Chương 4 xác định giá trị Tài liệu điện tử

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS. Nguyễn Văn Thoả
ĐT. 0908 588 179
Email:


Chương 4. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ


Chương 4. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
4.1. Đặc điểm vòng đời và tính liên
tục của tài liệu điện tử
4.2. Tạo lập tài liệu điện tử và lập
hồ sơ điện tử
4.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
điện tử


Đặc điểm vòng đời TLLT
Đê quản lý TLLT truyền thống (TL giấy),
người ta dựa trên mô hình vòng đời
của tài liệu.
Vòng đời của TLLT là khái niệm dùng để
chỉ các giai đoạn mà một TLLT sẽ trải
qua kể từ thời điểm TL được sản sinh
ra cho đến khi bị tiêu huỷ/ tiếp tục
được duy trì - bảo quản và sử dụng
vĩnh viễn.

4.1. Đặc điểm vòng đời và
tính liên tục của tài liệu
điện tử

Theo Anh/ chị vòng đời của tài liệu giấy
có thể chia thành những giai đoạn
nào?
Giai đoạn

Giai đoạn tạo lập

văn thư

Giai đoạn tích cực

Giai đoạn bán tích
cực
Giai đoạn không
tích cực

Giai đoạn lưu
trữ cơ quan

Giai đoạn lưu
trữ lịch sử


4.1. Đặc điểm vòng đời và tính

liên tục của tài liệu điện tử
Từ trước đến nay, về lý luận đối với tài
liệu truyền thống (tài liệu ghi trên
giấy), đa số người làm công tác lưu
trữ vẫn đang thực hiện nghiệp vụ trên
cơ sở lý thuyết về "mô hình vòng đời
tài liệu".
Mô hình vòng đời tài liệu là mô hình nổi
tiếng của những nhà lưu trữ Bắc Mỹ.
Nó tồn tại từ những năm 60 của thế kỷ
XX đến nay.


Mô hình này chỉ ra rằng trong quãng đời
của mình, tài liệu cũng như một cơ thể
sống, trải qua một số giai đoạn khác
nhau, gồm:
- giai đoạn tạo lập tài liệu;
- giai đoạn tích cực;
- giai đoạn bán tích cực (bảo quản trong
lưu trữ cơ quan);
- giai đoạn tài liệu không tích cực (hết
giá trị hiện hành mà chỉ còn giá trị lưu
trữ lâu dài, bảo quản trong lưu trữ lịch


Mô hình vòng đời của tài liệu đã tạo cơ sở
khoa học để xác định rõ ràng trách
nhiệm về chuyên môn giữa những người
tạo lập, sử dụng tài liệu và những người

làm công tác lưu trư.
Điều đó dẫn đến xu hướng phân chia vòng
đời tài liệu thành:
vòng đời trước lưu trư và vòng đời lưu trư,
và kết quả là những người làm công tác
lưu trữ chỉ chú ý tới những tài liệu ở giai
đoạn lưu trữ.


Với sự xuất hiện của TLĐT, mô hình vòng
đời tài liệu đã không còn phù hợp và gây
nên những tranh luận gay gắt, dẫn đến
việc các nhà lưu trữ Úc thiết lập một mô
hình lý thuyết đối lập có tên gọi "mô
hình tính liên tục của tài liệu" để
quản lý TLĐT.
Mô hình này xem xét quản lý hệ thống văn
bản, tài liệu là một quá trình liên tục từ
thời điểm tạo lập và thậm chí trước hơn
nữa (thời điểm thiết kế hệ thống quản lý
tài liệu) là một quá trình không có sự đứt


Trong môi trường điện tử, vòng đời tài
liệu phải được nhìn nhận ở khía cạnh
rộng hơn hay bắt đầu sớm hơn, từ giai
đoạn trước giai đoạn tạo lập tài liệu.
Giai đoạn trước đó được xem là giai
đoạn “chuẩn bị (nhận thức)”.

Có thể xem xét vòng đời
của tài liệu điện tử thành
ba giai đoạn:
Giai đoạn “chuẩn
bị” - nhận thức

Giai đoạn tạo lập
tài liệu

Giai đoạn bảo trì
(bao gồm cả bảo
trì và sử dụng)

Mỗi giai đoạn này bao
gồm những công việc
gì?
Các khâu nghiệp vụ
được sắp xếp theo
vòng đời này như thế
nào?


