Công tác quản lý văn bản đi tại công ty CP thiết bị VMT việt nam

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.
Mọi số liệu và thông tin được thể hiện trong đề tài là hoàn toàn trung thực. Nếu
có sự gian dối tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Sinh viên thực hiện đề tài


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên TS. Bùi Thị Ánh Vân đã định hướng, chỉ
dẫn và truyền đạt cho tôi những kiến thức, kĩ năng cơ bản giúp tôi hoàn thành
bài tiểu luận của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam, đặc biệt là
chị Bùi Thị Thu Thảo – nhân viên hành chính nhân sự tại công ty đã cung cấp
những thông tin, số liệu cần thiết, tạo điều kiện giúp tôi hoàn thiện bài tiểu luận
này.
Trong quá trình làm đề tài mặc dù đã cố gắng nỗ lực hết sức nhưng không tránh
khỏi những thiếu sót, tôi rất mong sự góp ý của thầy cô để bài tiểu luận của tôi
hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 05 năm 2017


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

Kí hiệu viết tắt

Nội dung

1

2
3
4
5
6

CTCP
CSDL
HĐQT
TTLT
BGĐ
HC – KT

Công ty cổ phần
Cơ sở dữ liệu
Hội đồng quản trị
Thông tư liên tịch
Ban Giám đốc
Hành chính – Kế toán


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài nghiên cứu
Như chúng ta đã biết thế kỉ XXI – thế kỉ của sự phát triển không ngừng
nghỉ, đất nước Việt Nam ta đang không ngừng đổi mới và trong công
cuộc đổi mới đó các ngành, các lĩnh vực hoạt động đóng giữ những vai
trò nhất định, không ngừng có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.

Hoà nhập vào xu thế đó những năm trở lại đây ngiệp vụ Văn thư đã có
những bước tiến mạnh mẽ, hết sức phong phú và đa dạng đáp ứng yêu
cầu của vấn đề cải cách nền hành chính.
Đặc biệt quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đã tạo ra những chuyển
biến trên mọi mặt của nền kinh tế và xã hội. Các đơn vị hành chính nhà
nước cũng như các doanh nghiệp đã gặp phải rất nhiều khó khăn trước
những vấn đề phát sinh có thể nhắc tới như vấn đề về công tác quản lí văn
bản đi tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Đây được coi là vấn đề
thu hút sự quan tâm và đóng giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ
chức và doanh nghiệp. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết cho việc
ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị
thực hiện tốt công việc quản lí, điều hành tổ chức theo đúng chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng quy định của pháp luật.
Hơn nữa công tác quản lí văn bản đi có có liên quan tới một môn học
thuộc khối kiến thức chuyên ngành của tôi nên tôi có nhiều thuận lợi
trong việc tiếp thu kiến thức chuyên ngành tạo tiền đề cho tôi sau này có
thêm kinh nghiệm khi đi làm.
Đặc biệt tôi có người thân làm việc trong Công ty cổ phần thiết bị VMT
Việt Nam nên thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin, số liệu để tôi hoàn
thành bài tiểu luận.
Trên đây là những lí do tôi lựa chọn đề tài “Công tác quản lí văn bản đi
tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam” làm bài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng 2 nguồn tài liệu đó là tài liệu trong
giáo trình và nguồn tài liệu nội bộ của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam.
- Nguồn tài liệu giáo trình:
Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục,
Hà Nội.

Vương Đình Quyền (2011), Lí luận về phương pháp nghiên cứu văn
thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.


Nghị định số 527 – TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ về Điều lệ
quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan.
Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Các trang web trên Internet.
Bên cạnh hệ thống lý thuyết cũng rất cần những tài liệu thực tế, chính
vì thế tôi đã đến Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam và đã xin
được khảo sát một ngày thực tế và đã thu thập được những tài liệu nội
bộ để phục vụ công tác nghiên cứu trong đề tài này.
3. Mục tiêu nghiên cứu vấn đề
Bài tiểu luận của tôi đặt ra các mục tiêu sau:
Thứ nhất: Nắm vững được công tác quản lí văn bản đi tại doanh nghiệp.
Thứ hai: Làm rõ những ưu điểm và hạn chế về công tác quản lí văn bản
đi tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam. Từ đó đưa ra những giải
pháp để góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lí văn bản đi tại Công
ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam.
4. Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
5. Phạm vi nghiên cứu
Trong đề tài này phạm vi nghiên cứu của tôi bao gồm 2 phần đó là không
gian và thời gian.
Không gian: Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam.
Thời gian: công tác quản lí văn bản đi của Công ty cổ phần thiết bị VMT
từ ngày 01/01/2016 đến hết ngày 31/12/2016
6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu (các tài liệu tham khảo).

