Quy trình tác nghiệp của công ty hương trà

1. Thế nào là quy trình tác nghiệp của một doanh nghiệp?
Quản trị tác nghiệp là áp dụng phương pháp định lượng vào công tác tổ chức
và kiểm soát hoạt động. Quản trị hoạt động sử dụng những kỹ thuật định lượng
như dự đoán, kiểm tra hàng tồn kho, lập trình tuyến tính, lý thuyết hệ quả, lý
thuyết hệ thống.
Quản trị hệ thống thông tin là những chương trình tích hợp thu thập và xử lý
thông tin giúp cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin là kết quả hợp lý của
việc ngày càng có sự công nhận sức mạnh và giá trị của thông tin, và thông tin
phải sẵn sàng dưới dạng thích hợp, đúng thời điểm cho các nhà quản trị làm
quyết định.
Trường phái định lượng thâm nhập vào hầu hết trong mọi tổ chức hiện đại với
những kỹ thuật phức tạp. Khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ
thống thông tin rất quan trọng cho các nhà quản trị các tổ chức lớn và hiện đại
ngày nay. Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất lớn vào việc nâng
cao trình độ hoạch định và kiểm tra hoạt động.
Trong bài viết này, quy trình tác nghiệp của công try Hương Trà được phân tích
để làm rõ những điều này:
2. Quy trình tác nghiệp của công ty Hương Trà
2.1.

Giới thiệu chung

Công ty Hương Trà là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định
số 391/QĐ-CVN-TCCB ngày 15/2/2003 của tổng công ty chè Việt Nam.
1


Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh:
 Sản xuất, xuất nhập khẩu chè và các mặt hàng khác
 Sản xuất và chế biến chè xanh và chè đen, kinh doanh chè nội tiêu.
 Kinh doanh xuất nhập khẩu chè, kinh doanh nông, lâm thủ sản, hương

liệu, hàng tiêu dùng.
 Kinh doanh xuất khẩu nguyên, nhiên, vật liệu, vật tư, máy móc thiết bị,
phụ tùng, phương tiện vận tải…..
Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là sản xuất chè đen bán thành phẩm từ
chè búp tươi. Sản lượng thu mua, chế biến hàng năm của công ty đạt từ 3.000
đến 3.500 tấn chè đen bán thành phẩm. Trong phạm vi của bài luận này, chúng
tôi tập trung xem xét tình hình sản xuất hiện tại, tính hữu ích khi áp dụng quản
trị sản xuất và tác nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo sự phát triển bền
vững và ổn định của công ty
Sản phẩm chính:
 Chè đen chế biến theo công nghệ Orthodox: OP, BOP, FBOP, P, Pekoe,
BP, PS, BPS, F, D và OPA
 Chè xanh: Gunpowder, chè xanh truyền thống Việt Nam, Chè xanh và
chè đen ướp hương hoa đóng túi nhỏ (tea bag), bao gói 100 gr đến
200gr/ gói hoặc hộp carton duplex; chè xanh OPA.
 Kinh doanh các mặt hàng nông sản thực phẩm khác.
Mô hình tổ chức hoạt động của Công ty:
2


Ban giám đốc Công ty
Phòng

Phòng

Văn

Kế

Kinh

phòng

hoạch

doanh

tổng

Tài chính

XNK

hợp

Giám đốc Nhà máy
Bộ

Bộ

Các

Bộ

Bộ

phận

phận

phân

phận

phận

điều độ

thống kê

xưởng

quản lý

phụ

sản xuất

tổng hợp

chế biến

kho hàng

trợ khác

2.2. Phân tích
Chè đen sơ chế được sản xuất từ đọt chè tươi theo phương pháp truyền thống
thông qua các giai đoạn: héo, vò, lên mem và sấy khô.
Các chỉ tiêu cảm quan của chè đen bán thành phẩm:

