Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, không chỉ các doanh nghiệp chịu
nhiều sức ép về mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất lượng, các
quy định của thị trường trong và người nước, các quy định của pháp luật, yêu
cầu của khách hàng... để tồn tại và phát triển. Các cơ quan hành chính nhà nước
cũng không nằm ngoài các quy luật này với những nội dung và đặc thù công
việc theo chuyên môn của từng cơ quan, tổ chức. Điều này khiến các cơ quan,
doanh nghiệp phải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiểu quả làm việc lên hàng
đầu. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong hoạt
động sản xuất, kinh doanh cũng như trong công tác hành chính văn phòng là
việc làm thực sự cần thiết và phải được thực hiện nghiêm túc, đồng bộ.
Bên cạnh việc triển khai ISO 9000 trong các ngành sản xuất, dịch vụ, kể
từ năm 2000, tiêu chuẩn ISO 9000 đã được triển khai thí điểm trong một số cơ
quan hành chính ở Việt Nam. Cải cách hành chính ở nước ta luôn luôn được coi
trọng với mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững
mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ,
viên chức có đủ phẩm chất và năng lực.
Trải qua hơn 10 năm kể từ khi thí điểm ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào
công tác hành chính cho đến nay bên cạnh nhiều thay đổi có tính tích cực thì
còn tồn tại rất nhiều bất cập. Đa số các cơ quan chưa nhận thức được hết tầm
quan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công việc, việc
ứng dụng đã được triển khai nhưng chưa mang lại hiệu quả cao dẫn đến chưa
đạt yêu cầu công việc
Sau khi học tập kết thúc học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
trong công tác văn phòng, qua quá trình thực tế công tác tại Trường Cao đẳng
Công nghiệp In bản thân em nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng
bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng. Đây chính là lý do em thực
hiện đề tài "Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng
và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn

ISO 9001:2008".
2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài về ISO 9001 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các chuyên gia, các
nhà nghiên cứu và đã có rất nhiều đóng góp to lớn góp phần vào việc nâng cao
hiệu quả của việc áp dụng ISO vào thực tế công việc, cụ thể như:
- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.
- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
1


- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, Nhà
xuất bản Hà Nội.
- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, Nhà xuất bản Thống kê.
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 .
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: Từ năm 2012 đến nay.
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng.
- Tìm hiểu các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In.
- Đánh giá vai trò việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong

công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet.
6. Đóng góp của đề tài
Sau khi hoàn tất đề tài sẽ góp một phần vào việc:
- Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác
động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng tại Trường.

2


- Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng trong quá trình áp dụng.
- Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng bộ
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công
nghiệp In hiện tại và trong những năm tiếp theo.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ công tác tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:
Chương 1. Giới thiệu khái quát về Trường Cao đẳng Công nghiệp In và
tổ chức, hoạt động văn phòng tại Trường.
Chương 2. Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong

công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In.
Chương 3. Đánh giá thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In.

3


Chương 1:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN VÀ
TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Cao đẳng Công nghiệp In
Trường Cao đẳng Công nghiệp In được thành lập theo Quyết định số
1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và
Đào tạo về việc thành lập Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường được quy định cụ thể trong Quyết
định số 970//QĐ-BTTTT ngày 06 tháng 6 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Cao
đẳng Công nghiệp In.
1.1.1. Vị trí và chức năng
1. Trường Cao đẳng Công nghiệp In là cơ sở giáo dục nghề nghiệp công
lập trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, được thành lập theo Quyết định
số 1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 03 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trường có chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao đẳng và các
trình độ thấp hơn; hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát
triển kinh tế - xã hội.
2. Tên giao dịch và trụ sở chính của Trường
- Tên trường bằng tiếng Việt: Trường Cao đẳng Công nghiệp In

- Tên giao dịch Quốc tế: College of Printing Industry
- Trụ sở chính: Phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
- Website: www.cdcnin.edu.vn
3. Trường là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.
4. Trường chịu sự lãnh đạo và quản lý toàn diện và trực tiếp của Bộ
Thông tin và Truyền thông; chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục - đào tạo của
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Giáo dục và Đào tọa và các bộ,
ngành có liên quan; chịu sự quản lý chính theo lãnh thổ của của Ủy ban nhân
dân Thành phố Hà Nội nơi Trường đặt trụ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trường
4


1. Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt
quy hoạch, chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn của Trường và tổ
chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
2. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và
các trình độ thấp hơn theo mục tiêu, chương trình giáo dục đã được Bộ Giáo
dục và Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội cho phép, đảm bảo chất
lượng, đạt tiêu chuẩn, đáp ứng yêu cầu xã hội.
3. Đào tạo lại, bồi dưỡng ngắn hạn đội ngũ cán bộ, viên chức cho ngành
công nghiệp sản xuất in đạt tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và theo yêu cầu
của các cơ quan, doanh nghiệp trong và ngoài nước.
4. Tổ chức tuyển sinh, quản lý người học, tổ chức các hoạt động đào tạo
và các hoạt động giáo dục khác; công nhận tốt nghiệp, in ấn và cấp văn bằng,
chứng chỉ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động - Thương
binh và Xã hội.
5. Tổ chức xây dựng chương trình, giáo trình, học liệu, kế hoạch giảng dạy
đối với các ngành Trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do Bộ

Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ban hành.
6. Đăng ký, tổ chức triển khai kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sự
quản lý chất lượng của cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục.
7. Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ, kết hợp đào
tạo với nghiên cứu khoa học phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, quản lý,
sản xuất - kinh doanh theo quy định của pháp luật.
8. Thực hiện các hoạt động dịch vụ khoa học - kỹ thuật, chuyển giao
công nghệ, thực hiện sản xuất – kinh doanh phù hợp với ngành nghề đào tạo; tư
vấn nghề nghiệp, giới thiệu việc làm, xuất khẩu lao động, tổ chức du học cho
học viên, học sinh và các đơn vị có nhu cầu theo quy định của pháp luật.
9. Tổ chức và tham gia các hội nghị chuyên đề, hội thảo đào tạo, khảo sát,
tham quan học tập kinh nghiệm, in ấn, xuất bản các ấn phẩm, tài liệu, giáo trình
phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định của nhà nước.
10. Thực hiện các quan hệ hợp tác quốc tế, liên kết, liên thông về đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, nghiên cứu triển khai khoa học và công nghệ
với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong nước và ngoài nước theo quy định
của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
11. Kiện toàn tổ chức bộ máy, tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động; xây dựng đội ngũ giảng viên của
5


trường đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu
ngành nghề theo quy định của nhà nước và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông.
12. Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho giảng viên, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên. Tạo điều kiện cho giảng viên, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên tham gia các sinh hoạt đoàn thể và hoạt động xã hội.
13. Quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả đất đai, cơ sở vật chất,
tài sản, các nguồn vốn được nhà nước giao theo đúng quy định của pháp luật.

14. Thực hiện dân chủ, bình đẳng, công khai trong việc bố trí và thực
hiện các nhiệm vụ đào tạo, khoa học công nghệ và hoạt động tài chính. Tổ chức
việc kiểm tra, thanh tra các hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
15. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong người học và đội ngũ giảng
viên, viên chức, người lao động của Trường. Phối hợp với gia đình người học,
các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục và đào tạo.
16. Bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội ở trong
trường; bí mật quốc gia, xây dựng, thực hiện các quy chế, biện pháp bảo hộ, an
toàn lao động ở trong Trường.
17. Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất theo chế độ quy định và yêu
cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan
khác có liên quan.
18. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Công nghiệp In
1. Ban Giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
2. Các phòng, ban chức năng
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Phòng Đào tạo;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
- Trung tâm Tư vấn tuyển sinh và giới thiệu việc làm.
3. Các khoa đào tạo
- Khoa Khoa học đại cương;
- Khoa Công nghệ In;
- Khoa Công nghệ Thông tin;
- Khoa Công nghệ bao bì.
1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy Trường Cao đẳng Công nghiệp In
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY
6

