Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng giao thông thừa thiên huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (859.98 KB, 104 trang )
ĐẠI HỌC HUẾ
ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
uế
----------------
tế
H
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
in
h
TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
cK
CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
Đ
ại
họ
GIAO THÔNG THỪA THIÊN HUẾ
ườ
n
g
Sinh viên thực hiện:
Trần Thị Phước
Giáo viên hướng dẫn:
ThS. Nguyễn Trà Ngân
Tr
Lớp: K47C Kế toán – Kiểm toán
Khóa học: 2013 - 2017
Huế, tháng 05 năm 2017
LỜICẢM ƠN
Khóa luận tốt nghiệp là kết quả của việc vận dụng những kiến thức đã
học vào thực tế. Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận này, tôi đã
nhận được sự động viên và giúp đỡ từ rất nhiều phía.
tế
H
uế
Đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, các anh chị phòng
kế toán – tài vụ của Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế
đặc biệt là anh Nguyễn Văn Hậu và chị Phan Thị Hồng Vân đã tạo điều kiện
và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập, thu thập thông tin, nắm bắt
được tình hình hoạt động của công ty.
cK
in
h
Đặc biệt, tôi xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo –
Thạc sỹ Nguyễn Trà Ngân đã tận tình, dành nhiều thời gian và công sức
trong việc dẫn dắt và hướng dẫn tôi trong suốt quá tbrình làm đề tài từ lúc
xây dựng đề cương cho đến lúc hoàn thành khóa luận này.
Đ
ại
họ
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cám ơn đến gia đình, bạn bè – những người
đã luôn đồng hành, chia sẻ, động viên tôi để tôi có thể hoàn thành tốt đề tài
nghiên cứu của mình.
Tr
ườ
n
g
Mặc dù đã nỗ lực tìm tòi, học hỏi và nghiên cứu để hoàn thiện đề tài
một cách tốt nhất. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian cũng như kiến thức,
kinh nghiệm nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý
thầy cô giáo và những người quan tâm đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn
thiện hơn. Kính chúc quý thầy cô cùng các anh chị cán bộ làm việc tại Công
ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế sức khỏe, thành công và
hạnh phúc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Bảo hiểm xã hội
BHYT:
Bảo hiểm y tế
BHTN:
Bảo hiểm thất nghiệp
CCDC:
Công cụ dụng cụ
CPXL:
Chi phí xây lắp
CPMTC:
Chi phí máy thi công
CPSX:
Chi phí sản xuất
DN:
Doanh nghiệp
GTGT:
Giá trị gia tăng
HTKSNB:
Hệ thống kiểm soát nội bộ
họ
Hệ thống quản trị
ại
HTQT:
cK
in
h
tế
H
uế
BHXH:
Đ
KPCĐ:
Kiểm soát nội bộ
Tr
ườ
n
g
KSNB:
Kinh phí công đoàn
NVL:
Nguyên vật liệu
NVLTT:
Nguyên vật liệu trực tiếp
TSCĐ:
Tài sản cố định
BC:
Báo cáo
i
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty giai đoạn 2014-2016 .................................30
Bảng 2.2: Tình hình tài sản của Công ty qua 3 năm 2014-2016 ...................................31
Bảng 2.3: Tình hình nguồn vốn của Công ty qua 3 năm 2014-2016 ............................32
Bảng 2.4: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm 2014-2016
Tr
ườ
n
g
Đ
ại
họ
cK
in
h
tế
H
uế
.......................................................................................................................................32
ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Quy trình sản xuất doanh nghiệp xây lắp.....................................................26
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty............................................................27
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp Xây dựng số 2 ................................30
Sơ đồ 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ............................................................33
Sơ đồ 2.5: Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp Xây dựng số 2 ................................35
uế
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trên máy vi tính ...........................40
H
Sơ đồ 2.7: Quy trình mua nguyên vật liệu khi Công ty cung cấp. ................................43
Sơ đồ 2.8: Quy trình nhập kho vật liệu..........................................................................47
Tr
ườ
n
g
Đ
ại
họ
cK
in
h
tế
Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí nhân công trực tiếp..........61
iii
MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN ...................................................................................................................
