Quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu tại công ty công ty tnhh giải pháp cơ điện

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ TP. HCM
KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
------------*****----------------

MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN II

Bài tiểu luận:

QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN

Nhóm 1:
1. Nguyễn Thị Phương Hà
2. Nguyễn Thị Ngọc Hân
3. Nguyễn Thu Hằng
4. Phạm Thị Yến Sương
5. Trịnh Thị Minh Thuỳ
6. Nguyễn Thị Mai Thy
7. Trần Thị Bảo Ngọc


Tp. HCM, tháng 09/2011

Page 2


MỤC LỤC
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN...............................................3
1. Giới thiệu về công ty:............................................................................................3
2. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp..................................................................3

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất............................................................................3
2.2 Đặc điểm kinh doanh:...................................................................................3
2.3 Đặc điểm hàng hóa:.......................................................................................4
3. Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh:...................................................................4
3.1 Bộ máy quản lý:............................................................................................4
3.2 Mạng lưới kinh doanh:..................................................................................5
4. Tổ chức công tác kế toán.......................................................................................5
4.1 Hình thức kế toán..........................................................................................5
4.2 Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán...........................................5
4.3 Chế độ kế toán áp dụng.................................................................................5
5. Chính sách kế toán.................................................................................................6
5.1 Yêu cầu thông tin kế toán:............................................................................6
5.2 Hệ thống chứng từ.......................................................................................16
II. QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN...............................................18
1. Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:......................................................18
2. Quy định khác.....................................................................................................19
3. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu.......................19
4. Một số biểu mẫu chứng từ minh hoạ:..................................................................22
III. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY GIẢI
PHÁP CƠ ĐIỆN..........................................................................................................28
1. Một số rủi ro........................................................................................................28
2. Thiết kế nhập liệu................................................................................................28
3. Kiểm soát nghiệp vụ:...........................................................................................29

Page 3


I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN
1.

Giới thiệu về công ty:

- Tên Công ty

: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN

- Địa chỉ

: 20/5D Đường TTH 20, P.Tân Thới Hiệp, Q.12, HCM

- Tên viết tắt

: SDME

- Điện thoại

: (84.4) 35051734

- Fax

: (84.4) 35051734

- Mã số thuế

: 0309800594

2.

Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

2.1

Đặc điểm tổ chức sản xuất

- Loại hình kinh doanh: Thương mại, dịch vụ tổng hợp.
- Ngành kinh koanh: Vật tư thiết bị điện
- Các sản phẩm chính: Thiết bị điện, vật tư thiết bị điện, ổn áp, dây cáp điện,
đèn trang trí...
- Nhà cung cấp: Philips, Cadivi, Panasonic v.v…
- Về cơ sở vật chất: Công ty có 01 cửa hàng bán lẻ kiêm điểm giao dịch kinh
doanh tại địa chỉ đăng ký kinh doanh và 01 kho hàng tại Khu công nghiệp Tân
Bình, phường Tây Thạnh, quận Tân Phú, Tp. HCM
2.2

Đặc điểm kinh doanh:

- Về cách thức mua bán:
Bao gồm bán buôn, bán qua các đại lý và các nhà phân phối, bán cho các nhà
thầu công trình xây dựng
- Về cách thức thanh toán:
+ Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng và công ty sẽ
không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng
đó.
+ Các giao dịch mua, bán hàng hoá có thể thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán
chậm qua Ngân hàng với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hàng.
Chiết khấu thanh toán 5% tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn nếu thanh toán
trong 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.
+ Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng.
- Về hoa hồng, tiền thưởng:

Page 4


+ Đối với khách hàng là nhà phân phối: thưởng 7% trên tổng doanh số hàng
tháng – tính trên trị giá thanh toán trên hóa đơn.
+ Đối với đại lý: hoa hồng được tính 15% trên giá bán đại lý. Tính và thanh
toán cho đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng.
- Về cách thức vận chuyển hàng hoá:
Công ty có đội xe để vận chuyển hàng hóa cho các khách hàng trong phạm vi
thành phố.
- Về thị trường tiêu thụ:
Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho công ty
(bán buôn), bán thông qua các siêu thị và đại lý.
Thị trường tiêu thụ chủ yếu là TP.HCM và các tỉnh lân cận (Bình Dương, Đồng
Nai, Bà Rịa- Vũng Tàu …)
2.3

Đặc điểm hàng hóa:
+ Sản phẩm chiếu sáng: Bao gồm các loại đèn downlight âm trần, downlight
gắn nổi, đèn lon, đèn ốp trần, đèn compact, đèn chùm, huỳnh quang, các loại
đèn trang trí, các loại máng đèn của nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác
nhau.
+ Thiết bị điện: dây cáp điện, công tắc, ổ cắm, các thiết bị điện công nghiệp, ổn
áp v.v..

3.

Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh:

3.1 Bộ máy quản lý:

Công ty GIẢI PHÁP CƠ ĐIỆN được tổ chức bao gồm các Phòng ban – bộ phận
sau:
- Ban Giám đốc: Gồm 1 Giám đốc phụ trách chung và 3 Phó Giám đốc: 1 Phó
Giám Đốc phụ trách Kinh doanh, 1 Phó Giám Đốc phụ trách Tài chính, 1 Phó
Giám đốc phụ trách Nhân sự - hành chánh.
- Phòng Nhân sự - Hành chánh: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí
nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính, chịu sự quản lý của
Phó Giám đốc Nhân sự – Hành chánh
- Phòng Kế toán Tài vụ: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính
tại công ty, chịu sự quản lý của Phó Giám đốc Tài chính
- Phòng Kế hoạch vật tư: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm
kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nuớc ngoài, mua hàng theo yêu cầu của
công ty
- Phòng Kinh doanh: Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh
doanh dịch vụ… chịu sự quản lý của Phó Giám Đốc phụ trách Kinh doanh
Page 5


- Phòng điều phối - kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua,
hàng bán, nhập xuất kho … chịu sự quản lý của Phó Giám Đốc phụ trách Kinh
doanh
- Ban Kiểm soát: Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công
ty.
Mỗi phòng ban, bộ phận đều có trưởng phòng ban - bộ phận. Trưởng phòng ban
bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty.
3.2 Mạng lưới kinh doanh:
Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho công ty
(bán buôn), bán thông qua các siêu thị và các đại lý.
Công ty chia thị trường thành 2 khu vực lớn:
+ TP. HCM

+ Các tỉnh lân cận.
Tại mỗi khu vực (trừ TP.HCM) đều có các văn phòng đại diện kiêm bán hàng.

4.

Tổ chức công tác kế toán

4.1 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính.

4.2 Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
+ Kỳ kế toán: 01/01 đến 31/12
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam VNĐ
4.3 Chế độ kế toán áp dụng
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/3/2006 và Thông tư
244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính.

5.

Chính sách kế toán

5.1 Yêu cầu thông tin kế toán:
5.1.1 Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán
Page 6


STT

Người
sử dụng

thông
tin

1

Giám
Đốc

2

Phó GĐ
kinh
doanh

Mục tiêu

Nội dung
thông tin

-Thông tin về
doanh thu,chi
phí và lợi
- Quản lý tình
nhuận trên báo
hình chung của
cáo
DN để đưa ra các
KQHĐKD.
chính sách quản
-Thông tiền về

lý phù hợp.
dòng tiền trên
- Xét duyệt các
báo cáo lưu
chính sách tài
chuyển tiền
chính, tín dụng.
tệ.
-Lập ra các kế
-Bảng kê thu
hoạch và phê
chi, bảng kê
duyệt các quyết
nhập xuất tồn,
kinh doanh ngắn
bảng kê bán
hạn, dài hạn về
hàng và các sổ
doanh thu và phân
chi tiết
phối lợi nhuận
-Báo cáo nợ
- Xét duyệt chiến
phải thu và
lược kinh doanh,
phải trả theo
marketing.
tuổi nợ. Báo
- Xét duyệt một
cáo về hạn

số nghiệp vụ cụ
mức tín dụng.
thể (mua hàng,
-Các báo cáo
bán hàng, vay
thực hiện kế
mượn…)
hoạch,định
mức chi phí lợi nhuận
- Xét duyệt các
- Thông tin về
chính sách mua
hàng hoá:
hàng và bán hàng + Báo cáo
trong kỳ.
xuất-nhập- Đưa ra các chiến tồn,dự toán
lược kinh
tiêu thụ
doanh,marketing. + Bảng kê
- Đưa ra các
hàng bán bị trả
chính sách đầu tư lại

Bộ phận
cung cấp

BP Kế toán
BP Kinh
doanh

Phạm Vi sử
dụng
Trong Ngoài
DN
DN

X

X
Phòng
Kinh doanh
Phòng điều
phối kho
vận4

Page 7


và mở rộng sản
xuất kinh doanh
thích hợp.
- Lập dự toán tiêu
thụ và dự toán
mua hàng,dự toán
tồn kho cho kỳ
sau
- Xây dựng hệ
thống tỷ lệ chiết
khấu cho KH
- Đưa ra các

chính sách về tín
dụng, (có tiếp tục
bán chịu cho KH
hay không?)

