Qui trình quản lý thiết bị tin học hành chính xây dựng

 

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG COTEC – COTECCONS GROUP
Bộ phận soạn thảo : Phòng Hành Chính Quản Trị ( HCQT )
Ngày ban hành :

QUẢN LÝ THIẾT BỊ TIN HỌC 
I. MỤC DÍCH
Nhằm quản lý máy móc, thiết bị văn phòng một cách hiệu quả, hạn chế tối đa việc thất thoát tài sản
công ty.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tất cả các công trình và phòng/ ban nằm ngoài văn phòng công ty.
III. QUI TRÌNH THỰC HIỆN
A. Sơ đồ Hướng dẫn quản lý thiết bị: ( xem sơ đồ hướng dẫn đính kèm )
B. Diễn giải:
1. Kiểm kê thiết bị định kỳ:
Hàng quý (đầu mỗi quý) Phòng ban/công trình có nhiệm vụ thống kê máy móc, thiết bị văn
phòng ( thiết bị được cấp, mua mới, chuyển giao... ) theo Biểu mãu Thống kê thiết bị
(BM.TKTB) có xác nhận của CHT Công trình và chuyển về cho BP IT – Phòng HCQT để kiểm
tra, đối chiếu.
2. Cung cấp thiết bị:
Khi có nhu cầu cấp thiết bị, phòng ban/công trường lập phiếu đề nghị mua sắm thiết bị có đầy đủ
chữ ký của Trưởng bộ phận/Chỉ huy trưởng và Giám đốc khối gởi về phòng HCQT. Phòng
HCQT sẽ xem xét cấp thiết bị có sẵn hoặc đề nghị mua mới theo qui trình mua sắm của Công ty.
3. Chuyển giao thiết bị:
Khi có yêu cầu chuyển giao thiết bị: Bộ phận chuyển thiết bị lập Phiếu bàn giao thiết bị
(BM.BGTB) trình Giám đốc khối ký duyệt, đồng thời có xác nhận Trưởng bộ phận bên giao và
bên nhận.
Bên giao có nhiệm vụ photo hoặc scan Phiếu giao nhận thiết bị có đầy đủ chữ ký duyệt về Phòng
HCQT để cập nhật, theo dõi.
4. Thiết bị hư hỏng hoặc mất:

- Trường hợp thiết bị bị hư hỏng không thể sử dụng được: Bộ phận/ công trình lập Phiếu đề
nghị trả thiết bị (BM.ĐNTTB) được Giám đốc khối duyệt có và có xác nhận của Trưởng bộ
phận/ CHT Công trình và gừi về Phòng HCQT.
Tùy vào vị trí địa lý của công trường, phòng HCQT sẽ trình Ban Lãnh đạo biện pháp xử lý:
lưu kho tại công trình và thanh lý khi công trình hoàn thành hoặc Phòng HCQT sẽ nhận lại để
lưu tại kho Công ty.
- Nếu thiết bị bị mất cắp: yêu cầu Phòng ban/ công trường phải có biên bản mất cắp có xác nhận
của Giám đốc khối, Chỉ huy trưởng và gửi về Phòng HCQT để cập nhật, theo dõi
IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN
- Qui trình quản lý thiết bị này được áp dụng thống nhất trong toàn Công ty và có hiệu lực kể
từ ngày ký.
- Phòng HCQT có nhiệm vụ phổ biến và hướng dẫn các công trình/ Phòng ban có liên quan
thực hiện theo đúng qui trình này.


-

Trong quá trình thực hiện nếu có những khó khăn vướng mắc đề nghị phản ánh về Phòng
CQT để trình Tổng Giám đốc xem xét bổ sung sửa đổi.
TỔNG GIÁM ĐỐC

NGUYỄN BÁ DƯƠNG
Qui trình quản lý thiết bị:
TRÁCH
NHIỆM

SƠ ĐỒ HƯỚNG DẪN

FORM MẪU

Cập nhật thông tin thiết
bị tin hoc

Phòng ban/
Công trình

Yêu cầu cấp thiết bị

Kiểm tra thiết bị
hiện có

BP IT

Có

BM.ĐNMS

Không có

Mua sắm thiết bị

Trưởng P/ban,
GĐK, CHT CT,
Thư ký

Trưởng P/ban,
GĐK, CHT CT,
Thư ký

Mất

Chuyển giao

Hư hỏng

thiết bị

Lập Biên bản mất
cáp thiết bị

Có thay đổi

Trưởng P/ban,

Thực hiện giao nhận

GĐK, CHT CT,
Thư ký

thiết bị

Thư Ký CT/
CHT CT

Thống kê thiết bị

P. HCQT

Tổng hợp thống kê
thiết bị

Lập phiếu Trả thiết
bị

BM.TTB
BM.MCTB
BM.GNTB

BM.TKTB