Bài tập lớn hoạch định quản trị văn phòng

Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn đến Giảng viên –
ThS. Nguyễn Hữu Danh đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy em trong thời gian học tập
tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật tỉnh Điện Biên, đã tận tình hướng dẫn cho em
hoàn thành bài tiểu luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một các hoàn chỉnh nhất, nhưng
bài tiểu luận không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa nhìn rõ được. Em rất
mong nhận được sự đóng góp của thầy để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài báo cáo với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò của nhà
Quản trị văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân dân xã Nậm Khăn
”.Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài
nghiên cứu này.
Điện Biên,, ngày

tháng

năm 2018


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
UBND

Ủy ban nhân dân

Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
MỤC LỤC
Chương 1........................................................................................................................4
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ NẬM KHĂN............4
1.1. Lịch sử hình thành...................................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................4
1.3. Chức năng nhiệm vụ...............................................................................................5
1.3.1. Chức năng........................................................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................5
Tiểu kết...........................................................................................................................9
Chương 2......................................................................................................................10
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH......................10
TẠI UBND XÃ NẬM KHĂN.....................................................................................10
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ............................................................10
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu...............................................................13
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp......................................................15
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu.................................................17
Tiểu kết.........................................................................................................................21
Chương 3......................................................................................................................22
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH.............................................................................................................22
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................................22
3.1.1. Ưu điểm..........................................................................................................22
3.1.2. Nhược điểm....................................................................................................22
3.1.3. Nguyên nhân...................................................................................................23
1

Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
3.1.3.1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được..........................................23
3.1.3.1. Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém.............................................24
3.2. Các giải pháp.........................................................................................................25
3.2.1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ
chức thực hiện các chương trình công tác...............................................................25
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ hoạt động của
UBND.......................................................................................................................25
3.2.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây dựng và thẩm định đề án trình
hội nghị.....................................................................................................................25
3.2.4. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu
..................................................................................................................................26
3.2.5. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn phòng
với các cơ quan liên quan........................................................................................26
3.2.6. Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương
trình làm việc............................................................................................................26
3.2.9. Xây dựng, củng cố tổ chức, bộ máy của Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số
lượng theo quy định và theo hướng chuyên môn hóa. Luân chuyển công chức Văn
phòng luôn đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. 27
Tiểu kết.........................................................................................................................28
KẾT LUẬN..................................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................30

2


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ

quan nhà nước.
Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.
Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là
sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định
quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại.
Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải
có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu
quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải
cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn
phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả
và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.
Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng,
nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,
đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ
quan, tổ chức đó.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những vấn đề đã đặt ra trong
bài tiểu luận. Đối tượng nghiên cứu và mục đích nghiên cứu của tiểu luận được xác
định và giới hạn như sau:
Đối tượng nghiên cứu: giải pháp nâng cao văn hóa đọc của sinh viên.
Mục tiêu nghiên cứu: tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của
văn phòng trong công tác hoạch định của UBND xã Nậm Khăn” làm đề tài tiểu
1


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
luận môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng. Tôi lựa chọn đề tài này nhằm
mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, đồng thời đưa
ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND

xã Nậm Khăn.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuối
cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định.
Các đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc nghiên cứu trong
phạm vi trường, tôi tập trung nghiên cứu đề tài ở phạm vi hẹp hơn: “Khảo sát, đánh
giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND xã Nậm
Khăn”. Tôi đi sâu tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân những hạn chế và đề ra những
giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND xã
Nậm Khăn.
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát, phương pháp phân tích,
tổng hợp.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
 Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp
cũng như vai trò khác của văn phòng;
 Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định;
 Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng xây dựng
chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông
tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ ….;
2


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
 Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
của cơ quan.
- Ý nghĩa thực tiễn:
 Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác

hoạch định ở cơ quan;
 Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nào hướng
phát triển cho vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND xã Nậm Khăn.
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND xã Nậm
Khăn.
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định.

3


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên
Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ NẬM KHĂN
1.1. Lịch sử hình thành
(Phần này vợ bổ sung vì vợ hiểu rất rõ)
1.2. Cơ cấu tổ chức
Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã theo quy
định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Nậm Khăn như sau:
Xã Nậm Khăn, huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên là một xã loại III nên cơ cấu
tổ chức của UBND xã bao gồm : 1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân, 1 phó chủ tịch Ủy ban
nhân dân và 7 chức danh phụ trách chuyên môn cụ thể:
Chức trách của chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là cán bộ chuyên
trách lãnh đạo UBND cấp xã, chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động
của UBND và hoạt động quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an
ninh , quốc phòng đã được phân công trên địa bàn.
Chức trách của công chức cấp xã là làm công tác chuyên môn thuộc biên

chế của UBND xã, có trách nhiệm tham mưu giúp UBND xã thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác được phân công và thực hiện nhiệm vụ khác
do Chủ tịch UBND cấp xã giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Nậm Khăn

4


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện Biên

5


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
1.3. Chức năng nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng
UBND xã do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật
và các văn bản của cơ quan, Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND xã ,
UBND xã thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địa bàn xã . Đồng thời báo
cáo tình hình thực hiện của mình trước HĐND xã.
UBND xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định tại Luật
tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 . UBND xã thảo luận tập thể và quyết
định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 35 Luật Tổ chức chính quyền địa
phương năm 2015 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND xã.
UBND xã phối hợp cùng UBND huyện, thường trực HĐND và các ban của
HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND
xem xét và quyết định.

