HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC HỒNG PHÚC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
TIN HỌC HỒNG PHÚC

Họ tên sinh viên
Lớp
MSSV
Giáo viên hướng dẫn

:
:

Hà Nội - Tháng 06 năm 2017

:
:


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU

iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ

v

LỜI MỞ ĐẦU

1

CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC HỒNG PHÚC

3

1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Tin học Hồng Phúc ....3
1.1.1. Ý nghĩa của vốn bằng tiền ....................................................................3
1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền tại công ty .......................................................4
1.2. Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Tin học Hồng
Phúc .................................................................................................................4
1.2.1. Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền .....................4
1.2.2. Tình hình tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty ........................5
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN TIN HỌC HỒNG PHÚC

7

2.1. Thủ tục và chứng từ kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Tin
học Hồng Phúc ................................................................................................7
2.1.1. Thủ tục kế toán tại Công ty ...................................................................7
2.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng ....................................................................8

2.1.3. Tài khoản sử dụng .................................................................................9
2.2. Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Tin học Hồng
Phúc ...............................................................................................................10
2.2.1. Hạch toán chi tiết tiền mặt là tiền VNĐ ............................................10
2.2.2. Hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng là tiền VNĐ ..........................31

i


2.3. Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại tại Công ty Cổ phần Tin học
Hồng Phúc .....................................................................................................37
2.3.1. Hạch toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ ..................................................37
2.3.2. Hạch toán tổng hợp TGNH ................................................................41
CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN TIN HỌC HỒNG PHÚC

45

3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ
phần Tin học Hồng Phúc và phương hướng hoàn thiện

45

3.1.1.Ưu điểm .................................................................................................45
3.1.2. Nhược điểm .........................................................................................47
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện ..................................................................48
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần
Tin học Hồng Phúc .......................................................................................48
3.2.1. Về công tác quản lý vốn bằng tiền ......................................................49
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán .................................50

3.2.3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ ...................................................51
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết ............................................................................52
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp .......................................................................52
3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền ...............................53
KẾT LUẬN

55

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

56

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

57

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

58

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

59

ii


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Ký hiệu viết tắt
BTC

CSH
CP
HĐTC
HĐKD
LNTT
QĐ
TSNH
TSDH
TSCĐ

Tên của ký hiệu viết tắt
Bộ Tài chính
Chủ sở hữu
Cổ phần
Hoạt động tài chính
Hoạt động kinh doanh
Lợi nhuận trước thuế
Quyết định
Tài sản ngắn hạn
Tài sản dài hạn
Tài sản cố định

iii


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Biểu 2.1: Giấy đề nghị tạm ứng .........................................................................16
Biểu 2.2: Phiếu chi tiền mặt ...............................................................................17
Biểu 2.3: Phiếu thu .............................................................................................19
Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT ...................................................................................21

Biểu 2.5: Giấy đề nghị thanh toán ......................................................................22
Biểu 2.6: Phiếu chi tiền mặt ...............................................................................23
Biểu 2.7: Giấy thanh toán tiền tạm ứng ..............................................................25
Biểu 2.8: Phiếu chi tiền mặt ...............................................................................26
Biểu 2.9: Sổ quỹ tiền mặt ...................................................................................28
Biểu 2.10: Sổ chi tiết tiền mặt ............................................................................29
Biểu 2.11: Biên bản kiểm kê quỹ .......................................................................30
Biểu 2.12: Ủy Nhiệm chi ....................................................................................34
Biểu 2.13: Giấy báo nợ .......................................................................................35
Biểu 2.14: Sổ kế toán chi tiết Tk 11211 .............................................................36
Biểu 2.15: Sổ nhật ký chung ..............................................................................39
Biểu 2.16: Sổ Cái TK 1111 .................................................................................40
Biểu 2.17: Sổ cái TK 112 ...................................................................................42
Biểu 2.18: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ................................................................43
Biểu 2.19: Bảng tổng hợp số dư TGNH tháng 03/2016 .....................................53

iv


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Hoạt động thu tiền mặt ......................................................................11
Sơ đồ 2.2: Hoạt động chi tiền mặt ......................................................................12
Sơ đồ 2.3: Hoạt động thu tiền gửi Ngân hàng ....................................................32
Sơ đồ 2.4: Hoạt động chi tiền gửi Ngân hàng ....................................................32
Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức nhật ký chung
(sử dụng phần mềm kế toán) ..............................................................................37
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hoàn thiện bộ máy kế toán ......................................................50

