Quy trình thành lập công ty mới

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
TRIỂN KHAI CHI NHÁNH MỚI
Mã hiệu: 03-HD/IN/HDCV/FTEL
Lần ban hành/ sửa đổi: 1/0
Ngày hiệu lực: 05/11/2009
MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn công việc cần thiết của từng phòng ban khi tiến hành triển khai một chi nhánh mới
PHẠM VI ÁP DỤNG
Công ty trách nhiệm hữu hạn Viễn thông FPT Miền bắc (FTN)
III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
Mã hiệu Tên tài liệu
IN/STQT/FTEL Sổ tay quá trình Internet
HC/STQT/FPT Sổ tay quá trình Hành chính
CL/STQT/FPT Sổ tay quá trình Chất lượng
NS/STQT/FPT Sổ tay quá trình Nhân sự
TC/STQT/FPT Sổ tay quá trình Tài chính

IV.NỘI DUNG
A/ Những điều kiện cần khi triển khai một chi nhánh
1. Thời gian
Thời gian dự kiến một chi nhánh từ khi có kế hoạch đến khi khai trương sẽ kéo dài trong 3 tháng và được cụ thể thành từng tuần (9 tuần)
2. Tiến trình triển khai chi nhánh
Mỗi chi nhánh từ khi lên kế hoạch đến khi chính thức hoạt động chia thành 3 giai đoạn bao gồm những phần công việc song song hoặc gối đầu
nhau. Trong cùng một thời gian có thể có nhiều phần việc cùng được tiến hành và có thời gian kết thúc giống hoặc khác nhau.
Cụ thể
Giai đoạn 1: Thiết lập những cơ sở ban đầu
Giai đoạn 2: Triển khai các công tác xây dựng chi nhánh
Giai đoạn 3: Chuẩn bị hoạt động
03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 1/6
HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/0
3. Một số điểm lưu ý

- Những bộ phận có trách nhiệm tham gia vào việc thực hiện công việc triển khai một chi nhánh mới bao gồm: Ban quản lý dự án (BDA), trung
tâm phát triển kinh doanh (BDD), trung tâm phát triển hạ tầng (INF), Phòng kế hoạch vật tư (KH – VT), phòng nhân sự (FHR), phòng hành
chính (FAD), phòng kế toán (FAF), phòng đảm bảo chất lượng (FQA), …
- Các phòng ban thực hiện thuộc phần trách nhiệm của mình và những công việc mang tính phối kết hợp với các phòng ban khác (có phân định
trách nhiệm nhất định trong công việc đó)
- Triển khai chi nhánh bao gồm những nội dung được tiến hành song song hoặc được tiến hành gối đầu trên cơ sở phải có sự hoàn thành của
công việc trước đó.
B/ Tiến hành các giai đoạn của kế hoạch
► Giai đoạn 1: Thiết lập những cơ sở ban đầu
Trình
tự
Nội dung công việc Tuần triển khai
(bắt đầu từ:…..)
Số ngày thực
hiện
Đơn vị đảm
nhiệm
1 Thiết lập quan hệ với đầu mối địa phương, tìm kiếm đối tác tiềm năng Tuần 1- Tuần 4 30 ngày BDA
2
Khảo sát thị trường sơ bộ các yếu tố: giá thành, yêu cầu dịch vụ, tốc độ, mức độ
sử dụng, yếu tố chọn quyết định sử dụng, mức độ chi trả,…để xây dựng kế
hoạch Marketing và làm yếu tố đầu vào cho phần việc của BDA
Tuần 1- Tuần 3 14 -16 ngày BDD
3
Phân tích tiềm năng đánh giá thị trường, xác định vùng phủ tiềm năng
Phân tích các thông tin về: vị trí địa lý, đơn vị hành chính dân số, phân bổ dân cư, hệ thống
giáo dục,….
Tuần 1- Tuần 2 10 ngày BDA
4
Khoanh vùng phủ POP, quy hoạch điểm đặt POP

INF tiến hành công việc này sau khi đã có những khảo sát sơ bộ (ngày thứ 5 của nội dung 3)từ
phía BDA về thị trường chi nhánh triển khai
Tuần 1 6 ngày INF
5 Xây dựng và bảo vệ kế hoạch kinh doanh
- PTTB
Tuần 2 - Tuần 4 14 ngày BDA, FAF
03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 2/6

HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/0
- Doanh thu
- Chi phí
- Phân tích tài chính:dự án đầu tư: thời gian hoàn vốn, hiệu quả đầu tư
6
Tuyển dụng nhân sự đợt 1
Ưu tiên tuyển dụng nhân sự hành chính kỹ thuật để lo công việc của chi nhánh
Tuần 1 - Tuần 5 30 - 35 ngày FHR, BDA
7 Thiết lập quan hệ, đàm phán thuê cột điện với điện lực địa phương Tuần 1-Tuần 3 15-20 ngày BDA
8 Tìm thuê mặt bằng văn phòng chi nhánh Tuần 1- Tuần 3 15-20 ngày FAD, BDA
9 Hợp đồng nhận và bàn giao nhà Tuần 3 7 ngày FAD
10 Quyết định thành lập chi nhánh Tuần 3 4 ngày FHR, FAD
11 Đăng ký kinh doanh Tuần 4 5 ngày FAD
12 Làm con dấu chi nhánh Tuần 6 4 ngày FAD
13
Đăng ký mã số thuế
Tiến hành sau khi có quyết định thành lập chi nhánh
Tuần 4 - Tuần 5 6 ngày FAD
14 Mở tài khoản chi nhánh Tuần 6 4 ngày FAD, BDA
► Giai đoạn 2:Triển khai các công tác xây dựng chi nhánh
Trình
tự