3

Phó GĐ
NS HC

- Quản lý và điều
hành hoạt động
liên quan nhân sự
- hành chính, tài
chính - kế toán kiểm soát trong
doanh nghiệp
-Kiểm tra, kiểm
soát hoạt động
của các bộ phận
liên quan
-Quyết định chính

+ Kê chiết
khấu,giảm giá.
+ Thông tin về
hàng hoá tối
đa,tối thiểu
dựa trên dự
toán tiêu thụ
và dự toán

mua hàng kì
trước so sánh
với tình hình
thực hiện.
-Thông tin về
đơn đặt hàng
chưa thực
hiện,chính
sách giá trong
tương lai,chính
sách tiếp thị,…
-Báo cáo
doanh thu theo
từng mặt
hàng,từng khu
vực
-Thông tin về
chi phí bán
hàng và mua
hàng kì này so
sánh dự toán
X
Phòng
hành chính
sự

Page 8


sách nhân sự,các

chế độ của DN
(thưởng, phạt…)
- Xét duyệt các
chính sách lương,
BHXH, kế hoạch
tuyển dụng
- Đưa ra các
quyết định trả nợ
và số tiền phải trả
- Quản lý chặt chẽ
các khoản nợ phải
thu, điều chỉnh
hạn mức tín dụng,
đưa ra các biện
pháp thu hồi nợ.
4

5

Phó GĐ
Tài
Chính

Phòng
nhân
sự-Hành
chánh

- Quản lý và phát
triển nguồn nhân

lực.
- Đào tạo, đánh
giá nhân viên, đề
bạt trả lương, phụ
cấp để khuyến
khích mọi người
làm việc hiệu quả
nhiệt tình

- Báo cáo nhu
cầu tiền để trả
các khoản nợ
đến thời điểm
nào đó
- Báo cáo nợ
phải thu theo
tuổi nợ
- Vòng quay
nợ phải thu, nợ
phải trả, các hệ
số thanh toán.
- Nợ phải trả,
nợ ngắn hạn,
nợ dài hạn
- Tỷ số nợ,
tình hình tài
sản - nguồn
vốn
-Dự toán tiền,
báo cáo thu chi

tiền
- Chính sách
công ty.
- Nhu cầu
tuyển dụng và
đào tạo nguồn
nhân lực.
- Danh sách ưu
tiên, ưu đãi,
lương, thưởng
bất hợp lý tạo
cơ hội cho
hành vi vô kỷ

Phòng kế
toán tài vụ

- BGĐ
- Phòng kế
toán.
- Phòng
mua hàng.
- Phòng
bán hàng.
- Phòng
Marketing
-Bộ phận
điều phốikho vận.

X

X

Page 9


6

Phòng
kế toántài vụ

- Đảm bảo quá
trình thu thập, xử
lý và cung cấp
thông tin chính
xác, kịp thời và
đầy đủ.
- Lập kế hoạch
ngân sách, lợi
nhuận.
- phân tích chính
sách thanh toán,
thu chi.
- Kế hoạch đầu tư
vốn

luật, tâm lý bất
bình trong
công ty.
- Doanh thu.

- BGĐ.
- Bán hàng.
- Phòng kế
- DT tài chính. toán.
- Thu nhập
khác.
- Các khoản
giảm trừ
doanh thu.
- Chi phí.
- Bán hàng.
- Quản lý.
- Giá vốn hàng
bán .
- Chi phí tài
chính.
- Hàng tồn
kho: Số lượng
hàng nhập,
xuất, tồn của
từng mặt hàng,
kho hàng.
- Nợ phải thu:
Nợ quá hạn ,
nợ phải thu
ngắn hạn, dài
hạn.
- Nợ phải trả:
Nợ đến hạn,
quá hạn, nợ

phải trả ngắn
hạn, dài hạn.
- Lợi
nhuận:Lãi gộp
từng mặt hàng,
từng hoạt động
kinh doanh
chính và
phụ.Lưu
chuyển tiề tệ:

X

Page 10


- Đạt doanh thu
cao.
- Đảo bảo thu hồi
công nợ.
- Xử lý đơn hàng,
quản lý hàng bán

7

8

9

Phòng

kinh
doanh

Phòng
điều
phốikho vận
Ban
kiểm
soát

- Quản lý số
lượng hàng.
- Đảm bảo việc
nhập, xuất và giao
nhận hàng số
lượng, quy cách.
- Kiểm soát và
kiểm toán nội bộ.

thông tin dòng
tiền ra vào.
- Doanh thu.
- Bán
hàng:Mặt
hàng, nhóm
hàng, khách
hàng, khu vực
bán hàng, kênh
phân phối.
- Hàng tồn

kho: mặt hàng,
kho hàng..
- Công nợ: chi
tiết theo chứng
từ, khách
hàng.
- Hạn mức tín
dụng : chi tiết
theo khách
hàng.
- Xét duyệt
bán hàng.

- Phòng Kế
toán tài
chính.
- BGĐ.
- Bộ phận
điều phốikho vận..

- Phòng
bán hàng,
Phòng mua
hàng,
Phòng Kế
toán tài
chính
- Quy định
- Ban Giám
pháp luật,

Đốc, Bộ tài
chính sách nội chính.
bộ công ty.
- Phòng kế
- Tình hình
toán.
hoạt động của - Phòng
các phòng ban. mua hàng.
- Phòng
bán hàng.
- Phòng
Marketing
-Bộ phận
điều phối- Thông tin về
số lượng, quy
cách, mặt hàng
hàng bán, hàng
mua.