Tên chỉ

Ngoại hình

Màu nước

Mùi

Vị

tiêu
Loại
chè
Loại 1

Mặt chè xoăn, đen tự nhiên,

Đỏ nâu, có

có mảnh non chắc, có tuyết.

viền vàng

Tỷ lệ bồm, cẫng £ 6%
3

Thơm vừa

Đậm,

hơi dịu


Loại 2

Mặt chè tương đối xoăn, đen, Đỏ nâu

Thơm nhẹ

Đậm

Tỷ lệ bồm, cẫng £ 10%
Mặt chè ít xoăn, đen hơi nâu, Đỏ nâu hơi

Thơm nhẹ,

Đậm,

có mảnh non.

đậm, ít sánh.

thoáng mùi

hơi xít.

Tỷ lệ bồm, cẫng £ 15%
Mặt chè kém xoăn, màu nâu

Đỏ nâu hơi

chè già.
ít thơm, lộ

Đậm

đen, có mảnh hơi thô.

đậm, kém

mùi chè già. vừa,

có mảnh non tương đối chắc,
thoáng tuyết.
Loại 3

Loại 4

Tỷ lệ bồm, cẫng £ 25%

sánh.

xít.

Các chỉ tiêu hoá lý
Tên chỉ tiêu
1. Độ ẩm. %, không lớn hơn
2. Tỷ lệ vụn, %, không lớn hơn
3. Tỷ lệ tạp chất lạ, %, không lớn hơn
4. Hàm lượng chất hoà tan, %, không nhỏ hơn

5. Hàm lượng tanin, %, không nhỏ hơn

Mức
7,5
6,0
0,2
32,0
9,0

Quy trình tác nghiệp sản xuất chè đen bán thành phẩm
Gồm các công đoạn: Làm héo → Vò chè → Lên men → Sấy khô → Nhập kho.
Làm héo: Nguyên liệu nhập nhà máy được cân rồi chuyển lên phân xưởng
làm héo, để làm nước trong lá bốc hơi, từ 75-78% nước xuống còn 61- 62% tạo
ra những biến động lý hóa trong búp chè tươi. Làm héo tự nhiên cần độ ẩm
tương đối không khí là 60-70%. Héo nhân tạo bằng máy hộc làm héo thì cần độ

4


ẩm 28-30%, nhiệt độ không khí không quá 42º C. Lá chè trở nên mềm dẻo, đàn
hồi. Chất hòa tan giảm, tanin giảm, hương thêm, mùi hoa quả tăng lên.
Vò chè: Mục đích của vò chè là làm dập các tế bào lá chè, làm dịch chè tiếp
xúc với men oxy hóa xúc tiến quá trình lên men, tanin bị oxy hóa, tạo ra sản
phẩm đặc trưng cho hương vị màu sắc chè đen. Chè vò, sợi chè xoăn lại, giảm
thể tích, tiện bảo quản, đóng gói. Búp chè chuyển từ mày xanh vàng sang màu
hung nâu rồi màu đỏ đồng.
Thông thường vò 3 lần, mỗi lần 40-45 phút. Yêu cầu độ giập tế bào là 7580%. Tốc độ máy vò có thể thay đổi từ 40-60 vòng phút. Mỗi cối vò 150-200
kg chè héo (vò Liên Xô)
Sàng chè vò: Chè vò xong đưa sang máy sàng, phân thành các phần chè
phần I, phần II đem đi lên men. Chè phần III không lọt qua lưới, đưa vò tiếp

lần 2, sàng phân loại lần 2, rồi cho vò thêm một lần nữa, rồi sàng và đưa đi lên
men.
Lên men chè: Đây là giai đoạn quan trọng trong công nghệ chế biến chè đen
theo phương pháp truyền thống (OTD). Tanin bị oxy hóa dưới tác dụng của
men biến thành các sản phẩm có màu và hương vị đặc biệt của chè đen. Trong
sản xuất, lên men xảy ra ngày sau khí tế bào lá bị phá vỡ trong giai đoạn vò.
Lên men hoàn thành vào khoảng 2-3 giờ ở cuối giai đoạn vò chè . Giai đoạn
vò, lá chè từ xanh chuyển sang hung, giai đoạn lên men từ màu hung hung
chuyển sang màu đồng đỏ và có hương thơm dễ chịu, vị chè trở nên chát dịu.

5


Các yếu tố cần cho lên men là nhiệt độ, độ ẩm và chất xúc tác là men oxy
hóa có trong lá chè. Nhiệt độ cần cho lên men bình thường là 25ºC, độ ẩm
tương đối không khí là 95-98%.
Sấy chè: Sấy khô có mục đích đình chỉ quá trình lên men, làm khô chè, cố
định màu sắc chè đen và hình dạng cánh chè xoăn, thuận tiện cho bảo quản,
vận chuyển, phát huy hương thơm sẵn có và tạo ra một số chất thơm mới. Cánh
chè từ màu đồng đỏ chuyển sang đen bóng. Một số chất thơm của mùi táo chín
mất đi, hoạt tính của men bị tiêu diệt, các loại đường saccaro và tinh bột bị
caramen hóa tạo nên mùi thơm độc đáo.
Đóng gói chè bán thành phẩm nhập kho: Chè sấy khô xong (Bán thành
phẩm) được đóng gói nhập kho và bán cho các đơn vị chế biến thành chè thành
phẩm (để tiếp tục chế biến ra 7 loại chè như phần bài tập nhóm gửi kèm).
2.2.

Phân tích

Trước đây, quá trình chế biến tạo sản phẩm của công ty có nhiều tồn tại như:

- Việc thu mua nguyên liệu chưa đáp ứng đúng tiến độ sản xuất của doanh
nghiệp do phụ thuộc vào các nhà cung cấp. Tại công ty, chi phí nguyên liệu
chiếm khoảng 70% trong tổng chi phí. Tồn kho thường xuyên của công ty là
500 tấn/tháng với giá trị khoảng 25 tỷ đồng. Việc chưa tính toán được dự trữ
hàng tồn kho cần thiết là một yếu tố gây lãng phí.
- Máy móc chế biến còn chưa đồng bộ: hệ thống máy sàng, máy đấu trộn do
Trung Quốc chế tạo, hệ thống máy tách cẫng theo công nghệ Ấn Độ, máy
hút râu xơ theo công nghệ của Liên Xô → khả năng hoạt động hết công suất
6


của từng loại máy chưa được phát huy. Vị trí lắp đặt máy chưa hợp lý do
trước đây phải đầu tư bổ xung dẫn đến cự ly vận chuyển sản phẩm trong
thao tác chế biến còn lãng phí về thời gian. Năng suất lao động chỉ đạt 6,5
tấn/ca. Thời gian ngừng việc bình quân do máy hỏng hàng năm theo thống
kê từ năm 2005 đến 2007 là 155 giờ/năm chiếm 3,23% tổng số giờ máy ( Số
ngày sản xuất trong năm 300 ngày, 8h/ca x 2 ca/ngày).
- Lực lượng lao động trực tiếp của công ty chưa ổn định, khi vào vụ chế biến
chỉ đáp ứng được 80% nhu cầu, 20% còn lại phải bổ xung ngoài dẫn đến chi
phí thuê nhân công cao, trình độ tay nghề của công nhân không đồng đều
làm ảnh hưởng đến chất lượng chế biến sản phẩm.
Mục tiêu tác nghiệp dài hạn trong 5 năm tới mà doanh nghiệp dự định hướng
tới là chi phí, chất lượng, giao hàng và linh hoạt. Một vài giới hạn của các mục
tiêu có thể sử dụng để xác định số lượng của những hoạt động tác nghiệp dài
hạn được thể hiện tại bảng dưới. Mục tiêu 5 năm tới trong tương lai được so
sánh với năm 2007 của công ty và được so sánh với đối thủ cạnh tranh trong
cùng lĩnh vực kinh doanh với quy mô tương đương.
Để đạt được mục tiêu tác nghiệp đã đề ra ở trên, công ty cần triển khai việc
hoạch định tổng hợp trong quản trị sản xuất và điều hành. Hoạch định tổng hợp
là xác định số lượng sản phẩm và phân bổ thời gian sản xuất cho một tương lai

trung hạn, thường từ 3 đến 18 tháng. Để đáp ứng nhu cầu trung hạn đã được dự
báo, công ty phải tìm ra cách tốt nhất nhằm biến đổi mức sản xuất phù hợp với

7


mức nhu cầu và đạt hiệu quả cao. Các yếu tố có tác động đến sự biến đổi khả
năng sản xuất tại Công ty gồm:
- Khả năng sản xuất của nhà xưởng và máy móc thiết bị thường gọi là năng
lực sản xuất: Đây là yếu tố khó thay đổi nhất trên phạm vi thời gian trung
hạn, muốn biến đổi các khả năng này thường nhờ vào các kế hoạch dài hạn
như đầu tư phát triển sản xuất. Trong hoạch định tổng hợp năng lực sản xuất
là yếu tố không thể thay đổi được. Khả năng sản xuất của hệ thống trong
mỗi thời kỳ không thể vượt quá giới hạn được xác định bởi năng lực sản
xuất.
- Khả năng sản xuất của lực lượng lao động hiện tại: Tại công ty, khả năng
này có thể biến đổi bằng cách thuê thêm hoặc giảm bớt công nhân lao động.
Thời hạn cần thiết để có sự thay đổi này sẽ bao gồm thời gian tuyển dụng,
đào tạo huấn luyện để có khả năng tham gia vào quá trình sản xuất, cũng
như các thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giảm bớt công nhân.
- Khả năng làm thêm giờ của công nhân lao động so với điều kiện sản xuất
bình thường có một ý nghĩa lớn trong việc làm thay đổi mức sản xuất nhanh
chóng và trong kỳ ngắn hạn. Tuy nhiên, tại công ty cần chú ý sử dụng lao
động làm thêm giờ luôn có giới hạn về độ dài thời gian ngày làm việc và
khả năng giới hạn về sức lực của công nhân.
- Tăng ca: Tại công ty có thể áp dụng biện pháp này trong trường hợp nhu
cầu tăng công nhân và làm thêm giờ vượt quá giới hạn của một ca thì công
ty sẽ tổ chức thực hiện tăng ca.
8

- Yếu tố nguyên liệu: Là đối tượng của kế hoạch sản xuất ngắn hạn vì thời
hạn cần thiết để làm cho nguyên vật liệu sẵn sàng cho sản xuất ngắn hạn
nên nó thường ảnh hưởng và quyết định đến năng lực sản xuất. Tại công ty
việc điều chỉnh sự sẵn sàng này bằng các quyết định ngắn hạn là không thể
hoặc phải chấp nhận khoản chi phí lớn để dự trữ nguyên vật liệu, tuy nhiên
cần tính đến mức dự trữ hợp lý nhất.
Năm 2008, tại Công ty Thương mại Hồng Trà, với kế hoạch đề ra như trên, đã
từng bước thực hiện các mục tiêu tác nghiệp này như sau:
- Khả năng sản xuất của nhà xưởng và máy móc thiết bị: Tồn tại trong bố trí
máy móc thiết bị sản xuất như đã nêu trên của công ty là một thực tế cần
xem xét kỹ để có những điều chỉnh. Trong dài hạn công ty đã có kế hoạch
đầu tư bổ xung tổng thể toàn bộ dây chuyền sản xuất, tăng tính đồng bộ để
đạt được công suất sử dụng máy tối đa. Theo tính toán nếu đầu tư toàn bộ
lại hệ thống máy sẽ đạt năng suất 7,5-8 tấn/ca. Tuy nhiên công ty đã có
những bổ xung tương đối phù hợp trong từng hệ thống máy riêng biệt như
lắp đặt thêm máy sàng để đạt được 85% công suất của hệ thống máy tách
cẫng, đưa thêm các băng tải di động vào khoảng cách các hệ thống máy chế
biến ( trước đây do công nhân vận chuyển thủ công ), qua thống kê năm
2008 việc bổ xung này đã tăng được năng suất chế biến 300 kg chè thành
phẩm/ca. Thời gian hỏng máy trong năm giảm xuống còn 30 giờ do công ty
đã khắc phục bằng việc bảo dưỡng, hướng dẫn công nhân vận hành và thao
tác đúng quy trình.
9


- Công ty đã có những áp dụng linh hoạt trong quá trình sử dụng lao động.
Lực lượng lao động thường xuyên tại công ty gồm công nhân chế biến và
công nhân bốc xếp, công ty đã có điều chỉnh sử dụng số lao động bốc xếp
bố trí vào chế biến, số lao động chế biến thời vụ chuyển sang bốc xếp thời

vụ. Tuy việc điều chuyển này có phát sinh thêm chi phí đào tạo và trả bằng
lương công nhân chế biến nhưng đã ổn định được công nhân chế biến
thường xuyên. Hiệu quả từ điều chỉnh này đã giảm chi phí tiền lương trả
cho lao động năm 2008 của công ty xuống khoảng 5% với giá trị khoảng 50
triệu đồng. Dưới đây là đơn giá tiền lương trả công nhân lao động của công
ty :
+ Nhân công chế biến thường xuyên : 85.000 đ/ng/ca.
+ Nhân công bốc xếp thường xuyên

: 80.000 đ/ng/ca.

+ Nhân công chế biến thời vụ

: 80.000 đ/ng/ca.

+ Nhân công bốc xếp thời vụ

: 70.000 đ/ng/ca.

- Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và HACCP trong
quản lý và sản xuất. Thực tế cho thấy đã có rất nhiều thay đổi trong quá
trình hoạt động của doanh nghiệp, tiếp tục khẳng định và nâng cao vị thế
của công ty về chất lượng sản phẩm đối với bạn hàng.
- Yếu tố nguyên liệu: Như đã nêu trên dự trữ nguyên liệu của công ty thường
xuyên ở mức 500 tấn là khá cao do đặc thù phải dự trữ do không có nguồn
cung cấp ổn định. Thực tế tại công ty, với năng lực sản xuất hiện nay theo
tính toán của đơn vị nếu nguồn nguyên liệu cung cấp ổn định thì lượng dự
10

trữ thường xuyên ở mức 350 đến 370 tấn / tháng. Chi phí lãi vay tiết kiệm
được do giảm nguyên liệu dự trữ khoảng 780 triệu đồng/ năm. Chúng tôi
cho rằng Công ty cần có những biện pháp thiết thực nhằm đảm bảo được
nguồn cung cấp như: + ứng trước vốn cho các nhà cung cấp để giúp chủ
động thu mua chế biến tạo sản phẩm nguyên liệu cho công ty; + Hỗ trợ về
cán bộ kỹ thuật cho các nhà cung cấp trong sản xuất nguyên liệu cho công
ty nhằm tăng chất lượng sản phẩm; + Đảm bảo giá mua cao nhất có thể cho
các nhà cũng cấp để tạo sự gắn bó và trách nhiệm đối với công ty.

I.

Câu 2:

Sau khi học môn quản trị tác nghiệp tôi thấy có thể áp dụng các nội dung sau
vào công việc của doanh nghiệp cụ thể là:
- Công tác dự báo: Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản
xuất các sản phẩm về chè nên dự báo nhu cầu (doanh số bán hàng) của công ty
là rất quan trọng. Công ty có thể sử dụng phương pháp định tính để xác định
nhu cầu, doanh thu bằng cách tổng hợp doanh thu từ các nhà phân phối hàng
của công ty, điều tra thị trường người tiêu dùng và trên cơ sở giá đối thủ cạnh
tranh và lợi thế khác biệt của sản phẩm và hội đồng định giá của công ty đề
xuất giá cho phù hợp cho sản phẩm tại mỗi thời điểm. Ngoài ra Công ty có thể
sử dụng phương pháp dự báo chuỗi thời gian căn cứ vào số liệu thống kê trong
quá khứ và các yếu tố ảnh hưởng tới hiện tại và dự báo nhu cầu giá của chè
trên thế giới trên tạp chí để xác định nhu cầu.
11


- Áp dụng trong công tác lập kế hoạch tổng hợp và lập kế hoạch nhu cầu
nguyên vật liệu. Trên cơ sở dự báo nhu cầu trong từng thời vụ, một năm và

trong kế hoạch trung và dài hạn. Căn cứ vào khả năng máy móc thiết bị, lực
lượng lao động sẵn có đặt hàng đối các nhà cung cấp nguyên nhiên vật liệu,
phụ tùng chi tiết máy phục vụ cho sản xuất một cách phù hợp từng tháng, từng
quí, năm. Đối với nguyên nhiên vật liệu chính (lá chè tươi) được mua ổn định
từ nhà cung cấp nên không dự trữ nhiều tránh lãng phí dư thừa tồn kho vật tư.
- Không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm: Thông thường, người
ta rất dễ chấp nhận ý tưởng cho rằng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm
là phải tập trung cải tiến và nâng cao đặc tính kỹ thuật, sự hoàn thiện của sản
phẩm. Quan niệm này sẽ dẫn đến xu hướng đồng hóa việc đầu tư vào đổi mới
dây chuyền sản xuất, công nghệ sản xuất là nâng cao chất lượng sản phẩm.
Trong nhiều trường hợp, quan niệm này tỏ ra đúng đắn, nhất là khi sản phẩm
đang được sản xuất ra với công nghệ quá lạc hậu. Tuy nhiên, chất lượng đã
vượt ra khỏi phạm vi của sản phẩm. Doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm có
chất lượng và nhờ những sản phẩm tốt mà Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
được khách hàng tín nhiệm. Song muốn thật sự được người tiêu dùng tín
nhiệm, thì cùng với sản phẩm tốt, doanh nghiệp còn phải thực hiện một loạt
dịch vụ cần thiết khác như: bảo hành, hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng kỹ thuật
định kỳ và các dịch vụ phụ trợ khác.
Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp không chỉ bán sản phẩm tốt mà còn
phải giúp khách hàng giải quyết các vấn đề nẩy sinh trong khi sử dụng. Ví dụ
12


khi những sản phẩm đầu tiên của Nhật Bản bán ra thị trường nước ngoài, khách
hàng không thể đọc được các bản hướng dẫn sử dụng vì nó viết bằng tiếng
Nhật, nhưng sau đó họ đã rút kinh nghiệm và hàng hóa của Nhật ngày càng
được chấp nhận nhiều hơn ở nước ngoài.

III.

Kết luận

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, chất lượng sản phẩm nói
chung và chất lượng sản phẩm chè đen xuất khẩu của Công ty Thương mại
Hồng Trà nói riêng là yếu tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp
Trên cơ sở áp dụng các lý thuyết, kiến thức của môn học Quản trị hoạt động
vào thực tế công tác quản trị sản xuất và tác nghiệp hiện nay tại Công ty
Thương mại Hồng Trà sẽ góp phần đưa ra và làm rõ các giải pháp có thể xem
xét thực hiện nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty.

IV.

Tài liệu tham khảo

1. Giáo trình “quản trị hoạt động” – ĐH Griggs
2. Tài liệu được cung cấp bởi công ty Hương trà

13