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN

Hiệu trưởng

Phó Hiệu trưởng

Phòng Tổ chức
Hành chính

Phó Hiệu trưởng

Các
Phòng chuyên môn

Phó Hiệu trưởng

Khoa
Công nghệ In

Phòng Tài chính
Kế toán

Khoa
Công nghệ TT

Phòng Quản lý
Đào tạo

Khoa Khoa học

Đại cương

Trung tâm Tư vấn
TS và giới thiệu
việc làm

Các
Khoa đào tạo

Khoa Công nghệ
Bao bì

7


1.3. Tổ chức, hoạt động công tác văn phòng của Trường Cao đẳng
Công nghiệp In
1.3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng (tại Trường Cao đẳng
Công nghiệp In là Phòng Tổ chức – Hành chính)
* Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ
chức - Hành chính
a) Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Hiệu
trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp In (dưới đây gọi tắt là Nhà trường);
chịu sự chỉ đạo, điều hành và quản lý trực tiếp của Hiệu trưởng Nhà trường.
* Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng:
1. Tham mưu và giúp việc cho Hiệu trưởng về tổ chức quản lý, điều
hành trên mọi lĩnh vực hoạt động của Nhà trường. Trực tiếp tham mưu, giúp
việc cho Hiệu trưởng Nhà trường về tổ chức quản lý, điều hành các lĩnh vực;
Tổ chức cán bộ, tiền lương, cơ sở vật chất, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ

công nhân viên; các chính sách xã hội đối với người lao động và công tác bảo
vệ chính trị nội bộ.
2. Tổ chức tiếp nhận, xử lý, phân hướng, tổng hợp, lưu trữ công văn
giấy tờ và đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc cho Nhà trường.
3. Tổ chức triển khai thực hiện, giám sát, kiểm tra, tổng hợp, đánh giá
tình hình hoạt động của các mặt công tác nêu trên theo nhiệm vụ được giao.
* Phòng Tổ chức Hành chính có các nhiệm vụ chính sau đây:
- Công tác Tổ chức cán bộ:
1. Nghiên cứu, xây dựng phương án kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý,
cơ cấu tổ chức của Nhà trường trong từng thời kỳ, trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt và tổ chức thực hiện khi được duyệt;
2. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Nhà trường, quy định
chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng
trong từng thời kỳ, trình cấp có thẩm quyền quyết định ban hành;
3. Xây dựng quy hoạch cán bộ đáp ứng nhu cầu tổ chức và sự phát triển
của Nhà trường trong từng thời kỳ;
4. Xây dựng kế hoạch đội ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu, quản lý
nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Nhà trường. Định kỳ tổ chức đánh
giá, phân loại cán bộ để xây dựng phương án trình Hiệu trưởng bổ sung, bố trí,
sắp xếp cho phù hợp với yêu cầu trong phạm vi toàn trường;
5. Nghiên cứu đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, tổ chức
lại, giải thể các đơn vị thuộc trường. Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ (diện Nhà
trường quản lý); kỷ luật cán bộ, giáo viên, viên chức và nhân viên theo đúng
các quy định của Nhà nước và Bộ Thông tin và Truyền thông;
8


6. Xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân
viên trong toàn trường;
7. Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương của Nhà trường;

quản lý, tổ chức thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp, chính sách xã hội, an
toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động đối với cán bộ, công nhân viên;
8. Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện Nhà trường quản lý; quản lý bản sao hồ
sơ cán bộ của Nhà trường thuộc diện Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý;
9. Làm đầu mối quản lý, tổ chức thực hiện với các tổ chức đoàn thể và
các đơn vị trực thuộc của Nhà trường xây dựng và tổ chức thực hiện các quy
định về bảo vệ chính trị nội bộ;
- Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng Kỷ luật và tổ chức các
hội nghị, sự kiện chính trị của Nhà trường.
- Phối hợp với các đơn vị về việc quản lý đoàn ra, đoàn vào.
10. Tổ chức xây dựng kế hoạch dự bị động viên thời chiến và quốc
phòng toàn dân.
- Công tác Hành chính:
11. Tổ chức xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần của
Ban Giám hiệu; Tổ chức và đảm bảo điều kiện cho các buổi làm việc của Lãnh
đạo với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài trường; Tham dự, ghi chép biên
bản, ra thông báo theo yêu cầu của Lãnh đạo.
12. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác, các quyết định của Hiệu trưởng. Tổng hợp tình hình hoạt động của Nhà
trường, soạn thảo các báo cáo công tác định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của
Lãnh đạo. Tổ chức các hội nghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hình
thực hiện nhiệm vụ của Nhà trường.
13. Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân hướng văn bản đến. Rà soát, phát
hiện sai sót, đảm bảo về thủ tục hành chính, pháp lý của các văn bản trước khi
trình ký và gửi đi theo quy định. Tư vấn pháp lý cho Ban Giám hiệu Nhà
trường trong công tác ban hành văn bản và là đầu mối tiếp khách đến liên hệ
công tác với Nhà trường.
14. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính theo quy
định của Nhà nước, Bộ Thông tin và Truyền thông và Nhà trường.
15. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chi phí nghiệp vụ thường

