Chứng từ kế toán QUy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán một số giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Mục Lục
Phần I: Chứng từ kế toán
1. Định nghĩa chứng từ kế toán………….......................................1
2. Phân loại chứng từ kế toán……………………………………..1
3. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán…………………….3
Phần II :Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ
yếu…………………………………………………………………….4
1. Mục đích – yêu cầu……………………………………………
2. Một số quy định về chứng từ…………………………………..
3. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán…………………………
4. Kiểm tra chứng từ……………………………………………..
5. Lưu trữ chứng từ…………………………………………….
6. Ví dụ minh họa……………………………………………….
Phần III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ kế
toán………………………………


PHẦN I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1. Định nghĩa chứng từ kế toán
Theo điều 4 Luật kế toán Việt Nam quy định “Chứng từ kế toán là
những giấy tờ, vật mang tin phản ánh cho các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh và thực sự hoàn thành và là căn cứ để ghi sổ kế toán “
Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương
tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế
2. Phân loại chứng từ kế toán
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức
khác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập
chứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, các quy định về quản lý
chứng từ vv…Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được
chia thành các loại khác nhau.
• Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ

chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ thông thường (chứng
từ bằng giấy) chứng từ điện tử.
Chứng từ điện tử là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng
dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình
truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ đĩa
từ các loại thẻ thanh toán. Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ
điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện:
+ Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người
được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị , tổ
chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử.
+ Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật
của vật mang tin.
+ Cam kết về các hoạt động diện ra do chứng từ điện tử mình lập
khớp với quy định.
• Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thành
chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài:


+ Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận
trong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho v.v…
+ Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân
hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của
ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán.
Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách
nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
• Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ:
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành 2 loại:
chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.

+ Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực
tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp
pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế.
+ Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng
từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống
nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi
sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ. Tuy nhiên việc
sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải tốn kèm theo chứng từ
gốc mới có giá trị sử dụng trong sổ ghi kế toán và thông tin kinh tế.
• Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:
Chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc và
chứng từ mang tính chất hướng dẫn.
+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế
thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản
lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ này
nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh
và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
+ Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử
dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nươc chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc
trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng
trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số
chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi
chép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp
lí cần thiết của chứng từ.


Phân loại theo nội dung kinh tế hướng dẫn
- Chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền
- Chứng từ kế toán về hàng tồn kho
- Chứng từ kế toán về tài sản cố định

- ………….
3. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
Các yếu tố cơ bản là các yếu tô bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có
như:
- Tên gọi chứng từ
- Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị thành lập và nhận chứng từ
- Nội dung tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi
bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền
ghi bằng số và chữ
- Chữ kí của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính
xác của nghiệp vụ
PHẦN II : QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN MỘT SỐ
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỦ YẾU
1. Mục đích- yêu cầu
- Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kể từ
khi phát sinh (lập chứng từ) đến khi kết thúc và tổ chức đưa vào
lưu trữ. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý sẽ
tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát, không bị
ách tắc giữa các khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thực
hiện công việc
- Yêu cầu của qui trình luân chuyển chứng từ trong mối quan hệ
nội bộ phòng ban cũng như trong quan hệ giữa các bộ phận
trong công ty phải được thống nhất về biểu mẫu, thời gian,
thông tin cung cấp, thông tin phản hồi... cần phải được tôn trọng
và nghiêm túc thực hiện.
2. Một số quy định chung về chứng từ

Điều 17. Lập chứng từ

1.Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động nghiệp vụ
thi hành án dân sự đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên
sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.
2. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với
thực tế về thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh
tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thì
phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất cả các liên và không
được xé rời các liên ra khỏi cuống.
Điều 18. Nội dung của chứng từ
1. Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài vào phải có
các nội dung chủ yếu sau đây:
1.1. Tên gọi của chứng từ như: Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi,
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng...;
1.2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ, số hiệu của chứng từ;
1.3. Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;
1.4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
1.5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
1.6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh, tổng số tiền ghi bằng số và ghi bằng chữ;
1.7. Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ;
1.8. Đối với loại chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn, ngoài những
nội dung chủ yếu trên, đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án có thể bổ
sung một số nội dung cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế
phát sinh của hoạt động thi hành án dân sự.
2. Đối với những khoản mua sắm số lượng ít, giá trị nhỏ, nếu người
bán không lập hoá đơn hoặc mua vật tư, dịch vụ của những đối tượng
bán hàng không ở diện lập hoá đơn thì người mua phải lập “Bảng kê