Nội dung công việc Tuần triển khai
(bắt đầu từ:…..)
Số ngày thực
hiện
Đơn vị đảm
nhiệm
1
Tiến hành sửa chữa văn phòng:
- Thiết kế, thi công sửa chữa văn phòng, điện nước
- Thiết kế, thi công triển khai hệ thống chống sét
- Thiết kế, thi công phương án PCCC
- Thiết kế thi công, trang trí văn phòng
Tuần 4 - Tuần 8 35 - 40 ngày FAD, CN
2 Trang bị cơ sở vật chất văn phòng: bàn, ghế, tủ két, máy tính, máy in, điện thoại Tuần 6 5 ngày FAD, CN
03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 3/6

HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/0
3
Khởi tạo bộ sổ kế toán
Được tiến hành ngay sau khi đăng ký xong mã số thuế
Tuần 5 - Tuần 6 10 ngày FAF
4
In hóa đơn 3 liên của kế toán
Được tiến hành sau khi chi nhánh đã có con dấu chính thức
Tuần 6 - Tuần 7 10 ngày FAF
5 Tìm kiếm, đàm phán đối tác thi công Tuần 2 - Tuần 5 25-30 ngày INF
6
Phương án xây dựng cấu trúc mạng chi nhánh, thiết kế đường truyền, cáp kết nối
từ NOC
Tuần 2 - Tuần 6 30-35 ngày INF

7 Kế hoạch đặt hàng vật tư, thiết bị Tuần 2 5 ngày KH-VT
8 Tìm vị trí mặt bằng POP, Metro POP theo tiêu chuẩn FTQ Tuần 2 - Tuần 3 13-15 ngày INF
9 Tiến hành thuê mặt bằng cho các POP đã xác định Tuần 3 5 ngày INF
10 Ký hợp đồng và thi công theo thiết kế, sửa đổi phòng POP, Metro POP Tuần 4 4 ngày INF
11
Khảo sát thiết kế, lập hồ sơ xin phép thi công điện lực, hoàn thiện hồ sơ thiết kế
và thống kê vật tư
Tuần 5- Tuần 7 16-18 ngày INF
12 Thuê vị trí mặt bằng làm kho, chuyển vật tư vào kho chi nhánh Tuần 4 - Tuần 6 20 – 22 ngày INF
13
Xây dựng CSDL inside/ outside và CSDL excel và xin cấ p tài nguyên NOC,
đường ADSL
Tuần 3 - Tuần 7 30 – 35 ngày INF
14 Đào tạo nhân sự đợt 1 (các vị trí Keyperson) Tuần 6 - Tuần 9 30-35 ngày FHR
15
Tuyển dụng nhân sự đợt 2 (các vị trí bổ sung và vị trí đợt 1 không đáp ứng yêu
cầu công việc)
Tuần 8 FHR
16 Xây dựng các đối tác:
- Đàm phán VTN, EVN thuê kênh truyền dẫn
- Đám phán bưu điện địa phương xin E1 làm tổng đài điện thoại
- Đàm phán bưu điện xin đầu số điện thoại giao dịch
- Tìm kiếm đối tác outsourcing cáp thuê bao (cáp đồng, cáp FTTx)
- Tìm kiếm đối tác phát hành hóa đơn hoặc thu hộ cước (nếu có)
Tuần 3- Tuần 7 30-35 ngày BDA, INF,
FAD, CN
03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 4/6

HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/0
- Tìm kiếm đối tác bảo vệ chuyện nghiệp

► Giai đoạn 3: Chuẩn bị hoạt động
Trình
tự
Nội dung công việc Tuần triển khai
(bắt đầu từ:…..)
Số ngày thực
hiện
Đơn vị đảm
nhiệm
1
Xây dựng cơ cấu hoạt động
- Cơ cấu nhân sự chi nhánh
- Cơ cấu mô hình kinh doanh và các chương trình marketing, kế hoạch khai
trương
- Kế hoạch tài chính
- Công thức lương toàn chi nhánh
Tuần 4 - Tuần 9 35 – 40 ngày BDA
2 In ấn tài liệụ và tài liệu marketing cho chi nhánh Tuần 5 - Tuần 6 10 ngày BDD, FAD
3 Phố biến quy trình làm việc toàn chi nhánh theo FQA Tuần 7 7 ngày FQA
4 Chuẩn bị các mẫu biểu, tài liệu chất lượng, bán hàng Tuần 6 - Tuần 7 10 ngày FQA
5 Đào tạo nhân viên kiêm nhiệm ISO Tuần 7 3 ngày FQA
6 Đào tạo chung về chất lượng cho toàn chi nhánh Tuần 7 5 ngày FQA, FHR
7 Triển khai thi công xây dựng hạ tầng Tuần 5 - Tuần 9 30-35 ngày INF
8 Hoàn công quyết toán công trình Tuần 6 - Tuần 9 INF
9 Quảng cáo Tuần 5 - Tuần 7 10-12 ngày BDD
10 Đăng ký chương trình Tuần 7 6 ngày BDD
11
Vận hành thử nghiệm toàn bộ hệ thống mạng, hạn tầng và tổng diễn tập toàn chi
nhánh
Tuần 9 2 ngày

BDA, BDD,
FAD, CN
12 Khai trương Tuần 9 1 ngày
BDA, BDD,
FAD, CN,
INF
03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 5/6