xuyên, công vụ phí cho các hoạt động của Nhà trường.
16. Quản lý, tổ chức thực hiện công tác quan hệ công chúng, công tác
thông tin tuyên truyền, công tác lịch sử truyền thống.
17. Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện, thủ tục cho đoàn ra, đoàn vào
của Nhà trường theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
18. Quan hệ với địa phương nơi Nhà trường đóng để phối hợp công tác
bảo vệ trị an, phòng chống cháy nổ… và tham gia nghĩa vụ với địa phương
theo quy định của pháp luật.
9


- Công tác Quản trị hành chính:
19. Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm và dài hạn, phương án sử
dụng cơ sở vật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực hiện sau khi được phê
duyệt.
20. Quản lý, khai thác, ngăn ngừa, xử lý những hành vi xâm phạm cơ sở
vật chất được giao.
21. Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì và nâng cấp cơ sở
vật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực hiện kế hoạch khi được phê duyệt.
22. Tổ chức xây dựng nội quy, quy định quản lý cơ sở vật chất; các quy
định và quản lý nhà ăn sinh viên, quản lý nhà xe… các quy định về công tác
bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn lao động
tại trường. Tổ chức việc thực hiện các nội quy, quy định khi được phê duyệt.
23. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh
an toàn lao động, phòng chống cháy nổ tại trường.
24. Chuẩn bị điều kiện vật chất và tổ chức phục vụ các buổi làm việc
của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong trường.
25. Xây dựng phương án, bố trí sử dụng và phục vụ cơ sở vật chất cho
các đơn vị, cá nhân trong trường.
26. Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết phục vụ các hội nghị

của Nhà trường; thực hiện việc trang trí trong các ngày lễ, ngày kỷ niệm của
Nhà trường.
27. Quản lý, vận hành và sửa chữa kịp thời khi có sự cố xảy ra đối với
hệ thống điện, nước, chiếu sáng, điện thoại đảm bảo hoạt động bình thường để
phục vụ các hoạt động của Nhà trường.
28. Tổ chức mua sắm và sửa chữa công cụ, dụng cụ, trang thiết bị
(không thuộc dự án đầu tư), văn phòng phẩm cho các phòng, ban chức năng
trong trường;
29. Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, đảm bảo trong khuôn viên
nhà trường luôn xanh, sạch, đẹp.
30. Khai thác cơ sở vật chất chưa hết công năng để cung cấp các loại
dịch vụ đáp ứng nhu cầu của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài trường.
31. Tổ chức cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho việc nâng cao chất lượng
đào tạo, phục vụ đời sống và các dịch vụ khác theo quy định của pháp luật.
32. Quản lý cơ sở vật chất được giao; tham mưu cho Hiệu trưởng Nhà
trường trong việc sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất được giao.
33. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Hiệu trưởng yêu cầu.
b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức - Hành chính gồm: 01 Trưởng phòng, 01
Phó Trưởng phòng và các chuyên viên, nhân viên thực hiện các công việc
chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công việc được giao.
10


1.3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức - Hành chính
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Chuyên
viên
tổng
hợp, thi
đua
khen
thưởng

Chuyên
viên
hành
chính,
nhân sự

Chuyên
viên chế
độ chính
sách

HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

Chuyên
viên
Văn
thư, Lưu
trữ

Chuyên
viên
Quản
trị
hành
chính

Bảo
vệ

Tạp
vụ

Lái xe

Tiểu kết
Như vậy, tại chương 1, em đã giới thiệu khái quát về Trường Cao đẳng
công nghiệp In và văn phòng tại trường với những nội dung như: chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. Từ đó, làm cơ sở để khảo sát và đánh giá những nội
dung mà văn phòng trường có thể áp dụng ISO 9001:2008 trong các hoạt động
văn phòng tại trường.
Chương 2:
CÁC NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN
ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN

11

2.1. Cơ sở lý luận về ISO
2.1.1. Giới thiệu về tổ chức ISO
ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa có tên Tiếng
Anh là International Organization for Standadition. Đây là một tổ chức phi
chính phủ được thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy
Sỹ. ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn
bao gồm các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý.
Mục đích của ISO là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và những
công việc có liên quan đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho
hoạt động trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác nhau trên thế
giới thông qua việc xây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất,
thương mại và thông tin. Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất
tự nguyện.
ISO được ví là cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân và cũng
là cầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn. ISO hiện có
khoảng 180 Ủy ban Kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo các tiêu
chuẩn trong các lĩnh vực. Các nước thành viên của ISO lập ra nhóm tư vấn kỹ
thuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho các Ủy ban Kỹ thuật và đó là một
phần của quá trình xây dựng tiêu chuẩn. ISO tiếp nhận tư liệu của đầu vào từ
các chính phủ các ngành và các bên liên quan trước khi ban hành một tiêu
chuẩn. Sau khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận, nó
được công bố là tiêu chuẩn quốc tế. Sau đó mỗi nước lại có thể chấp nhận một
phiên bản của tiêu chuẩn đó làm tiêu chuẩn quốc gia của mình. Mức độ tham
gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO của từng nước khác nhau.
Tổ chức của ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thành
viên thông tấn, thành viên đăng ký. Tính đến ngày 03/02/2015, ISO đã có 178
thành viên. Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổ
chức này. Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp
chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanh
nghiệp áp dụng.

Tiêu chuẩn

Số chứng nhận năm 2013

ISO 9001

1.129.446

ISO 14001

301.647

ISO 50001

4.826
12


ISO 27001

22.293

ISO 22000

26.847

ISO/TS 16949

53.723

ISO 13485

25.666

Tổng cộng

1.564.448

(Theo ISO Survey of Management System Standard Certifications – 2013)
(26)
Trong bảng tổng kết trên, chúng ta nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩn
ISO 9001 đã cấp đạt 1.129.446 chứng chỉ. Điều này cho thấy, các doanh
nghiệp đang ngày càng quan tâm nhiều hơn đến tiêu chuẩn hóa và mang sản
phẩm, hàng hóa, dịch vụ của mình đến gần hơn với các nước trên thế giới.
2.1.2. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu
vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000 và năm 2008. ISO 9000
là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong
lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thống
quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Và được áp dụng cho
hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thông quản trị chất lượng trong các
tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987. Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chức
hoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình trao đổi
thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng
nhiều tới các vấn đề kỹ thuật. Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm:
Các phiên bản tiêu chuẩn mới nhất trong
bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện nay

13

Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015.
Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là "Nếu một tổ chức có
hệ thống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc
dịch vụ mà tổ chức này cung ứng sẽ có chất lượng tốt nhất".
ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực.
Kể từ khi ban hành cho đến nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua bốn lần
soát xét lần lượt từ năm 1994, 2000, 2008, 2015. Mỗi lần soát xét lại xuất hiện
một phiên bản mới tương đương với năm ISO tổ chức soát xét.
Sự thay đổi các phiên bản tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000
qua từng thời kỳ
1994

2000

2002

2005

2008

2009

2011

2015

2017

14


ISO

ISO

ISO

ISO

9000: 1994
ISO

9000: 2000

9000:2005

9000:2015

9001: 1994
ISO
9002: 1994
ISO
9003: 1994
ISO
9004: 1994
ISO
10011: 1990/1

ISO

ISO

ISO

9001: 2000

901: 2008

9001:2015

ISO

ISO

9004: 2000

9004: 2009
ISO

ISO

19011: 2002

19011: 2011

2.1.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Quy định các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực

của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các
yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:

15


* Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
16


Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản
lý chất lượng cho tổ chức:
- Chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu
cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm
- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng
và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Việc duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp
với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm
thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên
toàn thế giới. Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy
có 8 nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tảng để xây dựng nên
chuẩn mực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không thể
đảm bảo các quá trình và sản phẩm không có lỗi nhưng hệ thống này tạo nên
sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, qua việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO các tổ
chức có được:
- Chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của Lãnh
đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực
hiện từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn.
- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc
sẽ được thực hiện thích hợp và khoa học.
- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các lỗi sai sót ở
tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại các lỗi sai sót với
nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.
- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện quá trình thực hiện
nhiệm vụ nhằm liên tục cải tiến toàn bộ hệ thống phù hợp với thực tế.
17


- Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng
đều chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.
2.2. Các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In
Công tác văn phòng nói chung và công tác văn phòng tại Trường Cao
đẳng Công nghiệp In nói riêng gồm rất nhiều công việc có thể ứng dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 như: xây dựng chương trình công tác của cơ quan; thu
thập và xử lý thông tin; soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi –
đến; lập và quản lý hồ sơ công việc; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức sự kiện;
quản lý tài sản, trang thiết bị, tài sản phương tiện làm việc của cơ quan; tổ

chức các chuyến đi công tác của cơ quan.
Hiện tại công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In đã và
đang ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các nội dung: Quy trình quản lý
công văn đi đến, Quy trình tuyển dụng, Quy trình đào tạo cán bộ công chức,
Quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác.
2.2.1. Quy trình quản lý công văn đi - đến
Mã hiệu: QT.TCHC.01

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG
NGHIỆP IN

Ngày ban hành: 01/10/12
Lần ban hành: 01
Trang
:1

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN
ĐI ĐẾN
DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

STT
1
2
3
4
5
6
7

Tên đơn vị/Chức danh

Hiệu trưởng
Hiệu phó
Hiệu phó Đào tạo
Phòng Tổ chức - Hành chính
Phòng Tài chính - Kế toán
Phòng Đào tạo
Phòng Công tác - HSSV

STT Tên đơn vị/Chức danh

THEO DÕI SỬA ĐỔI, BỔ SUNG
TT

Đề mục

Trang

Nội dung sửa đổi

18


1. Mục đích
Quy trình này được biên soạn nhằm đảm bảo việc kiểm soát, quản lý
chặt chẽ, xử lý giải quyết văn bản đến nhanh chóng, kịp thời và tổ chức soạn
thảo, ban hành văn bản đi của Trường có trình tự, khoa học, thống nhất theo
quy định của pháp luật .
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng cho công tác xử lý công văn đi, đến và văn bản
nội bộ tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In.

3. Tài liệu liên quan
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
4. Định nghĩa và từ viết tắt
4.1. Định nghĩa: Không có
4.2 Viết tắt:
- LĐ: Ban Giám hiệu
- LĐ đơn vị : Truởng khoa và Trưởng phòng ban
- TCHC: Tổ chức Hành chính
- TrườngCĐCNI: Trường Cao đẳng Công nghiệp In
- CBCC: Cán bộ Công chức.
19


5. Nội dung
5.1 Nguyên tắc chung.
- Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản có trách nhiệm trình bày văn bản
đúng thể thức và hình thức theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ.

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Văn bản phải do lãnh đạo có đủ thẩm quyền ký duyệt mới chuyển tới
văn thư để vào sổ, lấy số, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, nhân bản và
đóng dấu.
- Đối với công văn đi lấy số của Trường, người soạn thảo công văn có
trách nhiệm lưu lại 01 bản tại đơn vị phát hành văn bản và chuyển văn thư
Trường 01 bản lưu.
- Văn thư chịu trách nhiệm cập nhật văn bản, trình Lãnh đạo cho ý kiến
chỉ đạo, chuyển văn bản và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo trường tới đơn vị xử
lý theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo.
- Trong quá trình xử lý văn bản giấy tờ, mọi chu chuyển đều phải qua
bộ phận Văn thư.
- Phòng TCHC là đơn vị thực hiện thống nhất công tác văn thư lưu trữ,
trực tiếp quản lý các văn bản đi, văn bản đến của Trường CĐCNI.
- Văn bản gửi đến Trường bằng mọi hình thức (bưu điện, fax, thư điện
tử, trực tiếp….) đều phải tập trung tại văn thư phòng TCHC để xử lý.

5.2. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đến.
Người chịu
Trách nhiệm
Các tổ chức/ cá

