Báo cáo thực tập đề tài giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng

MỤC LỤC

PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU
PHẦN II: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIẤY TỜ, HỒ SƠ PHỤC VỤ
CÔNG CHỨNG VÀ NHẬN DẠNG GIẢ MẠO GIẤY TỜ TRONG
HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
I. Giấy tờ, hồ sơ phục vụ công chứng
1. Giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản
2. Giấy tờ khác
II. Nhận dạng giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng
1. Nhận dạng chữ viết
2. Nhận dạng chữ ký
3. Một số đặc điểm về nhận dạng về giả mạo giấy tờ viết tay và in
4. Nhận dạng hình dấu giả trong giả mạo giấy tờ
5. Nhận dạng giấy tờ bị thay ảnh, ghép ảnh, thay trang
PHẦN III: TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN VỀ GIẢ MẠO GIẤY TỜ
TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ NHỮNG KỸ NĂNG
CẦN THIẾT CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN
I. Tình huống thực tiễn về giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng
II. Những kỹ năng cần thiết của Công chứng viên khi xử lý giả mạo
giấy tờ trong hoạt động công chứng
1. Kỹ năng xét giấy tờ
2. Kỹ năng xét người
3. Trang bị công cụ hỗ trợ cho công chứng viên
4. Khuyên các bên nên đến tận nơi xem kỹ tài sản giao dịch
5. Khuyên hoặc tự đi xác minh ở cơ quan cấp giấy, cơ quan đăng ký
6. Xác minh ở tổ chức hành nghề công chứng, nếu giao dịch được thực hiện
thông qua ủy quyền
7. Tra cứu thông tin giao dịch, ngăn chặn
8. Nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của Công chứng viên
PHẦN V: KẾT LUẬN

PHẦN I
LỜI MỞ ĐẦU

-1/13-

Trang
4
5

5
5
6
6
6
7
7
8
8
9

9
10
10
10
10
11
11
11
11

11
12


Trong xã hội, thuật ngữ tài liệu, giấy tờ được sử dụng rất phổ biến, đó là
những vật phẩm do con người tạo ra mà ở chúng có chứa đựng những giá trị tinh
thần hoặc những giá trị vật chất nhất định. Đồng thời chúng phản ánh một lượng
thông tin nhất định về sự việc, con người. Đặc biệt trong lĩnh vực công chứng,
giấy tờ có thể là đối tượng được chứng nhận và cũng có thể là vật chứa đựng căn
cứ pháp lý để chứng nhận các giao dịch khác.
Hiện nay xuất hiện nhiều trường hợp sử dụng giấy tờ, tài liệu giả trong các
hợp đồng, giao dịch liên quan đến các tài sản như nhà ở, quyền sử dụng đất... có
giá trị lớn, tại các tổ chức hành nghề công chứng để lừa đảo. Điều này gây bất an
cho các công chứng viên, người dân khi thực hiện giao dịch, họ có thể trở thành
nạn nhân bất cứ lúc nào.
Khi người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng tiếp xúc
với công chứng viên thì giấy tờ, hồ sơ chính là việc đầu tiên người yêu cầu công
chứng và công chứng viên cần trao đổi nghiên cứu trước tiên. Do vậy để bảo đảm
an toàn pháp lý cho các giao dịch cũng như cho các văn bản công chứng, công
chứng viên phải có kỹ năng nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu, hình ảnh trong
các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến việc công chứng. Như vậy Công chứng viên
sẽ góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường uy tín hoạt động của
ngành công chứng.
Bằng báo cáo thu hoạch dưới đây, em xin trình bày một tình huống thực tiễn
về việc giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng mà em đã nghiên cứu, tìm
hiểu, đồng thời kiến nghị một số giải pháp nhằm giảm thiểu tình trạng giả mạo
giấy tờ trong thực tế hoạt động công chứng.

PHẦN II
KHÁI QUÁT CHUNG

VỀ GIẤY TỜ, HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG CHỨNG VÀ NHẬN DẠNG GIẢ MẠO
GIẤY TỜ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
-2/13-


I.
1.

a)

•

•
•

•
b)

•

•
2.

