SKKN;MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGA AN

MỤC LỤC
Trang
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 2
VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGA AN 2
1. Đặt vấn đề 2

2. Giải quyết vấn đề 3
2.1. Cơ sở lý luận của vấn đề 3
2.2. Thực trạng của vấn đề. 3
2.2.1. Thuận lợi 3
2.2.2. Khó khăn 4

2.3. Các các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề 4
2.3.1. Về công tác Văn thư 4
2.3.2. Về công tác Lưu trữ: 9

2.4. Hiệu quả của SKKN 10
2.4.1. Nghiệp vụ văn thư 10
2.4.2. Nghiệp vụ lưu trữ 11

3. Kết luận 11

1


MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGA AN
1. Đặt vấn đề
Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, các ngành, các lĩnh vực hoạt
động đều có những đóng góp nhất định và luôn tự cải tiến để vươn tới sự hoàn
thiện. Một trong những công việc quan trọng mà cơ quan nào cũng cần phải có để

duy trì sự hoạt động của cơ quan mình và là một phần đóng góp to lớn trong công
cuộc đổi mới đất nước hiện nay và trong tương lai. Đó chính là công tác Văn thưLưu trữ.
Công tác văn thư-Lưu trữ trường học là một hoạt động quản lý bảo quản
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho Hiệu trưởng quản lý, điều hành công việc;
phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu một cách năng suất, chất lượng, hiệu quả,
đồng thời góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng hoạt động của nhà trường;
phục vụ cho việc thanh kiểm tra, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nâng cao chất
lượng giáo dục theo mục tiêu nhà trường đề ra. Ý thức được vai trò, chức năng
nhiệm vụ của mình tôi luôn trau dồi kiến thức, học hỏi đồng nghiệp và tích lũy kinh
nghiệm để cải tiến, tìm ra những biện pháp mới nâng cao hiệu quả công tác.
Với phương châm “Học đi đôi với hành - lý thuyết gắn liền với thực tế” là
mục tiêu đào tạo của các nhà trường nói chung và trường THCS Nga An nói riêng.
Để nâng cao chất lượng giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
xã hội và năng lực áp dụng lý luận vào thực tiễn rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho
cán bộ Văn thư - Lưu trữ sao cho khoa học nhất thì nghiên cứu khoa học là một
khâu rất quan trọng. Thông qua sáng kiến kinh nghiệm mỗi chúng ta có thể cập
nhật thêm những kiến thức nghề nghiệp một cách đầy đủ hơn để phục vụ cho nhà
trường, cho xã hội. Bởi quá trình nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm sẽ giúp chúng
ta có những kinh nghiệm nghề nghiệp để vận dụng vào quá trình làm việc một cách
sáng tạo, thích ứng nhanh nhẹn hơn với từng công việc cụ thể và tạo cho bản thân
thêm một phong cách làm việc đúng với chuyên trách của mình.
Qua nhiều năm thực hiện nghiệm vụ công tác Văn thư - Lưu trữ trong nhà
trường, tôi nhận thấy khi soạn thảo văn bản, việc tìm kiếm các thông tin, các tài
liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được
lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp
thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc nhà trường được tiến hành thuận
lợi hay không phần nhiều phụ thuộc vào việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Bởi lẽ,
việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành đều có ảnh hưởng lớn đến việc thực
hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ là cầu nối giữa công tác
văn thư với công tác lưu trữ. Đó cũng chính là một trong những lí do tôi chọn nội