mua hàng”. Bảng kê mua hàng phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ người mua;
tên, số lượng hàng hoá, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả và
phải được kế toán kiểm tra, xác nhận, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì
Bảng kê mua hàng là chứng từ hợp pháp, hợp lệ dùng làm căn cứ để
thanh toán và ghi sổ kế toán.
3. Đối với những chứng từ liên quan đến thu tiền nộp ngân sách nhà
nước, chưa quy định trong chế độ này khi đơn vị muốn tự in thì phải
được cơ quan có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản và phải thực hiện


theo đúng quy định về chế độ quản lý, phát hành và sử dụng hoá đơn
do Bộ Tài chính quy định.
4. Chứng từ sao chụp: Chứng từ lưu ở bộ phận kế toán nghiệp vụ thi
hành án dân sự phải là bản chính. Trong trường hợp chứng từ chỉ có
01 bản chính mà phải lưu ở hồ sơ kế toán và hồ sơ thi hành án thì hồ
sơ kế toán lưu bản chính, hồ sơ thi hành án lưu bản sao. Chứng từ sao
chụp phải chụp từ bản chính, sau khi sao chụp, Thủ trưởng đơn vị xác
nhận vào bản chứng từ sao chụp. Bản chứng từ sao chụp sau khi Thủ
trưởng đơn vị xác nhận được coi là chứng từ hợp pháp để lưu hồ sơ
thi hành án của Chấp hành viên.
5. Chứng từ điện tử: Kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự được sử
dụng chứng từ điện tử khi có phát sinh các chứng từ điện tử trong quá
trình thi hành án theo quy định của pháp luật về kế toán.
Điều 19. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán
hướng dẫn
1. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị
như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái
và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà
các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương

pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán
hoặc từng đơn vị kế toán.
2. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ
quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định
trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi
hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý
của đơn vị.
Điều 20. Các hành vi nghiêm cấm về chứng từ kế toán
1. Bán tài sản sung công không lập hoá đơn chứng từ và không giao
hoá đơn cho khách hàng;
2. Xuất, nhập quỹ; xuất nhập tài sản, vật chứng hoặc tiêu huỷ tài sản
không lập chứng từ kế toán;
3. Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tiền quỹ, tài sản thi hành án;
4. Hợp pháp hoá chứng từ kế toán;
5. Chủ tài khoản, Kế toán trưởng và người có liên quan ký sẵn tên trên
các chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung;


6. Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh;
7. Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;
8. Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ
theo quy định;
9. Sử dụng các biểu mẫu chứng từ không đúng quy định;
10. Trường hợp vi phạm nội dung quy định tại điều này phải bị xử lý
theo quy định của pháp luật.
Điều 21. Trình tự xử lý chứng từ kế toán
1. Tất cả chứng từ kế toán do đơn vị lập hay nhận từ bên ngoài đều
phải tập trung ở bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những
chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng

từ thì mới sử dụng để ghi sổ kế toán.
2. Thực hiện phân loại, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán.
Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng nội
dung hoặc con số, chữ viết không rõ ràng thì kế toán phải trả lại cho
người lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hoàn chỉnh, sau đó mới
dùng để thanh toán và ghi sổ kế toán.
Điều 22. Xử lý chứng từ kế toán khi bị mất hoặc hư hỏng
Mọi trường hợp mất, hư hỏng chứng từ kế toán đều phải báo cáo với
Thủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường
hợp mất Biên lai thu tiền và các chứng từ khác có giá trị như tiền phải
báo cho Cơ quan Tài chính và Công an địa phương biết số hiệu, số
lượng những tờ bị mất, hoàn cảnh bị mất và có biện pháp thông báo
vô hiệu hoá các chứng từ kế toán bị mất để tránh bị lợi dụng.
Điều 23. Hệ thống chứng từ kế toán thi hành án
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ
thi hành án thực hiện theo quy định của Luật kế toán, Nghị định
128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ, theo quy
định tại Thông tư này này và những văn bản khác.
Điều 24. Danh mục chứng từ kế toán, mẫu chứng từ kế toán, giải thích
nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán thực hiện theo quy
định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.
3. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán
- Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ ngoài vào đều phải tập
trung vào bộ phận kế toán công ty, các kế toán viên phụ trách


