Quy trinh thanh toan cong no da co don dat hang

FLOW CHART OF PAYMENT WITH PURCHASE ORDERS / QUY TRÌNH THANH TOÁN CÔNG N ĐÃ CÓ ĐƠN ĐẶT HÀNG
Steps

Description / Diễn giải

/ Bước

Supplier sends red invoice or pro-forma invoice or other
1

documents to Purchasing / Nhà cung cấp gửi hóa đơn đỏ,
hóa đơn tạm hoặc các chứng từ khác cho Phòng mua hàng

Lead time Supplier / Nhà Purchasing Dept./ AP Accountant /
/ Thời gian

cung cấp

Bộ phận ngân quỹ

Payment

against the supporting documents / Người mua kiểm tra hóa

soát tài cính

Yes

No

with the pre-approval of ECA, PR, to AP Accountant / Phòng

Payment

mua hàng gửi chứng từ cần thanh toán đã xem xét kèm theo

Yes

Documents

Giấy phép cam kêt chi tiêu, Phiếu đề nghò mua hàng hóa

No

dòch vụ đã được phê duyệt trước đó cho Kế toán thanh toán
In case no pre-approval of ECA, PR, the purchasing has to
get the verification of Controller before sending to the AP

Yes

Accountant / Trường hợp Giấy phép cam kết chi tiêu, Phiếu

Verifying

đề nghò mua hàng hóa dòch vụ không có sự phê duyệt từ
trước, Phòng mua hàng phải có sự xác nhận của Kiểm soát

No

tài chính trước khi gửi cho Kế toán thanh toán
AP accountant is in charge of checking and posting data into

4

đốc

Documents

Purchasing sends thi verified payment documents attached

3a

Controller / Kiểm

Payment

đơn tạm hoặc hóa đơn đỏ với các chứng từ đi kèm

3

Kế toán trưởng

BOD / Ban Giám

Documents

Purchasing checks the pro-forma invoice or red invoice
2

Phòng mua hàng Kế toán thanh toán

Chief Accountant / Treasury Section /

Payment

the system and preparing for Payment voucher / Kế toán

Voucher

thanh toán chòu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ sách và lập
Phiếu chi
AP Accountant transfers the complete documents to Chief
Accountant for final verification before sending them to BOD /

5

Verifying

Kế toán thanh toán chuyển toàn bộ chứng từ cần thanh toán
kèm Phiếu chi cho Kế toán trưởng xem xét lần cuối trước khi

No

chuyển cho Ban Giám đốc
AP Accountant sends verified documents to BOD for approval
6

Yes

No

/ Kế toán thanh toán gửi chứng từ thanh toán đã được xác

Approval

nhận cho Ban Giám đốc phê duyệt
Treasury received approval document and make input data /
7

8

Input data

Bộ phận ngân quỹ nhận chứng từ thanh toán đã được phê
duyệt và ghi nhận vào sổ sách
Bank transfer or Cash release as required / Chuyển khoản
hoặc trả tiền mặt cho nhà cung cấp

Payment
release

Yes