Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Quang Trung

Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp
MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUANG TRUNG..........................................3
1.1.
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Quang Trung..................3
1.2.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần Quang
Trung...........................................................................................................5
1.3.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Quang Trung.......9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN QUANG TRUNG.............................................................16
2.1.
Kế toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần Quang Trung........................16
2.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu...............................................................16
2.1.2. Thủ tục xuất kho NVL................................................................................22
2.2.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Quang Trung
.................................................................................................................... 34
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN QUANG TRUNG.............................................................43
3.1.
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ

phần Quang Trung và phương hướng hoàn thiện..................................43
3.1.1. Ưu điểm:.....................................................................................................44
3.1.2. Hạn chế.......................................................................................................45
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện...........................................................................46
3.2.
Những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ
phần Quang Trung....................................................................................47
3.2.1. Ý kiến thứ 1: Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu.........................47
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống tài khoản....................................................................48
3.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng...........................................................................49
3.2.4. Ý kiến thứ hai:............................................................................................51
3.2.5. Ý kiến thứ 3................................................................................................51
3.3.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến NVL......................................................51
KẾT LUẬN............................................................................................................. 53
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................54

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Lê Thị Hạnh

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

Chữ viết tắt
BH
CT
CN
ĐVT

GTGT
HĐ
NK
NKC
NVL
NT
TK
STT
SX
PT
PC
PNK
PXK
KT

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Cụm từ đầy đủ
Bán hàng
Chứng từ
Công nghiệp
Đơn vị tính
Giá trị gia tăng
Hợp đồng
Nhật ký
Nhật ký chung
Nguyên vật liệu
Ngày tháng
Tài Khoản
Số Thứ tự

Sản Xuất
Phiếu thu
Phiếu Chi
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Kinh tế

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1.1

Hóa đơn giá trị gia tăng.....................................................................18

Bảng 2.1.2

Biên bản nghiệm thu hàng hóa nhập kho...........................................19

Bảng 2.1.3

Phiếu nhập kho..................................................................................21

Bảng 2.1.4

Đề nghị cấp nguyên vật liệu, hàng hóa..............................................23

Bảng 2.1.5

Phiếu xuất kho...................................................................................24

Lê Thị Hạnh

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Bảng 2.1.6

Thẻ kho..............................................................................................26

Bảng 2.1.7

Sổ tiểu khoản chi tiết.........................................................................29

Bảng 2.1.8

Sổ tiểu khoản chi tiết.........................................................................30

Bảng 2.1.9

Sổ tài khoản chi tiết...........................................................................31

Bảng 2.1.10 Sổ tài khoản chi tiết...........................................................................32
Bảng 2.2.1

Báo cáo tồn kho.................................................................................35

Bảng 2.2.2

Sổ cái tài khoản 331...........................................................................36

Bảng 2.2.3

Sổ cái tài khoản 152...........................................................................37

Bảng 2.2.4

Sổ cái tài khoản 621...........................................................................38

Bảng 2.2.5

Sổ cái tài khoản 641...........................................................................39

Bảng 2.2.6

Nhật ký chung....................................................................................40

Bảng 2.2.7

In xuất nhập hàng...............................................................................41

Bảng 2.2.8

Tổng hợp xuất nhập kho....................................................................42

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1:

Luân chuyển chứng từ.......................................................................53

Lê Thị Hạnh

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và
phát triển nhất định phải có phương án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế.
Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trường là cạnh tranh, doanh nghiệp
phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thương trường, đáp ứng
được nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao và giá thành hạ.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất phải giám sát từ khâu đầu tới
khâu cuối của quá trình sản xuất kinh doanh. Tức là từ khâu thu mua nguyên
vật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm và thu được tiền về nhằm đảm bảo việc
bảo toàn và tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, người lao động và doanh
nghiệp có lợi nhuận để tích lũy và mở rộng sản xuất.
Để thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các
biện pháp quản lí mọi yếu tố có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh
công tác kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ để quản lí các
hoạt động kinh tế, kiểm tra và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo
tính năng động, sáng tạo, tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tính toán và xác
định hiệu quả kinh tế.
Nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất của
doanh nghiệp, thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc
kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu và phải đảm bảo ba yêu cầu của công

tác kế toán đó là: Chính xác, kịp thời và toàn diện. Kế toán nguyên vật liệu có đảm
bảo được 3 yêu cầu trên mới đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời
và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ chấp hành các
định mức tiêu hao, dự trữ, nhờ đó góp phần giảm bớt chi phí, dẫn đến hạ giá thành
sản phẩm, nâng cao lợi nhuận, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Kế toán nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán
kế toán. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời và
chính xác các thành phần kế toán khác trong công tác kế toán ở doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nền kinh tế thị trường mở với sự hòa nhập với nền kinh tế thế
giới, rất nhiều các nhà đầu tư nước ngoài đã vào Việt Nam, từ đó đòi hỏi chế độ
hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải phù hợp
và ngang bằng với các nước khác trên thế giới. Do đó, hiện nay chế độ hạch toán
Lê Thị Hạnh

