm nhiệm.
Việc thanh toán với khách hàng có tác động đến tốc độ luân chuyển vốn
của công ty. Do vậy, trong giai đoạn này cần chú trọng làm thế nào để đẩy
nhanh quá trình thanh toán, tránh tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn xong
vẫn đảm bảo giải quyết đúng quy định điều kiện chiết khấu của công ty, đảm
bảo công bằng cho khách hàng trong việc thanh toán tiền hàng. Để làm được
điều đó yêu cầu kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, đồng thời phải xem
xét tính hợp lý của chứng từ và ký duyệt chứng từ nhằm hạn chế sai sót có thể
xảy ra trong quá trình thanh toán.
Hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán hàng hay còn gọi là chính
sách hậu mãi, là một phần trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Khách
hàng là tài sản của mỗi doanh nghiệp, do vậy hoạt động chăm sóc khách hàng
sau bán hàng là hoạt động hết sức quan trọng. Một khi sản phẩm, dịch vụ của
doanh nghiệp có được vị trí trong lòng khách hàng từ đó khách hàng sẽ trung
thành với doanh nghiệp. không những thế, khách hàng còn có thể giúp doanh
nghiệp quảng bá thương hiệu, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, lợi thế cạnh
tranh từ đó giúp cho doanh nghiệp mở rộng thị trường đầu ra. Mặt khác, hoạt
động chăm sóc khác hàng sau bán hàng không tốt có thể làm sụt giảm uy tín của
doanh nghiệp trên trường cạnh tranh, làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh
nghiệp.
Hậu mãi mà hậu mãi tốt thể hiện sinh động của quan niệm Marketing
hiện đại: “ không chỉ quan tâm đến giao dịch mà phải quan tâm đến quan hệ với

khách hàng” và “giữ khách hàng cũ còn quan trọng hơn có khách hàng mới”.
Nhận thức được tầm quan trọng của chính sách hậu mãi, phòng kinh doanh của
công ty đã tích cực nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và đưa ra các chính sách
hậu mãi tạo điều kiện cho khách hàng giải quyết nhanh chóng các thủ tục bảo
hành sản phẩm, tu sửa sản phẩm,… đồng thời cử người theo dõi những khách
hàng thường xuyên để có chính sách bán hàng phù hợp với yêu cầu của khách
hàng trong những lần mua hàng tiếp theo.


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ VTMAX
2.1. Kế toán doanh thu tại Công ty CP thương mại và dịch vụ vận tải Quốc
tế VTMAX
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
2.1.1.1. Chứng từ sử dụng
Các chứng từ để phản ánh doanh thu bán hàng bao gồm: hóa đơn bán
hàng; hóa đơn GTGT; bảng kê bán lẻ, bán buôn hàng hóa, dịch vụ; giấy nộp tiền
của nhân viên bán hàng và các chứng từ kế toán liên quan.
Đặc trưng cơ bản của một số chứng từ như sau:
 Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT- 3LL) : khi có hợp đồng kinh tế hay yêu
cầu đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ báo lên phòng kế toán để
căn cứ trên lệnh xuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên:
-

Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn

-

Liên 2: Đưa cho khách hang

-

Liên 3: được lư trữ tại bộ chứng từ
 Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT): nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng sản

phẩm, hàng hóa xuất bán
 Giấy báo có của ngân hàng: khi khách hàng thanh toán bằng chuyển
khoản
 Phiếu thu (mẫu 01 – TT): khi khách hàng thah toán ngay bằng tiền thì
chứng từ sử dụng là phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập
thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 giao cho
thủ quỹ ghi sổ.
Sau khi hàng hóa được giao, kế toán tiến hành lập hóa đơn có chữ ký của
khách hàng. Tiếp đó, toàn bộ hồ sơ bán hàng được chuyển cho kế toán trưởng.
Kế toán trưởng căn cứ vào bộ hồ sơ bán hàng bao gồm: bản sao đơn đặt hàng, 1
bản hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị kinh tế, thực hiện kiểm tra tính khớp đúng
của chứng từ ký duyệt hóa đơn sau đó chuyển


Dưới đây là một số chứng từ tiêu biểu của công ty:
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 10 tháng 09 năm 2015

Mẫu số: 01GTKT3/001
Ký hiệu: VT/15P
Số

: 0010235

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận tải Quốc tế VTMAX
Mã số thuế:
0 1 0 5 4 7 4 9 2 0
Địa chỉ: Số 23, ngõ 84, Phố Võ Thị Sáu, Phuờng Thanh Nhàn, quận Hai Bà Trưng, Thành
phố Hà Nội
Điện thoại: 04 6651 6777
Fax: 04 3789 399
Số tài khoản: .......................................................................................................................
Họ tên người mua hàng: .....................................................................................................
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Trung Chính
Địa chỉ: 61/55 đường Trần Duy Hưng , Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Số tài khoản:.......................................................................................................................
Hình thức thanh toán: TM/ CK
Mã số thuế: 0 1 0 2 6 8 7 9 9 0
STT