GIẤY TỜ, HỒ SƠ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
Giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản
Khoản 1 Điều 40 Luật công chứng năm 2014 quy định:
“1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu
cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên
tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công

chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ
thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải
đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên
quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có.”
Theo quy định cụ thể tại điểm c, d nêu trên thì thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng
thì giấy tờ tùy thân và giấy tờ về tài sản như giấy chứng nhận quyền sở hữu,
quyền sử dụng tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký sở hữu là những giấy
tờ trọng yếu, những giấy tờ này không thể thiếu trong hồ sơ yêu cầu công chứng.
Về giấy tờ tùy thân theo quy định của pháp luật hiện nay gồm 4 loại:
Giấy chứng minh nhân dân quy định tại Nghị định Nghị định số 05/1999/NĐ-CP
ngày 03 tháng 02 năm 1999 của Chính phủ về Chứng minh nhân dân, Nghị định
số 170/2007/NĐ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2007 Nghị định 106/2013/NĐ-CP
ngày 17 tháng 09 năm 2013 sửa đổi bổ sung Nghị định 05/1999/NĐ-CP về chứng
minh nhân dân.
Thẻ căn cước công dân quy đinh tại Luật căn cước công dân năm 2014.
Hộ chiếu quy định tại Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/08/2007 về xuất
nhập cảnh của công dân Việt Nam và Nghị định 94/2015/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung
Nghị định 136/2007/NĐ-CP về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
Giấy chứng minh sĩ quan quân đội quy định tại Nghị định số 130/2008/NĐ-CP
ngày 19/12/2008 về chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam.
Về giấy tờ tài sản phải đăng ký sở hữu theo quy định gồm:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài
sản gắn liền với đất; giấy chứng nhận sở hữu nhà ở quy định tại Luật đất đai năm
2013 và Luật nhà ở năm 2014.
Giấy đăng ký ô tô, xe máy vv....

Giấy tờ khác
Tại điểm đ khoảng 1 Điều 40 Luật công chứng năm 2014 thì ngoài giấy tờ tùy
thân và giấy tờ về tài sản, tùy từng loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng
-3/13-


a)
b)
II.
1.
a.

•

•

b.
•
•
•
•

cụ thể thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản sao các giấy tờ khác có
liên quan theo quy định của pháp luật phải có, chẳng hạn:
Giấy tờ về hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch như Giấy khai sinh/Trích lục
khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, Giấy chứng tử/Trích lục khai tử vv....
Giấy tờ về cư trú theo quy định của Luật cư trú như Sổ hộ khẩu gia đình vv....
NHẬN DẠNG GIẢ MẠO GIẤY TỜ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG
CHỨNG
Nhận dạng chữ viết.

Tính chất chữ viết: Khi chữ viết được hình thành ở mỗi người, với chức năng là
phản xạ có điều kiện thì dạng chữ có hai tính chất cơ bản là tính riêng biệt và tính
ổn định. Hai đặc tính này là cơ sở khoa học quan trọng quyết định tính chính xác
của việc nhận dạng chữ viết tay.
Tính riêng biệt: Là biểu hiện sự khác biệt giữa chữ viết của người này với chữ
viết của người khác. Viết là cả một quá trình hoạt động phối hợp khá phức tạp của
cả một hệ thống các cơ quan trong cơ thể con người dưới sự chỉ huy của hệ thần
kinh trung ương là vỏ não. Mỗi người là một cơ thể riêng biệt khác nhau cả về thể
chất lẫn tâm lý và tinh thần, các yếu tố đó tạo nên sự khác biệt trong chữ viết của
mỗi người.
Tính ổn định tương đối: Chữ viết có tính bền vững tương đối cũng giống như một
thói quen, khi đã hình thành thì việc bỏ một thói quen không dễ, nó có tính ổn
định trong một thời gian khá dài, nhất là ở độ tuổi trưởng thành của mỗi người.
Tuy vậy chữ viết cũng có thể bị biến đổi ít nhiều do viết trong trạng thái tâm lý
khác thường....
Đặc điểm nhận dạng:
Mức độ điêu luyện của dạng chữ: Phản ánh khả năng thực hiện các chuyển động
của chữ viết của một người nhanh hay chậm, tự động hay không tự động.
Cấu trúc chung của dạng chữ: chân phương, đơn giản và phức tạp.
Chiều hướng của trục chữ: thẳng đứng, nghiêng phải, nghiêng trái.
Độ lớn của chữ:Chữ to 5mm trở lên, chữ nhỏ 2mm trở xuống và chữ trung bình.