1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND xã Nậm Khăn có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cụ thể như sau:
1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã Nậm Khăn thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách
6


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
1.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã Nậm Khăn thực hiện những nhiệm vụ,

quyền hạn sau đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình,kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
7


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
1.3.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã
Nậm Khăn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.3.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ
ban nhân dân xã Nậm Khăn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản
lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
8


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương
theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
1.3.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã Nậm Khăn thực hiện những

nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
1.3.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân xã Nậm Khăn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực
hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của
nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
9


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Tiểu kết
Chương 1 là chương nêu khái quát về cơ cấu và hoạt động của UBND xã
Nậm Khăn vì thế nội dung của chương này chỉ xoay quanh cơ cấu tổ chức, chức
năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Nậm Khăn. Thông qua các văn
bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ
quan từ đó hiểu sâu hơn về vai trò của cơ quan cũng như vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch địn của cơ quan.

10


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
Chương 2
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
TẠI UBND XÃ NẬM KHĂN
Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra
các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục
tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - nghĩa là một tài liệu được
viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện.
Có 3 loại hoạch định: Hoạch định chiến lược; hoạch định chiến thuật và
hoạch định tác vụ, tác nghiệp.
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực phục vụ hậu cần đảm bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức đó.
Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận
khác trong cơ quan, đơn vị.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ

khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để thủ
trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý.
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín
hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều
người cùng biết.
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau
về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan
đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và
11


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất ,
nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp lý chiếm vị
trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của quá
trình quản lý xã hội. Thông tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động đúng
pháp luật hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được
thường xuyên các nhu cầu về xã hội , với đời sống chính trị-kinh tế của đất nước.
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết đinh kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi
khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xử lý
lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Các thông
tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo
những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ.
Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng
và tổ chức nguồn tin.
Nguồn thu thập thông tin bao gồm:

- Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác gửi
đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra (còn gọi là
công văn đi). Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng đầu;
- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,
internet…;
- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc
họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp;
- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số liệu….
Phương pháp lấy tin:
12


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
- Đọc và ghi chép;
- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu;
- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất;
- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.
Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì các thông tin đều phải có ghi rõ
xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm khi
cần thiết.
Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin:
- Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:
 Thư ký VP phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm
như thông tin kinh tế, thông tin chính trị- xã hội, thông tin quá khứ, hiện
tại, dự đoán….;
 Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểm
khác biệt với những thông tin trước;
- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài
liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu thuẫn

giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin
cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.
Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin phải được cung cấp nhanh chóng,
kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị,
văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng.
Bảo quản. lưu trữ thông tin: Việc bảo quản và lưu trữ thông nhằm đảm bảo
cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu
dài .
13


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
Việc bảo quản , lưu trữ thông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất, những
thiết bị tiên tiến…
Các căn cứ để hoạch định:
- Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước;
- Các chỉ tiêu của Nhà nước, quyết định của cấp trên trực tiếp;
- Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan;
- Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
Ngoài ra còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau:
- Tình hình giao dịch với các cơ quan khác;
- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở
- Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo, biên chế…);
- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
Nguồn thông tin chính là nơi cung cấp căn cứ cho các quyết định, các kế
hoạch, dự án của cơ quan. Mà văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và

cung cấp nguồn thông tin này. Vì vậy, có thể nhìn thấy được tầm quan trọng của
văn phòng trong công tác thu thập các căn cứ tại cơ quan. Chỉ khi công tác thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin của văn phòng thực hiện tốt thì nguồn căn cứ
phục vụ cho hoạt động của cơ quan mới đầy đủ và hoàn chỉnh.
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
Một trong những chức năng của văn phòng là tham mưu tổng hợp, chức năng
này được thể hiện ở việc tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình
14


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
hình hoạt động của cơ qua và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết
và xử lý cũng như đưa ra các quyết định, các mục tiêu, kế hoạch.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông
nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi
hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu
tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác tham
mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối
với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham
mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham
mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích,
quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài
bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham
mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài

chính, kế toán….
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây
khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình
trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt
của các bộ phận nghiệp vụ.
15


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu
thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị.
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu chính là thực hiện vai trò của
mình trong công tác hoạch định của UBND xã Nậm Khăn vì đầu mối tiếp nhận các
phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ
thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng
hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Giúp giảm
thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc; tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau;
giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi của cơ quan.
Từ tham mưu, lãnh đạo và các phòng, ban, đơn vị sẽ xây dựng được các kế
hoạch hoạt động của mình. Dựa vào chương trình hoạt động chung của văn phòng,
các đơn vị, cá nhân sẽ có căn cứ để lên chương trình, kế hoạch, mục tiêu hoạt động
của cá nhân và của cơ quan trong thời gian tới được chính xác, rõ ràng, tránh sự
trùng lặp, mâu thuẫn giữa các đơn vị, cá nhân.
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
Văn phòng cung cấp các căn cứ và tham gia vào công việc xác định mục tiêu

của cơ quan; vì thế, văn phòng cũng sẽ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng
nên các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Chức năng giúp việc điều hành của văn phòng có vai trò quan trọng trong
việc xây dựng các giải pháp.
Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. Từ những
chương trinh, kế hoạch, lịch làm việc này thì các phòng, ban sẽ có được một cơ sở
để xây dựng cho mình các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Với chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng cũng luôn đề xuất được
những giải pháp hay và hiệu quả tham mưu cho cấp trên và các phòng, ban tổ chức
16


