Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn tại công ty tài chính cổ phần sông đà

I. MỞ ĐẦU
Tại hầu hết các doanh nghiệp, mỗi hoạt động đều phải có quy trình hoạt động
tác nghiệp. Quy trình hoạt động nhằm giúp cho người tác nghiệp thực hiện theo những
yêu cầu chuẩn mực của công việc đồng thời cũng giúp cho hiệu quả hoạt động tốt hơn.
Tuy nhiên, theo sự thay đổi của các yêu cầu công việc những quy trình hoạt
động có thể cần phải thay đổi hay chỉnh sửa cho phù hợp.
Trong bản báo cáo này tôi muốn đề cập đến Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn
tại Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà, nơi tôi đang công tác. Quy trình còn một số
những bấp cập cần phải thay đổi. Kết hợp với ứng dụng từ môn học Quản trị hoạt
động, tôi đưa ra những chỉnh sửa đối với quy trình trên để hoạt động hiệu quả hơn.
Các nội dung chính trong bài báo cáo:
-

Giới thiệu chung về Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà

-

Giới thiệu Quy trình tác nghiệp “Nhận tiền gửi cớ kỳ hạn”, những bất cập và

yêu cầu chỉnh sửa
-

Ứng dụng những kiến thức từ môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công

việc
II. NỘI DUNG
1.

Giới thiệu chung về Công ty Tài Chính Cổ phần Sông Đà
Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà (SDFC) là tổ chức tín dụng phi ngân hàng

được thành lập và hoạt động theo Giấy phép số 137/GP-NHNN do Thống đốc Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 23/05/2008. SDFC được sáng lập bởi ba cổ đông là
các Tập đoàn, Tổng công ty, ngân hàng cổ phần giàu tiềm lực: Tập đoàn Sông Đà,
Ngân hàng TMCP Quân Đội, Tổng công ty cổ phần Bảo Minh. với các hoạt động
chính bao gồm:
a. Huy động vốn của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước
b. Cho vay đối với các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước
c. Thực hiện các hoạt động uỷ thác, đầu tư, …
Nhận tiền gửi có kỳ hạn là một trong những nghiệp vụ chính thuộc hoạt động
huy động vốn của Công ty. Nhận tiền gửi có kỳ hạn áp dụng cho các tổ chức có nhu
cầu gửi tiền tại Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà.
1


2.

Quy trình tác nghiệp “ Nhận tiền gửi có kỳ hạn” tại Công ty Tài chính Cổ
phần Sông Đà, những bất cập và yêu cầu chỉnh sửa
Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn:

NGƯỜI THỰC HIỆN
Nhân viên Phòng Nguồn vốn

NỘI DUNG CÔNG VIỆC
- Tiếp nhận nhu cầu gửi tiền của khách
hàng, lập bản chào lãi suất theo khung
lãi suất đã được Tổng giám đốc phê
duyệt.
- Lập Hợp đồng tiền gửi trình Lãnh đạo
Phòng ( Trưởng phòng, Phó phòng) kiểm

duyệt để ký duyệt để trình ký Lãnh đạo
Công ty ( Tổng giám đốc, Phó tổng giám
đốc).
- Chuyển hợp đồng cho khách hàng ký xác
nhận. Hợp đồng được lập làm 03 bản,
khách hàng giữ 01 bản, Phòng Nguồn
vốn giữ 01 bản, Phòng Kế toán giữ 01

Nhân viên Phòng Nguồn vốn

bản.
Lập hồ sơ khách hàng và gửi sang phòng kế

Nhân viên kế toán

toán.
Duyệt hồ sơ khách hàng và mở tài khoản
trên hệ thống phần mềm

Khách hàng chuyển tiền
- Khách hàng nộp bằng tiền mặt
Nhân viên kế toán

Lập giấy nộp tiền cho khách hàng (03 liên),

Thủ Quỹ

chuyển cho Thủ Quỹ
- Nhận và kiểm đếm tiền mặt theo số tiền
ghi trên giấy nộp tiền.

- Ký và đóng dấu “đã thu tiền”.
- Trả 1 liên Giấy nộp tiền mặt đóng dấu
“đã thu tiền” cho người nộp

Nhân viên Phòng Nguồn vốn

- Chuyển 01 liên sang Phòng Nguồn vốn
Nhập thông tin hợp đồng trên hệ thống, lưu
hồ sơ và “chuyển” cho Phòng kế toán hạch
toán và lưu chứng từ
2


Nhân viên kế toán

Kiểm tra bộ chứng từ thu tiền mặt và đối
chiếu với dữ liệu nhập trên máy, hạch toán

- Khách hàng chuyển khoản
Nhân viên kế toán

- Khi nhận được tiền khách hàng chuyển
về (Giấy báo có của Ngân hàng), nhân
viên Kế toán kiểm tra số tiền và các
thông tin trên hợp đồng tiền gửi có kỳ
hạn
- Thông báo cho Phòng Nguồn vốn (bằng

Nhân viên Phòng Nguồn vốn

văn bản) trong ngày làm việc
- Căn cứ vào hợp đồng tiền gửi và thông
báo của Phòng Kế toán, nhân viên Phòng
Nguồn vốn nhập thông tin giao dịch của
hợp đồng trên hệ thống, lưu hồ sơ và
“chuyển” cho Phòng Kế toán hạch toán.
- Lập xác nhận giao dịch chuyển tiền (02
bản) gửi khách hàng 01 bản, lưu hồ sơ

Nhân viên kế toán

01 bản
Kiểm tra thông tin giao dịch phòng Nguồn
vốn nhập trên máy, hạch toán và lưu chứng
từ theo quy định

Những bất cập cho công tác quản lý và yêu cầu cần chỉnh sửa:
Những bất cập của Quy trình:
Việc lập bản chào lãi suất và Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn phải có chữ ký của
Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc được uỷ quyền mới gây bất cập rất lớn vì
nhiều khi cả Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc đi vắng.
Lãi suất huy động còn cứng nhắc, mỗi lần khách hàng yêu cầu lãi suất cao hơn
bảng thông báo thì nhân viên giao dịch với khách hàng đều phải báo cáo lại lãnh đạo
Phòng, lãnh đạo Công ty để quyết định, điều này sẽ tạo ra hình ảnh không tốt với
khách hàng, không thể hiện sự chuyên nghiệp và linh hoạt trong công việc.
Yêu cầu chỉnh sửa đối với quy trình trên:
Vì đây là hoạt động huy động vốn và nhận tiền về tài khoản, Ban lãnh đạo có
thể uỷ quyền cho Trưởng phòng Nguồn vốn ký bản chào lãi suất và Hợp đồng tiền gửi
có kỳ hạn trong trường hợp ban lãnh đạo đi vắng.
3

Công ty cần xây dựng khung lãi suất trần huy động với từng kỳ hạn, cho phép
chuyên viên giao dịch ứng xử nhanh và phù hợp với từng khách hàng, để giao dịch
được thuận lợi nhất.
3.

Ứng dụng môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc
Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất

nhưng từ những kiến thức bổ ích thu được từ môn học Quản trị hoạt động, tôi thấy
quan tâm và có thế áp dụng một vài điểm trong phương pháp Just In Time (JIT) và
quan điểm sản xuất Lean vào hoạt động thực tiễn tại Công ty.
Phương pháp JIT chủ yếu được áp dụng để nâng cao năng lực sản xuất và loại
bỏ lãng phí. Việc huy động tiền gửi có kỳ hạn bên Công ty tôi gặp phải sự cạnh tranh
mạnh mẽ từ các TCTD về lãi suất, về sản phẩm nên doanh số huy động vốn từ tiền gửi
không cao, chỉ chiếm 3 – 8% trong tổng nguồn vốn huy động của Công ty, phát sinh
giao dịch không nhiều. Do điều kiện mặt bằng nhỏ, bộ phận kế toán giao dịch và quỹ ở
tầng 1, trong khi đó Phòng nguồn vốn lại ở tầng 2, mỗi lần khách hàng đến gửi tiền
phải lên tầng 2 làm hợp đồng rồi mới xuống tầng 1 nộp tiền, điều này sẽ làm cho
khách hàng thấy bất tiện. Để phục vụ khách hàng tốt hơn và không gây lãng phí nguồn
lực Công ty nên giao huy động tiền gửi có kỳ hạn ở bộ phận kế toán giao dịch trong
phòng kế toán, để khách hàng đến gửi tiền tại Công ty có thể làm hợp đồng và chuyển
tiền gửi thuận tiện và nhanh chóng.
Lean là hệ thống hướng ra bên ngoài và tập trung vào khách hàng. Công ty
chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, việc tương tác với khách hàng trong quá
trình hoạt động khác nhiều nên việc áp dụng một số điểm trong hệ thống sản xuất Lean
là rất cần thiết.
Công ty chúng tôi nên bắt đầu thực hiện với việc tìm hiểu nhu cầu của khách
hàng. Khách hàng đến với Công ty đều mong muốn được phục vụ nhiệt tình chu đáo

và đặt biệt là được phục vụ nhanh chóng, không mất nhiều thời gian. Vì vậy, Công ty
phải cắt giảm các khâu hoạt động không cần thiết hoặc bố trí lại thứ tự công việc của
các nhân viên để khách hàng không phải chờ đợi nhiều mà các nhân viên đều làm việc
hiệu quả nhất.
III. KẾT LUẬN
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn hoạt động hiệu quả nhất, tối ưu hoá được
nguồn lực của mình nhất. Để đạt được mong muốn đó, việc quản lý trước hết phải
4


được thực hiện tốt nhất. Quản trị hoạt động thực sự là một hoạt động giúp người quản
lý có cách nhìn tổng thể, bao quát và toàn diện về hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp mình. Từ đó, người quản lý có thể thay đổi hay chỉnh sửa các quy trình làm
việc cho phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu học tập môn Quản trị hoạt động của chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị
kinh doanh- trường đại học Griggs
2. Quy trình hoạt động nghiệp vụ của Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà

5