quy trình rút tiền mặt tại công ty chứng khoán

QUY TRÌNH RÚT TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CHỨNG KHOÁN

Hiện nay tôi đang công tác tại một Công ty chứng khoán, tôi lựa chọn quy trình rút
tiền mặt, một quy trình thông thường nhất, diễn ra nhiều nhất trong Công ty để nghiên
cứu trong bài viết dưới đây:
I. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT
- TGĐ

Tổng Giám đốc

- Phó TGĐ

Phó Tổng Giám đốc

- GĐ

Giám đốc

- P.QLGD&TT

Phòng Quản lý Giao dịch & Thanh toán

- TSGD

Trưởng Sàn giao dịch

- TPMG

Trưởng phòng Môi giới

-

PPNV

Phó phòng nghiệp vụ

- NV

Nhân viên

- CBKS

Cán bộ kiểm soát

-

Kế toán giao dịch

KTGD

- KH

Khách hàng

-

Ngân hàng

NH

- SGDCK

Sở Giao dịch Chứng khoán

- TTLKCK

Trung tâm Lưu ký Chứng khoán

- UBCKNN

Uỷ ban Chứng khoán nhà nước


- TSC

Công ty Cổ phần Chứng khoán Thăng Long

II. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA QUY
TRÌNH
Tham gia vào Quy trình gồm có các thành viên với nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Phòng QLGD&TT:
1.1. Trưởng phòng:
a. Lên phương án và đưa ra kế hoạch làm việc của Phòng QLGD&TT để đem lại
hiệu quả làm việc cao nhất.
b. Đề xuất nhân sự cần thiết, tổ chức và phân công nhân sự của P. QLGD&TT để quá
trình thực hiện công việc kiểm soát thanh toán được diễn ra một cách liên tục,
đúng yêu cầu.
c. Giám sát việc thực hiện quy trình nộp tiền của các Phòng giao dịch đảm bảo đúng
qui định của Pháp luật và TSC.
d. Kiểm soát việc cân đối nguồn vốn thanh toán của khách hàng tại các P.GD đảm
bảo khả năng thanh toán cho KH.

e. Xử lý các tình huống trong quá trình thực hiện quy trình nộp tiền khi chưa cần có
sự can thiệp của cấp có thẩm quyền cao hơn.

1.2. Nhân viên quản lý thanh toán:
a. Nắm vững các quy trình nghiệp vụ của nhân viên quản lý thanh toán.
b. Trực tiếp trao đổi và làm việc với các phòng ban có liên quan để thực hiện công
việc được giao trong phạm vi của mình và báo cáo cho Trưởng/Phó phòng phụ
trách.


c. Bảo mật thông tin về khách hàng và thông tin liên quan đến công việc của Phòng.
d. Chấp hành nghiêm chỉnh các biện pháp phòng ngừa rủi ro do TSC quy định.
e. Thực hiện và chịu trách nhiệm do Trưởng/Phó phòng giao phó.

2. Sàn Giao dịch/Phòng Môi giới
2.1. Trưởng Sàn/Trưởng phòng:
a. Lên phương án và đưa ra kế hoạch làm việc của Sàn Giao dịch/Phòng Môi giới để
đem lại hiệu quả làm việc cao nhất;
b. Đề xuất nhân sự cần thiết, tổ chức và phân công nhân sự của Sàn Giao dịch/Phòng
Môi giới để quá trình thực hiện công việc giao dịch được diễn ra một cách liên
tục, đúng yêu cầu.
c. Xử lý các tình huống trong quá trình thực hiện quy trình nộp tiền khi chưa cần có
sự can thiệp của cấp có thẩm quyền cao hơn.
d. Giám sát việc thực hiện quy trình nộp tiền của các nhân viên trong phòng.
e. Chịu trách nhiệm về việc các vấn đề phát sinh từ quy trình nộp tiền tại phòng.
f. Đề xuất hỗ trợ và phối hợp với các bộ phận khác của Công ty trong việc thực hiện
quy trình nộp tiền.
g. Trưởng Sàn giao dịch và Trưởng phòng Môi giới giám sát việc đảm bảo cân khớp
số dư giữa tài khoản tiền gửi môi giới của Phòng và tài khoản tại Ngân hàng.
h. Giám sát việc xếp và luân chuyển chứng từ của phòng cho bộ phận, đơn vị có liên

quan.
i. Báo cáo P.QLGD&TT trong các trường hợp cần sự can thiệp của cấp có thẩm
quyền cao.


2.2. Đối với Nhân viên kế toán giao dịch/NV. Nghiệp vụ
Thực hiện hạch toán nộp tiền cho KH trong giờ quy định của các ngày làm việc.
a. Thực hiện hạch toán nộp tiền cho KH trên phần mềm theo đúng chứng từ gốc.
b. Chấm các phát sinh và theo dõi để đảm bảo cân khớp số dư tiền gửi môi giới giữa
tài khoản tại TSC và tại Ngân hàng.
c. Chấm, xếp chứng từ hàng ngày.
d. Bàn giao chứng từ cho Phòng kế toán theo đúng qui định của Công ty.
e. Nắm vững các quy trình nghiệp vụ của nhân viên kế toán giao dịch.
f. Trực tiếp trao đổi và làm việc với Khách hàng, Ngân hàng để thực hiện công việc
được giao trong phạm vi của mình và báo cáo cho Trưởng/Phó phòng phụ trách.
g. Bảo mật thông tin về khách hàng và thông tin liên quan đến công việc của
Phòng/Sàn

III. NỘI DUNG QUY TRÌNH RÚT TIỀN
A. Lưu đồ quy trình
1

Khách hàng điền thông tin
vào Giấy yêu cầu rút tiền

Saii
NV. KTGD/NV. Nghiệp vụ
2

nhận Giấy yêu cầu rút tiền và kiểm

tra CMTND và các thông tin UQ


3

Hạch toán rút tiền

4

Kiểm tra bút toán
giảm tiền

5

Duyệt bút toán giảm tiền

6

Ký, đóng dấu chứng từ rút tiền

7

Khách hàng nhận chứng từ qua Ngân
hàng rút tiền

8

Xếp, chấm chứng từ

9

Lưu chứng từ

Sai


B. Mô tả quy trình

Bước CV

7.1

Nội dung hoạt động

Người chịu
trách nhiệm

Khách hàng có nhu cầu rút tiền từ tài khoản GDCK:
 Khách hàng điền đầy đủ thông tin vào 01 liên

Khách hàng

giấy rút tiền đưa cho KTGD
 Khách hàng xuất trình CMTND
7.2

Kiểm tra thông tin trên giấy rút tiền, CMTND, số
tiền mặt trên tài khoản KH. Kiểm tra thông tin UQ
nếu người rút tiền là người được UQ
- Nếu không hợp lệ trả lại KH

KTGD/NVNV

- Nếu hợp lệ  thực hiện bước kế tiếp
7.3

Hạch toán giảm tiền cho KH:
 Ghi số bút toán, tài khoản nợ, tài khoản có trên
chứng từ gốc

KTGD/NVNV

 In 03 liên giấy lĩnh tiền mặt
7.4

Kiểm tra bút toán hạch toán giảm tiền, nếu sai thì

CBKS/PPNV

chuyển lại cho KTGD hạch toán lại
7.5

Duyệt bút toán hạch toán giảm tiền cho KH

7.6

Ký và đóng dấu vào giấy lĩnh tiền

CBKS/PPNV
TSGD/Bộ

phận văn thư

Tài liệu
tham
chiếu


7.7

KH nhận lại 03 giấy lĩnh tiền, sau đó mang sang NH

Khách hàng

ký và nhận tiền
7.8

Nhận sao kê tài khoản và sổ phụ từ NH, thực hiện
đối chiếu các giao dịch phát sinh trong ngày bảo
đảm khớp đúng.

KTGD/NVNV

Xếp chứng từ theo thứ tự.
7.9

Lưu chứng từ

KTGD

 Một số bất cập trong quy trình trên:

 KTGD/NVNV thường chỉ kiểm tra thông tin cá nhân như họ tên, số CMTND và
số tiền bằng số, bằng chữ của khách hàng, mà không kiểm tra xem chữ ký trong
Giấy yêu cầu rút tiền của Khách hàng với chữ ký gốc của Khách hàng trong Hợp
đồng mở tài khoản có khớp với nhau không.
 Việc hệ thống không hỗ trợ hiển thị đầy đủ các chữ ký mẫu của khách hàng khiến
CBKS/PPNV sau khi nhận Giấy yêu cầu rút tiền của khách hàng từ KTGD/NVNV
cũng chỉ có thể kiểm tra lại một lần nữa các thông tin cá nhân, xác nhận đủ tiền
cho khách hàng rút mà không thể đối chiếu được chữ ký trên Giấy yêu cầu rút tiền
và chữ ký gốc của khách hàng lưu trên hệ thống.
 Vì theo quy định thì Công ty chứng khoán không quản lý tài khoản tiền của nhà
đầu tư, mà phải là ngân hàng. Chính vì vậy, chứng từ sau khi được duyệt qua hệ
thống của Công ty chứng khoán thì sẽ được chuyển qua Ngân hàng để Ngân hàng
trả tiền cho khách hàng. Việc này khiến thời gian rút tiền của khách hàng lâu hơn,
thủ tục nhiều hơn.
 Một số biện pháp nhằm cải thiện quy trình được tốt hơn:


 Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin nhằm đảm bảo tất cả các chữ ký mẫu của
khách hàng đều được hiển thị trên hệ thống, phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát
của KTGD/NVNV và CBKS/PPNV.
 Nâng cấp và tìm giải pháp để hệ thống công nghệ của Công ty chứng khoán và
Ngân hàng có thể kết nối được với nhau, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho
khách hàng.
ÁP DỤNG NỘI DUNG MÔN HỌC VÀO THỰC TẾ CÔNG VIỆC

 Hệ thống sản xuất JIT/LEAN/TPS
Trong quá trình cạnh tranh, nhà quản lý luôn luôn tìm cách tiết kiệm chi phí, rút ngắn
thời gian sản xuất, giảm giá thành và nâng cao hiệu quả kinh tế. Just-in-Time là một
trong những công cụ được tìm ra nhằm đáp ứng yêu cầu này. Người Nhật đã phát triển
và hoàn thiện Just - In - Time vào những năm 1950 và biến nó trở thành một trong hai

trụ cột chính của hệ thống sản xuất rất hiệu quả, gọi là hệ thống sản xuất Toyota - (gọi tắt
là TPS). Hệ thống TPS sau này được gọi là "sản xuất đúng lúc" (Lean Manufacturing).
Ngay từ khi ra đời, Lean đã gắn liền với Just - In - Time và nhận Just - In - Time làm
một thành phần không thể thiếu được trong toàn bộ lý thuyết của nó.
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn cắt bỏ các lãng phí, giảm thiểu chi phí, nâng cao
hiệu quả hoạt động. Có một số lãng phí điển hình, gây ra việc tăng chi phí làm hoạt động
của công ty chưa được hiệu quả như:
 Lãng phí về văn phòng phẩm: các phòng ban đều sử dụng các loại văn phòng
phẩm, đặc biệt là giấy trắng rất lãng phí. Việc này có thể được loại bỏ bằng cách
xây dựng văn hóa tiết kiệm trong công ty, đồng thời tính chi phí về từng phòng
ban để cuối năm đánh giá thành tích, hiệu quả hoạt động.


 Lãng phí về thời gian: hiện nay nhiều quy trình trong công ty còn rườm rà, thủ
tục hành chính phức tạp, mất nhiều thời gian, làm giảm năng suất của nhân viên.
Vấn đề này buộc các phòng ban phải rà soát lại quy trình, cắt giảm các thủ tục
không cần thiết, sử dụng tối đa hiệu quả của công nghệ bằng cách gửi email.
 Lãng phí về nguồn nhân lực: hiện nhân sự của công ty vừa thiếu lại vừa thừa. Do
thời gian qua công ty tăng trưởng quá nóng, dẫn tới nhân sự cho các phòng ban
đều thiếu. Sau quá trình tuyển dụng ồ ạt, hiện nay tồn tại nhiều vị trí đòi hỏi phải
có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi nhưng chưa tìm được người phù hợp,
trong khi đó nhiều nhân sự tuyển dụng thời gian qua không đáp ứng được yêu
cầu. Việc rà soát, đánh giá nhân sự là rất cần thiết, cần làm ngay.
 Hệ thống sản xuất LEAN – Công cụ 5S
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ
quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi
thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp
dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
5S theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và
“SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SẴN

SÀNG” và “SÂU SÁT” .
Theo tôi 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi
trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp. Tôi nhận thấy khi xây dựng 5S
sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội
giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông
qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải
tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc.


Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch
sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh có hiệu quả hơn.
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, những thứ không cần thiết sẽ được loại
bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở
những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo
dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của
mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức
trong công việc.