A
01

Tên hàng hoá, dịch vụ

B
Máy cẩu thuỷ lực bánh xích
đã qua sử dụng hiệu CX500

Đơn vị
Số
tính lượng

C
Chiếc

1
01

Đơn giá

2
4.238.095.238

Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Bằng chữ: Bốn tỷ bốn trăm năm mươi triệu đồng chẵn

Thành tiền

3
4.238.095.238

4.238.095.238
211.904.762
4.450.000.000

Người mua hàng

Người bán hàng

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)


Biểu 2.2. Giấy báo cáo của ngân hàng
Đơn vị: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
Địa chỉ: Số 31-33 Ngô Q uyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
GIẤY BÁO CÓ
Ngày 20 tháng 09 năm 2015
Số: VCB005113.25.0216
Tên TK Nợ: Công ty TNHH Thương mại và xây
dựng Trung Chính
Địa chỉ: 61/55 đường Trần Duy Hưng , Q. Cầu Giấy,

Số tài khoản Nợ:
312167894646

Thành phố Hà Nội
Tên TK Có: CT CP TM và DVVT QT VT MAX

Số tài khoản Có:

Số tiền (viết bằng chữ): Bốn trăm triệu đồng chẵn

0451000265297

Số tiền: 4.450.000.000
Bằng chữ: Bốn tỷ bốn trăm năm mươi triệu đồng chẵn
Nội dung: Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Trung Chính thanh toán
tiền thuê máy cẩu
Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên)

Kiểm soát

Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên)
tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ


Biểu 2.3 – Phiếu thu
Đơn vị: CT CP TM và DVVT QT VTMAX

Mẫu số 01-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Bộ phận: Kế toán

Quyển số: 01

PHIẾU THU
Ngày 15 tháng 09 năm 2015

Số: 45
Nợ: 1111
Có: 1121

Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Chiến
Địa chỉ: Bộ phận Hành chính - Kế toán
Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Số tiền: 600.000.000

(Viết bằng chữ) Sáu trăm triệu đồng chẵn

Kèm theo......................

Chứng từ kế toán..................................
Ngày 15 tháng 09 năm 2015

Giám đốc

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi:

Người nộp

Người lập

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Sáu trăm triệu đồng chẵn


2.1.1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ.
Với mỗi phương thức bán hàng khác nhau sẽ có chứng từ cần sử dụng và
trình tự luân chuyển chứng từ là khác nhau.
- Với phương thức bán buôn tại kho: Khi người mua có nhu cầu mua
hàng sẽ đề xuất với phòng kinh doanh qua đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ
xem xét tình hình hàng hóa để xét duyệt bán và lập hóa đơn bán hàng. Sau đó,
hóa đơn này được chuyển cho Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt (trong
trường hợp các nghiệp vụ bán buôn xảy ra thường xuyên thì có thể bỏ qua xác
nhận). Hóa đơn bán hàng đã ký nhận được chuyển cho kế toán thanh toán để lập
phiếu thu chuyển cho thủ quỹ thu tiền nếu khách hàng thanh toán ngay. Tiếp đó,
hóa đơn được chuyển tới cho thủ kho, thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa, ký

nhận rồi chuyển lại cho kế toán định khoản, ghi sổ và đưa vào lưu trữ.
Sơ đồ 2.1: Luân chuyển chứng từ theo phương thức bán buôn tại kho
Kế toán thanh toán
Người bán
Người mua
Phòng kinh Giám
doanhđốc, KT trưởng
Thủ quỹ

NV
bán
hàng

Kế toán

Lưu
trữ,
bảo
Định khoản ghi sổ quản
Đề nghị muaHợp
hàngđồng bán hàngKý duyệt
Xuất hàng bán thẳng
Lập phiếu thu Thu tiền

- Với phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: trình
tự luân chuyển chứng từ tương tự như phương thức bán buôn qua kho theo
phương thức nhận hàng. Khi người mua có nhu cầu mua hàng, đề xuất với
phòng kinh doanh qua đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ xem xét tình hình
hàng hóa của công ty và đề nghị xuất hàng trước, sau đó xin ký duyệt của giám
đốc hoặc kế toán trưởng (nếu cần). Tiếp đến, thủ kho tiến hành xuất hàng cho

khách, chờ chấp nhận thanh toán trước khi phòng kinh doanh lập hóa đơn bán
hàng.


- Với phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: sau khi nhận được yêu
cầu mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh thực hiện kí hợp đồng với các
bên tham gia mua, bán. Sau khi bên bán xuất hàng bán theo hợp đồng, họ sẽ
xuất hóa đơn mua hàng bán thẳng cho công ty. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán tiến
hàng lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Sau đó, hóa đơn được
chuyển về cho kế toán để định khoản, ghi sổ và lưu trữ.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo phương thức bán buôn
vận chuyển thẳng:
Kế toán thanh toán
Người bán
Phòng kinhGiám
doanh
đốc, KT trưởng
Người mua
Thủ quỹ Kế toán

NV

Lưu
trữ, bảo
quản

bán
hàng

Đề nghị mua

Hợp
hàng
đồng bán hàng
Xuất hàng bánLập
thẳng
phiếu thuThu tiền
Định khoan ghi sổ
Ký duyệt

2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng.
Công tác kế toán bán hàng tại công ty được tập hợp cụ thể chi tiết theo
từng đối tượng, chi tiết từng mặt hàng, đảm bảo thực hiện tốt công tác bán hàng
và quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên do đặc điểm kinh doanh của công ty chủ
yếu là máy móc, thiết bị có giá trị lớn nên số lượng nghiệp vụ phát sinh
trong kỳ là không lớn. Các khoản giảm giá hàng bán của doanh nghiệp không
phát sinh.
Do công ty sử dụng phần mềm kế toán để ghi sổ nên trình tự ghi sổ kế
toán chi tiết doanh thu bán hàng như sau:


Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu
Chứng từ kế toán (đơn đặt
hàng, hợp đồng, hóa đươn
GTGT, phiếu thu, giấy báo
có của ngân hàng,..)

Sổ kế toán chi tiết doanh thu
bán hàng

Bảng tổng hợp doanh thu

bán hàng

Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi định kì cuối tháng
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào các chứng từ thu thập
được, kế toán tiến hang nhập liệu vào phần mềm kế toán trên máy tính, phần
mềm sẽ xử lý dữ liệu rồi tự động lên báo cáo sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo
dõi từng hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng.
Mỗi nghiệp vụ được phản ánh trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng sẽ ghi
lại một hóa đơn GTGT. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng
từng mặt hàng, kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng để tổng hợp
từng mặt hàng, dịch vụ đã được thực hiện trong tháng.


Biểu 2.4 Sổ chi tiết bán hàng: máy cẩu KOBELCO 7055
Đơn vị: CÔNG TY CỔ CP TM VÀ DỊCH
VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ VTMAX
Địa chỉ: Số 23, ngõ 84, Phố Võ Thị Sáu,

Mẫu số S35-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

P. Thanh Nhàn, Q. Hai Bà Trưng, Tp. Hà Nội

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: Máy cẩu KOBELCO model 7055
Tháng 9 năm 2015
Quyển:01

Chứng từ
NT
GS

Diễn giải
Số hiệu

10/9 XK45

Các khoản
tính trừ

Doanh thu

NT

10/9 Xuất bán cho CT Lê Đức

TK
ĐƯ

SL
(chiếc)

131

1

x

1

Cộng số phát sinh

ĐG

Thành tiền

x

3.243.243.619
3.243.243.619

- Giá vốn hàng bán:

3.169.367.745

Người ghi sổ

Khác (521,
531, 532)

3.243.243.619 3.243.243.619

- Doanh thu thuần:
- Lãi gộp:
Sổ này có … trang, đánh từ trang số … đến trang số …
Ngày mở sổ: Ngày tháng năm 2014

Thuế

73.875.874

Hà Nội, Ngày 30 tháng 09 năm 2015
Kế toán trưởng


Biểu 2.5 Sổ chi tiết bán hàng: Máy cẩu DCH800
Đơn vị: CÔNG TY CỔ CP TM VÀ DỊCH VỤ
VẬN TẢI QUỐC TẾ VTMAX
Địa chỉ: Số 23, ngõ 84, Phố Võ Thị Sáu,

Mẫu số S35-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

P. Thanh Nhàn, Q. Hai Bà Trưng, Tp. Hà Nội

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: Máy cẩu DCH800
Tháng 9 năm 2015
Quyển:01
Chứng từ
NT GS

TK
Diễn giải

Số
hiệu

…

…

…

10/9

XK46 10/9

Đ
Ư

NT
…
D&C
Cộng số phát sinh

ĐG

(chiếc)

Thành tiền

Thuế (521, 531,
532)

…

…

5.028.571.428 5.028.571.42

1
x 1

tính trừ
Khác

SL

… …

Xuất bán cho CT 13 1

Các khoản

Doanh thu

8
x

5.028.571.42

- Doanh thu thuần:

8
5.028.571.42

- Giá vốn hàng bán:

8
4.575.784.43

- Lãi gộp:

2
452.786.996

Sổ này có … trang, đánh từ trang số … đến trang số …
Ngày mở sổ: Ngày tháng năm 2014
Hà Nội, Ngày 30 tháng 9 năm 2015
Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Ngoài ra, trong tháng 3, công ty còn có doanh thu về các mặt hàng và dịch vụ


khác như: Máy cẩu CX500, Kelly Bar, cho công ty Delta thuê máy cẩu
Ta có bảng tổng hợp Doanh thu bán hàng tháng 9 năm 2015 của công ty như
sau:
Biểu 2.6. Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu
Đơn vị: CÔNG TY CỔ CP TM VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC
TẾ VTMAX
Địa chỉ: Số 23, ngõ 84, Phố Võ Thị Sáu, P. Thanh Nhàn, Q. Hai Bà
Trưng, Tp. Hà Nội

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

ST

Mã

Tên hàng hóa,

T

KH

dịch vụ

1
2
3
4

CTL
Đ
CTD
C
CTT
C
CTID
C

Máy cẩu 7055
Máy cẩu DCH800
Máy cẩu CX500

Kelly Bar

Tài khoản: 511
Tháng 9 năm 2015
SL
ĐVT Xuấ

ĐG

Thành Tiền

t
Chiế
c
Chiế
c
Chiế
c
Chiế
c

1
1
1
1

3.243.243.
619
5.028.571.4
28

4.238.095.2
38
407.725.
714

3.243.243.619
5.028.571.428
4.238.095.238
407.725.714

Dịch vụ thuê máy
5

CTD cẩu theo HĐ
T

Thán

0310/VAFO-

g

1

90.000.0
00

90.000.000

DELTA

Dịch vụ thuê máy
6

CTD cẩu theo HĐ
T

Ngày 26

0410/VAFO-

2.272.7
27

59.090.909

DELTA
Cộng

13.066.726.910


Người lập biểu

Thủ kho

( đã kí)

(đã kí)

2.1.3. Kế toán tổng hợp doanh thu
Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu bán hàng
Chứng từ kế toán ( đơn đặt hàng, hợp
đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu
thu, giấy báo có của ngân hàng,…)

NHẬT KÝ CHUNG

Sổ cái TK 511

Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi định kì cuối tháng
Hàng ngày, cùng với việc tập hợp và cập nhật chứng từ bán hàng, phần
mềm kế toán sẽ đồng thời tự động phản ánh các bút toán lên sổ Nhật ký chung
và Sổ cái TK511


Biểu 2.7 Trích Sổ nhật ký chung của công ty
Đơn vị: CÔNG TY CỔ CP TM VÀ DỊCH VỤ
Mẫu số: S03a-DN
VẬN TẢI QUỐC TẾ VTMAX
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐĐịa chỉ: Số 23, ngõ 84, Phố Võ Thị Sáu,
BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
P. Thanh Nhàn, Q. Hai Bà Trưng, Tp. Hà Nội

BTC)
SỔ NHẬT KÍ CHUNG
Tháng 9 năm 2015
Trang:

01
Đơn vị tính: VND
Chứng từ
Ngày
tháng

Số hiệu

ghi sổ
A

B

Đã

Ngày

Diễn giải

tháng

ghi Sổ
Cái

C

D

E

Số phát sinh
Số hiệu
TKĐƯ

Nợ

Có

F

1

2

Số trang trước chuyển sang
…

…

…

…

0010233

10/9

Doanh thu bán hàng

0010234

10/9

4.794.413.010 4.794.413.010
…

Doanh thu bán hàng

…

…

…

131

3.405 405.800

511

3.243.243.619

333

162.162.181

131

5.280.000.000

511
…

…

…

23/9

0010235

23/9

…
Doanh thu bán hàng (máy

…

cẩu CX500)

5.028.571.428

…

…

…

131

4.238.095.238

511
0010236

29/9

…

…

…

30/9

0010237

30/9

30/9

…

0010238

…

30/9

…

Doanh thu bán hàng

…
Cho công ty Delta

131

…

Cho công ty Delta thuê máy

407.725.714

333

20.386.286

…

…

…

…

99.000.000

511

90.000.000

333

9.000.000

131

cẩu

…

428.112.000

511

131

thuê máy cẩu

4.238.095.238

65.000.000

511

59.090.909

333

5.909.091

…

…

…


Cộng phát sinh

76.621.311.671 76.621.311.671

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
- Ngày mở sổ 01/01/2015
Ngày 30 tháng 9 năm 2015
Người lập biểu

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu 2.8 : Sổ cái tài khoản doanh thu
Đơn vị: CÔNG TY CỔ CP TM VÀ DỊCH VỤ

VẬN TẢI QUỐC TẾ VTMAX
Địa chỉ: Số 23, ngõ 84, Phố Võ Thị Sáu,
P. Thanh Nhàn, Q. Hai Bà Trưng, Tp. Hà Nội

Mẫu số S03b - DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)