Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại tổng công ty cổ phần dệt may hòa thọ

ĐẠI HỌC HUẾ
ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

in

h

tế

H

uế

------

cK

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

họ

ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

ại

MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ

ườ

n

g

Đ

PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ

Sinh viên thực hiện:

Giáo viên hướng dẫn:
ThS. Nguyễn Thị Thanh Bình

Tr

Phạm Thị Huyền
Lớp: K47A Kiểm Toán
Niên khóa: 2013 - 2017

Huế, tháng 05 năm 2017


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

Lời Cảm Ơn
Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến quý thầy cô
giáo Trường Đại Học Kinh Tế Huế đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức,
kinh nghiệm quý báu. Đã tạo điều kiện cho em được làm khóa luận tốt nghiệp này, đây

là một cơ hội tốt để em có thể thực hành các kỹ năng được học trên lớp. Đặc biệt, cô

uế

giáo Th.s Nguyễn Thị Thanh Bình đã dành nhiều thời gian tâm huyết để giúp em có

H

thể hoàn thành tốt khóa luận này.

Em xin bày tỏ lời cảm ơn đến quý Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ, tập

tế

thể cán bộ công nhân viên, đặc biệt là các anh, chị, cô, chú trong Ban Kiểm soát nội bộ,

h

phòng Tài chính - Kế toán, phòng Kinh doanh đã quan tâm, giúp đỡ và tạo điều kiện

in

cho em để được tiếp xúc vào thực tế, học hỏi nhiều điều đồng thời cung cấp những số

cK

liệu cần thiết để em có thể hoàn thành khóa luận.

Do thời gian nghiên cứu, kiến thức và kinh nghiệm thực tế có hạn. Mặc dù đã

họ

cố gắng nhưng đề tài cũng không tránh khỏi những sai sót nhất định. Kính mong quý
thầy cô giáo, quý công ty và tất cả các bạn đóng góp ý kiến bổ sung để đề tài được

ại

hoàn thiện hơn.

Huế, tháng 4 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Huyền

Tr

ườ
n

g

Đ

Em xin chân thành cảm ơn!

SVTH: Phạm Thị Huyền

i


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Tổng Công ty

 KSNB

Kiểm soát nội bộ

 BCTC

Báo cáo tài chính

 LN

Lợi nhuận

 TK

Tài khoản

 HTK

Hàng tồn kho

 CTCP

Công ty cổ phần

 HĐQT

Hội đồng quản trị

 ĐHĐCĐ

Đại hội đồng cổ đông

H

tế

h

in

 TS

uế

 TCT

 HTTT
 SXKD

Nợ phải trả

họ

 NPT

cK

Tài sản

Hệ thống thông tin
Sản xuất kinh doanh
Bảo hiểm xã hội

 BHYT

Bảo hiểm y tế

 BHRR

Bảo hiểm rủi ro

Tr

ườ
n

g

Đ

ại

 BHXH

SVTH: Phạm Thị Huyền

ii


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Chu trình mua hàng và thanh toán ...............................................................19
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Tổng Công ty .........................................41

uế

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty...................................................47

Tr

ườ
n

g

Đ

ại

họ

cK

in

h

tế

H

Sơ đồ 2.3. Hình thức kế toán máy .................................................................................51

SVTH: Phạm Thị Huyền

iii


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán .......23
Bảng 1.2. Những thủ tục kiểm soát từng giai đoạn .......................................................27
Bảng 2.1. Ngành nghề kinh doanh của TCT .................................................................39
Bảng 2.2. Mã Nguyên phụ liệu tại TCT .......................................................................65

Tr

ườ
n

g

Đ

ại

họ

cK

in

h

tế

H

uế

Bảng 2.3. Thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT ..........................85

SVTH: Phạm Thị Huyền

iv

Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN…………………………………………………………………………..i
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT………………………………………………….ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ………………………………………………….....….iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU…………………………………………………………....iv
MỤC LỤC……………………………………………………………………………...v

uế

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ ...............................................................................................1

