ỨNG dụng hệ thống thông tin( ERP) vào Vinasoy

TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT................................................................................................3
1.1.

Khái niệm ERP....................................................................................................................3

1.2.

Đặc điểm của ERP..............................................................................................................3

1.3.

Các yêu cầu để triển khai hệ thống ERP.........................................................................4

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN..................................5
VỀ ERP CỦA NHÀ MÁY VINASOY.............................................................................................5
2.1.

Lĩnh vực và mô hình kinh doanh......................................................................................5

2.2.

Mô tả phần mềm, phần cứng, CSDL và hệ quản trị CSDL của Vinasoy....................6



Phần cứng.............................................................................................................................6



Phần mềm.............................................................................................................................6

2.3.

Hệ thống mạng LAN/WAN/INTERNET.........................................................................8



Hệ thống mạng WAN..........................................................................................................8



Hệ thống mạng LAN...........................................................................................................9

2.4.

Bảo mật thông tin, cơ sở hạ tầng và hệ thống máy chủ.................................................9

2.5.

Đội ngũ nhân sự................................................................................................................10

2.6.

Các chính sách quản lí và quy định vận hành và khai thác hệ thống:......................10

CHƯƠNG 3: THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN, THÁCH THỨC.....................................................12
CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ ERP.................................................12
3.1. Những thuận lợi, khó khăn, thách thức và các lợi ích mang lại Chiến lược:..............12


Thuận lợi:...........................................................................................................................12

3.2. Lợi thế cạnh tranh khi áp dụng hệ thống ERP vào quản lý doanh nghiệp.................13
3.3. Thách thức.............................................................................................................................13
KẾT LUẬN.......................................................................................................................................15

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

1


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

LỜI MỞ ĐẦU
Sự yếu kém và không hợp lý trong khâu quản lý các nguồn lực, các nguồn tài
nguyên trong doanh nghiệp có quy mô lớn là một trong những yếu tố khá lớn cản trở sự
mở rộng và phát triển của các doanh nghiệp. Các sai sót bắt đầu xuất hiện trong các khâu
từ nhận đơn đặt hàng, chuyển đơn đặt hàng về nhà máy đến khâu sản xuất hay bộ máy
quản lý bị cồng kềnh, thiếu tính hiệu quả làm ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc và
lợi nhuận đạt được. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp muốn bước lên quy mô vừa và lớn
phải có sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc quản lý một cách toàn diện với tính chính xác
cao, trơn tru trong các khâu của quá trình hoạt động. Hệ thống ERP chính là một giải
pháp như thế, một giải pháp phù hợp để tạo ra hiệu quả hoạt động cao cho doanh nghiệp

trong quá trình mở rộng quy mô kinh doanh. Nếu được áp dụng đúng cách thì hệ thống
ERP hứa hẹn sẽ là một công cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp. Vậy ERP là gì? Làm thế
nào để áp dụng ERP vào trong doanh nghiệp? Những thuận lợi cũng như khó khăn mà
doanh nghiệp phải đối mặt khi áp dụng ERP. Để trả lời cho những câu hỏi này nhóm 9
chúng em quyết định chọn đề tài “Trình bày ứng dụng HTTT về ERP và thực trạng ứng
dụng vào nhà máy sữa đậu nành Vinasoy”. Do khả năng tư duy còn hạn chế cũng như
việc thiếu thông tin về doanh nghiệp nên bài tiểu luận của nhóm không tránh khỏi những
sai sót, rất mong thầy đánh giá và cho ý kiến để bài tiểu luận của nhóm em được hoàn
thiện hơn. Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

2


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1.
-

Khái niệm ERP
ERP là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp,
bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp.

-

ERP là một hệ thống tổng hợp các quy trình kinh doanh trọng yếu của doanh

nghiệp dựa trên sự tích hợp gồm các mô-đun phần mềm và hệ thống cơ sở dữ liệu
tác nghiệp tập trung của doanh nghiệp.

-

Ý nghĩa của E, R, P trong thuật ngữ ERP:
 E: Enterprise (doanh nghiệp)
 R: Resource (tài nguyên). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm,
phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được.
Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến
nguồn lực thành tài nguyên.
 P: Planning (hoạch định) là kế hoạch, là một khái niệm quen thuộc trong
quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là một hệ thống ERP hỗ trợ
doanh nghiệp lên kế hoạch như thế nào?

 Tóm lại, ERP là một hệ thống giải pháp toàn diện, bao gồm việc tích hợp các công
cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quản
trị toàn bộ nguồn nhân lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài
liệu văn bản lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán…
được vận hành trơn tru trên một hệ thống gọi là hệ thống ERP.
1.2.

Đặc điểm của ERP

-

Có tính tích hợp.

-

Dùng chung một CSDL, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần trong hệ
thống.

-

Tránh sai sót dữ liệu.

-

Dễ dàng kiểm soát.

-

Hỗ trợ các công cụ dự báo, lập báo cáo.

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

3


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

 Ngoài ra theo Marcelino Tito Tore trong tài liệu hội thảo về: “Manufacturing
Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
-

ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh. Tích hợp có nghĩa
là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết,

cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống
nhất.

-

ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính. Những
cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm máy tính chỉ là hỗ
trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân
viên là các yếu tố quyết định.

-

Phần mềm ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có
nghĩa là hệ thống phải hoạt động theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Kế
hoach sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần, hệ thống sẽ
không hoạt động khi không có kế hoạch, các quy tắc, quy trình xử lý phải được
định trước.

-

ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ. Ai làm việc gì? Trách
nhiệm ra sao? Phải được xác định rõ trước.

-

ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Các phòng ban làm
việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một căn cứ.

1.3.

Các yêu cầu để triển khai hệ thống ERP
-

Cơ sở hạ tầng thông như các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và
tích tương hợp các mạng.

-

Mạng LAN phải có server tập trung kể cả trong điều kiện phân tán.

-

Phần cứng máy tính server và phần cứng máy tính phải được nâng cấp để
chạy được ERP.

-

Đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao.

-

Phải có cam kết của lãnh đạo cấp cao về thời gian làm việc và tiền bạc.

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

4


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

-

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu
của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
VỀ ERP CỦA NHÀ MÁY VINASOY
2.1.

Lĩnh vực và mô hình kinh doanh:
Được thành lập năm 1997 với cái tên Nhà máy (NM) Sữa Trường Xuân như

mong muốn sẽ trường tồn như mùa xuân. Khi đó, NM sản xuất nhiểu loại sản phẩm
khác nhau như sữa bò tươi, kem, sữa chua, sữa đậu nành… Tuy nhiên, quy luật
mạnh được yếu thua muôn thuở của thị trường đã đẩy NM Trường Xuân vào những
năm tháng đầy khó khăn, thử thách, tưởng chừng có lúc đã phải phá sản, kết thúc
sớm hành trình non trẻ của mình.
Thế nhưng, nhờ một phần từ sự may mắn khi sữa đậu nành được lựa chọn cung
cấp cho chương trình dinh dưỡng học đường do Bộ Nông nghiệp Mỹ tài trợ, và hơn
hết bằng niềm tin vững chắc vào đậu nành cùng nghị lực vươn lên mạnh mẽ,
Vinasoy, Thương hiệu ra đời từ năm 2005, bắt đầu được định hướng đúng đắn với
chiến lược tập trung duy nhất vào đậu nành. Kể từ đó trở đi, Vinasoy đã nhanh
chóng phát triển, luôn dẫn đầu thị trường sữa đậu nành Việt Nam với tốc độ tăng
trưởng trên 40%/năm.
Tính đến tháng 12/2017, Vinasoy tiếp tục giữ vững vị trí dẫn đầu với 90% thị phần
Sữa đậu nành bao bì giấy tại Việt Nam. Hiện tại, Vinasoy đang có 3 nhà máy tại
Quảng Ngãi, Bắc Ninh và Bình Dương với tổng công suất 390 triệu lít/năm, cung
cấp tương đương 1,5 tỷ sản phẩm mỗi năm cho cộng đồng. Đó cũng chính là một

sứ mệnh đặc biệt của Vinasoy: “Chúng tôi cam kết không ngừng sáng tạo và tối ưu
hóa nguồn dinh dưỡng quý báu từ đậu nành thiên nhiên để mang đến cộng đồng cơ
hội sử dụng phổ biến các sản phẩm chất lượng tốt nhất có nguồn gốc từ đậu nành.
Nhờ đó, không chỉ chúng tôi mà đối tác và cộng đồng xung quanh sẽ có được một
cuộc sống ý nghĩa hơn, tốt đẹp hơn và thịnh vượng hơn”
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

5


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Trong hành trình dài phía trước, Vinasoy sẽ tiếp tục định hướng phát triển tập
trung vào đậu nành đúng với tầm nhìn của chúng tôi: "Trở thành và được công
nhận là công ty hàng đầu về những sản phẩm dinh dưỡng từ đậu nành tại những thị
trường Vinasoy có hoạt động kinh doanh”.
Để hoàn thành Sứ mệnh và đạt đến cái đích cuối cùng của Tầm nhìn, Vinasoy
tiếp tục vun đắp những giá trị cốt lõi đã gầy dựng trong hơn 20 năm qua:
 Tâm huyết: nỗ lực không mệt mỏi nhằm đem đến những sản phẩm dinh
dưỡng tối ưu nhất từ nguồn đậu nành thiên nhiên đến cho người tiêu dùng.
 Đồng lòng hợp tác: gắn kết cùng các đối tác nhằm mang lại một cuộc
sống tốt đẹp, ý nghĩa & thịnh vượng hơn.
 Trong sạch & đạo đức: hành xử trung thực, đạo đức trong mọi hoạt động
và giao dịch.
 Sáng tạo: luôn đi đầu trong nghiên cứu và ứng dụng khoa học tiên tiến
trong công nghệ chế biến đậu nành nhằm cho ra đời những thương hiệu
mạnh, uy tín.
 Tinh thần Việt Nam: tự hào là một thương hiệu Việt, được kế thừa những

giá trị tốt đẹp “tương thân tương ái”, “uống nước nhớ nguồn” của người
Việt Nam.
2.2.

Mô tả phần mềm, phần cứng, CSDL và hệ quản trị CSDL của Vinasoy.

 Phần cứng:
Vinasoy đã xây dựng và triển khai cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm
hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ, hệ thống phục hồi sự cố và phần mềm quản lý
ứng dụng. những giài pháp này đã mang đến cho Vinasoy khả năng mở rộng hệ
thống, hiệu năng tối đa và mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.
 Phần mềm:
Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng CRM( Customer Relationship):
Vinasoy chủ yếu giao dịch với khách hàng trung gian. Vì vậy, với hệ thống phân
phối bao gồm 200 nhà phân phối và hơn 128000 điểm bán rộng khắp trên cả nước.
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

6


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Vinasoy hiểu rằng việc quản lý khách hàng trung gian, đội ngũ nhân viên bán hàng,
quản lí thông tin khách hàng và nắm bắt xu hướng thị trường là điều quan trọng
trên con đường xây dựng thương hiệu uy tín và phát triển bền vững.
Nguồn dữ liệu về khách hàng chủ yếu được nhập từ phần mềm DMS, hợp đồng
mua, hợp đồng đại lí, các chứng từ hóa đơn, biên bản giao nhận, nhân viên thị
trường, phiếu thăm dò khách hàng, thu thập thông tin trực tiếp và qua các hội nghị

khách hàng.
Phần mềm quản lý khách hàng được chia thành 3 phân hệ chính:
-

Thành phần

-

Công nợ

-

Kho hàng

Mỗi phân hệ là một chức năng riêng và được quản lý bởi một người có quyền và
trách nhiệm trong lĩnh vực được phân công.
 Hệ thống quản trị kênh phân phối sản phẩm sữa đậu nành:
Kênh phân phối trực tiếp: Hiện nay, kênh phân phối trực tiếp của công ty gồm
có nhân viên kinh doanh của Công ty, thực hiện việc giải quyết đơn đặt hàng qua
điện thoại, bán trực tiếp cho người tiêu dùng như: cấp phát sữa cho các cơ quan có
chế độ làm việc độc hại (nhà máy mì, trường học, nhà máy lọc dầu Dung Quất,…)
và trong nội bộ Công ty Đường Quảng Ngãi hay bán từ của hàng giới thiệu sản
phẩm được đặt trước cổng Công ty. Doanh thu tiêu thụ sản phẩm qua kênh phân
phối trực tiếp chỉ chiếm khoảng hơn 10% trong tổng doanh thu của công ty.
Kênh phân phối gián tiếp: Mô hình nhà phân phối, bên cạnh sử dụng kênh
phân phối truyền thống, công ty sử dụng kênh phân phối hiện đại qua siêu thị và
hình thức Horeca( Hotel- Restaurant- Café). Trong mô hình này, các nhà phân phối
sẽ mua hàng trực tiếp từ công ty với mức giá do công ty đưa ra đã có trừ một phần
chiết khấu. các nhà phân phối khi phân phối lại cho các trung gian sỉ và lẻ phải
thực hiện chiết khấu theo mức mà công ty yêu cầu. Người tiêu dùng sẽ mua hàng

với mức giá bán ra ở các điểm bán lẻ.
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

7


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Theo mô hình trên, công ty sẽ tìm kiếm, lựa chọn các đại lí và tiến hành ký kết
hợp đồng mua bán hàng hóa. Theo đó, các đại lí sẽ mua hàng trực tiếp từ công ty
với mức giá do công ty đưa ra. Sau đó, các đại lí tự nâng giá để bán cho các trung
gian phân phối. và cuối cùng, người tiêu dùng sẽ mua hàng với mức giá trần hoặc
có thể là giá thả nổi tùy thuộc vào khu vực thị trường.
 Hệ thống website của công ty
Để thương hiệu Vinasoy vượt ra khỏi phạm vi tỉnh thì phải kể đến sự góp
công của website chính cùng địa chỉ vệ tinh được cài đặt sẵn. “Đây chính là những
chiếc cầu nối Vinasoy đến mọi người”, anh Lê Hữu Phước, nhân viên phòng
CNTT khẳng định. Bởi theo anh Phước, website của Vinasoy không chỉ cung cấp
mọi thông tin liên quan đến doanh nghiệp, tính năng sản phẩm thương mại mà nó
còn là công cụ hỗ trợ cho nhà phân phối sản phẩm, nhân viên quản lý bán hàng và
bộ phận điều phối Logistics của Vinasoy thường xuyên tương tác với nhau. Nhờ
vậy, Vinasoy không còn bị động trong việc tiếp cận và xử lí thông tin cũng như
hoạch định thị trường. Ngoài ra, website cũng là địa chỉ để khách hàng chia sẻ
thông tin, đóng góp ý kiến trực tuyến với nhà sản xuất. Điều này giúp Vinasoy chủ
động điều chỉnh và hoàn thiện quy cách phân phối, bán hàng theo hướng chuyên
nghiệp, hiện đại.
Quả thật, chỉ cần vào website thì khách hàng đã có trong tay đầy đủ những
thông tin cần thiết như: mẫu mã, chi phí các loại sản phẩm mới, ngành nghề hoạt

động, năng lực sản xuất của doanh nghiệp mà không cần phải mất thời gian đến
tận nơi tìm hiểu. Điều này vừa giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn doanh nghiệp
phù hợp để hợp tác, vừa giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt và chỉ đạo kịp thời
các hoạt động sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, khách hàng và doanh nghiệp có thể
giao dịch trong mọi hoàn cảnh. Vừa tiết kiệm chi phí, thời gian vừa thể hiện sự
chuyên nghiệp của Doanh nghiệp. Đây chính là cái lợi lớn nhất mà website mang
lại cho doanh nghiệp.
 CSDL và hệ quản trị CSDL của Vinasoy:
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

8


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được tổ chức theo một cấu trúc nhất định để
có thể dễ dàng quản lý (đọc, thêm, xóa, sửa dữ liệu).
Bất cứ cơ sở dữ liệu nào sau khi được tạo ra cũng cần được lưu trữ lại. Quá trình
lưu cơ sở dữ liệu này được thực hiện qua việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ
liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là chương trình phần mềm giúp thực hiện việc lưu
trữ cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trị cơ sở dữ liệu khi lưu trữ cơ sở dữ liệu cần đảm
bảo được được tính cấu trúc trong cơ sở dữ liệu và ngoài ra cần phải hỗ trợ việc
đọc, chỉnh sửa, thêm và xóa dữ liệu trên cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng.
Cấu trúc CSDL khách hàng của Vinasoy:
Nguồn dữ liệu về khách hàng chủ yếu được nhập từ phần mềm
DMS, hợp đồng mua, hợp đồng đại lý, các chứng từ hóa đơn, biên
bản giao nhận hàng, nhân viên thị trường, phiếu thăm dò khách hàng,
thu thập thông tin trực tiếp và qua các hội nghị khách hàng.

Phần mềm quản lý khách hàng được chia thành 3 phân hệ:
-

Kho hàng

-

Thành phẩm

-

Công nợ
Mỗi phân hệ là một chức năng riêng và được quản lý bởi một

người có quyền và trách nhiệm trong lĩnh vực được phân công.
Hiện nay, Vinasoy chưa có một phòng ban nào chuyên trách
việc tạo lập hay quản lý thông tin của khách hàng, việc thu thập và
xử lý thông tin do nhân viên Phòng Kế hoạch kinh doanh đảm
nhiệm. Hiện tại chỉ có những thông tin mô tả như tên, tuổi, địa chỉ, doanh thu, sản
lượng

tiêu

thụ,

số

lượng

mua

hàng,…

được

lưu

giữ

trong hồ sơ và phần mềm DMS tại phòng Kế hoạch kinh doanh.
Nhìn chung, hoạt động thu thập, quản lý và phân tích thông tin
khách hàng của Vinasoy hiện nay chưa được quan tâm đúng mức,
chưa đáp ứng được nhu cầu đặt ra về công tác quản lý khách hàng.
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

9


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Hơn nữa, cấu trúc cơ sở dữ liệu không đủ sức nhận diện rõ khách
hàng.
2.3.

Hệ thống mạng LAN/WAN/INTERNET

 Hệ thống mạng WAN
Nhà máy Vinasoy hiện có 3 nhà máy đặt tại 3 tỉnh Quảng Ngãi, Bắc Ninh và

Bình Dương. Các nhà máy được liên kết với nhau bằng hệ thống mạng WAN với
hệ thống máy chủ được đặt tại trụ sở chính của nhà máy (địa chỉ: 2 Nguyễn Chí
Thanh, TP Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Ngãi).
 Hệ thống mạng LAN
Các máy tính của các phòng ban được liên kết với nhau bằng mạng LAN để có
thể chia sẻ dữ liệu với nhau một cách dễ dàng hơn.
Các thiết bị cần thiết:
Máy chủ là một máy tính có CPU tốc độ cao, RAM và ổ đĩa lớn, thường liên kết
với các thiết bị ngoại vi khác như máy in (printer), máy quét (scanner),…
Máy trạm đôi khi còn gọi là máy khách (client). Các máy khách kết nối với máy
chủ và có thể liên lạc với nhau thông qua máy chủ.
2.4.

Bảo mật thông tin, cơ sở hạ tầng và hệ thống máy chủ
Khi phát hiện ra các lỗ hổng an ninh, bị mất cắp, rò rỉ thông tin… thì mới nhận
thấy một thiếu sót quan trọng, rất thường hay bị bỏ qua là việc triển khai hoạt động
đánh giá, thẩm định bảo mật từ các tổ chức, công ty đánh giá bảo mật độc lập uy
tín.
Việc đánh giá bảo mật sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn cụ thể về hiệu quả của
chương trình an toàn thông tin, đặc biệt với hoạt động “mô phỏng tội phạm mạng”
sẽ giúp phát hiện được các lỗ hổng bảo mật cả bên trong lẫn ngoài hệ thống, nhằm
nâng cao mức độ an toàn thông tin.

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

10


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Để giải quyết triệt để bài toán an toàn thông tin doanh nghiệp thì nhất thiết phải
có cái nhìn và sự đầu tư chiến lược, thống nhất từ các cấp lãnh đạo đến việc thấu
hiểu và tự giác cao của toàn thể nhân viên công ty.
Vì thế, Vinasoy luôn có một sự chuẩn bị bài bản dài hạn, xây dựng cho mình một
chương trình an toàn thông tin toàn diện từ khâu phát triển chiến lược đầu tư như
thế nào cho hiệu quả, ít tốn kém nhất đến việc huấn luyện, tuyên truyền đến nhân
viên và quan trọng nhất cần thường xuyên tiến hành định kỳ đánh giá, thẩm định
bảo mật cơ sở hạ tầng và ứng dụng thương mại (Business Application) để nắm thế
chủ động đối với các rủi ro an toàn thông tin”.
Ngoài ra, Vinasoy còn có những chiến lược đầu tư thích đáng để nâng cấp hệ
thống an toàn thông tin từ việc trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng, bộ phận quản lý
bên cạnh công tác đánh giá, thẩm định và huấn luyện, tuyên truyền.
“Chính việc đầu tư chiến lược và đúng mức như thế sẽ mang đến những lợi ích
tích cực cho công ty khi mọi thông tin quan trọng được bảo mật, nâng cao hình
ảnh công ty với đối tác, nhà đầu tư và cả người tiêu dùng. Bên cạnh việc cập nhật
thường xuyên thông tin và kỹ thuật an toàn thông tin, chúng tôi đã sử dụng các
biện pháp thẩm định, đánh giá an toàn thông tin để kiện toàn và tối ưu nhất hệ
thống.” Ông Nguyễn Phúc Đức, Giám đốc An ninh thông tin (Chief Security
Officer) nhãn hàng Vinasoy chia sẻ.
2.5.