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT......................................................................................i
DANH MỤC BẢNG ......................................................................................................ii
DANH MỤC SƠ ĐỒ ................................................................................................... iii
MỤC LỤC .....................................................................................................................iv
uế
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ..................................................................................................1
H
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................2
tế
3. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................................2
h
4. Phạm vi nghiên cứu..................................................................................................2
in
5. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................2
cK
6. Cấu trúc đề tài ..........................................................................................................3
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .................................................4
họ
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP ...........................................................................................4
ại
1.1. Khái quát chung về Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp....................................4
Đ
1.1.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ...................................................................4
g
1.1.2. Các bộ phận cấu thành Hệ thống KSNB ........................................................6
ườ
n
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát ..................................................................................6
1.1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán...........................................................................8
Tr
1.1.2.3. Thủ tục kiểm soát.........................................................................................9
1.1.2.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ ..........................................................................11
1.1.3. Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống KSNB............................................11
1.2. Những vấn đề cơ bản về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng.............12
1.2.1. Khái niệm......................................................................................................12
1.2.2. Phân loại chi phí xây lắp...............................................................................12
1.2.3. Ý nghĩa chi phí xây lắp .................................................................................13
iv
1.3. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát
chi phí xây lắp ............................................................................................................13
1.4. Nội dung kiểm soát chi phí xây lắp.....................................................................14
1.4.1. Mục tiêu của kiểm soát chi phí xây lắp ........................................................14
1.4.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp ...........................................................15
1.4.2.1. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ...................................................15
1.4.2.2. Đối với chi phí nhân công trực tiếp ...........................................................16
uế
1.4.2.3. Đối với chi phí sử dụng máy thi công .......................................................17
H
1.4.2.4. Đối với chi phí sản xuất chung ..................................................................18
tế
1.4.3. Các rủi ro thường gặp trong quá trình xây lắp..............................................19
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ XÂY
in
h
LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG - GIAO THÔNG THỪA THIÊN HUẾ21
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên Huế
cK
....................................................................................................................................21
2.1.1. Quá trình hình thành công ty Cổ phần Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên Huế 21
họ
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động của công ty ...................................................................22
ại
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ ................................................................................23
Đ
2.1.4. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý tại Công ty .......................................24
2.1.5. Tình hình về nguồn lực của Công ty trong giai đoạn 2014- 2016...............30
ườ
n
g
2.1.5.1. Tình hình nguồn lao động..........................................................................30
2.1.5.2. Tình hình tài sản, nguồn vốn .....................................................................31
2.1.5.3. Kết quả hoạt động kinh doanh ...................................................................32
Tr
2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty ...........................................................33
2.2. Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng- Giao thông Thừa
Thiên Huế...................................................................................................................36
2.2.1. Môi trường kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên
Huế..........................................................................................................................36
2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng- Giao thông Thừa
Thiên Huế ...............................................................................................................39
v
2.2.3. Thực tế công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Xây dựng số 2 ....41
2.2.3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp...............................................41
2.2.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .......................................................56
2.2.3.3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công ...................................................65
2.2.3.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung ..............................................................73
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO
uế
THÔNG THỪA THIÊN HUẾ....................................................................................79
H
3.1. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây
tế
dựng Giao thông Thừa Thiên Huế .............................................................................79
3.1.1. Môi trường kiểm soát tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa
in
h
Thiên Huế ...............................................................................................................79
3.1.2. Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa
cK
Thiên Huế ...............................................................................................................80
3.1.2.1. Về bộ máy tổ chức .....................................................................................80
họ
3.1.2.2. Về vệ thống tài tài khoản áp dụng tại Công ty: .........................................80
ại
3.1.3. Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Xây dựng Giao thông Thừa
Đ
Thiên Huế................................................................................................................82
g
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty CP
ườ
n
Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế......................................................................88
3.2.1. Về môi trường kiểm soát ..............................................................................88
Tr
3.2.2. Về hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Xây dựng Giao Thông Thừa
Thiên Huế ...............................................................................................................89
3.2.3. Về thủ tục kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế
................................................................................................................................89
3.2.3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp...............................................89
3.2.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .......................................................90
3.2.3.3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công ...................................................90
3.2.3.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung ..............................................................91
vi
PHẦN III: KẾT LUẬN ...............................................................................................92
1. Kết luận ..................................................................................................................92
2. Kiến nghị ................................................................................................................92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................94
Tr
ườ
n
g
Đ
ại
họ
cK
in
h
tế
H
uế
PHỤ LỤC .........................................................................................................................