Lưu đồ
Văn bản đến

nhân
Văn thư

Mô tả và biểu mẫu

5.3.1
5.3.1 BM.TCHC.01.01

Tiếp nhận

BM.TCHC.01.02
20


5.3.2.
Chỉ đạo

LĐ

Văn thư

5.3.3
Phân phối

Đơn vị, cá nhân
có liên quan
- Văn thư
- Đơn vị, cá nhân

BM.TCHC.01.02

Xử lý

BM.TCHC.01.02
5.3.4

5.3.5

Theo dõi & Lưu hồ sơ

liên quan
5.3 Mô tả quá trình xử lý văn bản đến.
5.3.1 Tiếp nhận văn bản đến.
Văn thư phòng TCHC tiếp nhận mọi loại văn bản được chuyển đến qua
các đường: Bưu điện, Fax, Email... và thực hiện các thủ tục theo các bước sau:
- Công văn đến qua đường bưu điện: Văn thư cập nhật vào sổ Tiếp nhận
tổng hợp công văn BM.TCHC.01.01
+ Loại được bóc bì: đối với bì thư gửi tên Trường, hoặc ghi đích danh
các đơn vị thuộc Trường, văn thư tập hợp và chuyển cho lãnh đạo Trường bóc
bì xem xét và phân loại.
+ Loại không được bóc bì: Bì thư ghi “Mật”, tên các tổ chức đoàn thể
của Trường, Lãnh đạo Trường và cá nhân trong đơn vị, văn thư gửi trực tiếp
theo đúng địa chỉ trên bì thư, có ký nhận vào sổ Tiếp nhận tổng hợp công văn
BM.TCHC.01.01. Chuyển xuống bước 5.3.4.
- Công văn đến bằng đường fax, email: Văn thư tiếp nhận và cập nhật
vào sổ Đăng ký công văn đến BM.TCHC.01.02 và chuyển đến địa chỉ theo
yêu cầu của công văn
- Công văn được tiếp nhận và phân loại thực hiện trong ngày đối với các
văn bản bình thường và xử lý ngay đối với các văn bản khẩn. Các văn bản đến
văn thư sau 15 giờ 30 sẽ chuyển sang ngày hôm sau xử lý (trừ các văn bản khẩn
và hỏa tốc).
21


+ Văn bản gửi trực tiếp đến địa chỉ các đồng chí lãnh đạo Trường, trong
trường hợp Lãnh đạo chuyển lại cho Văn thư, Văn thư thực hiện như thủ tục

tiếp nhận văn bản đến.
+ Văn bản đến do các đơn vị chức năng hoặc cán bộ trong Trường tiếp
nhận trong trường hợp chuyển về Văn thư Trường, thì Văn thư Trường làm thủ
tục tiếp nhận như đối với văn bản đến.
5.3.2 Chỉ đạo hướng giải quyết.
Lãnh đạo Trường xem xét cho ý kiến chỉ đạo các phòng, đơn vị chức
năng xử lý, giải quyết các văn bản đến trực tiếp vào văn bản và chuyển lại cho
văn thư. Văn thư có trách nhiệm cập nhật văn bản vào “Sổ Đăng ký công văn
đến” theo biểu mẫu BM.TCHC.01.02 và nhân bản (với trường hợp liên quan
đến nhiều đơn vị ).
5.3.3 Phân phối.
Căn cứ nội dung ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trường, Văn thư Trường
có trách nhiệm:
- Chuyển các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trường trên văn bản đến tới
các Trưởng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Việc giao văn bản cho các đơn vị chức năng phải ký giao nhận vào
“Sổ Đăng ký công văn đến” BM.TCHC.01.02.
- Thực hiện lưu trữ đối với các văn bản đến còn lại.
5.3.4 Xử lý.
Lãnh đạo đơn vị được giao giải quyết phân công nhiệm vụ cho CBCC
xử lý
CBCC được phân công phải chủ động phối hợp với các đơn vị thuộc và
trực thuộc Trường hoặc các cơ quan liên quan để giải quyết. Trong các trường
hợp cần thiết phải báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo Trường.
Thời gian xử lý, giải quyết một văn bản: Tuỳ theo tính chất công việc cụ
thể nhưng không được quá thời hạn yêu cầu xử lý của Lãnh đạo Trường và
hạn xử lý của công văn.
5.3.5 Theo dõi và lưu hồ sơ
Lãnh đạo các phòng chức năng được phân công giải quyết có trách
nhiệm theo dõi tình trạng xử lý văn bản.

Phòng TCHC chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng chức năng được
phân công giải quyết theo dõi tình trạng xử lý văn bản trên.
22


Phòng TCHC có trách nhiệm quản lý tình trạng văn bản, các thông tin
cơ bản về văn bản: số, ký hiệu, ngày tháng, nội dung văn bản.
Khi có yêu cầu, Phòng TCHC tổng hợp báo cáo về tình hình giải quyết
các văn bản lên lãnh đạo Trường
CBCC các đơn vị chức năng được phân công xử lý văn bản đến phải mở
Hồ sơ công việc để lưu giữ các hồ sơ trên tại đơn vị trong thời gian quy định
một năm, sau thời gian đó phải nộp vào Lưu trữ nhà trường theo quy định.
5.4. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đi.