2.

Nhận dạng chữ ký
Chữ ký là một dạng đặc biệt của chữ viết, nó không tuân theo một quy luật nhất
định mà là quy ước riêng của mỗi người nhằm xác nhận văn bản, giấy tờ của
người khác. Thực trạng hoạt động công chứng cho thấy bên cạnh việc giả mạo
chữ viết, con dấu, còn việc giả mạo chữ ký khá phổ biến, cụ thể như:
• Cố ý làm thay đổi chữ ký của mình

• Tạo ra chữ ký người khác: Ký theo mẫu có sẵn thì tập cho quen để ký và nhìn ký,
ký giả theo trí nhớ thì đã từng quan sát chữ ký thật, chưa có sự tập luyện.
3. Một số đặc điểm về nhận dạng về giả mạo giấy tờ viết tay và in.
a) Đối với thủ đoạn cắt dán
-4/13-


• Những vết hoen ố, ẩm ướt, nổi cộm của hồ dán và giấy dán. Phía sau tài liệu chỗ
bị dán có mầu sắc hoặc bị nhãn hoặc co ngót khác thường.
• Đường chân chữ và số không thẳng, trục chữ và số không thông nhất, khoảng
cách không đều, có sự sai lệch.
b) Đối với thủ đoạn tẩy xóa
• Tẩy xóa cơ học: Làm mất nội dung cần tẩy xóa bằng dụng cụ như: Tẩy cao su,
mũi dao hoặc vật nhọn khác.
+ Đặc điểm nhận dạng: Mặt tài liệu bị mất độ bóng do có nhiều vết trầy xước.
Giấy ở chỗ bị tẩy xóa sẽ mỏng đi. Các dòng kẻ, hoa văn trang trí bị phá hủy.
Chữ mới viết lên chỗ tẩy xóa bị nhòe, độ đậm khác thường. Có thể còn sót lại
những nét chưa tẩy.
+ Cách nhận dạng: Trước hết dùng mắt thường, dùng ánh sáng chiếu xiên, chiếu
ngược, chiếu Xuyên, kính lúp, kính hiển vi hoặc dùng bột màu nhỏ mịn láng
nhẹ lên chỗ nghi bị tảy xóa. Ngoài ra người ta còn dùng đèn cực tím để soi,
chỗ bị tẩy sẽ phát quang.
• Tẩy xóa bằng hóa chất: Làm mất nội dung tài liệu bằng tác động hóa học của một
số hóa chất như: Thuốc tím, Clo, một số axit loãng, rượu, cồn….
• Hình thưc tẩy:
+ Tẩy từng phần: Tẩy từng phần sẽ để lại vết loang và màu sắc giấy ở chỗ bị tẩy
bị thay đổi, nét chữ cũ bị phai nhạt, chữ viết vào chỗ tẩy sẽ bị nhòe, độ đậm
khác thường, chỗ bị tẩy sẽ phát quang dưới ánh đèn cực tím.
+ Tẩy toàn bộ: Nhúng toàn bộ tài liệu ( trừ phần con dấu và chữ ký nếu có) vào
dung dịch chất tẩy, sau đó làm khô.

+ Đặc điểm nhận dạng: Gi ấy có thể bị co lại, mặt giấy có nhiều nếp nhăn, độ
bóng tự nhiên bị giảm, độ thẩm thấy mực viết, in cao hơn. Giấy có thể bị bở
hơn do bị tác động của hóa chất, mầu sắc giấy nhợt nhạt, không tự nhiên.
+ Cách nhận dạng: Trước hết dùng mắt thường, dùng ánh sáng chiếu xiên, chiều
ngược, chiếu xuyên. Ngoài ra người ta còn dùng đèn cực tím để soi.
4. Nhận dạng hình dấu giả trong giả mạo giấy tờ.
Để đạt được mục đích giả mạo giấy tờ, thủ phạm đã tạo ra hình dấu giả trong
nhiều giấy tờ bằng cách dùng dao để khắc dấu hoặc các phương tiện công cụ
khác như in lưới, tô vẽ, com pa, dùng các công cụ chuyên nghiệp khác.
• Đặc điểm nhận dạng:
+ Hình dạng thô, méo, khoảng cách giữa các vành dấu không đều và thường xa
hơn bình thường.
+ Trục chữ nằm ở vành ngoài hình dấu giả không xuyên qua tâm.
+ Đường nét không liên tục.
+ Kiểu chữ không đúng quy cách.

-5/13-


•

•

5.
a.

•

•

•
b.
•

+ Đường nét không tự nhiên, nét to nét nhỏ đậm nhạt khác nhau.
+ Các chi tiết nhỏ và khó như quốc huy, quốc hiệu không thể hiện đầy đủ và
thường đọng mực.
Ngoài những thủ đoạn trên thủ phạm còn đồ tô lại hình dấu bằng giấy than hoặc
tạo vết hèn bằng vật nhọn, sau đó tô lại bằng mực đỏ hoặc thông qua ánh sáng
ngược để đồ lại.
Đặc điểm nhận dạng: Hình dấu tương đối dấu thật, bố cục nội dung khá cân đối,
nhưng đường nét cong queo, gẫy khúc, mực phân bố không đều, có nét gấy than
hoặc nét hằn sang mặt sau.
Nhận dạng giấy tờ bị thay ảnh, ghép ảnh, thay trang.
Nhận dạng giấy tờ bị thay ảnh, ghép ảnh:
Trong hoạt động công chứng công chứng viên thường gặp rất nhiều trường hợp
các giấy tờ bị thay ảnh, ghép ảnh chứng minh nhân dân, hộ chiếu, các loại thẻ,
giấy phép lái xe….. và nhiều loại giấy tờ có gián ảnh khác.
Có một số thủ đoạn như sau:
Bóc ảnh cũ thay ảnh khác và tạo phần dấu nổi.
+ Đặc điểm nhận dạng: có mâu thuẫn về độ mới cũ giữa ảnh và giấy có vết
xước, rách trong và ngoài khung ảnh, do cùng vật cứng, nhọn tạo hình dấu nối
trên các chi tiết của dấu không rõ ràng, đường nét thô gãy, đường viền dấu trên
ảnh và giấy không liên tục méo mó.
Bóc ảnh cũ thay ảnh mới và tạo hình dấu nổi.
+ Đặc điểm để nhận dạng: có mâu thuẫn về chất lượng ảnh và giấy, hình dấu
méo mó, đường viền không liên tục do phải dán ảnh đúng vào khung quy định.
Ghép ảnh: dán ảnh và tạo hình dấu nổi trên một tài tài liệu giả hoàn toàn.
Nhận dạng giấy tờ bị thay trang.
Đặc điểm nhận dạng:

+ Dạng chữ ở các trang không cùng loại,
+ Có sự khác nhau về mực giấy, số thứ tự của trang hoặc một số tờ có thể không
phù hợp, trang mới.
+ Số thứ tự của trang hoặc một số từ có thể không phù hợp.
+ Trang mới và trang cũ khác nhau về độ mới cũ, độ sờn mép giấy, độ sáng của
màu giấy.
+ Nội dung có thể không thống nhất, sai lệch về dòng.
+ Xuất hiện vết đóng lại, ghim lại
+ Khác nhau về phương pháp chế bản, phương pháp in, kiểu chữ cũng khó giống
nhau.
PHẦN III
-6/13-


TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN
VỀ GIẢ MẠO GIẤY TỜ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
VÀ NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN
I.

TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN VỀ GIẢ MẠO GIẤY TỜ TRONG HOẠT
ĐỘNG CÔNG CHỨNG
Ông Lại Văn X sinh năm 1950 và vợ là Bà Hoàng Thu L sinh năm 1955
muốn chuyển nhượng quyền sử dụng đất của mình tại tỉnh Bắc Ninh cho ông
Trần Trọng Y sinh năm 1977 và vợ là Bà Nguyễn Lan A sinh năm 1980 và có đến
Văn phòng công chứng V, tỉnh Bắc Ninh và gặp công chứng viên Nguyễn Văn H
yêu cầu soạn thảo và công chứng “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất”,
sau khi Công chứng viên yêu cầu xuất trình bản sao giấy tờ tùy thân, đăng ký kết
hôn, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sau khi thụ lý hồ sơ Công chứng viên H
tiến hành kiểm tra chứng minh nhân dân và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
giấy đăng ký kết hôn.