Phương pháp: Thu thập, phân tích các số liệu, phương pháp phân tích, so
sánh, tổng hợp, thống kê để làm rõ bản chất của vấn đề.
Số liệu trong tài liệu được lấy từ tài liệu chính thức hệ thống các văn bản
của công ty.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục đề tài được
triển khai gồm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề về công tác quản lí văn bản đi và khái quát về
Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
Chương 2: Thực trạng công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần
thiết bị VMT Việt Nam


Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác quản
lí văn bản đi tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam.

Chương 1
Một số vấn đề về công tác quản lí văn bản đi và khái quát về CTCP
thiết bị VMT Việt Nam
1.1. Một số vấn đề lí luận về công tác quản lí văn bản
1.1.1. Các khái niệm cơ bản về quản lí văn bản:
 Khái niệm văn bản
Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là các tài liệu, giấy tờ,... được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ


chức). Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án
công tác, báo cáo, đơn từ,...”
Theo nghĩa rộng: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay
ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học

nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu,
băng ghi âm,... ở các cơ quan doanh nghiệp.”
 Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn
bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát
hành được gọi chung là văn bản đi.
 Khái niệm tổ chức quản lí văn bản:
Quản lí văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành
trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Nguyên tắc quản lí văn bản đi
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lí tập trung, thống nhất tại văn
phòng của cơ quan.
Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi
1.1.3. Nội dung của công tác quản lí văn bản đi
 Kiểm tra văn bản thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng,
năm cho văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày: trước khi phát hành văn bản,
Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát
hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét và giải quyết.
Ghi số cho văn bản:
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy
định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
Ghi ngày, tháng, năm cho văn bản:
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.


+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện
theo quy định tại Điểm b, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT –
BNV.
 Đăng kí văn bản đi
Đăng kí văn bản đi bằng sổ: Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký
văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này,
các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Đăng kí văn bản đi bằng CSDL quản lí văn bản đi trên máy tính:
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng CSDL quản lí văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào CSDL quản lý văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý
văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải
được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
Nhân bản:
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần
Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản
1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Đóng dấu cơ quan:
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải

rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi
đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa
05 trang văn bản.
Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật:
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định
tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và
“Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).


 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản:
- Lựa chọn bì
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.
Chuyển phát văn bản đi:
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

- Chuyển phát văn bản mật
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu
của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu
gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký
văn bản quyết định.
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo
dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để
bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời,
ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần
thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân
tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản
dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số.


Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí

mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức.
1.2. Khái quát về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP thiết bị VMT Việt
Nam
VMT Việt Nam viết tắt của chữ cái đầu trong cụm từ Vietnam Master
Technology với mong muốn xây dựng VMT Việt Nam trở thành Tổng
công ty hoạt động đa ngành đa lĩnh vực và hoàn toàn làm chủ công
nghệ tại Việt Nam.
Ngày 18/09/2013, Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam (gọi tắt là
VMT Equipment) ra đời với đội ngũ kỹ sư, thạc sỹ đến từ các trường
uy tín trong nước và ngoài nước như Đại học Giao thông vận tải, Đại
học Bách khoa Hà Nội,... hoạt động bước đầu trọng tâm trong lĩnh vực
kinh doanh thiết bị chiếu sáng, thiết bị điện, dây cáp điện, vật tư công
trình, lắp đặt thiết bị điện.
Tháng 9/2014, CTCP thiết bị VMT Việt Nam mở thêm các văn phòng
giao dịch tại Việt Trì (Phú Thọ) là điểm giao dịch của công ty phục vụ
cho thị trường Tây Bắc.
Tháng 4/2015, CTCP thiết bị VMT Việt Nam ký hợp tác phân phối sản
phẩm với Công ty liên danh (Công ty cổ phần TLT Thái Bình) đại diện
hợp tác VMT Việt Nam tại Thái Bình.
Tháng 2/2016, HĐQT Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam ký
duyệt trích lập đầu tư vốn thành Công ty cổ phần truyền thông VMT
Việt Nam hoạt động trọng yếu trong lĩnh vực thương mại điện tử, giải
pháp và đào tạo maketing online.
Ngày 04/03/2016, CTCP truyền thông VMT Việt Nam (gọi tắt là VMT
Media) có mã số doanh nghiệp và mã số thuế: 0107343779 được
thành lập.