v

LỜI MỞ ĐẦU
Quá trình tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bất kỳ một doanh
nghiệp nào cũng cần phải sử dụng tới tiền, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề
đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, vốn bằng tiền cũng được
coi như một yếu tố rất cơ bản và quan trọng đối với sự tồn vong và phát triển
của mọi công ty. Trong điều kiện nền kinh tế của đất nước đã và đang trên đà
hội nhập với nền kinh tế thế giới, sau khi Việt Nam đã chính thức gia nhập
WTO thì phạm vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong
nước mà đã được mở rộng và tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới.
Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng
và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của mỗi
doanh nghiệp.
Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính
toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo
quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác
kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng
giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý
thực sự có hiệu quả cao. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt
của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: Tài sản và nguồn vốn, tăng và giảm .... Do
đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy
đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các
nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý
có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết
định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm
tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết
đươc hiệu quả kinh tế của của công ty mình.

1

Khi còn ngồi trên ghế nhà trường em đã phần nào nhận thức được tầm
quan trọng, sự cần thiết của kế toán vốn bằng tiền cũng như sau thời gian thực
tập tìm hiểu thực tế công tác kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Công
ty Cổ phần Tin học Hồng Phúc em nhận thấy đây là một công ty hoạt động
trong lĩnh vực thương mại nên các nghiệp vụ kế toán chủ yếu của công ty đều
liên quan đến tiền và thu chi cũng là nghiệp vụ được thực hiện nhiều nhất
trong công tác kế toán. Được sự đồng ý của giảng viên Ths. Đoàn Thị Trúc
Quỳnh, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại
Công ty Cổ phần Tin học Hồng Phúc” để đi sâu vào nghiên cứu.
Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm ba chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí vốn bằng tiền tại Công ty
Cổ phần Tin học Hồng Phúc.
Chương 2: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần
Tin học Hồng Phúc.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần
Tin học Hồng Phúc.
Vì thời gian thực tập ở công ty có hạn và đây cũng là lần đầu được thực
hiện một công trình lớn do còn thiếu kinh nghiệm nên chắc chắn chuyên đề
này của em còn nhiều thiếu sót. Rất mong được các thầy cô chỉ bảo và quý
Công ty Cổ phần Tin học Hồng Phúc đóng góp ý kiến để chuyên đề của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn giảng viên Ths. Đoàn Thị Trúc Quỳnh và
Ban lãnh đạo cùng tập thể nhân viên Phòng Tài chính Kế toán của quý công
ty đã giúp đỡ em để hoàn thành chuyên đề này.

2


CHƯƠNG 1

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN TIN HỌC HỒNG PHÚC
1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Tin học Hồng Phúc
1.1.1. Ý nghĩa của vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một bộ phận của vốn sản xuất kinh
doanh thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp được hình thành trong quá
trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và trong các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, Tiền gửi
ngân hàng, Tiền đang chuyển (kể cả ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý).
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đến với các doanh
nghiệp là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu được, vốn bằng tiền vừa được
sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp
hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc
mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là
loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền
có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và biển thủ. Cho
nên trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn
bằng tiền khỏi bị biển thủ hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử
dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ
thống nhất của Nhà nước. Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp cần phải có
kế hoạch hoá cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không
những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà còn tiết
kiệm được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần
quay vòng nhanh của vốn lưu động.

3


1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền tại công ty
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại cho nên các nghiệp vụ kế

toán hầu hết đều liên quan tới tiền. Quản lý và sử dụng hiệu quả vốn bằng tiền
đồng nghĩa với việc hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả và ngược
lại.
Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là buôn bán thiết bị điện tử, tin
học, trang thiết bị viễn thông. Đặc điểm và lĩnh vực kinh doanh của công ty
khiến cho khối lượng vốn cần đầu tư là rất lớn, khả năng vốn tự có chỉ có hạn
và chỉ đáp ứng được phần nào yêu cầu trên, nguồn huy động vốn chủ yếu của
công ty là vốn vay trung và dài hạn với lãi xuất ưu đãi. Tài sản của công ty
tồn tại chủ yếu dưới dạng vốn bằng tiền và cả khoản đầu tư ngắn và dài hạn.
1.2. Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Tin học Hồng
Phúc
1.2.1. Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền
Từ những đặc điểm của vốn bằng tiền đã đưa ra ở phần trên ta thấy
được sự quan trọng trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả vốn bằng tiền, để
quản lý vốn bằng tiền tốt và hiệu quả trong nộ bộ doanh nghiệp thì kế toán
vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của
Nhà nước sau đây:
+ Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam.
+ Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do Ngân
hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán và
được theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ.
+ Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại
thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất), ngoài ra phải theo dõi chi
tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.

