quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty UDPI

I.Lời mở đầu
Như chúng ta đã biết con người là chìa khoá của sự thành công, là yếu tố
then chốt đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.Do đó việc sở hữu một đội
ngũ lao động giỏi chuyên môn, năng động, sáng tạo, chuyên tâm với công việc
luôn là niềm mơ ước, là sự khát khao và là nhu cầu cấp thiết của những người
đứng đầu doanh nghiệp. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết đó, ngày nay công tác
tuyển dụng nhân sự luôn được các nhà quản trị quan tâm và chú trọng hàng đầu,
họ không tiếc công sức đầu tư cho quá trình này với mong muốn xây dựng được
đội ngũ nhân sự có trình độ cao, kỹ năng tốt làm lực lượng nòng cốt giúp cho
doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững.Tuy nhiên trên thực
tế cho thấy các nhà lãnh đạo và quản trị không ngừng than phiền về chất lượng
nhân viên của mình.Họ cảm thấy thật sự thất vọng khi trải qua một quá trình
tuyển dụng công phu nhưng họ vẫn chưa tìm được những đối tác ưng ý.Vậy vấn
đề đặt ra ở đây là gì? Đó có phải là do quá trình tuyển dụng tại các doanh nghiệp
vẫn còn mang tính chất máy móc, chưa khoa học, bất hợp lý nên không đáp ứng
được nhu cầu của doanh nghiệp hay các nhà quản trị, lãnh đạo chưa thật sự đánh
giá đúng về vai trò của công tác tuyển dụng?
Lấy ý tưởng từ vấn đề trên tôi mạnh dạn đưa quy trình tuyển dụng nhân
sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư dự án Phát triển đô thị (UDPI), là đơn vị tôi đang
công tác làm chủ đề báo cáo.Với mong muốn thông qua báo cáo này sẽ tìm ra
được những điểm yếu, nhược điểm của quy trình tuyển dụng nhân sự từ đó tìm
ra các giải pháp khắc phục hiệu quả và hợp lý nhất cho doanh nghiệp.
II. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty UDPI.
Mọi quy trình tuyển dụng nhân sự đều được thực hiện theo các nguyên tắc
chung.Tuy nhiên, không phải vì thế mà mọi doanh nghiệp đều có quy trình tuyển
dụng giống nhau thậm chí nhiều khi trong cùng một doanh nghiệp, tuyển dụng
cho các vị trí khác nhau cũng có những phương thức tuyển dụng khác nhau.Vì
vậy, mặc dù quy trình tuyển dụng nhân sự của UDPI cũng theo các nguyên tắc


đó nhưng do đặc thù là công ty xây dựng nên cũng có những điểm khác biệt và

được cụ thể như sau:
Bước 1. Lập kế hoạch tuyển dụng:
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, các trưởng phòng chuyên môn hoặc
trưởng ban dự án sẽ tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng trong đó nêu rõ số lượng
nhân viên cần tuyển, vị trí cần tuyển, thời gian cần tuyển và các yêu cầu đối với
các ứng viên tham gia dự tuyển.Kế hoạch tuyển dụng sau khi được Ban lãnh đạo
Công ty phê duyệt sẽ chính thức chuyển sang phòng nhân sự để đưa vào thực
hiện.
 Nhu cầu tuyển dụng
- Nhu cầu ngắn hạn: Nhân sự được tuyển dụng theo các dự án của Công
ty trong một khoảng thời gian nhất định thường mang tính chất ngắn hạn.
- Nhu cầu dài hạn: Nhân sự được tuyển dụng để cộng tác lâu dài với
Công ty (tối thiểu là 1 năm).
 Số lượng, vị trí tuyển dụng
- Số lượng: Số lượng nhân sự yêu cầu tuyển dụng sẽ được xác định trên
cơ sở lượng nhân sự cần thiết đang thiếu của các phòng ban, dự án.
- Vị trí: Vị trí tuyển dụng sẽ được cân nhắc phụ thuộc vào nhu cầu giải
quyết công việc của các phòng ban, dự án.
 Thời gian tuyển dụng
- Nhu cầu ngắn hạn: Thời gian tuyển dụng sẽ được xây dựng theo thời
gian phát sinh của dự án
- Nhu cầu dài hạn: Thời gian tuyển dụng sẽ theo quy định của Công ty
chủ yếu là theo các đợt, kỳ tuyển dụng.
 Yêu cầu công việc


- Căn cứ vào mức độ công việc cần giải quyết mà các phòng ban, dự án
sẽ đưa ra các yêu cầu công việc cụ thể.
Bước 2. Xây dựng cơ sở tuyển dụng và xác định nguồn tuyển dụng
Sau khi nhận được kế hoạch tuyển dụng nhân sự đồng thời có quyết định

phê duyệt cho việc tuyển dụng, phòng nhân sự của Công ty sẽ tiến hành xây
dựng cơ sở tuyển dụng và xác định nguồn nhân sự cần tuyển dụng.
 Cơ sở tuyển dụng sẽ được xây dựng chủ yếu dựa trên các yếu tố:
- Căn cứ vào yêu cầu công việc của Công ty.
- Căn cứ vào trình độ, kinh nghiệm của các ứng viên tham gia.
- Căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh.
- Căn cứ vào kết quả phải hoàn thành của công việc.
 Xác định nguồn tuyển dụng:
+ Nhân sự tuyển dụng cho những công việc mang tính chất chuyên môn
thì nguồn tuyển dụng chủ yếu từ:
- Nhân viên của công ty giới thiệu
- Các trang tuyển dụng
- Các trường Đại học
- Các công ty Tư vấn nhân sự giới thiệu.
+ Nhân sự tuyển dụng cho những công việc mang tính chất lao động phổ
thông phục vụ cho các dự án xây dựng thì nguồn nhân sự chủ yếu từ:
- Nông thôn, miền núi
- Nhân viên của Công ty giới thiệu
Bước 3. Ra thông báo tuyển dụng và chọn lọc hồ sơ ứng viên.
 Ra thông báo tuyển dụng
- Đăng thông tin tuyển dụng trên các báo.


- Đăng tin trên mạng Internet.
 Thu thập và chọn lọc hồ sơ.
Phòng nhân sự tiến hành thu thập và loại bỏ các hồ sơ không phù hợp. Cụ
thể:
- Hồ sơ trình bày cẩu thả, sai chính tả
- Chuyên môn của ứng viên không phù hợp với vị trí cần tuyển
- Kết quả học tập thấp.

- Thay đổi liên tục về định hướng nghề nghiệp
- Quá độ tuổi quy định ở vị trí xác định.
- Hoàn cảnh gia đình, bản thân không phù hợp với công việc.
Bước 4. Kiểm tra kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của các ứng viên thông
qua các vòng sơ tuyển và phỏng vấn.
Sau khi loại hồ sơ thì phòng nhân sự tiến hành chuẩn bị cho giai đoạn tiếp
theo là sơ tuyển và phỏng vấn các ứng viên. Để thực hiện công đoạn này phòng
nhân sự phải tiến hành các bước như sau:
+ Sơ tuyển:
- Lập chương trình và thống nhất nội dung sơ tuyển.
- Gửi thông tin về thời gian, địa điểm và các yêu cầu chung đến các ứng
viên đến tham gia sơ tuyển.
- Kiểm tra kỹ năng và trình độ của ứng viên thông qua các bài kiểm tra
chuyên môn, trắc nghiệm, tiếng Anh, tin học, sự hiểu biết về vị trí tuyển dụng,
về công ty….
- Lưu kết quả sơ tuyển và lựa chọn các ứng viên tham gia phỏng vấn.
+ Phỏng vấn:
- Lập chương trình và thống nhất nội dung phỏng vấn.


- Gửi thông tin về thời gian, địa điểm và các yêu cầu chung đến các ứng
viên đến tham gia phỏng vấn.
- Tiến hành phỏng vấn.
- Lưu kết quả phỏng vấn và lựa chọn các ứng viên có kết quả cao.

Bước 5. Tuyển chọn và thông báo kết quả cho các ứng viên
Sau khi có kết quả phỏng vấn phòng nhân sự sẽ họp bàn với các trưởng
phòng chuyên môn, trưởng ban dự án về việc sẽ quyết định lựa chọn ứng
viên.Cụ thể:
- Thống nhất quyết định tuyển chọn ứng viên.

- Xem xét lại nguyên tắc chọn lựa cho thật phù hợp.
- Thống nhất về chính sách tiền lương, thu nhập cũng như điều kiện làm
việc của ứng viên được tuyển dụng.
- Lập báo cáo và gửi lên Ban lãnh đạo Công ty.
Bước 6. Thử việc
Sau khi thống nhất quyết định tuyển chọn ứng viên, phòng nhân sự sẽ
công bố kết quả trúng tuyển cho các ứng viên được chọn và mời các ứng viên
đến thử việc tại Công ty.
- Gửi thư mời thử việc tới các ứng viên trúng tuyển.
- Tiến hành ký hợp đồng thử việc 01 tháng
- Thoả thuận mức lương thử việc.
- Giới thiệu các nội dung cần thiết cho nhân viên thử việc như:
+ Lịch sử hình thành, phát triển của công ty.
+ Môi trường làm việc, văn hoá của Công ty.
+ Hướng dẫn các nội quy, quy định cần tuân thủ.


+ Hướng dẫn các trách nhiệm và nghĩa vụ nhân viên phải thực hiện.
+ Hướng dẫn tham gia khoá đào tạo dành cho nhân viên mới.
- Giới thiệu nhân viên thử việc với các phòng ban chuyên môn.
- Trao đổi với nhân viên thử việc về:
+ Bản mô tả công việc
+ Bản tiêu chuẩn chức danh
+ Bản báo cáo kết quả công việc
+ Giới thiệu nhân viên sẽ kèm cặp nhân viên thử việc
+ Môi trường làm việc.
+ Điều kiện làm việc
Bước 7. Tuyển dụng chính thức
- Tổng hợp đánh giá, nhận xét của các trưởng phòng chuyên môn,
trưởng ban dự án về kết quả làm việc của các nhân viên thử việc.

- Tiến hành thông báo tuyển dụng chính thức với các nhân viên thử việc
đạt yêu cầu.
- Thông báo kết quả tuyển dụng chính thức đến các bộ phận chuyên
môn trong Công ty.
- Tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức với các nhân viên đạt
yêu cầu.
- Thoả thuận về mức lương, thu nhập, mức độ đãi ngộ, điều kiện làm
việc đối với nhân viên mới.
III. Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty UDPI
1. Đánh giá
Trên đây là quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty UDPI mặc dù đây
là một quy trình tương đối khoa học, hợp lý kín kẽ tuy nhiên quy trình này vẫn
có một vài nhược điểm như sau:


1. Trong quá trình tiến hành kiểm tra kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của
các ứng viên thông qua các vòng sơ tuyển và phỏng vấn đôi khi thiếu sự chính
xác, không hợp lý do:
+ Nội dung kiểm tra được lặp đi lặp lại ít có sự chỉnh sửa nên đôi khi
không còn phù hợp và không giúp cho các ứng viên bộc lộ hết khả năng.
+ Nội dung kiểm tra đôi khi xa rời, không bám sát vào yêu cầu công việc
của Công ty dẫn đến tình trạng đôi khi ứng viên vượt qua các vòng sơ tuyển và
phỏng vấn đạt kết quả tốt nhưng thực tế khi tham gia công tác thì lại không đạt
yêu cầu.
+ Ứng viên bị gây áp lực thái quá trong quá trình phỏng vấn dẫn đến tình
trạng ứng viên thấy khó chịu và muốn rút lui và có thể Công ty đã bỏ qua một
ứng viên giỏi, có trình độ.
+ Có sự sắp xếp các ứng viên trúng tuyển vì có mối quan hệ thân thiết, do
đó nhân sự ứng tuyển chưa chắc đã đáp ứng được yêu cầu công việc.
2. Ban lãnh đạo Công ty chưa đánh giá đúng vai trò của công tác tuyển

dụng nhân sự do đó phó thác hết cho phòng nhân sự mà chưa có sự quan tâm
đúng mực.Cụ thể:
+ Chưa xây dựng các tiêu thức, quy định tuyển dụng theo tiêu chuẩn mà
chủ yếu dựa vào các bản kế hoạch, các tiêu thức của phòng nhân sự.
+ Chưa đi sâu đi sát vào quá trình đánh giá năng lực thực hiện công việc
của nhân viên mới mà chủ yếu ra quyết định tuyển dụng dựa trên đánh giá của
phòng nhân sự dẫn đến có những quyết định vội vàng, không chính xác.
2. Biện pháp khắc phục
- Công ty nên yêu cầu phòng nhân sự phối hợp các trưởng phòng chuyên
môn đưa ra các vấn đề kiểm tra sát với chuyên môn cũng như yêu cầu công việc
của doanh nghiệp.
- Phòng nhân sự nên xây dựng các tiêu thức tuyển dụng theo tiêu chuẩn,
khoa học, khách quan và công bằng.


-

Ban lãnh đạo Công ty nên theo dõi sát sao quá trình thực hiện công

việc của nhân viên mới, từ đó có những đánh giá chính xác, hiệu quả. Bên cạnh
đó việc quan tâm, chú ý đến nhân viên mới sẽ giúp cho ban lãnh đạo Công ty
phát hiện ra những tiềm năng, từ đó tạo cơ hội và điều kiện cho họ phát triển
năng lực cống hiến cho Công ty.
Câu 2
1.Áp dụng những nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp vào công
việc của doanh nghiệp.
Trong quá trình được học môn Quản trị hoạt động, tôi nhận thấy nội dung
về 7 loại lãng phí là nội dung thích hợp nhất để áp dụng vào Công ty UDPI.Dựa
trên nội dung này chúng tôi đã phát hiện được những loại lãng phí mà Công ty
đang gây ra đồng thời lên phương án loại trừ thích hợp.Là một Công ty hoạt

động trong lĩnh vực xây dựng nên trong quá trình thi công, vận chuyển, xây lắp
Công ty chúng tôi cũng không tránh được việc ít nhiều gây ra lãng phí.Mặc dù
gây ra lãng phí đã ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của Công ty nhưng tới
nay Công ty vẫn chưa có những biện pháp khắc phục kịp thời và hiệu quả. Cụ
thể:
- Lãng phí lưu kho: Đối với các dự án nhất là những dự án Nhà nước,
Công ty vẫn chưa cân đối được chính xác lượng nguyên vật liệu dự trữ dẫn đến
tình trạng nguyên vật liệu hay phải lưu kho gây ra lãng phí.
- Lãng phí vận chuyển: Với các dự án đang thi công đôi khi Công ty
chưa bố trí nhân sự vận chuyển nguyên vật liệu hợp lý dẫn đến tình trạng đôi khi
có 2 đến 3 nhân công được sử dụng để vận chuyển một xe sắt thép hoặc một
bao xi măng gây ra tình trạng lãng phí.
- Lãng phí chờ đợi: Trong quá trình thi công nhiều nhân công vẫn rơi vào
tình trạng chờ đợi khi máy móc vận hành (máy tời, máy trộn bê tông…) việc
phối hợp công việc giữa người lao động và máy móc chưa thật sự hợp lý.
2. Áp dụng kiến thức đã học đưa ra giải pháp loại bỏ lãng phí


- Để tránh lãng phí lưu kho: Căn cứ vào bảng dự toán, cân đối nhập
nguyên vật liệu cho hợp lý, hoặc chủ động liên hệ với các nhà cung cấp nguyên
vật liệu ở gần nơi thi công thoả thuận cung cấp nguyên vật liệu cho công
trình.Thực hiện được điều này Công ty vừa tiết kiệm được chi phí do lưu kho,
vừa đảm bảo dự án luôn có nguyên vật liệu cung ứng kịp thời.
- Lãng phí vận chuyển và lãng phí chờ đợi: Công ty tổ chức giao khoán
việc cho các tổ đội thi công, đồng thời yêu cầu tổ trưởng các đội bố trí nhân sự
cho hợp lý để đảm bảo tiến độ thi công, tránh tình trạng lãng phí như trên.
Kết luận:
Trong quá trình được học môn Quản trị Hoạt động, tôi nhận thấy rằng đây
là một môn học rất thiết thực và bổ ích.Môn học này đã giúp cho tôi có thêm
kiến thức, hiểu biết về các hệ thống sản xuất, các hoạt động tác nghiệp các yếu

tố đầu vào, đầu ra của một doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ.Thông qua đó nhìn
nhận ra được những ưu điểm, nhược điểm, những yếu tố bất hợp lý, chưa khoa
học trong quá trình sản xuất, tác nghiệp của doanh nghiệp mình từ đó có phương
hướng đề xuất đưa ra các biện pháp hữu hiệu nhằm cải thiện và nâng cao năng
suất của doanh nghiệp, đảm bảo mục tiêu, phát triển bền vững.
Tài liệu tham khảo :
1.Giáo trình Quản trị hoạt động của trường Đại học Griggs.