Quy trình hoạt động kinh doanh tại tổng công ty lương thực miền bắc

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI TỔNG CÔNG TY LƯƠNG
THỰC MIỀN BẮC
I/ Giới thiệu doanh nghiệp.
Tên doanh nghiệp : Tổng công ty Lương thực Miền Bắc
Trụ sở: Số 6 Ngô Quyền Hà Nội
Thành lập năm: 1995 theo QĐ 312-TTg
Tổng công ty Lương thực Miền Bắc hoạt động theo mô hình Công ty mẹ con, với
26 công ty con và 3 công ty liên kết và hai doanh nghiệp liên doanh với nước
ngoài. Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty mẹ và các công ty con là thu
mua, chế biến, kinh doanh, xuát nhập khẩu lương thực. Với 16 nhà máy chế biến
gạo trải rộng khắp các tỉnh miền Tây nam bộ, mỗi năm Tổng công ty có khả năng
cung cấp cho các thị trường Cuba, Iraq, Iran,Angola, Nga …. hàng triệu tấn gạo.
Hoạt động của các nhà máy chế biến gạo phía nam có vai trò quan trọng đóng góp
vào hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty. Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá quy
trình hoạt động tại các doanh nghiệp này để tìm ra các bước cải tiến hợp lý nhằm
tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh là vô cùng quan trọng.
Ở nội dung nghiên cứu này, tôi muốn đề cập đến quay trình họat động của Công ty
Liên doanh sản xuất chế biến gạo xuất khẩu – một doanh nghiệp liên doanh giữa
Tổng công ty Lương thực Miền Bắc và Cục Ngũ cốc Iraq thuộc Bộ Thương mại
nước Cộng hòa Iraq ( Grain Board of Iraq). Năm 2008, Công ty đạt kim ngạch xuất
khẩu 18 triệu USD, lợi nhuận đạt hơn 2,5 triệu USD.
II/ Giới thiệu quy trình hoạt động của doanh nghiệp:
Nhà máy chế biến gạo xuất khẩu chất lượng cao của Công ty Liên doanh sản xuất
chế biến và xuất khẩu gạo đặt trên diện tích 1,2 ha tại huyện Thốt nốt, TP Cần thơ. Nhà máy
có công suất chế biến 100.000 tấn gạo trắng chất lượng cao/năm. Quy trình sản xuất của Công ty
như sau:


Gạo lức nguyên liệu

Gạo bán thành phẩm

Gạo thành phẩm

Gạo chất lượng cao
Các bước tác nghiệp chính của quá trình sản xuất và luân chuyển hàng hóa, thông
tin của quá trình sản xuất để đưa hạt gạo nguyên liệu trở thành gạo chất lượng cao
đã được Công ty chuẩn hóa bằng quy chế hoạt động và luân chuyển chứng từ nội
bộ chi tiết để thống nhất thực hiện trong toàn Công ty.
(1) Quy trình mua hàng:
Đầu vào của sản xuất là gạo lức ( thóc đã lột vỏ trấu) được hệ thống thương lái vận
chuyển bằng ghe, tàu cặp bến cảng nhà máy chào bán. Phòng kỹ thuật mà trực tiếp
là Bộ phận kiểm phẩm lấy mẫu trực tiếp từ ghe hàng, tiến hành kiểm tra chất lượng
nguyên liệu thông qua các chỉ tiêu: độ ẩm, độ gãy, độ dài hạt gạo, tỷ lệ bạc bụng,
xanh non, thóc ……. Nguyên liệu đạt yêu cầu sẽ được chuyển qua Phòng kinh
doanh để quyết định giá. Quá trình mặc cả có thể diễn ra một vài lần cho đến khi
người bán chấp nhận/từ chối bán hàng.
(2) Quy trình sản xuất:
2.1 Quy trình nhập hàng: Quy trình sản xuất bắt đầu từ quá trình nhập hàng. Gạo
nguyên liệu đóng trong bao bì được công nhân ( 4 người) bốc lên đầu băng tải để
băng tải chuyền lên cân diện tử dạng phễu. Gạo sau khi được dỡ khỏi bao chuyển