Đội ngũ nhân sự
Bộ máy nhân sự của công ty được tổ chức hết sức đơn giản theo mô hình trực
tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, người có quền quyết định cao
nhất trong công ty. Các phòng ban chức năng, phòng tổ chức hành chính, phòng
tài chính kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng nghiên cứu và phát triển sản
phẩm, phòng kĩ thuật sản xuất và các phân xưởng sản xuất.
Như vậy, mỗi bộ phận chức năng trong nhà máy tuy thực hiện các chức năng

nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có mục đích chung là đảm bảo sao cho quá trình

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

11


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

sản xuất và kinh doanh của nhà máy mang lại hiệu quả cao nhất, tiết kiệm được
chi phí nhất.
Hiện tại, Vinasoy có gần 2000 nhân viên trên khắp cả nước với đội ngũ CNTT
nhiệt huyết, nhiều kinh nghiệm góp phần vào thành công của nhiều dự án.
Về đào tào nguồn nhân lực CNTT, nhiều năm qua Vinasoy cũng đã quan tâm
công tác đào tạo nhân lực CNTT, nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của các cán bộ
làm công tác công nghệ thông tin nói riêng và cán bộ công nhân viên nói chung.
Vinasoy đã tổ chức các buổi giới thiệu, hội thảo, tập huấn các chuyên đề, giải pháp
công nghệ thông tin, phối hợp với các Tập đoàn, Công ty công nghệ thông tin
mạnh trên thế giới như IBM, Microsoft, VMWare, Oracle… để tư vấn giải pháp
công nghệ thông tin phát triển doanh nghiệp.
2.6.

Các chính sách quản lí và quy định vận hành và khai thác hệ thống:
Trong chiến lược phát triển bền vững của mình, Vinasoy không chỉ tập trung
đầu tư vào dây chuyền công nghệ sản xuất hiện đại, công tác Marketing, mở rộng
hệ thống phân phối, xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp mà còn hết sức chú
trọng việc đầu tư vào công nghệ thông tin, đặc biệt là trong công tác quản lý điều
hành, hướng đến việc sở hữu một giải pháp quản lý toàn diện, chuyên nghiệp, hiệu

quả toàn bộ các nguồn lực doanh nghiệp theo chuẩn quốc tế.
Qua hơn 2 năm nghiên cứu đánh giá nhiều giải pháp Hoạch định và quản trị
nguồn lực doanh nghiệp - ERP ứng dụng trong doanh nghiệp ngành hàng tiêu
dùng nhanh (FMCG), ERP của hãng phần mềm SAP (Walldorf - Đức) là hệ thống
đã tích hợp mạnh mẽ những quy trình quản lý sản xuất, kinh doanh tiên tiến, thực
nghiệm tốt (Best Practice), những chuẩn mực đối sánh, phân tích dự báo chuyên
sâu, phù hợp với quy mô, yêu cầu và mục tiêu chiến lược phát triển, do vậy
Vinasoy đã quyết định đầu tư giải pháp SAP ERP.
Vinasoy đã lựa chọn FPT là đối tác tư vấn triển khai với phạm vi giai đoạn I
dự án gồm 8 phân hệ cơ bản (FICO, MM, WM, SD, PP, QM, PM) và BI - SAP
Fiori từ trụ sở Vinasoy Corp đến các Nhà máy, Trung tâm trực thuộc.

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

12


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Mục tiêu đặt ra cho Ban chỉ đạo dự án, Ban quản lý và Đội nghiệp vụ kỹ thuật
Vinasoy vừa phải hoàn thành nhiệm vụ SXKD vừa đảm bảo triển khai dự án SAR
ERP đúng tiến độ và yêu cầu chất lượng, theo kế hoạch dự án sẽ được thực hiện 10
tháng qua 5 giai đoạn: Hoạch định dự án (Project Preparation); Thiết kế giải
pháp (Business Blueprint); Xây dựng kiểm thử (Realization - UAT); Chuyển đổi
hệ thống (Final Preparation) và Vận hành hỗ trợ (Golive Support),… hệ thống sẽ
được vận hành chính thức vào ngày 01/06/2018.
Sau khi hoàn thành, Vinasoy sẽ có một hệ thống quản trị vững vàng theo tiêu
chuẩn quốc tế, giúp tối đa hóa mức độ trao đổi thông tin, cải tiến và theo dõi chặt

chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí do loại bỏ được các
công việc, các quy trình thừa, không tạo ra giá trị gia tăng, cải thiện sự tương tác
giữa Vinasoy với khách hàng và Nhà cung cấp, giúp đạt được và duy trì lợi thế
cạnh tranh, từng bước nâng cao vị thế của doanh nghiệp.

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

13


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

CHƯƠNG 3: THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN, THÁCH THỨC
CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ ERP
3.1. Những thuận lợi, khó khăn, thách thức và các lợi ích mang lại Chiến lược:
 Thuận lợi:
Trước kia các phòng ban chức năng của VinaSoy thường sử dụng những phần
mềm phân mảnh như Foxpro, Excel, Lotus…do nhiều người viết, mỗi người một
phách, nhiều loại bảng biểu, chồng chéo và đôi khi còn “giẫm chân” lên nhau. Do
vậy giao thức chia sẻ dữ liệu giữa kế hoạch KD và kế toán tài chính rất khó khăn,
chưa kể đến những lĩnh vực khác như quản trị nguồn nhân lực, quản trị sản xuất
(SX)... Các dữ liệu trên đã có nhưng không thể chia sẻ cho bộ phận liên quan mà
phải cập nhật và thậm chí phải làm lại hoàn toàn từ đầu, vô ích và tốn kém.
Hiện nay, ranh giới chuỗi công việc giữa các phòng ban chức năng gần như
không còn nữa, mà nó luôn được nhìn nhận một cách tổng thể, xuyên suốt. Ví dụ,
nhờ nhận được kế hoạch bán hàng của kế hoạch kinh doanh (KD), phòng Kỹ thuật
SX chủ động về tiến độ, chủng loại sản phẩm để đáp ứng yêu cầu hàng tháng của
thị trường... Trước kia bộ phận điều phối Logistic của VinaSoy thường chỉ nắm

được chi tiết hàng bán ra cho nhà phân phối (SalesOut). Mọi thông tin về hàng tồn
kho lúc cần có kế hoạch đặt hàng và thanh toán thường gặp nhiều trở ngại, thậm
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

14


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

chí số liệu không chính xác, bỏ qua nhiều cơ hội bán hàng mà đáng ra sẽ có. Với
ERP trên mạng diện rộng kết nối gần 100 POS (Trạm nhà phân phối) với văn
phòng VinaSoy, bộ phận SalesControl có thể biết tường tận mọi số liệu hàng tồn
kho, công nợ của từng khách hàng, xuống sâu hơn nữa là tồn kho hằng ngày tại hệ
thống bán lẻ trên toàn quốc, cái mà trước đây là không tưởng khi đặt vấn đề quản
lý nó.
Nhà phân phối của VinaSoy cũng được hưởng lợi từ ERP: họ có thể đặt hàng qua
mạng và theo dõi tiến độ cấp hàng, tình hình thực hiện đơn hàng, để chủ động điều hàng
từ VinaSoy đến kho của nhà phân phối và các điểm bán.
Hệ thống hơn 65.000 điểm bán của VinaSoy cũng quản lý theo quy trình đã được
phân tích và chuẩn hóa. Từ diễn biến đặt hàng, thực hiện đơn hàng, chính sách bán
hàng từng ngày... số liệu được truyền về ngay hoặc trước 8 giờ sáng hôm sau (đối
với đơn hàng giao muộn) để SalesControl tập hợp gần 20 báo cáo phân tích, phản
ảnh chính xác bức tranh thị trường từ nhiều khía cạnh khác nhau. Từ đó BLĐ kịp
thời điều hành, chấn chỉnh để dành cơ hội mở rộng và phát triển thị phần.
Ngày 02/08/2017 tại Quảng Ngãi, Công ty Sữa đậu nành Việt Nam
Vinasoy chính thức khởi động dự án triển khai hệ thống “Hoạch định và quản trị
nguồn lực doanh nghiệp” - SAP ERP (Enterprise Resource Planning). Dự án được
Vinasoy hợp tác chặt chẽ với hai đối tác là Công ty Hệ thống thông tin FPT (FPT

Information System) và công ty TNHH SAP Việt Nam với tổng kinh phí đầu tư 46
tỷ đồng. Dự kiến khi đi vào hoạt động, hệ thống SAP ERP sẽ giúp Vinasoy quản
trị hiệu quả các nguồn lực doanh nghiệp theo mô hình chuẩn, chuyên nghiệp, đang
được các công ty hàng đầu trên thế giới hiện nay trong ngành hàng tiêu dùng
nhanh (FMCG) triển khai áp dụng.
3.2. Lợi thế cạnh tranh khi áp dụng hệ thống ERP vào quản lý doanh nghiệp
Nhờ các thuận lợi nói trên, VinaSoy tăng tính cạnh tranh do hoàn thiện dần quy
trình quản lý, kiểm soát hiệu quả quá trình SXKD, nâng cao năng lực điều hành,
tăng cường khả năng hợp tác, tiếp cận tốt hơn với các chuẩn mực quản lý tiên tiến.
3.3. Thách thức
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