1

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

kế toán chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã được ban hành trên
nguyên tắc thỏa mãn các yêu cầu và năng lực quản lí kinh tế thị trường, tôn trọng
và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực và thông lệ kế toán quốc tế phổ biến.
Bởi vậy, công tác kế toán nguyên vật liệu để cung cấp kịp thời, chính xác
số liệu phục vụ cho khâu tính giá thành sản phẩm, nhận vật tư của công ty và
thu mua vật tư từ bên ngoài tại công ty là một khâu quan trọng.
Kế toán chính xác chi phí nguyên vật liệu giúp công ty tiết kiệm được

tiền vật tư, tiền vốn làm giá thành sản phẩm hạ sẽ thu hút được khách hàng,
tạo thế mạnh cạnh tranh trên thị trường. Như vậy vòng quay của vốn lưu động
tăng nhanh từ đó nâng cao được lợi nhuận giúp công ty hoàn thành nốt chỉ
tiêu công ty giao cho để có điều kiện cải thiện đời sống cán bộ công nhân
viên, đầu tư thêm vào cho dây chuyền sản xuất, mở rộng mặt hàng.
Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Quang Trung đi sâu vào
nghiên cứu thực tế em mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán
nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Quang Trung”
Chuyên đề thực tập ngoài lời nói đầu, kết luận được kết cấu thành 03 chương
Chương I. Đặc điểm và tổ chức quản lí nguyên vật liệu tại công ty Cổ
phần Quang Trung.
Chương II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần
Quang Trung.
Chương III. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần
Quang Trung.
Chuyên đề này được hoàn thành với sự nỗ lực của bản thân em và sự
giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo công ty, các anh chị trong phòng tài chính
kế toán và cô giáo Nguyễn Thị Thanh Diệp.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty các anh chị trong phòng
hành chính kế toán và em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Nguyễn
Thị Thanh Diệp đã trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình thực tập để em
hoàn thành bản báo cáo này.
Trong quá trình nghiên cứu cả về lí luận và thực tế để hoàn thành đề tài
do trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh
khỏi những thiếu xót rất mong sự chỉ bảo và sửa chữa của các thầy cô giáo.

Lê Thị Hạnh

2

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Em xin chân thành cảm ơn!

Lê Thị Hạnh

3

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp
CHƯƠNG 1

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN QUANG TRUNG
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Quang Trung
Nguyên vật liệu chính của công ty là sản phẩm của ngành nông nghiệp
và công nghiệp được chế biến và thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Là
những loại thực phẩm dễ ẩm mốc, hư hỏng nên công ty phải có biện pháp thu
mua, vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng rơi vãi, giảm chất lượng làm
ảnh hưởng tới quá trình sản xuất, đồng thời cũng phải tính toán cho chi phí
vận chuyển là nhỏ nhất. Giá cả nguyên vật liệu trên thị trường liên tục biến

đổi theo mùa vụ nên công ty phải thường xuyên theo dõi nhằm thu mua đúng
thời vụ để giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận mà vẫn đảm bảo nguyên vật
liệu thông suốt một cách hợp lí, đảm bảo điều kiện thông thoáng, vệ sinh khô
ráo. Hàng tháng bộ phận sản xuất lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu trình
giám đốc kí duyệt, dựa vào đó mà lên kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho
hợp lí.
Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi
loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hóa. Vì vậy để quản lí nguyên
vật liệu một cách có hiệu quả, doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên
vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp nguyên vật liệu thành các
nhóm, từng loại theo các tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí. Mỗi
doanh nghiệp với các đặc thù sản xuất kinh doanh của mình sẽ sử dụng các
nguyên vật liệu khác nhau về tỷ trọng và danh điểm từng loại. Tùy theo yêu
cầu quản lí vật liệu mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại theo cách khác
nhau như sau:
Căn cứ vào yêu cầu quản lí, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu
Lê Thị Hạnh

4

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành thực thể sản phẩm;
toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. Loại

này gồm thóc Malt, cao, hoa viên, gạo, đường…
- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để làm
tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác
quản lí sản xuất, bao gói sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành
thực thể sản phẩm. Loại này gồm hoá chất, nhãn bia, nút, vải lọc…
- Nhiên liệu: Là Những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận
chuyển, công tác quản lí…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể
khí. Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhóm riêng do
vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lí và hạch toán thuận tiện
hơn. Loại này gồm than, dầu máy lạnh, dầu máy CO2
- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy
móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công dụng, dụng cụ… Loại NVL này bao
gồm khoan, van, ốc vít, doăng, bu lông…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết
bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu để lắp đặt cho công
trình xây dựng cơ bản. Loại này gồm cát, đá, xi măng,…. để cải tạo, sửa chữa
các công trình trong Công ty, nhưng rất ít khi phải sử dụng đến
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên.
Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các phế liệu, vật liệu
thu hồi do thanh lý tài sản cố định… Loại này gồm bã bia, mảnh chai, két đã
mục nát…
Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài
Lê Thị Hạnh