vii
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, giúp cho nhà quản
lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động. Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn
đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Tại các doanh nghiệp xây dựng, chi phí
xây lắp và giá thành sản phẩm xây lắp là nhân tố quan trọng luôn được các nhà quản lý
uế
doanh nghiệp quan tâm hàng đầu vì chi phí xây lắp là chỉ tiêu phản ánh chất lượng
hoạt động của doanh nghiệp cũng như trình độ tổ chức quản lý. Việc kiểm soát tốt chi
H
phí không những sẽ hạ giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh, mà còn góp phần tăng
tế
lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vấn
h
đề thất thoát trong xây dựng cơ bản, đặc biệt là xây dựng cầu đường là một bài toán
in
khó hiện nay. Các nhà quản lý ở đơn vị thi công không kiểm soát được chi phí trong
cK
quá trình thi công nên buộc phải thay đổi thiết kế như giảm bớt khối lượng xi măng,
sắt thép... làm cho chất lượng công trình giảm sút. Điều nay đặt ra mối quan tâm lớn
họ
cho các nhà quản lý ở các đơn vị thi công như: làm thế nào để hạ thấp chi phí thi công
mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình.
ại
Qua nhiều năm hoạt động, Công ty Cổ phần Xây dựng – Giao thông TT Huế đã
Đ
tạo dựng một nền tảng tài chính đủ mạnh để công ty phát triển bền vững. Công ty đã
g
xây dựng và không ngừng hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ để phù hợp với xu
ườ
n
hướng phát triển hiện nay. Nhưng hoạt động Xây dựng đòi hỏi vốn đầu tư lớn, thời
gian thi công kéo dài nên vấn đề đặt ra cho công ty là làm sao quản lý vốn tốt, có hiệu
Tr
quả đồng thời khắc phục tình trạng thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất, giảm
chi phí, hạ giá thành sản phẩm, góp phần tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động
kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát về
chi phí xây lắp tại doanh nghiệp là công việc hữu ích, cần thiết nhằm tạo sức cạnh
tranh cho các doanh nghiệp trong xu thế phát triển và hội nhập như hiện nay.
Nhận thức được tầm quan trọng trên, với kiến thức đã học ở trường kết hợp với
thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên Huế cùng
với mong muốn đi sâu nghiên cứu các vấn đề về kiểm soát chi phí em quyết định chọn
1
đề tài: “ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty Cổ
phần Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên Huế.
2. Mục tiêu nghiên cứu
-
Hệ thống hóa những lý luận chung về kiểm soát chi phí đặc biệt là kiểm
soát nội bộ về chi phí.
-
Tìm hiểu công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp tại
Công ty Cổ phần Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên Huế, từ đó có sự so sánh giữa lý
Đề xuất một số giải pháp cụ thể, khoa học nhằm hoàn thiện công tác kiểm
H
-
uế
thuyết đã học và thực tế tại Công ty.
tế
soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng- Giao
thông Thừa Thiên Huế.
in
h
3. Đối tượng nghiên cứu
cK
Đối tượng nghiên cứu là công tác kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại
Công ty Cổ phần Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên Huế.
-
họ
4. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung: tập trung nghiên cứu chi tiết về công tác kiểm soát nội bộ chu
ại
trình chi phí xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp 2 Công ty Cổ phần Xây dựng- Giao thông
-
Đ
Thừa Thiên Huế.
Về không gian: đề tài được thực hiện tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao
ườ
n
g
thông- Thừa Thiên Huế. Địa chỉ Lô 77 đường Phạm Văn Đồng, phường Vỹ Dạ Thành Phố Huế.
Về thời gian: đề tài được thực hiện từ 02/01/2017 đến 30/04/2017, số liệu
Tr
-
được sử dụng trong đề tài từ 8/2016 đến 12/2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
-
Phương pháp thu thập thông tin: thu thập các số liệu, dữ liệu thông qua
các hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến khoản mục chi phí xây lắp. Ngoài ra thu
thập thông tin qua việc tìm kiếm trên các websites của Công ty về tình hình cơ cấu tổ
chức, các báo cáo tài chính của công ty…
2
-
Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp hỏi trực tiếp nhân viên kế toán,
những nhân viên trong công ty để thu thập thông tin. Đây là phương pháp hiệu quả
trong quá trình thu thập thông tin.
-
Phương pháp quan sát: thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quan sát
và ghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu
nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá.