H

1. Lý do chọn đề tài .........................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................................2

tế

3. Đối tượng nghiên cứu ..................................................................................................2

h

4. Phạm vi nghiên cứu .....................................................................................................2

in

5. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................2

cK

6. Kết cấu đề tài ...............................................................................................................3
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4

họ

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ................4

ại

1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................4

Đ

1.1.1. Định nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................4

g

1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ........................................6

ườ
n

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................................6
1.1.4. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ................................................................7

Tr

1.1.5. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO ............................7
1.1.5.1. Môi trường kiểm soát .........................................................................................8
1.1.5.2. Đánh giá rủi ro..................................................................................................11
1.1.5.3. Hoạt động kiểm soát .........................................................................................12
1.1.5.4. Thông tin và truyền thông ................................................................................13
1.1.5.5. Giám sát............................................................................................................15
1.1.6. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................16
1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ..............................................17

SVTH: Phạm Thị Huyền

v


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

1.2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán .......................................17
1.2.1.1. Định nghĩa về chu trình mua hàng và thanh toán.............................................17
1.2.1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán............................................19
1.2.1.3. Hệ thống các chứng từ, sổ sách kế toán và các báo cáo liên quan đến chu trình
mua hàng và thanh toán .................................................................................................20
1.2.1.4. Các gian lận và sai sót trong chu trình mua hàng và thanh toán ......................23
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ...........................................25

uế

1.2.2.1. Các mục tiêu kiểm soát.....................................................................................25

H

1.2.2.2. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán ....................25

tế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY

in

h

HÒA THỌ ....................................................................................................................35
2.1. Giới thiệu khái quát về TCT cổ phần Dệt May Hoà Thọ.......................................35

cK

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của TCT.......................................................35
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển....................................................................35

họ

2.1.1.2. Ngành nghề kinh doanh....................................................................................39

ại

2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ............................40

Đ

2.1.2.1. Chức năng.........................................................................................................40
2.1.2.2. Nhiệm vụ ..........................................................................................................40

ườ
n

g

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ..................41
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại TCT.............................................................41
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý....................................................42

Tr

2.2. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ ...............46
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán ......................................................................................46
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán..............................................48
2.2.3. Hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại TCT ........................................50
2.3. Thực trạng tổ chức công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ
phần Dệt May Hòa Thọ .................................................................................................52
2.3.1. Hệ thống KSNB tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ .........................................52
2.3.1.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................................52
SVTH: Phạm Thị Huyền

vi

Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

2.3.1.2. Đánh giá rủi ro..................................................................................................56
2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát .........................................................................................56
2.3.1.4. Thông tin và truyền thông ................................................................................58
2.3.1.5. Giám sát............................................................................................................59
2.3.2. Thực trạng hoạt động KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần
Dệt may Hòa Thọ ..........................................................................................................59
2.3.2.1. Các quy định và chính sách liên quan đến mua hàng.......................................59

uế

2.3.2.2. Các thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt may

H

Hòa Thọ .........................................................................................................................62

tế

2.3.2.3. Kiểm soát trong môi trường xử lý thông tin bằng máy tính.............................82
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

in

h

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ............................................83

cK

3.1. Đánh giá về thực trạng của hệ thống KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại
TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ....................................................................................83

họ

3.1.1. Đánh giá môi trường kiểm soát tại TCT..............................................................83

ại

3.1.2. Đánh giá thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt

Đ

May Hòa Thọ.................................................................................................................85
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại

ườ
n

g

TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ....................................................................................87
3.2.1. Sự cần thiết của việc tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại
TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ....................................................................................87