Yêu cầu

Dự thảo

Người chịu trách
nhiệm

- Lãnh đạo phòng
chức năng.
- CBCC xử lý văn
bản.
Lãnh đạo phòng
chức năng.

Kiểmđồ
tra

Lưu
nội dung

Mô tả và biểu mẫu

Kiểm tra
thể thức

5.5.1

Phê
duyệt

5.5.2

Làm thủ tục
ban hành văn bản

23
Lưu trữ văn bản


Lãnh đạo Phòng
TCHC,Văn thư

Lãnh đạo Trường.

5.5.3
Văn thư Trường

5.5.4
Văn thư Trường

BM.TCHC.01.03

5.5. Mô tả
5.5.1. Dự thảo.
Cán bộ chuyên trách được phân công dự thảo văn bản phải thực hiện
đúng quy định về thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc, nội dung giải quyết theo
đúng các quy định của Nhà nước. Nội dung văn bản phải phù hợp với tính
chất của công việc; Hình thức văn bản phải được trình bày theo đúng quy định
về kỹ thuật soạn thảo văn bản tại Thông tư liên tịch số 55 của Bộ Nội vụ-Văn
phòng Chính phủ.
Sau khi hoàn thành dự thảo, CBCC chuyển bản dự thảo cho lãnh đạo
đơn vị kiểm tra về nội dung và thể thức trình bày văn bản.
5.5.2. Kiểm tra nội dung và ký nháy xác nhận văn bản.
Lãnh đạo đơn vị chức năng có trách nhiệm kiểm tra, xem xét về nội
dung văn bản:
+ Nếu không đồng ý, yêu cầu CBCC chỉnh sửa lại văn bản.
+ Nếu đồng ý: ký nháy và chuyển phòng TCHC để lãnh đạo phòng
TCHC, văn thư kiểm tra thể thức lần cuối và trình lãnh đạo Trường
Văn bản trình lãnh đạo Trường phê duyệt phải kèm theo các tài liệu và
hồ sơ có liên quan( nếu có).
5.5.3 Làm thủ tục ban hành văn bản.
Sau khi Lãnh đạo Trường phê duyệt, văn bản được chuyển cho văn thư
làm thủ tục phát hành.
Văn bản được chuyển đến Văn thư Trường để thực hiện:
24

- Lấy số công văn đi theo thứ tự của Trường.
- Nhân bản theo đúng số lượng yêu cầu.
- Đóng dấu hành chính, dấu chức danh, họ tên người ký.
Văn thư Trường có trách nhiệm quản lý và chuyển văn bản đúng địa
chỉ, chính xác, nhanh chóng đúng thời gian quy định.
Văn thư Trường là đầu mối theo dõi việc chuyển văn bản đến nơi nhận.
5.5.4. Lưu trữ văn bản.
Văn thư Trường sau khi ban hành giữ lại bản chính, phân loại và vào hồ
sơ lưu trữ theo số thứ tự và thời gian của văn bản theo biểu mẫu
BM.TCHC.01.03.
Các văn bản được lưu tại các đơn vị và văn thư trong thời gian 20 năm,
sau đó được phân loại và thành lập Hội đồng để xem xét cho tiêu huỷ hoặc lưu
trữ tiếp theo.
6. HỒ SƠ.
Stt

Tên hồ sơ

Nơi lưu

1

Sổ đăng ký công văn đến

Văn thư

2

Sổ đăng ký công văn đi

Văn thư

3

Bản gốc công văn đi và đến

Đơn vị

4

Bản sao công văn đến và đi

Văn thư

7. PHỤ LỤC.
1/ BM.TCHC.01.01:sổ tiếp nhận công văn đến:
Ngày
Số
Tác
Số
Ngày
đến
đến
giả
và
tháng
ký
của
hiệu
văn

bản

Tên
loại
và
trích
yếu
nội
dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

2/ BM.TCHC.01.02: Sổ Đăng ký công văn đi:
Ngày
tháng
của
văn
bản

Số
và

ký
hiệu

Tên loại và
trích yếu
nội dung

Người
ký

Nơi
nhận

Đơn vị hoặc
người nhận
văn bản lưu

Số
lượ
ng
bản

Ghi
chú

25