Nhằm đáp ứng được nhu cầu thị trường, phục vụ khách hàng tốt hơn
thị trường phía Nam. Tháng 7/2016 Công ty cổ phần thiết bị VMT
Việt Nam chính thức công bố thành lập văn phòng đại diện tại Thành
phố Hồ Chí Minh. Ngày 17/08/2016 Văn phòng đại diện Công ty cổ
phần thiết bị VMT Việt Nam (gọi tắt là VMT HCMEquipment) được
thành lập và hoạt động tại số 1155 Đường Phan Văn Trị, Phường 10,
Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.


Ngoài ra VMT còn có các đại lý cấp hoạt động tại các tỉnh thành Việt
Nam như: Điện Biên, Hà Tĩnh, Nghệ An,...
Ngày 18/09/2016 CTCP thiết bị VMT Việt Nam tròn 3 năm hoạt động.
HĐQT công ty họp tổng kết quán triệt nghị quyết 06/HĐQT – VMT
ngày 18/09/2013 về mở rộng đa ngành, đa lĩnh vực hoạt động chuyên
nghiệp và hiệu quả. HĐQT VMT Việt Nam đã thống nhất ký quyết
định: Thành lập CTCP đầu tư xây dựng VMT Việt Nam (gọi tắt là
VMT Investment Contruction) chuyển hoàn toàn lĩnh vực thi công xây
dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật cho Công ty cổ phần
đầu tư xây dựng VMT Việt Nam. Ngày 18/10/2016 chính thức CTCP
đầu tư xây dựng VMT Việt Nam được thành lập.
VMT Việt Nam không ngừng phát triển và ngày càng chứng minh
năng lực, quyết tâm trong công tác xây dựng và phát triển doanh
nghiệp phục vụ đất nước. [Xem Phụ lục 1]
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

Đứng đầu là Tổng Giám đốc, dưới là Giám đốc điều hành và trưởng
phó các phòng ban. Công ty CP thiết bị VMT Việt Nam gồm có các
phòng ban sau:
Phòng Hành chính: 4 người
Phòng Kế toán: 3 người

Phòng Kinh doanh: 06 người
Phòng Maketing: 08 người
Bộ phận Dự án: 12 người
Bộ phận Thiết kế: 20 người
Bộ phận Thi công và lắp đặt: 87 người
Ngoài ra còn có bộ phận Kho hàng: 22 người
Bộ phận bảo vệ: 02 người
Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhằm đảm bảo hoạt
động của công ty và có vai trò to lớn trong việc thúc đẩy sự phát triển
của công ty sau 4 năm hình thành và phát triển.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
[Xem Phụ lục 2].
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trực thuộc
- Tổng giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty được quy
định tại điều lệ công ty, có trách nhiệm và nghĩa vụ trong việc quản lý,
điều hành công việc chung của công ty.
- Phó giám đốc:


+ Phó Giám đốc Kinh doanh: là người giúp Tổng giám đốc trong việc
quản lý chung về hoạt động kinh doanh của công ty và các phòng trực
thuộc.
+ Phó Giám đốc Kỹ thuật: là người giúp Tổng giám đốc trong việc
quản lý chung về hoạt động kỹ thuật, các công trình, dự án mà công ty
tham gia đồng thời quản lý các bộ phận trực thuộc.
- Phòng Hành chính:
Phòng có nhiệm vụ quản lý chung về công tác hành chính, nhân sự,
văn phòng, thống kê của công ty. Xây dựng chương trình công tác,
lịch làm việc cho Ban Giám đốc và toàn công ty. Tham mưu giúp việc
cho Ban Giám đốc Công ty trong các công việc liên quan đến công tác

hành chính. Quản lý các loại công văn, sổ sách giấy tờ, hồ sơ lưu trữ
của công ty. Quản lý cơ sở vật chất thiết bị chung của công ty. Tổ chức
sắp xếp các cuộc họp cho Ban Giám đốc và các đơn vị. Sắp xếp và bố
trí nhân sự trong công ty. Thực hiện các công việc khác khi có yêu
cầu.
- Các bộ phận trực thuộc:
Các bộ phận Dự án, Thiết kế và Lắp đặt có nhiệm vụ thực hiện các
công việc liên quan tại các công trình dưới sự quản lý trực tiếp của
Chủ nhiệm công trìn. Giám đốc kỹ thuật là người quản lý chung các
bộ phận này.
- Chủ nhiệm công trình: là người chịu trách nhiệm trực tiếp, thay mặt
người đứng đầu công ty quản lý và đưa ra những quyết định tại công
trình mà mình đang phụ trách thi công, làm việc với chủ đầu tư. Với
những quyết định quan trọng thì cần phải thông qua ý kiến của Ban
lãnh đạo. Mỗi công trình có một chủ nhiệm riêng.
 Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã trình bày những vấn đề cơ bản về công tác quản lý
văn bản. Trong đó gồm một số khái niệm liên quan và nội dung của công
tác quản lý văn bản. Bên cạnh đó, tôi cũng đã đưa ra những nét tổng quan
về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam. Những nội dung ở trong
chương 1 là mặt cơ sở lý thuyết về thực tiễn để tôi thuận lợi triển khai
chương 2.