Tr

3.2.2. Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ ..............87
3.2.3. Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại
TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ....................................................................................88
PHẦN III - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................91
3.1. Kết luận...................................................................................................................91
3.2. Kiến nghị ................................................................................................................91
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................94
PHỤ LỤC
SVTH: Phạm Thị Huyền

vii


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Nền kinh tế của nước ta hiện nay đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong
xu thế hội nhập thế giới, cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, khốc liệt hơn. Điều này
đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng và chiều
sâu nếu các doanh nghiệp, tổ chức muốn được tồn tại một cách ổn định và bền vững

uế

trên thị trường. Buộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp

H

với tình hình của thị trường ngày càng biến động. Trong bối cảnh này, các doanh

tế

nghiệp nói chung và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ nói riêng phải không
ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để có thể bắt kịp với với nhịp

in

h

phát triển của xã hội. Và có thể thấy một trong những phương thức giúp doanh nghiệp

cK

càng lớn mạnh chính là phải nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ
thống kiểm soát nội bộ một khi đã vững mạnh thì sẽ góp phần rất lớn cho doanh

họ

nghiệp, có thể làm giảm rủi ro đến mức tối thiểu.

Và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ là một trong những doanh nghiệp có

ại

quy mô lớn, hoạt động chủ yếu ở lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc lớn

Đ

nhất khu vực miền trung sẽ luôn chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro nhất là xuất phát từ

g

chính những đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình mua nguyên

ườ
n

vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của đơn vị rất phức tạp. Do đó, đối với doanh
nghiệp, một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng chặt chẽ tại Tổng công ty sẽ

Tr

ngăn ngừa được các rủi ro, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót dẫn đến thất thoát,
lãng phí làm tăng chi phí đầu vào. Mặt khác, ở chu trình mua hàng có cân đối, phù hợp
với các nguyên vật liệu tồn kho cho nên nếu chu trình mua hàng được kiểm soát tốt thì
lượng hàng tồn kho sẽ duy trì ở mức an toàn và thấp nhất có thể làm giảm chi phí lưu
kho, bảo quản.
Ngoài ra, kiểm soát tốt ở chu trình mua hàng và thanh toán sẽ tác động tích cực
đến các quy trình khác cũng như góp phần mang lại kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ. Xuất phát từ thực tế đó, em đã

SVTH: Phạm Thị Huyền

1

Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ” làm đề tài nghiên cứu.

2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở những vấn đề lý luận, thông qua
nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại
Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ, tiến hành phân tích đặc điểm và đánh giá

uế

thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ

H

phần Dệt May Hòa Thọ trong năm 2016.

tế

Trên cơ sở thực trạng và những hạn chế đã nghiên cứu, đề xuất các giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng

in

h

Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ.

cK

3. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề có liên quan đến công tác

họ

kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt
May Hòa Thọ.

Đ

ại

4. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu được giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình

ườ
n

g

mua nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hàng may mặc tại Tổng Công ty cổ phần Dệt
May Hòa Thọ.

Tr

Thời gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong
năm 2016.

5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng một số phương pháp cụ thể sau:
a. Phương pháp so sánh
So sánh khuôn khổ mô hình lý thuyết theo COSO 2013 với mô hình kiểm soát
nội bộ được công ty đang áp dụng.

SVTH: Phạm Thị Huyền

2


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

b. Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Việc nghiên cứu tài liệu góp phần quan trọng để tìm ra những nội dung chính và
trọng tâm của tài liệu. Phương pháp này được sử dụng để nghiên cứu các tài liệu liên
quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán; các tài liệu về
cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý và những quy định của đơn vị thực tập.
c. Phương pháp quan sát

uế

Tiến hành quan sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại công ty từ bộ máy quản lý

H

đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát để có thể
tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.

tế

d. Phương pháp phỏng vấn

h

Phỏng vấn trực tiếp, hoặc qua email kế toán trưởng và các nhân viên khác có liên

in

quan đến công tác kiểm soát nội bộ để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ

họ

e. Phương pháp phân tích

cK

chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ.

Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua

ại

hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ nhằm nắm bắt rõ ràng,

Đ

cụ thể những mặt tích cực cũng như những hạn chế còn tồn tại trong công ty, từ đó có
thể đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu

ườ
n

g

trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty.