X

X

X

Page 11


kho vận.
- Kiểm tra tình

hình nộp thuế của
doanh nghiệp
- Thu thuế GTGT
- Thu thuế thu
nhập doanh
nghiệp
- Thu thuế nhập
khẩu
- Thu thuế thu
nhập cá nhân
10

5.1.2

Cơ
Quan
Thuế

- Báo cáo kết
quả HĐ kinh
doanh, lợi
nhuận năm
nay
- Thuế thu
nhập doanh
nghiệp hoãn
lại năm trước
- Tài sản thuế
thu nhập hoãn
lại được khấu

trừ
- Thuế GTGT
đầu vào - đầu
ra
- Giá hàng
nhập khẩu
-Thuế thu
nhập cá nhân
do doanh
nghiệp tính hộ
cho người lao
động.
- Các khoản
thuế, phí, lệ
phí khác phải
nộp

BP Kế toán

X

Danh mục đối tượng kế toán

STT

Nhóm đối tượng

Tên đối tượng

1

1.1

Tiền

Tiền
Tiền mặt

Theo dõi chi tiết

Page 12


1.1.1
1.1.2
1.2
1.2.1
1.2.2
2
Nợ Phải Thu
2.1
2.2
2.2.1
2.2.1.1
2.2.1.2
3
Hàng tồn kho
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2

3.3
3.4
Các khoản thanh
4
toán với ngân sách
NN
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
5
5.1
5.2
5.3

Doanh thu

5.4
5.5
6
6.1
6.2
6.3
7

Các khoản chiết
khấu

Tiền VND
Tiền ngoại tệ
Tiền gửi NH
Tiền gửi VND
Tiền ngoại tệ
Nợ Phải Thu
Phải thu khách hàng
Nợ phải thu khác
Tài sản thiếu
Tiền thiếu chờ xử lý
Hàng thiếu
Hàng tồn kho
Hàng hóa
Giá mua hàng hóa
Chi phí thu mua hàng hóa
Hàng mua đang đi đường
Hàng gửi bán đại lý
Công cụ dụng cụ

Theo khách hàng

Nhân viên
Hàng hóa, nhân viên
Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa

Công cụ dụng cụ

Các khoản thanh toán với
ngân sách NN
Thuế và các khoản nộp NN
Thuế GTGT đầu ra
Thuế GTGT hàng nhập
khẩu
Thuế NK
Thuế TNDN
Thuế TN cá nhân
Thuế nhà đất, tiền thuê đất
Các loại thuế khác
Phí, lệ phí & các khoản
phải nộp khác
Doanh thu
Doanh thu bán buôn
Doanh thu đại lý
Doanh thu siêu thị
Doanh thu bán hàng nội bộ
Doanh thu cung cấp dịch
vụ
Doanh thu hoạt động tài
chính

Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa

Các khoản chiết khấu
Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thanh toán
Hoa hồng

Hàng bán trả lại

Tài khoản NH
Tài khoản NH

Hàng hóa
Kênh phân phối
Kênh phân phối
Hàng hóa
Page 13


8

Giảm giá hàng bán

9

Lãi gộp

10

Giá vốn hàng bán

Mặt hàng, hoạt động kinh

doanh chính phụ
Hàng hóa

5.1.3 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết
STT

1

2

Đối tượng
chi tiết

Khách
hàng

Nhà cung
cấp

Các nội dung
mô tả

Mã khách
hàng, tên
khách hàng,
địa chỉ, mã số
thuế, điện
thoại, fax,
email, người
đại diện theo

pháp luật

Mã nhà cung
cấp, tên nhà
cung cấp, địa
chỉ, mã số
thuế, điện
thoại, fax,

Các nội dung quản lý

Mã hóa

Mã khách hàng bao gồm
15 ký tự (XX-XX-XXXX-XXX), trong đó:
- 02 ký tự đầu dùng mã
gợi nhớ biểu diễn đối
tượng khách hàng (KH)
- Ký tự 4 và 5: dùng mã
gợi nhớ thể hiện khu vực
(có 02 khu vực: Tp.
HCM – SG, Nam Bộ MN)
Quản lý chi tiết theo
- Ký tự 7 và 8: dùng mã
từng khách hàng, từng
trình tự để thể hiện các
khu vực, phân vùng,
phân vùng
theo dõi từng chứng từ,
- Ký tự 10 và 11: dùng