2


dung: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ ở
trường THCS Nga An”. Làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Giải quyết vấn đề
2.1. Cơ sở lý luận của vấn đề
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động quản lý của nhà trường,
đảm bảo thông tin bằng văn bản bao gồm các công việc về xây dựng và ban hành
văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
của nhà trường. Vì vậy công tác văn thư đóng một vai trò hết sức quan trọng trong
quá trình hoạt động của nhà trường phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời,
bí mật và hiện đại.
Công tác Lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản
chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Trong quá trình thực hiện các nội
dung công việc, công tác lưu trữ trong nhà trường phải đảm bảo tính khoa học, cơ
mật.
Bản thân là người làm công tác Văn thư - Lưu trữ tôi nhận thấy việc xây
dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu ứng dụng tốt
công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu
soạn thảo văn bản. Ý thức được vai trò đó tôi luôn tìm tòi, cải tiến để tìm ra những
biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính,
góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường đề ra.
2.2. Thực trạng của vấn đề.
Trong những năm trước đây, công tác Văn thư - Lưu trữ trường học chưa
thực sự được các cấp, các ngành, nhà trường quan tâm. Phần lớn các nhà trường
chưa có nhân viên làm công tác này mà chỉ mới phân công kiêm nhiệm, vì thế họ

chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Những năm
gần đây nhờ sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, việc bố trí nhân viên văn thư lưu trữ
đã được đưa vào các nhà trường nên công tác Văn thư - Lưu trữ đã có nhiều khởi
sắc.
Tại trường THCS Nga An, qua những năm làm công tác văn thư lưu trữ tôi
đã gặp những thuận lợi và khó khăn sau:
2.2.1. Thuận lợi
Trường THCS Nga An hoạt động dưới hình thức phục vụ nhân dân và các cá
nhân ban ngành có liên quan về giáo dục trên địa bàn xã Nga An. Đảm bảo đúng
với nội dung, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước về yêu cầu giáo dục. Vì

3


vậy công tác Văn thư của nhà trường đã đi vào ổn định từ khi thành lập và hoạt
động đến nay.
Công tác Văn thư - Lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Nga
Sơn, Đảng chính quyền, ban ngành đoàn thể, Hội cha mẹ học sinh và nhân dân rất
quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ
thầy, cô giáo, nhân viên hành chính năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn,
luôn ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đạt chuẩn quốc gia đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho công tác
quản lý, dạy học và các hoạt động khác.
2.2.2. Khó khăn
- Công tác Văn thư - Lưu trữ của nhà trường gặp rất nhiều khó khăn như: Cơ
sở vật chất trường chuẩn quốc gia đã xuống cấp, trang thiết bị máy móc còn hạn
chế, chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ. Tủ lưu trữ
hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng, cặp, hộp đựng tài liệu của nhà trường còn
thiếu,…

- Khâu thu thập, xử lý thông tin, lập hồ sơ hiện hành chưa thường xuyên dẫn
tới việc thất lạc tài liệu.
- Chưa phân loại văn bản đến theo từng cấp và theo thời gian khó khăn cho
việc tìm kiếm thông tin,…
Để khắc phục được những khó khăn trên tôi đã tìm ra giải pháp thực hiện
một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nghiệm vụ giao cũng
như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
2.3. Các các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của nhà trường, về tổ chức công tác văn thư
lưu trữ ở trường THCS Nga An là hình thức văn thư lưu trữ đơn vị. Tất cả các văn
bản, giấy tờ đều được chuyển tới phòng văn thư trường THCS Nga An, cán bộ văn
thư tiến hành khâu nghiệp vụ. Như vậy, với hình thức văn thư tập trung được áp
dụng theo đúng quy định của Nhà nước phù hợp với cơ cấu tổ chức nhà trường.
2.3.1. Về công tác Văn thư
- Tình hình cán bộ: Do biên chế cán bộ ít, đồng thời là cơ quan chuyên môn
trực thuộc Phòng Giáo dục huyện có một cán bộ văn thư được đào tạo đúng
chuyên ngành nên thao tác về nghiệp vụ nhanh nhẹn, chính xác, quá trình giải
quyết công việc khoa học, việc xử lý thông tin đáp ứng được tối đa hiệu lực của
văn bản, tài liệu được sắp xếp khoa học, hợp lý từ khâu đóng dấu, gửi văn bản đi,
nhận văn bản đến, đánh máy, in, phôtô và một số công việc liên quan; đồng thời
trực tiếp quản lý các thông tin đầu ra và các thông tin gửi đến. - Trường THCS Nga