phần hành cần phải kiểm tra kỹ các chứng từ đó, và chỉ sau khi
kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để
ghi sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau :

1. Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh vào chứng từ.
2. Kiểm tra chứng từ
3. Ghi sổ
4. Lưu trữ chứng từ
- Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ được qui định như sau
:
♦ Chứng từ thu –chi :
-

Căn cứ vào các chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đã được
duyệt, kế toán thanh toán lập phiếu thu, chi theo mẫu qui định.

-

Phiếu thu, chi được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ các nội dung
in trên phiếu và có đầy đủ các chữ ký của Giám Đốc hoặc người
được ủy quyền, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người
nộp tiền.

-

Phiếu thu- chi được lập thành 03 liên :
+ Liên 1 (liên chính ) chuyển cho thủ quỹ để xác nhận công
việc và làm cơ sở đối chiếu với kế toán tiền mặt .
+ Liên 2 giao cho người nộp hay người nhận tiền.
+ Liên 3 được lưu giữ tại cùi lưu và là căn cứ để ghi sổ kế
toán.

-

Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp các phiếu thu, chi đã thực hiện
(hoặc lập bảng kê giao nhận chứng từ nếu khối lượng phát sinh
nhiều) để đối chiếu và bàn giao lại chứng từ cho kế toán .

-

Chứng từ thu, chi được lưu giữ tại phòng kế toán công ty và do
người trực tiếp phụ trách phần hành (phần việc) này chịu trách
nhiệm bảo quản.


• Nguyên tắc tạm ứng và thanh toán:
-

Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên trong công
ty. Tiền tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục
đích đó, không được chuyển giao tiền tạm ứng cho người
khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng
phải lập bản thanh toán tạm ứng đình kèm các chứng từ
gốc để thanh toán ngay. Số tạm ứng chi không hết phải
nộp lại quỹ đúng hạn quy định.

-

Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng đợt trước mới cho tạm
ứng kỳ sau.

♦ Chứng từ ngân hàng:
- Sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có... là chứng từ kế toán

dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán
cũng như làm cơ sở để đối chiếu với ngân hàng khi có phát sinh
chênh lệch. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngân
hàng, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán phần hành liên hệ
ngân hàng để làm thủ tục .Định kỳ cuối mỗi tháng tiến hành đối
chiếu số dư với ngân hàng để kịp thời phát hiện chênh lệch để
điều chỉnh.
- Chứng từ ngân hàng do kế toán phụ trách nghiệp vụ ngân hàng
chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản.

♦ Chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hoá :
- Theo qui định của công ty, chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng
hóa do phòng kinh doanh lập trên cơ sở phiếu đề nghị xuất vật
tư hoặc hoá đơn bán hàng...đối với hàng hoá xuất kho hoặc
phiếu đề nghị nhập lại vật tư, hóa đơn của người bán đối với
hàng hoá nhập kho.
- Phiếu nhập, xuất kho được lập thành 03 liên :