theo thời hạn nợ, từng
mã gợi nhớ để biểu diễn
tuổi nợ
loại khách hàng (khoảng
3 loại: nhà phân phối –
PP, siêu thị - ST, đại lý ĐL)
- 03 ký tự cuối: dùng mã
số trình tự để biểu diễn
số thứ tự của từng khách
hàng
VD: KH-SG-03-ST-001
(khách hàng là siêu thị ở
quận 3 Tp HCM)
Quản lý chi tiết theo
Mã nhà cung cấp bao
từng nhà cung cấp, từng gồm 09 ký tự (XX-XXkhu vực, theo dõi từng XXX), trong đó:
chứng từ, số dự nợ, … - 02 ký tự đầu: dùng mã
gợi nhớ biểu diễn đối
tượng nhà cung cấp - CC
Page 14


email, …

Hàng hóa

Mã hàng, tên
hàng, quy
cách, đơn vị
tính, …

4

Công cụ
dụng cụ

Mã công cụ
dụng cụ, tên
công cụ dụng
cụ, quy cách,
đơn vị tính,
…

5

Nhân viên

3

Quản lý chi tiết theo
loại hàng, chủng loại,
đơn giá bán, tình hình
nhập xuất tồn kho, định
kỳ kiểm kê hàng hóa
tồn kho

Quản lý chi tiết theo
từng công cụ dụng cụ,
quy cách, số lượng,
đơn vị tính, bộ phận sử

dụng, định kỳ kiểm kê
công cụ dụng cụ

Mã nhân viên, Quản lý chi tiết theo
tên nhân viên, phòng ban, chức vụ,

- Ký tự 4 và 5: dùng mã
gợi nhớ thể hiện loại nhà
cung cấp (có 02 loại:
trong nước – TN và nước
ngoài – NN
- 03 ký tự cuối: dùng mã
số trình tự để biểu diễn
số thứ tự của từng nhà
cung cấp
Mã vật tư hàng hoá bao
gồm 11 ký tự (XXXXXX-XXX), trong đó:
- 02 kí tự đầu: dùng mã
gợi nhớ để biểu diễn đối
tượng hàng hoá – HH
- Ký tự 4 và 5 dùng mã
gợi nhớ để biểu diễn mặt
hàng (có nhiều mặt hàng:
đèn thắp sáng – MI, đèn
trang trí - MT)
- Ký tự 6 và 7: dùng mã
liên tiếp để biểu diễn
chủng loại hàng (ví dụ:
đối với đèn 01 là thắp
sáng, 02 là trang trí)

- 03 ký tự cuối: dùng mã
số trình tự để biểu diễn
số thứ tự của từng hàng
hóa
Mã công cụ dụng cụ bao
gồm 06 ký tự (XXXXX), trong đó:
- 02 ký tự đầu: dùng mã
gợi nhớ để biểu diễn đối
tượng công cụ dụng cụ –
DC
- 03 ký tự cuối: dùng mã
số trình tự để biểu diễn
số thứ tự của từng công
cụ dụng cụ
Mã nhân viên bao gồm
08 ký tự (XXXX-XXX),
Page 15


6

7

trong đó:
- 02 ký tự đầu: dùng mã
gợi nhớ để biểu diễn đối
tượng nhân viên – NV
khu vực phụ trách (đối - 02 ký tự kế tiếp: dùng
phòng ban,
với nhân viên kinh

mã gợi nhớ để biểu diễn
chức vụ, địa
doanh), hoa hồng bán
phòng ban của viên (kinh
chỉ, điện
hàng (đối với nhân viên doanh – KD, kho vận –
thoại.
kinh doanh)
KV, bán hàng – BH, …)
- 03 ký tự cuối: dùng mã
số trình tự để biểu diễn
số thứ tự của từng nhân
viên
Mã kho bao gồm 13 ký
tự (XXX-XX-XX-XXX),
trong đó:
- 03 ký tự đầu: dùng mã
gợi nhớ để biểu diễn đối
tượng kho – KHO
- Ký tự 5 và 6: dùng mã
Quản lý chi tiết theo
Mã kho, tên
gợi nhớ thể hiện kho ở
khu vực, khả năng trữ
kho, khu vực,
khu vực nào (có 02 khu
hàng còn lại, có các loại
Kho
địa chỉ, khả
vực: Tp. HCM – SG,

hàng gì, số lượng hàng
Nam Bộ - MN)
năng dự trữ
tồn kho, tình hình sử
- Ký tự 8 và 9 dùng mã
hàng, thủ kho
dụng kho
gợi nhớ để thể hiện kho
đại lý – DL, kho công ty
– CT hay kho hàng đang
đi đường - DD
- 03 ký tự cuối: dùng mã
số trình tự để biểu diễn
số thứ tự của từng kho
Quản lý chi tiết theo số Lấy số tài khoản của
từng ngân hàng làm mã
tài khoản ngân hàng,
trương mục ngân hàng
Tên ngân
loại tiền giao dịch
hàng, số tài
(USD hay VND), từng tương ứng với ngân hàng
đó
Ngân hàng khoản, loại tài tài khoản, theo dõi chi
khoản, địa
tiết số dư, số phát sinh
chỉ, điện thoại hàng ngày, định kỳ đối
chiếu

