ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (317.15 KB, 13 trang )
1
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
MỤC LỤC ĐỀ ÁN
1.
Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án..............................................................................1
2.
Sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng.................................................................2
3.
Dự kiến về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng...........................................2
4. Thông tin về công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng Công
chứng ABC......................................................................................................................................3
5.
Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng....................................................................3
6.
Về cơ sở vật chất của Văn phòng chông chứng................................................................4
a.
Cơ sở vật chất.......................................................................................................................4
b.
Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin................................................................................5
7.
Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng................................................5
8.
Chiến lược phát triển của Văn phòng Công chứng ABC...................................................5
a.
Công tác tổ chức:..................................................................................................................5
b.
Dự tính kết quả hoạt động....................................................................................................5
9.
Cơ cấu tổ chức và Quy trình làm việc của Văn phòng Công chứng ABC.......................6
-
Sơ đồ tổ chức:.......................................................................................................................6
-
Quy trình làm việc.................................................................................................................7
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
1
2
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
Kính gửi:
- UBND tỉnh Quảng Ninh
- Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh
1.
Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án
-
Luật công chứng số 82/2006/QH11 có hiệu lực từ 01/07/2007;
-
Nghị định 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;
-
Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê
duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công
chứng ở Việt Nam đến năm 2020”;
-
Quyết định số 240/QĐ-TTg ngày 17/02/2010 của Thủ tướng Chính phủ ban hành hệ
tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm
2020;
-
Đề án Quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh
Quảng Ninh đến năm 2020.
2.
Sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng
Phường Hà Tu, thành phố Hạ Long là một phường của tỉnh Quảng Ninh có mật độ dân cư
dày, cơ cấu kinh tế phát triển theo hướng công nghiệp. Vị trí địa lý của phường Hà Tu giáp
ranh với phường Hồng Hà, Hà Lầm và phường Quang Hanh, thành phố Cẩm Phả, do đó
làm phát sinh nhu cầu xác lập và thực hiện hợp đồng, giao dịch về dân sự, thương mại,
kinh tế ...; Tính chất phức tạp, đa dạng, nhiều yếu tố mới phát sinh trong các hợp đồng,
giao dịch ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, thời gian công chứng.
Hiện nay, toàn bộ khu vực Hà Tu và các phường lân cận chưa có tổ chức hành nghề công
chứng, mọi công chứng hợp đồng giao dịch đều phải thực hiện tại Phòng Công chứng
hoặc Văn phòng Công chứng trên địa bàn trung tâm thành phố Hạ Long. Vì vậy, việc
thành lập Văn phòng Công chứng ABC tại khu vực Hà Tu là nhằm đáp ứng nhu cầu xã
hội, phát triển dịch vụ đáp ứng phần lớn nhu cầu của tổ chức và cá nhân tại Hà Tu và các
phường lân cận.
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
2
3
3.
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
Dự kiến về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng
Văn phòng công chứng hoạt động theo luật doanh nghiệp, với loại hình doanh nghiệp tư
nhân.
Dự kiến “Văn phòng công chứng ABC” là VPCC do 01 (một) công chứng viên đứng ra
thành lập với các thông tin chủ yếu như sau:
Tên đầy đủ: VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
Tên giao dịch quốc tế: VU ANH NOTARY OFFICE
Địa chỉ trụ sở chính: phường Hà Tu, TP Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh.
Điện thoại: ABC
Email:
Lĩnh vực hoạt động: Công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy định của
Fax:
Website:
Luật Công chứng, bao gồm:
-
Các hợp đồng dân sự, thương mại;
-
Hợp đồng thế chấp bất động sản; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng
đất; hợp đồng bảo lãnh; hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền;
-
Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch; huỷ bỏ hợp đồng;
-
Di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn
bản từ chối nhận di sản;
Các giao dịch dân sự, thương mại khác.
Thời điểm bắt đầu hoạt động: chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày được UBND tỉnh
Quảng Ninh cấp phép.
4.
Thông tin về công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng Công
chứng ABC
Họ và tên Công chứng viên:
-
Chức vụ: Trưởng văn phòng;
-
Quyết định bổ nhiệm công chứng viên số: ____________;
-
Số thẻ: _______ do Bộ Tư pháp cấp ngày 09/08/2013, hiện đang làm việc theo
chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng Công chứng Giếng Đáy. Dự kiến sẽ
chấm dứt hành nghề công chứng viên tại Văn phòng Công chứng Giếng Đáy
ngay khi được UBND tỉnh Quảng Ninh cấp phép thành lập Văn phòng Công
chứng ABC.