-
Phương pháp xử lý số liệu: sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thực
Phương pháp phân tích, đánh giá: từ các thông tin thu thập được tiến
H
-
uế
hiện tính toán, xử lý và phân tích các số liệu trên báo cáo tài chính.
tế
hành phân tích đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp từ đó tìm ra một số
biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty.
in
h
6. Cấu trúc đề tài
cK
Phần I: Đặt vấn đề
Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
họ
Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ
ại
phần Xây dựng - Giao thông Thừa Thiên Huế
Đ
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây
lắp tại Công ty cổ phần Xây dựng- Giao thông Thừa Thiên Huế
Tr
ườ
n
g
Phần III: Kết luận và kiến nghị
3
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP
1.1. Khái quát chung về Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
1.1.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
a)
Khái niệm về kiểm soát nội bộ
uế
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam định nghĩa: Hệ thống kiểm soát nội bộ là
H
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra; kiểm soát;
tế
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;
h
nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
in
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant -
cK
IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương
pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm
họ
soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo
trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an
ại
toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính
Đ
xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
ườ
n
nhất KSNB:
g
Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về KSNB nhưng có thể hiểu một cách chung
Thứ nhất Hệ thống KSNB trong một doanh nghiệp được hiểu là có hai phần:
Tr
Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ;
các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân
công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền,…) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp
được hiệu quả và an toàn. Phần thứ hai là các bộ phận kiểm tra và giám sát chuyên
trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm
soát nội bộ nói trên được thực hiện nghiêm và có hiệu quả.
4
Thứ hai, Hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ
và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và
kiểm soát lẫn nhau.
b)
Mục tiêu
Bao gồm 4 mục tiêu
(1)
Mục tiêu hiệu quả:
KSNB phải hướng tới việc tối đa hóa hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của
uế
doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hợp lý nhất tài sản và các nguồn lực khác đồng
H
thời giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro, thua lỗ. Với mục tiêu này , hệ thống kiểm
tế
tra nội bộ phải được xây dựng sao cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ nổ lực
đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các phương thức có hiệu quả nhất, hạn
in
h
chế các chi phí vượt mức ngoài mong muốn và không đặt quyền lợi khác lên trên lợi
ích của doanh nghiệp.
Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp:
cK
(2)
Một hệ thống KSNB phải đưa ra các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi
họ
ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp.
ại
Đồng thời, nó cũng phải đảm bảo sự tương xứng giữa những rủi ro với mức vốn,
Đ
với phạm vi, quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống KSNB cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn lực của doanh
ườ
n
g
nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái phép hoặc chống
mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, có hiệu quả.
(3)
Mục tiêu về thông tin:
Tr
Mục tiêu này có nghĩa là Hệ thống KSNB tốt phải đảm bảo cho hệ thống thông
tin báo cáo của doanh nghiệp phải được chính xác, cập nhật đầy đủ để doanh nghiệp
có thể đưa ra các quyết sách kịp thời, đúng và có hiệu quả. Cụ thể hơn, Hệ thống
KSNB phải đảm bảo sự tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh;
các quyết toán năm; các hồ sơ, báo cáo tài chính, kế toán khác; các báo cáo giải trình
trước cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác… để khi các thông tin này được gửi tới
Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý giám sát… thì những
người nhận thông tin này có thể đưa ra các quyết định chính xác.
5
(4)
Mục tiêu tuân thủ:
Tức là Hệ thống KSNB phải đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp
theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu của giám sát cũng như phù hợp với các
nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của doanh nghiệp.
c)
Ý nghĩa
-
Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn, giảm
bớt các rủi ro tiềm tàng.
Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng,mất mát. Ngăn ngừa các gian lận
uế
-
Ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng các nghiệp vụ kinh tế về hoạt động
tế
-
H
và sai sót, đảm bảo tính chính xác và trung thực số liệu, báo cáo kế toán.
kinh doanh.
h
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của
in
-
tổ chức cũng như các quy định của Pháp luật.
Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
cK
-
được mục tiêu.
Đảm bảo việc lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các yêu cầu
họ
-
ại
pháp định có liên quan.
Đ
1.1.2. Các bộ phận cấu thành Hệ thống KSNB
Theo quan điểm IFAC các bộ phận cấu thành HTKSNB gồm bốn bộ phận:
g
Môi trường kiểm soát
ườ
n
(1)
Hệ thống thông tin kế toán
(3)
Thủ tục kiểm soát
(4)
Bộ phận kiểm toán nội bộ
Tr
(2)
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của
kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và
bên ngoài đơn vị.
