Chương 6: Chu trình chi phí: Mua hàng và chi tiền

C HƯƠNG 6
CHU TRÌNH CHI PHÍ:
MUA HÀNG VÀ CHI TIỀN

1


Mục tiêu Chương 6
– Hiểu được các hoạt động KD cơ bản và hoạt
động xử lý dữ liệu trong chu trình chi phí.
– Trình bày được việc ra quyết định trong chu
trình chi phí và các thông tin hỗ trợ việc ra
quyết định đó.
– Các nguy cơ chủ yếu đe dọa chu trình chi phí
và các kiểm soát đối với mối đe dọa đó.

2


Giới thiệu
• Việc trao đổi thông tin với bên ngoài chủ yếu được
thực hiện với nhà cung cấp.
• Chu trình chi phí thu thập thông tin từ các chu trình
khác:

– Chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, kiểm soát HTK,
và các phòng ban khác cung cấp thông tin về nhu cầu đặt
mua NVL, hàng hóa.

• Chu trình chi phí cung cấp thông tin cho các bộ
phận khác:

– Khi NVL - hàng hóa mua về, chu trình chi phí cung cấp
thông tin cho các bộ phận đã yêu cầu về NVL - hàng hóa
đó.
– Cung cấp thông tin phục vụ việc lập BCTC và BCQT
3


Giới thiệu
• Mục tiêu cơ bản của chu trình chi phí là tối
thiểu hóa chi phí mua sắm và duy trì HTK,
công cụ dụng cụ và dịch vụ liên quan.

4


Giới thiệu
• Các quyết định trong chu trình chi phí:
–
–
–
–

Mức tồn kho là bao nhiêu?
Nhà cung cấp nào có giá và chất lượng tốt nhất?
Nên dự trữ HTK ở địa điểm nào?
IT có thể hỗ trợ quá trình tiếp nhận, lưu kho và
phân phối NVL (inbound logistics) như thế nào?
– Có đủ tiền thanh toán để được hưởng chiết khấu
thanh toán hay không?
– Quản trị thanh toán như thế nào để tối đa hóa

dòng tiền?

5


Giới thiệu
• Xem xét 03 chức năng cơ bản của AIS được
thể hiện như thế nào trong chu trình chi phí:
– Thu thập và xử lý dữ liệu như thế nào?
– Lưu trữ và tổ chức dữ liệu phục vụ việc ra quyết
định ra sao?
– Kiểm soát để bảo vệ nguồn lực (bao gồm dữ liệu)
như thế nào?

6


Các hoạt động trong chu trình chi phí
• 03 hoạt động cơ bản trong chu trình chi phí:
– Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ và dịch vụ
– Tiếp nhận hàng và lưu kho
– Thanh toán hàng

7


Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Các QĐ chính trong khâu đặt mua hàng: xác
định mua gì, khi nào, bao nhiêu tiền và của

ai?
• Yếu kém trong kiểm soát HTK có thể gây ra
vấn đề nghiêm trọng (thiếu hụt HTK → ngừng trệ
SX)

• Vì vậy, mấu chốt ảnh hưởng đến khâu đặt
mua hàng là biện pháp kiểm soát HTK được
áp dụng.
8


Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Biện pháp kiểm soát hàng tồn kho: 03 biện
pháp
• Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order QuantityEOQ)
• Hàng tồn kho vừa kịp lúc (Just in Time-JIT Inventory)
• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Materials
Requirements Planning - MRP)

9


Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Dù áp dụng hệ thống kiểm soát HTK nào, khâu đặt
mua hàng đều bắt đầu từ yêu cầu mua hàng, tiếp
đó là đơn đặt mua hàng.
• Đơn đặt mua hàng được khởi đầu từ:
– Bộ phận kiểm soát HTK, hoặc

– Nhân viên phát hiện thiếu hụt HTK

• Hệ thống kiểm soát HTK hiện đại tự động đưa ra
yêu cầu đặt hàng khi lượng HTK còn lại thấp hơn
điểm tái đặt hàng.

10


Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Nhu cầu mua hàng được thể hiện trên Phiếu yêu
cầu mua hàng. Phiếu yêu cầu mua hàng là chứng
từ giấy hoặc chứng từ điện tử chỉ rõ:
–
–
–
–
–
–

Ai yêu cầu mua hàng?
Hàng cần giao tới địa điểm nào?
Khi nào cần giao hàng?
Mặt hàng, mô tả, số lượng và giá cả
Có thể đề xuất nhà cung cấp
Số phòng ban và số tài khoản liên quan

• Hầu hết các thông tin về nhà cung cấp và mặt hàng
cần mua có thể chiết xuất từ tập tin chính nhà cung

cấp và HTK.
11


Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Phiếu yêu cầu mua hàng được tiếp nhận bởi
nhân viên phòng mua sắm, người sẽ tiến
hàng hoạt động mua hàng.
– Trong DN sản xuất, chức năng này cần báo cáo
lên Phó GĐ phụ trách sản xuất.

12


Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Quyết định then chốt liên quan đến việc lựa
chọn nhà cung cấp.
• Các tiêu chí lựa chọn chính:
– Giá cả
– Chất lượng
– Mức độ phụ thuộc
• Đặc biệt quan trọng trong hệ thống JIT bởi vì việc giao
hàng chậm trễ hoặc sai sót có thể gây ngừng trệ SX.
• Vì vậy, nhà cung cấp cần có chứng chỉ đảm bảo chất
lượng ISO 9000, để chứng tỏ họ có chu trình kiểm soát
chất lượng đầy đủ.