Trình độ, kinh nghiệm của Công chứng viên :
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
3
4
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
-
Tốt nghiệp cử nhân luật, được đào tạo bài bản về nghiệp vụ công chứng, có
thời gian làm chuyên viên tư vấn pháp luật tại một số Văn phòng, Công ty Luật
trước khi được bổ nhiệm công chứng viên, do vậy có kinh nghiệm tư vấn pháp
luật trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là các giao dịch hợp đồng;
-
Có bằng Đại học kinh tế quốc dân chuyên ngành kế toán, được đào tạo
nghiệp vụ kế toán trưởng và có thời gian dài làm công tác quản lý trong lĩnh
vực kế toán tại doanh nghiệp và Công ty Luật;
-
Do vậy, Công chứng viên _________ có khả năng quản trị Văn phòng, định
hướng Văn phòng Công chứng ABC hoạt động theo quy định của pháp luật và
điều hành văn phòng phát triển bền vững.
5.
Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng
Nhân sự Văn phòng gồm: 09 người, trong đó:
-
Công chứng viên - Trưởng văn phòng : 01 người (có Phụ lục kèm theo)
-
Chuyên viên pháp lý
-
Nhân viên văn thư, lưu trữ kiêm thủ quỹ: 01 người (có Phụ lục kèm theo);
-
Nhân viên quản trị mạng
: 01 người (có Phụ lục kèm theo);
-
Nhân viên kế toán
: 01 người (có Phụ lục kèm theo);
-
Bảo vệ
: 01 người (có Phụ lục kèm theo).
: 04 người (có Phụ lục kèm theo);
Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ chuyên viên pháp lý: Tốt nghiệp đại học luật, có
thời gian, kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn pháp luật, đặc biệt tư vấn
pháp luật về công chứng các hợp đồng giao dịch, sử dụng máy tính thành thao;
Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên lưu trữ: Có bằng đại học chính quy về
chuyên ngành lưu trữ và có thời gian dài làm công tác văn thư trong doanh nghiệp,
có kinh nghiệm về công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ.
Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên kế toán: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế
toán, được đào tạo nghiệp vụ kế toán trưởng, có kinh nghiệm làm kế toán trong cơ
quan nhà nước và một số doanh nghiệp, sử dụng máy tính thành thạo;
Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên quản trị mạng: được đào tạo đại học, chuyên
ngành điện tử tin học, có bằng cử nhân kinh tế, có kinh nghiệm quản trị mạng;
Kinh nghiệm của nhân viên bảo vệ: là Đảng viên, có thời gian công tác trong quân
ngũ, có kinh nghiệm trong công tác giữ gìn an ninh trật tự, được chính quyền địa
phương cấp Giấy khen.
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
4
5
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
Bên cạnh đó, Văn phòng có đội ngũ cộng tác viên là những chuyên gia trong nhiều
lĩnh vực hiện đang công tác trong các cơ quan Nhà nước và tổ chức xã hội. Ngoài
ra, chúng tôi còn có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các Phòng công chứng, Văn
phòng công chứng, các Ngân hàng trong khu vực ... và các cơ quan liên quan.
Trong quá trình hoạt động, theo nhu cầu công việc sẽ nâng dần số lượng công
chứng viên và chuyên viên pháp lý cho văn phòng.
6.
Về cơ sở vật chất của Văn phòng chông chứng
a.
Cơ sở vật chất
Dự kiến trụ sở làm việc của Văn phòng Công chứng ABC đặt tại khu trung tâm, phường
Hà Tu, TP Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh, với tổng diện tích xấp xỉ 200m2;
Phần diện tích dự kiến sử dụng để tiếp dân là 60 m 2, làm việc 60m2, lưu trữ 20m2, nơi để
xe của khách & của nhân viên Văn phòng 60m2;
Trụ sở làm việc độc lập, khang trang, tiện dụng; bàn, ghế làm việc theo phong cách hiện
đại, lịch sự, thuận tiện, thân thiện; thiết kế các tủ tài liệu, kho lưu trữ hồ sơ an toàn, khoa
học, két chống cháy;
Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông: Đăng ký an toàn
phòng chống cháy nổ, nơi làm việc, giao dịch thông thoáng, thiết kế đẹp, khoa học, xếp
đặt ngăn nắp, dễ khai thác, sử dụng. Bố trí bảo vệ tại Văn phòng, không lấn hành lang an
toàn giao thông, không làm ảnh hưởng trật tự an toàn xã hội.
b.
Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin
Văn phòng công chứng được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc như: máy vi tính,
máy in, máy scaner, máy Fax, máy photo, máy chiếu, mạng LAN nội bộ, mở Website
riêng... cho Văn phòng, ứng dụng, khai thác tốt các phần mềm hỗ trợ do Bộ Tư pháp quy
định.
7.
Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng
Về công tác tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng ABC đã được
chuẩn bị trước, đáp ứng ngay được yêu cầu hoạt động khi có giấy phép của UBND tỉnh
Quảng Ninh và Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh;
Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động: chậm nhất là sau 20
ngày kể từ ngày có giấy phép của Sở Tư Pháp tỉnh Quảng Ninh.
8.
Chiến lược phát triển của Văn phòng Công chứng ABC
a.
Công tác tổ chức:
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
5
6
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
-
Giai đoạn 01 (từ 2015 - 2017): dự kiến có 01 công chứng viên, 04 chuyên viên pháp
lý; 01 văn thư lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán; 01 nhân viên quản trị mạng;
-
Giai đoạn 02 (2018 - 2020): dự kiến có 02 công chứng viên, 06 chuyên viên pháp lý;
01 lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán; 01 nhân viên quản trị mạng;
-
Giai đoạn 03 (2021 - 2023): dự kiến có 04 công chứng viên, 06 chuyên viên pháp lý;
01 lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán, 01 nhân viên quản trị mạng.
b.
Dự tính kết quả hoạt động
Dự kiến trong năm đầu hoạt động, số lượng các hợp đồng, giao dịch được công chứng tại
Văn phòng Công chứng ABC sẽ có trên 500 hồ sơ. Sau một năm đi vào hoạt động, Văn
phòng Công chứng ABC sẽ thực hiện đánh giá tình hình khách quan và tiềm năng phát
triển của Văn phòng để đề ra chiến lược phát triển cho những năm tiếp theo. Với chất
lượng dịch vụ, đội ngũ chuyên viên và trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, Văn phòng
Công chứng ABC tự tin và dự tính các năm tiếp theo số lượng các hợp đồng, giao dịch sẽ
tăng gấp 2 ÷ 3 lần so với năm đầu khi mới thành lập.
Để đạt được mục tiêu này, Văn phòng đặt ra những giải pháp, kế hoạch cụ thể như: Tăng
cường quảng bá trên các phương tiện truyền thông, đăng quảng cáo trên Trang báo Điện
tử Quảng Ninh, Truyền hình Quảng Ninh, Báo Quảng Ninh. Đồng thời, cử cán bộ của Văn
phòng đến các đơn vị kinh tế lớn như: Ngân hàng, các đơn vị ngành than, các Văn phòng
nhà đất …; Mở Website riêng, cập nhật thông tin mới, thủ tục cần thiết, tư vấn hoặc gửi
Email trực tiếp cho khách hàng, tư vấn trả lời điện thoại theo đường dây nóng tại Văn
phòng... những nội dung, thủ tục khách hàng chuẩn bị, việc công chứng diễn ra nhanh
gọn, giảm bớt thời gian đi lại nhiều lần cho khách hàng.
Bên cạnh đó, Văn phòng Công chứng ABC xây dựng chiến lược đào tạo, cử chuyên viên
pháp lý đi đào tạo nghiệp vụ công chứng tại Học viện Tư pháp, nhằm bổ sung đội ngũ
công chứng viên, nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng giao tiếp với khách hàng theo phong
cách phục vụ tận tình, tận tâm, chu đáo và đúng quy định của pháp luật
Hàng quý, Văn phòng tổ chức hội thảo giữa công chứng viên, chuyên viên pháp lý với
khách hàng..., tham gia các khoá tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ.
Trong tương lai không xa, số lượng các hợp đồng, giao dịch được công chứng tại VPCC
ABC hứa hẹn sẽ tăng lên từng ngày và xây dựng hình ảnh một VPCC ABC “Tuân thủ
pháp luật, thủ tục nhanh gọn, thái độ phục vụ tận tình, chu đáo” sẽ ngày càng được
củng cố và phát triển.
9.
Cơ cấu tổ chức và Quy trình làm việc của Văn phòng Công chứng ABC
-
Cơ cấu tổ chức gồm 2 phòng:
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
6
7
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
o
Phòng Tổng hợp: phụ trách công tác tổ chức nhân sự, công tác hành chính
và công tác kế toán của văn phòng;
o
-
Phòng nghiệp vụ: phụ trách công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng.