+ Liên 1 : Liên chính có đính kèm chứng từ gốc giao cho
phòng kế toán làm cơ sở thanh toán và ghi sổ kế toán.
+ Liên 2 : Giao cho thủ kho để làm cơ sở nhập, xuất vật tư
và ghi sổ, thẻ kho.
+ Liên 3 : Lưu giữ tại cùi lưu tại phòng kinh doanh.
- Cuối ngày (hoặc định kỳ từ 03-05 ngày), thủ kho tập hợp chứng
từ nhập, xuất kho (hoặc lập bảng kê tổng hợp chứng từ ) tiến
hành đối chiếu số lượng vật tư hàng hoá đã nhập, xuất kho với
kế toán phụ trách theo dõi vật tư, hàng hoá đồng thời bàn giao
lại chứng từ này để kế toán lưu trữ.
- Hàng tháng, sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu giữa số thực tế

tồn kho và số liệu ghi trên sổ sách kế toán, xác định chênh lệch
và tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý, phòng kinh doanh
bàn giao lại toàn bộ cùi lưu của chứng từ nhập xuất kho để
phòng kế toán tổ chức đưa vào lưu trữ.
- Phiếu nhập xuất kho được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ các
nội dung in trên phiếu và có đầy đủ các chữ ký trưởng hoặc
phó phòng kinh doanh, hoặc người phụ trách cung tiêu, thủ kho,
người nhận hoặc người giao hàng,
- Nếu mua vật tư, hàng hóa nhập kho công ty, khi thanh toán phải
chuyển giao toàn bộ bản chính, hóa đơn mua hàng, hoá đơn
VAT để làm cơ sở thanh toán và giải trình với các cơ quan chức
năng khi cần thiết, phòng kinh doanh chỉ giữ lại bản photocopy
của bộ chứng từ gốc để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra nội
bô.
- Nếu mua vật tư, hàng hóa để bán trực tiếp cho người mua thì
phải có hợp đồng và hóa đơn đính kèm .
- Nếu mua vật tư xuất thẳng cho công trình, phải có bảng dự trù
vật tư do Giám đốc ký duyệt kèm theo hóa đơn VAT.
- Đối với vật tư, hàng hoá mua để bán thẳng trực tiếp cho người
mua hoặc xuất thẳng cho công trình (không qua kho) thì không
lập phiếu nhập xuất kho mà chỉ làm thủ tục thanh toán trực tiếp,


(việc này cần phải được thống nhất lại và xin ý kiến Ban Giám
Đốc).
♦ Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:
- Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, bảng quyết
toán khối lượng công trình hoàn thành, biên bản nghiệm thu bàn
giao, phiếu đề nghị xuất hàng cho công trình...sau khi đã đối
chiếu, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng

(GTGT) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi rõ số
lượng, gía trị cũng như các thông tin cần thiết khác.
- Sử dụng hóa đơn như sau :
+ Thời điểm lập hoá đơn:
Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch
vụ. Khi lập hoá đơn, phải phản ảnh đầy đủ các nội dung,
chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống
(nếu có) từ trái qua phải. Việc lập hoá đơn viết bằng tay.
Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn thì gạch chéo để
huỷ bỏ và không được xé rời khỏi quyển hoá đơn và phải
lưu đầy đủ các liên của số hoá đơn này.
+ Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn,
không được dùng cách số.
+ Các trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ sau đây không bắt
buộc phải lập hoá đơn:
+ Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người
tiêu dùng có giá trị dưới 100.000 đồng và nếu người mua
không yêu cầu lập và giao hoá đơn. Nếu người mua hàng
yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và
giao hoá đơn theo đúng quy định.
+ Hàng hoá bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị dưới mức
quy định tuy không phải lập hoá đơn nhưng phải lập bảng
kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ theo quy định.
+ Hoá đơn được dùng để xác định doanh thu bán hàng, thuế
GTGT phải nộp và là cơ sở để xác định công nợ, khoản
phải thu khách hàng.


- Hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ :
+ Liên 1 mầu tím

: bản gốc lưu tại cuốn hoá đơn( phòng
Kinh doanh )
+ Liên 2 mầu đỏ
: (giao khách hàng)
+ Liên 3 mầu xanh : Gửi phòng tài chính kế toán để làm
cơ sở thu tiền, khai báo doanh thu và lập tờ khai thuế
GTGT hàng tháng.
- Hoá đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và
phải nguyên vẹn.
- Số liệu, chữ viết trên hoá đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác
theo đúng quy định, không bị tẩy xoá, sửa chữa.
- Các cuốn hoá đơn tài chính sau khi sử dụng hết, gốc lưu của các
cuốn hoá đơn phải được chuyển giao cho phòng kế toán để phục
vụ cho việc kiểm tra của các cơ quan chức năng cũng như tổ
chức đưa vào lưu trữ.
♦ Các chứng từ kế toán khác :
Chủ yếu là chứng từ của kế toán tổng hợp, bao gồm các bảng
phân bổ chi phí, chứng từ kết chuyển. Chứng từ ghi sổ các bút
toán kết chuyển doanh thu, chi phí...Các chứng từ này do kế toán
tổng hợp lập và tổ chức lưu trữ.
4. Kiểm tra chứng từ
- Các bộ phận trước khi lập chứng từ gửi đến các phòng, ban liên
quan phải tiến hành kiểm tra chứng từ.
- Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm :
1. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu
phản ánh trên chứng từ
2. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát
sinh
3. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng
từ

4. Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của
những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm
các qui định, các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của
nhà nước cũng như của công ty phải từ chối thực hiện (xuất
quỹ, thanh toán, xuất kho…) và báo ngay cho lãnh đạo biết để
có biện pháp xử lý kịp thời.
- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội
dung hoặc con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm
kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ
biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng
làm căn cứ ghi sổ.
5. Lưu trữ chứng từ
- Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo
quản và lưu trữ theo qui định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài
liệu kế toán của nhà nước.
- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với giám
đốc và kế toán trưởng công ty biết để có biện pháp xử lý kịp
thời. Riêng trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai thuế, séc
trắng phải báo cáo với cơ quan thuế, công an địa phương số
lượng hóa đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh,
xử lý nhằm sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá số
chứng từ bị mất.
- Cuối mỗi năm tài chính, sau khi quyết toán đã được duyệt,
phòng kế toán tiến hành điều chỉnh số liệu theo kết qủa sau
cùng đồng thời tổ chức lưu trữ chứng từ (của những năm đã
được duyệt quyết toán một cách cẩn thận và khoa học. Chứng

từ phải lưu theo thứ tự thời gian: số- ngày- tháng- quý- năm và
theo từng phần hành kế toán để dễ dàng truy cập khi cần. Thời
hạn lưu trữ tối thiểu 05 (năm)năm, sau đó xin ý kiến xử lý của


các cấp có thẩm quyền. Tuyệt đối không được làm thất lạc hoặc
hư hỏng.
6. Một số ví dụ minh họa cụ thể
Công ty Gia Yên có tài liệu 2010 sau:
1. Ngày 1/12 : chi tiền mặt thanh toán giấy A4, mực in theo HĐ
00983 của công ty TNHH Lê Quang, số tiền là 330.000 gồm cả
thuế GTGT 10%. Công ty dùng cho bộ phận quản lý doanh
nghiệp.
2. Ngày 2/12: chi tiền mặt tạm ứng cho bà Hoàng Thị Lan mua vật
tư 15.000.000
3. Ngày 5/12: nhập kho lô hàng mua của công ty Minh Long theo
hóa đơn 00972, chưa thanh toán tiền:
Nội Dung
Số Lượng Đơn vị
Đơn giá
Thanh Toán
Nhôm Thái
25.000
Kg
36.000
900.000.000
Thuế GTGT
90.000.000
Tổng Thanh Toán
990.000.000

Nghiệp vụ 1 :
Đơn vị:Công ty TNHH Gia Yên
Địa chỉ: Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc
Mã đơn vị SDNS:.............

Mẫu số C31 - BB
(Đã ban hành theo QĐ số:
19/2006/QĐ- BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI
Quyển
số :.....
Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Số :.....................
Nợ :....642...........
Có :....111..............
Họ, tên người nhận tiền:Nguyễn Đức Long
Địa chỉ: Phòng hành chính-công ty TNHH Gia Yên
Lý do chi:Chi mua giây dùng cho bộ phận sản xuất doanh
nghiệp
Số tiền: 330.000 bằng chữ : ba trăm ba mươi nghìn đồng chẵn.
Kèm theo 01 Chứng từ kế toán


năm ......
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Thủ quĩ
(Ký, họ tên)

Ngày ...... tháng .....