15


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

Rào cản lớn trong triển khai ERP chính là việc phải thay đổi tư duy tổ chức,
quản lý, điều hành hoạt động SXKD, sự phối hợp giữa các phòng ban bộ phận.
Đặc biệt DN thường chưa lường hết khối lượng công việc, làm tiến độ triển khai
chậm trễ, đồng thời chưa thể tối ưu hóa những lợi ích vốn có của ERP.
Nếu ứng dụng các gói phần mềm cục bộ khó một thì triển khai ERP sẽ khó
mười, vì đây là một quá trình tiếp diễn liên tục. ERP là GP quản lý chứ không đơn
thuần là một phần mềm. ERP không hoàn toàn kết thúc sau bước Go-live hệ thống
mà phải chú trọng đúng mức và nâng cấp thường xuyên. Mặt khác, đặc thù ERP là
lắp ghép bởi nhiều phân hệ Modules, càng ngày càng mở rộng, “làm giàu” thêm
nhiều tính năng, liên quan đến nhiều bộ phận nghiệp vụ nên đòi hỏi các phòng ban
phải sẵn sàng tiếp nhận và phối hợp chặt chẽ với nhau trong từng mắt xích thông

tin, dữ liệu... Đổi lại ERP mang lại một tư duy và sự sẵn sàng trong công tác quản
lý điều hành.
Năng lực tổ chức của nhóm triển khai dự án, sự phối hợp giữa các phòng, ban
chức năng, đặc biệt là sự quyết tâm của các cấp lãnh đạo có ý nghĩa vô cùng quan
trọng, có thể quyết định hơn 70% khả năng thành công của dự án... Nếu không,
sau một thời gian kỳ vọng, nó sẽ trở thành gánh nặng tài chính cho DN. Cơ cấu
người đứng đầu nhóm dự án ERP thường phải là lãnh đạo DN, có trình độ quản lý,
kinh nghiệm phân tích hệ thống và khả năng, quyền hạn quyết đoán cao mới có thể
làm suy giảm hoặc triệt tiêu các mặt tiêu cực từ các mối quan hệ trong nội bộ. Tất
cả đều phải nhìn về một hướng, đó là lợi ích chung.
Nhóm thực hiện dự án luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn khi có những sự
cố không nằm trong kế hoạch, dẫn đến tình huống cả hai phía (DN và nhà triển
khai) chưa chắc có tiếng nói chung trong việc điều chỉnh kế hoạch và tiếp tục tiến
độ triển khai. Khi đó, hơn ai hết BLĐ hai bên phải cùng họp phân tích, giải quyết
mâu thuẫn và tiếp tục “lên dây cót” tinh thần cho cả hai bên. Không nên đẩy hết
tránh nhiệm lên vai nhóm quản lý dự án. Có vậy ERP mới hy vọng thành công,

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

16


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

cùng nhau tạo ra một môi trường bổ ích, giúp nhau hoàn thiện, tạo nền tảng vững
bền cho sự thăng hoa trong tương lai.

KẾT LUẬN

Với chiến lược tập trung chuyên biệt vào đậu nành suốt 20 năm hình thành và
hoạt động, Vinasoy hiện đang dẫn đầu ngành hàng sữa đậu nành bao bì giấy tại
Việt Nam với hơn 80% thị phần và thuộc Top 5 Nhà máy Sữa đậu nành lớn nhất
thế giới. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và thay đổi không ngừng của ngành hàng
FMCG, Vinasoy luôn nỗ lực để đón đầu những xu hướng mới của thị trường, áp
dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật trong nước và quốc tế trong mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, việc ứng dụng ERP giúp Vinasoy có một hệ
thống quản trị vững vàng theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp tối đa hóa mức độ trao đổi
thông tin, theo dõi chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí
do loại bỏ được các công việc/quy trình thừa, cải thiện sự tương tác giữa khách
hàng và nhà cung cấp. Hệ thống ERP mới này sẽ giúp Vinasoy đạt được và duy trì
lợi thế cạnh tranh, nâng cao vị thế và là trợ thủ đắc lực cho mục tiêu 1 tỷ USD của
Vinasoy.

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

17


TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 9

GVHD: THẦY TRẦN KIM TOẠI

18