4


+ Vào cuối kỳ kế toán năm, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo
tỷ giá hối đoái thực tế.

- Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiên các
nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động của
từng loại vốn bằng tiền.
+ Giám sát chặt chẽ chấp hành các chế độ thu tiền mặt, tiền gửi, quản lý ngoại
tệ, vàng bạc, đá quý.
1.2.2. Tình hình tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty
+ Kế toán lập các chứng từ thu chi theo đúng chế độ.
+ Khi hạch toán tiền mặt kế toán đã sử dụng một đơn vị tiền tệ duy nhất là
đồng Việt Nam.
+ Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, giữ gìn, bảo quản do thủ quỹ
chịu trách nhiệm thực hiện, thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ
quỹ luôn luôn thường xuyên có mặt tại công ty và được bố trí làm việc ngay
trong phòng kế toán, điều này tạo điều kiện cho các nghiệp vụ thu chi tiền mặt
diễn ra nhanh chóng, thuận tiện.
+ Thủ quỹ chỉ xuất tiền ra khỏi quỹ khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, tiền
mặt của công ty được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống
cháy, chống mối xông.
+ Thủ quỹ thường xuyên kiểm tra quỹ để đảm bảo lượng tiền tồn quỹ khớp
với số dư trên sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu chi tiền xong thủ quỹ vào sổ
quỹ, cuối ngày lập báo cáo quỹ và nộp cho kế toán trưởng.
+ Hàng ngày sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc do
thủ quỹ gửi lên kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tiến hành kiểm tra đối
chiếu số liệu trên từng chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. Sau khi kiểm tra
xong, kế toán tiến hành định khoản và nhập số liệu vào máy tính.

5


+ Những nghiệp vụ thu chi tiền có số tiền lớn hơn 20.000.000 VNĐ đều phải

thông qua sự phê duyệt của cả tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc và kế
toán trưởng, những nghiệp vụ thanh toán có số tiền nhỏ hơn số tiền trên có thể
chỉ sự phê duyệt của kế toán trưởng.
+ Tiền mặt là khoản tiền ở quỹ của công ty, dùng để phục vụ cho việc chi tiêu
hàng ngày cũng như thuận tiện cho việc thanh toán các khoản phải trả nên
công ty luôn có gắng duy trì tiền mặt tại quỹ ở một mức độ hợp lý, nhằm đảm
bảo an toàn cho khả năng thanh toán của công ty mặt khác là muốn nâng cao
hiệu quả sinh lời của nguồn vốn trong kinh doanh, do vậy phần lớn vốn bằng
tiền của công ty được gửi tại ngân hàng.
1.2.3. Nâng cao hiệu quả quản lí vốn bằng tiền
Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý tiền là hết sức quan trọng và
cần thiết, nó có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu chi tiêu của doanh nghiệp hàng
ngày như mua sắm hàng hoá, vật liệu, thanh toán các khoản chi phí cần thiết.
Ngoài ra còn xuất phát từ nhu cầu dự phòng để ứng phó với những nhu cầu
vốn bất thường chưa dự đoán được và động lực trong “đầu cơ” trong việc dự
trữ tiền mặt để sẵn sàng kinh doanh khi xuất hiện các cơ hội kinh doanh có tỷ
suất lợi nhuận cao. Việc duy trì một mức dự trữ vốn tiền mặt đủ lớn còn tạo
điều kiện cho doanh nghiệp thu được triết khấu trên hàng mua trả đúng kỳ
hạn, làm tăng hệ số khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, điều gì cũng có hai mặt, bên cạnh những lợi ích, việc giữ
tiền cũng có những rủi ro. Nếu doanh nghiệp giữ tiền quá ít sẽ ảnh hưởng đến
hoạt động sản xuất kinh doanh: Việc thanh toán bị trì hoãn, nguồn tiền bị cắt
giảm nên phải huy động thêm các nguồn tài chính ngắn hạn hoặc bán tài sản
hoặc bỏ qua một số cơ hội. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ khiến doanh nghiệp mất
cơ hội đầu tư vào các tài sản sinh lời khác như: chứng khoán, trái phiếu, cho
vay có lãi,…