Mô hình quản lý theo
vòng đời của TLLTĐT- Thiết kế, triển khai hệ thống lưu trữ điện
tử theo đặc điểm tổ chức, hoạt động của
Giai đoạn
CQ, DN;
“chuẩn bị” -Xác định vị trí (theo hồ sơ, DMHS) và giá
nhận thức

trị (thời hạn) bảo quản cho TLĐT chuẩn
bị tạo lập;
Giai đoạn
tạo lập tài liệu

-Sử dụng các phần mềm để tạo lập tài
liệu điện tử đáp ứng những tiêu chuẩn;
- Mô tả TLĐT (tạo dữ liệu đặc tả), trong
đó có xác định giá trị TLĐT trong DLĐT)

Giai đoạn bảo
trì (bao gồm
cả bảo trì và
sử dụng)

- Sử dụng TL để giải quyết công việc hiện
hành;
-Lập hồ sơ điện tử;
-Xác định giá trị TLĐT;
-Thu thập, bổ sung TLĐT vào LTCQ, LTLS
- Duy trì (bảo quản) sự tồn tại của TL;
-Tổ chức khai thác, sử dụng TLLTĐT đáp
ứng y/c …
- Chuyển đổi TLĐT sang những dạng
khác (nếu cần)’
- Bảo trì hệ thống QLTLĐT;


Như vậy quản lý TLĐT là một quá trình liên tục.
Sự phân chia các nội dung theo từng giai

đoạn chỉ mang tính tương đối. Vì có những
khâu nghiệp vụ phải tiến hành trong suốt các
giai đoạn vòng đời của TLĐT.
Ví dụ xác định giá trị TLĐT phải được tiến hành
ngay trong giai đoạn chuẩn bị, đây là giai
đoạn quan trọng nhất, ở các giai đoạn tiếp
theo việc xác định giá trị TLLTĐT chủ yếu
mang tính kỹ thuật (ví dụ mô tả dữ liệu đặc
tả, ở khâu lập HSĐT cũng dựa vào công đoạn
xác định giá trị ở giai đoạn chuẩn bị)


Các khâu nghiệp vụ theo
vòng đời của TLLTĐT
Giai đoạn “chuẩn
bị” - nhận thức
Xác định giá trị TLLTĐT
Giai đoạn tạo lập
tài liệu
Phân loại TLĐT
Thu thập, bổ sung TLĐT
vào LTCQ và LTLS

Giai đoạn bảo trì
(bao gồm cả bảo
trì và sử dụng)
Chú thích:
: trình tự trước sau của các nghiệp vụ;
: Mối liên quan giữa các g/đ vòng đời
và các khâu nghiệp vụ LTĐT.

Thống kê, Bảo quản
TLLTĐT

Tổ chức sử dụng
TLLTĐT


4.2. Tạo lập tài liệu điện tử
và lập hồ sơ điện tử
4.2.1. Tạo lập tài liệu điện tử
4.2.2. Lập hồ sơ điện tử


4.2.1. Tạo lập tài liệu điện
tử
Việc tạo lập tài liệu điện tử gắn liền với hệ
thống phần mềm được thiết kế để tạo lập và
quản lý tài liệu.
Ví dụ sử dụng các phần mềm Ms.Word, PDF,
Access…để tạo các tài liệu điện tử, văn bản
điện tử, cơ sở dữ liệu… trên máy vi tính.
Chúng là những thông điệp dữ liệu ở dạng số,
và để trở thành tài liệu lưu trữ điện tử thì
chúng phải đảm bảo tính xác thực, nguyên
vẹn, hoàn chỉnh và đảm bảo giá trị pháp lý
(ví dụ như phải có chữ ký số đối với các văn
bản, tài liệu khi giao dịch với các cơ quan
khác).