4


An: Trường THCS Nga An là đơn vị độc lập nên con dấu và công tác văn thư cũng
riêng biệt. Vì vậy công tác văn thư đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Hiệu trưởng
nhà trường.
- Bố trí nơi làm việc: Nhìn chung cách bố trí nơi làm việc giữa phòng Hiệu
trưởng và phòng văn thư là phù hợp, đáp ứng được nhu cầu cho cán bộ làm việc,

nên thuận tiện cho việc trao đổi thông tin cũng như giải quyết công việc đạt hiệu
quả.
- Trang thiết bị phụ vụ công tác văn thư: Trang thiết bị là một trong những
yếu tố quan trọng đảm bảo hiệu quả của công tác văn thư đồng thời giúp cho cán bộ
văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trang thiết bị gồm có: - Máy vi tính, máy in, máy photo, điện thoại;
- Tủ đựng tài liệu;
- Bàn ghế làm việc;
- Giá, cặp 3 dây;
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến,…
Ngoài ra còn có các văn phòng phẩm: bút, ghim, hồ dán, kéo, băng dán,….
Để công tác văn thư đực hiệu quả thì nên bố trí phòng văn thư riêng có vách ngăn
giữa bàn làm việc và nơi tiếp khách; máy vi tính, điện thoại, văn phòng phẩm được
sắp xếp khoa học trên bàn làm việc. Như vậy sẽ tạo sự thuận lợi cho cán bộ văn thư
làm nhanh, hiệu quả công việc cao.
- Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư: Là cơ quan chuyên môn, nên mọi hoạt
động của nhà trường đều đặt dưới sự quản lý của Hiệu trưởng, khi có văn bản đến
văn thư có nhiệm vụ trình Hiệu trưởng, Hiệu trưởng đọc kỹ nội dung để nắm được
nội dung văn bản, sau đó giao cho các cán bộ phụ trách từng mảng soạn thảo, lên
kế hoạch thực hiện.
Hiệu trưởng chịu trách nhiệm khi văn bản triển khai; đồng thời trực tiếp soạn
thảo và ban hành các văn bản đặc biệt quan trọng, sau đó cán bộ văn thư đánh máy,
in, xin chữ ký và hoàn thành các thủ tục trước khi ban hành.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Văn bản đi được quản lý thống
nhất tại bộ phận hành chính, cán bộ văn thư thực hiện các khâu nghiệp vụ đúng
theo quy định của Nhà nước đó là: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản.
+ Đánh máy và in văn bản. Đây là khâu quan trọng cho nên phải kiểm tra kỹ,
đảm bảo chính xác, đúng thể thức quy định đối với từng loại văn bản, với những
văn bản có nội dung quan trọng như văn bản “Mật”, “Tối mật”,… phải đảm bảo

giữ bí mật theo đúng quy định. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin,
tài liệu đã xử lý trước là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được
lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
cho người soạn thảo văn bản. Do đó, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc
đẩy thực hiện tốt công tác văn thư, đáp ứng được thông tin hai chiều. Sau khi đánh

5


máy xong phải kiểm tra, đối chiếu lại với bản gốc rồi trình cho Hiệu trưởng xem
xét, ký văn bản.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi thực
hiện các công công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra lại về
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
kịp thời báo cáo Hiệu trưởng xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng văn bản: Ghi số của văn bản, tất cả văn bản đi của
nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ
thống số chung của nhà trường và do văn thư thống nhất quản lý. Ghi ngày, tháng
văn bản, được thực hiện theo quy định, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả
rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơm 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
+ Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy
định.
+ Đóng dấu: Theo TCVN 5700-2002 quy định: Dấu cơ quan phải được đóng
trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Việc đóng dấu đúng theo quy định sẽ
làm tăng tính hiệu lực pháp lý của văn bản và tránh được tình trạng mạo danh chữ
ký, đóng dấu các phụ lục kèm theo dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phàn các tờ giấy.
+ Đăng ký văn bản: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính. Sau khi đã hoàn tất về mặt thể thức cán
bộ văn thư tiến hành làm thủ tục đăng ký văn bản đi.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm: 09 cột

TT

Ngày, tháng
VB

Số và ký hiệu
VB

1
01

2
01/9/2013

3
01/QĐ-HTr

Tên loại và trích
yếu nội dung VB

Người ký

4
5
Quyết định về HT.
việc ban hành Thịnh
kèm theo kế Văn Bạch
hoạch năm học.