6. Kết cấu đề tài

Tr

Ngoài phần mở đầu, kết luận và một số phụ lục, nội dung khóa luận được kết cấu

gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ.
SVTH: Phạm Thị Huyền

3

Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

uế

1.1.1. Định nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ

H

Có rất nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ, vì nó ảnh hưởng khác nhau đến các
bên liên quan trong tổ chức theo những cách khác nhau với những mức độ khác nhau.

tế

Hiện nay định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.

in

h

COSO (Committeee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)

cK

là Uỷ ban của các tổ chức tài trợ của Uỷ ban Treadway. Là một tổ chức được thành lập
dựa trên sự khởi xướng và tài trợ của năm tổ chức là: Hiệp hội Kế toán viên công

họ

chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA - Institute of Internal
Auditors), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI - Financial Executives Institute), Hiệp

ại

hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA - American Accounting Association), Hiệp hội Kế toán

Đ

viên quản trị (IMA - Institute of Management Accountants).

g

COSO được thành lập với mục đích thiết lập các khuôn mẫu và đưa ra các hướng

ườ
n

dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và giảm thiểu gian lận (Internal control and
fraud deterrence).

Tr

Theo báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn

khổ hợp nhất đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau:
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.”
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp
lý và mục tiêu. Cụ thể:

SVTH: Phạm Thị Huyền

4


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình
Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ
phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Qúa trình kiểm
soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
Như vậy, kiểm soát nội bộ sẽ trở nên hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách
rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.

uế

 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người

H

Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu

tế

mẫu…mà chủ yếu là do những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban
giám đốc và các nhân viên thực thi, chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm

in

h

soát ở mọi nơi và vận hành chúng.

cK

Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ
chức hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình. Tuy nhiên mỗi thành viên tham gia

họ

vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau. Do vậy, để
kiểm soát nội bộ hữu hiệu cần xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện

ại

chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Đ

 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

g

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo

ườ
n

tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu
kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người…nên dẫn đến không đạt được các mục

Tr

tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể
đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc
đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích
được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.
Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu
chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm
soát rủi ro.

SVTH: Phạm Thị Huyền

5


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB của một doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả nhất.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức
và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.

uế

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.

H

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận

tế

của doanh nghiệp.

h

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt

in

động SXKD.

cK

- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ, và tuân theo các yêu cầu pháp

họ

định có liên quan.

- Bảo vệ TS và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.

ại

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Đ

Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị. Ở các đơn vị

g

nhỏ thì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn

ườ
n

càng phân chia chi nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân
viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở

Tr

nên khó khăn, TS lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác
nhau…do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớt
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro

làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…). Bảo vệ TS khỏi bị
hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của
các số liệu kế toán và BCTC. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy
trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật. Đảm bảo tổ chức
SVTH: Phạm Thị Huyền

6


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ
quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp đối với
công ty cổ phần).
1.1.4. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đối với BCTC, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì
chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và

uế

chế độ kế toán hiện hành.

H

- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật
pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với

tế

những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi

h

thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị,

cK

in

qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.

- Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị

họ

bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng
thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh…

ại

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt

Đ

hoạt động và có ý nghĩa quan trọng với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.

g

1.1.5. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO

ườ
n

Dù có sự khác biệt đáng kể về cách thức tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị
do chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của

Tr

từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng bao gồm những bộ phận cơ bản,
và theo quan điểm của COSO 2013 phổ biến hiện nay đó là:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Thông tin và truyền thông.
- Giám sát.
SVTH: Phạm Thị Huyền

7


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

1.1.5.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được biểu hiện thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ
cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau
trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định. Nó thể hiện thái độ chung của Hội

đồng quản trị, nhà quản lý cấp cao về các vấn đề kiểm soát, chi phối ý thức kiểm soát
của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB.

uế

Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

H

 Sự trung thực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc

tế

tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát.

h

Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về

in

đạo đức trong đơn vị để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo

cK

đức hoặc phạm pháp. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần làm gương cho cấp dưới về việc
tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành

họ

viên bằng các thể thức thích hợp.