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Người lập
(Ký, họ tên)

Người nhận tiền
(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm ba mươi ngàn đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá
quý):.........................................................
+ Số tiền quy
đổi:.......................................................................................
(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu)
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: 01AA/11P
Liên2: Giao khách hàng
Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Đơn vị bán hàng:.Cty THHH Lê Quang
Mã số thuế :
………………………………………………………………………
Địa chỉ: Bình Xuyên – Vĩnh Phúc.......Số tài khoản : 135455829
Điện
thoại:..............02113866996......................................................................
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Đức Long

Tên đơn vị : Công ty TNHH Gia Yên........................................................
Mã
số
thuế:...............................................................................................................
Địa chỉ.:Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc số tài khoản: 135455851
STT Tên hàng hóa, dịch Đơn vị Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
vụ
tính
1
2
3
4
5
6=4x5
Giấy A4, Mực In
300.000


Cộng tiền hàng: 300.000
Thuế suất GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT: 30.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 330.000
Số tiền viết bằng chữ:Ba trăm ba mươi ngàn đồng chẵn
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên)

Người bán hàng
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Nghiệp vụ 2
Đơn vị:..............................
Địa chỉ:............................
Mã đơn vị SDNS:.............

Mẫu số C31 - BB
(Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐBTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI
số :........... Ngày 02 tháng 12 năm 2010
Số:...................

Quyển


Nợ :.......141..........

Có......111..........

Họ, tên người nhận tiền: Hoàng Thị Lan
Địa chỉ: Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH Gia Yên
Lý do chi: Chi mua vật tư
Số tiền:..15.000.000............(Viết bằng chữ): Mười lăm triệu
đồng chẵn
Kèm theo 01 Chứng từ kế toán
Ngày ...... tháng .....

năm ......
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên đóng dấu)
Thủ quĩ
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Người lập
(Ký, họ tên)

Người nhận tiền
(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá
quý):.........................................................
+ Số tiền quy
đổi:.......................................................................................
(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu)


Đơn vị:Công Ty TNHH Gia
Yên
Bộ phận: Phòng kinh doanh
Mã đơn vị SDNS:...................

Mẫu số C32 - HD
(Đã ban hành theo QĐ số:

19/2006/QĐ- BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 02.tháng .12.. năm .2010.
Số : .......................
...
Kính gửi : Ông Dương Quốc Bảo- Công ty TNHH Gia Yên
Tên tôi là :Hoàng Thị Lan
Bộ phận (hoặc địa chỉ) : Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH
Gia Yên
Đề nghị cho tạm ứng số tiền :15.000.000(Viết bằng chữ) : Mười
lăm triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: chi mua vật tư
Thời hạn thanh toán:
Thủ trưởng đơn
vị
Duyệt tạm
ứng:......
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Phụ trách bộ
phận
(Ký, họ tên)

Người đề nghị
tạm ứng

(Ký, họ tên)


Nghiệp vụ 3;
Đơn vị:............................
Bộ phận:..........................

Mẫu số C21 - HD
(Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐBTC
Mã đơn vị SDNS:...........
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày.05..tháng..12.năm . Nợ ......152..............
2010
..
Số: .........................
có..........331.....
- Họ tên người giao : Nguyễn Thị An
- Theo hóa đơn số 00972 ngày 05 tháng 12 năm 2010
-Nhập tại kho: .....................Địa điểm .........................................
Số lượng
Tên, nhãn hiệu, quy
Số
Mã Đơn vị
Đơn
Thành
cách,chất liệu, vật tư,
Yêu Thực
TT
số

tính
Giá
tiền
sản phẩm , hàng hóa
cầu
Nhập
A
B
C
D
1
2
3
4
Nhôm thái
25.00 36.00 900.000.0
kg
25.000
0
0
00
900.000.0
Cộng
x
x
x
x
x
00
Tổng số tiền (viết bằng chữ):Chín Trăm triệu đồng chẵn

