Chương 3 cơ sở pháp lý Tài liệu điện tử

Chương 3. CƠ SỞ PHÁP LÝ
CỦA TLĐT VÀ TLLTĐT
Dưới góc độ lưu trữ cần phải ban
hành những quy định về những
khía cạnh nào để q/lý tài liệu lưu
trữ điện tử?
- Khái niệm/ định nghĩa TLLTĐT
- Tiêu chuẩn của TLLTĐT, HSĐT: định
dạng, chất lượng, dữ liệu thông tin đầu
vào…
- Chữ ký số/ điện tử
- Giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ của
TLĐT


Chương 3. CƠ SỞ PHÁP LÝ
CỦA TLĐT VÀ TLLTĐT
3.1. Những văn bản quy định của
Nhà nước
3.2. Những tác động cơ bản về mặt
pháp lý của các văn bản quy phạm
pháp luật đối với công tác lưu trữ
TLĐT


3.1. Những văn bản quy
định của Nhà nước
Về mặt pháp lý liên quan đến TLĐT, văn
bản điện tử, chữ ký số và Tài liệu lưu
trữ điện tử trong những năm qua, các
cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam

đã ban hành nhiều văn bản quy phạm
pháp luật để điều chỉnh những vấn đề
liên quan đến sử dụng và lưu trữ tài
liệu điện tử


- Luật số 51/2005/QH11 Luật
Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005:
Đây là một văn bản quy phạm pháp luật
đặt nền móng cho cơ sở pháp lý của tài
liệu lưu trữ điện tử.
Luật Giao dịch điện tử ra đời đã có những
tác động quan trọng đến công tác văn
thư, lưu trữ trong bối cảnh của việc sử
dụng tài liệu, văn bản điện tử để thực
hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân thông qua phương tiện
điện tử.


Để thi hành Luật Giao dịch điện tử trong
các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã
hội, các văn bản quy định chi tiết đã
được các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành. Trong đó có thể kể đến:
Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/02/2007
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và
dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Nghị
định
số
27/2007/NĐ-CP
ngày
23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch
điện tử trong hoạt động tài chính;


Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày
09/6/2006 của Chính phủ về thương
mại điện tử;
Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày
08/3/2007 của Chính phủ về giao dịch
điện tử trong hoạt động của ngân
hàng;
Thông tư số 50/2009/TT-BTC ngày
16/3/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn
giao dịch điện tử trên thị trường
chứng khoán;
Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày
01 tháng 07 năm 2010 của Bộ Nội vụ


- Luật số 67/2006/QH11 Luật
Công nghệ thông tin ngày
29/6/2006
Trước thực tế nhu cầu ứng dụng công
nghệ thông tin ngày càng cao trong
hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành

nội bộ cũng như trong giao dịch giữa
cơ quan, tổ chức cá nhân đã đặt ra
yêu cầu cấp thiết phải có một luật
điều chỉnh về công nghệ thông tin và
ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức.


Trong công tác văn phòng, văn thư và
lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin
là một nhu cầu tất yếu và có tác động
quan trọng đến hiệu quả của các lĩnh
vực này.
Tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử
là sản phẩm của công nghệ thông tin
và phần mềm máy tính, vì vậy sự ra
đời của Luật số 67/2006/QH11 Luật
Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006
có tác động quan trọng đối với loại


Đây là một cơ sở pháp lý quan trọng
quy định những vấn đề cơ bản về hạ
tầng công nghệ thông tin cho các giao
dịch điện tử nói chung và công tác lưu
trữ điện tử nói riêng, đưa tài liệu lưu
trữ điện tử tiến thêm một bước xa
cùng với sự phát triển nhanh qua
khoa học công nghệ hiện nay.

Các văn bản quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành Luật Công nghệ thông
tin được ban hành:
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động
của các cơ quan nhà nước;
Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày
09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền
thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn
ứng dụng công nghệ thông tin trong
cơ quan nhà nước;…


Luật số 01/2011/QH13 Luật Lưu
trư ngày 11/11/2011:
Đây là một văn bản có giá trị pháp lý
cao nhất về lưu trữ ở nước ta hiện nay.
Tiếp đó Chính phủ đã ban hành Nghị
định
số
01/2013/NĐ-CP
ngày
03/01/2013 quy định chi tiết một số
điều của Luật Lưu trữ, đây cũng là
một văn bản quan trọng nhất của cơ
sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử ở nước ta trong giai đoạn hiện
nay.

Như vậy, bằng một loạt văn bản quy
phạm pháp luật của các cơ quan từ
Quốc hội, Chính phủ, đến các bộ, cơ
quan ngang bộ được ban hành để điều
chỉnh những vấn đề liên quan tạo lập
và sử dụng văn bản điện tử trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Các văn bản luật, nghị định, thông tư,
quyết định đã được các cơ quan có
thẩm quyền ban hành có nội dung
trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến
văn bản điện tử, chữ ký số và tài liệu
điện tử.


3.2. Những tác động cơ bản
về mặt pháp lý của các
VBQPPL đối với công tác
lưu trữ TLĐT
Luật
giao
dịch
điện
tử
số
51/2005/QH11 ngày 29/11/2005

Luật Giao dịch điện tử số
51/2005/QH11 ngày
29/11/2005
Việc ban hành văn bản này đã đặt ra cho
công tác văn thư, lưu trữ những vấn đề
sau:
- Phương tiện giao dịch giữa các cơ quan,
tổ chức có sự thay đổi cơ bản
- Thông điệp dữ liệu - đối tượng nghiên
cứu của lưu trữ học
- Chữ ký điện tử - yếu tố quan trọng
trong việc xác minh độ tin cậy và bảo
mật thông tin.


Những khái niệm liên quan được đưa ra
trong Luật giao dịch điện tử:
- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo
ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ
bằng phương tiện điện tử.
- Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được
sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác,
quản lý và cập nhật thông qua phương
tiện điện tử.
- Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu,
chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc
dạng tương tự
- Giao dịch điện tử là giao dịch được thực
hiện bằng phương tiện điện tử.

- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu
do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng
thực chữ ký điện tử phát hành nhằm
xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân
được chứng thực là người ký chữ ký
điện tử.
- Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI –
electronic data interchange) là sự
chuyển thông tin từ máy tính này
sang máy tính khác bằng phương tiện
điện tử theo một tiêu chuẩn đã được


Về giá trị pháp lý của tài liệu điện tử
- thông điệp dữ liệu, Luật Giao dịch
điện tử quy định cụ thể như sau:
 - Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu
Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới
hình thức trao đổi dữ liệu điện tử,
chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín,
điện báo, fax và các hình thức tương tự
khác.
 - Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu
Thông tin trong thông điệp dữ liệu không
bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông
tin đó được thể hiện dưới dạng thông


- Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn

bản
Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin
phải được thể hiện bằng văn bản thì
thông điệp dữ liệu được xem là đáp
ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa
trong thông điệp dữ liệu đó có thể
truy cập và sử dụng được để tham
chiếu khi cần thiết.


- Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc
Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi
đáp ứng được các điều kiện sau đây:
1. Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo
đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần
đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu
hoàn chỉnh.
Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là
toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi,
trừ những thay đổi về hình thức phát sinh
trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị
thông điệp dữ liệu;
2. Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy


- Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng
cứ
1. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận
giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là
một thông điệp dữ liệu.

2. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ
liệu được xác định căn cứ vào độ tin
cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ
hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu;
cách thức bảo đảm và duy trì tính
toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách


- Lưu trữ thông điệp dữ liệu
1. Trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ
hoặc thông tin phải được lưu trữ thì chứng từ, hồ
sơ hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới
dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các điều
kiện sau đây:
a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy
cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu
trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo,
gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể
hiện chính xác nội dung dữ liệu đó;
c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách
thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi
tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp
dữ liệu.


Về chữ ký điện tử, Luật Giao dịch điện tử quy
định những vấn đề về giá trị của chữ ký điện
tử như sau:
Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký

hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng
phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một
cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác
nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự
chấp thuận của người đó đối với nội dung thông
điệp dữ liệu được ký (Điều 21 Luật GDĐT)
Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ
chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.


Điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử
(Điều 22)
1. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn
nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm
tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và
đáp ứng được các điều kiện sau đây:
a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với
người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử
dụng;
b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm
soát của người ký tại thời điểm ký;
c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời
điểm ký đều có thể bị phát hiện;
d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ
liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.


Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn
bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với

một thông điệp dữ liệu được xem là đáp
ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để
ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các
điều kiện sau đây:
a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho
phép xác minh được người ký và chứng
tỏ được sự chấp thuận của người ký đối
với nội dung thông điệp dữ liệu;
b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù
hợp với mục đích mà theo đó thông điệp
dữ liệu được tạo ra và gửi đi.


2. Trong trường hợp pháp luật quy định
văn bản cần được đóng dấu của cơ
quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với
một thông điệp dữ liệu được xem là
đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó
được ký bởi chữ ký điện tử của cơ
quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện
quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật
GDĐT và chữ ký điện tử đó có chứng
thực.