ASSIGNMENT MÔN: SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Trường Cao Đẳng Thực Hành FPT Polytechnic

ASSIGNMENT
MÔN: SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH


MỤC LỤC
Y1. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP......................................................... 1
1.1. Thông tin về doanh nghiệp .................................................................... 1
1.2. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp............................ 1
1.3. Các loại văn bản thường dùng của doanh nghiệp trong tổ chức, quản lý
và hoạt động.................................................................................................. 2
1.4. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp .......................................................... 3
Y2. CÁC LOẠI VĂN BẢN MÀ DOANH NGHIỆP ĐÃ VÀ ĐANG SỬ
DỤNG ................................................................................................................. 4
2.1. Hợp đồng thử việc ................................................................................. 4
2.2. Giấy chứng nhận đầu tư......................................................................... 6
2.3. Thông báo tuyển dụng ......................................................................... 9
Y3. DỰ THẢO 5 LOẠI VĂN BẢN ................................................................. 11
3.1. Văn bản thông báo ............................................................................... 11
3.2. Giấy mời họp lớp ................................................................................. 12
3.3. Biên bản vi phạm hành chính .............................................................. 13
3.4. Tờ trình ................................................................................................ 14
3.5. Quyết định ........................................................................................... 15
3.6. Trong quá trình soạn thảo văn bản cần phải lưu ý về hình thức, nội
dung, ngôn ngữ không ? ............................................................................. 16


Y1. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
1.1. Thông tin về doanh nghiệp
 Tên: Công ty TNHH Michelle

 Địa chỉ: Lô E, đường số 07, KCN Hoà Khánh - Quận Liên Chiểu - Đà
Nẵng
 Email:
 Điên thoại: 05113739153
 Số vốn: 358.611.000 USD doanh nghiệp
 Mã số thuế: 0401362261


Wesbite: />
1.2. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
 Được thành lập vào năm 2010.Công ty TNHH Michelle là doanh nghiệp
100% vốn Nhật Bản được thành lập tại Đà Nẵng - Việt Nam năm 2010,
 Năm 2010 bắt đầu đi vào hoạt động trong lĩnh vực xử lý dữ liệu liên quan
đến quảng cáo như xử lý hình ảnh thiết kế bản in, tập catalogue cho khách
hàng Nhật Bản.
 Chủ đầu tư của công ty Michelle là công ty Rubber soul có trụ sở chính tại
Tokyo Nhật Bản, 2 công ty ở Trung Quốc và một công ty ở Myanmar.
 Do nhu cầu mở rộng sản xuất, chúng tôi đang tìm kiếm những ứng viên có
năng lực, tính chủ động, cầu tiến, có trách nhiệm.
 Hiểu biết về phong cách làm việc và văn hóa của Công ty Nhật Bản
 Năm 2017 do nhu cầu mở rộng phạm vi sản xuất, tìm kiếm những ứng viên
có năng lực, chủ động, cầu tiến và có tinh thần trách nhiệm trong công việc
 Sáng ngày 25/4/2017, tại phòng A5 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật
Quảng Nam, Công ty TNHH Michelle đã phối hợp với nhà trường tổ chức
tuyển dụng nhân sự ở một số vị trí như: thiết kế đồ họa để dàn trang
catalogua, tạp chí, tô màu truyện tranh, kiểm tra Data…
 Nhân viên hiện nay 200 người
 Trở thành công ty cung cấp, tư vấn giải pháp CNTT chuyên nghiệp tại Khu
vực miền trung nói riêng và cả nước nói chung.
+ Tư vấn xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu.