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
thực hiện các mục tiêu đã đề ra của các phòng, ban nói chung và của cơ quan nói
riêng.
Văn phòng có nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm
của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực
hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;
- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo
văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn thư, tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan,

tổ chức khác;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối
hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương,
thưởng, nghiệp vụ;
- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần
cho họat động và công tác của cơ quan;

17


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ
quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ
tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh.
Chính vì thực hiện những nhiệm vụ trên nên văn phòng có một vai trò không
thể thiếu trong công tác xây dựng các giải pháp thực hiện cho các mục tiêu đã đề ra
của cơ quan và của các phòng, ban.
Văn phòng UBND xã là cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã , là "đầu mối
công việc", được HĐND, UBND ủy quyền “thừa lệnh” trong giải quyết một số thủ
tục hành chính thông thường giúp Thường trực HĐND và UBND xã trong quá
trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình. Văn phòng, cơ quan có tầm quan
trọng đặc biệt, chính vì thế mà văn phòng phải nắm chắc tình hình mới có thể tham
mưu đúng, mới phục vụ tốt các hoạt động của HĐND, UBND. Chức năng tham
mưu - tổng hợp được thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể.
Người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần là giúp việc, bảo gì làm lấy
mà phải là người có bản lĩnh, có năng lực, có trình độ, trung thực, thẳng thắng,
nghiêm túc trong công việc, luôn cần cù, tỉ mỉ, thận trọng và có tính nguyên tắc
cao; phải là người có tư duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ,

không cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ
cái đúng, không sợ cấp trên trù dập. Nhờ đó mà các đề xuất chủ trương, giải pháp
mà văn phòng đưa ra giúp lãnh đạo quản lý được tốt hơn, hoàn thiện hơn.
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Tổ chức, điều hành công việc là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền
thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ
chức.
Văn phòng phải đưa ra các nguyên tắc điều hành, nguyên tắc thực hiện công
việc để đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục tiêu
18


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
chung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng thống nhất,
vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thông tin; cấp dưới
phải có tinh thần kỷ luật.
Thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những
quy trình cần thiết. Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu quá câu
lệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp thời). Thủ tục
điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở.
Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của
người giữ chức vụ, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một công việc
nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ quan, cách thức phối
hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.…
Xây dựng các quy chế làm việc Xây dựng và thực hiện tốt Quy chế làm việc
của cơ quan là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao
chất lượng hoạt động của một tổ chức nhà nước, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập
trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập thể, phát huy tốt trách nhiệm cá nhân,
nhất là người đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ công tác.

Để thực hiện mục tiêu thì văn phòng có vai trò trong việc:
- Thiết kế và phân tích công việc trong công sở. Có thể thiết kế công việc theo
dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân. Phân tích công việc là một khía
cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của các
nhà quản lý với mục đích là xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại hiệu
quả cao cho hoạt động của cơ quan.
- Công việc này của văn phòng giúp cho nội dung hoạt động của từng đơn vị
phù hợp với mục tiêu của cơ quan; các đơn vị nhân thấy được công việc có ý
nghĩa chung; tạo khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức; tạo khả năng hợp

19


Thực hiện: Sìn Thị Hiên - Lớp QTVP K2 –Điện
Biên
tác khi giải quyết công việc và tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra việc thực
hiện mục tiêu.
- Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế.Cơ sở của quá trình phân công
công việc bao gồm: Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan; theo khối
lượng và tính chất công việc; theo khối lượng biên chế và cơ câu tổ chức của
cơ quan. Có thể phân công công việc theo chuyên môn hóa; theo tiêu chuẩn
và định mức cụ thể; trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên;
theo nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan.
Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu trong
hoạch định của cơ quan vì văn phòng đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau
trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị; giúp tránh được vi phạm
thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành công việc).
Là nơi đưa ra các căn cứ, tham mưu trong việc xác định mục tiêu và xây
dựng giải pháp, văn phòng cũng sẽ có vai trò trong công tác tổ chức thực hiện các
mục tiêu của cơ quan. Điều này được thể hiện ở việc văn phòng tổ chức, điều phối

các hoạt động chung của cơ quan; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện
làm việc cho cơ quan.
Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, mục tiêu, kế hoạch thì
văn phòng cần phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát việc tổ chức hoạt động
của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan có theo đúng chương trình, kế hoạch, mục
tiêu của cơ quan hay không, để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để sửa chữa
những khuyết điểm cũng như phát huy những ưu điểm.
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết
quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ
chức. Kiểm tra nhằm mục đích:
- Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp;
20