Sau khi kiểm tra công chứng viên H thấy bản sao giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất của vợ chồng Ông X, Bà L tại mặt sau trang bổ sung giấy chứng nhận
có những đường nét của chữ viết tay không đường liền mạch, chỗ mờ chỗ nét,
công chứng viên H đã hỏi Ông X về nguồn gốc, tình trạng nhà, thì Ông X có dấu
hiệu lúng túng, ngập ngừng khi trả lời câu hỏi, nghi ngờ Ông X là có dấu hiệu
khả nghi, nên công chứng viên đã kiểm tra kỹ giấy tờ bản gốc thì phát hiện giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất của Ông X đã chuyển nhượng hết phần diện tích
đất ở và một phần đất nông nghiệp nhưng trên trang bổ sung giấy chứng nhận đã
có dấu hiệu cạo và tẩy xóa ghi bằng tay là đất ở còn lại diện tích là 75 m2, sau
một quá trình trao đổi thì Ông X đã kể lại do đã bán cho gia đình khác trước đây
nhưng không biết họ cắt hết đất ở chỉ còn lại đất vườn và trang bổ sung đã bị tẩy
xóa ghi lại nên không biết. Sau đó công chứng viên đã từ chối công chứng, giải
thích quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.

II.

NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN KHI XỬ LÝ
GIẢ MẠO GIẤY TỜ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

1.

Kỹ năng xét giấy tờ
• Công chứng viên phải kiểm tra thật kỹ bản gốc giấy tờ được xuất trình mà ta cho
là bản thật 100% nhưng phải xem đến các chi tiết khác như: Mẫu giấy đó được
dùng thời điểm nào, quốc hiệu, tên gọi của cơ ban hành, mẫu con dấu…...
• Giấy tờ giả được thực hiện ngày càng tinh vi, nhưng nếu nhìn kỹ bằng mắt
thường công chứng viên vẫn có thể phát hiện ra nếu được kiểm tra cẩn thận. Một
số cách cụ thể để phát hiện giấy tờ giả như sau:

-7/13-

•

2.

•
•

3.

•

•

4.

•

+ Việc tẩy xóa trên giấy tờ: Nếu bằng cơ học thì thường lộ ra nhược điểm tại
nơi tẩy xóa mất độ liền mạch cần thiết, do có nhiều vết trầy xước; giấy ở chỗ
tẩy xóa sẽ mỏng hơn bình thường; Nền in ở vị trí tẩy, bao gồm cả dòng kẻ, bị
phá hủy; Chữ viết chỗ tẩy xóa có khi bị nhòe, độ đậm, nhạt của chữ cũng
khác; Các nét chữ xung quanh vùng tẩy có thể bị mất hoặc thay đổi màu; Các
nét viết, in sau khi tẩy xóa thường to, đậm, nhòe.
+ Xem xét chữ ký và con dấu: Chữ ký giả thường không tự nhiên, lưu loát,
đường nét run, gãy, không có mối liên kết các nét, nét bắt đầu và nét kết thúc
không sắc gọn…Với con dấu, nếu dấu giả khoảng cách giữa các vành thường
không đều; Đường nét không liên tục, tự nhiên; Nét chữ không thẳng; Kiểu
chữ không đúng quy cách; Bố cục các dòng chữ, hình không cân đối; Các chi