13

Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Khi đã lựa chọn được 01 nhà cung cấp đủ
tiêu chuẩn, thì thông tin của nhà cung cấp đó
cần được cập nhật vào tập tin chính nhà
cung cấp và HTK để có thể sử dụng cho các
lần đặt mua sau.
– Cần duy trì danh sách các nhà cung cấp thay thế
tiềm năng
– Có thể lựa chọn lại nhà cung cấp đối với các mặt
hàng ít khi được đặt mua.

14


Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Cần thiết phải theo dõi và đánh giá định kỳ
tình hình hoạt động của nhà cung cấp, bao
gồm:
– Giá mua
– Chi phí gia công lại hoặc phế liệu
– Tình trạng giao hàng

• Chức năng mua hàng cần được đánh giá và
khen thưởng dựa trên tiêu chí tối thiểu hóa
tổng chi phí, bao gồm chi phí mua hàng.
15

Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ
và dịch vụ
• Đơn đặt mua hàng là chứng từ giấy hoặc
chứng từ điện tử, yêu cầu nhà cung cấp bán
và giao hàng tại mức giá xác định.
• Đơn đặt mua hàng vừa là hợp đồng, vừa là
cam kết trả tiền, bao gồm:
–
–
–
–
–

Tên nhà cung cấp và người mua hàng
Ngày đặt hàng và ngày yêu cầu giao hàng
Địa điểm giao hàng
Phương thức vận chuyển
Chi tiết mặt hàng đặt mua
16


Tiếp nhận hàng và lưu kho
• Bộ phận tiếp nhận: chấp nhận hàng do nhà
cung cấp giao.
– Thông thường báo cáo cho quản lý kho, QL kho
sẽ báo cáo lên PGĐ phụ trách SX.

• Việc tiếp nhận hàng cần được thông tin cho

chức năng kiểm soát HTK để cập nhật ghi
chép HTK.

17


Tiếp nhận hàng và lưu kho
• Hai nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận tiếp nhận
hàng là:
– Ra QĐ có chấp nhận hàng giao hay không
– Kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng giao

• Cơ sở ra QĐ thứ nhất: dựa trên đơn đặt mua
hàng có hiệu lực.
– Lãng phí thời gian, CP vận chuyển và lưu kho
nếu chấp nhận đơn hàng không có hiệu lực.

18


Tiếp nhận hàng và lưu kho
• Cần thiết phải kiểm tra số lượng hàng giao, vì vậy:
– Công ty chỉ thanh toán trên cơ sở lượng hàng đã tiếp nhận
– Cần cập nhật ghi chép HTK chính xác

• Báo cáo tiếp nhận hàng là chứng từ quan trọng trong khâu
tiếp nhận hàng, bao gồm:
– Ngày tiếp nhận, nhà vận chuyển, nhà cung cấp và số đơn đặt
mua hàng.
– Mã mặt hàng, mô tả, đơn vị tính và số lượng từng mặt hàng.

– Có đủ chỗ trống cần thiết để người tiếp nhận và kiểm tra ký
nhận và ghi chú.

• Việc tiếp nhận dịch vụ được thực hiện trên cơ sở phê duyệt
Hóa đơn của nhà cung cấp.

19


Tiếp nhận hàng và lưu kho
• Khi hàng đến, nhân viên tiếp nhận đối chiếu số đơn
đặt mua hàng trên Phiếu đóng gói với tập tin đơn
đặt mua hàng để kiểm tra có đúng hàng đã được
đặt mua hay không.
– Kiểm đếm hàng
– Xác định hư hại nếu có trước khi chuyển sang kho hoặc
BP sản xuất

• 03 ngoại lệ có thể xảy ra trong khâu tiếp nhận hàng:
– Số lượng hàng giao khác với SL đã đặt mua
– Hàng bị hư hại
– Hàng kém chất lượng
20


Tiếp nhận hàng và lưu kho
• Nếu 01 trong 03 ngoại lệ xảy ra, bộ phận mua hàng
cần xử lý với nhà cung cấp.
– Thông thường, nhà cung cấp sẽ cho phép điều chỉnh Hóa
đơn đối với phần chênh lệch.

– Nếu hàng bị hư hại hoặc kém chất lượng, thư báo nợ
được phát hành sau khi nhà cung cấp chấp thuận hàng trả
lại hoặc giảm giá hàng bán.
• 01 liên chuyển cho nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ
xác nhận bằng thư báo có.
• 01 liên chuyển kế toán công nợ để điều chỉnh TK nợ phải trả
• 01 liên chuyển hãng vận chuyển để chuyển trả lại hàng cho
nhà cung cấp.

21


Tiếp nhận hàng và lưu kho
• IT có thể hỗ trợ nâng cao tính hiệu quả và
hữu hiệu của hoạt động tiếp nhận hàng:
– Sử dụng mã vạch
– Sử dụng thẻ RFID
– Sử dụng trao đổi dữ liệu điện tử EDI và công
nghệ vệ tinh
– Kiểm toán

22


Thanh toán tiền hàng, dịch vụ
• 02 bước cơ bản trong khâu thanh toán
tiền hàng:
– Phê duyệt Hóa đơn của nhà cung cấp
– Thanh toán Hóa đơn

23


Cơ cấu và chức năng của các bộ phận trong
chu trình chi phí
CEO

VP of Manufacturing
Purchasing

Receiving

Inventory
Stores

CFO
Controller

Treasurer

Accounts
Payable

Cashier

24


Kiểm soát: Mục tiêu, nguy cơ
và thủ tục kiểm soát

• Trong chu trình chi phí, một hệ thống thông tin kế toán
được thiết kế đầy đủ với các thủ tục kiểm soát nhằm
đảm bảo các mục tiêu sau:
–
–
–
–
–
–

Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ
Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác
Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp
Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và
hữu hiệu
– DN tuân thủ pháp luật và các quy định
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực
25