Page 16

5.2 Hệ thống chứng từ
5.2.1 Danh mục chứng từ
Hoạt
động
1.
Nhận
yêu
cầu
mua
hàng

Tên
chứn
g từ
Đơn
đặt
hàng
(1
liên)

Lệnh
2. Lập bán
lệnh
hàng
bán
hàng (4
liên)

3. Lập
hợp
đồng
bán
hàng

Hợp
đồng
bán
hàng
(2
bộ)

Nội dung dữ liệu
thu thập
- Khách hàng,
ngày giao, đơn
giá, số lượng, mã
hàng, điều kiện
TT

Nơi lập

Nơi
duyệt

Khách
hàng

ĐĐH

- Lấy thông tin
KH

- Bộ phận
xử lý đơn
hàng

- Trưởng
phòng
bán hàng
- Trưởng
bộ phận
tín dụng

- Lập phiếu
giao hàng

- Trưởng
phòng
bán hàng
- PTGĐ
Phòng bán phụ trách
KD
hàng

- Cơ sở lập
hóa đơn

- Ngày, số, nhân
- Văn

viên bán hàng,
phòng đại
điều khoản TT
diện
- Hàng Hóa : tên,
mã hàng, số lượng
đặt hàng, số lượng
xuất
- Thông tin khách
hàng, hàng hoá
- Giá trị hợp đồng

Biểu
mẫu

- Lập lệnh bán
hàng

- Địa điểm, ngày
giờ giao hàng
- Thông tin khách
hàng (tên, địa chỉ,
mã KH)

Mục đích sử
dụng

- Cơ sở lập
hóa đơn

LBH

- Giao kèo
điều kiện bán

HĐKT

- Địa điểm, ngày
giờ giao hàng
- Hình thức thanh
toán
- Ngày, số

- Thông tin khách
hàng
- Hàng hóa (tên,
mã hàng, số lượng
thực xuất)
- Lý do xuất; kho
xuất
Phiếu - Địa điểm, ngày
5. Lập
giao giờ giao hàng
phiếu
hàng - Loại hàng, số
giao
(3
lượng hàng giao
hàng
liên)

4. Lập
phiếu
xuất
kho

Phiếu
XK
(2
liên)

Phòng
điều phối
kho vận

Điều phối HH
các kho

PXK

Bộ phận
giao nhận
hàng

- Chi tiết giao
hàng
- Xác nhận
giao hàng

PGH

Page 17


6. Lập
hóa
đơn
và ghi
nhận
doanh
thu

Hóa
đơn
GTG
T (3
liên)
Giấy
đề
nghị
thanh
toán
(2
liên)

- Ngày, số

- Ghi doanh
thu, thuế

- Khách hàng (tên, Phòng kế

địa chỉ, mã số)
toán tài vụ
- Hình thức thanh
toán

- Ghi nợ phải
thu

HĐ

Y/c TT tiền
hàng.

PTT

Ghi tiền mặt
nhập quỹ

PTHU

- Khách hàng
- Số tiền; lý do
thanh toán
- Hạn thanh toán,
chiết khấu

Kế toán
công nợ

- Ngày, số

Phiếu
- Khách hàng
thu
Thủ quỹ
- Số tiền; lý do
(2
liên) thu, TG ngoại tê,
TG quy đổi
Ngân hàng
7. Thu Giấy - Ngân hàng, số
tiền
tiền báo
có (2 - Khách hàng
liên) - Lý do trả tiền
- Thông tin khách
hàng
- Lý do xuất, xuất
tại kho
- Hàng hóa (tên,
mã hàng, số lượng
thực xuất)
- Ngày lập phiếu

8.
Trườn
g hợp
hàng
trả lại
hoặc
giảm

giá

Biên
bản
nhận
hàng
trả
lại (2
liên)

- Thông tin công
ty trả hàng
- Thông tin hàng
trả; lý do
- Ngày nhập kho
hàng trả lại
- Hình thức thanh
toán

Phòng bán
hàng

Xác nhận tiền
KH trả

NH

- Ghi Dthu,
CPhí
- NKho hàng

trả lại
- Giảm doanh
thu, thuế
- Giảm nợ phải
trả.

HTL

Page 18


hàng
bán

BB
thỏa
thuận
giảm
giá
HH
(2
liên)

- Thông tin khách
hàng
- Thông tin hàng
giảm giá
- Lý do giảm giá
- Số tiền và hình
thức giảm

Phòng bán
hàng

Giảm doanh
thu

GIAMG
IA

II. QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG
CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY GIẢI PHÁP CƠ
ĐIỆN
1. Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:
 Thời gian lưu chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm
ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo quy định.
 Xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, chuyển lệnh bán hàng về phòng Kế
toán Tài vụ để xử lý chậm nhất là một ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn đặt
hàng.
 Phòng Kế toán Tài vụ xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả lại bộ phận bán
hàng không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ.
 Các chứng từ khác có liên quan phải chuyển về phòng Kế toán Tài vụ trong vòng
2 ngày kể từ ngày lập chứng từ.
Page 19


2. Quy định khác
 Phòng Kế toán Tài vụ có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị hủy các chứng từ
không theo quy định trên.
 Tất cả các ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo

về phòng Kế toán Tài vụ trước thời điểm hiệu lực.

3. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu
Do đặc điểm kinh doang của công ty bao gồm nhiều hình thức bán hàng khác
nhau nên việc xây dựng quy trình doanh thu phụ thuộc nhiều vào cách thức bán
hàng.
Tương ứng với các hình thức bán hàng, công ty xây dựng 4 chu trình doanh thu,
lần lượt là:
+ Bán hàng lẻ tại cửa hàng.
+ Bán buôn trả tiền ngay theo đơn đặt hàng.
+ Bán hàng trả chậm theo đơn đặt hàng, hợp đồng.
+ Gửi hàng đại lý.
Do điều kiện hạn hẹp, chúng tôi chỉ trình bày chi tiết chu trình doanh thu áp
dụng cho nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay theo đơn đặt hàng, hợp đồng
Nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay theo đơn đặt hàng, hợp đồng
Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, giao hàng trực tiếp tại kho hay
tại địa chỉ theo yêu cầu của khách hàng (nhà phấn phối, nhà thầu đã ký hợp
đồng)..
Danh mục chứng từ sử dụng
+ Hợp Đồng nhà Phân Phối:
Mẫu số: HĐNPP
+ Đơn đặt hàng của Khách Hàng: Mẫu số: ĐĐH
+ Lệnh Bán hàng:
Mẫu số: LBH
+ Hóa đơn GTGT :
Mẫu số: 01GTKT3/001(TT153/2010-TT-BTC)
+ Phiếu Xuất Kho VCNB:
Mẫu số: 03XKNB3/001 (TT153/2010-TT-BTC)
+ Phiếu Xuất Kho Đại Lý:

Mẫu số:04HGDL3/001(TT153/2010-TT-BTC)
Quy trình chung
Khách hàng gửi Đơn đặt hàng theo mẫu của công ty đến phòng Kinh doanh.
Nhân viên phòng Kinh doanh lập Phiếu đề nghị xem xét đơn đặt hang cùng với
Đơn đặt hàng chuyển bộ phận Kho để kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng,
chuyển bộ phận Tín Dụng để kiểm tra hạn mức tín dụng, xét duyệt .
Khi đơn hàng đã được xét duyệt, nhân viên kinh doanh gọi điện xác nhận nội
dung đặt hàng đối với khách hàng (tên khách hàng, địa chỉ, mã hàng, tên hàng, số
lượng, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng), sau đó lập Lệnh Bán hàng gồm 4 liên:
Page 20


- Liên 1: lưu tại phòng Kinh doanh theo số thứ tự, đính kèm ĐĐH của khách
hàng
- Liên 2: giao cho khách hàng để xác nhận đơn hàng đã được duyệt.
- Liên 3: chuyển bộ phận Kế toán theo dõi. Khi nhận được giấy báo có của ngân
hàng, xuất hóa đơn GTGT gồm 3 liên, chuyển bộ phận Giao nhận hàng.
- Liên 4: chuyển bộ phận Giao nhận hàng.
Căn cứ vào Lệnh Bán hàng và Hóa đơn đã thanh toán, bộ phận Giao nhận hàng
in Phiếu xuất kho thành 2 liên, gửi thủ kho và in Phiếu giao hàng gồm 4 liên.
Thủ kho căn cứ Phiếu xuất kho, xuất hàng hóa theo yêu cầu, đồng thời lưu liên
1 của phiếu xuất kho để ghi thẻ kho, cuối ngày tổng hợp chuyển về phòng Kế toán.
Liên 2 của phiếu xuất kho được lưu tại bộ phận giao nhận hàng.
Khi giao hàng, nhân viên giao nhận hàng sẽ cho khách hàng ký tên vào hóa đơn
(3 liên) và phiếu giao hàng (4liên). Liên 1 của hóa đơn sẽ được chuyển phòng Kế
toán, liên 2 giao khách hàng, liên 3 lưu ở phòng Điều phối – Kho vận
Bộ phận giao nhận hàng lưu liên 2 của phiếu xuất kho cùng liên 4 của Lệnh
Bán hàng, liên 3 hóa đơn và liên 1 của Phiếu giao hàng thành 1 bộ hồ sơ, lưu theo
số thứ tự của phiếu giao hàng
Liên 2 phiếu giao hàng được giao cho khách hàng.