Chương 2
Thực trạng công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần thiết bị
VMT Việt Nam
2.1. Những nét chung về công tác văn thư tại CTCP thiết bị VMT
Việt Nam
2.1.1. Tổ chức công tác văn thư tại Công ty

Công tác văn thư bao gồm những công việc sau đây: Xây dựng và Ban
hành văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và
giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư ở doanh nghiệp nói chung và công tác văn thư tại Công
ty cổ phần thiết bị VMT nói riêng có thể hiểu đơn thuần là công việc xử
lý các văn bản đi, văn bản đến, đóng dấu, sao lưu cung cấp văn bản theo
yêu cầu. Với cách hiểu như vậy, văn thư được coi là trung tâm xử lý các
loại văn bản của doanh nghiệp. Tại đây các văn bản được đóng dấu, sao,
lưu, cung cấp, chuyển văn bản cho các bộ phận liên quan cần xử lý các
nội dung bên trong. Nhân viên hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp
không phải là người trực tiếp xử lý các văn bản nhưng họ có nhiệm vụ rất
quan trọng là chuyển giao văn bản đi đến nơi cần thiết.
Việc chuyển giao các văn bản và theo dõi quá trình xử lí các văn bản là
công việc vô cùng quan trọng vì đó là cơ sở dữ liệu để giải quyết công
việc một cách nhanh chóng và hiệu quả tránh tình trạng bỏ xót việc gây
tổn thất cho doanh nghiệp.
Tổ chức công tác văn thư cũng cực kỳ quan trọng vì họ có nhiều nhiệm
vụ mang tính sinh mạng của doanh nghiệp, nơi cất giữ con dấu, cất giữ tài
liệu mật hoặc tuyệt mật của doanh nghiệp,....


Công tác văn thư của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam được tổ
chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ nội dung công tác văn thư (trừ
soạn thảo văn bản) được tập trung tại văn phòng do cán bộ làm công tác
văn thư đảm nhiệm. Văn bản đi hoặc văn bản đến đều được tập trung ở
đây để phát hành.
Hình thức văn thư tập trung có ý nghĩa to lớn trong việc giải quyết và
quản lý văn bản, giúp cho văn bản được quản lí chặt chẽ không bị thất lạc
hay bỏ xót công việc đồng thời giúp cho việc cung cấp và giải quyết văn
bản được chính xác, kịp thời.

2.1.2. Chỉ đạo công tác văn thư tại Công ty
 Các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập
hơn 4 năm nên chưa có văn bản nào quy định về công tác văn thư. Việc
ban hành các văn bản chủ yếu dựa vào các văn bản của Nhà nước quy
định về công tác văn thư như Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; Công văn
số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 4 tháng 8
năm 2001 quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
văn thư.
 Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính
xác các văn bản đến cơ quan. Thủ trưởng cơ quan phải ký các văn bản
quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước hoặc có thể giao cho
cấp phó giải quyết, ký thay các văn bản mà theo quy định là thủ trưởng
cơ quan phải ký và văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho
cấp phó phụ trách hoặc giao cho Phòng Kế toán và Phòng nhân sự ký giải
quyết các văn bản không quan trọng; cho ý kiến giải quyết phân phối, giải
quyết văn bản đến của cơ quan, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy
định về công tác văn thư ở cấp dưới, các đơn vị trực thuộc.
Trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc: chịu trách nhiệm quản lý công
tác văn thư trong đơn vị mình, giải quyết các văn bản thuộc thẩm quyền,
ký thay mặt, thừa lệnh khi được giao.
Giám đốc điều hành: trực tiếp giúp Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm
vụ về công tác văn thư, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về