1


+ Thiết kế tổng lực chiến lược tiếp thị quảng cáo.
 Sứ mệnh của Công ty TNHH Michelle là tạo ra những "tác phẩm" truyền
thông ấn tượng, độc đáo, duy nhất và mang lại hiệu quả cho khách hàng.
 Với mục tiêu trở thành một đơn vị có uy tín và đem lại những tiện ích cho
khách hàng, chúng tôi sẽ không ngừng nâng cao trình độ, củng cố đội ngũ, cải
tiến nâng cao chất lượng sản phẩm để ngày càng có những sản phẩm tốt hơn
phục vụ khách hàng.
1.3. Các loại văn bản thường dùng của doanh nghiệp trong tổ chức, quản lý
và hoạt động.
a. Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng
Gốm có:
- Công văn, văn bản quy phạm phát luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo
- Hồ sơ về việc thành lập DN (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định
thành lập,…)
- Tài liệu về các hội nghị, đại hội
- Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp
- Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…
- Các loại văn bản giấy tờ khác
b. Hồ sơ, tài liệu nhân sự
- Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo
- Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động
- Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,…)
- Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên
- Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động
c. Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất
- Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Kế hoạch tài vụ hàng năm/ quý
- Giấy tờ tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,…
- Các tài liệu liên quan khác
d. Văn bản, hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật
2


- Văn bản giấy tờ về đăng ký bản quyền, sở hữu
- Hồ sơ về thiết kế mẫu mã sản phẩm
- Các tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật
công nghệ...
- Tài liệu liên quan khác
e. Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán
- Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán
- Dự toán, quyết toán kinh phí
- Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính
- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán
- Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm
1.4. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

3


Y2. CÁC LOẠI VĂN BẢN MÀ DOANH NGHIỆP ĐÃ VÀ ĐANG SỬ DỤNG
2.1. Hợp đồng thử việc

4


==> Nhận xét: văn bản trình bày sai (chỗ khoanh vùng )

Sửa lại lỗi sai:
 Dòng thứ nhất: "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
 Dòng thứ hai: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm
từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có
đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh
Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
______________
Đà nẵng, ngày 12 tháng 05 năm 2018
HỢP ĐỒNG THỬ VIỆC
(Số: 208/HĐTV-MCL)

5


2.2. Giấy chứng nhận đầu tư

6


7


==> Nhận xét: Văn bản trình bày đúng

8


2.3. Thông báo tuyển dụng

9


===> Nhận xét: văn bản trình bày sai ( chỗ khoanh vùng )
Sửa lại lỗi sai: ghi ngày tháng năm khi đăng bảng thông báo tuyển dụng
Đà Nẵng, ngày 15 tháng 05 năm 2017

10


Y3. DỰ THẢO 5 LOẠI VĂN BẢN
3.1. Văn bản thông báo
PHÒNG GD&ĐT TP ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG TH CHU VĂN AN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________________________

_____________

Đà Nẵng, ngày 20 tháng 09 năm 2018
THÔNG BÁO

(V/v nghỉ học của học sinh)
Kính gửi: Quý phụ huynh học sinh trường Tiểu học Chu Văn An - TP Đà
Nẵng.
Thực hiện kế hoạch của Phòng GD & ĐT TP Đà Nẵng;
Căn cứ kế hoạch năm học 2018 - 2019 của nhà trường;
Ban giám hiệu trường Tiểu học Chu Văn An - TP Đà Nẵng thông báo tới
các bậc phụ huynh học sinh của nhà trường về việc nghỉ học của học sinh như sau:
Buổi sáng ngày 25 tháng 09 năm 2018 nhà trường tổ chức Hội nghị cán bộ
viên chức và Hội nghị Công đoàn năm học 2018 – 2019, học sinh toàn trường
nghỉ học.
Buổi chiều Liên đội trường Tiểu học Chu Văn An tổ chức Đại hội Liên đội
năm học 2018 - 2019. Những học sinh tham dự Đại hội tập trung tại hội trường
vào hồi 13 h30’. Những học sinh không tham dự Đại hội được nghỉ học.
Nhà trường thông báo tới các bậc phụ huynh học sinh để cùng phối hợp
thực hiện.
HIỆU TRƯỞNG
(đã ký)