6

Do đó, việc quan trọng nhất trong vấn đề quản lý tiền là doanh nghiệp
phải giữ được một lượng tiền dự trữ tối ưu để vừa đảm bảo khả năng thanh
toán cũng như tất cả các nhu cầu của doanh nghiệp mà chi phí cơ hội là thấp
nhất. Không dự trữ dư thừa vào tài sản có tính thanh khoản cao vì thông
thường đầu tư vào tài sản dài hạn sẽ mang lại lợi nhuận cao hơn so với đầu tư
vào tài sản ngắn hạn.
Để quản lý tiền một cách hiệu quả, công ty đã chọn cho mình một số
ngân hàng đối tác uy tín như: ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, ngân
hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt
Nam, ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam,…đây là
những ngân hàng đã cộng tác lâu năm với công ty và có uy tín trên thị trường.
Các ngân hàng này cung cấp các dịch vụ tự động như chi trả lương và các
khoản chi thông qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, đảm bảo an toàn cho tài
khoản của công ty và thực hiện thanh toán các giao dịch. Bên cạnh đó, công
ty còn thường xuyên kiểm tra hệ thống quản lý tiền mặt để có thể tìm ra
những phương thức, biện pháp cải thiện hệ thống. Việc kiểm tra thường xuyên
này còn giúp công ty có được sự đánh giá hoạt động của các ngân hàng đang
giúp mình thực hiện việc quản lý tiền mặt, nhận ra được các nhân tố rủi ro ảnh
hưởng đến lưu chuyển tiền tệ thông qua hệ thống thanh toán.
Mặc dù công ty có mở tài khoản tại ngân hàng tuy nhiên cả 4 năm đều
cho thấy việc nắm giữ các khoản tiền mặt trong quỹ của công ty nhiều hơn
lượng tiền gửi ngân hàng. Với lượng tiền mặt trong quỹ của công ty lớn giúp
công ty có thể thanh toán được những tình huống cấp bách nhưng nó lại đem
lại bất lợi đó là khả năng sinh lời của các khoản tiền trong quỹ là bằng 0. Hiện
nay, hầu hết mọi công ty đều thực hiện các giao dịch thanh toán thu chi qua
ngân hàng, ngoài việc thuận lợi thì tài khoản của doanh nghiệp tại các ngân
hàng có thể sẽ nhận được một mức lãi suất mặc dù mức lãi suất này không

7

cao nhưng vẫn có khả năng sinh lời không như các khoản tiền được quản lý
tại quỹ của công ty. Công ty nên áp dụng các mô hình quản lý tiền mặt để có
thể dự đoán được nhu cầu tiền mặt một cách chính xác, từ đó công ty có thể
dùng lượng tiền mặt dư thừa mang đi đầu tư để mang lại một nguồn lợi nhuận
cho công ty.
1.2.4. Bảo toàn và phát triển vốn bằng tiền
Bảo toàn vốn bằng tiền mang tính sống còn đối với mỗi doanh nghiệp.
Doanh nghiệp bảo toàn vốn bằng tiền là đảm bảo cho vốn cuối kỳ mua đủ một
lượng vật tư hàng hoá tương đương với đầu kỳ ngay cả khi giá cả tăng lên.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, vấn đề bảo
toàn vốn lại càng có ý nghĩa đối với hoạt động của Công ty. Chính vì vậy,
Công ty luôn xác định rõ và thực hiện triệt để các biện pháp bảo toàn vốn
bằng tiền nhằm đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty và đối
phó được những biến động của thị trường, các biện pháp bảo toàn vốn bằng
tiền mà Công ty thường áp dụng là:
- Định kỳ 3 tháng tiến hành kiểm kê đánh giá lại toàn bộ vật tư, hàng hoá.
- Những vật tư, hàng hóa tồn đọng không thể sử dụng được chủ động giải
quyết nhanh để thu hồi lượng vốn bằng tiền bị mất.
- Tìm biện pháp để loại trừ thua lỗ trong kinh doanh như: áp dụng công nghệ
mới, tăng vòng quay của vốn bằng tiền.
Nhờ áp dụng triệt để các biện pháp bảo toàn vốn và bảo toàn vốn bằng
tiền mà Công ty đã thực hiện tốt mục tiêu tăng trưởng, có sự tích luỹ mở rộng
tổng nguồn vốn và vốn bằng tiền sau mỗi năm. Cho nên, trong những năm
qua tình trạng thiếu vốn kéo dài không xảy ra, lượng vốn bằng tiền cuối kỳ
luôn đủ để có thể trang bị đầy đủ các loại nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,
nhân công,...cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Không những thế, Công ty