công tác văn thư, ký thừa lệnh các văn bản Tổng Giám đốc uỷ quyền chỉ
đạo công tác văn thư cấp dưới, đơn vị trực thuộc.
Cán bộ, nhân viên trong cơ quan: thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn
thư mà mình chịu trách nhiệm, lập hồ sơ về công việc mà mình phụ trách.
Cán bộ văn thư cơ quan: quản lý văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan,
thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư, quản lý và sử dụng con
dấu, sắp xếp và bảo quản tập lưu, lập hồ sơ và lập hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.
2.2. Tổ chức quản lí văn bản đi tại Công ty
2.2.1. Trình duyệt
Việc trình ký văn bản tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam được thực hiện: cán bộ
chuyên môn trình trực tiếp những văn bản mình soạn thảo và nhân viên Văn thư
trình văn bản do mình soạn thảo. Văn bản soạn xong lúc nào thì trình cho thủ
trưởng đơn vị mình xem qua về nội dung rồi trực tiếp cho lãnh đạo ký. Thường
lãnh đạo chỉ xem nội dung của văn bản chứ không chú ý đến thể thức nên nhiều
văn bản dù sai thể thức những vẫn được ký cho phép phát hành. Việc trình ký
cũng không có giờ quy định do lãnh đạo Công ty thường xuyên phải tiếp khách
và giao dịch công tác ở ngoài. Bởi vậy việc trình ký văn bản theo giờ quy định
là không thể thực hiện được.
Thẩm quyền ký văn bản tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam được phân định rõ
ràng. Tổng Giám đốc là người ký những văn bản có tính chất quan trọng như
các Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng mua bán,... Tuy nhiên, việc ghi chức vụ của
người ký thường không được đánh máy sẵn mà đã được khắc vào dấu tên của
người ký.
Tổng giám đốc ký:
VD:
Đối với các Hợp đồng:
ĐẠI DIỆN BÊN B
(ký, đóng dấu)

TỔNG GIÁM ĐỐC
Tô Ngọc Thịnh


Đối với các văn bản khác:
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM
(ký, đóng dấu)
TỔNG GIÁM ĐỐC
Tô Ngọc Thịnh
2.2.2. Kiểm tra thể thức văn bản
Văn bản đi trước khi phát hành phải được thông qua bộ phận văn thư
kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đó xem có sai
sót gì thì sẽ chuyển lại cho cán bộ chuyên môn sửa lại
Thực tế, tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam việc kiểm tra thể
thức không được thực hiện đúng theo quy định. Các văn bản do cán bộ
chuyên môn soạn thảo thường làm theo thói quen mà không thực hiệ
theo quy định tại TTLT số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP. Việc trình
bày các thành phần trên văn bản bị sai sót nhưng vẫn được phát hành.
VD: Quyết định số: 20/QĐ-VT ban hành ngày 19/02/2016 về việc bổ
nhiệm chỉ huy trưởng công trình. [Xem Phụ lục 3]
Văn bản này mắc nhiều lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày, các
thành phần trong nội dung văn bản đều không theo hướng dẫn tại
TTLT số 55 nhưng nhân viên Văn thư vẫn đóng dấu phát hành.
2.3. Giải quyết văn bản đi tại Công ty
2.3.1. Đăng kí văn bản, sao văn bản và đóng dấu
 Đăng kí văn bản: Sau khi hoàn chỉnh về mặt thể thức thì cán bộ văn thư
tiến hành ghi số và ngày, tháng lên văn bản
- Ghi số văn bản:
Văn bản của công ty chủ yếu là các loại Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng
mua bán, công văn gửi đến các cơ quan khác... Mỗi loại văn bản được

đánh một hệ thống số riêng, tuy nhiên ký hiệu của từng loại văn bản
lại chưa thống nhất.
VD:
Việc đánh số ký hiệu cho công văn chưa được thống nhất trong toàn
cơ quan.
+ Công văn số 13/HC – VT ngày 25/02/2016 gửi Công ty cổ phần
tập đoàn Vingroup về việc lắp đặt hệ thống đèn led của toà nhà số 1
[Xem Phụ lục 4].