2


vào cân điện tử, sau đó chảy vào hệ thống băng chuyền nguyên liệu dài 150 m để
vào các silo nguyên liệu nằm tại kho sản xuất.
2.2 Quy trình chế biến: Gạo nguyên liệu được hút từ các silo vào dây chuyền xát
trắng. Từ đây, gạo bán thành phẩm được dẫn vào hệ thống máy lau bóng để chế
biến gạo chất lượng cao. Phụ phẩm từ cả hai công đoạn xát trắng và lau bóng là
tấm, cám được chuyển ra khỏi hệ thống vào các bồn chứa thành phẩm. Gạo chất

lượng cao sau quá trình chế biến được dẫn vào hệ thống silo thành phẩm, chờ đóng
bao luân chuyển loại 50Kg/bao và chất vào kho bảo quản. Khi có yêu cầu của đơn
hàng, gạo thành phẩm có thể được đưa qua hệ thống máy tách màu để giam tỷ lệ
sọc đỏ, bạc bụng .. hoặc bổ sung các vi chất như kẽm sắt.. theo yêu cầu của người
mua trước khi xuất bán.
(3) Quy trình xuất hàng:
Gạo được cân, đóng bao tiêu chuẩn thông qua hệ thống cân xuất hàng để chuyền
qua băng tải lọt lòng xà lan. Gạo được chở bằng xà lan theo đường thủy đến Cảng
Tp Hồ Chí Minh, sau đó giao lên tàu xuất đi nước ngoài.
III/ Các bất cập, nhược điểm trong quy trình tác nghiệp.
Là một doanh nghiệp có dây chuyền chế biến gạo xuất khẩu thuộc dạng hiện đại
nhất Việt nam với nhà xưởng và công nghệ bán tự động tiên tiến, Công ty đã đạt
được hiệu quả kinh doanh cao trong năm qua. Ngoài những đặc điểm khách quan
của ngành sản xuất chịu ảnh hưởng khó khắc phục của mùa vụ như phải tồn trữ với
số lượng lớn, đơn hàng lớn nên chi phí tồn kho cao, song những khâu đang phải sử
dụng lao động thủ công của Công ty vẫn còn một số bất cập mà việc thay đổi nó sẽ
mang lại năng suất và hiệu quả hoạt động cao hơn của Công ty. Cụ thể:
- Lãng phí trong một số khâu của quá trình sản xuất vẫn chưa được triệt tiêu, bao
gồm:
+ Phụ phẩm thu hồi từ quá trình sản xuất gồm tấm và cám. Do quy trình bán
hàng thường phải thu thập đủ số lượng chào giá để lựa chọn, trong khi giá phụ
3


phẩm trên thị trường thay đổi liên tục trong ngày, phát sinh độ trễ trong khâu tiêu
thụ cám, thường từ 1-2 ngày sau sản xuất. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến vòng
quay hàng tồn kho mà còn phát sinh lãng phí do hao hụt của mặt hàng cám trong
khi dự trữ là rất lớn, từ 0,5 – 1 %/24 h tồn kho.
+ Lãng phí nhân công và chi phí bốc xếp, vật tư do gạo sau khi sản xuất
chưa được đóng bao tiêu chuẩn mà chỉ đóng bao tạm trữ. Khi xuất bán hàng, nhà

máy phải bỏ chi phí để bốc xếp, cân tịnh lại hàng và đóng vào bao tiêu chuẩn ( bao
có Marka, có trọng lượng chính xác quy định theo hợp đồng với khách hàng).
+ Một số khâu khác của quá trình sản xuất chưa tiết kiệm về nhân công như:
Do không có kho chờ vật tư nên công nhân phải xuống tại kho vật tư chính ( cách
khu sản xuất 150m) để lấy vật tư khi cần. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm làm ra do công nhân không theo dõi quá trình vận hành máy một
cách liên tục.
- Công tác quản lý còn một số nhược điểm làm ảnh hưởng đến năng suất hoat
động, bao gồm:
+ Hệ thống cân khi đóng bao gạo tạm thời để lưu kho vẫn dùng cân bàn do
lao động thủ công thực hiện. Điều này có thể dẫn đến sai lệch đáng kể về lượng
hàng tồn kho do sai số khi thực hiện đóng bao của lao động thủ công là đáng kể.
+ Do diện tích kho có hạn, gạo tồn kho phải chất lên nhiều chất lên nhiều
cấp để tăng trữ lượng kho, khiến chi phí về thời gian và nhân lực cho bộ phận kiểm
kê hàng ngày là lớn, đồng thời kết quả khó chính xác hoàn toàn.
IV/ Những điều chỉnh nên tiến hành tại các bước tác nghiệp.
Để giảm thiểu lãng phí nguồn lực trong sản xuất, tôi cho rằng việc đầu tư cải tiến
thiết bị sản xuất và áp dụng song song với các biện pháp quản trị tác nghiệp tiên
tiến sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của Công ty.