Số chứng từ kèm theo:..........................................................................
Ngày... tháng ... năm ...
Người
Người nhận
Thủ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn
lập
hàng
kho
(Hoặc phụ trách
vị
(Ký, họ
(Ký, họ tên) (Ký, họ
bộ phận)
(Ký, họ tên, đóng
tên)
tên)
(Ký, họ tên)
dấu)


HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: 01AA/11P
Liên2: Giao khách hàng
Số:
0000001
Ngày 05 tháng 12 năm 2010
Đơn vị bán hàng: công ty TNHH Minh Long
Mã số thuế:......................................................................................................................
Địa chỉ:Vĩnh yên – Vĩnh phúc

Điện
thoại:.......02116457249..............................................................................................
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tiến
Tên đơn vị: Công ty TNHH Gia Yên
Mã số thuế:......................................................................................................................
Địa chỉ: Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc
Số tài khoản: 135455851
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
1

2
Nhôm Thái

Đơn vị
tính
3
kg

Số lượng
4
25.000

Cộng tiền hµng

Đơn giá

Thành tiền

5

6=4x5
900.000.000

36.000

:

900.000.000

Thuế suất GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT: 90.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:Chín trăm chín mươi triệu đồng chẵn
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)

990.000.000

Người bán hàng
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi giao nhận hàng hóa)


PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
Đối với khâu lập chứng từ:
Để khắc phục hạn chế trong khâu lập chứng từ thì khi lập chứng từ phải tuân
thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành. Đối với những chứng từ bắt
buộc, khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các

yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện
không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh
rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể,
rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng
kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán. Các chứng từ
cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để
hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn
vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
Đối với khâu kiểm tra chứng từ:
Khâu kiểm tra chứng từ trong các đơn vị nếu không thực hiện tốt sẽ dễ dàng để lọt
những sai phạm cho nên đối với những chứng từ kế toán do đơn vị lập cần phải căn
cứ vào các yếu tố cơ bản trên bản chứng từ lập theo đúng quy định. Đối với các
chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp
lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ;
ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh
tế của chứng từ; quy mô về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của
người phê duyệt chứng từ. Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ
thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh
kể cả thu và chi trong đơn vị, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào
thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực
hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập
và tiếp nhận chứng từ. Đặc biệt, ngoài việc kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ
thì kế toán còn phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc
thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức,
đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của Mục lục ngân sách nhà
nước hay không. Ngoài việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận
thì định kỳ khi đóng chứng từ thành tập theo thời gian và nội dung kinh tế. Kế toán
phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại lần nữa để hạn chế tới mức tối đa những sai sót

về mặt chứng từ
Đối với khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Việc bảo quản chứng từ kế toán tại các đơn vị còn chưa được chú trọng, chưa có sự
phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế của chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ và
sử dụng lại chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng xong phải
đóng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, không để tình trạng ẩm
mốc hoặc mối mọt. Chứng từ bảo quản được xếp gọn gàng, khoa học theo thời gian


và nội dung kinh tế như phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, các khoản thanh
toán… để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.
Đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ:
Các đơn vị sự nghiệp hiện nay còn chưa chú ý nhiều đến kế hoạch luân chuyển
chứng từ nên hầu như các đơn vị chưa xây dựng, thiết lập con đường đi riêng cho
từng chứng từ kế toán trong đơn vị mình. Do đó việc xác định trách nhiệm của từng
đối tượng trong từng khâu của quá trình luân chuyển chứng từ không được xác định
rõ ràng. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến hiệu quả kiểm tra kiểm soát không thực sự
hiệu quả đối với các đơn vị. Do đó, các đơn vị cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân
chuyển chứng từ riêng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên liên
tục trong đơn vị để có thể xác định quyền lợi cũng như trách nhiệm của các đối tượng
có liên quan đến nghiệp vụ.
Các đơn vị cần tiến hành xây dựng các nội quy chứng từ nhằm thực hiện tốt tổ chức
hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, trên cơ sở nội quy chứng
từ cho phép đơn vị thực hiện kiểm soát tốt hơn về quyền lợi cũng như trách nhiệm
đối với từng đối tượng liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.
Từ đó sẽ giúp cho việc quản lý tài chính trong đơn vị hiệu quả hơn.