Theo quy định trong các văn bản quy
phạm pháp luật về văn bản điện tử
(Điều 3 Nghị định 64/2007/NĐ-CP), về
thông điệp dữ liệu (Điều 4 Luật GDĐT
số 51/2005/QH11), các loại văn bản
điện tử hiện nay hầu hết được:
+ Tạo lập trên máy vi tính (một loại
phương tiện điện tử), bằng các phần
mềm tin học, tiêu biểu và phổ biến
nhất là Ms. Word với phần mở rộng
DOC (document, tập tin có đuôi:
*.doc).


khi văn bản được tạo lập hoàn chỉnh,
người ta có thể dùng ngay chức năng
Print trong Ms. Word chuyển sang
thông qua chương trình chuyển đổi
(convert) thành tập tin số dạng PDF
(tập tin chuyển từ giấy sang bằng
Scan).
Hiện phần mềm phổ biến, dễ dùng và
miễn phí là chương trình do PDF (cài
đặt vào windows và là một máy in giả
định, kết xuất ra file PDF qua chức
năng in của Ms.Word). Như vậy dang
tập tin PDF không phải chỉ có thể tạo

+ Những tập tin này được gửi đi, tiếp
nhận và lưu trữ hoàn toàn trên mạng
tin học diện rộng thông qua phần mền
quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Vì vậy những văn bản được tạo lập dưới
dạng DOC hay PDF (chuyển đổi từ
DOC) hoàn toàn được coi là văn bản
điện tử.


Sau khi tạo lập tài liệu điện tử bằng các
phần mền khác nhau thì phải có hệ
thống cơ sở dữ liệu để đăng ký thông
tin về các tài liệu đã được tạo lập.
Các cơ sở dữ liệu này có thể là các phần
mềm quản lý văn bản - tài liệu, phần
mềm quản lý hồ sơ công việc. Ví dụ
phầm mềm Edocmen, Vdoc, 1C…


Phần mền tạo lập tài liệu bản thân nó cũng có
thể là một cơ sở dữ liệu: Ms. Access, phần
mềm hỗ trợ kê khai thuế, Phần mềm cơ sở dữ
liệu SQL…
Ngày nay ở Việt Nam trong hoạt động của các
cơ quan hành chính, tài chính, thuế, hải quản
thuộc hệ thống bộ máy nhà nước đã ứng
dụng nhiều phần mềm tạo lập tài liệu điện
tử.
Ví dụ phần mềm khai báo thuế. Sử dụng các

phần mềm khai báo thuế đã tạo ra những tài
liệu điện tử, các loại tài liệu này được hình
thành trên cơ sở các dạng biểu mẫu, để giao
dịch được với cơ quan quản lý nhà nước, các


4.2.2. Lập hồ sơ điện tử
Lập hồ sơ điện tử: kể từ khi các ứng dụng
công nghệ mạng diện rộng phát triển, việc
lập, quản lý và sử dụng hồ sơ công việc trên
mạng với nhiều dạng thức tồn tại mới của
văn bản: văn bản điện tử, văn bản số hóa .
Từ đó hình thành một hình thức tồn tại mới của
hồ sơ: Hồ sơ điện tử - hồ sơ công việc được
lập và lưu trữ trên môi trường mạng diện
rộng.
Việc tìm hiểu để lập và sử dụng loại hồ sơ này
đặt ra như một yêu cầu mới, có tính cấp thiết
của công tác văn thư, lưu trữ hiện nay.


Hồ sơ điện tử, được lập và lưu trữ trên
môi trường mạng diện rộng, văn bản
được thu thập và xử lý của hồ sơ này
là văn bản điện tử (có hoặc không có
chữ ký số) hay văn bản đã được ban
hành như cách thông thường, được số
hóa (scan).

Việc thu thập văn bản vào hồ sơ điện tử
có thể bằng một trong 2 loại: văn bản
điện tử hoặc văn bản số hóa.
Để loại hồ sơ này có giá trị như hồ sơ
"truyền thống", vấn đề đặt ra là phải
xác định giá trị pháp lý và hiệu lực thi
hành của các văn bản này trong hồ sơ.


Về hình thức chuyển giao văn bản:
Văn bản đi, đến là nguồn cung cấp dữ
liệu "chính thống" để lập hồ sơ công
việc thông qua các hình thức chuyển
giao.
Văn bản điện tử được chuyển giao qua
môi trường mạng tồn tại với hai dang
chủ yếu là dạng PDF (scan) hay dạng
DOC (có hoặc không có chữ ký số) với
một trong hai cách: