THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP CỦA CÔNG TY

PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH
TRƯỞNG PX FLEXO
TRƯỞNG PX OFFSET TRƯỞNG CHẾ BẢN TRƯỞNG PX SÁCH TRƯỞNG PX GIẤY
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP
CỦA CÔNG TY
I Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp
Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, vì thế, công tác lập và thực
hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty khá chuẩn mực và nằm trong thể thống nhất
với các hoạt động quản lý khác nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng của
Công ty. Trong chuyên đề này, nhằm trình bày rõ được thực trạng công tác lập và
thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty, tác giả sẽ tập trung làm rõ một số điểm
chủ yếu sau:
- Tổ chức bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty: sự phân
công chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và phối hợp giữa các thành viên
trong bộ máy này;
- Các căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty;
- Các nội dung cơ bản của kế hoạch tác nghiệp điển hình đang được Công ty
áp dụng;
- Hoạt động thực hiện kế hoạch tác nghiệp (điều độ sản xuất) của Công ty:
phương pháp thực hiện, hoạt động theo dõi, phân tích…
1. Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất của Công ty
1.1. Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất:
Sơ đồ:
1.2. Phân công chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác
nghiệp:
Phó Giám đốc: là người thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành sản xuất-kinh
doanh của toàn Công ty.
Phòng kế hoạch: là đầu mối chính trong lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tác
nghiệp, thể hiện qua việc:
- Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng hỗ trợ Phó Giám đốc trực tiếp lập kế

hoạch sản xuất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng của khách hàng,
đảm bảo phù hợp với năng lực hiện có của Công ty;
- Kết hợp với Phòng Tổ chức để điều hành nhân lực, duy trì sản xuất ổn định;
- Kết hợp với Phòng kinh doanh: đề xuất nhu cầu vật tư để phục vụ sản xuất,
nắm bắt tình hình diễn biến của tất cả các loại vật tư để điều hành sản xuất
cho phù hợp;
- Trực tiếp điều hành công việc ở các bộ phận sản xuất bằng phiếu sản xuất và
chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc và kế hoạch giao hàng cho
khách;
- Điều hành tổ cơ điện trong việc theo dõi, bảo dưỡng và xử ly các hỏng hóc,
trục trặc kỹ thuật đảm bảo trạng thái sản xuất ổn định, liên tục;
- Tổng hợp các số liệu, thông tin về kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá và
rút kinh nghiệm, xử lý phù hợp, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất
ngắn, dài hạn cho từng bộ phận.
Trưởng các phân xưởng: có trách nhiệm tổ chức công tác ghi chép kết quả sản xuất
của phân xưởng, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, sản xuất, tình
trạng máy móc thiết bị, lao động với Phòng kế hoạch. Kết hợp với Phòng kế hoạch
lập kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho phân xưởng mình.
Phó trưởng các phân xưởng và các tổ trưởng: đóng vai trò như là các nhân viên
điều độ sản xuất tại bộ phận của mình, có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch sản
xuất, ghi chép và báo cáo sản xuất hàng ngày cho Trưởng phân xưởng.
Bên cạnh bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, Công ty đã thiết kế hệ
thống các bảng biểu mẫu cũng như quy trình, cách thức ghi chép, luân chuyển
thông tin cho việc lập kế hoạch, điều phối sản xuất ghi chép và theo dõi diễn biến
sản xuất bao gồm cả kết quả sản xuất, các yếu tố đầu vào, diễn biến sản xuất ở từng
cấp, ví dụ như các sổ, mẫu báo cáo Sổ tiếp nhận thông tin:
- Sổ theo dõi tiến độ thực hiện công việc;
- Phiếu sản xuất;
- Sổ theo dõi sản xuất;
- Báo cáo kết quả sản xuất của các phân xưởng;

- Sổ giao nhận nội bộ…
- Các quy trình sản xuất và ghi chép tại từng công đoạn sản xuất, dây chuyền
sản xuất
2. Căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp của Công ty được lập theo tháng, theo tuần và chịu ảnh hưởng
của 2 nhóm đơn hàng:
- Đơn hàng cho các kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ phù hợp với kế hoạch
năm do Tổng Công ty giao;
- Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng ngoài ngành và một số
thành viên trong Tổng Công ty không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ;
Mỗi loại trên có những căn cứ lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau.
- Với các đơn hàng cho nội bộ:
Hàng năm Tổng Công ty có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ
giao cho Công ty trong đó nêu rõ số lượng sản phẩm từng loại cần cung ứng
trong năm cho từng đối tượng/thành viên trong tổng. Công ty sẽ liên hệ với
các đơn vị thành viên để nắm rõ hơn lịch trình cụ thể cho các nhu cầu và lên
kế hoạch cho các tháng trong năm. Vì vậy kế hoạch tác nghiệp đối với các
sản phẩm này là tương đối rõ ràng và ổn định. Tuy nhiên, thực tế cũng có sự
điều chỉnh trong năm về số lượng và tiến độ các sản phẩm in như tạp chí còn
phụ thuộc cả vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng kế hoạch
cung ứng sản phẩm nội bộ tại Phụ lục…)
- Với các đơn hàng khác, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể dự
báo trước, do đó, kế hoạch tác nghiệp được lập dựa trên: các hợp đồng đã ký
với khách hàng; các hợp đồng dự tính ký được trong tháng do Phòng Kinh
doanh và Phòng kế hoạch đưa ra.
Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho các bộ phận của Công ty, Phòng Kế hoạch đã có
xem xét đến các yếu tố sau:
- Quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ của Công ty đã được thể hiện
thành từng quy trình sản xuất cho từng phân xưởng, từng bộ phận, trong mỗi
phân xưởng, có các công đoạn kỹ thuật khác nhau cũng đã được mô tả. Cán

bộ điều độ sản xuất tại Phòng Kế hoạch là những người đã hiểu được đủ các
quy trình công nghệ, các đặc tính kỹ thuật đặc trưng của từng loại sản phẩm
in cũng như các yêu cầu kỹ thuật của chúng như: thời gian chuẩn bị, thời
gian chạy cần thiết, thời gian cho các quá trình biến đổi tự nhiên của chất
liệu… và căn cứ vào đó để đưa ra các phân định về thời điểm, thời lượng cụ
thể cho các đơn hàng của từng bộ phận.
- Độ phức tạp của đơn hàng, yêu cầu của đơn hàng về thời gian chất lượng, độ
lớn của đơn hàng: Người tiếp nhận đơn hàng sẽ phân loại những đơn hàng
và đánh dấu vào những đơn hàng ưu tiên để trưởng phòng kế hoạch phối hợp
giữa các đơn hàng cho kịp tiến độ sản xuất chung và đáp ứng được yêu cầu
của khách hàng. Ví dụ đơn hàng gấp được làm trước, đơn hàng lớn được ưu
tiên, đơn hàng phức tạp được triển khai trước…
- Năng lực thực tế của Công ty về công suất, khả năng sản xuất: Trưởng kế
hoạch dựa vào báo cáo về năng lực công suất máy móc của các phân xưởng,
năng lực sản xuất của công nhân, khả năng kỹ thuật của Công ty, cân đối
năng lực sản xuất với yêu cầu của đơn hàng mà quyết định nhận đơn hàng
hay không. Từ đó xác định nhiệm vụ cho các khâu sản xuất các tổ tương ứng
theo khả năng.
- Tình hình cung ứng vật tư: Xem xét sự biến động của thị trường đầu vào,
mức độ tin cậy của nhà cung ứng, lượng tiền mặt hiện có để có thể chủ động
trong mua sắm vật tư đảm bảo kịp cung ứng theo đơn hàng.
Thực tế, tại Phòng kế hoạch, khi nhận đơn hàng căn cứ vào tiến độ giao giao hàng,
về vật tư, về năng xuất máy móc, năng xuất lao động tính toán, tổng hợp chính xác
nhiệm vụ của từng khâu, từng tổ sản xuất trong từng thời điểm sản xuất nhằm mục
đích đảm bảo tính kế hoạch ngay từ khi nhận lệnh sản xuất đến khi hoàn thành đơn
hàng. Dây chuyền sẽ hoạt động liên tục, tuần tự theo kế hoạch các khâu các tổ, mỗi
người công nhân nhờ đã nhận được nhiệm vụ cụ thể chính xác, có tính toán chặt
chẽ dựa trên cơ sở kế hoạch, vật tư được cung cấp đồng bộ cho sản xuất, về cơ sở
định mức và tiến độ sản xuất.
Khi nhận được nhiều đơn hàng thì khâu lập kế hoạch tác nghiệp kế hoạch tác

nghiệp cũng phải căn cứ vào tiến độ giao hàng và công suất của máy móc thiết bị
để chia nhỏ nhiệm vụ cho từng tổ, nhằm đảm bảo trong cùng một thời gian xưởng
vẫn vừa có thể thực hiện được đơn hàng khác không làm chậm tiến độ. Bởi ngay
khi ký hợp đồng kế hoạch đã ước tính được công suất của dây chuyền để có thể ra
lệnh sản xuất một cách chính xác, cũng như khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ cụ
thể cho từng khâu, công đoạn, từng tổ trong từng ca từng giờ sản xuất.
3. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty
Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty được thể hiện ở việc chuẩn bị và lập
kế hoạch cho 5 yếu tố sau:
- Lên lịch sản xuất cho từng tổ, xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của khách
hàng: thời gian, số lượng, chủng loại, quy cách;
- Lên kế hoạch mua và dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của
Công ty;
- Lên kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị;
- Kế hoạch tài chính ngắn hạn;
- Kế hoạch bố trí lao động;
- Kế hoạch bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và cho người lao động.
3.1. Lập lịch trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu
Lịch sản xuất trong tuần được lập cho từng đơn hàng từng, xưởng sản xuất theo sự
sắp xếp của Phòng Kế hoạch. Đồng thời với việc lên lịch sản xuất, Phòng Kế
hoạch kiểm tra tình trạng tồn kho nguyên vật liệu, phân tích nhu cầu nguyên vật
liệu cần có của các đơn hàng và yêu cầu Phòng Kinh doanh xem xét, mua hàng đưa
vào kho trước các thời hạn quy định để đảm bảo cung cấp kịp thời cho các tổ sản
xuất. Thứ tự thực hiện các đơn hàng được Phòng Kế hoạch sắp xếp dựa trên độ gấp
của đơn hàng kết hợp với các đặc điểm của đơn hàng đó, ví dụ như: mức độ phức
tạp của các khâu chuẩn bị chế bản, tách màu, bình bản...hay độ sẵn có của nguyên
vật liệu. Với các đơn hàng phải mất nhiều thời gian tách màu, chế bản làm film sẽ
phải ưu tiên hơn.
Trong một số trường hợp, khi đơn hàng cần các nguyên vật liệu đặc dụng mà Công
ty không sẵn có và không thể mua được nhanh chóng, phải chờ nhập khẩu hoặc

cung ứng… thì Phòng Kế hoạch sẽ điều chỉnh lại lịch sản xuất đơn hàng đó cho
phù hợp với khả năng đáp ứng nguyên vật liệu của thị trường.
Công tác lập kế hoạch tác nghiệp về mua sắm nguyên vật liệu được phòng Kinh
doanh tiến hành vào đầu tháng trên cơ sở phiếu sản xuất của phòng Kế hoạch gửi
sang. Phòng Kinh doanh mua theo kế hoạch dự kiến, do thị trường nguyên vật liệu
in khá phong phú, nên khi cần có thể mua ngoài được. Tuy nhiên có một số vật tư
trong nước chưa sản xuất được Công ty mua của các công ty nhập khẩu trong địa
bàn.
3.2. Kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị
Riêng nội dung bảo dưỡng máy móc thiết bị, chuẩn bị công cụ dụng cụ được Công
ty lập trước cho cả năm theo đặc tính và yêu cầu kỹ thuật của máy móc. Khi lập
lịch trình sản xuất cho từng bộ phận, Phòng Kế hoạch đã phải tham khảo kế hoạch
bảo dưỡng này để điều chỉnh cho phù hợp. (Xem Bảng kế hoạch bảo dưỡng máy
móc, thiết bị của Công ty tại Phụ lục 4) . Tổ cơ điện thuộc phòng Kế hoạch có
nhiệm vụ theo dõi tình trạng máy móc thiết bị, dựa vào yêu cầu kỹ thuật của từng
máy trưởng cơ điện lập kế hoạch bảo dưỡng cho từng loại máy. Việc lập kế hoạch
bảo dưỡng đòi hỏi phải phù hợp với thời gian sản xuất thường là vào chiều thứ 7
hoặc chủ nhật. Số lượng máy nhiều, mỗi một máy là một khâu sản xuất, việc lập kế
hoạch bảo dưỡng tránh được sự ngừng trệ của cả dây truyền sản xuất. Vì phần lớn
máy móc thiết bị hiện có đã có thời gian sử dụng tương đối dài nên công tác bảo
dưỡng phải được duy trì thường xuyên liên tục xem xét tình trạng máy móc tránh
sự hỏng hóc bất thường, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đơn hàng.
3.3. Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn
Hàng năm, Công ty đều có lập kế hoạch tài chính tổng hợp trong đó có đề cập đến
các hoạt động đầu tư cũng như cân đối các nguồn vốn lưu động đủ cho hoạt động
sản xuất đều đặn của Công ty (Xem Bảng cân đối nhu cầu vốn lưu động, Bảng kế
hoạch lưu chuyển tiền tệ tại Phụ lục 5,6). Tuy nhiên kế hoạch tài chính năm này
không chi phối nhiều đến hoạt động tác nghiệp mà công tác kế hoạch tài chính
ngắn hạn của Công ty chủ yếu được lập trên nguyên tắc cân đối thu chi. Cụ thể là:
Phòng Kế hoạch khi đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng sẽ xem xét các yếu

tố giá cả và lịch trình thanh toán phù hợp với thực tế sản xuất đơn hàng, tạo thuận
lợi cho khách hàng đồng thời đảm bảo được nhu cầu tài chính thực hiện đơn hàng
của Công ty như đưa ra các tỷ lệ thanh toán trước phù hợp. Các hợp đồng và lịch
thanh toán này được Phòng Kế hoạch chuyển sang Phòng Tài chính – Kế toán để
theo dõi và cân đối nguồn vào. Khi Phòng Kế hoạch đưa ra yêu cầu cung ứng vật
tư cho Phòng Kinh doanh, phòng này có trách nhiệm kiểm tra tổng nhu cầu cần
mua, xác định mức ngân sách và báo cho Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện
chuẩn bị dựa trên cân đối các đầu vào các hợp đồng. Đối với các đơn hàng cung
ứng nội bộ, cũng thực hiện tương tự như các khách hàng ngoài ngành khác, tuy
nhiên cân đối có thuận lợi hơn do đã có kế hoạch sản lượng của cả năm.
Ví dụ như trong hợp đồng in cho Canon, số lượng 30.000 cuốn, giá trị hợp đồng
330 triệu, yêu cầu ứng trước 40% (tức 132 triệu), Phòng Kế toán dự kiến sử dụng
ngay số tiền này thanh toán cho việc mua giấy đợt 1 để thực hiện đơn hàng, dự trữ
giấy in loại này trong kho không còn đủ cho thực hiện đơn hàng.
3.4. Sắp xếp và bố trí lao động, nhân lực
Hàng năm, Công ty có lập kế hoạch nhân lực cho từng tháng trong năm nhưng dựa
trên các kế hoạch mở rộng, đào tạo của Công ty_. Trong quá trình tác nghiệp hàng
tháng, tuần, Phòng Kế hoạch căn cứ vào số lượng công việc phải hoàn thành, thời
điểm hoàn thành nếu xét thấy phải điều chuyển lao động hoặc tuyển dụng lao động
thời vụ sẽ kết hợp với phòng Hành chính xem xét cân đối năng lực lao động hiện
có theo định mức lao động của từng bộ phận với lượng công việc họ phải hoàn
thành để tuyển dụng, hoặc thuê lao động đáp ứng nhu cầu công việc.
3.5. Kế hoạch bảo hộ, vệ sinh công nghiệp cho người lao động
Ngành nghề kinh doanh của Công ty là sản xuất/ cung cấp dịch vụ in ấn và sản
xuất giấy vệ sinh và khăn thơm các loại. Công nhân chịu ảnh hưởng nhiều của
nghề nghiệp, phải tiếp xúc nhiều với các loại hoá chất độc hại từ giấy và mực in,
bụi giấy ảnh hưởng nhiều đến sức khoẻ của công nhân. Công tác bảo hộ lao động
được chú trọng góp phần tao sự yên tâm cho công nhân sản xuất. Trong quá trình
sản xuất in ấn được sử dụng máy móc là chủ yếu, số lượng máy móc nhiều kích
thước máy lớn, vận hành bằng điện do vậy đảm bảo trang thiết bị an toàn lao động

phòng cháy chữa cháy phải luôn được đảm bảo. Vì vậy, trong công tác kế hoạch
tác nghiệp và kế hoạch chung của công ty cũng đề cập đến các nội dung này. Hàng
năm, công ty có lập kế hoạch mua sắm và trang bị thiết bị bảo hộ an toàn lao động
cho cả năm, chia ra từng tháng. Khi thực hiện kế hoạch sản xuất, Phòng kế hoạch
và Trưởng các phân xưởng theo dõi tình trạng trang bị và mức độ an toàn của các
phương tiện bảo hộ và có các biện pháp xử lý theo kế hoạch đã được lập. (Xem
Bảng kế hoạch bảo hộ lao động và vệ sinh công nghiệp tại Phụ lục 7,8).
3.6. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tiếp cận từ quan sát trình tự thực hiện
một đơn hàng
Hoạt động lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty giữa 2 nội dung lịch trình sản xuất
và nhu cầu vật liệu là rất đồng thời, ăn khớp thể hiện cụ thể qua từng đơn hàng. Vì
vậy, để thấy rõ hơn nội dung và cách thức lập, triển khai kế hoạch tác nghiệp của
Công ty, chúng ta khảo sát quá trình một đơn hàng được thực hiện như thế nào?
a. Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
Trưởng hoặc phó phòng kế hoạch đảm nhiệm việc xem xét hợp đồng kinh tế
hoặc Đơn đặt hàng kiêm báo giá (tính toán giá thành sản xuất dựa trên định
mức nguyên vật liệu tiêu hao đã được xác định của Công ty). Căn cứ vào đơn
đặt hàng người xem xét cần rà soát lại tất cả các yêu cầu liên quan đến sản xuất
(các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, số lượng) và cung ứng dịch vụ (thời gian, vận
chuyển, giao hàng, thanh toán) mà Công ty đã ký kết với khách hàng. Trên cơ
sở đó lập kế hoạch triển khai công việc đúng với yêu cầu của khách hàng.
b. Chuẩn bị kế hoạch và thiết bị, dịch vụ vật tư
Sau khi đã xem, xét các yêu cầu của khách hàng Trưởng hoặc Phó phòng kế
hoạch kiểm tra khả năng đáp ứng về thiết bị, dịch vụ hoặc vật tư của Công ty
hiện có.
Nếu Công ty không có khả năng đáp ứng về thiết bị hoặc dịch vụ, Trưởng hoặc
phó phòng kế hoạch lên kế hoạch xác định, lựa chọn và đặt hàng ở nguồn bên
ngoài (gia công ngoài).
Nếu nguồn vật tư hiện có của Công ty không đủ đáp ứng để thực hiện Đơn đặt
hàng, Trưởng hoặc phó kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư gửi

phòng kinh doanh để có sự chuẩn bị kịp thời các loại vật tư cần thiết.
Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ
đi kèm khác, Trưởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư đến
các Bộ phận liên quan để liên hệ, bố trí.
c. Giao nhận công việc
Sau khi đã có kế hoạch chuẩn bị về thiết bị, dịch vụ vật tư, Trưởng hoặc phó kế
hoạch tiến hành giao việc cho các cán bộ điều hành sản xuất để họ trực tiếp
triển khai, theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Quá trình
giao nhận việc được thực hiện thông qua Phiếu giao nhận việc. Trong quá trình
giao nhận việc giữa Trưởng kế hoạch và cán bộ điều hành sản xuất, mọi tài liệu
của khách hàng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng như mẫu, market, film,
bản can,... cũng được bàn giao cho cán bộ điều hành sản xuất. Trong trường
hợp là những sản phẩm định kỳ đã dược ký hợp đồng nguyên tắc. Trưởng kế
hoạch có thể chỉ định cán bộ điều hành sản xuất làm việc giao nhận trực tiếp
với khách hàng.
Cán bộ điều hành sản xuất được giao việc của Phòng kế hoạc thực hiện viết
phiếu sản xuất và giao việc đến các bộ phận sản xuất liên quan, bao gồm:
- Phiếu sản xuất thiết kế, chế bản cho Tổ vi tính Bộ phận Chế bản
- Phiếu sản xuất cho Bộ phận chế bản, in Offset, sách
- Phiếu sản xuất cho bộ phận Giấy, flexo và gia công
Các phiếu xản xuất được lập và giao cho các bộ phận thực hiện 1 bản, phòng
kinh doanh 1 bản và lưu lại kế hoạch 1 bản. Cán bộ điều hành sản xuất căn cứ
vào Phiếu sản xuất để xắp xếp, tính toán và ghi đầy đủ, chi tiết vào các mục yêu