8

còn thực hiện tốt công tác phát triển vốn bằng tiền, quy mô vốn bằng tiền
không ngừng được mở rộng cùng với mở rộng tổng vốn kinh doanh.
1.2.5. Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền
Việc thực hiện kế hoạch hóa vốn bằng tiền bao gồm hai nội dung chính
là xác định nhu cầu và lựa chọn hình thức khai thác vốn bằng tiền.
Xác định chính xác nhu cầu vốn bằng tiền cho hoạt động sản xuất kinh
doanh
Trước mỗi năm kế hoạch, các doanh nghiệp thường lập ra những chỉ
tiêu kế hoạch để thực hiện. Các kế hoạch thường thấy ở các doanh nghiệp là:
kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thị trường, kế hoạch tài chính kế
toán, kế hoạch nhân sự, kế hoạch vật tư... Các kế hoạch trên đây là cơ sở để
doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong năm, cũng là cơ sở để tiến
hành đánh giá lại mức độ hoàn thành kế hoạch của mình. Vì vậy, các kế hoạch
thường được lập rất cẩn thận, chi tiết dựa trên cơ sở các chỉ tiêu của kỳ báo
cáo, những dự đoán biến động của thị trường...Tuy nhiên, trong những năm
gần đây một số loại kế hoạch tại Công ty chưa thực sự được coi trọng, hoặc
một số loại kế hoạch được lập nhưng thiếu những cơ sở chắc chắn, một trong
những kế hoạch còn nhiều bất cập là kế hoạch vốn bằng tiền cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy, việc đảm bảo vốn bằng tiền
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã không được thực hiện tốt,
vốn bằng tiền thường bị mất cân đối. Trong những năm tới Công ty cần coi
trọng hơn tới công tác kế hoạch nói chung và kế hoạch vốn bằng tiền nói
riêng. Các công việc mà Công ty cần thực hiện để xác định chính xác nhu cầu
vốn bằng tiền là:
Một là: Xác định chính xác nhu cầu vốn bằng tiền thường xuyên cần
thiết tối thiểu, từ đó có biện pháp phù hợp huy động vốn đáp ứng cho nhu cầu
này, tránh tình trạng thừa vốn gây lãng phí hoặc thiếu vốn ảnh hưởng xấu đến

9

hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời đảm bảo vốn huy động
được quyền kiểm soát.
Hai là: Sau khi xác định nhu cầu vốn bằng tiền, Công ty cần xác định
số vốn bằng tiền thực có của mình, số vốn thừa (thiếu) từ đó có biện pháp huy
động đủ số vốn thiếu hoặc đầu tư số vốn thừa hợp lý từ đó giảm thấp nhất chi
phí sử dụng vốn bằng tiền, mặt khác có thể đưa số vồn thừa vào sử dụng, từ
đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền.
Ba là: Mỗi khoản vốn cần có định hướng sử dụng hợp lý. Đối với các
khoản vốn chiếm dụng, Công ty phải có kế hoạch quản lý, sử dụng, hoàn trả
theo thời gian cụ thể nhất quán, khả thi, nhằm phát huy tính linh hoạt của
nguồn vốn này, tránh tình trạng bị động trong hoàn trả vốn sẽ gây phát sinh
nhiều chi phí cho Công ty. Đối với khoản vốn vay ngắn hạn, Công ty cần lập
kế hoạch huy động và sử dụng theo từng kỳ khác nhau, có kế hoạch vay trả
theo từng thời điểm, hạn chế tới mức thấp nhất việc thiếu vốn từ nguồn ngắn
hạn.
Bốn là: Căn cứ vào kế hoạch huy động và kế hoạch sử dụng để điều
chỉnh cho phù hợp với thực tế của Công ty. Trong thực tế, có thể phát sinh
những nghiệp vụ gây thừa vốn hoặc thiếu vốn, do đó Công ty cần phải chủ
động cung ứng kịp thời, sử dụng vốn thừa hợp lý để đảm bảo sản xuất kinh
doanh được liên tục, hiệu quả. Việc lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn
nhất thiết phải có căn cứ cụ thể, chính xác và liên quan trực tiếp tới nhu cầu
vốn bằng tiền của Công ty. Cụ thể là phải căn cứ vào doanh thu dự kiến của
năm kế hoạch và năm báo cáo, căn cứ vào các chỉ tiêu tài chính phản ánh hiệu
quả sử dụng vốn bằng tiền, căn cứ vào những dự đoán về xu hướng và những
biến động trên thị trường về sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của Công ty và đối
thủ, để thực hiện việc lập kế hoạch.
1.2.6. Lựa chọn hình thức khai thác vốn bằng tiền hợp lý

