Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (425 KB, 69 trang )
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG................4
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng
Long.......................................................................................................................... 4
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thí nghiệm và xây
dựng Thăng Long......................................................................................................6
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng
Thăng Long...............................................................................................................9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG................................16
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng
Thăng Long.............................................................................................................16
2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng
Thăng Long.............................................................................................................28
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG......................................44
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần
thí nghiệm và xây dựng Thăng Long và phương hướng hoàn thiện.................44
3.1.1. Ưu điểm:.............................................................................................45
3.1.2. Nhược điểm:.......................................................................................47
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện:.................................................................48
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí
nghiệm và xây dựng Thăng Long............................................................................49
3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu:..................................................49
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán:
.....................................................................................................................50
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:...............................................52
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết:.........................................................................54
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp:......................................................................55
3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu:.............................56
3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp:...........................................................57
KẾT LUẬN.............................................................................................................60
Nguyễn Thị Hồng – KT39
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Nguyễn Thị Hồng – KT39
2
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
GTGT: Giá trị gia tăng
NVL: Nguyên vật liệu
TSCĐ: Tài sản cố định
BHYT: Bảo hiểm y tế
BHXH: Bảo hiểm xã hội
K/C: Kết chuyển
TK: Tài khoản
CT: Công ty
Nguyễn Thị Hồng – KT39
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
DANH MỤC SƠ ĐỒ - BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1-1: Bộ máy phòng kế toán...................................................................10
Bảng số 2-1: Hóa đơn GTGT..........................................................................18
Bảng số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư.....................................................19
Bảng số 2-3: Phiếu nhập kho...........................................................................20
Bảng số 2-4: Phiếu xuất kho...........................................................................21
Bảng số 2-5: Thẻ kho......................................................................................22
Bảng số 2-6: Sổ chi tiết vật tư.........................................................................24
Bảng số 2-7: Theo dõi thanh toán công nợ vật tư...........................................26
Bảng số 2-8: Bảng kê chi tiết thanh toán công nợ phải trả người bán............27
Bảng số 2-9: Nhật ký - chứng từ số 5..............................................................31
Bảng số 2- 10: Bảng tổng hợp xuất vật tư.......................................................33
Bảng 2 - 11: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ........................34
Bảng số 2 - 12: Bảng kê số 6...........................................................................36
Bảng số 2 – 13: Bảng kê số 4:.........................................................................37
Bảng 2 - 14: Trích nhật ký chứng từ số 7........................................................38
Bảng 2 - 15: Bảng cân đối phát sinh...............................................................39
Bảng số 2 - 16: Sổ cái TK 152........................................................................40
Bảng số 3-1: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC.......................................51
Bảng số 3-2: Sổ danh điểm nguyên vật liệu...................................................53
Sơ đồ 3-1: Quy trình kế toán theo hình thức nhật ký chung...........................56
Nguyễn Thị Hồng – KT39
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển
phải có những phương pháp sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả.
Để làm được điều đó các doanh nghiệp phải luôn cải tiến, nâng cao chất
lượng của sản phẩm và hạ giá thành, tiết kiệm các yếu tố đầu vào. Do đó công
tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng của
các doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản không
thể thiếu được của quá trình sản xuất. Nó là cơ sở vật chất chủ yếu để hình
thành nên sản phẩm mới, vì thế chất lượng của sản phẩm sẽ phụ thuộc phần
lớn vào nguyên vật liệu dùng để sản xuất ra sản phẩm đó. Đồng thời nguyên
vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm của
doanh nghiệp. Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh
hưởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Điều đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm nguyên vật
liệu để làm sao cho một lượng chi phí nguyên vật liệu bỏ ra như cũ mà vẫn
sản xuất được nhiều sản phẩm hơn và đảm bảo chất lượng. Đó cũng là biện
pháp đúng đắn nhất để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm
được hao phí lao động xã hội.
Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất thì nhất thiết phải có nguyên
vật liệu. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời
chính xác cho các nhà quản lý và các phần hành kế toán khác của doanh
nghiệp, để từ đó có thể đưa ra phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Nguyễn Thị Hồng – KT39
1
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Nội dung hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lược
đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động kinh doanh
của mình.
Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long là một doanh
nghiệp nhà nước hoạt động trong nhiều lĩnh vực sản xuất vật liệu và kinh
doanh phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chính vì vậy việc hạch toán nguyên vật
liệu tại Công ty rất được chú trọng và là một bộ phận không thể thiếu được
trong toàn bộ công tác quản lý của Công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty em đã chọn nghiên cứu ĐỀ TÀI
“Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và
xây dựng Thăng Long” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Ngoài lời mở đầu
và kết luận nội dung Đề tài được trình bày với kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long.
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí
nghiệm và xây dựng Thăng Long.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí
nghiệm và xây dựng Thăng Long.
Vì thời gian cũng như khả năng nghiên cứu có hạn nên chắc chắn bài
chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em rất
mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong bộ môn
kế toán cũng như các cô chú và các anh chị trong phòng kế toán của Công ty.
Nguyễn Thị Hồng – KT39
2
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô chú và các
chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
cùng các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân.
Đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Thúy để em có
thể hoàn thiện hơn bài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2010
Sinh viên
Nguyễn Thị Hồng
Nguyễn Thị Hồng – KT39
3
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG
THĂNG LONG
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây
dựng Thăng Long
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên liên
tục và có hiệu quả, Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long sử
dụng một lượng nguyên vật liệu khá lớn, phong phú và đa dạng với nhiều
nhóm, nhiều chủng loại với quy cách khác nhau. Nguyên vật liệu được chia
thành nhiều nhóm khác nhau như: Xi măng, cát, thép, đá, sắt… trong mỗi
nhóm lại chia thành nhiều loại khác nhau theo quy cách, tính năng, đặc điểm
riêng của nó.
Xi măng chia ra: Xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, xi măng rời, xi
măng bao, xi măng trắng, xi măng đen…
Cát: Cát vàng, cát đen.
Thép: Thép ống các loại: 12, 10, 8…
Đá có các loại: Đá 1x2, đá hộc, đá thải…
Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng
như hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phục vụ cho sản
xuất, Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế,
vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là:
Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành
nên thực thể của sản phẩm như đá các loại, xi măng, cát vàng, cát
đen…
Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong
quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên
Nguyễn Thị Hồng – KT39
4
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
vật liệu chính, làm tăng chất lượng sản phẩm trong xây dựng cơ
bản như: Phụ gia, bê tông…
Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình sản xuất để chạy máy thi công như xăng, dầu… dùng để thay
thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…
Dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển chuyên chở
nguyên vật liệu hoặc chở cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các
phòng ban đi liên hệ công tác.
Vật liệu khác: Là các vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế
tạo sản phẩm như sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá
trình thanh lý tài sản cố định.
Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc
thiết bị như các loại vòng bi, bánh răng…
Ngoài ra, căn cứ vào mục đích công dụng kinh tế của vật liệu cũng như
nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật
liệu của Công ty được chia thành:
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm.
Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở
các phân xưởng, tổ, đội sản xuất.
Vật liệu không chỉ khác nhau về chủng loại mà còn khác nhau về nguồn
cung cấp chẳng hạn như cùng là thép nhưng Công ty lại mua của nhiều nhà
cung cấp khác nhau. Phòng kinh doanh phải năng động, chủ động khai thác
nguồn cung cấp đúng, đủ nguyên vật liệu, giá cả phù hợp. Việc nhập nguyên
vật liệu của Công ty phải được thực hiện theo kế hoạch xây dựng trên cơ sở
yêu cầu của các phân xưởng sản xuất có nhu cầu về sử dụng vật liệu (dựa trên
nhu cầu sản xuất). Đảm nhận nhiệm vụ thu mua là bộ phận cung ứng của
phòng kinh doanh và tùy theo tình hình của Công ty mà Giám đốc quyết định
Nguyễn Thị Hồng – KT39
5
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
sử dụng từng nguồn vốn để nhập vật liệu cho phù hợp với kết quả tối ưu,
nguồn vốn tự có hoặc vốn vay.
Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia một lần toàn bộ vào
một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất đó, nguyên vật
liệu được tiêu hao toàn bộ, không giữ hình thái vật chất ban đầu, giá trị
nguyên vật liệu được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới
tạo ra.
Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu
động của doanh nghiệp, đặc biệt đối với dự trữ nguyên vật liệu. Vì vậy, việc
tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc sử dụng nguyên
vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có kế hoạch.
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thí
nghiệm và xây dựng Thăng Long
Nguyên vật liệu của Công ty với đặc điểm như đã trình bày thì việc
quản lý, sử dụng sao cho có hiệu quả là một vấn đề khó khăn. Nguyên vật liệu
thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh
nghiệp, chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm. Vì vậy, việc quản lý quy trình thu mua vận chuyển, bảo quản,dự trữ, sử
dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp tác động đến những
chỉ tiêu của công ty như chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá
thành, chỉ tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản nên vật liệu phải được cung
cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu, số
lượng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong
thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các đơn vị cung cấp
Nguyễn Thị Hồng – KT39
6
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
gần với công trình và đã được thỏa thuận trước. Tuy nhiên trên thực tế bao giờ
giá ghi trong thiết kế cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình
trạng có biến động về giá nguyên vật liệu công ty có thể bị thua lỗ. Khi nhận
thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá
nhiều gây ứ đọng vốn, nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất.
Với đặc điểm hoạt động nhập, xuất diễn ra thường xuyên không nhất
quán về mặt thời gian nên Công ty đã lựa chọn hình thức đánh giá nguyên vật
liệu trên cơ sở “Giá thực tế”.
* Với nguyên vật liệu nhập: Công ty nhập kho nguyên vật liệu từ nguồn
mua ngoài và đặt gia công chế biến (các hộp đầu cọc) nhưng không xuất vật
liệu cho gia công mà chỉ đưa bản mẫu. Vì vậy nguyên vật liệu nhập kho đều
là thực tế giá nguyên vật liệu mua ngoài.
Giá thực tế
nguyên vật
liệu nhập
=
Giá mua
Hao hụt
trên hóa đơn
+ trong định +
(không
mức
VAT)
Chi phí
vận
chuyển
-
Các khoản
giảm giá
Trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua
được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ
không cộng vào giá nguyên vật liệu. Quá trình thu mua nguyên vật liệu nhập
kho được tiến hành theo thủ tục sau: Khi vật liệu về đến kho trên cơ sở hóa
đơn, giấy báo có nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối
lượng và chất lượng vật liệu. Ghi số lượng thực nhập và “Bản kê nhập hàng”
có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thỏa thuận của bên cung cấp là một
tháng, thống kê đội cùng với người cung cấp lập “Biên bản nghiệm thu khối
lượng” có xác nhận của bên giao và bên nhận. Nếu phát hiện thừa thiếu,
không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ, thống kê đội sẽ báo cho phòng kinh
doanh đồng thời cùng người giao hàng lập “Biên bản kiểm kê” để làm căn cứ
Nguyễn Thị Hồng – KT39
7
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
giải quyết với bên cung cấp. Thủ kho không được tự ý nhập vật liệu như trên
nếu chưa có ý kiến của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh căn cứ vào “Bản
kê nhận hàng”, “Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đã có chữ ký
của hai bên để làm thủ tục nhập vật tư “Phiếu nhập kho”. Vật liệu nhập về
được bảo quản trong kho vật tư của Công ty, được sắp xếp theo từng ô tạo
điều kiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê được tiến hành nhanh chóng thuận
lợi.
* Với nguyên vật liệu xuất: Công ty lựa chọn hình thức tổ chức hạch
toán nguyên vật liệu theo phương pháp “Thẻ song song” giá nguyên vật liệu
được tính theo phương pháp “Giá đơn vị bình quân” (Bình quân gia quyền)
Ví dụ: Theo sổ chi tiết vật tư, trong tháng 12/2009 có chứng từ nhập xuất thép ống các loại như sau:
- Tồn đầu kỳ T12: 331,76 kg, đơn giá 5558,62 đ/kg.
- Phiếu nhập kho số 1/12 ngày 21/12, Công ty nhập kho 1.000 kg thép,
ống các loại đơn giá 5190,5 đ/kg.
- Phiếu xuất kho số 3/12 ngày 31/12, Công ty xuất kho 255 kg.
- Phiếu xuất kho số 5/12 ngày 31/12, Công ty xuất kho 585 kg.
Căn cứ vào các phiếu này, kế toán tính đơn giá bình quân, rồi tính giá trị
thực tế vật liệu xuất kho.
Giá ĐV tính bình
quân gia quyền
=
Giá thực tế NVL
xuất dùng
=
(331,76 x 5558,62) + (1000 x 5190,5)
=
331,76 + 1000
5282,20 x (255 + 585)
5282, 20
= 4.437.048 đ
Việc xuất kho vật liệu được tiến hành căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng
công trình. Phòng kinh doanh có trách nhiệm cung cấp cho các đội theo yêu
Nguyễn Thị Hồng – KT39
8
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
cầu tiến độ thi công, phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho cho công trình.
Vật liệu được định sẵn cho từng công trình cho nên Công ty không sử dụng
phiếu xuất kho vật liệu theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất vật tư thông
thường. Phòng kinh doanh căn cứ vào từng bản khoán của từng công trình để
theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu của các đội công trình. Các trường
hợp xuất vật liệu điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư, phiếu
xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật
liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu lĩnh
ngoài kế hoạch thì phải được giám đốc ký duyệt. Công ty chủ yếu xuất vật
liệu cho sản xuất.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thí nghiệm và
xây dựng Thăng Long
Thực chất của quản trị kinh doanh là quản trị con người. Bằng việc tổ
chức sắp xếp một bộ máy gọn nhẹ hợp lý Công ty cổ phần thí nghiệm và xây
dựng Thăng Long đã thu được nhiều thuận lợi công ty luôn chỉ đạo, kiểm tra
tình hình thực hiện kế hoạch đối với từng ban ngành đoàn thể, từng lĩnh vực
tạo ra sự khăng khít hoà hợp, thống nhất giữa các phòng ban. Cuối tháng, quý,
năm từng bộ phận báo cáo tình hình về văn phòng công ty một cách chính xác
đặt ra.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ của cán bộ kế toán,
công ty được tổ chức theo hành thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán tập
trung tại phòng kế toán. Từ khâu thu nhận hoá đơn, chứng từ, tập hợp và kết
chuyển chi phí lập báo cáo, phân tích kiểm tra hiệu quả hoạt động kinh doanh
của Công ty.
Nguyễn Thị Hồng – KT39
9
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Phòng kế toán của Công ty với nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, thu
thập xử lý thông tin nhanh, chính xác. Cung cấp đầy đủ kịp thời những thông
tin kinh tế tài chính cho các nhà quản lý Công ty. Lập báo cáo tài chính đầy
đủ theo đúng chế độ quy định.
Sơ đồ 1-1: Bộ máy phòng kế toán
Kế toán trưởng
Kế toán
thanh toán
kiêm phân
bổ lương
và BHXH
Kế toán
tiêu thụ
Kế toán
vật liệu +
kế toán tài
sản cố
định
Kế toán
tập hợp
chi phí và
giá thành
Thủ quỹ
+ Kế toán trưởng: phụ trách chung và điều hành mọi công việc trong
phòng kế toán, kế toán tổng hợp lập báo cáo quý, năm xác định kết quả kinh
doanh của công ty đồng thời cũng là một kiểm soát viên của nhà nước tại
công ty.
+ Kế toán thanh toán kiêm phân bổ lương và BHXH: theo dõi các khoản
nợ ngân hàng, khách hàng nội bộ công ty.
- Đối chiếu chặt chẽ các hoá đơn, chứng từ xuất nhập hàng ngày có thuế
GTGT đầu vào với kế toán vật tư.
- Theo dõi các tài khoản: 111, 112, 136, 138, 141, 161, 311, 341, 342,
333, 334, 338, 413, 414, 415, 416, 431, và tài khoản 007.
Nguyễn Thị Hồng – KT39
10
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
- Hàng tháng có trách nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.
+ Kế toán tiêu thụ: Hàng tháng xác định doanh thu bán hàng để xác định
thuế GTGT đầu ra (GTGT đầu vào do kế toán vật liệu theo dõi) để xác định
số thuế phải nộp và lập báo cáo gửi cục thuế Hà nội.
- Theo dõi số dư các TK: 131, 3331, 1331, 511, 512, 531, 532, 721.
+ Kế toán vật liệu + kế toán TSCĐ.
- Kế toán vật tư theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu. Mở sổ theo dõi
nguyên vật liệu mua vào có thuế GTGT nhập kho. Định kỳ đối chiếu giữa thủ
kho, bảo vệ, và kế toán vật liệu để phòng kinh doanh nhập phiếu xuất, nhập.
- Tổ chức mở sổ thẻ chi tiết phản ánh số lượng và giá trị TSCĐ, tổ chức
hạch toán chi tiết, tổng hợp TSCĐ, vốn cố định và vốn khấu hao.
+ Kế toán tập hợp chi phí và tính già thành.
- Tập hợp và phân bổ từng loại chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng
đối tượng tập hợp chi phí: tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo các khoản
mục chi phí và các yếu tố qui định.
+ Thủ quỹ: Hàng ngày, tháng vào sổ thu chi quỹ, và thường xuyên kiểm
tra tiền mặt tồn quỹ và bảo đảm chứng từ thu, chi.
- Hàng tháng có trách nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán thanh
toán. Định kỳ tháng, quý, năm thực hiện kiểm kê quỹ, lập biên bản kiểm kê và
chuyển cho giám đốc.
* Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng
Thăng Long
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu
cầu thị trường Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn
bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò,
tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật
Nguyễn Thị Hồng – KT39
11
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học,hợp lý.
Tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long cũng tiến hành phân
loại nguyên vật liệu. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản
cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho.
* Đối với nguyên vật liệu của Công ty được phân loại như sau:
+ NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi
chúng là vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở
vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các
loại nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, đá,… Trong
mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi
măng P400, xi măng P500, thép 6A1, thép 10A1, thép 20A2… thép
ống các loại.
+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt
lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu.
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết
bị mà Công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy
cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan,
săm lốp ô tô.
+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, vỏ bao xi măng…
Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên
không có phế liệu thu hồi.
Công ty bảo quản nguyên vật liệu, trong hai kho theo mỗi công trình là
một kho nhằm giữ cho nguyên vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc
tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô
xy hoá nguyên vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại nguyên vật liệu
giống hoặc khác nhau. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức
Nguyễn Thị Hồng – KT39
12
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản
xuất do phòng kinh tế kế hoạch nguyên vật liệu đưa ra. Để phục vụ cho yêu
cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu, Công ty đã phân loại
nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng Công ty chưa lập sổ danh điểm cho
mỗi loại nguyên vật liệu
Công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ
kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết
nhất định các loại nguyên vật liệu để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép
chính xác việc nhập, xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho.
Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả
mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội.
Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được
coi trọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người
nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán
nguyên vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho
nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng
phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác.
Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải
quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng.
- Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng,
quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua
theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Bộ phận Kế toán - Tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay
từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung
cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc
dỡ…, cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị
Nguyễn Thị Hồng – KT39
13
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán
vật liệu cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu các chi phí vận chuyển và
tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển.
- Việc tổ chức kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với
từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn
cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu.
- Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ
tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường,
không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc
gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
- Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi
phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong
khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật
liệu đúng trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình
hình sử dụng vật liệu cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản
xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật
liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến,
sử dụng tiết kiệm vật liệu, tận dụng phế liệu…
Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử
dụng nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác
quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm.
Ở Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long công tác kiểm
kê tiến hành 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của Công ty cùng với các
nhân viên ở phòng Kinh doanh xuống hướng dẫn các đội, các kho kiểm kê vật
tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Do đặc điểm là không có kho dự trữ
Nguyễn Thị Hồng – KT39
14
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
vật tư mà chỉ có các bãi công trình nên khi kiểm kê chỉ có thể áp dụng đối với
các công trình đang thi công dở dang. Công trình đang thi công dở dang đến
kỳ kiểm kê 0h00 ngày 01/01 hàng năm hoặc ban kiểm tra của công ty kiểm tra
đột xuất việc sử dụng vật tư vào công trình. Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật
liệu đã viết phiếu xuất kho trên phòng Kinh doanh nhưng chưa dùng hết mà
công trình còn đang thi công tiếp, ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa
dùng hết cho công trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức
thì thông báo cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào công trình mà
không làm thủ tục nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê.
Nguyễn Thị Hồng – KT39
15
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG THĂNG
LONG
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và
xây dựng Thăng Long
Kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các loại sổ sau:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản giám định vật tư
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết vật tư: được mở theo từng thứ, loại vật liệu tương ứng với
thẻ kho của thủ kho.
- Sổ theo dõi thanh toán công nợ vật tư: được mở cho từng nhà cung cấp.
Sổ gồm hai phần: phần thực nhập và phần theo dõi thanh toán.
Bảng kê chi tiết công nợ phải trả người bán: được lập cho các nhà cung
cấp mà doanh nghiệp còn nợ đầu kỳ.
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Như đã trình bày ở trên Công ty chỉ nhập kho vật liệu theo nguồn mua
ngoài. Khi hàng về đến kho của Công ty căn cứ vào hoá đơn bán hàng và hợp
đồng nhận hàng Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư ban kiểm nghiệm
vật tư. Tiến hành kiểm nghiệm vật liệu được mua về số lượng, chất lượng,
quy cách, chủng loại và phản ánh kết quả vào biên bản giám định vật tư sau
đó giao cho phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Nếu không đúng số lượng, chất lượng, quy cách ban kiểm nghiệm sẽ lập
thêm biên bản yêu cầu giao cho đơn vị bán vật liệu giải quyết.
Nguyễn Thị Hồng – KT39
16
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Sau đó thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, chuyển hoá đơn và
biên bản kiểm nghiệm vật tư lên phòng kinh doanh để viết phiếu nhập. Do đặc
điểm của công ty, phiếu nhập vật tư được lập sau khi thủ kho kiểm nhận và
nhập vật tư vào kho. Trên phiếu ghi số lượng thực nhập không có thuế, phần
thuế do kế toán thanh toán theo dõi
Phiếu nhập vật tư chia làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng kinh doanh
Liên 2: Thủ kho giữ
Liên 3: Phòng kế toán
Ví dụ: Ngày 21/3/2009 bà Nguyễn Hoài Thứ nhập thép ống các loại của
Công ty cổ phần sản xuất thương mại Long Giang theo hoá đơn số 0076870
(xem bảng số 2-1).
Nguyễn Thị Hồng – KT39
17
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Bảng số 2-1: Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
PV/2007B
Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày :21/3/2009
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần sản xuất thương mại Long Giang
Địa chỉ: 11 Ngõ 335, Thuỵ Khê, Tây Hồ, Hà Nội.
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Hoài Thứ
Đơn vị
: Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Địa chỉ
: Thôn Tân Xuân – Xã Xuân Đỉnh –Huyện Từ Liêm – Hà Nội
Hình thức thanh toán
: tiền mặt.
A
B
C
Số
lượng
1
1
Thép ống các loại
kg
1000
TT
Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐVT
Cộng (1)
Đơn giá
Thành tiền
2
3=1x2
5.190,5
5.190.500
5.190.500
Thuế GTGT: 5%; Tiền thuế
GTGT (2)
Tổng cộng thanh toán
259.525
5.450.000
(Số tiền bằng chữ: Năm triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng)
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Nguyễn Thị Hồng – KT39
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên)
18
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Ngày 21/3/2009, khi hàng về được ông Nguyễn Văn Đại là Thủ kho vật
tư thay mặt Ban kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Bảng số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 21/3/2009
Mẫu: 05/VT
Ban kiểm nghiệm vật tư gồm:
Ông: Phạm Văn An
Phó phòng kinh doanh.
Ông: Hoàng Thanh Sơn
Trưởng phòng thí nghiệm.
Ông: Nguyễn Văn Đại
Thủ kho vật tư.
Bà: Nguyễn Hoài Thứ
Người mua hàng.
Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây.
STT
1
Số lượng
Tên, nhãn
ĐVT theo chứng
hiệu quy cách
từ
Thép ống các
loại
kg
Đại diện kỹ thuật
Nguyễn Thị Hồng – KT39
Kết quả kiểm tra
Số lượng đúng
quy cách phẩm
chất
Số lượng không
đúng quy cách
phẩm chất
1000
0
1000
Thủ kho
Trưởng ban
19
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Ngày 21/3/2009, căn cứ vào hóa đơn số 0076870 và Biên bản kiểm
nghiệm vật tư số hàng thực tế đã về, Phòng Kỹ thuật vật tư viết Phiếu nhập
kho số 53. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho (xem
bảng số: 2-3).
Bảng số 2-3: Phiếu nhập kho
Công ty CPTN&XD Thăng Long
PHIẾU NHẬP KHO
Mã số: 01_VT
Phòng KT_VT_TB
Ngày 21/3/2009
Số: 53
Nợ: 152
Có: 331
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hoài Thứ
HĐ
76870
Nhập tại kho: Nhập xuất thẳng gia công ván khuôn, tổ 3 phục vụ thi công
Tên, nhãn hiệu quy
Mã
cách phẩm chất vật tư
STT
số
(sản phẩm hàng hoá)
A
B
Thép ống các loại
C
Đơn
vị
tính
D
Kg
Số lượng
Theo
CT
1
1000
Thực
nhập
2
1000
Đơn giá
Thành
tiền
3
4
5190,5 5190500
Cộng: Năm triệu một trăm chìn mươi ngàn năm trăm đồng.
Phụ trách cung tiêu
Người giao hàng
Thủ kho
Thủ trưởng đơn vị
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Nguyễn Thị Hồng – KT39
20
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Nguyên vật liệu được xuất kho theo mục đích sử dụng của các bộ phận
sản xuất, bộ phận khác trong Công ty. Thủ kho tiến hành xuất kho dựa trên
phiếu yêu cầu của bộ phận sử dụng và phải có sự xét duyệt của bộ phận có
liên quan.
Phiếu xuất kho do phòng Kinh doanh lập, phiếu xuất kho gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng Kinh doanh
Liên 2: Chuyển cho thủ kho giữ
Liên 3: Chuyển cho phòng Kế toán
Bảng số 2-4: Phiếu xuất kho
Công ty CPTN&XD Thăng Long
PHIẾU XUẤT KHO
Mã số: 02-VT
Phòng KT_VT_TB
Ngày 31/3/2009
Nợ: 152
Số: 58
Có: 111
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Tuyết
Lý do xuất kho: Gia công ván khuôn, tổ 3 phục vụ thi công
Xuất tại kho: Xuất thẳng
Số lượng
Đơn
Tên, nhãn hiệu quy cách
Mã vị
STT phẩm chất vật tư (sản
Theo Thực
số
phẩm hàng hoá)
tính yêu cầu xuất
A
B
Thép ống các loại
Phụ trách bộ phận sử dụng
Nguyễn Thị Hồng – KT39
C
D
Kg
1
255
Phụ trách cung tiêu
2
255
Đơn giá
Thành
tiền
3
4
5282,20 1346961
Người nhận
Thủ kho
21