5

Lớp: KT40

Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến gia công
- Nguyên liệu, vật liệu khác (được cấp phát, biếu tặng…)
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia
thành:
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lí
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác
- Vật tư là những vật liệu thải ra trong quá trình sản xuất được thu hồi
như: bã bia, mảnh chai, két đã mục nát…
Kế toán công ty xây dựng sổ danh điểm như sau:
Mã hóa tên nguyên vật liệu bằng cụm “152” tên viết tắt của nguyên vật liệu
152 bl: bột lọc

152dc: dầu máy CO2

152hc: hóa chất

152c: cồn

152gao: gạo tẻ

152n65:nhãn chai 0,65

152cao: cao

152hv: hoa viên

152nh: nhãn 0,65

152co2: CO2

152mal: Malt

152nh5: nhãn 0,5

152d: đường

152th: than

152nut: nút

152dau: dầu

153vl: vải lọc

Đồng thời cũng sử dụng mã hóa như trên đẻ nhập danh mục hàng tồn
kho của phần mềm kế toán.
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần
Quang Trung
Ngoài việc đã áp dụng đúng quy trình thủ tục xuất nhập kho nói chung
trong khâu tổ chức thu mua, sử dụng NVL hàng tháng công ty đã đưa ra được
kế hoạch sử dụng NVL trên cơ sở hoạt động các tháng trước sát với tình hình
sản xuất thực tế, từ đó lên kế hoạch thu mua NVL một cách linh động vừa
đảm bảo mua NVL với giá hợp lí mà không ảnh hưởng hoạt động sản xuất

kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xuất nhập vật tư được kiểm soát chặt chẽ,
chỉ xuất vật tư từ yêu cầu của sản xuất thực tế đồng thời công ty đã bố trí kho
Lê Thị Hạnh

6

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

tàng hợp lí tiết kiệm được chi phí lưu kho mà vẫn đảm bảo các điều kiện bảo
quản NVL.
Do công ty có nhiều loại NVL số lần nhập - xuất NVL trong kỳ không
quá nhiều nên việc áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền liên
hoàn là hợp lí.
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp và tác động qua lại lẫn nhau giữa
3 yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động nhằm mục đích
tạo ra sản phẩm. Như vậy, NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất sản phẩm dưới dạng vật hóa, là cơ sở cấu thành nên thực thể sản
phẩm và quyết định chất lượng sản phẩm. Khi tham gia vào quá trình sản xuất
NVL không ngừng biến đổi cả về giá trị và hiện vật.
- Về mặt hiện vật NVL chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất và bị tiêu hao
toàn bộ vào quá trình sản xuất, biến đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu.
- Về mặt giá trị, NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia
vào quá trình sản xuất NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất
kinh doanh trong kỳ.
NVL là yếu tố đầu vào thiết yếu cho mọi quá trình sản xuất, NVL thiếu

hụt hay cung cấp không kịp thời sẽ làm giảm hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, tăng chi phí cho thời gian sản xuất ngừng trệ, thậm trí mất
uy tín với khách hàng. Chất lượng NVL tốt hay xấu là yếu tố quyết định chất
lượng của sản phẩm. Hơn nữa, chi phí NVL là chi phí chiếm tỷ trọng lớn (từ
60- 70%) trong chi phí sản xuất có ảnh hưởng chủ yếu tới giá thành sản phẩm
của doang nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận doanh nghiệp,
nếu doanh nghiệp biết sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hợp lí thì sản phẩm
làm ra có chất lượng tốt với giá thành hạ sẽ tạo lợi thế cho doanh nghiệp trong
nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Quản lí NVL càng khoa
học thì hiệu quả kinh tế càng cao.
Lê Thị Hạnh

7

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất, yêu
cầu đặt ra đối với doanh nghiệp là phải cung cấp NVL liên tục, đầy đủ đảm
bảo quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục, đồng thời sử dụng NVL
tiết kiệm và hiệu quả, thêm vào đó NVL có tính chất thường xuyên biến đổi
và quay vòng nhanh điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có tổ chức công tác
tốt quản trị NVL ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng trong sản
xuất đó là điều kiện tiên quyết của doanh nghiệp có thể đảm bào chất lượng
sản phẩm tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản xuất và tăng lợi nhuận.
Khâu thu mua: Công ty lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây

dựng trên kế hoạch sản xuất. Kế hoạch này được phòng Vật tư xây dựng và
được Giám đốc duyệt. Kế hoạch được lập dựa trên định mức tiêu hao vật liệu
cho từng loại sản phẩm và các dự toán về biến động cung cầu giá cả vật tư
trên thị trường nhằm có biện pháp thích ứng đảm bảo cung cấp kịp thời NVL
cho sản xuất sản phẩm đầy đủ về mặt số lượng, đúng về chủng loại, chất
lượng với giá cả hợp lí.
NVL cung cấp cho Công ty có nhiều loại tuy không phải nhập khẩu trực
tiếp từ nước ngoài, nhưng được nhập khẩu gián tiếp thông qua các nhà cung
cấp là các tổ chức doanh nghiệp trong nước. Bởi vậy việc biến động về giá
cả của các NVL có biên độ giao đông rất lớn nếu không có một kế hoạch
hợp lý sẽ ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm cũng như quá trình sản
xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra việc lựa chọn nhà cung cấp cũng
như phương thức giao nhận NVL cũng là một bài toán đối với lãnh đạo
Công ty, vì nó ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và việc bảo quản NVL
trong quá trình vận chuyển.
Khâu bảo quản: Nếu khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm
được sản xuất, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuận thì

Lê Thị Hạnh

8

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

quá trình bảo quản các NVL cũng tác động đến chất lượng của sản phẩm được

sản xuất ra. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho bãi đầy đủ, hợp lý, với tính
chất lý hóa của NVL, hạn chế mất mát, thất thoát, hao hụt, hư hỏng làm ảnh
hưởng tới chất lượng sản phẩm.
Tại Công ty cổ phần Quang Trung ngoài kho thành phẩm còn có 01 kho
để bảo quản và cất trữ NVL, kho này được phân chia thành 02 khu vực tương
đối biệt lập:
- Phần kho NVL hóa phẩm: Bảo quản các NVL có các tính chất hóa
phẩm chuyên biệt như malt, đường, gạo, bột lọc, cồn, cao, hóa chất, …
- Phần kho NVL khác: Bảo quản các NVL như than, dầu, nhãn, nút, …
Mỗi loại vật liệu đều được sắp xếp tương đối khoa học, hợp lý. Giờ xuất
vật liệu được Công ty quy định rõ ràng sáng từ 7g30 đến 8g30, chiều từ
12g30 đến 13g30. Ngoài thời gian trên thủ kho không giải quyết.
Khâu dự trữ: Do có những NVL tuy Công ty không phải nhập khẩu
nhưng do có nguồn gốc xuất xứ từ nước ngoài, cũng như có NVL ảnh hưởng
bởi tính thời vụ nên Công ty phải có kế hoạch dự trữ để tránh các ảnh hưởng
tới quá trình sản xuất kinh doanh. Nhưng ngược lại Công ty phải tính toán
lượng NVL dự trữ tối đa, tối thiểu sao cho không quá nhỏ để đảm bảo cho quá
trình sản xuất không bị ngừng trệ, gián đoạn, đồng thời không quá lớn để gây
ra tình trạng ứ đọng vốn, tốn diện tích kho tàng bến bãi nhằm tăng nhanh
vòng quay vốn của doanh nghiệp.
Khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần đặt ra và tuân theo các định mức tiêu
hao, dự toán chi phí đúng chủng loại vật liệu nhằm phát huy hiệu quả sử dụng
vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm, tính toán phân bổ đầy đủ chính xác, kịp
thời giá NVL trong giá vốn thành phẩm theo phương pháp tích hợp. Do vậy
khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng NVL trong SX kinh doanh nhằm đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
Lê Thị Hạnh

9

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Quy chế bảo vệ và trách nhiệm vật chất: Nói đến công tác quản lý vật tư
thì không thể không nói đến vai trò của thủ kho. Bởi thủ kho ngoài nhiệm vụ
quản lý và bảo quản tốt NVL có trong kho, còn phải cập nhật sổ sách hàng
ngày, theo dõi số hiện có và tình hình nhập xuất NVL ở trong kho về mặt số
lượng, hàng ngày ghi chép vào thẻ kho, khi hết phải báo cho phòng kế hoạch
vật tư. Trường hợp thủ kho không ghi gây nên thiếu hụt so với kiểm kê thì
phải bổ sung thẻ kho, còn trường hợp thủ kho không đảm bảo số lượng vật tư
khi kiểm kê mà có thể mất hoặc thất lạc, thì phải chịu bồi thường vật chất tùy
thuộc mức độ.
Đối với công nhân, khi nhận NVL phải sơ bộ kiểm tra chất lượng, quy
cách. Sau khi nhận xong phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn nếu xảy ra mất
mát, hư hỏng ở khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm. Sản phẩm làm xong
phải đưa vào nơi qui định.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Quang Trung
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào NVL thường chiếm một tỷ trọng
lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Chính vì vậy việc quản lí
quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới
hiệu quả SX kinh doanh của doanh nghiệp từ số lượng- chất lượng sản phẩm
cho đến các chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận.
Để quản lý, sử dụng hiệu quả vật tư, NLV trong Công ty đòi hỏi các đơn
vị, phòng ban đều phải thực hiện tốt và đồng bộ nhiệm vụ của mình.
Phòng kế hoạch vật tư là bộ phận tham mưu cho giám đốc về công tác kế
hoạch hóa và điều độ sản xuất. Tìm nhà cung cấp và thị trường để thu mua

các yếu tố đầu vào.Từ đó có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, trung
hạn và dài hạn phù hợp với nguồn lực của Công ty dựa trên cơ sở mục tiêu,
chiến lược của Công ty. Tiến hành điều độ sản xuất, phối hợp hoạt động với
các đơn vị khác để thực hiện ké hoạch đạt hiệu quả, đồng thời khai thác, tiếp
nhận, quản lý, cấp phát vật tư, NVL chính xác, kịp thời phục vụ sản xuất.
Lê Thị Hạnh