10


Việc xác định nhu cầu về vốn bằng tiền không phải lúc nào cũng thuận
lợi và chính xác như mong muốn. Vì vậy, Công ty cần có những biện pháp để
phòng ngừa trước những trường hợp biến động nhu cầu vốn bằng tiền, đặc
biệt là trong trường hợp nhu cầu vốn bằng tiền kế hoạch thấp hơn nhiều so với
nhu cầu thực tế. Khi đó, Công ty cần phải có những kế hoạch để huy động
vốn một cách hợp lý để có thể đáp ứng được nhu cầu vốn cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty.
Cơ cấu nguồn hình thành vốn bằng tiền của Công ty bao gồm các
nguồn chính là: Vốn chủ sở hữu, vốn đi vay của các tổ chức tín dụng, và vốn
chiếm dụng. Trong các nguồn này thì vốn từ ngân sách và vốn tự bổ sung tăng
không đáng kể, đây là một dấu hiệu cho thấy khả năng phát triển vốn từ các
nguồn này của Công ty còn rất hạn chế. Trong những năm tới, để có thể nâng
cao khả năng độc lập về tài chính, đáp ứng được nhu cầu vốn cho hoạt động
sản xuất kinh doanh thì Công ty nên áp dụng các biện pháp sau để tăng cường
huy động vốn nội lực:
- Tích cực hơn việc huy động các nguồn vốn nhàn rỗi, đặc biệt là vốn nhàn rỗi
từ các quỹ chưa sử dụng vì nguồn này vừa nhanh và vừa rẻ.
- Chủ động lập kế hoạch bổ sung vốn từ lợi nhuận để lại. Có như vậy Công ty
mới có thể nâng cao khả năng độc lập về tài chính và uy cho mình.
Bên cạnh việc huy động các nguồn vốn nội lực để nâng cao khả năng
độc lập tài chính thì Công ty cũng cần áp dụng các biện pháp để thu hút
nguồn tài chính từ bên ngoài, để mở rộng quy mô và hiệu quả sản xuất kinh
doanh:
- Tiếp tục thực hiện huy động vốn từ Ngân hàng, đặc biệt là các nguồn vốn
bằng tiền. Tuy nhiên, cần lưu ý hơn nữa tính anh toàn và tính hiệu quả của
vốn bằng tiền bởi vì hiện tại khả năng thanh toán của Công ty không được tốt
lắm. Các nguồn vốn vay ngắn hạn nhất thiết chỉ để dùng tài trợ cho tài sản lưu

11


động, không được dùng để tài trợ cho tài sản cố định nếu không sẽ làm mất an
toàn cho tình hình tài chính của Công ty.
- Nhận, kêu gọi đầu tư, liên doanh liên kết từ các tổ chức, đơn vị, cá nhân
trong và ngoài nước. Việc liên doanh liên kết dựa trên cơ sở thoả thuận giữa
các bên, các bên góp vốn hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở cùng có
lợi. Nếu làm tốt việc này tức là Công ty cùng một lúc đã giải quyết tốt hai
việc: vừa đảm bảo vốn cho sản xuất kinh doanh vừa có vốn cho đầu tư phát
triển.

12


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TIN HỌC HỒNG PHÚC
2.1. Thủ tục và chứng từ kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Tin
học Hồng Phúc
2.1.1. Thủ tục kế toán tại Công ty
Kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng của Công ty chịu trách nhiệm
mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh
các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán căn cứ vào các
chứng từ (như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng,… để lập phiếu thu
tiền mặt hoặc hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán
lương, các hợp đồng kinh tế… để lập phiếu chi tiền mặt).
Ví dụ: Quy trình lập phiếu thu, phiếu chi tại công ty

Sau khi ghi đầy đủ các yếu tố trên phiếu thu (phiếu chi), phiếu thu
(phiếu chi) sẽ được đính kèm với các chứng từ có liên quan(ví dụ như giấy đề
nghị thanh toán, hóa đơn GTGT, tờ trình…) kế toán trưởng soát xét, ký duyệt.
Sau đó chuyển cho thủ qũy làm căn cứ xuất, nhập quỹ. Các phiếu thu phải
đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ.
Phiếu thu do kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng của Công ty lập
thành 3 liên, thủ quỹ giữ một liên làm căn cứ ghi sổ quỹ và chuyển cho kế
toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, một liên giao cho người nộp
tiền, liên còn lại lưu ở nơi lập phiếu.
Phiếu chi do kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng của Công ty lập
thành 2 liên, một liên lưu lại ở nơi lập phiếu, liên còn lại thủ quỹ dùng để ghi
sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để vào sổ kế toán.

13


Hàng ngày thủ quỹ của Công ty nhận được chứng từ thu chi tiền mặt,
kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền
ký tên vào phiếu, khi thu tiền, chi tiền xong thủ quỹ đóng dấu “đã thu”, “đã
chi” vào chứng từ, cuối ngày kiểm kê tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu
số liệu trên sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch thì thủ quỹ kiểm
tra và xác định nguyên nhân kiến nghị lên kế toán trưởng để tìm biện pháp xử
lý.
2.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng
Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ
theo biểu mẫu đã có quy định chung của Bộ Tài chính, QĐ số 48/2006/QĐBTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC .
Kế toán tiền mặt tại quỹ:
Chứng từ mệnh lệnh :
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 – TT)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 - TT)

- Hóa đơn GTGT
- Hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ.
- Các chứng từ khác có liên quan.
Chứng từ thực hiện :
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
- Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN), (Mẫu số
08b- TT dùng cho ngoại tệ và VBĐQ).
Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Chứng từ mệnh lệnh:
- Uỷ nhiệm thu,
- Uỷ nhiệm chi,

14


- Séc chuyển khoản,
- Séc bảo chi
Chứng từ thực hiện:
- Giấy báo Nợ
- Giấy báo Có
- Bản sao kê của Ngân hàng
2.1.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ tại công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC .
- Tài khoản 111: Tiền mặt
Tại công ty tài khoản 111 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2.
+ Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam : Phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu,
tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.
+ Tài khoản 1112 - Tiền ngoại tệ : Phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều

chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam( tuy
có chi tiết TK này nhưng công ty rất ít khi sử dụng).
Công ty không thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và cất giữ vàng bạc,
kim khí quý, đá quý nên không sử dụng TK 1113.
- Tài khoản 112: Tiền gửi Ngân hàng
Tương tự với tài khoản 111 tài khoản 112 cũng được chi tiết thành 2 tài
khoản cấp hai :
+ TK 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân
hàng.
+ TK 1122 - Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng
được quy đổi ra đồng Việt Nam( tuy có chi tiết TK này nhưng công ty rất ít
khi sử dụng).

15


Công ty không thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và cất giữ vàng bạc,
kim khí quý, đá quý nên không sử dụng TK 1123.
Công ty không sử dụng tài khoản 113 ( tiền đang chuyển)
Cùng các tài khoản khác có liên quan khác.
2.2. Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Tin học Hồng
Phúc
Tuy công ty có sử dụng tài khoản 1112, 1122 ( ngoại tệ) nhưng trên
thực tế các nghiệp vụ về thu chi ngoại tệ của công ty tại quỹ tiền mặt những
năm gần đây là không có phát sinh, nên trong chuyên đề này em chỉ đề cập và
đi sâu vào nghiên cứu kế toán tiền VNĐ.
2.2.1. Hạch toán chi tiết tiền mặt là tiền VNĐ
Mọi khoản thu, chi tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi. Lệnh thu, lệnh chi
với số tiền trên 20.000.000 VNĐ phải có chữ ký của tổng giám đốc hoặc phó
tổng giám đốc và kế toán trưởng, với số tiền nhỏ hơn 20.000.000 VNĐ chỉ