+ Công văn số 1130/CV ngày 23/04/2016 gửi Ban quản lý dự án
Công trình “ Trung tâm thương mại BigC Hải Dương” về việc đảm
bảo tiến độ thi công [Xem Phụ lục 5].
Số của hai công văn không hợp lý, vì chỉ là doanh nghiệp tư nhân số
lượng văn bản (công văn) của Công ty ban hành không nhiều mà số
của hai công văn lại có sự chênh lệch quá lớn. Đây là hai văn bản do
hai phòng khác nhau soạn thảo, nên các phòng đã tự ý đánh số văn bản
mà không thông qua bộ phận Văn thư.
Ký hiệu của hai công văn này cũng không có sự thống nhất: mỗi đơn
vị lại có một cách ký hiệu riêng (13/HC – VT và 1130/CV) cả hai cách
ký hiệu này đều sai về thể thức.
Qua đó cho thấy, việc quản lí đăng ký số ký hiệu văn bản đi của Công
ty chưa được coi trọng. Việc đánh số và ký hiệu như vậy sẽ gây khó
khăn rất nhiều trong việc quản lý thống nhất văn bản cho công việc
của chính nhân viên Văn thư.
- Ghi ngày, tháng văn bản: là ngày văn bản được ký ban hành
Sau đó văn bản được đăng ký vào sổ có tên “Sổ đăng ký văn bản đi”.
Sổ đăng ký văn bản đi được đăng kí theo từng năm một. Thuận tiện
cho việc tra tìm văn bản.
Sổ đăng ký văn bản đi được trình bày như sau:

+ Phần bìa sổ:

CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM
Số 21, ngõ 126 Kim Hoa, P. Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội
VPGD: Số 30, ngõ 592 đường Trường Chinh, Khương Thượng, Đống Đa, TP Hà Nội

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm 2016


Từ ngày 01/01/2017 tới ngày 31/12/2017
Từ số………… đến số………..

Quyển số:


+ Phần đăng ký bên trong:
Số, ký Ngày
Tên loại và Người
hiệu
tháng văn trích yếu nội ký
văn
bản
dung
bản

Nơi
nhận Đơn vị Số Ghi
văn bản
hoặc

lượ chú
người
ng
nhận
bản lưu
.......... ................ ...................... ........... ..................... ........... ......
30/QĐ 22/05/16
Quy
hoạch Ông Tô -BGĐ
Văn
.06
–
nguồn
hàng Ngọc
- Bộ phận thi phòng
VMT
hoá năm 2016 Thịnh
công
-bộ phận vật
tư
- Bộ phận
kho bãi
- Phòng HC
– KT
- Sao văn bản và đóng dấu lên văn bản:
Sau khi đăng kí xong thì nhân viên hành chính nhân sự sao văn bản
theo số lượng văn bản cần gửi.
Con dấu của cơ quan nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản
trong việc giao dịch với các đối tượng khác. Dấu cũng thể hiện tính
hợp pháp và chân thực của văn bản. Theo quy định, trước khi đóng

dấu vào văn bản nhân viên văn thư phải kiểm tra lại lần nữa những
thành phần thể thức, chữ ký rồi mới đóng dấu.
Đóng dấu văn bản của Công ty thiết bị VMT Việt Nam do nhân viên
văn thư trực tiếp quản lí và giữ dấu. Các văn bản khi đóng dấu theo
quy tắc chỉ do nhân viên văn thư tự tay đóng khi đã có đầy đủ chữ ký,
tuy nhiên việc đóng dấu vẫn còn chưa đúng kỹ thuật. Nhiều dấu đóng
vẫn bị lệch, đóng nghiêng, không đảm bảo về hình thức. Trong 1 số
trường hợp do nhân viên văn thư bận nên việc đóng dấu có thể do cán
bộ soạn thảo văn bản đến xin dấu tự tay đóng (đây là một việc làm
hoàn toàn sai quy định, bởi việc đóng dấu vào bất cứ 1 văn bản nào
cũng liên quan trực tiếp đến không chỉ cá nhân người giữ dấu mà còn
ảnh hưởng đến cả cơ quan đó).
Đóng dấu cơ quan phải đóng lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo
văn bản chính (nếu có). Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng đúng mực dấu đỏ. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với các phụ lục kèm


theo thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên 1 phần cơ quan, tổ
chức hoặc tên của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ
lục kèm theo được thực hiện được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên 1 phần các tờ giấy.
Việc đóng dấu giáp lai lên văn bản vẫn còn chưa đúng vị trí. Cụ thể tại
Quyết định số: 20/QĐ-VT ban hành ngày 19/02/2011 về việc bổ
nhiệm chỉ huy trưởng công trình [Xem Phụ lục 3]. Dấu giáp lai đóng
giữa các tờ theo nguyên tắc phải đóng ở mép bên phải của tờ giấy
nhưng ở đây lại đóng về phía bên trái là sai so với quy định. Con dấu
đóng sai vị trí như vậy, trường hợp các văn bản đó đóng thành quyển
thì sẽ không kiểm tra được dấu hoặc khi kẹp văn bản vào các file tài