10

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Phòng kế hoạch vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và kết hợp với
tiêu chuẩn phân bổ định mức do bộ phận kỹ thuật xây dựng để lên kế hoạch
thu mua vật tư, NVL rồi trình lên giám đốc
Phòng kỹ thuật là bộ phận tham mưu cho giám đốc trong công tác quản
lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất. Thực hiện nhiệm vụ xây dựng và quản lý
các quy trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm, đề xuất phương hướng
phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu đề xuất các loại sản phẩm mới. Xây
dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, sản phẩm, xây dựng định mức kinh tế
kỹ thuật - tổ chức hướng dẫn kiểm tra và quản lý chất lượng sản phẩm.
Phòng kỹ thuật căn cứ vào chất lượng của từng loại vật tư, NVL để xây
dựng các định mức chi tiết đối với mỗi loại vật tư, NVL cho từng loại sản
phẩm làm căn cứ kết hợp với kế hoạch sản xuất để xác định lượng vật tư,
NVL cần tiến hành thu mua.
Phòng kế toán đơn vị tham mưu và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế

toán tài chính cho giám đốc, kiểm soát và chịu trách nhiệm về toàn bộ những
hoạt động của công ty có liên quan đến lĩnh vực tài chính chịu trách nhiệm
trong việc tạo nguồn và sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhu cầu về vốn của
hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng chịu trách nhiệm về phân tích tài chính
cho giám đốc để nắm tình hình của toàn công ty.
Cùng với các bộ phận chức năng và phân xưởng, phòng kế toán lập ra
các định mức vật tư kỹ thuật, xây dựng đơn giá tiền lương, đơn giá sản
phẩm… Ngoài ra phòng còn phải căn cứ vào số liệu báo lên từ phân xưởng và
phòng kế hoạch để tính ra giá thành công xưởng và giá thành đầy đủ làm căn
cứ cho phòng kế hoạch.
Do đó tổ chức quản lí NVL cũng được xác định một cách cụ thể và rõ ràng.
Tổ chức quản lí quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ
kho tàng để bảo quản NVL. Kho phải được trang bị các phương tiện cân đo
đong đếm cần thiết phải bố trí thùng kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ
Lê Thị Hạnh

11

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

thích hợp có khả năng nắm vững và thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ
sách hạch toán kho, được bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải đúng yêu cầu
bảo quản thuận tiện cho việc xuất- nhập cũng như theo dõi kiểm tra.
Mỗi loại vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ xác định rõ giới hạn dự
trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục

vụ sản xuất. Hệ thống các định mức tiêu hao NVL không ngừng được cải tiến
và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
- NVL ở công ty được quản lý theo đặc điểm lý hóa của NVL, được phân
theo từng lô để thuận tiện cho việc theo dõi, nhập xuất cũng như bảo quản.
Công ty bố trí những điều kiện và chế độ bảo quản phù hợp với quy cách, đặc
điểm riêng của từng nguyên liệu, vật liệu.
Kế toán quản lí NVL theo tài khoản và mã hàng như sau
- Tài khoản: Phần mềm CKT cài đặt sẵn hệ thống tài khoản theo quy
định của Bộ Tài chính kế toán. Tuy nhiên để phù hợp với mục đích quản lí, kế
toán công ty vẫn sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 như quy định của Bộ tài
chính và tạo thêm một số tài khoản cấp 2 khác như: 152mal(Malt úc),
152hv(hoa viên), 331td(Công ty TNHH thương mại và vận tải Thái Duyên)…
Thông tin về tài khoản được khai báo ở lần đầu tiên sử dụng phần mềm, sau
đó trong quá trình sử dụng nếu phát sinh thêm thì sẽ được bổ sung bằng lệnh
“Nhập số liệu/Đăng ký thêm tài khoản mới”.
- Mã hàng: Được khai báo ban đầu khi sử dụng phần mềm lần đầu. Mã
hàng ở công ty sử dụng tên đặt cho tài khoản cấp 2 theo dõi loại nguyên vật
liệu, hàng hóa đó. Ví dụ với nguyên vật liệu Malt, tên tài khoản theo dõi là
152mal, mã hàng cũng là 152mal. Trong quá trình sử dụng phần mềm, khi
phát sinh thêm vật tư hàng hóa mới, người sử dụng có thể cập nhật thông tin
bằng lệnh “ Nhật số liệu/Đăng ký thêm mã hàng-vật tư mới”.
Vai trò của kế toán đối với việc quản lý nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là việc ghi chép, phản ánh
Lê Thị Hạnh