4


1/ Đầu tư lắp đặt hệ thống silo chứa gạo thành phẩm, với hệ thống thông gió và đảo
hàng đảm bảo chất lượng gạo tồn trữ. Nhờ vậy, gạo thành phẩm sẽ lưu tại silo và
chỉ cần đóng bao một lần khi xuất bán thay vì phải đóng bao tạm thời để cất trữ.
Điều này sẽ giảm rất nhiều chi phí nhân công, vật tư và thời gian để tái đóng bao
sản phẩm.
2/ Lắp cân đóng bao tự động tại tất cả các silo để giảm chi phí nhân công và tăng
độ chính xác cho lượng hàng tồn kho, phục vụ tốt công tác quản lý.

3/ Giảm hao hụt phụ phẩm bằng cách đẩy nhanh tiêu thụ hàng tồn kho, thông qua
việc xây dựng hệ thống khách hàng uy tín, đảm bảo khả năng tiêu thụ hàng hóa ổn
định.
4/ Lập kho trung chuyển công cụ, dụng cụ để công nhân tiết kiệm chi phí vận
động, đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục.
5/ Lên kế hoạch vật tư kịp thời và vừa đủ để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn
khi các chi tiết máy hỏng hóc, và cũng không quá thừa để lãng phí vật tư.
V. Ứng dụng của môn học vào công việc hiện tại.
Để tăng sức cạnh tranh, tiết kiệm nguồn lực là điều mà mọi doanh nghiệp luôn
nghĩ tới. Tuy nhiên, nếu chỉ tiết kiệm không thì chưa đủ. Doanh nghiệp ngày nay
hoạt động trong môi trường toàn cầu hóa, thế giới và cộng đồng quan tâm nhiều
hơn đến vệ sinh an toàn thực phẩm, đến vấn đề đạo đức, phản đối sử dụng lao động
trẻ em và gây ô nhiễm.
Ở Vinafood 1 cũng vậy. Các khách hàng lớn, đặc biệt ở những quốc gia mà yêu cầu
vệ sinh thực phẩm khắt khe như Iran, Nhật bản, …. Đều cử đại diện trực tiếp sang
Việt nam, đến tận vùng kho và nhà máy chế biến để đánh giá tình trạng kho tàng,
nguyên liệu, nhân công và mọi yếu tố có liên quan đến vệ sinh an toàn hàng hóa.
Hàng hóa xuất bán phải được chứng nhận về xuất xứ, chất lượng, kiểm dịch, hun
trùng …. Và đặc biệt là không nhiễm phóng xạ, không bị biến đổi gene.

5


Với xu hướng mới này, điều doanh nghiệp chúng tôi phải quan tâm khi chào bán
hạt gạo Việt nam ra thị trường thế giới là phải xây dựng được thương hiệu gạo
riêng biệt và dễ nhận biết. Điều đó phải bắt đầu từ việc hợp tác với Viện lúa để
nghiên cứu phát triển giống lúa chất lượng cao, kết hợp với địa phương và nhà
nông để xây dựng vùng trồng lúa chuyên canh, đảm bảo nguyên liệu sạch và có
chất lượng cao. Hệ thống nhà máy chế biến phải được chuẩn hóa, đảm bảo tăng
năng suất lao động, thực hiện sản xuất sạch từ nguyên liệu, quy trình chế biến đến

nhân công để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình “ Quản trị hoạt động” – Chương trình MBA trường Đại học Griggs
__________________________________________________________________

6