Nơi nhận

6
-Phòng
GD&ĐT
huyện
Nga Sơn;
-Các tổ
trưởng
đoàn thể.

Số
lượng
bản

7
7

Đơn vị
hoặc
người
nhận
bản lưu

Ghi
chú

8

9

Văn thư

Hàng năm số văn bản được ban hành không nhiều nên cán bộ văn thư đăng
ký vào một sổ thống nhất. Mỗi văn bản ban hành đều được lưu lại 02 bản chính, 01
bản gửi người phụ trách công việc, 01 bản lưu ở văn thư được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.

6


Quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, xét về tổng thể các bước
được áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước.
Thực trạng đăng ký văn bản vào sổ đăng ký công văn đi ở trường THCS Nga
An cho thấy, cán bộ phụ trách đã đăng ký đầy đủ các cột mục trong sổ. Điều này
không chỉ giúp cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tránh mất mát, thất lạc tài
liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết một cách nhanh
chóng và dễ dàng.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Trường THCS Nga An là cơ
quan chuyên môn do vậy khối lượng văn bản đến hàng năm khoảng 350 văn bản
của nhiều cơ quan khác nhau:
+ Cơ quan chủ quản: Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Nga Sơn;
+ Cơ quan cấp trên: UBND huyện;
+ Cơ quan ngang cấp: Các trường trong huyện;
+ Từ các đoàn thể, cá nhân,…
Văn bản gửi đến bằng nhiều con đường (Bưu điện, chuyển tay trực tiếp, hộp
thư điện tử,…) với nhiều loại hình văn bản khác nhau (Quyết định, Chỉ thị, Nghị
quyết, Công văn,…). Vì vậy việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến có vai
trò đặc biệt quan trọng. Việc thực hiện đúng ngay từ khâu đầu tiên (tiếp nhận văn

bản) góp phần nâng cao hiệu quả cộng việc. Nhận biết được điều đó, ngay từ khi có
văn bản đến, cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản, phân loại (những văn bản gửi cho
cá nhân, đích danh được gửi tới người đó) những văn văn bản thuộc cơ quan được
bóc bì, sau đó tiến hành đăng ký văn bản đến.
+ Ghi số và ngày đến: Số đến được đánh bằng số tự nhiên, đánh liên tục từ số
01 của ngày đầu tiên trong tháng, đến số cuối cùng của văn bản đến trong năm theo
quy định của văn bản quản lý Nhà nước. Với cách đánh số như vậy khi nhìn vào sổ
đăng ký ta sẽ xác định được ngay số lượng văn bản gửi đến từ đầu năm đến giờ,
việc quản lý văn bản lẽ thuận lợi vì theo một thể thống nhất.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến gồm: 09 cột
Tên loại
Nơi
và trích
nhận,
yếu nội
người
dung VB nhận
2
3
4
5
6
7
22/3/2014 Phòng
27/GD&ĐT 21/3/2014
V/v Thi Trường
GD&ĐT
học sinh THCS
huyện
giỏi lớp Nga An

Nga Sơn
6,7,8
năm học
20132014

Số
Ngày đến
đến
1
01

Nơi gửi
VB

Số, ký hiệu
VB

Ngày
tháng
VB

Ký
nhận

Ghi
chú

8

9

7


Các văn bản đến được đăng ký chính xác, đầy đủ vì vậy rất thuận lợi cho
việc quản lý, tra tìm văn bản. Khi thực hiện xong các khâu nghiệp vụ đó cán bộ văn
thư trình ngay cho Hiệu trưởng để xin ý kiến giải quyết và biện pháp giải quyết.
Căn cứ vào đó cán bộ văn thư chuyển đến bộ phận hoặc cá nhân nào đó mà Hiệu
trưởng giao trong thời gian sớm nhất. Quá trình này được thực hiện nhanh chóng,
kịp thời vì vậy phát huy được tối đa hiệu lực pháp lý của văn bản, đồng thời chỉ đạo
kịp thời đến toàn thể cán bộ giáo viên và học sinh. Trong quá trình giải quyết công
việc, cán bộ văn thư theo dõi, kịp thời báo cáo cho Hiệu trưởng để có những biện
pháp thích hợp giúp cho chất lượng công việc đạt hiệu quả cao.
- Lập hồ sơ hiện hành: Các công văn giấy tờ được sắp xếp theo từng vấn đề,
sự việc, phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.
Ví dụ: Hồ sơ nhà trường, các văn bản giấy tờ được sắp xếp theo từng vấn đề
như sau:
+ Về công tác tổng hợp và thi đua.
. Hồ sơ khen thưởng giáo viên năm học 2012 – 2013.
. Hồ sơ khen thưởng học sinh năm học 2012 – 2013.
+ Về công tác nghiên cứu khoa học.
. Hồ sơ đăng ký tên đề tài và đề tài nghiên cứu khoa học năm học 2012-2013.
. Hồ sơ kết quả đề tài SKKN.
+ Về hồ sơ học sinh:.
. Học bạ, sổ ghi điểm: Xếp theo từng lớp học sinh, định kỳ giao cho giáo
viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm
tra kỹ trước khi trình Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm. Thường xuyên theo
dõi tham mưu cho Hiệu trưởng ký duyệt đúng thời gian qua định. Khi giao-nhận
giáo viên ký vào sổ không để thất lạc, sắp xếp ngăn nắp trong ngăn tủ.
. Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu

giữ cẩn thận, bảo quản, tránh thất lạc. Học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ
ràng, nếu nhận thay thì phải có giấy ủy quyền.
+ Về hồ sơ giáo viên.
. Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy, trong đó các loại
Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá CBCC, các chứng nhận
khen thưởng, thi đua. Trong quá trình lưu giữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn và tên
của mỗi giáo viên được sắp xếp theo vần ABC để khi sử dụng tiện cho việc tìm
kiếm kịp thời.
. Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu Pmis
trên máy vi tính, được cập nhật thường xuyên và lưu giữ cẩn thận.
Lập hồ sơ hiện hành song song với quá trình giải quyết công việc có ý nghĩa
quan trọng. Các văn bản thu được đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn, thất lạc văn
bản đồng thời rút ngắn thời gian và đem lại hiệu quả cao; có tác dụng quản lý chặt
chẽ các tài liệu một cách nhanh nhất tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.

8


Lập hồ sơ hiện hành tức là làm tốt bước đầu tiến hành phân loại xác định giá
trị tài liệu, đây chính là cơ sở, là tiền đề để cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý
và khâu nghiệp vụ khác.
Với tinh thần trách nhiệm cao, luôn ý thức về công việc mình làm nên các hồ
sơ được bảo quản tốt, các tiêu đề được viết cẩn thận để trong cặp 3 dây và đặt trong
tủ đảm bảo thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu.
- Tình hình quản lý và sử dụng cong dấu: Công tác quản lý và sử dụng con
dấu ở trường THCS Nga An được thực hiện theo Điều 13 của Nghị định 62/CP
ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định quản lý và sử dụng con dấu.
Các loại dấu gồm: Dấu cơ quan, dấu họ tên (Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng),
dấu Công đoàn.
Dấu được quản lý trong hộp riêng, để trong tủ có khoá chắc chắn. Hiệu