12

Lớp: KT40

Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ, nhập-xuất nguyên vật liệu.
-Tài liệu kế toán cho biết chất lượng, chủng loại nguyện vật liệu có đảm
bảo hay không, số lượng thừa hay thiếu đối với sản xuất để từ đó người quản lý
đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu.
- Bên cạnh dó tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn giúp các doanh nghiệp
kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạc sử dụng, cung cấp nguyên vật
liệu từ đó các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất một cách có
hiệu quả nhất.
- Ngoài ra công tác kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến
kế toán giá thành, Như vậy, làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật
liệu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để có
biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt
những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời với số hiện có và tình hình biến động của
nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá
thành thực tế) của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho đảm
bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý
nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng
từng loại nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp,
Kế toán vật liệu chính xác, kịp thời hay không ảnh hưởng tới hiệu quả
công tác quản lý nguyên vật liệu, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vì

vậy để đẩy mạnh công tác quản lý nguyên vật liệu phải không ngừng cải tiến
và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.
Lê Thị Hạnh

13

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

- Khâu kiểm kê: Kiểm tra định kỳ số nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện
kịp thời nguyên vật liệu thiếu hụt, ứ đọng, giảm chất lượng để đưa ra biện
pháp xử lý.
Đồng thời thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thu mua, bảo
quản dự trữ và sử dụng vật liệu, tìm ra nguyên nhân biến động chi phí nguyên
vật liệu trong một đơn vị sản phẩm, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp cần
thiết cho việc quản lý ở từng khâu, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải
tiến sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu…
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ
thống hóa và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương
pháp ghi chép nhất định. Như vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức
tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết,
sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ
kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu
để lập báo cáo kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ
kế toán của nhà nước, căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yếu

cầu quản lý, trình độ của các kế toán cũng như điều kiện, phương tiện kỹ thuật
tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức
hình thức sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính
xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà
trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định
khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy các số liệu trên các sổ nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp
vụ đó, sau đó lấy các số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng
nghiệp vụ phát sinh.
Lê Thị Hạnh

14

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung: Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo
định khoản kế toán để phục vụ việc ghi sổ cái.
- Sổ nhật ký đặc biệt gồm:
+ Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp
vụ thu tiền của doanh nghiệp. Mộu sổ này mở riêng cho chi tiền mặt, chi qua
ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi chi tiền.

+ Sổ nhật ký mua hàng: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các
nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của doanh nghiệp như
nguyên liệu, vật liệu, công chứng từ gốc trước hết ghi vào bảng kê, sau đó
cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các NKCT có
liên quan.
- Sổ cái: Số phát sinh có của mỗi TK được phản ánh theo tổng số lấy từ
NKCT ghi có TK dó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng TK đối
ứng có lấy từ các NKCT có liên quan.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Giống các hình thức kế toán khác
* Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện kế toán máy
Sự cần thiết khách quan của máy kế toán máy.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và ứng dụng vào mọi
ngành nghề, lĩnh vực của đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội. Với vai trò là
một trong những công cụ quản lý kinh tế của doanh nghiệp, chức năng xử
lý thông tin, cung cấp thông tin của kế toán gắn liền với sự thành công và
hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra với kế toán là phải
nâng cao chất lượng thông tin kế toán, tăng hiệu quả của bộ máy kế toán
trong doanh nghiệp. Phần mềm kế toán ra đời và được đưa vào ứng dụng
không chỉ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thông tin
quan trọng để đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời mà còn tạo điều
Lê Thị Hạnh

15

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

kiện cho các nhà quản trị của các doanh nghiệp đầu tư sản xuất kinh doanh
ra ngoài biên giới có thể kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp mình. Hiện
nay trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, có rất nhiều sản phẩm
phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về
quy mô, hình thái sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, được
cung cấp trọn gói bởi các nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp.
Ứng dụng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp giảm thiểu những sai
sót mà nhân viên kế toán thủ công thường mắc phải, đồng thời các kiểm
toán viên nội bộ, các cán bộ kiểm tra kế toán và cán bộ quản lí có thể kiểm
tra tính chính xác, trung thực của số liệu kế toán một cách nhanh chóng.
Hơn thế nữa, phần mềm kế toán cao cấp còn cho phép doanh nghiệp lập kế
hoạch sản xuất và quản lý SX một cách tự động, giúp cho các nhà quản trị
doanh nghiệp có được thông tin về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh
nhằm phân tích, đánh giá để đưa ra những quyết định kinh tế nhanh nhạy,
đúng thời cơ và hiệu quả trong cạnh tranh. Đối với các đối tượng sử dụng
thông tin kế toán ngoài doanh nghiệp như các cơ quan chức năng của Nhà
nước, cơ quan quản lý cấp trên, các tổ chức tài chính tín dụng, nhà đầu
tư…kế toán máy cũng góp phần cung cấp thông tin về tình hình hoạt động
của doanh nghiệp một cách khách quan, đầy đủ, kịp thời để tổng hợp, phân
tích, đánh giá và có quyết định đúng đắn, phù hợp.
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ
thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin
tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định.
* Kế toán NVL trong điều kiện kế toán máy
Với NVL có thể áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai
thường xuyên tùy yêu cầu quản lý, đặc điểm của doanh nghiệp, các tài khoản
kế toán sử dụng, kỹ thuật hạch toán cũng như phương pháp xác định giá vốn
nguyên liệu, vật liệu của 2 phương pháp khác nhau. Do vật chương trình kế
Lê Thị Hạnh

