Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần dệt may 29 3

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Việt Nam gia nhập WTO đã mở ra nhiều cơ hội, tạo điều kiện cho các
doanh nghiệp trong nước có thời cơ để phát triển, nhưng bên cạnh đó, cùng
với cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu, kinh tế Việt
Nam cũng gặp phải nhiều thách thức, buộc các doanh nghiệp phải luôn thay
đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó, các
doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừng
nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để bắt kịp với sự phát triển
ngày càng cao của xã hội.
Chức năng kiểm tra, kiểm soát trong một doanh nghiệp luôn giữ vai trò
quan trọng, và đặc biệt kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực hiện chức
năng đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Kiểm soát nội bộ vững mạnh
sẽ góp phần rất lớn cho sự thành công của doanh nghiệp, giúp cho doanh
nghiệp ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, hầu hết nguyên phụ liệu
được mua ngoài cho hoạt động sản xuất để tạo ra sản phẩm, chiếm tỷ trọng rất
lớn trong chi phí của doanh nghiệp, nguyên phụ liệu có liên quan trực tiếp đến
hiệu quả sản xuất, do vậy các doanh nghiệp sản xuất quan tâm nhiều đến kiểm
soát chu trình mua hàng và thanh toán, nhằm hạn chế các sai sót liên quan đến
chu trình cũng như liên quan đến các chu trình khác.
Công ty cổ phần Dệt may 29/3 là công ty chuyên sản xuất, kinh doanh
lĩnh vực dệt và may mặc, vì vậy có những đặc trưng riêng của ngành dệt may,
đó là nguyên phụ liệu rất đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, kích cỡ, màu
sắc, và đặc biệt là thành phẩm sản xuất ra phải đáp ứng với thị hiếu của người
tiêu dùng, phải đẹp và giá cả hợp lý, có như vậy mới cạnh tranh được trên thị


2

trường. Bên cạnh đó, điều đáng quan tâm là nguyên phụ liệu của ngành dệt
may lại chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài, thường là nhập nguyên phụ liệu
từ các công ty lớn ở các nước, nguyên phụ liệu trong nước rất ít. Cho nên mua
nguyên phụ liệu để đảm bảo sản xuất là vấn đề rất quan trọng, vừa đảm bảo
chi phí hợp lý, vừa đảm bảo thời gian nhận nguyên phụ liệu để kịp tiến độ sản
xuất.
Vì vậy, mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 là
vấn đề đáng quan tâm, là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty chưa được
quan tâm đúng mức, còn sơ sài. Vì vậy, cần thiết phải tăng cường kiểm soát
nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty. Xuất phát từ thực tế đó,
tôi đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty cổ phần Dệt may 29/3” làm luận văn tốt nghiệp của
mình.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở lý luận và thông qua khảo sát thực tế kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3, tác giả đã
đánh giá thực trạng và rút ra được những nhược điểm cần khắc phục. Trên cơ
sở đó, luận văn đã đề ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát
nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.


3

4. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và sử dụng
các phương pháp: phân tích, quan sát, phỏng vấn, thu thập thông tin, đối chiếu
để tìm hiểu và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.
5. Những đóng góp của đề tài
Hệ thống hoá cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán.
Trên cơ sở đó, tìm hiểu và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3, những mặt đạt
được và những hạn chế cần khắc phục trong kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3. Đề xuất một số giải
pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn kết cấu thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29/3.


4

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Hiện nay có khá nhiều quan điểm khác nhau về KSNB, dưới đây là một
số định nghĩa cơ bản:
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA 400), Kiểm soát nội bộ là toàn bộ
những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm
bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có
thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài
sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ
của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập báo cáo trong thời gian mong muốn.
Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The International
Federation of Accountants - IFAC): Kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính
sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ
tin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm
hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), Kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và
áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để
kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo
tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả
tài sản của đơn vị. [1]


5

Theo Uỷ Ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO), “kiểm soát nội
bộ là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm
đạt được các mục tiêu sau: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy
của báo cáo tài chính; sự tuân thủ pháp luật và các quy định”.[12, tr.2]
Như vậy, KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,
kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong

tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra
một cách hợp lý.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
1.1.2.1 Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng
có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại
nếu không được kiểm soát thích hợp, đối với các tài sản phi vật chất khác như
sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng cần thiết phải kiểm soát đủ mạnh
để bảo vệ nó.
1.1.2.2 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như
vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác
và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội
dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
1.1.2.3 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và
chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp


6

được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, KSNB cần duy trì và kiểm tra việc tuân thủ
các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; ngăn chặn
và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt
động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác
cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
1.1.2.4 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động

và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó,
định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh
nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của KSNB doanh nghiệp nhằm
nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.3. Các nhân tố chủ yếu của kiểm soát nội bộ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt
động, các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố KSNB với
các yếu tố sau: môi trường kiểm soát; hệ thống kế toán; thủ tục kiểm soát;
đánh giá rủi ro; giám sát. [12, tr.16-17]
1.1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc
thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên
trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Sự kiểm soát
hữu hiệu của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đối
với vấn đề kiểm soát; nếu người quản lý cao nhất trong đơn vị tin rằng kiểm
soát là vấn đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị cũng cảm thấy


7

điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát; ngược lại nếu người
quản lý hô hào kiểm soát nhưng không thực tâm chú ý, các mục tiêu kiểm
soát chắc chắn không đạt được. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm
soát là:
a. Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị
Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị thể hiện qua cá tính, tư cách
và thái độ của họ khi điều hành công việc. Một số nhà quản lý rất quan tâm
đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành hoặc vượt mức

kế hoạch, sẵn sàng chấp nhận rủi ro. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ
và quá thận trọng với rủi ro. Sự khác biệt về phương pháp điều hành có thể
ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các
mục tiêu của đơn vị. Nếu như các nhà lãnh đạo cao nhất cung cấp những
mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát nội bộ
thì những nhân viên khác trong đơn vị sẽ nhận thức rõ được điều đó và kiểm
soát nội bộ được thiết lập một cách hữu hiệu.
Phương pháp điều hành của lãnh đạo đơn vị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
chính sách, chế độ, các qui định, qui chế trong doanh nghiệp, bởi vì chính các
nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các
quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
b. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần
tạo ra môi trường kiểm soát tốt, là cơ sở để phân định quyền hạn và trách
nhiệm của mỗi thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một
hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các
quyết định đó. Cũng như việc kiểm tra, giám sát thực hiện các quyết định đó
trong toàn bộ doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức tốt sẽ giúp cho mỗi thành viên


8

hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng
như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Một cơ cấu tổ
chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai
sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức
được xem là tốt khi nó đảm bảo được các nguyên tắc sau:
Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.

Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản. Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểm
tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả
cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
c. Chính sách nhân sự
Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ,
nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một khía
cạnh khác cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ công
nhân viên mà đặc biệt là sự trung thực và thực hiện giá trị đạo đức. Để tạo
được những ý thức này đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức, các nhà quản lý
cao cấp cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn về
các nguyên tắc đạo đức liên quan đến mọi cấp bậc trong tổ chức. Nhà quản lý
phải tự mình làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này.
Một vấn đề quan trọng là phải loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên
đến sai phạm, ví dụ việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thành công việc trong
thời gian ngắn dẫn đến sự dối trá hoặc báo cáo không trung thực. Như vậy,
chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các quy


9

định của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạc, khen
thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị.
d. Công tác lập kế hoạch
Lập kế hoạch là vấn đề rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh
doanh tại đơn vị, việc lập kế hoạch đúng sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng
hướng và có hiệu quả, các kế hoạch của đơn vị sẽ là cơ sở tốt cho các mục
tiêu của KSNB. Kế hoạch trong đơn vị bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu
thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc

biệt kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết
quả hoạt động, và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan
trọng trong quá trình kiểm soát.
e. Môi trường bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào
các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các
nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành
của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục
KSNB. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của cơ quan chức
năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối
phát triển của đất nước.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh
hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của KSNB, trong đó
nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát
và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.


10

1.1.3.2 Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế
toán và hệ thống báo cáo kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển
chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của doanh nghiệp.
Hệ thống chứng từ kế toán: chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh
nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo
quy định.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp,
gồm: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ
tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của

doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần
cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán
phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá,
không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy
than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội
dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định cho chứng từ kế toán.


11

Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ
toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và
theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán
năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được
kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế
toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Hệ thống báo cáo kế toán: dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài
chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng
yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích
của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.
Việc lập và trình bày báo cáo kế toán phải tuân thủ các yêu cầu qui định:

trung thực và hợp lý, lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với
qui định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích
hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được
các thông tin đáng tin cậy, trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình
hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp; phản ánh đúng bản chất kinh tế
của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn thuần phản ánh hình thức hợp
pháp của chúng; trình bày khách quan, không thiên vị; tuân thủ nguyên tắc
thận trọng; trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu.
Việc lập báo cáo kế toán phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán.
Báo cáo kế toán phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất
quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo kế toán phải được người lập, kế toán
trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của
đơn vị.


12

Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập,
phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,
thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kế toán.
Một hệ thống kế toán hiệu quả phải đạt được các mục tiêu cụ thể sau:
Tính có thật: yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ pháp lý để
tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại. Căn cứ đó là những
chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước.
Sự phê chuẩn: các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi
thực hiện. Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong đơn vị
nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản đơn vị.
Sự đầy đủ: các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ, không được
loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách.
Sự đánh giá: các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không để xảy

ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán.
Sự phân loại: thể hiện việc phân loại tài sản, nguồn vốn và ghi vào các
tài khoản kế toán đúng đắn.
Đúng kỳ: các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc đảm bảo
sự chính xác của báo cáo tài chính.
Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đúng
đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài
chính của đơn vị.
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản
lý được thực hiện và giúp kiểm soát các rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp


13

phải. Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện
nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Thủ tục kiểm soát chủ yếu: [1]
Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị;
Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;
Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;
Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán;
Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;
Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;
Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị do các nhà quản lý xây
dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc
phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
* Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ
thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công
phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra
và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được
giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục
đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát


14

hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình.
* Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho
quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá
trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên sự phân
chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của
doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh
tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:
phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính
sách chung về những hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
Phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.
1.1.3.4 Đánh giá rủi ro
Phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp
phải. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể
đe doạ đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức để đạt được mục tiêu

chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động.
1.1.3.5 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của kiểm soát nội bộ theo thời
gian. Những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ cần được phát hiện kịp thời
để có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt. Hoạt động giám sát thường
gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị, không tham gia vào
việc điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng cho việc thực


15

hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật,
giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB. Bộ phận này
thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: giám sát sự chấp hành luật pháp của
công ty; kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; giám sát
tiến trình lập Báo cáo tài chính; dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban
giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.
Tóm lại, các nhân tố chủ yếu của kiểm soát nội bộ có quan hệ chặt chẽ
với nhau; nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro có thể đe doạ đến việc đạt được
các mục tiêu. Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉ
thị của nhà quản lý nhằm xử lý rủi ro được thực hiện trong thực tế. Trong khi
đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thông
tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức. Quá trình trên cần được
giám sát để điều chỉnh lại kiểm soát nội bộ khi cần thiết. Vì vậy kiểm soát nội
bộ không đơn giản chỉ là một quá trình, ở đó mỗi bộ phận hợp thành không
chỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp, mà thực sự là một quá trình tương tác đa
chiều, trong đó hầu như bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộ phận
khác. Do đó, mặc dù mọi tổ chức đều cần có các bộ phận nói trên, nhưng
kiểm soát nội bộ của họ lại rất khác nhau tuỳ theo ngành nghề, quy mô, văn
hoá và phong cách quản lý.

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH
TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Những vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định
và các quá trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của
doanh nghiệp, thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của


16

người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc
thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được.
Chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình đầu tiên của hoạt động
sản xuất kinh doanh, nếu chu trình này không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản
xuất, chất lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch,
sẽ làm cho sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhu
cầu của khách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩm
không đảm bảo, doanh thu thấp.
Quá trình mua hàng bao gồm các khoản mục như nguyên liệu vật liệu,
công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,…
Chu trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao vụ,
hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức.
1.2.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm có bốn chức năng cơ bản, được
trình bày theo trình tự phát sinh của chu trình, cụ thể như sau:
* Xử lý các đơn đặt hàng
Điểm khởi đầu của nghiệp vụ mua hàng là đơn đề nghị mua hàng của
người phụ trách bộ phận cần mua hàng hoá, thường là quản đốc phân xưởng,
hoặc phòng kinh doanh. Nội dung trong đơn đề nghị mua hàng phụ thuộc vào

bản chất của hàng hoá, dịch vụ cần mua và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Để có được nghiệp vụ mua hàng, các đơn đề nghị mua hàng phải được
phê duyệt; công việc này là phần chính của chức năng xử lý đơn đặt hàng vì
nó đảm bảo cho hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích, số lượng,
tránh mua thiếu ảnh hưởng đến các hoạt động của đơn vị, nhưng cũng tránh
mua thừa hoặc không cần thiết gây ứ đọng, lãng phí vốn.


17

Thông thường các đơn vị đều quy định các mức chuẩn cho các hàng hoá,
mua vào theo số lượng, giá trị khác nhau và thực hiện việc phân cấp, uỷ
quyền khi phê duyệt đơn đề nghị mua hàng. Chẳng hạn, mua phục vụ cho các
nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp
với định mức) hay vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy
định thì được phê chuẩn bởi trưởng phòng. Với những lần mua tài sản thường
xuyên vượt một giới hạn nhất định nào đó hoặc các mặt hàng được mua tương
đối không thường xuyên như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì yêu cầu sự phê
chuẩn của hội đồng quản trị và một số viên chức nhất định. Ngoài ra, một số
loại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào, chúng
ở mức giới hạn được ấn định trước.
Sau khi đơn đề nghị mua hàng được phê duyệt thì phải có đơn đặt mua
hàng hoá. Đơn đặt mua hàng phải ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tin
liên quan của hàng hoá và dịch vụ cần mua.
Tất cả các đơn đặt hàng đều phải được đánh số nhất quán và đầy đủ các
yếu tố cần thiết. Trong một số trường hợp khác, khi thực hiện những giao dịch
lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa hay dịch
vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham
gia hợp đồng.
* Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Nhận hàng hóa hay dịch vụ của công ty từ người bán là vấn đề quyết
định trong chu trình vì tại đó bên mua sẽ nhận được hàng và thực hiện các thủ
tục thanh toán hoặc ghi nhận khoản nợ đối với người bán. Bộ phận nhận hàng
tiến hành kiểm tra hàng đúng với đơn đặt hàng về chủng loại hàng hoá, chất
lượng hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời gian giao hàng, số tiền thanh
toán. Nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, bộ phận nhận hàng tiến hành làm


18

thủ tục nhập kho. Các công ty thường có phòng tiếp nhận để làm chức năng
kiểm tra, tiếp nhận, báo cáo lượng hàng nhập kho, đưa ra Biên bản nhận hàng
như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Sau khi lập
báo cáo nhận hàng, bộ phận này sẽ gửi cho thủ kho và kế toán vật tư để theo
dõi hàng hoá nhập kho. Để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng thì điều quan
trọng là hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận cho đến lúc nhập
kho.
Để kiểm soát và bảo vệ an toàn tài sản, phải thực hiện nguyên tắc bất
kiêm nhiệm, nhân viên tiếp nhận hàng hóa phải độc lập với thủ kho và nhân
viên kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ
phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được
chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa
đi tiêu thụ.
* Ghi nhận các khoản nợ người bán
Để ghi nhận đúng đắn khoản nợ đối với nhà cung cấp hàng hóa thì đòi
hỏi việc ghi sổ phải chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh
hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do
đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các lần mua có cơ sở, hợp lý, đúng số
tiền và kịp thời.
Kế toán vật tư và kế toán các khoản phải trả có trách nhiệm kiểm tra

tính đúng đắn của các lần mua, ghi đúng sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết
các khoản phải trả. Khi nhận hóa đơn của người bán thì kế toán các khoản
phải trả phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, phương thức và chi phí vận
chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng),
cũng như báo cáo nhận hàng(nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và
các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn. Hóa


19

đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn còn
dùng để ghi vào TK Phải trả người bán theo từng đối tượng nếu chưa thanh
toán tiền.
Một quá trình kiểm soát quan trọng trong khâu này là người ghi sổ các
khoản chi tiền mặt để thanh toán cho việc mua hàng hóa hay dịch vụ thì
không được giữ tiền mặt hoặc các tài sản khác được dùng để thanh toán.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản phải trả
lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ
nhiệm chi, séc, hoặc phiếu chi, các chứng từ này được làm thành nhiều bản,
trong đó một bản được gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu
trong hồ sơ theo từng người được thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng trong chức năng này là ủy nhiệm chi,
séc hoặc phiếu chi phải do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký
duyệt, nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người ký chứng từ chi với người thực
hiện chức năng thanh toán cũng phải được tôn trọng trong chức năng này.
Các phiếu chi phải được đánh số trước và cẩn thận trong khi kiểm soát
các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng hoặc phiếu chi không còn hiệu lực. Cần
lưu ý trường hợp các chứng từ có thể được sử dụng lại để chứng minh cho các
phiếu chi khác. Để ngăn ngừa điều này, một phương pháp thường dùng là viết

số phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.
1.2.1.3 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
Các khoản mua vào có thể bị ghi tăng một cách giả tạo (ghi khống) về
giá trị để hình thành các khoản thanh toán phụ trội, hoặc khi chính sách của


20

công ty muốn điều hòa lợi nhuận giữa các năm tài chính thì sẽ nảy sinh việc
ghi sổ không đúng kỳ các chi phí mua vào.
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu: nhân viên mua hàng có thể đặt
những mặt hàng không cần thiết hay số lượng lớn hơn so với nhu cầu; hoặc
nhân viên mua hàng gian lận bằng cách mua hàng để sử dụng cho mục đích
riêng nhưng ghi hoá đơn là mua hàng cho đơn vị để được thanh toán.
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất: thủ kho ký nhận những
mặt hàng không đúng với đơn đặt hàng.
Mua hàng với giá cao: rủi ro này làm cho giá trị hàng mua tăng, nhân
viên mua hàng có thể lợi dụng để được hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp.
Chi trả tiền nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một
lô hàng giao hoặc trả tiền cho các hoá đơn không có thực.
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo: các bộ phận có liên quan
có thể bị sai sót trong việc ghi sổ, báo cáo.
1.2.2 Sự cần thiết kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Đối với doanh nghiệp sản xuất, mua nguyên liệu, vật liệu là để có được
các yếu tố cần thiết phục vụ cho sản xuất thành phẩm. Vì vậy, chu trình mua
hàng và thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện chức năng
cung ứng đầu vào cho hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động:
đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, thanh toán cho nhà cung cấp, ghi sổ đúng đắn
nghiệp vụ phát sinh. Các hoạt động trên đòi hỏi phải được kiểm soát chặt chẽ
để được thực hiện đúng lúc, vật tư hàng hoá được cung ứng với giá cả hợp lý

và chất lượng tốt. KSNB chu trình mua hàng và thanh toán vững mạnh sẽ
giúp cho công ty hạn chế sai sót, rủi ro và gian lận trong quá trình mua hàng
và thanh toán như mua hàng với giá cao, chất lượng kém, nhận hàng thiếu,


21

không đúng như đã cam kết trong hợp đồng. KSNB chu trình mua hàng và
thanh toán tốt sẽ đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy chế đối với hoạt
động cung ứng cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt
động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo
vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin của họ đối với
công ty. Để doanh nghiệp cạnh tranh được trên thị trường về giá cả, chất
lượng sản phẩm, cần phải tối ưu hoá ở tất cả các khâu, trong đó chu trình mua
hàng và thanh toán là chu trình đầu tiên hoạt động sản xuất kinh doanh tại
công ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến các chu trình khác.
Từ những vấn đề trên, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại các doanh nghiệp lớn là điều rất cần thiết và phải thật sự khoa học để
đảm bảo hệ thống hoạt động một cách có hiệu quả.
1.2.3 Nội dung KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.3.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
Để đạt được mục tiêu có tính hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động; báo
cáo tài chính đáng tin cậy; tính tuân thủ pháp luật và các quy định của Nhà
nước, của đơn vị đề ra, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán cần
phải đạt được một số mục tiêu cụ thể sau:
Các nghiệp vụ mua hàng phải có đầy đủ chứng từ đi kèm, có sự phê
chuẩn của đúng cấp có thẩm quyền. Mua hàng đúng, mua đủ, mua kịp thời
theo sự phê duyệt mua hàng: mua hàng đúng về tên hàng, quy cách, phẩm
chất, mua đúng nhà cung cấp, đúng giá; mua đủ số lượng cần mua; mua kịp
thời lượng hàng để đưa vào sản xuất; mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận

hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng. Bên cạnh đó, cần so sánh giữa
kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra khi mua hàng.


22

Thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng hàng đã mua, đúng giá đã thoả
thuận; trả đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp; trả tiền kịp thời hạn thanh toán
đã cam kết trong hợp đồng.
Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được ghi nhận và báo cáo
trung thực, hợp lý; ghi sổ chi tiết được tình hình nhập xuất tồn của từng loại
vật tư ở bất cứ thời điểm nào cần báo cáo; ghi nhận đúng giá trị thực tế giá
vốn hàng tồn kho.
Ghi sổ đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng chi tiết tình hình công nợ
phải trả đối với nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín
dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận thanh toán của nhà cung cấp.
Các hoạt động mua hàng phải chịu sự chi phối của pháp luật, như việc ký
kết hợp đồng, quản lý hoá đơn mua hàng, chi trả tiền hàng,…Ngoài ra, còn cần
tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ
các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh,…
1.2.3.2 Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến KSNB chu trình
mua hàng và thanh toán
a. Các chứng từ kế toán
Phiếu yêu cầu hàng hóa: nhằm kiểm soát hàng cần mua và xác định
trách nhiệm của người lập phiếu đối với lượng hàng cần mua, bao gồm thông
tin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu
về thời gian nhận hàng…
Bảng báo giá: khi mua hàng cần lựa chọn 3 bảng báo giá và tìm ra 1 báo
giá phù hợp nhất của đơn vị bán hàng, nhằm mục đích kiểm soát giá bán và
chất lượng hàng mua vào, bao gồm đơn giá, mẫu mã, quy cách, chất lượng và

những điều kiện khác.


23

Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, đơn vị sẽ lập đơn
đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường
hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, qui
cách, số lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu
yêu cầu, cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu
đơn đặt hàng được người bán chấp thuận thì một hợp đồng kinh tế giữa hai
bên sẽ được soạn thảo và ký kết.
Báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho: 2 báo cáo này là chứng từ nhằm
kiểm soát được lượng hàng mua vào nhập kho đúng với lượng hàng cần mua.
Sau khi kiểm đếm độc lập, hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng,
chất lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được
dùng làm căn cứ để ghi tăng TK hàng tồn kho.
Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định
quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của
người mua đối với người bán.
Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, sec thanh toán: đây là các chứng
từ làm cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả
người bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm
giá hàng bán. Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ
điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về
nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc
được chiết khấu giảm giá.
b. Các sổ sách kế toán
Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ

chi tiết và các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112…


24

Sổ nhật ký mua hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng phát
sinh, sổ nhật ký thường phản ánh giá mua của các mặt hàng.
Sổ chi tiết phải trả người bán: phản ánh số tiền phải trả người cung cấp
hàng hóa.
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: phản ánh vật tư mua vào.
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Tùy theo yêu cầu mà sẽ có những báo cáo được sử dụng để phục vụ
kiểm soát nội bộ tại đơn vị, thường sử dụng các báo cáo sau:
Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn
bao nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh
hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty.
Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như
hóa đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi
chép sổ sách.
Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi
người bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người
bán, và số dư cuối kỳ.
Báo cáo nhập xuất tồn: thể hiện tình hình nhập hàng, xuất kho hàng hoá
và số lượng hàng hoá còn tồn tại từng kho ở từng thời điểm cần theo dõi.
1.2.3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
a. Xác định nhu cầu vật tư, hàng hoá
Xác định nhu cầu đối với từng loại vật tư, hàng hoá cần mua tại mỗi thời
điểm là bước khởi đầu của chu trình mua hàng, việc này có thể được thực
hiện thông qua so sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng

25

loại trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồn kho tối thiểu; nếu số dư tồn kho
của từng loại không đảm bảo nhu cầu sử dụng và dự trữ thì bộ phận mua hàng
có thể xác định nhu cầu cần phải mua bổ sung thêm. Các bộ phận có nhu cầu
cũng có thể yêu cầu mua hàng gửi về phòng cung ứng. Bộ phận mua hàng làm
giấy đề xuất mua hàng, trong đó ghi rõ về chủng loại, quy cách, số lượng,
chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, đây chính là
các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước kế tiếp của chu trình mua hàng.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là giấy đề xuất mua hàng phải đảm bảo
các thông tin chủ yếu về chủng loại hàng hoá cần mua, số lượng, chất lượng,
quy cách, người đề nghị mua hàng, phiếu đề xuất mua hàng phải được đánh
số thứ tự trước của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp
kiểm soát các phiếu đề xuất mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề xuất
mua được đặt hàng, quan trọng là phải có lãnh đạo phê duyệt mua hàng. Chỉ
những người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng, thủ tục này
nhằm đối phó với một sai phạm khá phổ biến là đề xuất mua hàng khi chưa
thật sự có nhu cầu hoặc mua với số lượng nhiều hơn cần thiết, do nhân viên
đề nghị mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc mua
hàng. Đối với các hàng hoá mua ngoài kế hoạch, phải có báo cáo bất thường
giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch.
b. Xử lý đơn đặt hàng
Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng cần phải cung ứng, bộ phận mua
hàng tiến hành lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Nội dung
chính của đơn đặt hàng bao gồm: ngày tháng, chủng loại vật tư, hàng hoá,
dịch vụ, số lượng, đặc tính kỹ thuật, tên của phòng ban và người yêu cầu,
người phê duyệt. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần phải đảm bảo khách quan và
thường được căn cứ vào dữ liệu về xếp hạng, đánh giá nhà cung cấp qua các