6
Các nhân tố bên ngoài bao gồm:
a)
Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt
động DN của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính
sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong DN. Nếu nhà
quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong
kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để
Cơ cấu tổ chức
tế
b)
H
thì HTKSNB sẽ không được vận hành một cách hiệu quả.
uế
hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải
in
h
tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thiết lập được sự điều hàbnh và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép
họ
cK
DN, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận
và bảo quản tài sản
Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả
ại
c)
Đ
cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự
ườ
n
g
Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần
thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó,
mặc dù DN có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng
Tr
với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất
đạo đức thì HTKSNB không thể phát huy hiệu quả.
Vì vậy, DN cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo,
sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí nhân viên phải
phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế
tục và liên tiếp.
7
d)
Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi
quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sữa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm
những ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương
lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện
kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó
sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý
uế
thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến
Ủy ban kiểm soát
tế
e)
H
kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý, điều chỉnh
Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồm
in
h
những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQT
nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh
cK
vực kiểm soát.
Các nhân tố bên trong
họ
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng
ại
của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà
Đ
nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất
nước…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát của ban quản lý đơn vị
ườ
n
g
trong thiết kế và thực hiện HTKSNB. Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những
nhân tố có ảnh hưởng đến quy trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB
doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm
Tr
tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý DN.
1.1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ
thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng
hợp, cân đối kế toán. Trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan
trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán hữu
hiệu phải gồm:
8
-
Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ
không có thực vào sổ sách của đơn vị.
-
Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
-
Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát
-
Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán khoán giá.
-
Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện
H
-
tế
kịp thời theo quy định.
-
uế
sinh.
Quy trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác số liệu kế toán được ghi sổ phụ
in
h
phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài
chính của doanh nghiệp.
cK
1.1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát: là các quy chế và thủ tục do lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ
họ
đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
Lập, kiểm ra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán.
Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán.
Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Tr
ườ
n
g
Đ
ại
Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
9
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho
nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích là không để một cá nhân
hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ
cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát bởi công việc của
một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn
cũng như các hành vi gian lận. Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao
chuyên môn, thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
H
uế
người đó.
tế
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách hiệm trong các nghiệp vụ
có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản
-
Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản
-
Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ
Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn
họ
cK
in
h
-
Theo sự ủy quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải
ại
quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quy trình ủy quyền được tiếp tục mở
Đ
rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà
vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
ườ
n
g
Để tuân thủ tốt quy trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê duyệt
đúng đắn, gồm:
-
Phê duyệt chuẩn chung: được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính
Tr
sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
-
Phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế.
Kiểm soát vật chất:
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ
đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương
trình tin học và hồ sơ dữ liệu.
10
1.1.2.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành
công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ
của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá
thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của
việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm
uế
toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực
H
về các hoạt động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát
huy tác dụng nếu:
Về tổ chức:
-
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp đủ cao để không giới hạn
in
h
tế
phạm vi của nó.
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và
cK
-
hoạt động tương đối độc lập về phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm
Về nhân sự
ại
họ
tra.
Đ
Tuyển chọn những nhân viên có đạo đức nghề nghiệp, có năng lực chuyên môn
và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.
ườ
n
g
1.1.3. Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống KSNB
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống,
thế nhưng vẫn không thể có một Hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu. Nói cách khác
Tr
Hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các
hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý bất cẩn, đảng trí,
đánh giá hay ước lượng sai, hiếu sai lầm chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo cấp
dưới…
- Khả năng đánh lừa, che giấu của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay với các đối tượng bên ngoài đơn vị.
11
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát
sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm
trong các nghiệp vụ này thường bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát nhỏ hơn hay giá trị thiệt hại ước tính do nhầm lẫn hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền
hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
uế
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
H
không còn phù hợp.
tế
Những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể
đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình.
in
h
1.2. Những vấn đề cơ bản về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
cK
1.2.1. Khái niệm
Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động
họ
vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản
xuất xây lắp trong một thời kỳ nhất định.