trưởng và cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu cơ quan mình.
Mỗi tháng cán bộ văn thư làm vệ sinh con dấu một lần đảm bảo con dấu luôn sạch
sẽ, khi đóng dấu mực không bị mờ, nhoè.
Con dấu chỉ được sử dụng khi có chữ ký của Hiệu trưởng hoặc phó Hiệu
trưởng trên các văn bản, chứng từ theo quy định.
Ngoài ra, người được giao nhiệm vụ giữ dấu (văn thư) phải có trách nhiệm
sử dụng và bảo quản con dấu, khi đi vắng phải bàn giao cho người được uỷ quyền.
Mọi vi phạm liên quan đến con dấu thì người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật.
2.3.2. Về công tác Lưu trữ:
Kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ: Tiếp tục thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh
lưu trữ quốc gia, Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/2000 của Thủ tướng Chính phủ, Chỉ
thị của chủ tịch UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu trữ trong tỉnh.
- Tình hình tổ chức và cán bộ: Công tác lưu trữ của trường THCS Nga An đặt
dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng. Các tài liệu liên quan đến công tác của từng bộ
phận đó phải quản lý.
Ví dụ: Nếu tài liệu thuộc bộ phận Công đoàn, Đoàn thanh niên, Đội thiếu
niên thì do tổ chức đó lưu giữ và quản lý nhằm phục vụ cho công tác tra cứu của tổ
chức đó.
- Thu thập, chỉnh lý tài liệu: Thực hiện về thu nhập tài liệu đã giải quyết
xong để xử lý, đưa lên giá bảo quản, phục vụ cho công việc quản lý, tra cứu của
cán bộ giáo viên trong nhà trường.
- Bảo quản tài liệu, trang thiết bị bảo quản: Bảo quản tài liệu là nghiên cứu
và sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài
liệu nhằm phục vụ tốt nhất yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu trong hiện tại và
tương lai. Nhà trường đã có kế hoạch nâng cấp, bổ sung trang thiết bị bảo quản tài
liệu lưu trữ. Bên cạnh các trang thiết bị bảo quản đã có như: Giá, tủ, cặp 3 dây,…

9

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá
trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và giải
quyết những những nhiệm vụ hiện hành của nhà trường. Nhà trường đã có phòng
thư viện phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên còn một số
hạn chế là chưa có quy chế sử dụng tài liệu, không có bản hướng dẫn phân loại tài
liệu, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bản hướng dẫn huỷ tài liệu nên tài liệu
loại ra tiêu huỷ còn chất đống chưa được giải quyết. Vì vậy việc thực hiện nghiệp
vụ lưu trữ còn nhiều hạn chế, chưa đúng với quy định của Nhà nước.
- Thống kê và kiểm tra: Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các công cụ
chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác, số lượng, chất lượng, thành phần nội
dung, tình trạng tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu
trữ. Hiệu trưởng thường xuyên kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Qua đó
biết được tình hình tài liệu như thế nào? Có bị mất không? … giúp cho việc bổ
sung tài liệu được đầy đủ, kịp thời, biết được trạng thái tài liệu để có biện pháp
đúng đắn và giúp cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao.
2.4. Hiệu quả của SKKN
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ ở trường
THCS Nga An, tôi nhận thấy kết quả công việc khi chưa áp dụng các biện pháp đến
khi áp dụng các biện pháp trên đây hiệu quả công việc được tăng lên rõ rệt, cụ thể:
Trên cơ sở vận dụng các biện pháp trên của đề tài đã góp phần đưa công tác
văn thư lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, trong công việc hàng ngày bản thân
hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lý thông tin nhanh
chóng không còn bỡ ngỡ hay vướng mắc góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu
quả quản lý của nhà trường. Có đầy đủ hồ sơ sổ sách, lưu trữ có hệ thống, khoa học
tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày, cũng như giúp Ban giám hiệu
hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học. Kết quả đạt được cụ thể trong năm học 20122013 là:
2.4.1. Nghiệp vụ văn thư
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Văn bản đi là văn bản hình thành
trong quá trình hoạt động của trường THCS Nga An, phản ánh chức năng, nhiệm

vụ của nhà trường. Vì vậy ngay từ những bước đầu tiên tôi luôn có ý thức làm cẩn
thận, chính xác và đầy đủ. Kiểm tra số, ký hiệu, điền ngày, tháng và đóng dấu vào
văn bản, đăng ký văn bản vào sổ.
+ Đóng dấu được 200 văn bản;
+ Đăng ký 170 văn bản;
+ Trình ký 158 văn bản;
+ Lập lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

10


- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Sau khi tiếp nhận văn bản tôi
làm nhiệm vụ của cán bộ văn thư đơn vị là: Tiếp nhận; phân loại; bóc bì; ghi số
đến, ngày đến cho văn bản và đăng ký vào sổ.
+ Tiếp nhận; bóc bì; ghi số đến, ngày đến được 200 văn bản;
+ Đăng ký văn bản đến 200 văn bản;
+ Chuyển giao văn bản đến cho Hiệu trưởng đơn vị và các tổ bộ phận được
80 văn bản.
Trong quá trình tiến hành đăng ký văn bản đến vào sổ tôi luôn làm tốt theo
các bước đã học ở trong nhà trường và đăng ký đầy đủ các cột mục trong sổ.
2.4.2. Nghiệp vụ lưu trữ
Nhà trường đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2009 đến năm 2012.
Tổng số 15 cặp, được để vào trong tủ, toàn bộ khối tài liệu sau khi đã được chỉnh lý
được hệ thống hóa, sắp xếp cẩn thận và được thực hiện đúng tuần tự các bước trong
chỉnh lý một phông tài liệu. Sau khi chỉnh lý xong có tra tìm thử thì đều tìm được
tài liệu rất dễ dàng. Tài liệu sau khi lập hồ sơ đã được sắp xếp vào cặp và làm mục
lục.
3. Kết luận
Trong suốt quá trình làm việc và nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại
trường THCS Nga An, được sự quan tâm giúp đỡ và chỉ đạo tận tình của Ban giám

hiệu cùng với sự học hỏi trau dồi kinh nghiệm và nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn
thành xuất sắc công việc của mình và thu được nhiều kiến thức bổ ích về kiến thức
văn thư lưu trữ, về chuyên môn nghiệp vụ của mình từ khâu tiếp nhận văn bản, bóc
bì, đóng dấu, đăng ký văn bản, theo dõi văn bản đi, đến,… được thống nhất chặt
chẽ, thận trọng, chu đáo theo đúng quy định. Bởi lẽ, thực hiện tốt các biện pháp để
nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông
tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý; sự điều hành, chỉ đạo của của Ban giám
hiệu đạt hiệu quả cao. Từ đó giúp cho ta giải quyết công việc nhanh chóng, đầy đủ
cơ sở pháp lý, đáp ứng được các yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay. Góp phần giữ
gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh
tra, giám sát. Hơn nữa, nó còn giúp ích cho việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng,
nhanh chóng, tiết kiệm. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện
cho nhà trường rút ngắn thời gian ban hành văn bản, giải quyết kịp thời, đúng đắn
các yêu cầu. Ngoài ra còn rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học, nâng cao
tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư.
Với kết quả đạt được chưa cao, song với những khó khăn trên mà chúng ta
đạt được thì đó cũng chính là kết quả khích lệ.
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao
hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, đề tài đã được áp dụng từ lý thuyết đã học vào

11


thực tiễn công việc ở trường THCS Nga An Nga Sơn và đã đạt được kết quả nhất
định. Tuy nhiên đề tài cũng không tránh khỏi sự thiếu sót, rất mong nhận được sự
góp ý của Hội đồng khoa học và sự thông cảm, chia sẻ của đồng nghiệp để đề tài
này được hoàn thiện hơn.
Trong thời kỳ “công nghiệp hoá, hiện đại hoá” đất nước công tác văn thư lưu
trữ cũng được hiện đại hoá. Song bên cạnh việc lưu trữ hồ sơ trên giấy tờ, cán bộ
văn thư còn có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ bằng hệ thống phần mềm, USB, vi tính,…

chính vì thế mỗi cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phải luôn có ý thức trách
nhiệm với công việc mình làm luôn có ý thức học hỏi để nâng cao nghiệp vụ của
bản thân để có thể hiện đại hoá một số khâu trong công tác văn thư lưu trữ.
Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư lưu trữ để có thể nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật kịp
thời kiến thức, quy định mới, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư năng
động, sáng tạo và chuyên nghiệp.
XÁC NHẬN CỦA
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Nga Sơn, ngày 01 tháng 4 năm 2014
Tôi cam đoan SKKN này là do tôi viết,
không sao chép nội dung của ai.

Nghiêm Thị Xuyên

12