11


3.2. Giấy mời họp lớp

HỘI ĐỒNG NIÊN KHÓA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

2013 – 2014
TRƯỜNG THPT Nguyễn Thái Học

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY MỜI HỌP LỚP
Kính gửi bạn : Nguyễn Thị Mỹ Lệ lớp phó lớp 12a8
Hội lớp 12a8 niên khóa 2013 -2014 trân trọng kính mời gia đình bạn tới dự buổi
họp mặt đầu xuân này.
Thời gian: sáng 8h30 thứ năm ngày 05 tháng 01 năm 2019.
Địa điểm: Nhà hàng Thiên Thanh 2, 88A Phan Đình Phùng, P.Tây Sơn, TP.Pleiku,
Gia Lai.
Kinh phí tổ chức: 5.000.000 đồng
Rất mong được sự có mặt của bạn tại buổi họp để buổi họp thành công tốt đẹp.
Mọi liên quan chưa rõ đề nghị bạn liên hệ Ban tổ chức theo các số điện thoại sau:
096 7344 522.
Ghi chú: Những ai tài trợ cho buổi họp kính mong thông báo với Ban tổ chức để
tiện sắp xếp.
Gia Lai, ngày 13 tháng 12 năm 2018
T/M ban Tổ chức
Lớp trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)

12


3.3. Biên bản vi phạm hành chính
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________________________
Đà Nẵng, ngày 20 tháng 07 năm 2018

BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ CHO THUÊ
(SỐ: 01/BCSĐN)
- Căn cứ Hợp đồng số 01 ngày 05/07/ 2018 về việc cho thuê nhà giữa Ông/ Bà: Lê
Huy Hiệu và Công ty Bất cộng sản Đà Nẵng.
Hôm nay, ngày 20 tháng 07 năm 2018 tại địa chỉ 218 Nguyễn Hữu Thọ, Q. Hải
Châu, TP. Đà Nẵng ,chúng tôi gồm:
BÊN BÀN GIAO:
CÔNG TY: BẤT CỘNG SẢN ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 218 Nguyễn Hữu Thọ, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Điện thoại: 0935 407 497
Đại diện bởi: Huỳnh Bá Lâm
Chức vụ: Giám đốc
Theo giấy ủy quyền số:
Mã số thuế: 0108376978
Số tài khoản: 0257 041 0000 92
Sau đây gọi là (“Bên Bán”) và:
BÊN NHẬN BÀN GIAO:
Tên Công ty/ Ông (Bà): LÊ HUY HIỆU
Giấy chứng nhận ĐKKD/ Giấy CNĐT/ CMTND/Hộ chiếu số: 23114321 cấp ngày
27/04/2000.
Địa chỉ (HKTT): 15, phú lộc 7, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP.Đà Nẵng
Địa chỉ liên hệ: 15, phú lộc 7, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP.Đà Nẵng
Điện thoại: 0963 112 303
Đại diện bởi: Lê Huy Hiệu
Chức vụ: Nhân viên văn phòng
Sau đây gọi là (“Bên Mua”).
Hai bên cùng nhau lập Biên bản bàn giao Căn hộ số: 02 tầng 03 với nội dung sau:
- Diện tích căn hộ: 70m2
- Tổng số phòng: 02 phòng
- Khu phụ: khu bếp, khu vệ sinh, kho chứa đồ vặt

Hai bên thống nhất các nội dung trên và ký vào biên bản.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản.
(Ghi chú: Sau khi nhận bàn giao nhà, Bên Mua chưa đến ở vẫn phải nộp đầy
đủ tiền dịch vụ chung hàng tháng theo đúng quy định).
BÊN NHẬN BÀN GIAO
(Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN BÀN GIAO
(Ký và ghi rõ họ tên)

13


3.4. Tờ trình
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
TRƯỜNG CAO ĐẲNG THỰC
HÀNH FPT POLYTECHNIC ĐÀ
NẴNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________________________