cần chữ ký của kế toán trưởng là được. Trên cơ sở các lệnh thu, lệnh chi kế
toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng của công ty tiến hành lập phiếu thu, phiếu
chi (Mẫu số 01 – TT, Mẫu số 02– TT). Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu,
phiếu chi sẽ tiến hành thu, chi theo các chứng từ đó. Thủ quỹ chỉ thu, chi tiền
với các phiếu thu hợp lệ( có đủ chữ ký như quy định ở trên). Khi thu, chi thủ
quỹ đóng dấu “đã thu tiền”, “đã chi tiền” lên các phiếu thu, phiếu chi theo
đúng quy định của nghiệp vụ quỹ. Trong một ngày thủ quỹ tiến hành kiểm kê
số tiền thực tồn trong quỹ và đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán hai
lần vào đầu và cuối ngày làm việc. Cuối ngày thủ quỹ căn cứ vào thu, chi để
chuyển cho kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng ghi sổ. Kế toán tiền mặt và
tiền gửi Ngân hàng sau khi nhận được báo cáo quỹ có kèm theo chứng từ gốc
do thủ quỹ chuyển đến sẽ kiểm tra chứng từ và các ghi chép trên báo cáo quỹ
rồi tiến hành định khoản và nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo trình tự

16


phát sinh các khoản thu, chi (nhập, xuất) tiền mặt. Cuối ngày hay bất cứ khi
nào cần thiết kế toán tiền mặt có thể kiểm tra số dư trên TK 1111 và đối chiếu
với số tồn quỹ của sổ quỹ TK 1111. Nếu có chênh lệch thì thủ quỹ và kế toán
tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sẽ kiểm tra lại chứng từ, sổ kế toán, sổ quỹ để
tìm ra nguyên nhân và các khắc phục. Cuối mỗi tháng, kế toán trưởng, thủ
quỹ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kiểm quỹ đối chiếu số tiền thực tế và sổ
sách có liên quan sau đó lập biên bản kiểm kê quỹ.
Quá trình thu chi tiền mặt tại quỹ tại công ty được khái quát bằng các
sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.1: Hoạt động thu tiền mặt

(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)

Sơ đồ 2.2: Hoạt động chi tiền mặt

17


(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
Phần mềm kế toán của công ty đã được thiết lập danh mục sử dụng
trong quản lý tiền mặt.
Danh mục khách hàng: Theo dõi chi tiết hoạt động bán hàng, các khoản
phải thu.
Thông tin kế toán cập nhật vào phần mềm:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- ….
Danh mục nhà cung cấp: Theo dõi chi tiết hoạt động mua hàng, các
khoản phải trả.
Thông tin kế toán cập nhật vào phần mềm:
- Mã nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp

18


- Địa chỉ
- Mã số thuế
- …..
Danh mục nhân viên: Theo dõi chi tiết hoạt động tạm ứng, thanh toán
tạm ứng,..

Thông tin cập nhật vào phần mềm :
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Phòng ban
- Địa chỉ
-…
Trong công ty hàng ngày phát sinh rất nhiều các khoản thu, chi bằng
tiền mặt nhưng trong khuôn khổ của chuyên đề này em chỉ xin được trích một
số các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 3 năm 2016 cùng các chứng từ kế
toán, cách hạch toán và các số liệu trong các sổ kế toán của kế toán tiền mặt
mà em đã thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty.
Ví dụ 1: Phiếu chi số 90 ngày 03/ 3/ 2016: Ngô Thị Nguyệt Minh – Trợ
lý phòng kinh doanh, tạm ứng tiền lương tháng 04, số tiền 4.000.000 VNĐ.
Đối với các khoản tạm ứng tiền mặt công ty còn đề ra các quy chế quy
định riêng, cụ thể như sau:
- Cán bộ, nhân viên trong công ty chỉ được tạm ứng tiền phục vụ cho
các hoạt đông kinh doanh và quản lý công ty bao gồm:
+ Mua vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất, kinh doanh
theo kế hoạch được Ban giám đốc phê duyệt.
+ Mua tài sản theo kế hoạch được Ban giám đốc phê duyệt.
+ Ứng trước tiền lương, tiền công trong những trường hợp cần thiết
được Ban giám đốc đồng ý.

19