Một cách khác để nâng cao tính trung thực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là

ại

đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến những

Đ

hành vi thiếu trung thực của các thành viên trong đơn vị. Thí dụ, Ban giám đốc có thể

g

lập BCTC gian lận do phải chịu áp lực lớn là phải đạt được một mục tiêu về LN hoặc

ườ
n

kết quả tài chính như dự kiến (và có thể là không thực tế) nhất là trong trường hợp nếu
Ban giám đốc không đạt được các mục tiêu tài chính thì sẽ chịu hậu quả rất lớn.

Tr

Những hành động không đúng này thường phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý như
lương và thưởng lại gắn chặt với số liệu trình bày trên BCTC.
 Đảm bảo về năng lực
Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực

hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được
giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có
kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, và phải giám sát và
huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.

SVTH: Phạm Thị Huyền

8


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

 Hội đồng Quản trị và Uỷ ban Kiểm toán
Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các CTCP có niêm yết ở Thị trường Chứng
khoán phải thành lập Uỷ ban Kiểm toán. Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên trong
và ngoài HĐQT nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Uỷ ban Kiểm toán
có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị,
thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lập

uế

của kiểm toán nội bộ… Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu

H

của Uỷ ban Kiểm toán và HĐQT có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của HĐQT hoặc Uỷ ban

tế

Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong

h

HĐQT hoặc Uỷ ban Kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ

in

và kiểm toán độc lập.

cK

Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban
Kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra và đóng vai trò tương tự như Uỷ ban Kiểm toán.

họ

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

ại

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong

Đ

cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.

g

Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập BCTC và rất chú trọng đến việc hoàn

ườ
n

thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức
rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều LN. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và

Tr

quá thận trọng với rủi ro…Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có
thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục
tiêu của đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức
nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý
trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược
lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác
định trong cơ cấu tổ chức đơn vị…

SVTH: Phạm Thị Huyền

9


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

 Cơ cấu tổ chức

Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù
hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.
Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm
soát mất tác dụng. Thí dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Phòng kế

uế

toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể phát huy
được tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó

H

phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức

tế

báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động

h

của đơn vị.

in

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

cK

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ

chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt

họ

động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và
từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành

ại

mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về

Đ

những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.

ườ
n

g

 Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế
Là các chính sách và thủ tục của các nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện,

Tr

bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên trong đơn vị.
Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu
của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi
trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, sự trung thực và các giá trị đạo đức…Thí
dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh

nghiệm, trung thực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà
còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.

SVTH: Phạm Thị Huyền

10


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

Môi trường kiểm soát là nền tảng của hệ thống KSNB và ảnh hưởng đến mọi
hoạt động của đơn vị, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của BCTC. Thí dụ,
quan điểm không đúng đắn của Giám đốc khi báo cáo về LN có thể làm mất đi tính
trung thực và hợp lý của BCTC, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán
có khả năng dẫn đến các sai sót trọng yếu của BCTC.
1.1.5.2. Đánh giá rủi ro

uế

Mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể
kiểm soát tất cả. Vì vậy, người quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh

H

hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu - kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ

tế

thể cho từng hoạt động - của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát

h

để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.

in

Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục

cK

tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản
trị được rủi ro.

họ

 Cụ thể hóa các mục tiêu của đơn vị

Mục tiêu không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều

ại

kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan

Đ

trọng đối với đơn vị hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến

g

mục tiêu của đơn vị. Trong quá trình đánh giá rủi ro, người quản lý cần dựa vào mục

ườ
n

tiêu chung đã được thiết lập để cụ thể hóa thành các mục tiêu và phổ biến để từng bộ
phận, từng hoạt động có thể nhận dạng rủi ro.

Tr

 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến

từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro
đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của
các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nước, trình độ nhân viên,
không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý…Trong phạm vi từng hoạt động
như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân
từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị.
SVTH: Phạm Thị Huyền

11


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau,

từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà
soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể
tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng…hoặc các buổi
họp giao ban trong nội bộ.
 Phân tích và đánh giá rủi ro

uế

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều

H

phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường
bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có

tế

của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có

h

thể sử dụng để ứng phó với rủi ro.

in

Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của

cK

BCTC như ghi nhận các TS không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn

vị; đánh giá TS và các khoản NPT không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán;

họ

khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không

ại

phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…

Đ

1.1.5.3. Hoạt động kiểm soát

g

Hoạt động kiểm soát là các hoạt động cần thiết để đảm bảo các chỉ thị của nhà quản

ườ
n

lý về đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức được thực hiện.
Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.

Tr

Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát.
- Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện

các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa một cách đầy đủ và

có hệ thống hoặc lưu hành theo kiểu truyền miệng. Bởi lẽ trong một đơn vị nhỏ, ít cấp
quản lý trung gian, có sự trao đổi gần gũi giữa người quản lý và nhân viên, có sự giám
sát tốt, chính sách bất thành văn vẫn phát huy tác dụng. Điều quan trọng là các chính
sách kiểm soát cần được áp dụng một cách nhất quán với sự nhận thức đầy đủ của
những cá nhân thực hiện chính sách hơn là hình thức lưu trữ của bản thân chính sách.
SVTH: Phạm Thị Huyền

12


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

- Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.
Xét về mục đích, có thể chia hoạt động kiểm soát thành hai loại, đó là kiểm soát
phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Điểm khác biệt chính giữa hai loại kiểm soát này
là thời gian thực hiện. Cụ thể, kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát được thiết
kế trước khi hoạt động bắt đầu nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn
và gian lận ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Trong khi đó, kiểm

uế

soát phát hiện được thiết kế nhằm phát hiện nhầm lẫn và gian lận sau khi các hoạt
động đã thực hiện. Thí dụ, việc tách bạch chức năng kế toán kho và thủ kho là loại

H

kiểm soát phòng ngừa nhằm ngăn ngừa nhầm lẫn và gian lận trong quản lý hàng tồn

tế

kho. Quy định kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng là loại kiểm soát phát hiện, với

h

mục đích phát hiện các chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế trước khi lập BCTC.

cK

- Soát xét của người quản lý cấp cao.

in

Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến trong đơn vị bao gồm:

họ

- Quản trị hoạt động.

- Phân chia trách nhiệm hợp lý.

Đ

ại

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm soát vật chất.

ườ

n

g

- Phân tích rà soát.

Những hoạt động kiểm soát nêu trên không phải là tất cả các hoạt động kiểm soát

Tr

có thể có trong một đơn vị. Việc thiết lập và áp dụng chúng cần sự linh hoạt và cần
điều chỉnh cho thích hợp với từng trường hợp cụ thể.
1.1.5.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì
và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và
bên ngoài.

SVTH: Phạm Thị Huyền

13


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các
mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua HTTT. HTTT của
một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai,

miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật,
chính xác và truy cập thuận tiện. Một HTTT tốt cần có các đặc điểm sau:
- Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh.

uế

- Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược.

H

- Tích hợp với hoạt động kinh doanh.

tế

- Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ.

h

- Chất lượng thông tin.

in

Khi thiết kế hệ thống, phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần được

cK

điều chỉnh để ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà quản lý và các cá nhân trong
doanh nghiệp.

họ

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các

ại

khía cạnh sau:

Đ

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và

g

chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử

ườ
n

dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này sẽ được thực hiện
nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.

Tr

- Các thông tin bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) cũng phải

được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể
có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ đông…) cũng
cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Trong HTTT, HTTT kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là

các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ
thống là báo cáo kế toán. Qúa trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân
loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.

SVTH: Phạm Thị Huyền

14


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ HTTT nào (tính kịp thời, hiệu
quả…), các mục tiêu chủ yếu mà HTTT kế toán phải đạt được như sau:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắn
các nghiệp vụ.
- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.

uế

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.