ại
1.2.2. Phân loại chi phí xây lắp
Đ
Có nhiều tiêu chí phân loại chi phí khác nhau:
Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế
-
Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng của chi phí
ườ
n
g
-
-
Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ
với đối tượng chịu chi phí
Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí
-
Phân loại chi phí xây lắp theo mối quan hệ số lượng sản phẩm sản xuất.
Tr
-
Tuy nhiên, do giới hạn của đề tài nên tôi xin trình bày chi tiết cách phân loại phổ
biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo mục đích và công dụng
của chi phí, bao gồm:
-
Chi phí NVL trực tiếp: là toàn bộ giá trị NVL sử dụng sản xuất kinh doanh
trong kỳ, bao gồm: NVL trực tiếp, NVL phụ, nhiên liệu.
12
-
Chi phí nhân công trực tiếp: là bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ,
các khoản trợ cấp, các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp thi công xây dựng.
-
Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ,
phụ cấp lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máy
thi công, chi phí bảo trì, chi phí bảo dưỡng, chi phí bằng tiền khác.
-
Chi phí sản xuất chung: là bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây
lắp phát sinh trong phạm vi đội như: chi phí tiền công, tiền ăn ca của nhân quản lý đơn
uế
vị, các khoản BHYT, BHXH và KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp, chi phí khấu
H
hao máy móc, nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho hoạt động
tế
quản lý đơn vị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua
ngoài, chi phí bằng tiền khác.
in
h
1.2.3. Ý nghĩa chi phí xây lắp
- Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
cK
- Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu
nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…
ại
quả hoạt động kinh doanh.
họ
- Ảnh hưởng trực tiếp đến các tài khoản trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết
Đ
- Cùng với các thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh, thông tin về chi
phí xây lắp ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới hay dự
ườ
n
g
toán xây dựng công trình mới của doanh nghiệp.
1.3. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác
kiểm soát chi phí xây lắp
Tr
Xây lắp là một hoạt động xây dựng mới mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện
đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp… nhằm phục vụ cho sản xuất và đời
sống xã hội. Cũng như mọi hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những
đặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát xây lắp có đặc thù riêng so
với sản phẩm công nghiệp khác như sau:
- Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ nên chi phí bỏ ra để thi
công công trình có nội dung và cơ cấu không đồng chất như các loại sản phẩm công
13
nghiệp. Do đó việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kết quả thi công
cho từng công trình xây lắp riêng biệt.
- Sản phẩm công trình là những công trình hoặc vật kiến trúc có quy mô lớn, có
kết cấu phức tạp, mỗi sản phẩm được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật và giá dự toán
riêng. Mỗi sản phẩm đòi hỏi rằng trước khi tiến hành sản xuất phải lập dự toán về thiết
kế thi công và ngay trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp phải tiến hành so sánh
với dự toán và lấy dự toán làm thước đo.
uế
Dự toán công trình là tổng mức chi phí cẩn thiết cho việc đầu tư và xây dựng
H
công trình thuộc dự án, được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật. Việc lập dự
tế
toán với mục đích là khống chế và quản lý các chi phí trong quá trình thực hiện dự án,
từ đó có mức khống chế giá khi giao thầu hoặc đấu thầu.
in
h
- Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thanh toán với đơn vị
chủ thầu, giá này thường được xác định trước khi tiến hành sản xuất xây lắp thông qua
cK
hợp đồng giao nhận thầu. Sản phẩm xây lắp không thuộc đối tượng lưu thông, nơi sản
xuất cũng là nơi tiêu thụ sản phẩm nên đây là tính chất đặc biệt của sản phẩm xây lắp.
họ
- Thời gian sử dụng lâu dài và giá trị của sản phẩm xây lắp là rất lớn nên doanh
Đ
công trình theo thiết kế.
ại
nghiệp phải có sự kiểm tra chặc chẽ đến chất lượng công trình cũng như tuổi thọ của
1.4. Nội dung kiểm soát chi phí xây lắp
ườ
n
g
1.4.1. Mục tiêu của kiểm soát chi phí xây lắp
-
Trước tiên đảm bảo sự tuân thủ, hiệu quả và hiệu năng của tổ chức đối với
các chính sách, các kế hoạch và dự án cũng như các quy quy định của các cơ quan
Tr
chức năng về quản lý CPXL,
-
Thứ hai là đảm bảo cho công tác kiểm soát CPXL được diễn ra theo các
mục tiêu của các nhà quản lý đã đặt ra
-
Cuối cùng là đảm bảo cho việc sử dụng các nguồn lực phục vụ cho công
trình xây lắp được sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả nhất.