liệu việc dập lỗ sẽ làm mất dấu.
2.3.2. Chuyển giao văn bản
Những văn bản đi của cơ quan sau khi hoàn thành các thủ tục ký, đóng
dấu phát hành và đăng ký vào sổ đăng ký thì sẽ tiến hành việc chuyển
giao đến đối tượng nhận. Về nguyên tắc, mọi văn bản phải được
chuyển giao ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc hôm
sau.
Việc chuyển giao văn bản tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
được thực hiện 1 cách nghiêm túc và nhanh chóng. Với những văn bản
cần thiết có thể gửi trước thông qua mạng hoặc Fax rồi sau đó mới gửi
văn bản chính thức theo đường bưu điện. Với những văn bản cần
chuyển trong nội bộ cơ quan thì chỉ cần chuyển giao qua mạng cho
cán bộ chuyên môn.
Lựa chọn bì văn bản để chuyển giao:
Các văn bản cần chuyển giao ngoài văn bản đều được bao gói trong bì
văn bản in sẵn của công ty. Tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam có 1 loại bì văn bản được sử dụng đó là bì dành cho văn bản gấp
làm 3 lần có kích thước 220 – 112mm.

Mẫu bì văn bản:


CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM
Số 21, ngõ 126 Kim Hoa, P. Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội
VPGD: Số 30, ngõ 592 đường Trường Chinh, Khương Thượng, Đống Đa, TP Hà Nội
Điện thoại: 0466891188
Fax: 0462933023
Website: www.vmt.com.vn / www.dailydenled.com

Kính gửi:

................................................................................................

.................................................................................. .......................
.................................................................................. .......................

Việc chuyển giao văn bản đi của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam thực
hiện tương đối tốt nhưng vẫn còn thiếu sót so với quy định: văn bản chuyển
giao trong nội bộ cơ quan không được đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản nội
bộ, còn văn bản chuyển giao ngoài cũng không có sổ gửi văn bản đi bưu điện.
Điều này đã gây không ít khó khăn cho công việc của chính nhân viên làm công
tác văn thư trong việc thống kê số lượng văn bản và quản lí văn bản của công ty.
Văn bản sau khi chuyển giao thì việc kiểm tra việc chuyển giao văn bản đó đã
đến đúng đối tượng nhận hay chưa là một việc làm cần thiết. Tại Công ty cổ
phần thiết bị VMT Việt Nam, các văn bản chuyển đi đến các cơ quan khác (chủ
yếu là gửi cho đối tác) thường là chuyển trực tiếp đến cá nhân cụ thể. Bởi vậy,
khi văn bản được chuyển đi thì nhân viên văn thư sẽ kiểm tra việc chuyển phát
đến người nhận bằng cách gọi điện trực tiếp cho cá nhân nhận văn bản để kiểm
tra. Việc kiểm tra này cũng có thể được thực hiện bởi cán bộ chuyên môn do các
văn bản gửi đi chủ yếu là do cán bộ chuyên môn soạn thảo phục vụ cho công
việc của mình.
Chuyển giao văn bản tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam không sử
dụng phiếu gửi do các văn bản có tính chất quan trọng thường được chuyển giao


trực tiếp. Tuy nhiên trong một số trường hợp thay vì sử dụng phiếu gửi thì các
doanh nghiệp nhận văn bản thường dùng “Biên bản giao nhận” với những nội
dung tương tự như phiếu gửi để đảm bảo cho việc giao nhận văn bản.
VD: Mẫu biên bản giao nhận
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Hôm nay, ngày... tháng... năm 2016, tại Hà Nội:
Tên tôi là:...................................................
Chức vụ:.....................................................
Đại diện Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam
Đã giao nhận cho anh (chị).........................
Đại diện: (tên cơ quan, đơn vị)....................
Nội dung biên bản (số lượng, thành phần, tên hồ sơ tài liệu chuyển
giao)
NGƯỜI GIAO
NGƯỜI NHẬN
2.3.3. Sắp xếp và lưu văn bản
Sau khi văn bản được phát hành văn bản có chữ kí “tươi” của lãnh đạo được giữ
lại văn phòng và trở thành bản lưu. Các văn bản được sắp xếp bảo quản nhằm
phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng lâu dài của cơ quan.
Cách sắp xếp văn bản của Công ty được thực hiện theo nhiều phương pháp tuỳ
thuộc vào loại văn bản đó là văn bản hành chính hay văn bản chuyên môn.
+ Đối với văn bản hành chính thì Công ty sắp xếp theo thời gian ban hành văn
bản. Văn bản nào có số nhỏ, ngày ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản nào ra
đời muộn hơn, có số lớn hơn thì xếp sau.
+ Đối với các văn bản chuyên ngành là các văn bản kỹ thuật thì các văn bản
được sắp xếp theo tên của nhà thầu.
Công tác tổ chức và quản lí văn bản đi của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam đã thực hiện theo đúng các văn bản hướng dẫn Chính phủ và Bộ Nội vụ về
công tác văn thư. Các bước được tiến hành theo đúng quy trình nghiệp vụ của
công tác văn thư đảm bảo cho việc cung cấp thông tin phục vụ cho quản lí văn

