Quản lý giỏi là quản lý dự báo

QUẢN LÝ GIỎI LÀ QUẢN LÝ DỰ BÁO
Không ít các nhà quản lý tin tưởng rằng công việc của họ đơn thuần là giải quyết
những vấn đề nảy sinh. Quan điểm này không sai nhưng thực tế đây chỉ là phần nhỏ
trong hàng ngàn công việc mà một nhà quản lý phải thực hiện.
Quan trọng hơn, công việc của họ phải ngăn ngừa trước những vấn đề có thể xảy ra. Đây là
sự khác nhau căn bản giữa quản lý phản ứng - giải quyết những vấn đề khi chúng xuất
hiện, và quản lý dự báo hay quản lý đoán trước - cố gắng ngăn chặn, dự đoán những vấn
đề phát sinh từ điểm xuất phát ban đầu.
Quản lý phản ứng
Quản lý phản ứng giải quyết những vấn đề khi chúng xảy ra. Đó là một phong cách quản lý
được ngưỡng mộ cao vì những khả năng nhanh chóng đưa nguồn lực quay trở lại sản xuất,
nguồn lực này có thể là máy móc hoặc nguồn nhân lực (yếu tố con người). Nếu bạn quản
lý phản ứng tốt, thì bạn:
- Quyết định và có khả năng hành động nhanh,
- Có thể tìm thấy nguyên nhân gốc rễ của những sự kiện,
- Sáng tạo và có thể phát triển nhiều giải pháp,
- Có tính chất đổi mới và có khả năng tìm ra những cách mới để giải quyết các vấn đề,
- Điềm tĩnh và điều khiển tốt ngay cả trong giai đoạn giữa của "cơn khủng hoảng".
Một người quản lý phản ứng tốt có thể duy trì được khả năng bình tĩnh, phân tích vấn đề
nhanh, và tìm thấy nguyên nhân gốc của nó. Ngoài việc lần tìm ra dấu vết những triệu
chứng của vấn đề, họ còn có thể tư duy được nhiều giải pháp khả dĩ, một số trong đó đã
được kiểm chứng hoặc là giải pháp mới, và sẽ chọn lựa được phương pháp tối ưu. Hơn thế,
họ còn nhanh nhạy trong việc áp dụng giải pháp này để xử lý vấn đề.
Quản lý phản ứng rõ ràng là một kỹ năng mà một nhà quản lý cần phải có. Bằng việc giải
quyết nhanh những vấn đề phát sinh, họ có thể giúp cho nhân viên, máy móc nhanh chóng
quay trở lại công việc và một lần nữa mang lại hiệu suất công việc.
Tuy nhiên, đây không phải là kiểu quản lý tốt nhất. Những nhà quản lý cần phải tập trung
vào nâng cao khả năng của họ trong quản lý dự báo.
Quản lý dự báo
Quản lý dự báo tập trung vào giảm bớt số lượng những vấn đề yêu cầu quản lý phản ứng
phải xử lý. Quản lý dự báo được càng nhiều vấn đề thì sẽ càng giảm được gánh nặng cho

quản lý phản ứng. Nếu bạn là một nhà quản lý dự báo tốt, thì bạn
- Tư duy và phân tích,
- Bình tĩnh,
- Ý thức hơn về những vấn đề quan trọng so với các vấn đề đơn thuần mang tính khẩn cấp,
- Có thể nhận dạng những khuôn mẫu của sự thất bại,
- Tập trung hơn vào việc “tại sao” lại làm sai điều đó hơn là “cái” có thể được tiến hành
theo khuôn mẫu,
- Có thể lưu giữ, khái quát được hình ảnh của bức tranh tổng thể khi làm việc thông qua
những chi tiết cụ thể.
Người quản lý dự báo tốt thường khác biệt so với nhà quản lý thông thường ở khả năng họ
có thể nhận dạng tốt những điều kiện dẫn tới một số vấn đề nhất định và có thể thực hiện
các biện pháp để giảm bớt hay loại trừ vấn đề đó.
Ngoài việc quan tâm đến vấn đề mang tính tức thời, họ còn phải là người có khả năng kết
dính, sâu chuỗi những điều kiện hiện thời với thông tin trước đó và dự đoán khi nào những
vấn đề có thể nảy sinh.
Phong cách quản lý dự báo là một khả năng quan trọng đối với một nhà quản lý cần có.
Càng nhiều vấn đề có thể được phòng ngừa thông qua quản lý dự báo thì càng ít nguồn lực
sẽ cần phải huy động để đối phó với những vấn đề phát sinh. Quản lý dự báo không thay
thế quản lý phản ứng, nhưng nó góp phần giảm bớt nhu cầu cần thiết cho quản lý phản
ứng.
Quản lý phản ứng tốt hơn
Làm thế nào để một nhà quản lý có thể dự báo tốt hơn? Cách tốt nhất là thực hành. Mỗi
ngày hãy dành khoảng thời gian nào đó để tập trung vào việc quản lý dự báo và phát triển,
rèn luyện những kỹ năng liệt kê ở trên. Dưới đây là một ví dụ về việc thực hành những
hành vi quản lý dự báo giúp bạn luyện tập kỹ năng này tốt hơn.
- Lên lịch trình một cuộc gặp với chính bạn và phác thảo nó chỉ trong nửa giờ. Nếu cần
thiết hãy đóng cửa, tắt máy di động,… để sao cho bạn có thể tập trung, không bị điều kiện
ngoại cảnh quấy rầy.
- Nhặt ra đâu là vấn đề đau đầu nhất trong tổ chức của bạn, rồi cho phép bản thân bạn chỉ
nghĩ về nó.

- Nhớ lại xem nó đã xảy ra mới đây nhất khi nào?
- Nguyên nhân nào gây ra?
- Những cảnh báo và chỉ dẫn nào các bạn đã đưa ra trước khi nó xảy ra?
- Bạn đã làm gì để đưa nó trở lại trạng thái bình thường?
- Lẽ ra bạn đã có thể có được làm gì để ngăn ngừa nó?
- Bạn có thể làm gì trong thời điểm hiện tại để giảm bớt nguy cơ nó xảy ra lần nữa?
- Bắt đầu theo dõi những dấu hiệu cảnh báo bạn ghi chú ở trên.
- Khi những dấu hiệu đó xuất hiện tiếp, hãy áp dụng giải pháp trước đây trước khi vấn đề
trở nên trầm trọng. Đánh giá những kết quả và điều chỉnh khi cần.
Thực hành quản lý dự báo càng nhiều, bạn sẽ càng quản lý dự báo tốt hơn. Và tất nhiên
khả năng quản lý phản ứng vẫn không thể thiếu nhưng nó sẽ đóng vai trò hỗ trợ cho quản
lý dự báo.
Làm tốt công việc quản lý dự báo, nguồn lực của bạn sẽ được đầu tư nhiều cho việc tiến
hành các công việc hơn là để giải quyết các vấn đề và ổn định sản xuất. Như vậy, bạn sẽ có
nhiều thời gian hơn để suy ngẫm và dự đoán trước các vấn đề có thể phát sinh.
Theo Management/Lãnh đạo