H

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên BCTC.

tế

1.1.5.5. Giám sát

h

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB.

in

Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế

cK

hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát
triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả, nhà quản lý cần thực hiện giám sát thường

họ

xuyên hoặc định kỳ.

ại

- Giám sát thường xuyên: các hoạt động giám sát thường xuyên gắn kết vào hoạt

Đ

động thường nhật thì rất đa dạng như đối chiếu, chỉnh hợp và các hoạt động khác. Sau

g

đây là một số ví dụ về các hoạt động giám sát thường xuyên:

ườ
n

+ Báo cáo hoạt động và BCTC, kế toán giúp giám sát thường xuyên các hoạt
động tại đơn vị. Dựa trên báo cáo này, những khác biệt hay chênh lệch đáng kể so với

Tr

dự toán hay kế hoạch sẽ được phát hiện một cách nhanh chóng.
+ Thông tin từ các đối tác bên ngoài sẽ làm rõ thêm các thông tin thu thập bên trong.
+ Một cơ cấu tổ chức thích hợp cùng với các hoạt động giám sát thường xuyên
chính là sự giám sát tốt nhất cho hệ thống KSNB và giúp xác định các khiếm khuyết
của hệ thống.
+ Việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép về TS trên sổ sách với số liệu TS thực tế
cũng là thủ tục giám sát thường xuyên.

SVTH: Phạm Thị Huyền

15


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

+ Báo cáo định kỳ của các nhân viên về việc hoàn thành nhiệm vụ sẽ cho biết
liệu nhân viên có và tuân thủ các nguyên tắc, quy định của đơn vị hay không.
Có thể nhận thấy rằng, các hoạt động giám sát thường xuyên thường được lồng
trong các thủ tục kiểm soát quan trọng ở từng bộ phận của hệ thống KSNB.

- Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua chương trình đánh giá nội bộ định
kỳ, các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc

uế

lập thực hiện. Giám sát định kỳ thường chỉ được thực hiện định kỳ hay trong các tình

H

huống đặc biệt như: có thay đổi người quản lý hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh,
khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh

tế

hay trong phương pháp xử lý thông tin tài chính.

in

h

1.1.6. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

cK

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống,
thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả

họ

khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của

nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm

ại

việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ

Đ

có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất

g

phát từ những nguyên nhân sau đây:

ườ
n

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như việc ra quyết định sai do
thiếu thông tin, bị áp lực trong SXKD, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, việc đảm nhận vị trí

Tr

công việc tạm thời thay thế cho người khác, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ
dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các bộ
phận bên ngoài doanh nghiệp.
- Khả năng đánh lừa, che giấu của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay với các đối tượng bên ngoài đơn vị.

SVTH: Phạm Thị Huyền

16


Khóa luận tốt nghiệp đại học

GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát
sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm
trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua, thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém,
thậm chí vô hiệu.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do nhầm lẫn hay gian lận gây ra.

uế

Và các hoạt động kiểm soát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi

H

phí mà công ty bỏ ra.

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền

tế

hạn của mình, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có

h

thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên

in

yếu kém.

cK

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý

họ

làm cho những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp, lạc hậu.
(Nguồn: Giáo trình Kiểm soát nội bộ tái bản lần thứ 2, khoa Kế toán - Kiểm toán,

ại

trường Đại học Kinh Tế Hồ Chí Minh)

Đ

Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến

g

cho KSNB không thể bảo đảm tuyệt đối. Hệ thống KSNB dù được thiết kế và hoạt

ườ
n

động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt
được các mục tiêu của doanh nghiệp. Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng những

Tr

hạn chế tiềm tàng vốn có của nó.

1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1.1. Định nghĩa về chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quá
trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp,
thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một Đơn đặt hàng của người có trách nhiệm

SVTH: Phạm Thị Huyền

17