tiết như quốc huy, quốc hiệu khó thể hiện đầy đủ nên thường hay đọng mực,
mờ nhòe…
Bên cạnh đó, khi tiếp nhận giấy tờ, công chứng viên cũng nên sờ xem phần in
nổi của giấy tờ; Nghiêng trước ánh sáng để xem có nổi dấu chìm hay không;
Quan sát kỹ chữ ký xem có dấu vết của lực tỳ ấn khi ký hay không…
Kỹ năng xét người
Thực tế đã chỉ ra rằng, nếu CCV “chịu khó” tìm hiểu, hỏi các bên tham gia giao
dịch thì cũng góp phần đáng kể để phát hiện trong một số trường hợp giả mạo.
Tăng cường tìm hiểu qua đối thoại trực tiếp hoặc xem xét thái độ của các bên
tham gia giao dịch: thông thường những người dùng giấy tờ giả mạo thường
không biết hoặc biết nhưng không kỹ các vấn đề liên quan đến nhân thân, tài sản
trong hợp đồng giao dịch nên khi bị hỏi đến sẽ có sơ hở như không trả lời, trả lời
lúng túng hoặc không trả lời được. Nếu công chứng viên tìm hiểu kỹ, hỏi các bên
tham gia giao dịch thì cũng góp phần đáng kể để phát hiện trong một số trường
hợp giả mạo.
Trang bị công cụ hỗ trợ cho công chứng viên
Thực tế đã có trường hợp, công chứng viên dùng kính lúp nên đã phát hiện ra.
Tuy nhiên, cách phân biệt này cũng mang tính tương đối. Vì trên thực tế có
những loại giấy tờ làm giả rất cao, tinh vi phải có những thiết bị máy móc của cơ
quan chuyên ngành mới có thể phát hiện được.
Ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ trình độ cao cho các tổ chức hành
nghề công chứng, như sử dụng các máy quét dấu vân tay, máy soi, hệ thống
camera giám sát toàn bộ hoạt động công chứng như một số nơi đã áp dụng và
cũng đã mang đến một số hiệu quả nhất định trong việc phòng ngừa.
Khuyên các bên nên đến tận nơi xem kỹ tài sản giao dịch
Trước khi ký công chứng, công chứng viên nên hỏi bên mua đã đến tận nơi xem
kỹ nhà đất mà mình định mua hay chưa, vì chỉ có tới tận nơi, nói chuyện với
hàng xóm xung quanh… mới thấy được tận mặt tài sản, xác minh được người
giao dịch với mình có phải là chủ thật hay không.
-8/13-

5.

•

•
6.
•

7.

•

•

8.
•

•

•

Khuyên hoặc tự đi xác minh ở cơ quan cấp giấy, cơ quan đăng ký
Hiện nay, việc công chứng được thực hiện ở rất nhiều tổ chức hành nghề công
chứng khác nhau (có khi ở trong Thành phố hoặc các Tỉnh khác, ví dụ ủy quyền),
nhưng việc đăng ký, cấp giấy thì tập trung, ít đầu mối hơn. Do đó, khi công
chứng, CCV nên khuyên, hỏi bên mua xác minh, tìm hiểu tại cơ quan đăng ký,
cấp giấy về tình trạng pháp lý nhà đất chuyển nhượng như nhà đất hiện nay do ai
là chủ, giấy tờ cấp năm nào, vị trí, diện tích ra sao, hạn chế, quy hoạch thế nào?

Công chứng viên trong một số trường hợp nghi ngờ, cũng có thể tiến hành xác
minh.
Xác minh ở tổ chức hành nghề công chứng, nếu giao dịch được thực hiện
thông qua ủy quyền.
Khi tiếp nhận các giao dịch thông qua ủy quyền thì Công chứng viên nên xác
minh tại Tổ chức hành nghề công chứng nơi đã công chứng ủy quyền để biết có
ủy quyền hay không, trường hợp nếu có sửa chữa, thêm bớt thì có thể hiện trên
hồ sơ lưu hay không?
Tra cứu thông tin giao dịch, ngăn chặn.
Đối với các tỉnh, thành phố có hệ thống tra cứu thông tin giao dịch, ngăn chặn
các giao dịch liên quan bất động sản (hay còn gọi là mạng uchi) thì việc tra cứu
của công chứng viên là bắt buộc. Tuy nhiên đối với các tỉnh thành chưa có mạng
uchi thì việc có được thông tin giao dịch về tài sản còn khó khăn hơn.
Công chứng viên cần phải trao đổi thông tin với công an khu vực sở tại khi có
trường hợp khả nghi về giả mạo. Đã có nhiều trường hợp nghi ngờ giấy tờ giả,
công chứng viên gọi điện thoại yêu cầu công an đến thì họ đến chậm, có khi còn
không đến. Mà công chứng viên lại không có quyền hạn gì để giữ đương sự mãi.
Nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của Công chứng viên
Để hạn chế rủi ro trong hoạt động công chứng, trước hết các Công chứng viên
cần đăng ký là Hội viên Hội, Hiệp Hội ngành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh,
thành phố để được thường xuyên tập huấn, cập nhật thông tin nghề công chứng,
cần tham dự đầy đủ lớp bồi dưỡng, tập huấn về phát hiện giấy tờ giả do Sở Tư
pháp tổ chức. Cạnh đó, các tổ chức công chứng có thể mời cán bộ công an phụ
trách cấp giấy CMND về tập huấn cách phân biệt thật, giả cho CCV, chuyên viên
trong tổ chức mình.
Cơ quan chức năng cần tăng cường quản lý, kiểm soát chặt chẽ phôi giấy chứng
nhận, tránh để thất lạc như đã từng xảy ra. Cơ quan công an cũng cần kiên trì đấu
tranh, phát hiện, xử lý nghiêm khắc những hành vi giả mạo giấy tờ, con dấu để
lừa đảo.
Các CCV rất cần sự nhiệt tình hỗ trợ từ phía công an khu vực sở tại. Thực tế có

nhiều trường hợp nghi ngờ giấy tờ giả, CCV gọi điện thoại yêu cầu công an đến
thì họ đến chậm, có khi còn không đến. Mà CCV thì không có quyền hạn gì để
giữ đương sự mãi. “Giấy tờ giả thường liên quan đến những người dữ dằn. Họ
-9/13-


phản ứng rất dữ theo kiểu “tôi đến yêu cầu công chứng, anh chị không công
chứng thì trả hồ sơ cho chúng tôi đi chỗ khác”. Đợi mãi công an không đến thì
phải trả giấy cho người ta về thôi”.
• Việc xử lý những người dùng giấy tờ giả đi giao dịch công chứng cần nghiêm
khắc hơn. Không ít trường hợp cơ quan, tổ chức công chứng chuyển hồ sơ sang
cơ quan công an. Công an kết luận đúng là giấy tờ giả nhưng lại cho rằng nhóm
người này chưa gây ra hậu quả gì nên bỏ qua. Như vậy thì làm sao mà đủ sức răn
đe được.
PHẦN IV
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản công chứng bảo
đảm tính xác thực, hợp pháp. Như vậy kỹ năng nhận dạng giấy tờ giả mạo trong
hoạt động công chứng là vô cùng quan trọng không chỉ đối với trách nhiệm
ngành nghề của Công chứng viên, mà điều quan trọng là không để sai lệch bản
chất của giao dịch, giảm thiểu thiệt hại cho các bên tham gia giao dịch cũng như
ổn định xã hội.
Thực tế, vi phạm trong hoạt động công chứng, thời gian gần đây, tuy xảy ra khá
phổ biến, nhưng việc xử lý hình sự đối với người yêu cầu công chứng vi phạm lại
rất ít . Nguyên nhân, vì theo quan điểm của cơ quan tiến hành tố tụng thì chỉ khi
nào có đầy đủ căn cứ như bắt quả tang đối tượng có dụng cụ, phương tiện in ấn,
làm giả con dấu, giấy tờ của cơ quan nhà nước hoặc phải có hậu quả thiệt hại
thực tế xảy ra mới xử lý được tội “ Làm giả giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức”, “ Lừa đảo chiếm đoạt” theo quy định của Bộ luật Hình sự.
Nhìn chung kỹ năng nhận dạng giấy tờ giả mạo của công chứng viên cũng chỉ

hạn chế được phần nào, bởi lẽ công chứng viên cũng chỉ nhận ra trên cơ sở kinh
nghiệm xem giấy tờ lâu năm, tạo thói quen quan sát, nhìn, hỏi và sự hiểu biết xã
hội của công chứng viên vv... chứ công chứng viên không phải người có chuyên
môn nghiệp vụ về nhận dạng giấy tờ. Vì vậy để hạn chế toàn phần các hành vi
giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng, những người hành nghề công chứng
rất cần sự phối hợp chặt chẽ của các cơ quan chức năng khác để nghề công chứng
bảo đảm thực hiện được 100% vai trò và giá trị của mình trong xã hội.
Xin chân thành cám ơn!
HỌC VIÊN BÁO CÁO

-10/13-


-11/13-