Các quy trình tác nghiệp tại công ty TNHH thép tuấn vân

Các quy trình tác nghiệp tại Công ty TNHH Thép Tuấn Vân
Sản xuất và tác nghiệp là quá trình tạo ra sản phẩm và dịch vụ.
Quản trị tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng
sản phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành
các yếu tố đầu ra.
Quản trị tác nghiệp có vai trò rất quan trọng. Quản trị tác nghiệp là
một trong những chức năng chính của bất kỳ tổ chức nào cùng với
Marketing và Tài chính.
Đối với một doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu đề ra của doanh
nghiệp, quá trình tác nghiệp được mô tả như sau:
- Góc độ lập kế hoạch: Bao gồm lập kế hoạch mua sắm vật tư,
nguyên liệu; kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị; kế hoạch sử dụng lao
động và kế hoạch cải thiện chất lượng
- Góc độ tổ chức: Tổ chức phân công công việc cho các bộ phận,
đơn vị; phân công cho nhân viên; phân giao máy móc, thiết bị, nguyên
vật liệu; quy định cách thức phối hợp làm việc,…
- Góc độ Lãnh đạo: Lãnh đạo cần phải xây dựng bầu không khí làm
việc hăng say, thật sự đam mê công việc, một môi trường làm việc đầy sự
phấn khích và vui vẻ. Bên cạnh đó, tạo được môi trường làm việc sạch sẽ,
an toàn, thúc đẩy nhân viên hợp tác, chia sẻ; đào tạo được nhân công; giải
quyết được những vấn đề khúc mắc giữa các cá nhân, bộ phận.
- Góc độ kiểm tra, kiểm soát: Kiểm tra tiến độ các kế hoạch, kiểm
tra mức tiêu thụ nguyên vật liệu, năng lực, nhân lực; kiểm tra chất lượng
sản phẩm.
Với yêu cầu đề bài là lựa chọn một quy trình tác nghiệp thông
thường tại một doanh nghiệp, tôi lựa chọn một công ty TNHH kinh doanh
thép mà tôi có tham gia quản lý cũng như điều hành ngoài giờ bởi nơi tôi
đang làm việc hiện tại là Viện Kinh tế Bưu Điện - một đơn vị sự nghiệp
nên quy trình tác nghiệp không được rõ nét. Chính vì vậy, tôi lựa chọn
1

Công ty TNHH Thép Tuấn Vân để phân tích và truyền tải thông điệp theo
yêu cầu của đề bài.
Công ty TNHH Thép Tuấn Vân được thành lập năm 2001, với vốn
điều lệ là 10 tỷ VND. Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là thép
chế tạo và hoá chất. Từ ngành nghề kinh doanh đặc thù như vậy, đối
tượng khách hàng chính của công ty cũng là những khách hàng đặc biệt,
chủ yếu là các nhà máy thuộc Tổng cục Quốc Phòng - Bộ Quốc Phòng.
Tính đến nay, Công ty đã đi vào hoạt động được 10 năm, với đội
ngũ Lãnh đạo của công ty cũng như đội ngũ các Trưởng phòng của công
ty đã có một bề dày kinh nghiệm. Thiết kế công việc và truyền tải nội
dung xuống các phòng kinh doanh và các cửa hàng được tập trung tại các
vị trí: Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, Trưởng phòng kế
hoạch và Trưởng phòng kinh doanh.
Quy trình tác nghiệp của Công ty:
Phòng Kế Hoạch
- Lập kế hoạch

Phòng Kinh doanh
Ban Lãnh đạo Công ty
- Từ đề xuất của - Xem xét, duyệt các

nguồn hàng do

Phòng kế hoạch, phương án.

các đối tác đặt

Phòng

kinh

hàng;

doanh

lên

- Lập kế hoạch tài

phương án nhập

chính năm tiếp

và

theo và tính toán

hàng cho các đối

khối lượng hàng

tác;

hoá sẽ phải tiêu
thụ trong năm;
- Báo

cáo

Ban

cung

cấp

- Lên phương án
nhập khẩu hàng
hoá (nếu các yếu

Lãnh đạo Công

tố

ty về phương án

nước thay đổi)

hàng hoá;

cần

trong

- Phân công công

2


- Chuyển

số

việc từng mảng

lượng hàng hoá

cho các cá nhân

cần xuất - nhập

trong phòng ;

trong năm cho
phòng

kinh

doanh

Quy trình tác nghiệp của công ty bắt đầu từ việc đi tìm kiếm khách
hàng. Từ việc tìm kiếm đó, Phòng kế hoạch có những phương án về hàng
hoá, chủng loại. Sau đó, chuyển qua phòng kinh doanh, phòng kinh doanh
sẽ xem và cân đối lượng hàng và tìm đối tác cung cấp chủng loại hàng
hoá mà khách hàng cần. Cuối cùng, Giám đốc là người duyệt kế hoạch.
Vấn đề này tại Công ty được cụ thể như sau: Đến đầu tháng 12
hàng năm, Phòng kế hoạch lên kế hoạch tài chính cho một năm sau. Và
với những khách hàng thường xuyên của đơn vị, phòng kế hoạch lên
phương án cần phải nhập thép và xuất thép như thế nào để đảm bảo công
ăn việc làm cho cán bộ nhân viên cả năm, đồng thời đảm bảo thu nhập

cho các cán bộ và phải dự báo các yếu tố khác như tỷ giá dollar, tình hình
lạm phát...
Cuối cùng, sau khi lên kế hoạch được như vậy, phòng kế hoạch
trình Giám đốc và chuyển phòng kinh doanh để tìm kiếm đối tác và thực
hiện các khâu tiếp theo.
Còn về vấn đề nhân sự, Giám đốc Công ty là người có khả năng
lãnh đạo và điều hành công việc nên quy trình tác nghiệp của công ty vẫn
thực hiện được tốt. Công ty vẫn luôn đáp ứng được yêu cầu của khách
hàng về số lượng và chất lượng thép, hoá chất. Giám đốc là người dám

3


nghĩ, dám làm, nhận biết thông tin và đưa ra được những quyết định đúng
đắn phù hợp với thời điểm và tình hình kinh tế trong nước.
Tuy nhiên, lợi nhuận của Công ty trong các năm qua chưa đạt được
yêu cầu đặt ra. Bởi thứ nhất, phòng kế hoạch mới chỉ lên kế hoạch cung
cấp hàng hoá với các công ty thuộc Bộ Quốc Phòng. Còn các công ty
thép ngoài khác như Hoà Phát, Việt Ý thì bỏ lửng. Còn phòng kinh
doanh, tuy đã cố gắng trong việc tìm nguồn cung cấp cũng như nguồn
nhập thép nhưng vẫn chưa tận dụng hết nhưng chiêu câu khách hàng.
Đơn cử, cuối năm sau khi kết thúc một năm tài chính, phòng kinh doanh
cũng phải tự nghĩ ra cách cảm ơn quý khách đã hợp tác một năm qua như
tổ chức tiệc “Tri ân khách hàng” , bởi khách hàng của Công ty hầu hết là
các đơn vị trong quân đội, họ là những đơn vị có nhu cầu về thép và hoá
chất là thật sự và thường xuyên, khả năng nợ khó đòi ở họ là không bao
giờ có…nhưng phòng kinh doanh mới chỉ dừng lại ở việc cung - cầu mà
chưa quan tâm nhiều đến chiêu hậu mãi khách hàng.
Và trong phạm vi môn học Quản trị hoạt động, cá nhân tôi đã thấy
được tầm quan trọng của quy trình tác nghiệp. Do đó, đối với đơn vị sản

xuất hay kinh doanh, việc thiết kế sản phẩm, dịch vụ rất quan trọng. Đó là
chúng ta cần mang đến sản phẩm, hàng hoá nào cho khách hàng. Rồi
khâu quản lý chất lượng, ai sẽ là người chịu trách nhiệm về chất lượng,
hay là chọn vị trí đặt nhà máy hoặc cơ sở dịch vụ dựa trên những yếu tố
nào,… Và quan trọng nữa là việc kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
cho công ty. Và qua môn học này, tôi cũng xác định được đối với một
doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh, các yếu tố tác động đến bên trong
hay các yếu tố tác động đến bên ngoài đều quan trọng đối với mỗi loại
hình doanh nghiệp. Vì thế, trong quá trình ra quyết định cho một hợp
đồng nào đó tôi đều có thêm các thông số để giúp cho việc ra quyết định
của tôi chính xác hơn và hiệu quả hơn.

4


Tài liệu tham khảo:
1. Tài liệu bài giảng Quản trị hoạt động của chương trình đạo tạo thạc
sỹ quản trị kinh doanh quốc tế;
2. Giáo trình Quản trị sản xuất.

5