_____________

Số: 01/QĐ-PGD&ĐT
Đà Nẵng, ngày 20 tháng 04 năm 2018

TỜ TRÌNH
(Về việc xin kinh phí mua sắm trang thiết bị)
Kính gửi: - Phòng Giáo dục và Đào tạo trường cao đẳng thực hành FPT
Polytechnic Đà Nẵng
Căn cứ quyết định số 01/QĐ-PGD&ĐT ngày 10 tháng 04 năm 2018 của trưởng
phòng Phòng GD&ĐT trường cao đẳng thực hành FPT Polytechnic Đà Nẵng về
việc giao dự toán chi ngân sách nhà nước năm 2018.
Căn cứ vào tình hình thực tế tại trường cao đẳng thực hành FPT Polytechnic Đà
Nẵng.
Do nhu cầu cấp thiết cần phải mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất để phục vụ công tác
giảng dạy năm học 2018 - 2019
Trường cao đẳng thực hành FPT Polytechnic Đà Nẵng kính trình đến Phòng giáo
dục và đào tạo 173, Nguyễn Thị Thập, Phường Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, Phòng
Tài chính – Kế hoạch Phường Hòa Minh, Q.Liên Chiểu xin chủ trương sử dụng
kinh phí sự nghiệp giáo dục năm 2018 thực hiện mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất
cụ thể như sau:
- 10 bộ máy vi tính x 9.000.000đ/bộ = 90.000.000đ
- 10 bộ bàn ghế x 1.500.000 đ/bộ = 15.000.000đ
- 01 Ổn áp 10KVA x 6.000.000 đ/cái = 6.000.000đ
- Modem + dây kết nối = 3.000.000đ
Tổng cộng: 114.000.000 đồng (Bằng chữ: Một trăm mười bốn triệu đồng)
Rất mong sự xem xét chấp thuận của Phòng giáo dục và đào tạo173, Nguyễn Thị
Thập, Phường Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện
Phường Hòa Minh, Q.Liên Chiểu
HIỆU TRƯỞNG

14


3.5. Quyết định

CÔNG TY TNHH THÀNH
PHÁT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

___________________________

___________________________

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 01/QĐ-TP

Đà Nẵng, ngày 05 tháng 07 năm 2017

QUYẾT ĐỊNH
(V/v: Bổ nhiệm chức vụ)
Giám đốc Công ty TNHH Thành Phát
- Căn cứ vào Luật doanh nghiệp;
- Căn cứ vào Điều lệ hoạt động của Công ty TNHH Thành Phát.;
- Xét năng lực và phẩm chất của Ông Trần Văn Anh
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Bổ nhiệm Ông Trần Văn Anh Làm Phó giám đốc Công ty TNHH Thành
Phát kể từ ngày 20 tháng 06 năm 2017.
Điều 2: Kể từ ngày được bổ nhiệm, Ông Trần Văn Anh có nghĩa vụ thực hiện các
công việc được phân công, chịu trách nhiệm và báo cáo trước Giám đốc Trung
tâm, và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo
quy định tại Điều lệ, quy chế của Công ty và các quy định pháp luật có liên quan.
Điều 3: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký cho đến khi có Quyết định
khác về việc này được ban hành. Ông Nguyễn Văn Bách và các Phòng/Ban có liên

quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Giám đốc
Nơi nhận:
(Ký và đóng dấu)
- Như điều 3 (để thực hiện)
- Lưu HCNS

15


3.6. Trong quá trình soạn thảo văn bản cần phải lưu ý về hình thức, nội dung,
ngôn ngữ không ?
Sự cần thiết phải học soạn thảo văn bản: Dù bạn đang làm công việc gì, ở bất cứ
vị trí nào cấp quản lý hay nhân viên, trong DN tư nhân hay nhà nước thì bạn đều
phải tiếp xúc, xử lý với các loại văn bản. Vì vậy công tác soạn thảo văn bản là một
mảng không thể thiếu trong công việc và hoạt động quản lý.
 Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm
vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.
 Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác.
Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản
khác.
 Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây
là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có
hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong
hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu
phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản;
tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội
dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa
điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v…
 Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phong

không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc
truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh
hưởng đến nội dung văn bản.
 Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thay
cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng
các loại văn bản trước khi lựa chọn.

16


Nhận xét của giáo viên
….…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

17