14
1.4.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp
1.4.2.1. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Như chúng ta biết, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng cao trong các
công trình xây dựng, hạng mục công trình, nên nó ảnh hưởng rất lớn đến giá thành và
quyết định hiệu quả hoạt động SXKD. Vì vậy, nguyên vật liệu ngay từ khi lúc mua
cho đến khi sử dụng phải được kiểm soát chặt chẽ để có thể sử dụng vật tư một cách
hiệu quả nhất.
uế
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là việc kiểm soát số lượng nguyên vật
H
liệu, chủng loại nguyên vật liệu, giá mua nguyên vật liệu và đối chiếu với bảng dự toán
tế
đã được lập khi công ty trúng thầu công trình. Qua đó giúp ban lãnh đạo công ty có
được một cái nhìn cụ thể về việc sử dụng vật tư phục vụ trực tiếp cho từng công trình.
Quy trình mua vật liệu
h
a)
in
Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư, các phiếu này phải
cK
được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu công việc và khối
lượng thi công. Sau đó thủ kho sẽ xem xét lượng vật tư tồn kho có đáp ứng đủ hay
họ
không, nếu không đủ thì bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua vật tư. Khi phiếu
ại
đề nghị mua vật tư được xét duyệt phải lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải ghi rõ loại
Đ
vật tư, các thông tin liên quan đến vật tư cần mua và phải được đánh số nhất quán. Các
chứng từ mua vật tư như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn vận chuyển,… phải hợp lý,
g
hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ này phải được hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán.
ườ
n
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua
vật tư, chức năng mua vật tư, chức năng bảo quản kho và kế toán vật tư. Mọi nghiệp
Tr
vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập phiếu đề nghị
mua vật tư.
b)
Khâu nhập vật tư
Khi nhận vật tư, đòi hỏi phải có quá trình kiểm soát thích hợp, đó là phải thực
hiện kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian hàng đến,… có đúng như ghi
trên hóa đơn trước sự chứng kiến của thủ kho và bộ phận thu mua. Sau đó, kế toán vật
tư viết phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và cho nhập kho, thủ
15
kho chịu trách nhiệm quản lý số vật tư trên, phiếu nhập kho được gửi tới phòng kế
toán 1 liên, tại kho 1 liên.
c)
Khâu sử dụng và bảo quản vật tư
Xuất vật tư: Thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được giấy đề nghị xuất kho
vật tư (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) có đầy đủ chữ ký phê duyệt của trưởng phòng
vật tư và thủ trưởng đơn vị. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tư được
duyệt và ghi vào phiếu xuất kho, sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán và lưu trữ.
uế
Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết nguyên vật
H
liệug cả số lượng và giá trị. Cuối kỳ kế toán sẽ lênh báo cáo chi phí nguyên vật liệu
tế
trực tiếp. Cần phải so sánh, đối chiếu số liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho với
biên bản kiểm kê hàng tồn kho để xem xét lượng vật tư có có bị thất thoát hay không
in
h
và kịp thời xử lý.
Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quả giữa thực
cK
hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến động trên hai mặt
lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung.
họ
Vật tư ở doanh nghiệp xây lắp thường được bảo quản tại kho ở công trường thi
ại
công nên cần có những biện pháp bảo quản tốt hơn tránh việc vật tư không đảm bảo
Đ
chất lượng khi xuất kho thi công. Thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lượng tồn
kho vật tư, báo cáo tình hình nhập- xuất- tồn vật tư cho phòng vật tư, lập hồ sơ cập
ườ
n
g
nhật cho các bộ phận vật tư dự trữ theo số lượng, chủng loại và giá trị, kiểm tra sự
thừa thiếu của dự trữ, đảm bảo an toàn cho sản xuất với chi phí dự trữ thấp nhất.
1.4.2.2. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
Thuê và tuyển dụng công nhân: tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê
Tr
phải được ký hợp đồng lao động, trong đó ghi rõ mức lương, trách nhiệm cũng như
quyền lợi giữa hai bên. Khi có biến động về lương, xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự, bộ
phận nhân sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận
tính lương.
Chức năng theo dõi lao động: chức năng này bao gồm việc xác định thời
gian lao động (số giờ công, ngày công) hoặc số lượng hoàn thành (nếu trả lương theo
16