16

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

toán phải được lập trình để có thể hạch toán theo cả 2 phương pháp. Đơn vị
lựa chọn áp dụng phương pháp nào cần khai báo phương pháp kế toán hàng
tồn kho ở tham số hệ thống, đặt giá trị các tài khoản hàng tồn kho ở tham số
hệ thống, đặt giá trị các tài khoản hàng tồn kho sử dụng cho phương pháp đó.
Về phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho, các chương trình kế toán
phải được thiết kế để có thể áp dụng cả 4 phương pháp. Doanh nghiệp sử
dụng phần mềm kế toán cần khai báo phương pháp tính vốn lựa chọn, trong
quá trình nhập dữ liệu, người dùng chọn các chứng từ tính giá vốn tự động
thì chương trình tự động tính giá vốn theo phương pháp đã khai báo và tự
động đưa lên các phiếu kho. Chương trình cũng cho phép người dùng sửa
lại trị giá vốn đã tính hoặc tự nhập giá trị giá vốn nguyên vật liệu khi nhập
dữ liệu phát sinh.

Lê Thị Hạnh

17

Lớp: KT40

Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN QUANG TRUNG
2.1. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần Quang Trung
Công ty kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Việc
phản ánh chi tiết tình hình biến động NVL được tổ chức kết hợp cả ở kho và ở
phòng kế toán. Hạch toán chi tiết ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ
kho, còn ở phòng kế toán NVL được theo dõi về mặt số lượng và giá trị.
Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu để quản lý chặt chẽ
NVL đồng thời cung cấp thông tin Nhập – Xuất - Tồn NVL một cách kịp thời.
Mỗi tháng công ty kiểm kê NVL một lần. Do công ty sử dụng phần mềm kế
toán nên việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp được nhập lại. Dưới
đây chỉ trình bày thủ tục nhập và xuất kho, cách thức hạch toán sẽ trình bày
kế toán chung với phần kế toán tổng hợp NVL.
2.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên liệu, vật liệu về đến
công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
- Khi NVL được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng phải mang hóa
đơn của bên bán NVL cho bên kỹ thuật, kế hoạch. Trong hóa đơn đã ghi rõ
các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật
liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…Căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán,
phòng kế hoạch kinh doanh và cán bộ kỹ thuật xem xét tính hợp lý, đúng đắn
của hóa đơn, nếu nội dung ghi trong hóa đơn phù hợp với hợp đồng đã ký,
đúng chủng loại đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số
vật liệu.
Lê Thị Hạnh

18

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

- Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên. Kế toán vật tư đánh giá số hiệu
phiếu nhập lưu 1 liên và giao 1 liên cho thủ kho. Nếu phát hiện thừa, thiếu
nguyên liệu vật liệu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất của
nguyên vật liệu đó thì Thủ kho báo cho bộ phận phụ trách vật tư biết để giải
quyết. Nếu có sự khác biệt lớn về chất lượng và số lượng của nguyên vật liệu
giữa hóa đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm.
Một liên này sau khi ghi thẻ kho được chuyển cho kế toán vật tư làm căn
cứ ghi sổ. Nguyên liệu vật liệu nhập kho được sắp xếp riêng biệt, đúng quy
định, bảo đảm công việc xuất vật tư khi có nhu cầu. Hóa đơn người bán hàng
được chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán.
Minh họa thủ tục nhập kho gồm hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm
nghiệm vật tư phiếu nhập kho.
Nghiệp vụ mua Malt úc của công ty TNHH Thái Duyên ngày
06/10/2009, quy trình thủ tục nhập kho thể hiện ở các chứng từ sau (bảng
3.1.1 trang sau):

Lê Thị Hạnh

19

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Bảng 2.1.1 Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn GTGT

Mẫu số 01GTKT-3LL

Liên hai: giao khách hàng

BH/2009B

Ngày 06/10/2009

Số 0006953

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và vận tải Thái Duyên
Địa chỉ:

Số TK:

Điện thoại:

Mã số:

Họ tên người mua: Công ty cổ phần Quang Trung

Đơn vị: Công ty cổ phần Quang Trung
Đại chỉ: cụm CN Bích Hòa- Thanh Oai- Hà Nội Số TK:
Hình thức thanh toán: Trả sau
STT

Tên hàng hóa dịch vụ

ĐVT

A
1

B
Malt úc

C
Kg

Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: 10%
Tổng cộng tiền thanh toán:

Mã số : 0500405906
Số
Đơn giá
lượng
1
2
34.000
14.090,9

Tiền thuế GTGT:

Thành tiền
3= 1 x 2
479.090.600

479.090.600
47.909.660
526.999.660

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm hai mươi sáu triệu chín trăm chín
mươi chín nghìn sáu trăm sáu mươi đồng.
Người mua hàng

Kế toán trưởng

Thủ trưởng đơn vị

(kí tên ghi rõ họ tên)

(khí ghi rõ họ tên)

(kí ghi rõ họ tên)

NVL mua về sẽ được kiểm nghiệm bởi ban kiểm nghiệm gồm có thủ
kho và cán bộ kỹ thuật của công ty. Nội dung của cuộc kiểm nghiệm sẽ được
Lê Thị Hạnh

20

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

thể hiện trên biên bản nghiệm thu hàng hóa nhập kho theo mẫu sau
Bảng 2.1.2 Biên bản nghiệm thu hàng hóa nhập kho

Đơn vị: công ty cổ phần Quang Trung
Địa chỉ: Cụm CN Bích Hòa
Thanh Oai- Hà Nội

Hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001:2000
BM-07-01

BIÊN BẢN NGHIỆM THU HÀNG HÓA NHẬP KHO
Hôm nay vào hồi 10 giờ ngày 06/10/2009 tại công ty cổ phần Quang
Trung, tiến hành lập biên bản bàn giao hành hóa nhập kho của nhà cung cấp
Bên A(công ty cổ phần Quang Trung)
1- Kim Thị Yến (Thủ kho)
2- Nguyễn Trường Thanh (Quản đốc)
3- Nguyễn Văn Gui(cán bộ kỹ thuật)
Bên B (Công ty TNHH Thái Duyên)
1- Trương Đức Linh
Đại diện hai bên cùng nhau tiến hành kiểm tra, xác nhận quy cách, chất lượng, số lượng
các mặt hàng sau để nhập kho với nội dung:

STT Tên, nhãn hiệu, Mã
quy cách, phẩm số
chất vật tư(sản
phẩm, hàng hóa)

Phương đơn
thức
vị
kiểm
tính
nghiệm

Số
lượng
theo
chứng
từ

Kết quả kiểm nghiệm
Ghi
Số lượng đúng Số lượng không chú
quy
cách, đúng quy cách,
phẩm chất
phẩm chất

A
1

D

1
34.00
0

2
34.000

B
Malt

C

E

3
0

F

Hai bên cam kết kết quả kiểm tra trên đảm bảo phản ánh đúng yêu cầu về chất
lượng, số lượng, chủng loại, phẩm chất vật tư, hàng hóa.
Biên bản được lập xong hồi 11 giờ cùng ngày.
Đại diện bên B

Cán bộ kỹ thuật

Quản đốc

Thủ kho

Trương Đức

Nguyễn Văn Gui

Nguyễn Trường Thanh

Kim Thị Yến

linh

Lê Thị Hạnh

21

Lớp: KT40


Chuyên đề thực tập

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp

Biên bản này được lập làm 03 liên:
- 01 liên giao cho người bán
- 01 liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cùng
phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập lên phòng kế toán
- 01 liên phòng kế hoạch vật tư giữ
Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra đã hoàn tất, nếu chất lượng hàng
nhập đảm bảo đúng yêu cầu như trong hợp đồng mua bán, thủ kho tiến hành
các thủ tục nhập kho và ghi phiếu nhập kho theo mẫu (bảng 2.1.3 trang sau)

Phiếu nhập kho được lập làm 04 liên:
- 01 liên phòng kế hoạch giữ
- 01 liên thủ kho giữ để chi thẻ kho trong công tác hạch toán chi tiết
- 01 liên được giao lên phòng tài chính kế toán để kế toán vật tư hạch
toán chi tiết.
- 01 liên được giao cho người cung cấp để làm thủ tục thanh toán
sau này.
Trong trường hợp có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập
biên bản báo cáo cho bên bán biết để xử lý đúng như hợp đồng quy định.
Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao không có đủ quy cách phẩm
chất thì sẽ bị trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ
trường hợp công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình
thường).
Đối với sản phẩm hỏng, NVL xuất dùng không hết nhập lại kho để tái
sản xuất, thủ tục nhập kho chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật tư
bằng cách lập biên bản kiểm nghiệm đối với NVL mua ngoài, còn thì thủ kho
vẫn viết phiếu nhập kho bình thường.

Lê Thị Hạnh

22

Lớp: KT40