Sơ đồ tổ chức:
CCV – TRƯỞNG VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG CỐ VẤN
PHÒNG NGHIỆP VỤ
CVPL
CVPL
CVPL
NVBV
NVVP
NVKT
NVM
Quy trình làm việc
STT
CVPL
PHÒNG TỔNG HỢP
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
NGƯỜI THỰC HIỆN
BƯỚC 1
1
Hướng dẫn khách hàng vị trí để phương tiện
Nhân viên bảo vệ
2
Hướng dẫn khách hàng đến khu vực đón tiếp
Nhân viên bảo vệ
BƯỚC 2
1
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng;
Chuyên viên pháp lý 1
2
Hướng dẫn khách hàng viết Phiếu yêu cầu công chứng;
Chuyên viên pháp lý 1
3
Kiểm tra hồ sơ tài liệu do khách hàng cung cấp;
Chuyên viên pháp lý 1
4
Hướng dẫn khách hàng bổ sung tài liệu (nếu có);
5
Kiểm tra giấy tờ nhân thân với con người thực tế đến yêu
cầu công chứng và những người liên quan;
Chuyên viên pháp lý 2
6
Xem xét năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công
Chuyên viên pháp lý 2
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
7
8
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
chứng và những người liên quan
7
Phô tô tài liệu;
Chuyên viên pháp lý 1 & 2
8
Sắp xếp làm 2 bộ hồ sơ gồm: hồ sơ nghiệp vụ (dùng để tác
nghiệp và lưu khi hoàn thành việc công chứng) và hồ sơ gốc
(dùng để công chứng viên đối chiếu và trả lại khách hàng sau
khi hoàn thành việc công chứng);
Chuyên viên pháp lý 1 & 2
9
Chuyển hồ sơ yêu cầu công chứng cho bộ phân kế toán và
hướng dẫn khách hàng nộp phí công chứng tại bộ phận kế
toán;
Chuyên viên pháp lý 1 & 2
BƯỚC 3
1
Thông báo mức phí công chứng cho khách hàng
2
Thực hiện thu phí
3
Lập Phiếu thu và hoá đơn dịch vụ cho khách hàng
Nhân viên kế toán
4
Chuyển hồ sơ yêu cầu công chứng cho Chuyên viên pháp lý
3 hoặc 4
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán
BƯỚC 4
1
Nhận phiếu thu để làm căn cứ thu tiền
Thủ quỹ
2
Nhận tiền, ký chứng từ và giao cho khách hàng
Thủ quỹ
BƯỚC 5
1
Dự thảo văn bản theo yêu cầu (theo chuyên mảng được
phân công)
Chuyên viên pháp lý 3 và 4
2
Chuyển hồ sơ yêu cầu công chứng cho công chứng viên
Chuyên viên pháp lý 3 và 4
3
Chuyển văn bản dự thảo cho công chứng viên thẩm định
Chuyên viên pháp lý 3 và 4
BƯỚC 6
1
Thẩm định hồ sơ yêu cầu công chứng;
Công chứng viên
2
Xem xét năng lực hành vi dân sự của những người liên quan
Công chứng viên
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
8
9
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
đến yêu cầu công chứng
3
Thẩm định và hoàn chỉnh văn bản công chứng
Công chứng viên
4
Yêu cầu những người liên quan đến yêu cầu công chứng ký
vào văn bản trước sự chứng kiến của công chứng viên
Công chứng viên
5
Ký văn bản công chứng
Công chứng viên
6
Chuyển hồ sơ và văn bản đã công chứng cho chuyên viên
pháp lý để trả kết quả cho khách hàng
Công chứng viên
BƯỚC 7
1
Trả hồ sơ gốc và văn bản đã được công chứng cho khách
hàng;
Chuyên viên pháp lý 1 & 2
2
Giao hồ sơ công chứng cho bộ phận lưu trữ
Chuyên viên pháp lý 1 & 2
BƯỚC 8
1
Lưu trữ hồ sơ và văn bản công chứng
Nhân viên lưu trữ
Trên đây là đề án thành lập Văn phòng công chứng ABC với những bước chuẩn bị, kế hoạch
thực hiện, chiến lược kinh doanh, quy trình làm việc ... dự kiến ban đầu.
Kính trình các cơ quan chứng năng xét duyệt để đề án được triển khai ứng dụng trong thực tế.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hạ Long, ngày
tháng
năm 2014
Người lập đề án
CCV
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
9
10
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
10
11
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
11
12
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
12
13
ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
CÔNG CHỨNG VIÊN ________ | _____ NOTARY
OFFICE
13