bản đi. Công ty đã thực hiện đúng quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi
theo quy trình:
Đầu tiên, cán bộ Kế toán hoặc phòng Nhân sự sẽ phân công soạn thảo. Sau đó
cán bộ văn thư soạn thảo văn bản và trình lên trưởng các phòng ban để kiểm tra
nội dung, tính pháp lí, ký nháy. Lãnh đạo tiến hành ký ban hành văn bản. Cán
bộ văn thư sẽ tiến hành kiểm tra thể thức, chữ ký, dấu, đăng kí văn bản đi và
cuối cùng gửi văn bản đi và lưu văn bản vào hồ sơ. [Xem Phụ lục 6]
2.4. Nhận xét, đánh giá về thực trạng quản lí văn bản đi tại Công ty
2.4.1. Ưu điểm
Nhìn chung công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt
Nam trong quá trình thực hiện có những ưu điểm sau:
Đã có sự phân công trách nhiệm trong công tác soạn thảo văn bản cho cán bộ,
nhân viên theo chức năng, nhiệm vụ được phân công nhằm đảm bảo chính xác
về mặt nội dung và tính pháp lý của văn bản.
Việc đảm bảo quy tắc một đầu mối tập trước khi chuyển giao đã đem lại kết quả
trong việc theo dõi quản lí văn bản đi trong cơ quan thuận lợi cho việc sắp xếp
văn bản lưu phục vụ cho việc bảo quản, tra tìm văn bản.
Việc đăng ký văn bản được thực hiện đầy đủ và khá bài bản. Việc chuyển giao
văn bản nhìn chung là kịp thời.
Có các công cụ, trang thiết bị, cơ sở vật chất và đảm bảo thực hiện đầy đủ và
nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công thức và đặc
biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ.
2.4.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên thì trong công tác quản lí văn bản đi tại công ty
vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:
Công tác lập và quản lí văn bản chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.
Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều vẫn còn tồn tại trong
công ty hiện nay. Phải chăng là còn nhiều khó khăn trong việc lập và quản lí văn
bản tài liệu không thể khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn tới tình trạng
này nhưng một trong những nguyên nhân quan trọng nhất đó là không có cơ chế

cụ thể nào được đặt ra để xử lý trách nhiệm cho vấn đề này.


Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi
không kịp thời. Tình trạng văn bản không được xử lý trong công ty vẫn còn tồn
tại.
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong công ty
chưa được cao. Văn bản chưa được chuẩn hoá. Nhiều văn bản chồng chéo chưa
được sửa đổi kịp thời và việc áp dụng những văn bản này vào thực tế đã gây ra
những hậu quả nghiêm trọng.
Việc quản lí con dấu chưa chặt chẽ. Trong trường hợp nhân viên hành chính
nhân sự đi vắng thì các nhân viên khác vẫn có thể tự cầm dấu đóng lên văn bản.
Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải
quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng
rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lí do khác.
Giải quyết các vấn đề trên đây là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư. Thời
kỳ mới đòi hỏi công tác văn thư trong công ty cần phải đổi mới hơn nữa trong
nhận thức đến các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể. Công tác văn thư phải làm
tốt và nghiêm túc, phải theo dõi giải quyết văn bản kịp thời, soạn thảo văn bản
phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng kí, tra
tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan
 Tiểu kết
Trong chương 2, tôi đã tìm hiểu khái quát về tình hình công tác văn thư tại
Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam. Đồng thời kết hợp khảo sát thực trạng
công tác quản lý văn bản tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam. Tôi đã
tìm hiểu được những nội dung, tổ chức và quy trình thực hiện trong công tác
quản lý văn bản đi. Từ đó, tôi có cơ sở để đưa ra được những nhận xét và một số
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi ở chương 3.

Chương 3

Một số giải pháp và kiến nghị để nâng cao công tác quản lí văn bản đi tại
CTCP thiết bị Việt Nam
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lí văn bản đi
tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam