Các quy trình được thực hiện tại ban quản lý dự án giao thông nông thôn

CÁC QUY TRÌNH ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
GIAO THÔNG NÔNG THÔN

Trong doanh bất kỳ nghiệp hoặc tổ chức nào để tồn tại và phát triển
bền vững đạt mục tiêu chiến lược của mình, đều hướng tới thực hiện tốt ba
chức năng chính vô cùng quan trọng là: Marketing; tài chính/ kế toán, và sản
xuất/ tác nghiệp. Như chúng ta đã biết “Tổ chức là nhóm những người làm
việc và phụ thuộc lẫn nhau để đạt những mục tiêu chung”. Nói đến cơ cấu tổ
chức là nói đến sự phân công công việc cũng như các mắt xích trong một
chuỗi điều khiển các hoạt động của tổ chức, gồm công việc, giao tiếp, phối
hợp và những quyền lực ảnh hưởng. Trong khi thực hiện các chức năng ấy đòi
hỏi doanh nghiệp và tổ chức cần có quy trình tác nghiệp riêng độc lập để đạt
mục tiêu riêng, nhưng đồng thời cũng phải phối hợp với nhau để đạt được
mục tiêu chung gọi là chiến lược sản xuất và tác nghiệp, nhằm đáp ứng đòi
hỏi của kinh tế thị trường sản xuất kinh doanh năng động hiệu quả. Có thể nói
rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt
động của doanh nghiệp, nhờ có quản trị khoa học, sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn
cho doanh nghiệp, ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp bị
thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản.
Quản trị sản xuất, tác nghiệp thường được coi là công cụ tạo ra sự
thay đổi, một cơ cấu có thể hỗ trợ hoặc kìm hãm sự giao tiếp và các mối quan
hệ trong một doanh nghiệp hay một tổ chức. Vì ’’Quản trị sản xuất và tác
Page 1 of 11


nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố
đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các
sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ là yếu tố đầu ra với hiệu qủa cao nhất’’. Trong
một tổ chức, cơ cấu tổ chức được vận hành theo hai quy trình cơ bản: là sự
phân công lao động cho từng công việc cụ thể; và sự phối hợp công việc sao
cho các nhân viên có thể đạt được mục tiêu đó đề ra. Sự vận hành đó trong

doanh nghiệp hoặc tổ chức được gọi là thực hiện theo một quy trình tác
nghiệp.
- Theo yêu cầu của bài “ Hãy chọn 1 quy trình tác nghiệp thông
thường nhất tại doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện nay anh/chị
đang tham gia vào Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang
được thực hiện hiện nay. Theo anh/chị, quy trình này có những bất cập hay
nhược điểm gì cho công tác quản lý. Vì sao?
Tổ chức tôi lựa chọn nghiên cứu là BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN GIAO
THÔNG NÔNG THÔN (GTNT), đơn vị thuộc SỞ GTVT THÁI BÌNH, mà
tôi được giao nhiệm vụ là Phó Giám đốc Sở, kiêm Giám đốc Ban từ năm
2003 đến 2009.
Thông tin khái quát: Ban quản lý dự án GTNT – Sở giao thông vận
tải Thái bình được thành lập theo quyết định số 3178/QĐ-UBND tỉnh Thái
Bình ngày 14 tháng 10 năm 2005; là Ban trực thuộc sự quản lý của chủ đầu tư
( theo phân cấp của Bộ GTVT ) là Sở GTVT Thái Bình, trực tiếp tổ chức triển
khai thực hiện dự án giao thông nông thôn ( GTNT ); đầu tư phát triển mạng

Page 2 of 11


lưới GTNT và miền núi bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới giai từ
giai đoạn 2000 đến nay. Ban quản lý dự án GTNT có trụ sở và con dấu riêng,
hoạch toán độc lập, được mở tài khoản để tiếp nhận vốn đầu tư từ Bộ GTVT
chuyển về để triển khai thực hiện dự án tại địa phương.
Về chức năng, nhiệm vụ:
* Chức năng: Ban QLDA GTNT là đại diện theo ủy quyền của Sở
GTVT và UBND tỉnh Thái Bình trong các giao dịch dân sự được xác định tại
Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban QLDA và tại các văn bản ủy quyền;
Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng của cơ quan quyết định
thành lập triển khai thực hiện chương trình dự án đầu tư của Chính phủ Việt

nam phát triển mạng lưới GTNT.
* Nhiệm vụ quản lý đầu tư gồm: Nhiệm vụ lập kế hoạch tổng thể và
kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện chương trình, dự án (kế hoạch giải ngân,
kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu,…). Ở bước chuẩn đầu tư: Thuê các tổ
chức tư vấn lập các dự án đầu tư nâng cấp đường xá, cầu cống trên các tuyến
đường GTNT, làm căn cứ để UBND tỉnh và Bộ GTVT phê duyệt kế hoạch
đầu tư hàng năm bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới. Ở bước thực
hiện đầu tư có các nhiệm vụ: Tổ chức đấu thầu theo quy định của luật lựa
chọn nhà thầu thiết kế và thi công; quản lý hợp đồng ký kết với các nhà thầu
về: tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường;
theo dõi, giám sát chất lượng thi công của nhà thầu; nghiệm thu sản phẩm;
thanh quyết toán hợp đồng; Lập báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự

Page 3 of 11


án theo quy định gửi định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Bộ GTVT và
UBND tỉnh Thái Bình. Song song với các nhiệm vụ trên nhiệm vụ quản lý tài
chính, tài sản và giải ngân: theo quy định của Chính phủ và của nhà tài trợ
vốn vay WB; Nhiệm vụ hành chính, điều phối hoạt động của tổ chức.
Về cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ban QLDA: Số lượng 15 được
bố trí các vị trí như sau: 01 Giám đốc Ban là người đứng đầu của tổ chức này
có nhiệm vụ lãnh đạo các nhân viên hoạt động triển khai điều hành dự án theo
chức năng nhiệm vụ nêu trên; 01 Phó Giám đốc Ban giúp việc cho giám đốc
và đảm nhiệm công việc giám đốc phân công; Nhóm nhân sự hành chính, tổ
chức, hỗ trợ: 3 người trong đó trình độ đại học 2 người, trung cấp 01 người;
Nhóm nhân sự kế hoạch tổng hợp( kế hoạch, đấu thầu, tài chính, giải phóng
mặt bằng, môi trường và một số hoạt động cần thiết khác): 5 nguời trong đó
có 03 kỹ sư cầu đường, 01 cử nhân kế toán, 01 trung cấp xây dựng; Nhóm
nhân viên kỹ thuật ( giám sát thiết kế, thi công): 5 người trong đó có 4 kỹ sư

cầu đường, 01 trung cấp cầu đường.
a- Về quy trình tác nghiệp và những bất cập của tổ chức này: Với
chức năng nhiệm vụ trên Ban Quản lý dự án GTNT này, gần giống như 1
doanh nghiệp nhà nước, sản phẩm quản lý mang lại là các công trình đầu tư
hoàn thành với yêu cầu chuẩn về chất lượng và tiến độ thực hiện. Nhưng điểm
khác biệt là chỗ hoạt động của tổ chức này không vì mục tiêu lợi nhận, mọi
chi phí cho hoạt động từ nguồn trích tỷ lệ % theo giá trị xây lắp của dự án,
được Nhà nước quy định. Mặt khác là đại diện cho chủ đầu tư ( quản lý ngân

Page 4 of 11


sách đầu tư vốn vay ODA của dự án) , Ban cũng còn có chức năng tham mưu
với chủ đầu tư là Sở, thực hiện quản lý nhà nước về đầu tư nhằm hướng các
nhà thầu thiết kế và xây lắp là các doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định
của Nhà nước và hiệp định vay vốn. Quy trình tác nghiệp triển khai thực hiện
dự án tổng thể chia ra các bước sau:
* Bước chuẩn bị đầu tư :
Kế hoạch tổng thể của Bộ GTVT và Chính phủ => Tư vấn lập dự án =>
Phê duyệt dự án đầu tư => Bộ GTVT, UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch hàng
năm.
* Bước thực hiện đầu tư :
Thuê tư vấn KTKT => Triển khai công tác GPMB => Lập kế hoạch
đấu thầu và trình hồ sơ mẫu 1 gói lên NHTG thoả thuận => Phê duyệt kế
hoạch đấu thầu => Tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu Xlắp => Triển khai thi
công.
* Kết thúc đầu tư : => Nghiệm thu thanh toán => bàn giao cho các địa
phương quản lý khai thác và bảo trì.
Có thể nói chu trình tác nghiệp quản lý là rất phức tạp bởi qua rất nhiều
bước, nhiều khâu, nhiều công đoạn hoạt động, bên cạnh đó là việc đòi hỏi

phải tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự thủ tục đầu tư theo quy định của Nhà
nước và nhà tài trợ vốn. Trên thực tế giai đoạn qua ở Việt nam, các dự án
dùng vốn ODA thường thì hoàn tất được các thủ tục ở bước chuẩn bị đầu tư
của nhiều dự án thường mất ít nhất là 1 đến 2 năm.
Page 5 of 11


Khi tôi được nhận bàn giao nhiệm vụ làm Giám đốc, với quy trình tác
nghiệp các bước nêu trên lãnh đạo và nhân viên của Ban này được phân công
làm việc theo các nhóm, không có nhóm trưởng, các cá nhân chịu sự phân
công và giám sát công việc trực tiếp của Giám đốc và phó Giám đốc Ban; Các
thành viên của từng nhóm công việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
theo quy chế hoạt động của Ban hưng hiệu quả hoạt động không cao. Theo
dõi hoạt động, một số vị trí công việc theo nhóm có kết quả thực hiện nhiệm
vụ chưa tốt, chưa phát huy được khả năng thực thi nhiệm vụ từng cá nhân
trong các nhóm; hệ quả dẫn đến tiến độ thực hiện dự án chung bị đình trệ,
hiệu quả công việc chưa cao.
b- Nguyên nhân: - Năng lực lãnh đạo điều hành của lãnh đạo Ban
chưa tốt, còn lúng túng trong việc điều hành công việc do chưa nắm được quy
trình tác nghiệp, những trình tự, thủ tục đầu tư ở các bước, phối hợp các hoạt
động chưa tốt, gây lãng phí thời gian.
- Chuyên môn của các thành viên đảm nhiệm các vị trí công việc theo
nhóm chưa phù hợp, chưa đáp ứng yêu cầu công việc. Nhìn chung nhóm nhân
sự hành chính, tổ chức, hỗ trợ ( 3 người) đã đảm nhận tốt các vị trí công việc
phân công; Các nhân viên thuộc nhóm nhân sự kế hoạch tổng hợp( kế hoạch,
đấu thầu, tài chính, giải phóng mặt bằng, môi trường và một số hoạt động cần
thiết khác) và nhóm nhân viên kỹ thuật (giám sát thiết kế, thi công) có điểm
mạnh là: Trẻ tuổi ( 2/3 số đó là kỹ sư mới ra trường thâm niên dưới 5 năm
công tác), năng động, hăng hái nhiệt tình, có trình độ bằng cấp đồng đều, có

Page 6 of 11


ý thức trách nhiệm với công việc được phân công. Nhưng họ còn có những
đểm yếu là: Giao tiếp, quan hệ xã hội còn hạn chế, kiến thức thực tế đặc biệt
kiến thức về quản lý dự án còn non kém; một số nhân viên đã bố trí công việc
văn phòng không phù hợp mà ưa hoạt động ngoài hiện trường.v.v.. dẫn đến bê
trễ ngay từ khâu lập kế hoạch đến việc không đảm nhận được nhiệm vụ phân
công khác như công tác đền bù giải phóng mặt bằng, tổ chức đấu thầu.v.v..
- Sự phối hợp giữa các đơn vị liên quan như tư vấn thiết kế, thẩm định
và xét duyệt hồ sơ của Ngân hàng thế giới và Bộ GTVT, cũng như trong nội
nhóm và các cá nhân của Ban chưa tốt.
Câu hỏi 2 : Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản
trị tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc doanh
nghiệp anh/chị hiện nay ? Anh/chị định sẽ áp dụng sẽ áp dụng những kiến
thức đó vào những hoạt gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Sau khi học môn học Quản trị tác nghiệp, với những kiến thức thu
nhận được, cá nhân tôi nhận thấy rất nhiều vấn đề giúp tôi áp dụng vào quá
trình quản trị tác nghiệp của đơn vị mình song quan trọng hơn là những nội
dung sau:
Thứ nhất về chiến lược sản xuất và tác nghiệp của tổ chức: Lãnh đạo
Ban cần hướng tới quản trị tác nghiệp khoa học nhằm xây dựng thành tổ chức
này thành tổ chức hoạt động chuyên nghiệp, thay vì còn non trẻ do mới thành
lập, thiếu kinh nghiệm. Mục tiêu chiến lược của tổ chức này hướng tới được
chủ đầu tư tin tưởng giao nhiệm vụ quản lý nhiều dự án có quy mô lớn hơn,
Page 7 of 11


tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng đòi hỏi cao hơn trong tương lai, với tiến độ
nhanh, chất lượng các dự án tốt hiệu quả kinh tế xã hội cao.

Thứ hai về hoạch định tổng thể và xây dựng kế hoạch thực hiện:
Lãnh đạo Ban cần thấu hiểu quy trình tổng thể, trình tự các bước triển khai
của một dự án đầu tư, những yêu cầu đòi hỏi từ nhu cầu thực trạng đường xá
GTNT cần nâng cấp. Lập nên kế hoạch tổng thể của dự án cần đầu tư, trình
cấp thẩm quyền phân bổ vốn cho toàn dự án và kế hoạch vốn hàng năm. Trên
cơ sở đó huy động các nguồn lực ( là các các yếu tố đầu vào) chuyển hoá
thành các yếu tố đầu ra sản phẩm của dự án là các công trình có chất lượng
tốt, giá thành hạ, tiến độ nhanh phục vụ phát triển kinh tế- xã hội.
Thứ ba về quản lý sản xuất theo phương pháp lean. Phương pháp sản
xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) là một phương pháp sản
xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay. Vấn đề loại bỏ 7 loại lãng
phí theo quan điểm Ohmo (sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao
tác, gia công thừa và sản phẩm hỏng) và nội dung sản xuất Lean, hướng đến
khách hàng (bắt đầu với việc hiểu khách hàng muốn gì và tối ưu hoá quá trình
sản xuất để thoả mãn nhu cầu của khách hàng). Đặc biệt là Quy trình liên tục
– Lean thường nhắm tới việc triển khai một quy trình sản xuất liên tục, không
bị ùn tắc, gián đoạn, đi vòng lại, trả về hay phải chờ đợi rất có ý nghĩa trong
một chu trình quản lý dự án. Đặc thù của dự án này có nhiều cấp quản lý cả
trung ương ( Bộ GTVT, nhà tài trợ vốn WB, UBND tỉnh) thời gian lãng phí
nhất là thời gian chờ đợi hoàn thiện và phê duyệt thủ tục đầu tư ở các bước

Page 8 of 11


nêu trên. Vì vậy lãnh đạo ban phải phối hợp tốt các với các bên liên quan ( tư
vấn thiết kế; chủ đầu tư, các cấp chính quyền...) để rút ngắn thời gian chờ đợi,
biết đón lường công việc tiếp theo để chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ không nhất
thiết phải chờ đợi xong bước này mới chuyển bước khác và tuần tự theo quy
trình của từng bước ( thay vì tiến hành công việc tuần tự cuốn chiếu bằng
những công việc đan xen nhau theo tuần tự). Ví dụ trong khi chờ kết quả phê

duyệt thiết kế kỹ thuật là đã phải triển khai ngay công tác giải phóng mặt
bằng, hoặc chờ thoả thuận hồ sơ 1gói thầu mẫu thường phải mất hàng tháng,
ban đã phải chủ động chuẩn bị in ấn hồ sơ mời thầu các gói còn lại ...). Về
vấn đề sản xuất thừa cần bố trí xắp xếp nhân sự của các nhóm trong Ban đúng
người đúng việc theo khả năng của nhân viên, tránh chồng chéo lãng phí nhân
lực trong từng nhiệm vụ cụ thể.v.v..
Thứ tư về chất lượng sản phẩm: Chú trọng quản lý giám sát ngay từ
bước thuê tư vấn lập dự án, thiết kế kỹ thuật bản vẽ thi công. Tăng cường
công tác quản lý chất lượng thi công của nhà thầu, máy móc thiết bị nguyên
vật liệu đưa vào công trình theo tiêu chuẩn ISO, quy trình thi công nghiệm thu
theo tiêu chuẩn ngành và quy chuẩn xây dựng...Phân công các cấn bộ có trình
độ chuyên môn đảm nhận công việc giám sát thi công cùng với tư vấn giám
sát.
Cuối cùng về văn hoá tổ chức và đạo đức nghề nghiệp, cần xây dựng
tổ chức này có đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn, nghiệp vụ vững
vàng ở mỗi vị trí công việc để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình;

Page 9 of 11


xây dựng và giám sát thực hiện tốt quy chế hoạt động, chi tiêu nội bộ tránh
lãng phí, tiêu cực tham nhũng; Tăng cường các mối liên hệ trong nội bộ và
ngoài đơn vị tạo sự đồng thuận, đoàn kết thống nhất ý chí và hành động. Xây
dựng tổ chức Ban trở thành tổ chức học hỏi giúp nhau cùng tiến bộ và hoàn
thành nhiệm vụ. Nâng cao đạo đức nghề nghiệp trách nhiệm của từng nhân
viên trước tập thể và xã hội, để tổ chức thực sự chuyên nghiệp, đáp ứng yêu
cầu nhiệm vụ được giao phát triển mạng lưới GTNT phục vụ phát triển kinh
tế xã hội và xây dựng nông thôn mới.
Kết luận: Quản trị tác nghiệp là một trong ba chức năng chính của bất kỳ
doanh nghiệp và tổ chức nào, cùng với Marketing và tài chính/ kế toán. Để

tăng năng suất trong hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ hay việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của tổ chức chúng ta cần phải biết các sản phẩm đó
được tạo ra bằng cách gì và như thế nào. Điều đó đó có liên quan mật thiết
đến vai trò của quản trị tác nghiệp và người lãnh đạo quản lý trong tổ chức.
Các nhà lãnh đạo quản lý thường phân các quyết định thành 3 loại chính liên
quan đến hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức là: Các quyết định về chiến
lược; quyết định về hoạt động và quyết định về quản lý. Như vậy muốn doanh
nghiệp, tổ chức không ngừng phát triển người đứng đầu của doanh nghiệp, tổ
chức cần học hỏi và tìm hiểu nhưũng kiến thức khoa học về quản trị tác
nghiệp, cùng với những kiến thức về khả năng lãnh đạo, quản trị hành vi tổ
chức, marketing và tài chính kế toán để có những quyết định đúng đắn mang
lại hiệu quả kinh tế xã hội cao.

Page 10 of 11


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Slide bài giảng môn học Quản trị hoạt động
2. Nguồn Internet, website: www. vi. wikipedia.org.
3. Tài liệu Quản trị sản xuất và tác nghiệp – Chương trình MBA

Page 11 of 11