Bài tiểu luận quản trị học phân tích và chứng minh sự cần thiết của quản trị học trong các tổ chức

_Bài tiểu luận môn quản trị học

Trang 1

Lớp VB2 _ tối Thứ 7 _ G201_UEH

Câu hỏi: Hãy phân tích và chứng minh sự cần thiết của quản trị trong các tố chức?

1. Các khái niệm cơ bản: Quản trị và Tổ chức
 Theo Mary Parker Follett cho rằng “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông
qua người khác”.
Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức
bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn
thành công việc bằng chính mình.
 Theo Robert Kreitner “ Quản trị là tiến trình làm việc với hoặc thông qua người khác
để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi”
Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản
trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu
quả của việc sự dụng các nguồn lực giới hạn .
 Khái niệm về quản trị: vậy có thể hiểu Quản trị được xem như là tiến trình hoàn thành
công việc một các có hiệu quả và hữu hiệu thông qua và với người khác.
Trong đó cụm từ “tiến trình” trong định nghĩa này biểu thị những hoạt động chính mà nhà quản
trị thực hiện, những hoạt động đó là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Cụm từ “Hữu
hiệu và hiệu quả” đề cập đến việc chúng ta đang làm gì và thực hiện chúng như thế nào.
 Khái niệm tổ chức, có thể được hiểu đơn giản là “ Một thực thể có mục đích riêng biệt,
gồm các thành viên và được xây dựng theo một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống”
Vậy dựa vào khái niệm ở trên , khi phân tích sự cần thiết của quản trị trong các tố chức sẽ thể
hiện qua “ Phân tích sự cần thiết của hoạt động quản trị với các tổ chức? “ và “Phân tích những
việc cần làm và thực hiện của quản trị sẽ tác động đến hữu hiệu và hiệu quả như thế nào đến các
tổ chức?”.
2. Phân tích sự cần thiết của hoạt động quản trị với các tổ chức?

2.1 Khái niệm về hoạt động quản trị: Là hoạt động cần thiết được thực hiện khi con
người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.
2.2 Hoạt động quản trị tác động cần thiết thế nào tới tổ chức?
Hoạt động quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Không có các hoạt động
quản trị, mọi người trong tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào và công việc sẽ diễn ra
một cách lộn xộn. Hoạt động quản trị sẽ tác động đến tổ chức được phân tích qua 4 chức năng cơ
bản sau:
Chức năng hoạch định: Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, rất quan trọng, bao gồm:
việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một
hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu
tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó.


_Bài tiểu luận môn quản trị học

Trang 2

Ví dụ: Giai đoạn năm 2008-2009 bùng nổ về bất động sản, các công ty sản xuất và dịch
vụ của nhà nước như Petro, Vinalines, Điện Lực …đầu tư trái nghành, dàn trải vào bất
động sản mà không tập trung hoạt định chiến lượt phát triển cốt lõi của doanh nghiệp. Đây
là hoạch định chiến lượt sai , không tập trung vào lĩnh vực mà mình giỏi nhất.Chuyển
hướng sang lĩnh lực khác theo phong trào, không có kinh nghiệm. Hậu quả là sau đó đã
nhận những khoản lỗ rất lớn khi thị trường bất động sản đi xuống. Gây tổn hại đến vốn của
nhà nước và nền kinh tế nhiều năm sau đó.
Chức năng tổ chức: Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp mọi
người có thể thực hiện được các kế hoạch đã đề ra và thoả mãn các mục tiêu của tổ chức. Công
việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao,
bộ phận nào được được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ
thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao.
Ví dụ: Hiện tại các doanh nghiệp đều phân chia hệ thống cấp bậc ( giám đốc, phó giám

đốc, trưởng phòng, phó phòng, …..) và nhiều phòng ban khác nhau ( Phòng thu mua,
phòng sản xuất, phòng nhân sự….). Việc phân chia cụ thể công viêc , quyền hạn và trách
nhiệm của mỗi con người trong doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp dù có hàng chục ngàn
con người vẫn hoạt động trơn tru thông suốt.
Chức năng lãnh đạo: bao gồm các hoạt động nhằm thúc đẩy mọi người thực hiện những công
việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.Chức năng lãnh đạo không phải được thực
hiện sau khi các chức năng hoạch định và tổ chức đã hoàn tất mà nó là một yếu tố then chốt của
các chức năng này.
Ví dụ Ngày nay ,bất kì công ty hay tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có
người đứng đầu giỏi ( Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc điều hành,…). Đây là những người
thực hiện chức năng lãnh đạo. Lãnh đạo tốt có tầm nhìn, có sức ảnh hưởng lớn đến nhân viên cấp
dưới thì công ty mới phát phát triển mạnh và bền vững. Như Bill Gates của Microsoft, Steve
Jobs của Apple …là những người rất nổi tiếng về tài lãnh đạo. Và công ty của họ cũng rất phát
triển.
Chức năng giám sát: Là quá trình giám sát một cách chủ động đối với một công việc hay một tổ
chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những điều chỉnh cần thiết khi tổ chức khôngt đạt được
hiệu suất mong muốn .
Ví dụ: Hậu như tất cả các công ty ngày nay đều giám sát nhân viên một cách chủ động qua
hệ thống bấm vân tay hoặc các báo cáo công việc, hoặc các chỉ số thống kê hiệu quả kinh
doanh theo tháng, theo quí, theo năm. Nếu không có hoạt động giám sát , theo dõi thì sẽ
không kiểm soát được nguồn lực bị thất thoát và hiệu quả công việc không kiểm soát
được. Công ty sẽ sớm phá sản.
3. Phân tích những việc cần làm và thực hiện của quản trị sẽ tác động đến tính hữu hiệu
và hiệu quả như thế nào của các tổ chức?
3.1 Ai là người cần làm và thực hiện các hoạt động quản trị?


_Bài tiểu luận môn quản trị học

Trang 3

Người cần làm và thực hiện các hoạt động quản trị được gọi là nhà quản trị. Nhà quản
trị được định nghĩa:
“ Là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu
trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để
đạt được mục tiêu.”
Nhà quản trị được chia làm 3 cấp: Quản trị viên cao cấp , quản trị viên cấp trung ,quản trị
viên cấp cơ sở. Mỗi cấp sẽ có các chức năng quản trị khác nhau.
3.2 Vậy nhà quản trị thực hiện như thế nào để đạt hữu hiệu và hiệu quả cho tổ chức?
Nhà quản trị sẽ tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất trong đó các cá
nhân làm việc theo nhóm và có thể đạt được hiệu suất cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu chung
của tổ chức.Khi đó nhà quản trị sẽ thể hiện tác động đến tổ chức qua 10 vai trò được chia thành 3
nhóm như sau:
Vai trò quan hệ với con người:
 Vai trò đại diện: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt
động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ
 Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Một số
công việc như tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, và khích lệ nhân viên là một vài ví
dụ về vai trò này của nhà quản trị.
 Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp
phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Ví dụ như tiếp xúc với
khách hàng và những nhà cung ứng
Vai trò thông tin:
 Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập
bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra
những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự
đe dọa đối với hoạt động của tổ chức.
 Vai trò phổ biến thông tin: Là người phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận
có thể là thuộc cấp, cùng cấp

 Vai trò cung cấp thông tin: Là người có trách nhiệm và quyền lực thay mặt tổ chức
phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động
của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.
Vai trò quyết định:
 Vai trò cách tân: Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức.
 Vai trò người giải quyết xáo trộn: Nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với
những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức
như mâu thuẩn về quyền lợi, khách hàng thay đổi... nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự
ổn định.


_Bài tiểu luận môn quản trị học

-

-

Trang 4

 Vai trò người phân phối tài nguyên: Khi tài nguyên khan hiếm mà lại có nhiều yêu
cầu, nhà quản trị phải dùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho các bộ
phận đảm bảo tính hợp lý và tính hiệu quả cao.
 Vai trò đàm phán: Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động,
trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội.
Ví dụ: Mục tiêu và hướng phát triễn của doanh nghiệp sẽ tạo nên các phong cách quản trị
khác nhau của nhà quản trị:
Công ty Google chuyên về phần mềm, công nghệ thông tin. Cần sự sáng tạo , chất xám của
nhân viên. Vì vậy họ tạo môi trường làm việc là các phòng ốc thoáng đảng, thiết kế như
quán café hay công viên, không khắc khe về không gian làm việc, thời gian tới công ty,
thời gian nghỉ ngơi, du lịch. Nhà quản trị thường có chính sách kích thích nhân viên thử

cái mới, làm cái mới,sai thì sửa…. Nhằm tạo sự thoải mái tối đa cho nhân viên, khai thác
tối đa sự sáng tạo. Đây là chiến lược phù hợp giúp công ty trở thành công ty internet hàng
đầu thế giới.
Ngược lại: các công ty chuyên về sản xuất hàng hóa của Nhật như Toyota, Sony , Honda…
, khu vực nhà xưởng sản xuất lại phù hợp với hình thức môi trường quản trị là kiểm soát
đến công ty đúng giờ, làm việc đúng giờ, có kỹ luật , theo chuẩn mực qui trình khắc khe
Hầu như không thể có chuyện cho phép thử sản xuất cái mới, thử làm qui trình mới, thử
cái tiến mới mà chưa được kiểm tra kiểm nghiệm đầy đủ, cân nhắc. Đổi lại các công ty này
đã tạo ra các sản phẩm hàng hóa chất lượng đồng đều, bền , nỗi tiếng toàn thé giới.
=>Thông qua 2 ví dụ trên có thể nhân xét: công ty hay tổ chức khác nhau muốn phát triển
đúng hướng thì phải phụ thuộc rất nhiều vào vai trò của nhà quản trị với các cách tiếp cận
khác nhau. Vai trò của nhà quản trị mang tính quyết định đến sự phát triển của công ty.

4. Nhận thức sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức:
Dựa vào các phân tích và chứng minh ở trên, ta càng không thể phủ nhận vai trò cần thiết
của quản trị trong mọi tổ chức. Mọi thành công hay thất bại đều bị ảnh hưởng bởi hoạt động quản
trị. Hoạt động quản trị tốt thì con người kết hợp với nhau trong tổ chức sẽ đạt được đến những
mục tiêu chung và ngược lại.
Để kết hợp được con người trong tổ chức, để hoạt động quản trị có hữu hiệu và hiệu quả
hay không?Thì vai trò của nhà quản trị rất quan trọng: Phải tạo mối quan hệ với con người, vai
trò thông tin thông suốt và vai trò quyết định sự hoạt động và phát triển của tổ chức. Sự khác biệt
ngày nay giữa các doanh nghiệp , tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào cái tâm và cái tầm của các nhà
quản trị doanh nghiệp, tổ chức. Đặt biệt là trong thời đại ngày nay, yếu tố con người và quản trị
con người ngày càng quan trọng với mọi tổ chức, doanh nghiệp.