Liên 3 chuyển phòng kế toán.
Liên 4 chuyển phòng kinh doanh xác nhận đã giao hàng
Bộ phận kế toán nhận được hóa đơn do nhân viên giao nhận hàng hóa mang về,
kiểm tra chứng từ, dựa vào hóa đơn, kế toán nhập liệu chi tiết bán hàng, cập nhật
doanh thu, tính giá xuất kho và cập nhật giá vốn , chi tiết thuế GTGT, theo dõi công
nợ, chi tiết khoản phải thu.

Page 21


LƯU ĐỒ BÁN HÀNG THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG
PHÒNG KINH DOANH
KH

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG ĐIỀU PHỐI –KHO VẬN

Đơn đặt hàng

Kiểm tra hạn
mức tín dụng
Duyệt ĐĐH

Kiểm tra ,
xác nhận
HTK

Lập phiếu đề
nghị xem xét

ĐĐH

Đơn đặt hàng

Phiếu đề nghị
xem xét ĐĐH

Phiếu đề nghị
xem xét ĐĐH

B
Đơn đặt hàng

Lệnh bán hàng
(liên 3)

Phiếu đề nghị
xem xét ĐĐH

Hóa đơn
GTGT (liên 1)

Lập
Lệnh
bán hàng

Lệnh bán hàng
( liên 1)
Đơn đặt hàng

2

3

C

A

Giấy báo có
của NH

Lệnh bán hàng
(liên 3)

Lập
Hóa đơn
GTGT

4

Hóa đơn
GTGT (liên 1)

Phiếu giao
hàng liên 4

N

Phiếu xuất kho
(liên 1)

N

2

3

3

Lập PXK
Phiếu giao
hàng

2

Ghi thẻ
kho

Phiếu xuất kho
(liên 1)

2

Phiếu giao
hàng (liên 1)

B
A

KH

NH

2

Hóa đơn
GTGT (liên 1)

2

2

3

4

3

Giao hàng và
yêu cầu KH
ký tên

2

Phiếu giao
hàng (liên 1)
Hóa đơn
GTGT (liên 1)

2

3

3

4

C

N

Page 22


4. Một số biểu mẫu chứng từ minh hoạ:
Mô tả chứng từ
- Tên chứng từ: Đơn đặt hàng
- Số: ……
- Nội dung thông tin:
+ Thông tin đặt hàng của khách hàng
- Mục đích sử dụng
+ Căn cứ lập lệnh bán hàng
- Nơi lập: khách hàng
- Nơi nhận: Phòng kinh doanh
- Lưu trữ và trình bày
+ In ra giấy

Page 23

Mẫu biểu đơn đặt hàng
Công Ty TNHH Ánh Sáng Việt
115 Trường Chinh, Quận Tân Bình, TP.HCM

ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày 15 tháng 05 năm 2011
Số : 125/02
Người nhận: Nguyễn Ngọc Nga
Người gửi: Nguyễn Quỳnh Anh
Công ty: Công Ty TNHH Giải Pháp Cơ Điện Công ty: TNHH Ánh Sáng Việt
Điện thoại: …………………………………. Điện thoại:……………………
Fax: ………………………………………… Fax:…………………………...
Email: ……………………………………… Email:…………………………
Căn cứ theo bảng Báo giá của Quý công ty số ….., ngày……, chúng tôi đề nghị Quý
công ty cung cấp cho chúng tôi các mặt hàng sau:
STT Tên sản phẩm
và quy cách
1

2
3
4
5

Mã SP

ĐVT

Máng đèn tán
CFR340

quang (loại âm
Cái
trần)
Tăng phô điện
CBE18
Cái
Bóng đèn
CCV13
Cái
compact S3U
Phụ kiện cho đèn CGDCW
m
Downlight âm
CDV401
Cái
trần
Tổng tiền hàng trước thuế
Thuế GTGT 10%
Tổng giá trị

Số
lượng
100

Đơn giá

812.400

Thành tiền
(VND)

81.240.000

100

37.600

3.760.000

135

55.200

7.452.000

250

9.000

2.250.000

80

117.000

9.360.000
104.062.000
10.406.200
114.468.000

Thời gian giao hang: 20/05/2011

Địa chỉ giao hàng: Tại kho của Công Ty TNHH Ánh Sáng Việt
Người lập
(ký, ghi rõ họ tên)

Trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên)

Page 24


Phiếu đề nghị xem xét đơn hàng
Mô tả
- Tên chứng từ : Phiếu đề nghị xem xét đơn đặt hàng
- Số: ……
- Nội dung thông tin:
+ Thông tin hàng tồn kho
+ Thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng
+ Thông tin xét duyệt đơn đặt hàng
- Mục đích sử dụng
+ Căn cứ lập lệnh bán hàng
- Nơi lập: phòng kinh doanh
- Nơi nhận:
+ Bộ phận kho
+ Bộ phận tín dụng
- Lưu trữ và trình bày
+ In ra giấy

Page 25